Интегрированная среда microsoft...

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИУльяновский государственный технический университет

О.Н.Евсеева

Интегрированная среда Microsoft Office

Учебное пособие

Ульяновск 2000

УДК 681.3.06Евсеева О.Н. Интегрированная среда Microsoft Office. / Учебное пособие. –Ульяновск, УлГТУ, 2000. - 105 с.Пособие содержит систематическое структурированное описание хорошо из-вестного, самого популярного пакета офисных приложений Microsoft Office.Главное внимание сосредоточено на объектно-ориентированных принципах по-строения данного пакета, приложения которого образуют целостную интегри-рованную среду, предназначенную для автоматизации функций делопроизвод-ства. Большая часть материала посвящена описанию возможностей совместнойработы в среде Microsoft Office как пользователей, так и приложений.Пособие предназначено для студентов, изучающих офисные технологии, иопытных пользователей, желающих расширить свои знания о возможностяхданной среды.

Содержание

СОДЕРЖАНИЕ..........................................................................................................3ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................5

Структура книги ...................................................................................................5Используемые обозначения ...................................................................................5

1 АРХИТЕКТУРА MICROSOFT OFFICE........................................................................91.1 Назначение Microsoft Office..........................................................................91.2 Состав Microsoft Office ..............................................................................101.3 Средства обеспечения целостности среды Microsoft Office .................131.3.1 Интерфейс Microsoft Office........................................................................... 141.3.2 Общие приемы работы .................................................................................. 181.3.3 Общие средства Microsoft Office.................................................................. 211.3.4 Средства интеграции в Microsoft Office ...................................................... 24

2 ИНТЕГРАЦИЯ В MICROSOFT OFFICE ....................................................................262.1 Интеграция объектов.................................................................................26

2.1.1 Механизмы интеграции объектов ................................................................ 262.1.2 Способы интеграции объектов ..................................................................... 28

2.2 Совместная работа пользователей..........................................................372.2.1 Совместная работа в Microsoft Word ........................................................... 382.2.2 Совместная работа в Microsoft Excel ........................................................... 422.2.3 Электронная конференция ............................................................................ 432.2.4 Совместная работа в Microsoft Access ......................................................... 462.2.5 Организация собраний................................................................................... 50

2.3 Интеграция приложений Microsoft Office ................................................532.3.1 Microsoft Binder - совместное использование приложений....................... 532.3.2 Импорт данных из других приложений....................................................... 542.3.3 Поддержка технологий для Intra- и Inter-сетей........................................... 64

3 НАСТРОЙКА MICROSOFT OFFICE...........ОШИБКА! ЗАКЛАДКА НЕ ОПРЕДЕЛЕНА.3.1 Настройка панели Microsoft Office....Ошибка! Закладка не определена.3.2 Настройка Microsoft Word .................Ошибка! Закладка не определена.

3.2.1 Диалоговое окно Параметры ..............Ошибка! Закладка не определена.3.2.2 Настройка печати .................................Ошибка! Закладка не определена.3.2.3 Диалоговое окно Настройка................Ошибка! Закладка не определена.

3.3 Настройка Microsoft Excel .................Ошибка! Закладка не определена.3.3.1 Диалоговое окно Параметры ..............Ошибка! Закладка не определена.3.3.2 Настройка печати .................................Ошибка! Закладка не определена.3.3.3 Надстройки ...........................................Ошибка! Закладка не определена.3.3.4 Шаблоны по умолчанию .....................Ошибка! Закладка не определена.

3.4 Настройка Microsoft PowerPoint.......Ошибка! Закладка не определена.3.4.1 Диалоговое окно Параметры ..............Ошибка! Закладка не определена.3.4.2 Настройка печати .................................Ошибка! Закладка не определена.

3.4.3 Образцы................................................. Ошибка! Закладка не определена.3.5 Настройка Microsoft Outlook.............Ошибка! Закладка не определена.

3.5.1 Настройка служб ..................................Ошибка! Закладка не определена.3.5.2 Диалоговое окно Параметры ..............Ошибка! Закладка не определена.3.5.3 Настройка представлений ...................Ошибка! Закладка не определена.

3.6 Настройка Microsoft Access ...............Ошибка! Закладка не определена.3.6.1 Диалоговое окно Параметры ..............Ошибка! Закладка не определена.3.6.2 Настройка печати .................................Ошибка! Закладка не определена.3.6.3 Архивариус ...........................................Ошибка! Закладка не определена.

3.7 Особенности и проблемы локализованных и англоязычных версийОшибка! Заклад3.7.1 Проверка правописания....................... Ошибка! Закладка не определена.3.7.2 Использование "старых" кириллических шрифтовОшибка! Закладка не определен3.7.3 Глубина локализации и программирование на VBAОшибка! Закладка не определе

ЛИТЕРАТУРА..........................................................................................................70ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ .............................................................................72

Введение

Структура книгиВ этой книге изложены концепция и средства интеграции пакета прикладныхпрограмм Microsoft Office, рассмотрена объектная модель Office, методы исредства разработки и реализации приложений в среде Microsoft Office.Глава 1 содержит описание назначения и состава пакета и перечислениесредств обеспечения интегральной среды пакета.Глава 2 содержит многоаспектное изложение обеспечения целостности средыMicrosoft Office с иллюстрацией на конкретных примерах.Глава 3 содержит описание особенностей настройки основных приложений па-кета, необходимых для эффективной работы.

Используемые обозначенияТребуется некоторое средство описания последовательности действий (можносказать программы) воспроизведения примеров работы в Microsoft Office. Длятакого рода описаний естественный язык не вполне удобен, хотя в большинстверуководств и книг для этой цели используется именно естественный язык встиле "сделайте щелчок правой кнопкой мыши по панели инструментов — поя-вится контекстное меню..." и так далее.В таблице 0.1-1 приводится формальная система обозначений действий поль-зователя Microsoft Office, которая будет использоваться в данной книге.

6 1. Архитектура Microsoft OfficeТаблица 0.1-1. Система обозначений действий пользователя

Используемое обозначение Выполняемое действие Название команды Выбор в текущем меню команды с указанным назва-

нием, то есть либо нажатие на клавиатуре клавиши,соответствующей подчеркнутой букве названия ко-манды, либо позиционирование подсветки на ука-занной команде с помощью клавиш управления кур-сором и нажатие клавиши <Enter>, либо позициони-рование указателя мыши на указанной команде и од-нократное нажатие левой кнопки мыши.

Название кнопки Нажатие кнопки с указанным названием в активномдиалоговом окне, то есть либо нажатие на клавиату-ре клавиши, соответствующей подчеркнутой буквеназвания кнопки, либо позиционирование выделяю-щей рамки на указанной кнопке с помощью клавиши<Tab> и нажатие клавиши <Enter>, либо позициони-рование указателя мыши на указанной кнопке и од-нократное нажатие левой1 кнопки мыши. Нажатиекнопки с указанным названием на панели инстру-ментов или в строке состояния, то есть позициони-рование указателя мыши на указанной кнопке и од-нократное нажатие левой кнопки мыши.

Название раскрывающе-гося списка или палитры

Развертывание раскрывающегося списка или палит-ры, то есть либо позиционирование выделяющейрамки на указанном списке (палитре) с помощьюклавиши <Tab> и нажатие клавиши <Enter>, либопозиционирование указателя мыши на кнопке рас-крытия списка (кнопка со стрелкой, направленнойвниз) и однократное нажатие левой кнопки мыши.

Фрагмент текста, ячейкаили диапазон ячеек, элементсписка или раскрывающего-ся списка

Выделение указанного фрагмента текста, диапазонаячеек или элемента списка, то есть его выделениелибо с помощью клавиш управления курсором принажатой и удерживаемой клавише <Shift>, либо припомощи мыши при нажатой и удерживаемой левойкнопке мыши.

Название вкладки Раскрытие вкладки с указанным названием в актив-ном диалоговом окне, то есть либо нажатие на кла-виатуре клавиши, соответствующей подчеркнутойбукве названия вкладки на ярлычке вкладки, либопозиционирование указателя мыши на указанномярлычке и однократное нажатие левой кнопки мыши.

1 Всюду в дальнейшем мы считаем, что мышь настроена для работы правой рукой.

0. Используемые обозначения 7

Используемое обозначение Выполняемое действиеНазвание поля := значение Ввод значения с клавиатуры в текстовое поле ввода,

раскрывающийся список или счетчик. Значениесчетчика может также изменяться с помощью кно-пок регуляторов. Вводимые с клавиатуры значениявыделены в наших программах подчеркиванием.

Название переключателя Выбор переключателя с указанным названием в ак-тивном диалоговом окне, то есть либо нажатие наклавиатуре клавиши, соответствующей подчеркну-той букве названия переключателя, либо позициони-рование выделяющей рамки на указанном переклю-чателе с помощью клавиши <Tab> и нажатие клави-ши <Enter>, либо позиционирование указателя мышина указанном переключателе и однократное нажатиелевой кнопки мыши.

Название флажка Отметка флажка с указанным названием в активномдиалоговом окне, то есть либо нажатие на клавиату-ре клавиши, соответствующей подчеркнутой буквеназвания флажка, либо позиционирование выде-ляющей рамки на указанном флажке с помощьюклавиши <Tab> и нажатие клавиши <Enter>, либопозиционирование указателя мыши на указанномфлажке и однократное нажатие левой кнопки мыши.

<Клавиша> Нажатие соответствующей клавиши на клавиатуре.<Клавиша1>+<Клавиша2> Нажатие Клавиши1 и нажатие Клавиши2 при удер-

живаемой Клавише1.<Клавиша1>,<Клавиша2> Последовательное нажатие двух клавиш на клавиа-

туре1L Левый щелчок, то есть однократное нажатие левой

кнопки мыши при указателе мыши, позициониро-ванном на выделенном объекте

2L Двойной щелчок, то есть двукратное нажатие левойкнопки мыши при указателе мыши, позициониро-ванном на выделенном объекте

1R Правый щелчок, то есть однократное нажатие пра-вой кнопки мыши при указателе мыши, позициони-рованном на выделенном объекте

[строка, столбец] Выбор элемента в палитре, то есть позиционирова-ние указателя мыши на элементе палитры, которыйнаходится в указанной строке и в указанном столбцепалитры, и однократное нажатие левой кнопки мы-ши. Строка и столбец указываются номером.

8 1. Архитектура Microsoft Office

Используемое обозначение Выполняемое действие{Комментарий} Не требует действий пользователя. Комментарий

вставляется только для пояснения выполняемыхдействий.

ЗамечаниеВ некоторых случаях в качестве вводимого значения указывается не кон-кретный текст, а смысловое описание этого текста, вместо которого пользо-ватель должен ввести подходящий по контексту конкретный текст. Напри-мер, если пользователь должен ввести имя какого-то файла, но конкретныйфайл не регламентирован контекстом, а может быть выбран по произволупользователя, то соответствующая запись будет иметь вид:Файл := <имя файла>В таких случаях семантическое описание выделяется курсивом и заключает-ся в угловые скобки.

ЗамечаниеК сожалению, не введено специального обозначения для действия "сброситьфлажок" (символ путается с символом ), поэтому в тех редких случаях,когда требуется указать, что нужно сбросить флажок, используется словес-ное указание: (сбросить)название флажка

Кроме специальных обозначений в программах, которые всегда набранымоноширинным шрифтом, в книге используются следующие шрифтовые вы-деления. Определяющие вхождения новых понятий выделяются курсивом. Ино-гда курсив применяется для выделения отдельных слов или выражений, на ко-торых нужно сделать ударение. Термины, то есть названия всех интерфейсныхэлементов: окон, кнопок, панелей инструментов и т. д., выделяютсяспециальным шрифтом. Термины приводятся в точности так, как они локали-зованы (т. е. как они видны на экране), и не склоняются. Названия программ,файлов и другие собственные имена пишутся с прописной буквы и склоняются,если они написаны по-русски.В книге используются специальные абзацы трех видов: советы, замечания иссылки.Совет

Запомните, где расположена табл. 0.1-1, и вернитесь к ней, когда вам пер-вый раз встретится текст программы.

ЗамечаниеПо большей части программы далее написаны в терминах команд меню —так гораздо проще описывать последовательность действий пользователя —однако выполнять эти действия зачастую гораздо проще с помощью эквива-лентных кнопок на панелях инструментов или комбинаций клавиш.

1.1. Назначение Microsoft Office 9

1 Архитектура Microsoft OfficeПрежде всего, Microsoft Office — это пакет, состоящий из множества компо-нентов. Но при этом компоненты взаимосвязаны, они могут тесно взаимодейст-вовать между собой, образуя единую информационную среду, где целое большесуммы своих частей.

1.1 Назначение Microsoft OfficeПакет программ Microsoft Office предназначен для автоматизации делопроизвод-ства. Делопроизводство — это обработка информации со следующей специфи-кой. Которая состоит в том, что информация в делопроизводстве имеет всегдавполне определенный вид: это либо тексты на том подмножестве естественногоязыка, которое называется деловой прозой, либо наборы числовых данных, ча-ще всего организованные в таблицы, либо графические образы, относящиеся кклассу деловой графики. Кроме того, в делопроизводстве широко распростра-нен еще один вид информации, специфический именно для делопроизводства.Это формализованные бланки, или просто формы. Обработка деловой инфор-мации носит, в основном, рутинный характер. Сюда можно отнести хранение ипоиск сохраненной информации, ее изменение (редактирование), копированиеи пересылку.Как правило, автоматизация конкретного делопроизводства в конкретном офисеначинается с выписывания списка конкретных автоматизируемых функций: бух-галтерский учет, обработка корреспонденции, материально-технический учет,планирование основной деятельности, управление кадрами и т. д. В крупных ор-ганизациях за выполнение каждой такой функции отвечает целое подразделение,в мелких фирмах иногда один человек отвечает за все, но перечень этот остаетсяпримерно одним и тем же. Перечень этих функций — объективная характери-стика делопроизводства. Естественно ожидать, что пакет программ автоматиза-ции делопроизводства содержит программы, автоматизирующие выполнение пе-речисленных функций. Обычно каждая такая программа соответствует одномуиз автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, дляинспектора отдела кадров и т. д. И таких пакетов немало было и есть сейчас.Но в Microsoft Office нет программ бухгалтерского учета, управления кадрами ит. д. Почему же тогда говорится, что это пакет программ для автоматизации де-лопроизводства? Потому, что это пакет программ именно для автоматизации де-лопроизводства, а не для автоматического выполнения функций делопроизвод-ства. И это гораздо удобнее! Microsoft Office — это инструмент решения задаччеловеком, а не готовый решатель задач, зашитый в компьютер.Практика показывает, что можно (и несложно) разработать конкретный АРМ(или, следуя современной терминологии, — приложение) для автоматизацииконкретной функции в конкретном офисе, но разработчику приходится этотАРМ сопровождать (т. е. постоянно изменять и настраивать) все время эксплуа-тации АРМа. В результате одной задачей начинают постоянно заниматься два


человека вместо одного, что просто очень дорого. Попытки же создать универ-сальный АРМ с возможностями настройки на конкретного пользователя оченьбыстро приводят к тому, что настроечная часть намного перерастает функцио-нальную. Так не лучше ли сразу разработать хорошие универсальные средствасоздания функциональной части и возложить как разработку, так и сопровож-дение на пользователя?2 Именно по этому пути пошли разработчики MicrosoftOffice (и многие за ними последовали). Они вычленили те базовые информаци-онные структуры, которые лежат в основе любого делопроизводства, и создалиуниверсальные надежные средства для работы с ними. Именно эти универсаль-ные средства и вошли в состав Microsoft Office в качестве основных компонен-тов.

1.2 Состав Microsoft OfficeВ составе пакета Microsoft Office можно выделить несколько типов компонент.Это основные приложения Microsoft Office, вспомогательные приложения и,так называемые, пристройки и надстройки.Основные программные компоненты перечислены в таблице 1.1-1. Этот пере-чень носит условный характер. Дело в том, что состав Microsoft Office и дажесостав его основных компонент зависит от целого ряда факторов.Источник установки Microsoft Office. Установка может быть выполнена с на-бора гибких дисков,3 с компакт-диска и с сетевого сервера. Наборы файлов,которые появляются на компьютере в результате, существенно различаются.

Используемая операционная система. Microsoft Office может работать подуправлением Windows 95/98, Windows NT Workstation и Windows NT Server,причем эти операционные системы могут иметь разные версии и модифика-ции, что также влияет на состав устанавливаемых компонентов.

Наличие на компьютере в момент установки предшествующих версий Micro-soft Office или его отдельных компонентов. Некоторые компоненты старыхверсий автоматически включаются в состав новой ставящейся версии Micro-soft Office (если они уже установлены на компьютере).

Параметры, заданные при установке Microsoft Office. В случае так называемойвыборочной (т. е. по выбору пользователя) установки, можно указать не-сколько десятков независимых параметров, влияющих на состав MicrosoftOffice.

2 Очень многие разработчики специализированных АРМов сейчас используют в каче-стве средства разработки Microsoft Office.3 Установка с набора гибких дисков стала редкостью. Такой набор нужно специальнозаказывать.

1.2. Состав Microsoft Office 11

Таблица 1.1-1. Основные компоненты Microsoft Office 97Значок Описание

Текстовый процессор Microsoft Word 97

Система электронных таблиц Microsoft Excel 97

Система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint 97

Система управления персональной информацией Outlook 97

Система управления базами данных Microsoft Access 974

ЗамечаниеВсюду в этой книге (если явно не оговорено противное) используется вари-ант состава Microsoft Office 97, который соответствует следующей исходнойситуации. На компьютере установлена операционная система Windows 95(русская версия) и пакет Microsoft Office 95 (профессиональный выпуск).Microsoft Office 97 устанавливается с компакт-диска, используется полнаяустановка (т. е. выборочная установка при нажатой кнопке Выделить все).

Из сказанного ясно, что весьма затруднительно детально описать состав Micro-soft Office. Вместо этого лучше указать основные принципы организации паке-та и проиллюстрировать их некоторыми примерами.Если образно представить себе Microsoft Office как большое здание, в котороенужно войти, чтобы получить доступ к определенным средствам, то пять упо-мянутых основных приложений — это пять парадных подъездов. Войти можнов любой, но удобнее входить в соответствующий намеченной цели. Некоторыеподъезды могут быть закрыты (приложения не установлены) — это не мешаетпользоваться зданием в целом. Кроме парадных подъездов есть еще служебныевходы и тайные лазейки.Служебные входы — это вспомогательные приложения, которые устанавлива-ются (или не устанавливаются) вместе с основными приложениями. Ими можновоспользоваться из основных приложений или (может быть) вызвать независи-мо. Вспомогательные приложения позволяют сохранить результаты работы ввиде отдельного файла или в виде объекта, внедренного в документ основногоприложения. В табл. 1.1-2 перечислены некоторые из вспомогательных прило-жений.

4 Это приложение включается в так называемый профессиональный выпуск MicrosoftOffice.

12 1. Архитектура Microsoft OfficeТаблица 1.1-2. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft Office

Значок Описание

Интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query

Программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart

Программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt

Программа записи сеанса работы Microsoft Camcorder

Редактор математических формул Microsoft Equation

Программа редактирования географических карт Microsoft Map

Программа построения диаграмм Microsoft Graph

Программа просмотра презентаций Microsoft PowerPoint Viewer

Архитектура конкретного экземпляра Microsoft Office может быть весьма при-чудлива. Кроме основных и вспомогательных приложений могут быть установ-лены и с успехом использованы различные пристройки и надстройки, которыеможно условно разделить на три группы:Самостоятельные приложения, разработанные фирмой Microsoft в стиле Micro-

soft, но не входящие (пока) в состав пакета. Примерами являются приложе-ния Microsoft Project, Microsoft FrontPage, Microsoft Publisher.

Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой Micro-soft и представляющие собой готовые решения или дополнительные функ-ции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполне-нию программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочихкниг, библиотек динамической компоновки (DLL) и т. п. Часть надстроекможет быть установлена вместе с Microsoft Office, а часть устанавливаетсядополнительно.

Приложения, разработанные независимыми производителями для пользовате-лей Microsoft Office. В этот обширный класс попадают как продукты сто-ронних фирм, так и ваши собственные разработки.

Следует заметить, что некоторых специфических, но иногда полезных в задачахделопроизводства вещей в Microsoft Office нет.В Microsoft Office нет средств распознавания текстов (OCR). К счастью, подав-

ляющее большинство программ распознавания текстов третьих фирм со-вместимо с форматами текстов в Microsoft Office, так что этими программа-ми удается успешно пользоваться.

1.3. Средства обеспечения целостности среды Microsoft Office 13

В Microsoft Office нет средств автоматического перевода (нужда в таких сред-ствах для деловых людей нашей страны ощутима), но, к счастью... (см. вы-ше).

В Microsoft Office не развиты средства управления большими массивами доку-ментов. Средства поиска файлов и внутренняя структуризация кое-что по-зволяют сделать. Однако ведение документальной базы на тысячи докумен-тов с возможностями проведения групповых операций организовать в Micro-soft Office совсем не просто.

Средства разработки приложений Microsoft Office ориентированы на быструюразработку и прототипирование открытых приложений, но созданные при-ложения не будут отчуждаемыми — а именно, полученный продукт не будетработать в отсутствие Microsoft Office или его отдельных компонентов.5

Этот список можно продолжить — всякий конкретный продукт обладает конеч-ными возможностями, а мир задач потенциально бесконечен. Однако, самое су-щественное заключается в том, что Microsoft Office — это пакет с большим бу-дущим, который энергично распространяется и развивается. То, что отсутствуетв пакете сегодня, скорее всего появится уже завтра, и новые возможности рас-ширят функциональность вашего пакета Microsoft Office при сохранении всехсделанных наработок. В этом и состоит основное преимущество открытости Mi-crosoft Office перед закрытыми не модифицируемыми АРМами, о которых гово-рилось в начале главы.

5 Последнее утверждение не совсем точно. Строго говоря, Microsoft Office 97 Devel-opers Edition позволяет создавать отчуждаемые приложения.

1.3 Средства обеспечения целостностисреды Microsoft Office

Самая главная черта архитектуры Microsoft Office и состоит в том, что входя-щие в состав пакета приложения способны тесно взаимодействовать при реше-нии той или иной задачи; они создают единую информационную среду и по-зволяют обмениваться объектами. Документы Microsoft Office являются част-ными примерами объектов. Про Microsoft Office иногда говорят, как про доку-менто-ориентированную среду (можно сказать, объектно-ориентированную),противопоставляя Microsoft Office традиционным средам, ориентированным наприложения (можно сказать, процедурно-ориентированным).С самой общей точки зрения различие между традиционной процедурной ори-ентацией и повсеместно вытесняющей ее объектной ориентацией заключается вследующем. Если в первом случае в качестве первичных элементов информа-ционной среды выступают активные программы (приложения), а данные не бо-лее чем пассивные параметры этих программ, то во втором случае первичнымиэлементами являются объекты, которые инкапсулируют в себе как данные, так


и возможные методы (процедуры) обработки этих данных. Преимущество вто-рого подхода заключается в том, что открывается широкий путь к интеграцииинформационной среды. Действительно, в первом случае, для того чтобы дверазные процедуры оказались применимыми к одному объекту, требуется, что-бы представление объекта в компьютере было одним и тем же для обеих про-цедур. Во втором случае две процедуры обработки, присущие одному объекту,являются согласованными, так сказать, по определению.За модной "объектно-ориентированной" терминологией скрываются совершен-но естественные, более того, уже более 25 лет хорошо известные в научныхкругах идеи. Однако Microsoft Office является фактически первым действи-тельно документо-ориентированным пакетом. Причины медленного внедренияэтих идей заключаются в известном консерватизме информационных техноло-гий и трудностях реализации механизмов объектной ориентации в классиче-ских процедурно-ориентированных операционных системах типа MS DOS. Нов случае с Microsoft Office все эти трудности остались позади. Microsoft Officeявляется пакетом, действительно находящимся на переднем крае информаци-онных технологий!

1.3.1 Интерфейс Microsoft OfficeОдним из главных достоинств пакета Microsoft Office является последователь-ное использование графического интерфейса пользователя (GUI — GraphicalUser Interface) фирмы Microsoft.В настоящее время в графическом интерфейсе используются многочисленные иразнообразные элементы управления. Как правило, отдельные элементы груп-пируются в более крупные конструкции. В Microsoft Office широко применяют-ся следующие три типа интерфейсных конструкций.Окна. Окна бывают четырех типов: окно приложения, окно документа, диало-говое окно и форма. Окно приложения и окно документа иногда делятся начасти, называемые панелями. Панели видны одновременно. Диалоговые ок-на и формы иногда делятся на части, называемые вкладками. Вкладки име-ют ярлычки и видны по очереди. Окна приложений, окна документов и фор-мы являются перемещаемыми, имеют изменяемые размеры и могут бытьсвернуты и развернуты. Диалоговые окна являются перемещаемыми, но неменяют своих размеров и не могут быть свернуты и развернуты.

Панели инструментов. Панели инструментов могут быть фиксированы вдольграницы окна приложения или формы или могут плавать в отдельном окне.В этом случае панель инструментов может менять свою форму и размеры.На панели инструментов могут располагаться различные элементы управле-ния (чаще всего это кнопки). Сходные по функциям кнопки на различныхпанелях инструментов различных приложений имеют одинаковый внешнийвид, что упрощает освоение интерфейса Microsoft Office.


Меню. Меню бывают раскрывающиеся и контекстные (или всплывающие).Последние появляются, как правило, по щелчку правой кнопки мыши. Ме-ню состоят из команд, которые можно выбрать. Выбор команды приводитлибо к непосредственному выполнению некоторого действия, либо к рас-крытию еще одного меню, либо к раскрытию диалогового окна или формы.

В окнах различных типов, на панелях инструментов (а иногда и в других мес-тах) располагаются различные элементы управления. Среди них наиболее частоиспользуются следующие: кнопки, текстовые поля или поля ввода, флажки,переключатели, списки и раскрывающиеся списки, полосы прокрутки, палитры,счетчики (рис. 1.3-1).

Рис. 1.3-1. Элементы графического интерфейса

Элементы управления могут комбинироваться самыми разнообразными спосо-бами. Например, кнопка в диалоговом окне может раскрывать меню, а раскры-вающийся список на панели инструментов может раскрывать палитру кнопок.Кроме упомянутых часто встречающихся элементов управления имеются имногие другие, специфичные для некоторых приложений или условий, напри-мер, различные маркеры, вешки и др.Все приложения Microsoft Office, как и многие другие современные программ-ные продукты, вслед за Windows используют стандарт терминологии GUI фир-мы Microsoft. Локализации продуктов фирмы Microsoft, в частности, русскиеверсии Windows и, конечно, сам русский Microsoft Office, выработали ужестандарт русского GUI (т. е. единообразного перевода общей терминологии на

Диалоговое окно

Окно документа

Окно приложенияМеню

КомандаПереключатель

Счетчик

Флажок

Кнопка

Панель инструментов

Поле ввода

Раскрывающийся список

Полосапрокрутки


русский язык). В табл. 1.3-1 приведены термины GUI и типичные словоупот-ребления.Таблица 1.3-1. Термины графического интерфейса

Исходныйтермин

Русский перевод Применимые действия

Button Кнопка Нажать кнопку, щелкнуть по кнопке

Checkbox Флажок Установить флажок, сбросить флажок

Command Команда Выбрать команду, выполнить команду

Dialog Диалоговое окно,диалог

Открыть диалоговое окно, закрыть диалого-вое окно

List Список Выбрать элемент из списка, выделить эле-мент в списке

Menu Меню Активизировать меню

Pop-up menu Контекстное меню Вызвать контекстное меню, выбрать коман-ду из контекстного меню

Pull-down list Раскрывающийсясписок

Выбрать элемент из списка, ввести элементв список

Radio button(option button)

Переключатель Выбрать переключатель

Spinbox Счетчик Установить значение счетчика, задать зна-чение счетчика

Tab (Sheet) Вкладка Раскрыть вкладку

Window Окно Перейти в окно, открыть окно, закрыть окно

Text box Поле ввода, тексто-вое поле

Ввести значение в текстовое поле

Palette Палитра Раскрыть палитру, выбрать элемент из па-литры

Основу интерфейса Microsoft Office составляет набор инструкций, которыепользователь указывает, а программа выполняет. Инициатива, как правило,принадлежит пользователю. Инструкции бывает простые и сложные. Послед-ние отличаются наличием дополнительных параметров или аргументов, необ-ходимых для выполнения инструкции. Выполнение инструкции инициируетсявыбором команды в меню или нажатием кнопки на панели инструментов. Еслиинструкция является простой, то она сразу выполняется, если сложной, то от-крывается диалоговое окно для указания параметров. Если значение параметрадолжно быть выбрано из широкого множества (например, текст или число), тодля задания такого параметра используется текстовое поле или счетчик. Еслизначение параметра должно быть выбрано из некоторого предопределенного


списка, то используются флажки, переключатели, списки и палитры. Флажок —это список из двух элементов ("да" и "нет"). Группа переключателей — это не-изменяемый список, из которого должен быть выбран один элемент. Спискиотличаются тем, что состав их элементов может меняться в зависимости отконтекста. Палитра — это графический вариант списка. Как правило, каждыйпараметр имеет некоторое значение по умолчанию, которое используется, еслипользователь не меняет значения параметра. После того, как значения парамет-ров заданы (или приняты по умолчанию), для завершения выполнения инст-рукции нужно нажать кнопку в диалоговом окне (обычно она называется ОК)или клавишу <Enter>. Чтобы отменить выполнение инструкции, нужно нажатькнопку Отмена или клавишу <Esc>.Как видно, основная часть интерфейса Microsoft Office достаточно проста ипривычна всем пользователям Windows. Графическая часть при этом не являет-ся существенной для правильного указания инструкций.6 Это обстоятельствопозволяет использовать для описания действий пользователя лаконичную фор-мальную систему обозначений.

(см. параграф "Используемые обозначения" во Введении)

Собственно графические элементы интерфейса являются гораздо менее стан-дартизованными и формализованными, чем рассмотренные выше псевдографи-ческие. На сегодняшний день вполне устоявшимся является, пожалуй, толькоприем перетаскивания (drag and drop). Перетаскивание — это комплексное дей-ствие мышью, которое состоит из трех неразрывных этапов. Сначала нужноподвести указатель мыши к перетаскиваемому объекту на экране и нажать ле-вую кнопку мыши. На жаргоне это называется "зацепить объект мышью". Какправило, при этом указатель мыши меняет свою форму, чтобы пользовательмог видеть, что зацепление произошло. Затем нужно переместить указательмыши в другое место на экране, удерживая при этом нажатой кнопку мыши.При этом обычно изображение перетаскиваемого объекта (или иной символ)перемещается по экрану вместе с указателем мыши, чтобы пользователь могвидеть, что и куда он перетаскивает. Наконец, нужно отпустить кнопку мыши,как бы роняя перетаскиваемый объект в новом месте (drop). В этом момент ибудет фактически выполнена операция, определяемая перетаскиванием. В зави-симости от того, что и куда перетаскивается, с помощью этого приема можноинициировать выполнение самых разнообразных функций Microsoft Office.Кроме того, выполняемое действие можно модифицировать, удерживая нажа-той одну из клавиш <Ctrl>, <Alt> или <Shift> при перетаскивании.Все приложения Microsoft Office имеют унифицированный интерфейс. Сутьунификации интерфейса Microsoft Office в том, что: сходные (в определенномсмысле) функции имеют одинаковое обозначение (название команды или зна-

6 Графическое оформление определяет не функциональность, но эргономичность ин-терфейса. Программе совершенно все равно, как расположены кнопки в диалоговомокне, но для удобства работы пользователя это имеет большое значение.


чок на кнопке), а не сходные функции имеют различные обозначения.7 Но мо-гут ли разные приложения иметь сходные функции? Если приложения абсо-лютно не избыточны, или, как говорят, ортогональны, то не могут. ПриложенияMicrosoft Office избыточны, т.е. частично перекрываются по своим функцио-нальным возможностям, и поэтому в разных приложениях есть сходные функ-ции. Ортогональность позволяет экономить ресурсы компьютера, избыточностьпозволяет экономить ресурсы пользователя. И, наконец, последнее: обозначаютли одинаковые команды и кнопки в точности одну и ту же функцию, т. е. вызы-вают выполнение одного программного кода? Иногда — да, но по большей час-ти — нет. Например, команда Формат Шрифт… в Word и PowerPointобозначает сходные (с точки зрения пользователя), но различные функции.Чтобы убедиться в этом, достаточно сравнить диалоговые окна параметров этихкоманд.Нужно сразу же заметить, что интерфейсы всех приложений унифицированы,но в разной степени. Больше всего унификация интерфейсов сказывается вWord, Excel и PowerPoint — т.е. в тех приложениях, которые постоянно и без-условно входили и входят в состав Microsoft Office. Access традиционно стоитнесколько особняком в Microsoft Office, являясь носителем титула Professional.Outlook, как и следовало ожидать от новобранца Microsoft Office, чаще другихшагает не в ногу.Замечание

Немного забегая вперед, следует указать еще одну существенную причинуболее полной унификации интерфейсов Word, Excel и PowerPoint. Эти триприложения, в отличие от двух других, сходным образом трактуют цен-тральное понятие документа. В трех избранных приложениях документыявляются главной единицей структуризации информации, приложение мо-жет одновременно работать с несколькими документами и для фиксациисделанных в документе изменений необходимо выполнить команду сохра-нения документа. В двух оставшихся приложениях хотя бы одно из этих ус-ловий не выполняется.

1.3.2 Общие приемы работыМножественное выделение и группирование. Очень многие операции (напри-мер, все операции форматирования) требуют, чтобы предварительно был ука-зан объект, к которому применяется операция. Такое указание объекта в каче-стве аргумента будущей операции называется выделением. Выделено можетбыть что угодно: отдельный символ, фрагмент текста, рисунок, ячейка табли-цы… Выделенный объект отображается особым образом, чтобы было видно,что он выделен. Например, изображение выделенного текста инвертируется,вокруг выделенного рисунка появляются характерные маркеры выделения ит.д. Существует множество различных методов выделения объектов, специфи-

7 К сожалению, из этого прекрасного правила есть досадные исключения.


ческих для различных приложений. Но некоторые приемы выделения являютсяобщими. Так, "штучный" объект, который имеет "естественные" границы (на-пример, рисунок) как правило выделяется одним щелчком левой кнопки мыши,а "множественный" объект (например, текст или диапазон ячеек) выделяетсяпротаскиванием указателя мыши. На практике часто встречается ситуация, ко-гда одну и ту же операцию нужно применить сразу к нескольким объектам.Вместо того чтобы последовательно несколько раз выделять очередной объекти применять операцию, можно выделить сразу несколько объектов и применитьоперацию один раз. Такое выделение называется множественным (или расши-ренным) выделением. Обычно расширенное выделение можно выполнить, по-следовательно выделяя несколько объектов при нажатой клавише <Ctrl>. Род-ственным расширенному выделению является группирование, которое позволя-ет несколько объектов (например, несколько элементов рисунка) объединить вгруппу и применять операции сразу к группе.Всплывающие подсказки. Выучить наизусть смысл значков на многочисленныхкнопках сразу невозможно, тем более что многие значки новые и появилисьтолько в Microsoft Office 97. Однако часто достаточно минимальной подсказки,скажем названия кнопки, чтобы преодолеть секундное замешательство. Еслиподвести указатель мыши к кнопке и немного подождать, то появится названиекнопки. Если этого не происходит, то нужно сделать следующее:

Сервис Настройка… Параметры Отображать подсказки для кнопок Закрыть

ЗамечаниеРежим отображения всплывающих подсказок для кнопок устанавливаетсясразу для всех приложений Microsoft Office.

Всплывающие подсказки предусмотрены не только для кнопок на панелях ин-струментов, но и для других объектов. Например, для исправлений и примеча-ний в документах Word, для элементов управления в формах Access и др. Поумолчанию устанавливается режим отображения этих подсказок.Что это такое? Всплывающие подсказки действенны в ситуации "знал, но за-был". Но если вы не знаете, что это такое, то просто название вряд ли вам по-может. В таком случае нажмите клавиши <Shift>+<F1>. Указатель мыши при-мет форму стрелки с вопросительным знаком. Подведите указатель мыши к ин-тересующему вас объекту и щелкните левой кнопкой мыши. Появится краткое(примерно один абзац), но достаточно содержательное объяснение. Описанноесредство, которое иногда называют контекстной справкой, можно применять кчему угодно: кнопкам, командам, элементам управления диалоговых окон, вы-деленным объектам и просто буквам в тексте.Контекстные меню. В Microsoft Office широко используется очень удобныйинтерфейсный прием – это контекстные меню. Контекстное меню вызываетсяследующим образом: нужно подвести указатель мыши к объекту, с которым мы


собираемся работать (это может быть выделенный текст, элемент в списке, ри-сунок, ячейка таблицы и вообще что угодно), и один раз щелкнуть правойкнопкой мыши. Рядом с указателем мыши появится меню с командами, кото-рые применимы к данному объекту в данном контексте. В 99% случаев средиэтих команд окажется нужная. Использование контекстных меню сокращаетколичество манипуляций, необходимых для выбора команды, сокращает пробегмыши (и тем самым экономит время, нужное на перемещение указателя по эк-рану) и, самое главное, сокращает количество ошибок. Если в контекстном ме-ню нет команды, которую вы хотите применить, то, вероятно, дело не в том,что меню плохое, а в том, что вы собираетесь применить команду в неподхо-дящем контексте: не тот объект выделен, не тот режим отображения установ-лен, не те значения имеют параметры и т.д.Совет

Во всех сомнительных случаях сначала нажмите правую кнопку мыши итолько потом начинайте использовать другие методы, если контекстное ме-ню вас не удовлетворит.

Анимация и звуковое сопровождение. Среди прочих, в Microsoft Office есть двасредства, которые не плохо было бы попробовать. Во-первых, это надстройкаMicrosoft Office 97 Animated Cursors, которая входит в состав ValuPack. Во-вторых, это звуковое сопровождение операций и событий. Данное средство поумолчанию не установлено. Чтобы его установить8:

Сервис Параметры… Общие звуковое сопровождение событий ОК

ЗамечаниеТак же, как и в случае с всплывающими подсказками, установка этогофлажка повлияет сразу на все приложения Microsoft Office.

Открытые диалоговые окна. После заполнения параметров диалогового окнавыполнение действия инициируется нажатием специальной кнопки и окно либоавтоматически закрывается после выполнения функции, либо нет. Первый слу-чай более привычен, так ведет себя большинство окон. Но некоторые окна (на-пример, диалоговое окно Найти и заменить) остаются открытыми после вы-полнения действия. Можно закрыть такое окно вручную, а можно оставить от-крытым. Если в этом случае щелкнуть мышкой вне окна в документе, то окноостанется открытым, но будет неактивным (как говорят, потеряет фокус ввода).Производя дальнейшие действия в документе, можно в любой момент активи-зировать окно (щелкнув по его заголовку) и выполнить действие, определяемоеокном (возможно, с другими параметрами). Это свойство позволяет экономитьвремя на открытие и заполнение параметров часто используемых окон. У этого 8 Перед этим необходимо запустить программу Sounds.exe, находящуюся на компакт-диске Microsoft Office в папке ValuPack. Эта программа установит дополнительныезвуковые файлы.


метода есть недостаток: неактивное открытое окно заслоняет на экране частьдокумента, но если действительно нужно многократно применять одну и ту жефункцию (например, просмотр и принятие исправлений), то экономия времениперевешивает указанный недостаток.Комбинации клавиш. Если понаблюдать за работой опытного пользователя иновичка с приложениями Microsoft Office, то можно заметить, что новичок ча-ще использует мышь, а опытный пользователь предпочитает клавиатуру. Этомуесть объективная причина: использование мыши проще и нагляднее, но исполь-зование клавиатуры быстрее и эффективнее. Точное попадание указателеммыши в нужное место на экране требует более сложных и тонких мышечныхдействий, чем попадание пальцем в нужную клавишу на клавиатуре. Имеетсяеще одно обстоятельство, ввиду которого клавиатура предпочтительнее. Привводе с клавиатуры используется буфер ввода: можно вводить следующую ко-манду, не дожидаясь, пока закончится выполнение предыдущей. В результатеопытный профессионал молотит пальцами по клавиатуре в максимальном тем-пе, не задерживаясь ни на секунду. Особенно это впечатляет, если оператор ра-ботает десятью пальцами вслепую: пулеметная дробь, мельтешение на экране инеизменно превосходный результат. При работе с мышкой такое невозможно:чтобы щелкнуть по следующей кнопке, нужно дождаться, пока закончится пре-дыдущая операция и указатель обретет свой стандартный вид. Разучить клавиа-турные комбинации не так уж трудно: достаточно первое время обращать вни-мание на них (справа от названий команд в меню и названий кнопок во всплы-вающих подсказках).Совет

Установите флажок Включить в подсказки сочетания клавиш на вкладеПараметры диалогового окна Настройка (к сожалению, этот флажок от-сутствует в Excel, хотя имеется во всех остальных приложениях Office).

1.3.3 Общие средства Microsoft OfficeПриложения Microsoft Office в высшей степени интегрированы. Интегрирован-ность приложений проявляется, в частности, в том, что они имеют многочис-ленные общие средства. Перечислим кратко некоторые из общих средств, аименно те, которые никак не связаны со специфической функциональностьюприложений.Панель Microsoft Office — это приложение, которое входит в состав пакета,начиная с версии Microsoft Office 95, вместо Диспетчера Microsoft Office. Еслипри установке Microsoft Office не сбрасывать соответствующий флажок, то Па-нель Microsoft Office по умолчанию будет установлена и ее ярлык помещен впапку Автозагрузка, так что после перезагрузки компьютера она появится наэкране в виде окна, похожего на панель инструментов.Основные действия, которые можно и удобно выполнять с помощью ПанелиMicrosoft Office, следующие.


Запуск приложений. Приложение запускается щелчком по соответствующейкнопке на Панели Microsoft Office.Состав приложений, которые можно запустить с помощью Панели MicrosoftOffice, определяется с помощью диалогового окна Настройка (открыть егоможно с помощью контекстного меню, открываемого по щелчку правой кноп-кой мыши на панели).Панель Microsoft Office может иметь несколько сменных панелей инструмен-тов, которые определяются на вкладке Панели инструментов. В каждый мо-мент отображается только одна панель, а остальные присутствуют в виде кно-пок для своего раскрытия. На каждой панели может быть сколько угодно кно-пок (лишь бы они помещались на экране), так что средство запуска приложенийможно очень гибко настраивать.Создание документов. Самая первая кнопка (если сохранена настройка поумолчанию Панели Microsoft Office) называется Создание документаMicrosoft Office. По этой команде пользователь выбирает шаблон для созданиянужного ему документа Microsoft Office с помощью диалогового окна, навкладках которого присутствуют все доступные шаблоны для всех установлен-ных приложений Microsoft Office. Если выделить шаблон и нажать кнопку ОК,то будет запущено соответствующее приложение и открыт новый документ,основанный на выбранном шаблоне. Это средство создания документов ПанелиMicrosoft Office показывает пример того, что выше было названо документо-ориентированностью Microsoft Office.

(См. начало данного параграфа 1.3 " Средства обеспечения целостности средыMicrosoft Office ")

Действительно, если заранее известно, что нужно создать документ Word, ос-нованный на обычном шаблоне, то нет никакой разницы, как его создавать: спомощью Панели Microsoft Office или с помощью кнопки Создать на панелиинструментов Стандартная приложения Word. Однако, если речь идет о том,чтобы создать некий отчет, причем тип файла не важен, важно содержание, тоситуация меняется. Очень может быть, что в окне Создать документ MicrosoftOffice найдется шаблон или мастер, который поможет легко решить эту задачу.Причем может статься, что этот мастер создает документ в неожиданном длявас приложении, например, в PowerPoint. Искусственно ограничив свой круго-зор рамками Word, вы просто не заметите этой возможности.Создание элементов. Это средство используется при работе с Outlook и анало-гично предыдущему. Но если для создания документов всех типов использует-ся одна кнопка, то при создании элементов используется отдельная кнопка длякаждого типа элементов: Создать сообщение, Создать встречу, Создатьзадачу и т.д. При нажатии такой кнопки открывается соответствующая формадля создания элемента (окно Outlook остается при этом в свернутом состоянии).Открытие документов. Панель Microsoft Office позволяет не только создаватьновые, но и открывать имеющиеся документы Microsoft Office. Для этого ис-

1.3. Средства обеспечения целостности среды Microsoft Office 23пользуется кнопка Открыть документ Microsoft Office. Диалоговое окно этойкоманды похоже на окна открытия документов в приложениях, но с расширен-ным списком Тип файлов.Открытие папок. На Панель Microsoft Office можно поместить кнопку, соот-ветствующую любой папке. При нажатии такой кнопки соответствующая папкараскрывается в отдельном окне.Совет

Чтобы Панель Microsoft Office была всегда под рукой, но не занимала местана экране, установите флажок Автоматически убирать с экрана на вклад-ке Вид диалогового окна Настройка.

Средство Помощник по Office является новым средством, которое предостав-ляет советы, подсказки и быстрый доступ к справочной информации. Помощ-ник унаследовал положительные качества своих предшественников (средстваСовет дня, Мастер советов, Мастер подсказок из предыдущих версий) и приоб-рел одно новое — на экране Помощника представляет персонифицированныйперсонаж. Набор персонажей довольно широк и всегда можно выбрать другойиз доступных. Помощник запускается с помощью команды ?, или Справка поMicrosoft Word, или путем нажатия кнопки Помощник на панели инструмен-тов Стандартная, или клавишей <F1>. Щелчок по окну Помощника вызываетпоявление характерного всплывающего окна со списком действий, которыеПомощник может предложить в текущей ситуации. Управление Помощникомпроще всего осуществить с помощью контекстного меню, которое вызываетсящелчком правой кнопки мыши по окну Помощника.Замечание

Во всех приложениях Microsoft Office действует один Помощник, поэтомунастройка Помощника в одном приложении распространяется и на другиеприложения.

Справка является общим средством не только для приложений Microsoft Office,но и вообще для приложений Windows. Уметь пользоваться Справкой совершен-но необходимо. Перечислим несколько способов доступа к справочной инфор-мации.Помощник. См. выше.

Что это такое? См. параграф 1.3.2 "Общие приемы работы".

Кнопка со знаком вопроса в диалоговом окне. Если в диалоговом окне есть та-кая кнопка (она есть не во всех окнах), то нажмите ее, а затем щелкните поинтересующему вас элементу диалогового окна. Появится соответствующаявсплывающая подсказка. Это средство совершенно аналогично предыдуще-му.

Справочная система. Вызывается командой ?, Вызов справки.Диалоговое окно Справочная содержит три вкладки, соответствующие тремспособам поиска информации в справочной системе.

24 1. Архитектура Microsoft OfficeВкладка Содержание фактически является оглавлением разделов. Все разделысгруппированы в иерархическую систему книг. Вкладка Предметныйуказатель позволяет искать информацию по тому же принципу, что и пред-метный указатель в обычной книге. Эффективность работы с этой вкладкой за-висит от того, насколько полно, аккуратно и последовательно было проведеноиндексирование информации в справочной системе для составления предмет-ного указателя. Например, в предметных указателях приложений Microsoft Of-fice перечислены, в основном, имена существительные. Вкладка Поиск позво-ляет найти те разделы справки, текст которых содержит указанное слово илисловосочетание.Возможности Справки в новейших версиях Windows значительно усовершенст-вованы. Одним из таких усовершенствований является добавление к текстуэлементов управления. С элементами управления могут быть связаны самыеразличные действия: переход к другому разделу, открытие всплывающего окнас определением, демонстрация и др. В результате Справка из пассивного текстадля чтения превращается в активное приложение.В четырех "старых" приложениях Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Ac-cess) документы хранятся в отдельных файлах. Единая концепция документаэтих приложений естественным образом порождает общие средствауправления файлами. Управление файлами подразумевает выполнение семиосновных операций: создание, удаление, открытие, закрытие, сохранение, пе-реименование и поиск.

1.3.4 Средства интеграции в Microsoft OfficeОдно из главнейших достоинств Microsoft Office, делающее его единой доку-менто-ориентированной информационной средой, — это возможности совме-стной работы как пользователей, так и приложений, которые подразумеваютследующее:совместное использование объектов различных приложений — при работе сдокументом, созданным в одном приложении, используются объекты, соз-даваемые и изменяемые с помощью других приложений;

совместное использование документов — несколько пользователей одновре-менно работают над одним документом;

совместное использование приложений — несколько приложений одновре-менно используются для решения одной задачи.

Эти возможности поддерживаются различными средствами, включая механизмсвязи и внедрения объектов, динамический обмен данными, гиперссылки, сред-ства импорта/экспорта – различные конверторы и фильтры для работы с доку-ментами чужих форматов путем их преобразования, ODBC – средство для ра-боты с документами «чужих» форматов без преобразования (например, можноработать с файлом dbf, как с таблицей Access или с листом Excel). Более под-робному рассмотрению этих средств посвящена следующая глава.

Интеграция в Microsoft OfficeИнтеграция в Microsoft Office представляет собой различные средства и спосо-бы организации совместной работы и пользователей, и приложений в MicrosoftOffice как в целостной информационной документо-ориентированной среде, атакже возможность создания документов, состоящих из созданных и редакти-руемых в различных приложениях объектов.

Интеграция объектовОбъектом называется произвольный элемент, созданный в каком-либо одномприложении (приложении-источнике), который можно поместить в документдругого приложения (приложения-приемника), причем сделать это так, чтовместе со вставляемыми данными будет храниться информация о создавшемэтот объект приложении. Потом можно будет редактировать этот объект сред-ствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой чтоугодно - рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, даже звуковой файл иливидеоклип. Документ приложения-приемника, в который вставляется объект,часто называют контейнером.Программисты в этом случае говорят о клиенте (приложении-приемнике) и осервере (приложении-источнике).

Механизмы интеграции объектовВозможность создания документов путем конструирования их из отдельныхобъектов-элементов различных приложений обеспечивается механизмами ди-намического обмена данными DDE (Dynamic Data Exchange) и связи и внедре-ния объектов OLE (Object Linking and Embedding).DDE представляет собой установленный протокол обмена данными между про-граммами Windows. Это значит, что два – и не более двух – приложения Win-dows устанавливают между собой связь, и обмениваются сообщениями Win-dows по правилам, предусмотренным DDE-протоколом, который был специ-ально разработан для облегчения использования Windows в решении задачи ин-теграции приложений.OLE представляет собой технологию связи программ, позволяющую приложе-ниям совместно использовать данные. При внедрении все данные объекта копи-руются в документ-контейнер. При связывании в контейнер записывается ин-формация о документе, из которого взят вставляемый объект. Связь с объектомустанавливает путь к исходному объекту и к приложению-источнику, с помо-щью которого был создан этот объект. При этом сам связанный объект может несохраняться в документе-приемнике. В этом случае при открытии основного до-кумента-приемника связанный объект, хранящийся в отдельном файле, вставля-ется в нужное место, то есть при открытии документа-приемника автоматически

0. Интеграция объектов 27

устанавливается связь с объектом-источником. При этом объект-источник вобъекте-приемнике может оказаться обновленным по содержанию, так как ав-томатически вставляется всегда образ его актуальной копии. Если же объектвнедряется, он обязательно становится частью основного документа и его копияхранится в этом документе: тем самым появляется новый экземпляр этого объек-та — его копия в документе-приемнике. Можно использовать и связь, и внедре-ние одного и того же объекта одновременно. Если копия связанного объекта со-хранена в документе-приемнике, то при его открытии обычно выдается сооб-щение с вопросом о том, нужно ли обновить установленную связь. Можно от-ключить появление этого сообщения, но в таком случае состояние объекта мо-жет измениться, а вы об этом не узнаете.Что лучше: внедрить, связать или сделать и то и другое? Существует многоразличных соображений, которые следует принимать во внимание при выборетого или иного решения. Обратите внимание на следующее.

Каков объем дисковой памяти, занимаемый вставляемым объектом? Являет-ся ли он настолько большим, что хранить его дополнительные копии за-труднительно? Если это так, то следует остановиться на установлении связи.Изменяется ли этот объект, или его состояние окончательно определено иизменению не подлежит? А если объект изменяется, есть ли необходимость,чтобы документ-приемник реагировал на такие изменения автоматическиили же напротив, чтобы возможные в дальнейшем изменения не отражалисьбы на состоянии документа-приемника? Чтобы изменяющееся состояниеобъекта отражалось в документе-приемнике, необходимо использовать ус-тановление связи, и при этом лучше отказаться от хранения копии связы-ваемого объекта в документе-приемнике. В том случае, если объект внедренв предположении, что он не будет изменяться, но впоследствии потребова-лось внести изменения, можно его отредактировать при условии, что имеет-ся доступ либо к его измененной копии, либо к приложению-источнику, спомощью которого этот объект был создан.Может ли вставляемый объект быть удален или доступ к нему потерян покакой-либо другой причине? Например, установлена связь с объектом путемполучения к нему доступа по локальной компьютерной сети. Если впослед-ствии сетевой диск окажется недоступным или хозяин исходного объектаизменит его местоположение, закроет к нему доступ или вообще удалит этотфайл, то возникает весьма неприятная ситуация. Лучше внедрить такой объ-ект.С помощью какого приложения был создан вставляемый объект? Поддер-живает ли исходное приложение связь и внедрение объектов? Если это так,то ,конечно же, можно выбирать между внедрением и установлением связи.Поддерживает ли исходное приложение динамический обмен данными? Ес-ли исходное приложение поддерживает DDE, но не поддерживает OLE, томожно только устанавливать связь, внедрять такие объекты нельзя. Если ис-ходное приложение не поддерживает ни OLE, ни DDE, возможно все же

28 0. Интеграция в Microsoft Office

вставить этот объект как текстовый или графический файл (например, какфайл формата BMP). Однако при этом теряется прямая связь с исходнымприложением, и его нельзя редактировать средствами родного приложения,как это можно делать с нормальным внедренным объектом.

Способы интеграции объектовОбмен данными осуществляется несколькими способами: с помощью буфераобмена, с помощью команды Вставка и другими.

Использование буфера обменаНаиболее простой и известный способ обмена данными и объектами междуприложениями Windows состоит в использовании буфера обмена. Буфер обме-на (Clipboard) — это временное место хранения вырезанных или скопирован-ных данных. Однако использовать буфер обмена можно различными способа-ми, и результаты будут зависеть от того, что именно копируется и каким обра-зом производится вставка скопированных данных.Из буфера обмена объект можно вставить в приложение-приемник а) как объ-ект контейнера (то есть в виде родного аналогичного объекта приложения-приемника), а также b) в виде объекта приложения-источника, или c) как «чу-жой» объект (то есть объект, который не является объектом ни приложения-источника, ни приложения-приемника).Процесс обмена данными или внедрения объекта с помощью буфера обменаследует начинать в приложении-источнике данных. Например, копируем из Ex-cel диапазон ячеек, содержащий нужные данные, и вставляем его в документWord. Для этого активизируем окно Excel, и выполняем там следующие дейст-вия:

<нужный интервал ячеек> Правка Копировать

Данные из выделенного интервала помещаются в буфер обмена.A. Теперь активизируем окно Word, устанавливаем курсор ввода в нужноеместо и выполняем команду

Правка Вставитьскопированный интервал ячеек будет вставлен как обычная текстовая таблицаWord, т. е. не будет объектом, связанным с приложением-источником. Такаятаблица не представляет собой внедренный объект Excel. Например, если ис-ходные данные на рабочем листе Excel содержали формулы, то текстовая табли-ца Word будет содержать лишь значения соответствующих формул.


СоветЕсли окна обоих приложений открыты и располагаются на экране так, чтоони видны одновременно, то можно воспользоваться перетаскиванием объ-ектов с помощью мыши ("drag-and-drop"). Нужно просто зацепить выделен-ный диапазон указателем мыши и перетащить его в документ Word, удер-живая нажатой клавишу <Ctrl>.9

ЗамечаниеЕсли вы точно знаете, что курсор ввода стоит в нужном месте документа-контейнера, то перетаскивать можно на значок свернутого окна документаили даже на значок свернутого окна приложения-приемника на Панели за-дач.

B. Если нужно вставить эти данные как объект, то после активизации Wordследует выбрать команду

Правка Специальная вставка…Появится диалоговое окно, показанное на рис. 2.1-1.

Рис. 2.1-1.Диалоговое окноСпециальная вставка

Затем надо установить параметры вставки. При выборе параметра в списке Какнужно найти и выбрать значение параметра по следующему принципу: за на-званием приложения-источника должно следовать ключевое слово "Объект".Например, если вы хотите внедрить объект:

Как: Лист Microsoft Excel (Объект) Вставить OK

Если вы хотите установить связь с объектом: Как: Лист Microsoft Excel (Объект) Связать OK

C. Но список Как содержит не только упоминание типа объекта, естествен-ного для приложения-источника, но и другие варианты. Попробуем один изних: Рисунок.

9 Если не нажимать клавишу <Ctrl>, то произойдет перемещение, а не копирование.


Как: Рисунок Вставить OK

Кроме того, в правой части диалогового окна имеются два флажка Поверхтекста и В виде значка, которые в этом примере следует сбросить.Внешне обыкновенная таблица Word, внедренный диапазон ячеек рабочеголиста Excel, связанный диапазон ячеек Excel и изображение ячеек могут выгля-деть в документе-приемнике весьма похожим образом (рис. 2.1-2), но поведе-ние этих объектов будет существенно отличаться при попытке внести в них из-менения.Теперь попробуйте сделать двойной щелчок по каждой из этих вставленныхтаблиц. В первом случае в результате двойного щелчка будет выделена одна изстрок текстовой таблицы Word. Во втором случае будет открыт для редактиро-вания внедренный в документ Word диапазон ячеек Excel. Обратите внимание нато, как выглядит при этом строка главного меню и панели инструментов: непо-средственно в окне Word работает совсем другое приложение — Excel, изме-нившее соответствующим образом и меню, и панели инструментов, при этомотображается даже строка формул.Это происходит потому, что оба приложения, как Word, так и Excel, поддержи-вают работу OLE 2, одной из возможностей которого является редактирование"на месте", т. е. непосредственно в окне приложения-приемника.В третьем случае будет активизировано отдельное окно Excel, в котором будетоткрыта для редактирования исходная рабочая книга, являющаяся источникомданных для связанной таблицы.

Рис. 2.1-2. Диапазон ячеек, вставленный в документ Word четырьмя способами


В последнем, четвертом случае, Word перейдет в режим редактирования рисун-ка в отдельном окне, отобразив соответствующие панели инструментов.

Вставка объектов

Другой основной способ внедрения и связывания объектов не требует исполь-зования Буфера обмена. Чаще всего он используется, когда нужно создать ивнедрить еще не существующий объект без сохранения его в виде отдельногофайла, или когда, наоборот, нужно внедрить или установить связь с уже гото-вым объектом, хранящимся в отдельном файле на диске. В частности, внедре-ние объекта без сохранения его в виде отдельного файла — это единственныйспособ внедрения объектов из некоторых вспомогательных приложений, по-ставляемых в составе Microsoft Office, таких, как фигурные тексты WordArt,формулы Equation или картинки ClipArt Gallery. Эти вспомогательные прило-жения не используются как самостоятельные приложения и не создают отдель-ных файлов. Объекты этих приложений могут использоваться только для вне-дрения в документ-приемник. В отличие от процедуры с использованием буфе-ра обмена, данная процедура инициируется из приложения-приемника и пред-ставляет собой различные варианты выполнения команды Вставка.Например, чтобы вставить организационную диаграмму, нужно прежде всегопоместить точку вставки в то место документа-приемника, где должен появить-ся внедряемый объект (в Excel нужно выделить ячейку, которая будет служитьлевым верхним углом диаграммы), и выполнить следующие команды (рис. 2.1-3).

Вставка Объект… Новый Тип объекта: Organization Chart 2.0

OK

Рис. 2.1-3.Диалоговое окноВставка объекта

Затем создается объект, который нужно внедрить, средствами Microsoft Organi-zation Chart. В данном случае для создания такого объекта будет открыто соб-ственное окно Microsoft Organization Chart поскольку Organization Chart необеспечивает создания и редактирования внедряемого объекта "на месте", т. е.


непосредственно в окне приложения-приемника (сравните с внедрением объек-та WordArt), так как не поддерживает OLE 2.Замечание

Если приложение-источник поддерживает OLE, но не поддерживает OLE 2,то создание и редактирование внедренного объекта производятся в отдель-ном окне приложения-источника. Если же приложение-источник поддержи-вает OLE 2, то создание и редактирование внедренного объекта производят-ся на месте. Это означает, что вместо того, чтобы открывать новое окно дляактивизируемого приложения-источника, некоторые компоненты окна при-ложения-приемника временно замещаются соответствующими компонента-ми приложения-источника:Строка заголовка окна приложения изменяется — в ней отображается на-

звание приложения-источника.Строка главного меню (за исключением двух ее пунктов — меню Файл и

меню Окно) заменяется строкой меню приложения-источника.Панели инструментов приложения-приемника заменяются панелями инст-

рументов приложения-источника.Другие необходимые для создания объекта особенности окна приложения-

приемника (например, такие, как Линейка Word и Строка формул Excel)добавляются в окно приложения-приемника.

После завершения создания объекта для возврата в приложение-приемникдостаточно сделать щелчок мышью в произвольном месте окна вне рамки,обрамляющей внедряемый объект.

После того как объект (организационная диаграмма) окончательно сформиро-ван, можно вернуться в основное приложение. В данном случае для этого сле-дует выполнить следующие действия:

Файл Обновить <имя файла-приемника> Файл Выход и возврат в <имя файла-приемника>

После этого созданная организационная диаграмма появится в документе при-ложения-приемника.Таким же образом можно внедрить или установить связь с объектом, представ-ляющим собой файл, хранящийся на диске. Для этого надо воспользоватьсядругой вкладкой: Из файла.


Вставка Объект… Из файла Имя файла := <Полное имя файла> {можно воспользоваться кнопкой Обзор…} Связь с файлом В виде значка Смена значка… {сменить значок и подпись} Значок [1] Подпись := <Имя файла> ОК ОК

Если на вкладке Из файла (рис. 2.1-4) установить флажок Связь с файлом,то будет установлена связь, в противном случае будет выполнено внедрениеобъекта. Флажок В виде значка позволяет отображать связанный (но не вне-дренный!) объект в виде значка приложения-источника с соответствующейподписью. Выбор значка и определение подписи делается в диалоговом окнеВыбор значка, которое показано на рис. 2.1-5.

Рис. 2.1-4.Диалоговое окноВставка объекта,вкладка Из файла

Рис. 2.1-5. Диалоговое окно Смена значка


ЗамечаниеВнедрение и связывание объектов с помощью команды Вставка Объект… и диалогового окна Вставка объекта выполняется единооб-

разно во всех приложениях Microsoft Office. Однако внешний вид этого окнанемного отличается в разных приложениях (другие названия вкладок, не тамрасположены флажки и т.д.). Тем не менее функции этого окна везде одина-ковы.

Другие способы обмена даннымиВ каждом из приложений Microsoft Office имеется набор дополнительныхсредств для различных частных случаев вставки и внедрения объектов. Допол-нительные средства имеют более узкую область применения, но приводят к то-му же результату более коротким путем. Эти средства включают: а) специаль-ные команды и кнопки, b) средства поддержки экспорта\импорта (фильтрацияданных), c) буфер обмена Windows.Беглый обзор специальных команд приводится в форме табл. 2.1-1.Совет

Если для внедрения или связывания объекта определенного типа есть спе-циальная кнопка или команда, то лучше воспользоваться ей, а не общимдиалоговым окном Вставка объекта. В этом случае параметры связыванияи внедрения выбираются автоматически с учетом особенностей типа встав-ляемого объекта и приложения-приемника.

Таблица 2.1-1. Средства внедрения и связывания объектовИнтерфейсный элемент Приложе-

нияОписание

Вставка Рисунок Картинки…

Word, Excel,PowerPoint

Внедрение готового объекта из кол-лекции Microsoft ClipArt Gallery

Вставка Рисунок Из

файла…

Word, Excel,PowerPoint,Access

Внедрение или связывание графиче-ского файла. В Access используетсякоманда Вставка Рисунок…в режиме конструктора форм.

Вставка Рисунок Автофигуры


Внедрение рисунка с помощью па-нели инструментов Автофигуры

Вставка Рисунок Организационная

диаграмма

Excel,PowerPoint

Внедрение организационной диа-граммы с помощью приложения Or-ganization Chart

Вставка Рисунок Объект WordArt…


Внедрение фигурного текста с по-мощью приложения WordArt


Интерфейсный элемент Приложе-ния

Описание

Вставка Рисунок Со

сканера


Сканирование изображения и встав-ка рисунка в документ

Вставка Рисунок Диаграмма

Word Внедрение диаграммы с помощьюприложения Microsoft Graph

Вставка Рисунок Таблица Micro-

soft Word

PowerPoint Внедрение таблицы Word

Вставка Карта…

Excel Внедрение карты с помощью при-ложения Microsoft Map

Добавить таблицуExcel

Word,PowerPoint

Внедрение диапазона рабочего листазаданного размера

Добавить ОбъектWordArt


Внедрение фигурного текста с по-мощью приложения WordArt

Вставка Кинои звук Кино изколлекции…

PowerPoint Внедрение видеоклипа из коллекцииMicrosoft ClipArt Gallery

Вставка Кинои звук Кино изфайла…

PowerPoint Связывание видеоклипа

Вставка Кинои звук Звук изколлекции…

PowerPoint Внедрение аудиоклипа из коллекцииMicrosoft ClipArt Gallery

Вставка Кинои звук Звук изфайла…

PowerPoint Связывание аудиоклипа

Вставка Кинои звук Запись скомпакт-диска…

PowerPoint Связывание со слайдом одной илинескольких дорожек на звуковомкомпакт-диске

Вставка Кинои звук Записатьзвук

PowerPoint Внедрение аудиоклипа с помощьюприложения Звукозапись

Вставить таблицуMicrosoft Word

PowerPoint Внедрение таблицы Word

Добавитьдиаграмму

PowerPoint Внедрение диаграммы с помощьюприложения Microsoft Graph

Добавитькартинку

PowerPoint Внедрение картинки из коллекцииMicrosoft ClipArt Gallery

Что делать, если приложение (например, приложение DOS), с которым нужнопроизвести обмен данными, не поддерживает ни OLE, ни DDE? Значит ли это,что обмен данными невозможен?


D. Продукты Microsoft Office обладают богатым набором фильтров, которыепозволяют импортировать файлы, созданные во многих приложениях DOS.Например, Excel позволяет импортировать файлы следующих приложенийDOS: Lotus 1-2-3, QuattroPro, Microsoft Works, dBASE и другие приложения,поддерживающие этот формат файлов, например FoxPro. Соответственно, Wordпозволяет импортировать текстовые файлы DOS, Lotus 1-2-3, WordPerfect, Mi-crosoft Works.Чтобы открыть в приложении Microsoft Office файл, созданный одной из про-грамм, для которых такие фильтры предусмотрены, достаточно просто выбратьсоответствующий тип файла в раскрывающемся списке Тип файла диалогово-го окна Открытие документа.Если же, например, Excel не распознает структуру файла, который вы пытае-тесь открыть, появится диалоговое окно, с помощью которого можно попы-таться импортировать текстовый файл. Например, на рис. 2.1-6 представленодиалоговое окно Мастер текстов (импорт) (шаг 1), которое возникает при от-крытии текстового файла, являющегося результатом выполнения команды DIR>DIR.TXT.

Рис. 2.1-6.Диалоговое окноМастер текстов (импорт)

E. Напоследок рассмотрим вопрос об обмене данными непосредственно сактивными приложениями DOS.Итак, нужно скопировать текст из приложения DOS. Для этого:Переключитесь в приложение DOS и поместите его в окно Windows, если оноработает в полноэкранном режиме. Для этого нужно нажать комбинациюклавиш <Alt>+<Enter>.

Если приложение DOS находится в графическом режиме, то копирование вы-деленного участка экрана будет представлять собой графическое изображе-ние текста, а не сам текст. Если необходимо скопировать именно текст, убе-дитесь в том, что программа работает в текстовом режиме прежде, чем про-должить работу.

0. Совместная работа пользователей 37

Когда нужный фрагмент текста появится на экране, раскройте системное менюокна приложения DOS (щелкнув по значку приложения или нажав комбина-цию клавиш <Alt>+<Space>).

Выберите в этом меню команду Правка Выделить. Непосредственнопод кнопкой системного меню появляется мигающий курсор.

Выделите фрагмент, который нужно скопировать, и нажмите клавишу <Enter>.Выделенный фрагмент будет помещен в буфер обмена.

Переключитесь в приложение Microsoft Office, установите точку ввода в нуж-ное место и выберите команду Правка Вставить.

Аналогичным образом можно вставить данные в окно приложения DOS:Выделите нужный фрагмент текста в приложении Microsoft Office и поместитеего в буфер обмена, например, с помощью команды Правка Копировать.

Переключитесь в приложение DOS и поместите его в окно Windows.Установите курсор туда, где должны быть вставлены скопированные данные.Раскройте системное меню окна приложения DOS и выберите в нем команду

Правка Вставить.Скопированные данные будут вставлены в нужное место. Однако будьте приэтом осторожны – в некоторых приложениях DOS возможны различные при-ключения с русскими буквами: в одних приложениях DOS при этом пропадаютстрочные русские буквы "р", в некоторых других — прописные "Ё", а в третьих— и те, и другие (например, в Norton Commander).

Совместная работа пользователейВозможности совместной работы пользователей для различных приложенийMicrosoft Office существенно различны. Они определяются главным образомструктурой документа конкретного приложения — тем, что является, так ска-зать, "неделимыми атомами", из которых состоит совместно обрабатываемыйдокумент. Идея организации совместной обработки состоит в том, что, покаодин из одновременно работающих с этим документом пользователей изменяетодин из таких "атомов", другие пользователи могут изменять в это время какие-то другие "атомы", не мешая друг другу.Возможности совместной работы пользователей Word весьма ограничены: делов том, что обычные документы Word не обладают такой внутренней структури-зацией. Конечно, документ делится, например, на абзацы или предложения, ноих количество и расположение в документе не фиксировано и постоянно изме-няется во время редактирования, поэтому использовать такое деление докумен-та на элементы для разумной организации совместной работы не удается.Единственный вид структурированных документов, пригодных для совместнойобработки — это главные документы, состоящие из нескольких вложенных. В


этом случае несколько пользователей могут одновременно работать с различ-ными вложенными документами одного главного документа, не мешая другдругу. В Outlook имеются различные специальные средства, которые должныбыть отнесены к совместной работе пользователей. Это, например, — органи-зация собраний. В Excel – общие книги, в PowerPoint – электронная конферен-ция, в Access – общие базы данных и соответствующие средства администри-рования баз данных.

Совместная работа в Microsoft WordВ настоящее время большая часть документов создается в результате коллек-тивных усилий. Совместная работа нескольких соавторов над одним докумен-том требует специальных средств и приемов. Работа с большими документами(суммарным объемом порядка мегабайта и более) также требует специальныхсредств и приемов. Если документ не может быть создан "за один присест", тоотслеживание этапов создания (или версий) в свою очередь потребует специ-альных средств и приемов. Концепция главного документа является таким спе-циальным средством, которое появилось в Word, начиная с версии 6.0.

Как решить задачу совместной работы нескольких авторов над одним оченьбольшим документом? Привычное решение по принципу один документ —один файл не подходит по следующим двум причинам. Во-первых, невозможна(или очень затруднена) совместная работа. Даже если разместить этот файл втаком месте, что он будет доступен с помощью сетевых средств для всех участ-ников работы с их рабочих станций, все равно одновременное редактированиеодного файла двумя пользователями либо окажется запрещенным на уровнеоперационной системы, либо (если исхитриться и обмануть операционную сис-тему) приведет к неприятным ошибкам утраты каких-то изменений. Работать сфайлом придется по очереди, что совместной работой в современном понима-нии этого слова не назовешь. Во-вторых, работа существенным образом замед-лится. Дело в том, что время выполнения многих глобальных операций с тек-стом увеличивается с ростом размера текста нелинейным образом. Такими опе-рациями являются, например, все операции, явно или неявно вовлекающие сор-тировку: построение указателей, индексов и т. д. Более того, даже те операции,которые теоретически должны выполняться за время, линейно зависящее отразмеров файла, например, поиск и замена, на практике перестают вести себятаким образом после того как файл превысит некоторый критический размер.Дело в том, что когда файл по существу не помещается в оперативной памяти,при выполнении таких операций начинается неявная "подкачка" нужных частейфайла с диска.Второе возможное решение — несколько автономных файлов, содержащих ин-дивидуальную версию всего документа. Каждый соавтор работает со своим эк-земпляром файла и время от времени производится слияние результатов. Такоерешение характерно для "досетевой" эпохи и часть проблем остается. Во-первых, остаются в силе все проблемы, связанные с длиной файла, а, во-


вторых, при использовании этого метода никогда не удается полностью изба-виться от эффекта "расползания версий". Хотя, Word имеет специальное сред-ство поддержки этого метода, которое называется Исправления. Нужно от-крыть ту версию файла, которая "берется за основу", говоря бюрократическимязыком, и установить режим записи исправлений с помощью диалогового окнаИсправления.

Сервис Исправления Выделить исправления… Записывать исправления

ОКпосле чего сохранить файл (под разными именами) в нужном числе экземпля-ров и раздать эти экземпляры соавторам.При редактировании такого экземпляра файла все исправления (как добавле-ние, так и удаление текста) фиксируются и специальным образом отмечаются.После того, как соавторы поработали со своими экземплярами файла, произво-дится объединение исправлений. Для объединения исправлений нужно открытькаждую копию, содержащую исправления, и выполнить следующие команды:

Сервис Объединить исправления… Имя файла := <имя файла, взятого за основу>

ОткрытьПолучается файл, который содержит все исправления из всех экземпляров. Те-перь нужно просмотреть исправления и принять их или отвергнуть.

Сервис Исправления Принять/отклонитьисправления…

В диалоговом окне Просмотр исправлений нужно по очереди выделять ис-правления с помощью кнопок Найти и обрабатывать их с помощью кнопок Принять и Отказаться. Если соавторы абсолютно доверяют друг

другу, то можно принять все исправления сразу: Принять все.Получается файл, уже не содержащий исправлений, который снова можно взятьза основу.Замечание

Word позволяет хранить несколько версий документа в одном файле (ко-манда Файл Версии…). Это отличное средство для отслеживанияверсий небольших документов.

СоветДля рецензирования или переписки соавторов по поводу документа оченьудобно использовать примечания (команда Вставка Примечание).Примечания, в отличие от исправлений, не влияют на основной текст доку-мента.

Третье решение является самым распространенным и известным, потому чтооно позволяет обойти обе указанные выше проблемы. Суть этого решения со-


стоит в следующем: документ делится на несколько разделов подходящего раз-мера (в нашем примере — на главы), с таким расчетом, чтобы у каждой главыбыл один автор из коллектива соавторов. Каждая глава хранится в отдельномфайле, а все эти файлы хранятся в общедоступном месте. В таком случае соав-торы работают со своими файлами, не мешая друг другу и достаточно эффек-тивно. У этого решения есть только один, но существенный недостаток: Wordне знает, что это множество файлов на самом деле представляет собой единыйдокумент, а потому не позволит (без значительных дополнительных усилий10)воспользоваться столь удобными средствами глобальной обработки документа:автоматическая генерация оглавления, автоматизированное создание предмет-ного указателя, автоматическая нумерация структурных заголовков — все этисредства будут недоступны.Главный документ — это иерархия вложенных документов, каждый из которыххранится в виде отдельного файла. Все достоинства третьего решения сохраня-ются: вложенные документы обозримы, автономны и доступны для индивиду-ального редактирования. В то же время преодолевается основной недостаток.Главный документ — это единый документ, и Word позволяет применить кэтому документу всю мощь своих средств глобальной обработки.Средства для работы с главными документами доступны через кнопки панелиинструментов Главный документ. Кнопки управления главным документомдоступны только в режиме просмотра главного документа, который устанавли-вается следующими командами:

Вид Главный документПри этом одновременно на экран выводится и панель инструментов Структура,которая сама по себе доступна через следующие команды:

Вид СтруктураТакая "неортогональность" средств на самом деле вполне обоснована: концеп-ция главного документа является консервативным расширением концепцииструктуры документа, которая поддерживается более ранними версиями Wordи многими другими текстовыми процессорами. Объектами, с которыми рабо-тают кнопки панели инструментов главного документа, являются вложенныедокументы. Все отличие вложенных документов от элементов структуры до-кумента заключается в том, что каждый вложенный документ является отдель-ным файлом, который может быть открыт для редактирования из главного до-кумента двойным щелчком по значку вложенного документа или может бытьоткрыт для редактирования обычным образом командами Файл Открыть.В любом случае, вложенный документ, открытый одним пользователем, не мо-жет быть одновременно открыт для редактирования другим пользователем(точнее, может быть открыт только на чтение). Этот факт отмечается появлени-ем изображения замка на значке вложенного документа. Такой простой меха-низм блокировки оказывается вполне достаточным для эффективной совмест- 10 Имеется в виду использование поля {RD}.


ной работы. Если главный документ и вложенный документ основаны на раз-ных шаблонах, в которых есть одноименные стили, то если вложенный доку-мент открыт из главного документа, действует стиль главного документа, а ес-ли вложенный документ открыт автономно, то действует стиль вложенного до-кумента. С другой стороны, если в главном документе перейти в режим обыч-ного просмотра (команда Вид Обычный), то главный документ выгля-дит как один длинный документ. К этому длинному документу можно приме-нять всевозможные глобальные команды, такие как автоматическое построениеоглавления, автонумерация заголовков, глобальная замена и т. д.Замечание

При работе с главным документом следует иметь в виду один "подводныйкамень". Главный документ является существенно более "адресозависи-мым", чем обычный документ, то есть главный документ определенным об-разом "привязан" к тому месту в файловой системе, где хранится он сам ивсе его вложенные документы. Обычный документ, особенно если он осно-ван на общем шаблоне NORMAL.DOT и не содержит связей с другими объ-ектами, не зависит от того места, где он хранится. Вы можете скопировать(например, с помощью Проводника) такой документ на дискету, перенестина другой компьютер и там работать с ним безо всяких хлопот. Если обыч-ный документ содержит связи с внедренными объектами или основан наспециальном шаблоне, то после копирования документа без помощи Wordмогут возникнуть некоторые проблемы. Если же вы упакуете главный доку-мент и вложенные документы, скопируете полученный архивный файл надискету, перенесете файл на другую машину и там распакуете, то проблемывозникнут почти наверняка: все связи главного документа и вложенных до-кументов окажутся нарушенными. Причина возникновения этих проблемкак в случае главного документа, так и в случае обычного документа со свя-зями одна и та же: Word хранит связи в "абсолютном виде", то есть в видеполных имен связываемых файлов, включая путь и имя диска. Но если вслучае обычного документа Word предоставляет удобные средства редакти-рования этих связей (команда Правка Связи…), то в случае глав-ного документа таких средств фактически не предоставляется. Дело в том,что вложенные документы фактически реализованы в виде гиперссылок. Вруководствах по Word предлагается копировать главные документы исклю-чительно средствами Word ( Файл Сохранить как…). При этомвместе с главным документом на новое место будут перенесены и вложен-ные документы с корректными связями. Совет хорош, но трудно исполним:ведь главный документ мыслится как длинный файл, и на дискету заведомоне поместится. И трудно предложить другой путь решения этой проблемы,кроме как "разобрать" главный документ на вложенные документы, скопи-ровать их на новое место и там заново собрать из копий вложенных доку-ментов новый главный документ.


Совместная работа в Microsoft ExcelВ Excel имеется специальное средство, которое реализует совместную работупользователей. Это средство называется общие книги.Любую рабочую книгу Microsoft Excel можно сделать общей. Для этого нужноее открыть и выполнить следующие команды:

Сервис Доступ к книге… Подробнее

Разрешить совместный доступПосле нажатия кнопки ОК в диалоговом окне Управление доступом к файлупроизойдет принудительное сохранение документа и в заголовке окна докумен-та после названия рабочей книги появится слово Общий. И теперь, несколькопользователей одновременно могут открыть ее для редактирования, при этом:

Каждый пользователь видит те изменения в рабочей книге, которые он внес сам.Чтобы увидеть изменения, сделанные (и сохраненные) другими пользователями,нужно выполнить синхронизацию данных общей книги (например, с помощьюкоманды Файл Сохранить).

Если в одну и ту же ячейку внесены различные изменения, то при синхронизациипоявляется диалоговое окно, которое позволяет выбрать, какое именно из про-тиворечивых изменений должно быть сохранено.

Изменения хранятся для каждого пользователя в индивидуальном журнале изме-нений, параметры которого определяются на вкладке Подробнее.

Чтобы увидеть историю изменения значений в какой-то ячейке, нужно подвестиуказатель мыши к этой ячейке и подождать несколько мгновений.

Все пользователи равноправны. Злоумышленник может "пересидеть" своих кол-лег, дождаться, когда они закроют общую книгу, и настоять на внесении имен-но своих изменений.

Имя пользователя определяется по содержимому поля Имя пользователя навкладке Общие диалогового окна Параметры.Изменения, внесенные другими пользователями в совместно обрабатываемуюрабочую книгу, не отображаются на других компьютерах мгновенно. Чтобы этиизменения стали видимы на экранах других пользователей, необходимо, во-первых, чтобы компьютер внесшего их пользователя выполнил операцию об-новления и синхронизации данных на диске, а во-вторых, чтобы после этогокомпьютеры других пользователей также проделали эту операцию — толькопосле этого они увидят измененные данные.Обычно используется синхронизация данных вручную при каждом выполненииоперации сохранения данных — этот режим выбирается по умолчанию. Онпредполагает для отображения всех сделанных другими пользователями к дан-


ному моменту изменений выполнение следующих действий, причем на всехучаствующих в совместной обработке документа компьютерах:

Сервис Доступ к книге… Подробнее Обновлять изменения при сохранении файла ОК Файл Сохранить

При этом пользователь, выполнивший синхронизацию последним, действи-тельно получит все внесенные другими пользователями изменения.Чтобы операция синхронизации на данном компьютере выполнялась автомати-чески через равные промежутки времени, например, через каждые 10 минут11необходимо выполнить:

Сервис Доступ к книге… Подробнее Обновлять изменения каждые: 10 минут сохранить мои изменения и просмотреть чужие ОК

Если периодическая синхронизация данных через каждые 10 минут установле-на для всех компьютеров, участвующих в совместной работе, то каждый поль-зователь будет наверняка знать обо всех изменениях, внесенных более 20 минутназад (то есть через двойной промежуток времени автоматической синхрониза-ции).Превращение книги в общую является обоюдоострым оружием. С одной сторо-ны, добавляются новые возможности, прежде всего возможность одновремен-ного внесения изменений несколькими пользователями. С другой стороны,многие средства обычных рабочих книг становятся недоступными.Совет

В общих книгах нельзя вставлять и удалять многие объекты, например, лис-ты, гиперссылки, диаграммы, сводные таблицы. Но пользоваться такимиобъектами можно! Поэтому следует тщательно продумать структуру буду-щей общей книги, создать все необходимые объекты в обычной рабочейкниге, а потом превратить ее в общую.

Электронная конференцияЕсли ваш компьютер подсоединен к сети (локальной или глобальной), то выможете провести презентацию, не вставая со своего рабочего места. Для этого вPowerPoint имеется Мастер конференции, который позволяет с компьютерадокладчика синхронно провести показ слайдов на нескольких компьютерахучастников конференции.

11 Минимальный промежуток интервала периодической синхронизации — 5 минут.


Все действующие лица (докладчик и участники) должны примерно в одно вре-мя запустить PowerPoint и выбрать команду Сервис Конференция….После того, как на всех компьютерах запущен Мастер конференции, докладчики участники должны действовать по похожим, но различным сценариям.Сценарий докладчика (презентация должна быть открыта):

Далее Докладчик Далее Далее Далее Имя компьютера или IP адрес := <адрес> Добавить {добавить адреса компьютеров всех участников} Готово

Сценарий участника: Далее

Участник конференции Далее Локальная или корпоративная сеть {или Связь по Интернет} Далее {появляется адрес компьютера участника} Далее Готово

В этих сценариях есть одна тонкость: докладчик должен знать адреса компью-теров участников. Правильные адреса компьютеров участников появляются пе-ред глазами участников (рис. 2.2-1), а ввести их должен докладчик (рис.2.2-2).Мастер конференции советует созвониться по телефону.

Рис. 2.2-1.Участник подтверждаетсвое участие


Рис. 2.2-2.Докладчик определяетучастников

В конференции участвуют докладчик и те участники, адреса которых ввел док-ладчик и которые нажали кнопку Готово раньше, чем докладчик.Наконец, когда все готово, перед докладчиком появляется целый комплект ин-струментов, с помощью которых он может управлять показом слайдов презен-тации на компьютерах участников. В число этих инструментов входят:Окно Демонстрация PowerPoint (слева вверху), в котором воспроизводитсято, что находится на экранах участников;Панель инструментов Докладчик (вверху в центре) с основными кнопками дляуправления показом слайдов;Окно Навигатор слайдов (слева внизу), позволяющее управлять порядком по-каза слайдов;Окно Заметки докладчика (правее), которое будет содержать заметки к теку-щему слайду, если докладчик их ввел, когда готовил презентацию;Окно Записная книжка (почти скрыто), которым можно воспользоваться походу показа слайдов;Окно Хронометр для контроля за временем презентации.Все что видит участник — это слайды на полный экран в том порядке и с такойчастотой, как этого пожелает докладчик. Почти все команды контекстного ме-ню управления презентацией участнику не доступны. Единственное надежноесредство обратной связи — это выбрать в качестве указателя мыши перо, вы-брать цвет поярче и нарисовать большой жирный крест поверх текущего слай-да: докладчик это увидит.Если возможности телефонной связи позволяют организовать параллельно те-лефонную конференцию, когда все участники и докладчик слышат друг друга,то конференция PowerPoint превращается в мощное средство проведения тех-нических совещаний.


Совместная работа в Microsoft AccessAccess обладает наибольшими возможностями для совместной работы средивсех приложений Microsoft Office, так как приложения баз данных, как правило,ориентированы на многопользовательскую работу.

Администрирование баз данныхСовместно работающие пользователи базы данных Access могут одновремен-но читать и писать данные в одну и ту же таблицу, причем если они корректи-руют разные записи в таблице, то Access автоматически синхронизирует из-менения, вносимые разными пользователями. Конфликт возникает, только ес-ли пользователи одновременно изменяют одну и ту же запись в одной и тойже таблице, а такая ситуация возникает довольно редко. То есть Access под-держивает блокировку на уровне записей. На практике очень важным аспектомсовместной работы с базами данных является не только обеспечение совмест-ного доступа к базе, но и ограничение прав доступа для некоторых категорийпользователей, то есть обеспечение защиты от несанкционированного доступа.Вся эта деятельность (т.е. обеспечение совместного доступа, управление пара-метрами блокировки, определение категорий пользователей и их прав, защитаот несанкционированного доступа и пр.) в совокупности называется админист-рированием баз данных.Access имеет довольно развитые средства администрирования. Рассмотримпростейший сценарий администрирования базы данных. Допустим, что имеетсяпотребность в совместной работе с некоторой базой данных у небольшой груп-пы пользователей, причем все члены рабочей группы полностью доверяют другдругу и значит им можно назначить одинаковые (полные) права на доступ к ба-зе.Последовательность действий администратора баз данных при решении этойзадачи состоит из трех основных этапов:Подготовка базы данных к совместному использованию.Подготовка административной системы к совместной работе.Определение пользователей, групп пользователей и их прав доступа.

Первый этап включает в себя размещение базы данных в таком месте (на такомсетевом ресурсе), чтобы можно было обеспечить совместный доступ к ней. И,конечно же, желательно позаботится об эффективности доступа к совместноиспользуемой базе. Для этого в Access имеется средство, которое называетсяразделение базы данных. Идея разделения базы данных состоит в следующем.База данных делится на две части. В одну часть помещаются таблицы базыданных, а в другую часть помещается интерфейс пользователя: запросы, формыи т.п. Первая часть хранится в единственном экземпляре в общедоступном мес-те, например, на сервере данных, а вторая часть хранится на каждой рабочейстанции пользователей, имеющих доступ к данным. Такое решение имеет це-лый ряд преимуществ.


Снижается нагрузка на сеть и повышается эффективность работы, поскольку посети физически передаются только необходимые данные.

Пользователи могут настроить интерфейс в соответствии со своими потребностя-ми независимо друг от друга.Совет

Прежде чем начинать эксперименты, скопируйте базу данных куда-нибудь.Всегда полезно иметь запасную копию, если нет твердой уверенности в том,чем закончится эксперимент.

Для разделения базы данных нужно ее открыть, закрыть все таблицы, запросы,формы и отчеты и выполнить следующие операции.

Сервис Надстройки Разделение баз данных Разделить

В диалоговом окне Создание базы данных с таблицами нужно определитьместо размещения той части базы, которая содержит таблицы. Та часть, котораясодержит интерфейс, останется на старом месте. Ее нужно скопировать вруч-ную на каждую рабочую станцию.Для подготовки административной системы используется специальная утилитаАдминистратор рабочих групп MS Access, ярлык которой находится в папкеMicrosoft Office. Цель работы утилиты заключается в создании так называемогофайла рабочей группы, в котором хранится разнообразная административнаяинформация о пользователях, их пароли, права доступа и т.п. После вызоваэтой утилиты (для создания файла рабочей группы) необходимо выполнитьследующие действия:

Создать… Код группы := Студенты ОК File name := Студенты.MDW Folders := <общая папка с базами данных> ОК ОК ОК ОК Выход

ЗамечаниеПри создании файла рабочей группы приложение Access должно быть за-крыто.

СоветЗапишите и сохраните в надежном месте введенный код группы. Если выего забудете, то дальнейшая работа будет очень затруднена.

Если же файл рабочей группы уже создан, то нужно нажать кнопку Связь, что-бы указать Access, какой файл рабочей группы нужно использовать.Цель третьего этапа состоит в том, чтобы внести в файл рабочей группы ин-формацию о пользователях, паролях, правах доступа и т. д. В Access выполня-ется команда

Сервис Пользователи и группы…

48 0. Интеграция в Microsoft OfficeВся эта работа производится с помощью диалогового окна Пользователи игруппы.Если это окно открыто в ситуации, когда процесс администрирования начина-ется с нуля (то есть утилита администрирования вызывается первый раз послеустановки Microsoft Office), то база данных имеет единственного пользователяс именем Admin, который является членом предопределенной группы Admins.На вкладке Изменение пароля нужно установить пароль (Microsoft рекомен-дует включать в пароли по крайней мере три из четырех следующих категорийзнаков: строчные буквы, прописные буквы, цифры, специальные символы), ивы становитесь полновластным администратором базы данных Access.Регистрация группы пользователей выполняется следующим образом:

Группы Имя := Студенты Создать… Код := Студенты ОК

Регистрация пользователей в группе, Пользователи Создать…

Имя := Привалов Код := Привалов ОК Имя Привалов Имеющиеся группы Студенты Добавить>> Имя := Корнеев Код := Корнеев ОK Добавить>> ОК

При следующем запуске любому пользователю будет предложено ввести своеимя и пароль. Пароли в рассмотренных сценариях не устанавливались (поумолчанию они пусты). Любой пользователь может сам установить для себяпароль (который не известен администратору базы данных). Для этого нужнооткрыть вкладку Изменение пароля в диалоговом окне Пользователи игруппы с помощью команды Сервис Защита Пользователи игруппы…Назначение прав доступа к объектам базы данных различным пользователям игруппам пользователей делается с помощью команды Сервис Защита Разрешения… и диалогового окна Разрешения.

При работе в многопользовательской среде зарегистрированные пользователирабочей группы могут открыть базу данных и одновременно вносить в нее из-менения (они имеют такие права). Изменения, сделанные одним пользователем,сразу же отображаются на рабочей станции других пользователей. Но если они


пытаются внести изменения буквально одновременно12 в одну запись однойтаблицы, то появляется диалоговое окно Конфликт записи, где указана причинаконфликта и показано, как его можно разрешить.Замечание

В данном примере предполагается, что на вкладке Другие диалогового окнаПараметры Access в группе Блокировка по умолчанию выбран переклю-чатель отсутствует. Если же выбран другой переключатель, например,изменяемой записи, то конфликт записи не может произойти, потому чтоAccess не позволит начать редактировать запись, если ее уже редактирует вданный момент другой пользователь.

Репликация баз данныхРепликация баз данных – это еще одно средство Microsoft Access по обеспече-нию совместной работы пользователей. Оно по содержанию аналогично сред-ствам работы Word с исправлениями (см. параграф 2.2.1).Репликация – это процесс создания и синхронизации копий баз данных (реп-лик), сохраняемых в разных местах. При репликации в базу данных добавляют-ся системные поля и таблицы, обеспечивающие взаимную передачу данных иизменений структуры базы данных между всеми компонентами набора реплик.Репликация позволяет нескольким пользователям, использующих разные рабо-чие станции, работать с собственными копиями (репликами) базы данных, а за-тем выполнять синхронизацию общих данных во всех репликах.Реплика, являясь копией базы данных, включает все таблицы, запросы, формы,отчеты, макросы и модули. Отдельная реплика является компонентом наборареплик и допускает синхронизацию с другими репликами в наборе. Измененияданных в таблице в одной из реплик могут быть переданы в другие реплики и восновную реплику в наборе.Замечание

Основная реплика также является репликой.Предусмотрено четыре инструмента репликации и синхронизации баз данных:Репликация с помощью портфеля является удобным способом поддержки фай-ла базы данных в обновленном состоянии. Предусмотрена возможность пере-таскивания базы данных Microsoft Access из общей папки во внутренней сети(интранет) в портфель на портативном компьютере. База данных преобразуетсяв основную реплику, и создается реплика в портфеле. Затем при повторномподключении портативного компьютера к внутренней сети можно провестисинхронизацию изменений локальной реплики и основной реплики в офисе.

12 Одновременно в данном случае означает следующее. Первый пользователь началвносить изменения и не закончил их внесение. В это время (т.е. пока первый пользо-ватель не нажал клавишу <Enter>) второй пользователь начал вносить изменения,внес их и нажал клавишу <Enter>.


При этом произойдет обмен внесенными изменениями. При переносе файла ба-зы данных в портфель создается набор реплик. Его элементами являются пре-образованная база данных (основная реплика) и реплика. Эти элементы могутсинхронизироваться, так как они принадлежат одному набору.Команды подменю Репликация из меню Сервис Microsoft Access позволяютсоздавать и синхронизировать реплики (или частичные реплики) по запросу.Частичная реплика – это база данных, содержащая ограниченное подмножествозаписей полной реплики. Для создания частичной реплики определяетсяфильтр, ограничивающий синхронизированные данные подмножеством полнойбазы данных. С помощью частичных реплик осуществляется синхронизацияреплик только с необходимыми данными, а не с полной базой. Для созданиячастичных реплик в Microsoft Access применяются свойства и методы объектовдоступа к данным (DAO).Объекты доступа к данным (DAO) содержат методы и свойства, которые по-зволяют разработчикам проводить репликацию и синхронизацию базы данныхпрограммным способом (включая частичные реплики). Объекты DAO следуетиспользовать, если требуется программный контроль за обменом данными иинформацией о макете по всем элементам набора реплик.Диспетчер репликации Microsoft - полнофункциональное средство управлениярепликами, настройки расписания синхронизации и просмотра элементов набо-ра реплик. Данная программа входит в пакет Microsoft Office для разработчи-ков.

Организация собранийСобрать коллег для совместного обсуждения какого-либо вопроса в удобноедля всех время стоит большого труда. В этой организационной работе можетпомочь новый член семейства Microsoft Office, появившийся в Microsoft Office97, — программа Microsoft Outlook. Она пришла на смену двум программам пре-дыдущих версий Microsoft Office — планировщику дел Schedule+ и клиентуэлектронной почты Microsoft Mail или Microsoft Exchange.Система планирования дел и ведения переписки Microsoft Outlook позволяеторганизовать:обмен электронными сообщениями, хранение и поиск нужных сообщений вспециальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере илина жестком диске вашего компьютера, вывод сообщений на печать;

передачу файлов, созданных в других приложениях, например, документовWord или рабочих книг Excel, и сопровождающих их пояснительных запи-сок или сообщений;

ведение электронного календаря, позволяющего планировать ваши дела ипредставлять нужные данные в наиболее удобной форме — ежедневника,понедельного или помесячного планировщика;


ведение личной адресной книги контактов, позволяющей хранить адреса, те-лефоны и иную информацию о лицах, с которыми вам приходится иметь де-ло;

ведение журнала, в котором в хронологическом порядке автоматически фик-сируются документы Microsoft Office, с которыми вы работали, что позволя-ет отыскивать документы не по их местоположению на диске, их названиюили содержанию, а просто по времени работы с документом;

наконец, создание заметок, которыми можно пользоваться примерно так же,как и обычной бумагой для заметок или популярными ныне наклейками слипкой полоской на обратной стороне.

Основным назначением Microsoft Outlook является организация электронныхкоммуникаций, и тем самым эта программа является по существу сетевым при-ложением. .Чтобы организовать собрание, запустите Outlook, если он не был запущен ра-нее. Откройте папку Входящие и выполните следующие действия:

Сообщение Назначить собрание…Будет открыто диалоговое окно планирования собрания (рис. 2.2-3).

Рис. 2.2-3.Диалоговое окноПланировщик собрания

Нужно определить круг участников, которых следует перечислить в списке Всеучастники. Обратите внимание, что один обязательный участник совещанияуже имеется — это вы сами как его организатор. Для составления списка при-глашенных проще всего воспользоваться адресной книгой и кнопкойПригласить других.Нужно выбрать всех приглашаемых на совещание лиц, добавить их к спискуобязательных или необязательных участников совещания, а затем вернуться вдиалоговое окно Планировщик собрания:


Новиков, Александр Обязательный Иванов, Виктор Обязательный Петров, Василий Необязательный ОК

Далее произойдет самое интересное: на короткое время появится диалоговоеокно-заставка Outlook с надписью "Обновление расписания" (рис. 2.2-4).

Рис. 2.2-4.Сообщение Microsoft Outlook

При этом будет произведен опрос Календарей всех приглашенных участников,и если эти папки доступны в настоящий момент (обычно они хранятся на поч-товом сервере и постоянно доступны), то после завершения опроса информацияо свободном и занятом времени будет отображена в правой части диалоговогоокна планирования встречи. Напротив каждого из участников появится рас-крашенная в разные цвета полоска, а самая верхняя полоска отображает итого-вую информацию для всех приглашенных лиц. Синим цветом на этих полоскахотмечено уже занятое время, фиолетовым цветом отмечено то время, когдаданный участник встречи отсутствует на рабочем месте. Если по каким-либопричинам информация для данного участника отсутствует или недоступна, тосоответствующая полоска получит диагональную штриховку.Теперь нужно определить длительность встречи, а затем выбрать подходящеевремя, когда все приглашенные могут на ней присутствовать. Найти ближайшееподходящее время проще всего следующим образом: сначала указать длитель-ность встречи, скажем, один час, а затем воспользоваться кнопкой Автовыбор:

Конец собрания {2-е поле — поле времени} (1 час) Автовыбор >>

Повторное нажатие той же кнопки или расположенной слева от нее кнопки сострелками, направленными в обратную сторону (<<), позволяет автоматическиперемещать время встречи к следующему ближайшему незанятому интервалу.Когда наконец подходящее время выбрано, остается нажать кнопкуОрганизовать, и будет открыта форма для рассылки приглашения на встречу.Бланк приглашения уже частично заполнен, остается ввести только текст в поляТема и Место, а также текст сопроводительной записки в нижней части фор-мы. После этого нужно нажать кнопку Отправить — и приглашение на встре-чу будет разослано всем ее участникам.Когда приглашенный заглянет в свой почтовый ящик, он увидит в нем новоесообщение, помеченное особым графическим значком: конвертом с часами.

0. Интеграция приложений Microsoft Office 53

Раскрыв это сообщение, он увидит бланк самого приглашения. Основное отли-чие этой формы от предыдущей состоит в том, что в левой части панели инст-рументов имеются четыре дополнительные кнопки: Принять, Под вопросом,Отклонить и Календарь. С помощью этих кнопок участники могут согласить-ся на участие во встрече или отклонить приглашение, а также заглянуть в свойежедневник и проверить, насколько удачно было выбрано предлагаемое времяпроведения встречи.Если приглашенный согласен принять участие во встрече, то ему достаточнонажать одну из кнопок — Принять или Под вопросом, а затем отправить под-тверждение организатору встречи. В таком случае в ежедневнике такого участ-ника время встречи будет автоматически помечено как занятое или условно за-нятое. Разумеется, он может и отклонить приглашение, нажав кнопкуОтклонить. В этом случае организатор получит уведомление об отклоненииприглашения, и может либо спланировать проведение совещания в сокращен-ном составе, либо попытаться предпринять дальнейшие действия для переносапланируемой встречи на другое время уже описанным выше способом.

Интеграция приложений Microsoft OfficeПод интеграцией приложений Microsoft Office понимается, что несколько при-ложений (два или больше) одновременно используются для решения одной об-щей задачи. Для Microsoft Office такая ситуация является скорее правилом, чемисключением. Пока речь идет о решении простых задач, вполне хватает воз-можностей одного из имеющихся в Microsoft Office приложений, однако по ме-ре возрастания сложности решаемых задач приходится все чаще и чаще ис-пользовать несколько различных приложений одновременно.

Microsoft Binder - совместное использование приложенийOffice Binder – приложение, которое позволяет объединить документы разныхприложений в один файл (подшивку). Оно объединяет связанные документыкак обычный скоросшиватель. Таким образом можно хранить взаимосвязанныедокументы как одно целое, что упрощает пересылку и совместное использова-ние нескольких файлов. Например, для совместной обработки образующиходин отчет документа Word, листа Microsoft Excel и слайдов PowerPoint имеетсмысл поместить их в подшивку.Каждый документ пакета называется разделом. Разделы можно реструктуриро-вать, переименовывать, добавлять, удалять, прятать, распечатывать. Существу-ет возможность использовать для всех документов единообразный стиль, про-нумеровать страницы последовательно по всем документам в подшивке и вы-вести сразу все документы на печать. С документами подшивки можно такжеработать и по отдельности. Как и другие приложения Microsoft Office, Binder

54 Введение

имеет шаблоны для часто используемых комбинаций файлов. Можно использо-вать как стандартные шаблоны, так и создавать свои.При работе с подшивкой имеется ряд ограничений, связанных с невозможно-стью использования некоторых средств приложений, в которых созданы ее раз-делы. Однако, если требуется использовать эти средства, необходимо выпол-нить команду Раздел Извлечь. При этом копия указанного раздела загружа-ется в приложение, в котором он был создан. Для возврата в Binder копию раз-дела необходимо закрыть. Раздел нельзя редактировать в Binder, пока не закры-то родительское приложение. Не используются в Binder общие рабочие книгиExcel, то есть нельзя просматривать и редактировать рабочий лист Excel, еслидругой пользователь работает с данной книгой.Файлы подшивок можно использовать совместно. Можно отправить подшивкупо электронной почте нескольким пользователям (команда Файл Отправить Сообщение…), если нужно послать файл и получить отзыв(команда Файл Отправить По маршруту…). Чтобы сделать под-шивку доступной другим пользователям, можно либо использовать MicrosoftExchange, либо просто ее скопировать в общую папку. В общие файлы подши-вок, помещенные пользователем в Портфель на его рабочем столе, можновносить изменения, сделанные несколькими пользователями (команда Портфель 1R Обновить все).

Импорт данных из других приложенийВзаимодействие приложений обеспечивается поддержкой протокола динамиче-ского обмена данными (DDE), средствами ODBC и Microsoft Query.Например, Язык SQL является фактическим стандартом, принятым большинст-вом СУБД. Наличие общего языка позволяет стандартизировать работу прило-жений с источниками данных различных СУБД. Такой стандартный механизмимеется в Windows и называется ODBC (Open DataBase Connectivity).Для того чтобы некоторое приложение могло воспользоваться данными из базыданных какой-то СУБД, должен быть установлен драйвер ODBC для баз дан-ных этой СУБД. Драйвер ODBC — это динамически связываемая библиотека(dll) со стандартным интерфейсом, которая обеспечивает доступ к базам дан-ных в некотором формате. Любое приложение может обратиться стандартнымобразом к любому из установленных драйверов ODBC и получить доступ кданным в базе данных, даже если СУБД, в которой была создана база, и не ус-тановлена на компьютере.Разработчики СУБД заинтересованы в расширении возможностей доступа ксвоим базам данных, поэтому драйверы ODBC, как правило, включаются вкомплект поставки или даже поставляются бесплатно. Очень многие приложе-ния умеют обращаться к драйверам ODBC и, таким образом, обеспечиваютдоступ к данным самой различной природы.

Интеграция приложений Microsoft Office 55

В состав Microsoft Office, начиная с самой первой версии, включается прило-жение Microsoft Query, позволяющее получить доступ к любым данным, длякоторых установлены драйверы ODBC. Microsoft Query имеет собственный ин-терфейс и может использоваться как независимое приложение, но кроме того,Microsoft Query поддерживает протокол динамического обмена данными DDE(Dynamic Data Exchange) и может быть использовано для доступа к даннымлюбым приложением, которое поддерживает DDE.13

Получается гибкая схема, которая, опираясь на два стандартных механизма ииспользуя совместную работу приложений, позволяет практически любомуприложению использовать практически любые данные.Имеется пять основных приложений, плюс вспомогательные приложения —число возможных комбинаций весьма велико. Рассмотрим некоторые.

СлияниеСамой известной и типичной задачей является подготовка так называемых се-рийных писем, т.е. писем со сходным содержанием, отличающихся друг от дру-га адресом, обращением и, возможно, некоторыми деталями, зависящими отконкретного адресата. Обычно в исходной ситуации для этой задачи имеетсязаготовка серийного письма и некоторая база данных об адресатах. Суть реше-ния состоит в том, чтобы размножить письмо в нужном количестве экземпля-ров и вставить в каждый экземпляр специфическую информацию об адресате.Если заготовка письма подготовлена в Word, а база данных представляет собойтаблицу Access, Excel или адресную книгу Outlook, то решение достигаетсяочень просто с помощью Мастера слияния Word.Рассмотрим чуть-чуть другую ситуацию: пусть заготовка письма является до-кументом Word (рис. 2.3-1), но база данных не является документом Office. На-пример, пусть это будет файл в формате .dbf (рис. 2.3-2), и пусть нам нужноподготовить письма не для всех адресатов, а только для избранных по опреде-ленным критериям.

КОМУУльяновск, дата

Тема: Об организации практики на предприятиидля студентов 3-го курса, направления 522300«Информационные системы в экономике».

Уважаемый Имярек!Прошу Вашего содействия в организации производственной практики продолжитель-ностью 4 недели (с 22 июня по 18 июля 1999 года) в подразделениях экономическогопрофиля вашего предприятия для студентов 3-го курса обучения по направлению«Информационные системы в экономике».

Рис. 2.3-1. Заготовка серийного письма 13 Протокол DDE поддерживают почти все приложения Windows.

56 Введение

Рис. 2.3-2.База данных садресамив формате .dbf

Воспользуемся средством Word, которое называется "Слияние".Документ, который используется в качестве образца для тиражирования копий,называется основной документ. База данных, информация из которой использу-ется для вставки в тиражируемые копии, называется источником данных. Томесто в основном документе, в которое должна попадать определенная инфор-мация из источника данных, называется полем слияния.Начнем с того, что откроем заготовку письма.

Файл Открыть… Заготовка письма OK

Теперь воспользуемся средством Слияние: Сервис Слияние… Основной документ Создать Документы на бланке… Активное окноИсточник данных Получить данные Открыть источник данных…

Здесь возникает альтернатива. Можно выбрать в раскрывающемся списке Типфайлов подходящий вариант и нажать кнопку Открыть, а можно нажатькнопку MS Query… Сначала попробуем более простой на вид путь.

Тип файлов Файлы dBase Открыть {Окно Преобразование источника данных } Тип источника данных dBASE Files с помощью ODBC(*.dbf) ОК

Поскольку заготовка серийного письма, взятого за основу, еще не содержит ни-каких полей слияния, будет выдано следующее сообщение: "В основном доку-менте отсутствуют поля слияния. Нажмите кнопку "Правка основного докумен-та" для вставки полей слияния в основной документ".

Правка основного документа

Интеграция приложений Microsoft Office 57Появляется дополнительная панель инструментов Слияние. Теперь можноприступить к вставке в основной документ полей слияния.Для вставки в нужное место информации из источника данных служит кнопкаДобавить поле слияния на панели инструментов Слияние. Если нажать этукнопку, то раскроется список всех полей в источнике данных. Нужно простовыбрать имя поля в этом списке и в основной документ будет вставлено соот-ветствующее поле слияния.Замечание

Поля слияния можно форматировать, между ними можно вставлять пробе-лы, знаки препинания и любой дополнительный текст, но делать это нужновручную.<Ctrl>+<Home> "КОМУ" Добавить поле слияния FORMAL<Пробел> Добавить поле слияния TO<Enter> Добавить поле слияния ZIPCODE<Пробел> Добавить поле слияния CITY<Enter> Добавить поле слияния PLACE<Enter>

Адресная часть письма оформлена. Поля слияния в основном документе выгля-дят как заключенные в угловые кавычки (« ») названия соответствующих полейисточника данных. Нельзя просто ввести имя связующего поля с клавиатуры,заключив его в угловые кавычки: поле слияния — это не обычный текст!Изменим теперь в начале письма первую строку с обращением, также восполь-зовавшись полями слияния:

"Уважаемый Имярек" Добавить поле слияния FRINDLY<Пробел> Добавить поле слияния FIRSTNAME<Пробел> Добавить поле слияния SECONDNAME

Поля слияния на самом деле являются одним из видов полей Word.Основной документ готов. Остается сохранить получившийся документ:

Файл Сохранить как… Файл := Основной документ

OK

После того как текст письма дополнен всеми необходимыми полями слияния,можно приступить к следующему этапу: проверке получившихся результатов ипредварительному просмотру документа со вставленной информацией.Для просмотра можно воспользоваться специальной кнопкой Поля/данные напанели инструментов Слияние. При нажатии кнопки, Word заменит обозначе-ния полей слияния в тексте данными из первой записи соответствующей табли-цы. При проверке результата слияния можно воспользоваться расположенными

58 Введение

на панели слияния кнопками навигации в базе данных, изменяя номер записи вбазе данных, из которой вставляются связующие поля. Если нужно, можноуточнить расположение полей в тексте письма, дополнить их необходимой ин-формацией, например, пробелами или другими знаками-разделителями, и приэтом даже разрешается вносить поправки в текст, вставленный из базы данныхс помощью связующих полей слияния (вставленный текст выделен серым фо-ном).Замечание

Но исправления, сделанные непосредственно в поле слияния в окне Word,влияют только на текущее представление данных на экране, такие измене-ния нигде не сохраняются и не вносятся в базу данных, и тем самым невлияют на результаты последующего слияния! Например, если вы перемес-титесь с помощью клавиш навигации к другой записи данных, а затем вновьвернетесь к прежней записи, или же закроете документ, а потом вновь егооткроете, то информация об изменениях в тексте вставленных полей будетпотеряна. Если вы действительно хотите внести исправления в базу данныхи повлиять на результаты слияния при серийном выводе писем на печать, тонужно воспользоваться кнопкой Правка источника данных (крайняя пра-вая кнопка на панели инструментов Слияние).

Закончив просмотр результатов слияния и убедившись в том, что данные из ба-зы данных вставляются правильно, можно перейти к отбору тех записей, кото-рые удовлетворяют определенным условиям.

Сервис Слияние… Отбор записей…Появится диалоговое окно, показанное на рис. 2.3-3. Например, пусть полеYEAR в источнике данных хранит информацию о том, с какого времени даннаяорганизация существует, а на практику желательно направить студентов напредприятия, которые работают уже не менее 5 лет. На рис. 2.3-3 показано, какнадо заполнить параметры диалогового окна, чтобы отобрать нужные фирмы.

Рис. 2.3-3.Диалоговое окноОтбор записей

Когда и условия отбора заданы, в диалоговом окне Слияние можно нажать са-мую главную кнопку: Объединить. Далее с помощью открывшегося диалого-вого окна указываются параметры слияния. Например, если выбрать вариант

Интеграция приложений Microsoft Office 59Новый документ, то будет создан новый документ, в который попадут все се-рийные письма, причем каждое в свой раздел. Можно и не создавать новый до-кумент с письмами, а сразу разослать письма по электронной почте или напеча-тать на принтере.Эту задачу можно было решать, используя вторую альтернативу, то есть нажатькнопку MS Query в диалоговом окне Открытие источника данных.Для этого сначала нужно вернуться назад в исходное положение. Откройтедиалоговое окно Слияние и выполните следующие действия.

Основной документ Создать Преобразовать в обычный документ… ДаОсновной документ Создать Документы на бланке… Активное окноИсточник данных Получить данные Открыть источник данных…

Мы вернулись в ситуацию выбора источника данных. Нажмем кнопку MSQuery. Появится окно Microsoft Query (рис. 2.3-4). Теперь нужно указать пара-метры для установления связи с драйвером ODBC в целой серии диалоговыхокон. Они также показаны на рис. 2.3-4.

Рис. 2.3-4. Окно Microsoft Query и диалоговые окна параметров ODBC

60 Введение

Базы данных <Новый источник данных> ОК Задайте имя для присвоения источнику данных :=Адреса Выберите драйвер… Microsoft dBase Driver(*.dbf) Подключить… Version dBase IV Directory := <имя папки с базой данных> ОК Выберите таблицу… Адреса ОК Использовать мастер запросов ОК

В этот момент связь с драйвером установлена, и Microsoft Query переходит кформированию запроса. Будем работать с мастером, а не в ручную формиро-вать запрос.

{Создание запроса: выбор столбца} Имеющиеся таблицы и столбцы Адреса > Далее{Создание запроса: отбор данных} Столбцы для отбора YEAR YEAR Меньше или равно{Следующее поле} := 1995 Далее{Создание запроса: порядок сортировки} Сортировать по NAME По возрастанию Далее{Создание запроса: заключительный шаг} Вернуть данные в Microsoft Word Готово

После этого мы вновь оказались в окне Word: можно проверить правильностьвставки данных, менять форматирование и, наконец, выполнить фактическоеслияние.

ЗамечаниеМожно было бы не пользоваться мастером, а формировать запрос вручную— это нетрудно, потому что интерфейс Microsoft Query очень похож на кон-структор запросов Access.

СоветЕсли серийные письма по этой базе данных нужно составлять регулярно, тосохраните запрос на последнем шаге мастера. Это избавит вас от необходи-мости каждый раз повторять всю процедуру заново.


СоветЕсли у вас имеются старые данные в формате .dbf, то переведите их в фор-мат Access с помощью средств импорта Access. Хранить данные в устарев-ших форматах имеет смысл только, если вы продолжаете использовать ста-рые приложения MS-DOS.

Microsoft Query является удобным универсальным механизмом для полученияданных из любых баз данных, для которых имеется драйвер ODBC. По сравне-нию со средствами отбора данных, встроенными в диалоговое окно Слияние,средства Microsoft Query намного мощнее. Microsoft Query позволяет не толькопроизвольным образом сортировать и фильтровать данные, но и связывать не-сколько таблиц в запросе, проводить статистические вычисления (например,суммы и средние) и многое другое.Замечание

Все приложения Microsoft Office 97 умеют использовать источники данныхODBC напрямую, без помощи Microsoft Query. Формально говоря, MicrosoftQuery не нужен в Microsoft Office 97. Это приложение включено в составпакета по традиции.

КартыПредставление различной информации с помощью карт известно давно. В со-ставе Microsoft Office для работы с картами имеется вспомогательное приложе-ние - программа редактирования географических карт Microsoft Map.Совет

Для того чтобы Microsoft Map правильно интерпретировал данные, требует-ся, чтобы в данных присутствовали географические названия, известные Mi-crosoft Map.

При установке Microsoft Map в составе Microsoft Office записывается на жест-кий диск файл с примерами. Это рабочая книга Mapstats.xls, которая содержиттаблицы статистических данных о народонаселении стран мира.

62 Введение

Рис. 2.3-5.Часть рабочего листа сотдельнымидемографическимиданными

И так, имеется рабочий лист Excel с данными, представленными на рис. 2.3-5, инужно поместить в документ Word географическую карту, отражающую этиданные в графической форме.Откроем документ Word, введем необходимый начальный текст и приступим крешению задачи о карте.

Вставка Объект… Тип объекта Microsoft Map (сбросить) Поверх текста ОК

Будет запущено приложение Microsoft Map, и поскольку оно поддерживаетOLE 2, меню и панели инструментов Word будут заменены меню и панельюинструментов этого приложения.14 Появится картинка с пояснительной надпи-сью, что делать дальше.

Вставка Внешние данные… Выберите источник данных Microsoft Excel ОК Mapstats.xls

{файл находится в C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Datamap\Data\} Открыть

14 Данное приложение разработано фирмой MapInfo и включено в состав MicrosoftOffice 97 по соответствующему соглашению. MapInfo поставляет по запросу допол-нительные карты и средства работы с ними, совместимые с входящими в состав Mi-crosoft Office.


Мы оказываемся в среде Excel и можем сделать то, что требуется — указатьдиапазон.15

Укажите диапазон… :=$B$3:$B$16;$BH$3:$BI$16;$BQ$3:$BQ$16

ОКСнова оказываемся в окне Word (в котором сейчас выполняется Map). Прило-жение Map само догадалось по нашим данным, какую карту мы хотим исполь-зовать.

Европа ОКПосле секундной задержки появляется вполне понятная карты Европы, дажераскрашенная в соответствии с данными, и панель инструментов ЭлементMicrosoft Map.Теперь с помощью панели инструментов Элемент Microsoft Map и командыменю можно уточнить параметры отображения данных на карте. Применимцветовую заливку для отображения числа работников в разных странах Европы,а соотношение между взрослыми и детьми покажем с помощью круговых диа-грамм. Для этого нужно перетащить соответствующие элементы в правое ниж-нее окно на панели инструментов Элемент Microsoft Map (рис. 2.3-6). Крометого, изменено расположение легенды и пропорционально увеличен размеркарты. Все эти операции легко выполняются простым перетаскиванием с по-мощью мыши.

Рис. 2.3-6. Созданная карта и панель инструментов Элемент Microsoft Map 15 Удобнее сделать это мышкой. И так как в примере диапазон состоит из несвязан-ных частей, не забудьте держать нажатой клавишу Ctrl при выделении этих частейнужного диапазона.

64 ВведениеЭтот пример демонстрирует самую настоящую совместную работу приложе-ний: Excel поставляет данные, Microsoft Map обрабатывает, а Word принимает.В процессе работы происходят автоматические перепрыгивания из одного при-ложения в другое по мере надобности, и это не требует со стороны пользовате-ля никаких усилий.

ПроектыОдним из самостоятельных приложений, разработанных фирмой Microsoft встиле Microsoft, но не входящих (пока) в состав пакета является приложенияMicrosoft Project. Project – это средство руководства проектом, которое позво-ляет спланировать выполнение проекта, в том числе определить задачи, соста-вить расписание и выделить ресурсы, контролировать ход выполнения проекта.Используя Project, можно улучшить планирование, то есть максимально при-близить фактическое и планируемое время на реализацию проектов.Microsoft Access – мощная система управления базами данных, в которой име-ются более совершенные средства сравнения с анализа информации. Чтобы имивоспользоваться, можно сохранить проект в формате базы данных. Для этогонужно выполнить следующие команды.

Tools Multiple Projects Save to Database

{Сервис/Проекты/Сохранить в базе данных}Появится диалоговое окно Select Data Source (Выбор источника данных).

MS Access 97 Database

OK

Появляется диалоговое окно Select Database (Выбор базы данных), в которомнужно выбрать существующую базу данных. Если в этой базе данных нет тре-буемых таблиц, то выводится запрос на их создание. Иначе отображается за-прос на замену таблиц.В преобразованной базе данных можно создать объекты Access, необходимыедля анализа проекта. А также, есть возможность сохранить проект из Access беззапуска Project.

Поддержка технологий для Intra- и Inter-сетейУже упоминалась технология OLE. Это технология контейнер/объект, позво-ляющая вклеить электронную таблицу Microsoft Excel в документ MicrosoftWord и создать составной документ. Когда термин OLE стал обозначать боль-ше, чем составные документы, для обозначения дополнительных возможностейбыл введен новый термин – ActiveX.Основная идея механизмов, на которых ба-зируются OLE и ActiveX, заключается в том, что документ контейнер (напри-мер, Word) содержит серверные объекты (в нашем примере Microsoft Excel),которые не делают ничего особенного, кроме как «сидят тихо и выглядят хо-рошо», до тех пор пока пользователь не захочет отредактировать серверный


объект – тут сервер берет управление интерфейсом на себя и становится (болееили менее) активным приложением. Тогда пользователь не только видит менюи панели инструментов Microsoft Excel вместо аналогичных элементов Word,но и получает доступ у функциям Excel из документа Word. Модель ActiveX –это просто расширение исходной модели OLE со специальными надстройкамидля Internet (или, если точнее, для броузеров типа Internet Explorer, которыеспособны быть контейнерами или «оболочками» для документов ActiveX).Наиболее значительным отличием является то, что OLE контейнер определяетповедение на уровне документа (например, заголовки Word используются вовнедренных электронных таблицах Excel), тогда как контейнер ActiveX – этопросто рамка, а поведение на уровне документа определяется самим объектомActiveX.Что такое документ ActiveX? Нужно сказать, что эта технология сначала поя-вилась в приложении Microsoft Binder, входившем в состав Microsoft Office 95,а теперь можно считать все документы Microsoft Office документами ActiveX.Это значит в конечном счете, что Internet Explorer может загружать любые до-кументы Office и его эволюция идет в том направлении, что постепенно InternetExplorer исчезнет, и можно будет отредактировать любой документ ActiveX –хоть Word, хоть Excel, хоть HTML на локальном диске, сетевом диске или вInternet – с помощью броузера общего назначения, который заменит собойПроводник Windows. И в конце концов, для этого броузера не будет различиймежду обращением к файлу, принтеру или сети. Сейчас Internet Explorer можетнапрямую открывать, просматривать и редактировать документы Office, хотянекоторые команды и не доступны.Возможности приложений Microsoft Office для интрасетей включают утилитыдля создания и настройки Web-страниц, в которые входят такие средства какдиалоговое окно Добавить гиперссылку, панель инструментов Web и под-держка простых способов взаимодействия с узлами HTTP и FTP для управле-ния файлами, а также инструменты для программирования.

ГиперссылкиВ Microsoft Office можно быстро создать гиперссылку, указывающую на любойфайл или документ в локальной папке, в сети, на FTP- или Web-узле. Все при-ложения пакета включают общий интерфейс создания гиперссылок.

Вставка Гиперссылка…В диалоговом окне Добавить гиперссылку нужно задать путь к документу, накоторый будет указывать ссылка (это может быть адрес в Интернет, локальныйдокумент или документ интрасети), и имя объекта в этом документе. Задавфайл-адресат, можно просмотреть список объектов в документе и задать гипер-ссылку на один из них. Именованные объекты могут быть текстом, изображе-нием или документом ActiveX, как, например, диаграммы Microsoft Chart илиобъекты WordArt. Если задается ссылка на документ Word, то объектом можетбыть любая закладка (например, абзац или заголовок). В презентации

66 Введение

PowerPoint можно сослаться на отдельный слайд. Для рабочих книг MicrosoftExcel может быть задан лист книги, ячейка, несколько ячеек или именованнаяобласть. В Microsoft Access ссылку можно определить на таблицу, запрос, отчетили форму.Во всех приложениях Microsoft Office можно поместить в файл как гиперссыл-ку содержимое буфера обмена. Для этого сначала нужно сохранить исходныйфайл. Затем, скопировать в нем нужную область в буфер обмена и выполнитькоманду Правка Вставить как гиперссылку в файле-адресате. Содержимоебуфера обмена будет вставлено в новый файл в исходном формате. Например,скопированная таблица будет вставлена и как таблица, и как гиперссылка нафайл, содержащий ее.Добавлять гиперссылки можно и с помощью мыши. Для этого нужно щелкнутьправой кнопкой мыши на выбранном объекте, перетащить его в целевой файли, отпустив кнопку мыши, выбрать команду контекстного меню Создатьгиперссылку. И не нужно создавать закладку или именованную область, таккак Microsoft Office сам сгенерирует уникальный идентификатор. При этом ес-ли перетаскиваемый объект был текстом, то он появится как текст гиперссыл-ки; если это было изображение, то оно будет выведено как гиперссылка. Можноизменить эти текст или изображение, для чего нужно выбрать гиперссылку иотредактировать ее.

Панель WebПанель Web превращает приложения Microsoft Office в броузер. С ее помощьюможно проверить все переходы по созданным гиперссылкам в любом файле Of-fice, не запуская в Internet Explorer, так как панель инструментов Web предос-тавляет все основные возможности броузера. Панель содержиткнопки переходов (это кнопки Назад, Далее, Остановить переход,Обновить текущую страницу, Начальная страница, Найти в Web, которыеработают как в настоящем броузере),папку Избранное (это полнофункциональный список, позволяющий осуществ-лять переходы к определенным узлам, а также редактировать и пополнять егосодержимое; этот список разделяется всеми приложениями Microsoft Office исамим Internet Explorer, поэтому любые изменения, сделанные в данной папке водной программе, затронут весь пакет),список Адрес (это список десяти последних посещенных вами адресов, он так-же является разделяемым),кнопку Отображать только панель Web (эта кнопка скрывает все панелиприложения Microsoft Office кроме панели Web),кнопку Переход (пункты меню этой кнопки дублируют функции других кно-пок на линейке инструментов, но кроме того здесь имеются команды дляуправления начальной страницей и страницей поиска).


Для настройки начальной страницы и страницы поиска следует открыть файл,который вы хотите использовать в качестве начальной страницы или страницыпоиска, а затем выполнить команду:

Переход Установить начальную страницуили Переход Установить страницу поискаУправление файламиПриложения Microsoft Office имеют некоторые удобные функции управленияфайлами, помогающие при взаимодействии с файлами интрасети и Web-узлов.Это расширение свойств файлов (команда Файл Свойства), возмож-ности открытия и сохранения файлов на Web-узлах, поддержка взаимодействияс узлами FTP.Диалоговое окно Свойства имеет новые поля – База гиперссылки иНазвание, которые можно использовать для задания базы всех гиперссылок втекущем файле или базе данных. При вставке в документ гиперссылки путь кместу назначения гиперссылки может быть задан как абсолютная ссылка. Приэтом указывается полный адрес места назначения, например, c:\MyDocuments\Sales.doc. Путь к месту назначения может быть относительнойссылкой. Относительная ссылка очень удобна, если файл, содержащий гипер-ссылку, или файл назначения предстоит копировать в другой каталог. Для из-менения пути относительной ссылки устанавливают для документа базугиперссылки. Кроме того, для Microsoft Excel, PowerPoint и Word значение по-ля Название имеет двойной смысл – оно используется и в качестве названиястраницы, выводящегося в заголовке окна Internet Explorer. Для базы данныхMicrosoft Access оно становится названием формы, таблицы или отчета, пуб-ликуемого в Web.Стандартные диалоговые окна Office могут служить для открытия и сохранениядокументов Microsoft Office и файлов HTML в Web. Для этого нужно простоввести полный адрес необходимого документа как для его открытия, так и дляего сохранения (например, http://intranet.micromodeling/com/Policies.HTML).Работать с FTP-узлами можно в Microsoft Office следующим образом:Добавлять FTP-узел в список в диалоговом окне Открытие документа и изме-нять идентификатор и пароль для FTP-узла.

Файл Открыть Папка Добавить/изменить адреса FTP

И в одноименном диалоговом окне можно задать (изменить) название узла ипараметры соединения.Открывать/сохранять документы на FTP-узле.

Файл Открыть (или Сохранить) Папка <нужный узел>

Или просто ввести полный адрес в поле Имя файла.

68 Введение

(См. параграф 1.3.1 "Интерфейс Microsoft Office")

D:\Users\Rifat\current\Евсеева\Of-14_1\Of01.docD:\Users\Rifat\current\Евсеева\Of-14_1\Of02.doc

C:\TEMP\MSOf\Of05.doc

105

Литература

1. Винтер Р., Винтер П. Microsoft Office 97 в подлиннике (в 2-х томах) / Пер. сангл.– СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1997. – 640 с. (том 1), 656 с. (том 2).

2. Гиффорд Двайн и др. Access 97. Энциклопедия пользователя: Пер. с англ. –К.: НИПФ "ДиаСофт Лтд.", 1996. – 640 с.

3. Карберг К. Бизнес-анализ с помощью Exсel – М.: Диалектика, 1997. –500 с.4. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе – СПб.:

BHV – Санкт-Петербург, 1997. – 176 с.5. Курицкий Б.Я. Поиск оптимальных решений средствами Excel 7.0 в приме-рах – СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1997. – 384 с.

6. МакФедриз Пол и др. Microsoft Office 97. Энциклопедия пользователя: Пер.с англ. – К.: НИПФ "ДиаСофт Лтд.", 1996. – 800 с.

7. Новиков Ф, Яценко А. Microsoft Office 97 в целом – СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1998. – 624 с.

8. Новиков Ф, Яценко А. Microsoft Office в целом – СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1995. – 234 с.

9. Пэдвик Г. Microsoft Outlook 97 в подлиннике / Пер. с англ.– СПб.: BHV –Санкт-Петербург, 1997. – 752с.

10. Секреты создания интрасетей. – СПб.: Питер, 1998. – 592 с.11. Чарлзуорт Сью, МакФедриз Пол и др. Microsoft Office 95. Энциклопедияпрользователя: Пер. с англ. – К.: НИПФ "ДиаСофт Лтд.", 1996. – 656 с.

Предметный указатель

AAnimated Cursors .................................. 20

CClipArt Gallery ...................................... 31

DdBASE ................................................... 36DDE ..................................... 26, 35, 55, 74drag and drop ......................................... 17drag-and-drop .................................. 29, 72

FFoxPro.................................................... 36

GGUI ........................................................ 15

LLotus 1-2-3....................................... 36, 74

MMapInfo ................................................. 63Microsoft Camcorder............................. 12Microsoft DOS....................................... 14Microsoft Equation .......................... 12, 31Microsoft Exchange ............................... 50Microsoft Exchange Server ................... 80Microsoft FrontPage ........................ 12, 65Microsoft Graph..................................... 12Microsoft Internet Information Server .. 92Microsoft Mail ....................................... 50Microsoft Map ................................. 12, 62Microsoft Organization Chart.......... 12, 31Microsoft PowerPoint Viewer ............... 12Microsoft Project ............................. 12, 65Microsoft Publisher ............................... 12Microsoft Query......................... 12, 55, 61

Microsoft WordArt .......................... 12, 31Microsoft Works.................................... 36MS DOS................................................. 36MS-DOS ................................................ 62

NNorton Commander ............................... 37

OODBC .............................................. 55, 62OLE................................ 26, 30, 32, 35, 63

QQuattroPro.............................................. 36

SSchedule+............................................... 50SQL........................................................ 55

WWordPerfect ........................................... 36WYSIWYG............................................ 70

ААвтоархивация ..................................... 86Автозагрузка......................................... 21Автозаполнение ................................... 74Автосохранение ............................. 70, 71Автофильтр........................................... 92Администратор рабочих групп .......... 47Адресная книга .................................... 51АРМ......................................................... 9Архивариус........................................... 94

ББлокировкавложенного документа ..................... 40

Буфер обмена ........................... 28, 31, 37

105

ВВерсии документа ................................ 39Вложенный документ.................... 40, 41Всплывающиеподсказки ........................................... 19

Вставкаобъекта ............................................... 29текста ................................................. 70

Выделениеобъектов............................................. 18расширенное...................................... 19

ГГлавный документ ............. 37, 38, 40, 41Графический интерфейс пользователя

...................................................... 14, 15Группированиеэлементов........................................... 88

ДДелопроизводство ...................... 9, 10, 12Диаграммаорганизационная ............................... 31

Диалоговое окноАрхивариус........................................ 95Вставка объекта ................................ 31Исправления ...................................... 39Конфликт записи .............................. 49Мастер текстов.................................. 36Отбор записей ................................... 59Параметры ......................................... 91Параметры страницы.................. 74, 94Планировщик собрания ................... 51Поля.................................................... 87Смена значка ..................................... 33Создание базы данных с таблицами47Специальная вставка ........................ 29

Динамический обмен данными .... 26, 27Диспетчер Microsoft Office ................. 21Документосновной ............................................ 57

Документо-ориентированная среда ... 13Драйвер

ODBC ................................................. 55

ЗЗагрузка

надстройки......................................... 75Запроск источнику данных.......................... 61

Запускприложения ....................................... 22

ИИнформационная служба .................... 78Исправления ......................................... 39Источник данных ................................. 57

ККонтейнер ............................................. 26Конфигурация

Outlook ............................................... 79Копированиеглавного документа .......................... 41

Курсорввода................................................... 37

Курсор ввода ........................................ 28

ММастерконференции...................................... 43слияния .............................................. 56текстов ............................................... 36

Менюконтекстное ........................... 15, 19, 23

ННадстройка ........................................... 75Настройкапредставлений ................................... 86

ООбновлениеданных................................................ 42

Образецзаголовка............................................ 78заметок ............................................... 78раздаточных материалов .................. 78слайда ................................................. 78

Общие книги ........................................ 42Объединениеисправлений ...................................... 39

Объектно-ориентированный подход . 13Организационная диаграмма .............. 31

74 Предметный указательОсновной документ ............................. 57

ППанель Microsoft Office..................... 21Панель инструментовГлавный документ ............................ 40плавающая ......................................... 14Слияние.................................. 57, 58, 59Структура .......................................... 40фиксированная .................................. 14Элемент Microsoft Map .................... 64

Перетаскиваниемышью ............................................... 17

Печатьдокумента .......................................... 70документов ........................................ 59

Подстановкашрифтов ............................................. 70

Поисктекста ................................................. 92

Полеслияния .............................................. 57

Приложениеисточник ............................................ 26приемник ............................... 26, 30, 31

Примечания .......................................... 39Проверкаграмматики ........................................ 96орфографии ....................................... 96

Проводник ............................................ 41

РРазделениебазы данных ...................................... 46

Редактированиена месте.............................................. 32

РедакторVisual Basic........................................ 94

РеестрWindows............................................. 98

Режим просмотраглавного документа .......................... 40обычный............................................. 41

ССвойствадрайвера принтера ............................ 71

Связь и внедрение объектов ... 26, 27, 34Слияние........................................... 56, 57СлужбаЛичная адресная книга ..................... 80личных папок .................................... 79Почта Интернета ............................... 80почтовая ............................................. 79

Созданиедокумента .......................................... 22оглавления ................................... 40, 41предметного указателя ..................... 40элемента ............................................. 22

Сортировка ........................................... 38элементов........................................... 89

Сохранениедокумента .......................................... 58

Справкаконтекстная ....................................... 19

Стильссылки ................................................ 74

Структурадокумента .......................................... 40

СУБД ..................................................... 55

УУстановканадстройки......................................... 75принтера............................................. 71

ФФайлрабочей группы ................................. 47

ФильтрAccess ................................................. 92

Функциярабочего листа................................. 100

ШШаблон

NORMAL.DOT.................................. 41документа .......................................... 41пользователя...................................... 71рабочей группы ................................. 71

ШрифтTrueType............................................. 71

105

ЭЭлементуправления................................... 14, 24

Элементы Outlookгруппировка....................................... 88сортировка ......................................... 89фильтрация ........................................ 89