คู่มือการใช้งานระบบ mis : ระบบการเงิน

คมอการใชงานระบบ MIS : ระบบการเงน งานพฒนาระบบสารสนเทศ สำนกคอมพวเตอร มหาวทยาลยมหาสารคาม

ADVANCE VISION SYSTEMS: FINANCE 3-1

ส า ร บ ญ

ก าหนดขอมลพนฐาน................................................................................................... 3

เจาหน/ลกหน ......................................................................................................................................... 3

รหสวสด - ครภณฑ ................................................................................................................................. 5

ประเภทใบส าคญ .................................................................................................................................... 7

งานการเงน ................................................................................................................. 8

ใบเบก/ยม/คนเงน ................................................................................................................................... 8

การบนทกขอมลใบเบก/ยม/คน ................................................................................................................ 9

การบนทกรายการเบก/ยม ...................................................................................................................... 11

อนมตใบเบก/ยม ................................................................................................................................... 12

ยกเลกใบเบก/ยม/คนเงน ........................................................................................................................ 13

การพมพใบเบก/ยม/คนเงน .................................................................................................................... 13

บนทกรบรหนสน ................................................................................................................................. 14

การบนทกขอมลรบรหนสนหรอใบรบ ................................................................................................... 15

การบนทกรายการหนสน ....................................................................................................................... 15

อนมตและยกเลกใบรบ .......................................................................................................................... 16

ฎกา ..................................................................................................................................................... 17

การบนทกฎกา ...................................................................................................................................... 18

ออกเลขทจาย ........................................................................................................................................ 19

เปลยนเลขทฎกา.................................................................................................................................... 21

คดลอกฎกา .......................................................................................................................................... 21

คลงรบฎกา ........................................................................................................................................... 22

ใบส าคญ .............................................................................................................................................. 23

การบนทกขอมลใบส าคญ ...................................................................................................................... 23

การบนทกรายการใบส าคญ .................................................................................................................... 24

อนมตและยกเลกใบส าคญ ..................................................................................................................... 27

การพมพใบส าคญ ................................................................................................................................. 27

รบเชค .................................................................................................................................................. 27


C H A P T E R 3

ระบบการเงน

ในระบบการเงนของ MIS จะควบคมดแล และตดตามการใชเงนไดทงในมตหนวยงาน มตกองทน และมตแผนงาน ไมวาจะเปนเรองการเบกจายเงน การยมคนเงน งานเงนเดอน และยงสมพนธกบงานการลงบญชและรายงานการใชเงนของระบบงบประมาณดวย สงหนงทส าคญตอระบบการเงนแบบ 3 มตคอจะตองบอกไดเสมอวาเงนทใชจายนนเปนเงนตามงบประมาณใด เพอทจะสามารถสรปรายจายตามงบประมาณทตงไวได

การท างานของระบบบญชจะแบงงานออกเปนหลายๆงาน โดยจะขอแบงดงน

งาน ค าอธบาย ก าหนดขอมลพนฐาน ท าการบนทกขอมลพนฐานทจ าเปน หรอเรยกวาขอมลระบบ เชน ขอมลเจาหน/

ลกหน (ใชงานรวมกบระบบอนๆ) เปนตน

งานการเงน เปนสวนของการยม/คนเงนทดรองราชการ การเบกจายเงนงบประมาณ และจดท าใบส าคญตางๆ คมทะเบยนลกหน/เจาหน และสงผานขอมลตอไปยงบญชโดยการลงบญชอกดวย นอกจากนยงมการเกบทะเบยนเชครบ/จายอกดวย

งานเงนเดอน ใชในการเกบขอมลเงนเดอนของบคลากรในมหาวทยาลย,การค านวณเงนเดอน และเงนรายไดสทธในแตละเดอน

รายงานการเงน เปนรายงานเกยวกบการเบกจายเงนและการยมคนเงนตามใบขอและใบส าคญ รายงานเจาหน/ลกหน เปนรายงานเกยวกบงานการเงนในการดแลเรองทะเบยนเจาหน/ลกหน

รายงานเงนเดอน ออกรายงานเกยวกบงานเงนเดอน เชนใบแจงรายการจายเงนเดอน(Slip) และสรปรายไดของบคลากร

อกสงหนงทผใชจะตองท าความเขาใจ คอ งานจดซอ/จดจางจนถงการจายเงน(งานการเงน) รวมถงการขอยมเงนทดรอง เบกจายเงน แตละขนตอนจะมเปลยนแปลงสถานะภาพของเงนไปเรยงตามล าดบไดดงน

1. กอนผกพน หมายถงจ านวนเงนทไดท าการขอใชแลว โดยการท าใบขอซอ/จาง/ผลต รวมถงการเบก/ยมเงนดวย

2. หลงผกพน หมายถงเงนสวนทไดท าการสงซอ/จางแลว โดยการท าใบสงซอ/จาง/ผลต (ในงานการเงนจะขามขามขนตอนนไป)

3. จายแลว หมายถงจ านวนเงนทจายจรงโดยงานการเงนแลว

เมอ LOG IN เขาสระบบบญชแลวจะเหนเมนหลกในการท างานดงรป

3


ก าหนดขอมลพนฐาน ในทนขอมลพนฐาน คอขอมลทมการใชรวมกนจากหลายๆสวนงานหรอขอมลทไมไดมการเปลยนแปลงบอยนก เชน ลกหน/เจาหน เปนตน จงแยกงานสวนนออกมาท ากอนการเรมงานสวนอนๆ

เจาหน/ลกหน

ขอมลเจาหน/ลกหนจะรวบรวมรายชอบคคลอางองทสามารถเปนลกหนหรอเจาหนของระบบ MIS ไดทงจากภายในมหาวทยาลย (อาจเปนลกหนเมอยมเงนทดรอง แตเปนเจาหนกอนทจะไดรบเงนเดอน เปนตน) และจากภายนอกมหาวทยาลย (อาจเปนบรษทหรอรานคาทมหาวทยาลยท าการซอ/จางดวย) โดยแบงออกคราวๆดงน

รหส ประเภทบคคล ค าอธบาย 1 ขาราชการ ขาราชการของมหาวทยาลย 2 พนกงานมหาวทยาลย เจาหนาทหรอลกจางประจ าของมหาวทยาลย

3 ลกจางชวคราว ลกจางชวคราวของมหาวทยาลย 4 บคคลภายนอก รานคาหรอผประกอบการ (ทจะเปนเจาหน)

5 หนวยงานราชการ หนวยงานราชการอนๆทมหาวทยาลยตดตอดวย และแบงสถานะของแตละบคคลเปน

รหส สถานะของบคคลอางอง


รหส สถานะของบคคลอางอง 1 ตดตอ 2 ขาดการตดตอ 3 BLACKLIST (มประวตไมด เชน ทงงาน เปนตน)

ในการบนทกเจาหนหรอลกหนทเปนบคคลภายในทมรหสพนกงาน นอกจากจะตองระบขอมลทวๆไปแลว จะตองระบรหสพนกงานดวย


รหสวสด - ครภณฑ

กอนทผใชจะบนทกทะเบยนครภณฑ หรอบนทกรบวสดไดนนจะตองก าหนดรหสวสด - ครภณฑเสยกอน โดยมาทหนาจอนแลวเลอกทะเบยน ซงมดงน

รหส ทะเบยน ค าอธบาย เมอตรวจรบ 1 วสด รายการวสด เพมรายการรบวสด, ลง

Stock และลงบญช

2 ครภณฑ ทะเบยนสนทรพย หรอทะเบยนครภณฑ ลงทะเบยนครภณฑโดยสรางหมายเลขครภณฑให, ลง Stock และลงบญช

3 งานจาง งานจางตางๆ เชน คาจางเหมาท าความสะอาด เปนตน

ลงบญช

4 รายการปรบลด, ไมระบ

รายการปรบลดทท าในระบบหรอรายการทไมสามารถระบได หรอไมตองการใหลงทะเบยนสนทรพย

ลงบญช

5 รายการเชา รายการเชาอาคาร สถานท หรอสนทรพยอนๆ

ลงบญช

6 รายการซอมบ ารง

รายการซอมบ ารงสนทรพย ลงบญช

9 สาธารณปโภค คาสาธารณปโภค เชน คาน า คาไฟ คาโทรศพท เปนตน

ลงบญช


เลอกหมวดวสด-ครภณฑ ใน Datasheet จะแสดงรายการวสดหรอครภณฑทมอยกอน หากตองการเพมสามารถท าไดโดยบนทกเพม โดยจะเปนตวเลข 6 หลก มความหมายดงน

2 หลกแรก หมายถง รหสหมวดวสด-ครภณฑ

4 หลงสดทาย หมายถง เลขล าดบทของวสด-ครภณฑของหมวดนนๆ

และมขอมลอนทตองระบดงน

ขอมล ค าอธบาย หมายเหต ค าอธบาย ชอกลมวสด - ครภณฑ หนวยนบ หนวยนบของวสด - ครภณฑ แบบการลงบญช เชอมกบรปแบบในการลงบญชท

ก าหนดไวกอนแลวโดยงานบญช หากไมระบเมอตรวจรบหรอตงหนจะไมสามารถท าไดเนองจากหารหสบญชไมพบ

จ านวนขนต า จ านวนขนต าทควรมอย ในงานการเงนไมจ าเปนตองระบ เนองจากไมตองน าไปใชในการเพมวสดหรอครภณฑ

ราคากลาง ราคากลางของวสด - ครภณฑนนๆ รหสบญชเดบตคาเสอม รหสบญชทจะลงรายการเดบตและ

เครดตเมอท ารายการหกคาเสอมสะสม ก าหนดเฉพาะครภณฑ

รหสบญชเครดตคาเสอม

วธตดคาเสอม วธทจะใชในการค านวณคาเสอม อายครภณฑ (วน) อายครภณฑ คดเปนจ านวนวน ราคาต าสด มลคาซากของครภณฑ รปแบบครภณฑ วธกระจายหมายเลขครภณฑ


ประเภทใบส าคญ

เปนการก าหนดประเภทของเอกสารใบส าคญทงหมดของระบบ โดยสามารถก าหนดสมดบญชทจะลงบญชเมอมการอนมตใบส าคญแลว และก าหนดแหลงเงนทเปนคาตงตนในการท างานของหนาจอใบส าคญจาย


งานการเงน

ใบเบก/ยม/คนเงน

หนาจอนจะแบงออกเปน 3 สวน คอ

1. สวนปงบประมาณและเลขทเอกสาร

2. สวนของใบเบก/ยม

3. สวนของรายการในใบเบก/ยม ซงแบงออกเปน 4 Tab ดงน

I : รายการขอซอ/จาง/ผลต และอนๆ

C : รายชอคณะกรรมการตรวจรบ

S : รายชอรานคาทเสนอราคา

D : อางองรายการปรบลดเงนงบทใช

หมายเหต

ใน Tab C, S และ D ไมจ าเปนตองานการเงน

การยมเงนนน ถอวาเปนการกนเงนไวใชแลว ซงจะถอวาไมสามารถน าเงนตามจ านวนทเกดขนไปใชอกได


การบนทกขอมลใบเบก/ยม/คน

ทสวนปงบประมาณและเลขทใบเบก/ยม ผใชจะตองระบ 3 สงคอ ปงบประมาณ ประเภทเอกสาร และเลขท เพอทจะน าขอมลทง 3 มาประกอบกนเปนเลขทใบเบก/ยม

หากมขอมลใบเบก/ยมนนๆแลว จะแสดงขอมลทหนาจออก 2 สวน แตหากไมมกสามารถเพมเอกสารโดยกดปม {+} เพอเพมเอกสารเลขทถดไป กด {<} เพอเลอนไปเอกสารใบกอนหนา และกด {>} เพอเลอนไปเอกสารใบถดไป


การก าหนดงวดบญชใหก าหนดเปน ปงบประมาณ 4 หลก ตามดวยเดอนอก 2 หลก เชน 254708 จะหมายถง ปงบประมาณ 2547 เดอนสงหาคม

จ านวนเงนจาย และจ านวนเงนคน เรมตนจะมคาเปน 0 แตจะเปลยนไปเมอมการจดท าใบส าคญยมเงนทดรอง และใบส าคญคนเงนทดรอง ตามล าดบ

ประเภทใบเบก/ยมจะเปนการแบงแยกการคมเลขทใบขอดวย ดงนนจงมกแบงตามงบทใชดวย โดยแบงไดดงน

รหส ประเภท อธบาย 51 ยมเงนทดรอง ใบยมเงนทดรองราชการ 52 คนเงนทดรอง ใบคนเงนทดรองราชการ 53 ยมเงนสดยอย ใบยมเงนสดยอย ส าหรบใชจายเบดเตลด 54 คนเงนสดยอย ใบคนเงนสดยอย 61 เบกเงนงบประมาณ ใบเบกใชเงนงบประมาณแผนดน 62 เบกเงนรายได ใบเบกใชเงนรายได 71 จายเงนเดอน เอกสารอางองจากงานเงนเดอน 91 คาสาธารณปโภค เบกเงนคาสาธารณปโภค


การก าหนดรหสประเภท ตองอยในชวง 51 ถง 99 เทานน

ในการด าเนนการเบก/ยมเงนนน มสถานะการท างานดงน

รหส สถานะ W ด าเนนการ (เปนเรมตน) S อนมต (มผลอนมตตามค าขอ เปนการกนเงนและสถานะภาพกอนผกพนในระบบงบประมาณ) V ยกเลก(ยกเลกใบเบก/ยม แตไมสามารถยกเลกใบเบก/ยมทจดท าใบส าคญและจายเงนแลวได)


เมอบนทกขอมลใบเบก/ยมผใชควรใสขอมลใหครบหรอมากทสด โดยเฉพาะเจาหน/ลกหนในทนหมายถงผ ทมาเบกหรอยม โดยเมอเคอรเซอรไปอยทชองเจาหน/ลกหนแลวกดแปน [Space Bar] เพอใชหนาจอคนหา

เมอระบรหสเจาหน/ลกหนแลวระบบจะดงขอมลหนสนทบคคลนนมกบมหาวทยาลย และแสดงสรปยอดเงนในหนาจอสวนน เพอเจาหนาทผท ารายการจะไดสามารถตรวจสอบและตดสนใจไดวาบคคลนสามารถท ารายการหนสนกบมหาวทยาลยไดอกหรอไม

นอกจากนแลวยงอาจมขอมลอางองในกรณทเปนการคนเงนทดรองหรอคนเงนสดยอย ซงจะตองอางองใบขอยมเงนทดรองหรอใบยมเงนสดยอย และงานจายเงนเดอนซงจะตองอางองงวดเดอนทจายเงนเดอนดวย

เอกสารอางอง ตวอยาง อางองเลขท

หมายถง

11 : งานเงนเดอน 254410 เปนเอกสารการจากงานเงนเดอน ส าหรบเงนเดอนตลาคม 2544

51 : ใบยมเงนทดรอง 1/2544-51 เปนการคนเงนทดรองตามรายการในใบยมเงนเลขท 1/2544 53 : ใบยมเงนสดยอย 1/2545-53 เปนการคนเงนตามทไดเบกในใบยมเงนสดยอยเลขท 1/2545

เมอมการอางอง "51 : ใบยมเงนทดรอง" และเลขทใดๆแลว โปรแกรมจะตรวจสอบวาขอมลตรงกบลกหนทผใชใสไปหรอไม หากไมตรงระบบจะแสดงขอความเตอนและจะเปลยนแปลงลกหนใหตรงกบใบยมนนๆ และเพมรายการใน Datasheet ให แตหากขอมลตรงกนโปรแกรมจะเพมรายการทยงคางน าสงคนมาเพมใหโดยอตโนมต กรณทการคนเงนไมครบตามจ านวนทยมจงจะแกไขจ านวนเงน จะสงเกตไดวาจ านวนเงนทระบบเพมรายการใหจะเปนจ านวนลบเนองจากเปนการคนเงนนนเอง ถาผใชไมท าเปนจ านวนลบขอมลจะเทากบเปนการเพมหน


การยมเงนทดรองราชการ จะใชงบประมาณเงนรายได ทตงไวเปนงบเงนยมทดรองราชการใหแตละคณะหรอหนวยงานใช

การคนเงนทดรองราชการ กจะคนเงนตามรหสงบประมาณเดมทยมไป แตผใชจะตองท าใบเบกเพอประกอบการใชจายงบประมาณควบคกบการเขยนฎกา

บรรทดทเปนตวเลขสแดงจะแสดงจ านวนรายการและยอดเงนทเจาหน/ลกหนผนน คงคางช าระเงนคน จากรปแสดงวาลกหนรายนคงคางน าสงเงนคน 4 รายการ เปนเงน 5,020 บาท และตรวจสอบรายละเอยดไดโดยกดปม {AR} จะปรากฏหนาตางดงรปตอไปน


การบนทกรายการเบก/ยม

หลงจากบนทกใบเบก/ยมแลว จะเปนขนตอนการบนทกรายการทมการเบก/ยม ใหไปท Tab " I : รายการขอซอ/จาง/ผลต และอนๆ" ในหนาจอจะมชองกรอกขอมลหลายอยาง ใหผใชงานการเงนเลอกกรอกเฉพาะขอมลทจ าเปนส าหรบการเงนดงน

ขอมล ค าอธบาย หมายเหต หมวดรายการ หมวดหรอกลมประเภททจะเบก ซงจะสอดคลองกบ

การก าหนดเรองการลงบญชในงานการเงนและบญช ไมระบได แตหากระบจะชวยใหงานการเงนท างานไดรวดเรวขน

รายการ รายการเบก/ยม

จ านวน จ านวน เชน 3 คนเปนตน ไมจ าเปนตองปอนขอมลทกตวกได แตส าคญทมลคาสทธจะตองเปนยอดเงนทยม

หนวย หนวยนบ ราคาตอหนวย จ านวนเงนตอหนวย VAT ภาษและสวนลด

จะใหคาเปน 0

มลคาสทธ จ านวนเงนทเบกหรอยมเงนทดรองราชการ การปอนจ านวนเงนนใหปอนทราคา/หนวยแทน

รหสงบประมาณ งบประมาณทใชเงน โดยการท างานในขนตอนตอๆไปจะอางองงบประมาณน

จ าเปนตองระบ และสามารถคาหาไดโดยจะอธบายตอไป

เอกสารอางอง เลขทเอกสารราชการทเกยวของ (ภายใน) เชน ค าขอจากภาควชา เปนตน

สถานะ สถานะของแตละรายการวาจะใหด าเนนตอไปหรอไม

1 : Yes, 2 : No

บคคลอางอง ใชระบถงบคคลทเปนผทขอเบกเงนนนๆจรง เนองจากหลายครงเปนการเบกเงนแทนผอนหรอเบกเงนกอนเพอไปจายใหผอนอกตอหนง

ถาไมกรอก ระบบจะถอวาหมายถงบคคลทลงชอเปนผเบก


และทสวนลางจะมการรวมยอดเงนทกๆรายการเพอใหงายตอการตรวจสอบยอดเงน โดยจะแสดงเงนภาษมลคาเพม สวนลด และมลคาสทธ

อนมตใบเบก/ยม

เมอบนทกขอมลทกๆสวนเรยบรอยแลว ตองปรบสถานะเปน "S : อนมต" เสมอ จงจะถอวาใบเบก/ยมทสมบรณ มผลจรงกบงานงบประมาณแลวสามารถด าเนนการจดท าใบส าคญตอไป แตถาพบหนาจอดงรป แสดงวาในการขอใชเงนงบประมาณบางตวในรายการมจ านวนเงนอนมตไมเพยงพอ ดงนนผใชจะไมสามารถบนทกรายการนนไดจนกวากองแผนจะอนมตวงเงนเพมให

กอนทจะอนมตหรออนมตแลวไมผาน ผใชสามารถตรวจสอบรายการทเงนไมพอไดโดยกดปม {ตรวจสอบงบ}

จะไดรายงานดงรป

ผใชสามารถตรวจสอบการจายเงนของเอกสารแตละใบไดโดยกดทปม {L ขอมลใบส าคญ} จะปรากฏหนาตางทจะบอกเลขทใบส าคญทจายเงนตามเอกสารดงกลาว


ยกเลกใบเบก/ยม/คนเงน

เมอตองการยกเลกใบเบก/ยมทท าไว ท าไดจากการปรบสถานะเปน "V : ยกเลก" แตจะท าไดเฉพาะใบเบก/ยมทยงไมจดท าใบส าคญหรอจายเงนเทานน และการยกเลกจะเทากบเปนการคนเงนงบประมาณทไดกนไวใหกบระบบดวย

ใบเบก/ยมทมสถานะเปน V นนจะไมสามารถลบหรอแกไขขอมลไดอก หากผใชพยายามท าเชนนนจะเหนขอความตอไปน

การพมพใบเบก/ยม/คนเงน

ใบเบก/ยม/คนเงนจะมลกษณะไมเหมอนกน แตการสงพมพนนเหมอนกน คอกดปม {P พมพใบขอ} หากมการท าเครองหมายท Check Box

{Preview} โปรแกรมจะแสดงตวอยางกอนพมพ


เอกสารทมสถานะเปน V : ยกเลก สามารถพมพได แตจะมขอความสแดงวา "ยกเลกเอกสาร" อยบนเอกสารดวย


บนทกรบรหนสน

หนาจอบนทกรบรหนสนจะมไวส าหรบคาสาธารณปโภค เนองจากมหาวทยาลยตองการใชเกณฑพงรบพงจายแทนเกณฑเงนสด ดงนนเมอมการรบทราบคาใชจายเชนเมอมใบแจงหนจากองคการโทรศพทสงมาใหทางมหาวทยาลยตองบนทกรบทราบรายการหนสนน ถอวาเปนการตงหนรอจาย หนาจอนจะแบงออกเปน 4 สวนคอ

1. สวนปงบประมาณและเลขทใบรบ ผใชจะตองก าหนดขอมลทงหมดเพออางถงเลขทใบรบใดๆ ซงประกอบไปดวย ปงบประมาณ (4 หลก) ประเภทใบตรวจรบ และเลขท นอกจากนยงมปม {+} เพอใหเพมเลขทใบตรวจรบล าดบถดไป {<} เลอนไปเอกสารกอนหนา {>} เลอนไปเอกสารถดไป

2. สวนของใบรบ เปนสวนขอมลของใบรบนนๆ ผใชตองระบเจาหนและปรบสถานะของใบรบดวย

3. แสดงรายการขอซอ/จาง/เบก/ยม และใบสงซอ ซงไมจ าเปนตองค านงถงในการบนทกรบรหนสน

4. สวนของรายการในใบรบ ซงแบงออกเปน 3 Tab ดงน

I : รายการตรวจรบ

C : รายชอคณะกรรมการตรวจรบ

F : รายการปรบ

ส าหรบ Tab C และ F ไมส าคญตองานการเงน


การบนทกขอมลรบรหนสนหรอใบรบ

ในสวนน ผใชตองระบบ./รานคา ซงถอวาเปนเจาหนในระบบของมหาวทยาลย ใบสงของหรอใบแจงหน และเจาหนาทรบเรอง ก าหนดสถานะซงมความหมายดงน

รหส สถานะ W ด าเนนการ (เมอเรมตน) S อนมต (มการตรวจรบจรง) V ยกเลก (ยกเลกใบตรวจรบ แตไมสามารถยกเลกใบตรวจรบทไดท ารายการวางบลแลว)

การบนทกรายการหนสน

หลงจากทบนทกขอมลใบตรวจรบแลว ใหไปท Tab " I : รายการตรวจรบ" เพอบนทกรายการหนสน โดยมขอมลใหกรอกดงน

ขอมล ค าอธบาย หมายเหต ใบขอท ใบขอซอ/จาง/เบก/ยม ไมจ าเปนตองใส เพราะเมอ

อนมตแลวระบบจะสรางใบขอใหและอางองรายการใหโดยอตโนมต

ท เปนล าดบรายการทในใบขอซอ/จาง/เบก/ยม ใบสงท อางองใบสงซอ/จาง/ผลตทจะท าการตรวจรบ

จ านวนเบก, จ านวนรบ

จ านวนทรบทราบ

หนวยเบก, หนวยรบ

หนวย


รหสวสด - ครภณฑ

ก าหนดวารายการทตรวจรบนนคออะไร เชน คาน า เปนตน เพอใหระบบสามารถลงบญชตงหนใหทนททอนมต

ตองระบทกครง มฉะนนจะไมสามารถลงบญชและอนมตรายการไมได

รายการ รายการขอซอ/จาง/ผลต เชน เครองคอมพวเตอร ซอมเครองถายเอกสาร เปนตน

VAT (%) อตราภาษมลคาเพม มคาเรมตนเปน 7 ภาษ จ านวนเงนภาษมลคาเพม ระบบจะค านวณให แตแกไขได สวนลด สวนลดจากรานคา และเปนตวปรบจ านวนเงนใน

กรณทยอดเงนไมพอดเนองจากการปดเศษหรออนๆ

มลคาสทธ มลคาสดทายหลงจากทหกภาษและสวนลดแลว รหสงบประมาณ

จะประกอบไปดวยปงบประมาณ รหสประเภทคาใชจาย รหสงบประมาณ และหมวดรายจาย ทงหมดนจะอางองถงงบประมาณทใชในการจดซอ/จดจาง

จ าเปนตองระบเสมอ เนองจะจะตองตดลดเงนงบประมาณ

เอกสารอางอง เลขทเอกสารราชการทเกยวของ (ภายใน) หรอใบแจงหน

สถานะ สถานะของแตละรายการวาจะใหด าเนนการสงซอ/จางตอไปหรอไม

1 : Yes, 2 : No


ตองระบรหสวสด - ครภณฑทกรายการ ทส าคญตองก าหนดรหสบญชใหกบทกๆรหสวสด-

ครภณฑ

การอนมต (S : Save) ไมผาน สวนหนงอาจเปนเพราะไมสามารถลงบญชได กเนองจากการก าหนดรหสบญชไมถกตองหรอขอมลทตองการไมครบถวน จงอาจเกดหนาจอตางๆดงตวอยางน

อนมตและยกเลกใบรบ

เมอบนทกขอมลทกสวนเรยบรอยแลว ตองปรบสถานะเปน "S : อนมต" เสมอ จงจะถอวาเปนการบนทกทสมบรณ


ถาสงเกตจะเหนขอมลลงบญชทจดท 1 ในรป แสดงวางานบญชไดน าเอกสารนไปลงบญชแลวสามารถตดตามขอมลการลงบญชไดจากงานบญช

กรณทตองการยกเลกใบรบทท าไว สามารถท าไดจากการปรบสถานะเปน "V : ยกเลก" แตจะท าไดเฉพาะใบรบทยงไมอนมตจายเงนเทานน ซงสามารถสงเกตไดจากชองจายเงนแลว หากมการจายเงนกจะแสดงยอดเงนทจายไป

ใบตรวจรบทมสถานะเปน V นนจะไมสามารถลบหรอแกไขขอมลไดอก หากผใชพยายามท าเชนนนจะเหนขอความตอไปน

ฎกา 1. สวนทผใชตองก าหนดขอมลซงประกอบไปดวย ปงบประมาณ (4 หลก) ประเภทใบส าคญ และเลขท เพอ

รวมกบเปนเลขทใบส าคญ สวนปม {+} กดเพอใหระบบเพมเลขทใบส าคญใบถดไป

2. สวนของใบส าคญ จะแสดงประเภทการจาย ขอมลเชค และสถานะเอกสาร


3. สวนนเปนสวนของ Datasheet ทเปนสวนของคาใชจายทสมพนธกบการตดงบประมาณและการใชเงน

ซงสามารถปอนขอมลไดจากการเลอกรายการใบเบก/ยม/คนเงนหรอใบตรวจรบ/ตงหน หรอจากขอมลฎกา ซงจะอธบายตอไป

4. สวนนเปนสวนของ Datasheet ทเกยวกบการจายเงนหรอการหกเงนตางๆเพอเตรยมจาย โดยรหสบญชทสามารถเลอกไดจะเปนรหสทม CODE เทานน เชน “TAX”, “TMB”, “CASH” เปนตน และจะไมมการระบรหสงบประมาณ ซงจะอธบายตอไป


การท าใบส าคญถอวาเปนการเปลยนสถานภาพการใชเงนนนจากกอนผกพนหรอผกพนแลวเปน จายเงนแลว (ถอวาเปนการใชจายจรง)

การบนทกฎกา

กอนทงานคลงจะสามารถจายเงนเบกทเปนเงนแผนดน(รวมทงงบกลางเงนแผนดน)ไดนน งานคลงจะตองเขยนฎกาเบกเงนจากกรมบญชกลางกอน โดยมาทหนาจอ “ค ารองฎกา”

เรมจากก าหนดแหลงเงน ปงบ และเลขทฎกาจากดานบนของหนาจอ แลวบนทกขอความตางๆทตองการใหปรากฏบนหนาฎกา โดยเวนเลขทคลงรบและวนทคลงรบไว สวน Combo Box ทชอรปแบบนนเปนการเกบความความทใชบอยๆไวเพอใหผใชไมตองพมพซ าๆหรอใชแทนขอความของตรายางได เมอไดขอความดานหนาของฎกาแลว ใหผใชบนทกขอความทจะพมพออกดานหลงฎกาท Datasheet บน Tab “หนาหลง


รายงาน” โดยบนทกเปนรายบรรทดเรยงไปเรอยๆตามความตองการ หลงจากนนผใชสามารถพมพฎกาไดจากการกดปม {พมพ}

ออกเลขทจาย

การออกเลขทจายคอการท างานทแทรกระหวางการเขยนฎกากบการจายเงนผานใบส าคญจาย กลาวคอจะตองมเจาหนาทซงอาจจะเปนคนเดยวกบทเขยนฎกา บนทกออกเลขทจายใหการเงนน าไปใช โดยเลอก Tab “ออกรายการจาย” บนทกรายการเตรยมจายไดโดยตรงพรอมทงก าหนดรหสงบประมาณทใชในการจายเงนดวย หรอใชเครองมอชวยโดยดงรหสงบและยอดเงนจากเอกสารขนๆกอนหนา

PR : ใบเบกเงน


DN : ใบตรวจรบ/ตงหน

เมอกดปม {รายการซอจาง} จะปรากฏหนาตางดง 2 รปบน โดยสามารถท างานได 2 อยางคอ

1 PR: ใบเบกเงน ใสเลขทใบเบกทขอ 1 และกด {IMPORT} ปมบน

2 DN: ใบตรวจรบ ใสเลขทใบตรวจรบหรอตงหนทขอ 2 และกด {IMPORT} ปมลาง

หนาตางจะปดลง และไดรายการเตรยมจายทดงขอมลมาจากเอกสารทใสไป

การออกเลขทจายนนไมไดออกไดเฉพาะกรณทเปนเงนแผนดนหรอเงนงบกลางเงนแผนดนเทานน แตสามารถท าไดกบทกๆแหลงเงน และเพอสะดวกในการท างานมากกวาทหนาจอของฎกา ผใชสามารถท าไดทหนาจอ “ออกเลขทจาย” แทนแตหลกการท างานยงคงเดม เพยงเปลยนแหลงเงนเปนเงนรายไดหรออนๆ ก าหนดเลขทจายแทนเลขทฎกา สวน List Box สเขยวดานลางแสดงรายการออกเลขทจายทใชงบเดยวกนในการจายเพอทจะแสดงงบทไดรบ งบทเตรยมจาย(หรออกเลขทจายแลว) และงบทเหลอใหผใชตรวจสอบ


เปลยนเลขทฎกา

ในการท างานบางครงมผใชหลายคนทตองบนทกฎกาท าใหมปญหาในการเรยงล าดบเลขทของฎกา โปรแกรมจงอนญาตใหมการเปลยนเลขทฎกาไดในภายหลง โดยกดปม {เปลยนเลขท} แลวก าหนดเลขทฎกาใหมทตองการลงไปกดปม {OK} โปรแกรมจะยายขอความทงหมดไปยงฎกาเลขทใหม พรอมกบหนาจอเปลยนไปทฎกาใหมนนดวย

คดลอกฎกา

นอกจากผใชจะจ าเปนตองเปลยนเลขทฎกาแลว บอยครงทผใชจะตองเขยนฎกาเรองเดมๆซ ากนบอยๆ เชน เขยนฎกาเงนเดอน คาสาธารณปโภค ทตองเขยนเหมอนกนทกๆเดอน โปรแกรมจงใหผใชสามารถคดส าเนาจากเอกสารทท าไวเปนตนฉบบแลวไปเปนเอกสารใหมใหผใชเพยงแกไขรายละเอยดเลกนอยเทานน สามารถท าไดโดยกดปม {Copy} จะปรากฏหนาตางค าถามเรยงตามรปตอไปน


ผใชเพยงตอบค าถามไปเรอยๆ วาตองการคดส าเนาจากไหนไปไหน แลวกไดเอกสารใบใหมทเหมอนตนฉบบทกประการ ใหผใชเปลยนแปลงรายละเอยดเลกนอย เอกสารกสามารถใชได

คลงรบฎกา

เมอสงฎกาไปเบกเงนและไดรบการอนมตกลบมา จะไดเลขทคลงรบและวนทคลงรบ ซงจะตองใชในการออกรายงานงบเดอนเงนแผนดน ใหผใชไปบนทกไดทหนาจอฎกาหรอทหนาจอคลงรบฎกา โดยหนาจอหลงนจะแสดงเปน Datasheet เฉพาะฎกาทยงไมลงเลขทคลงรบเทานน หากผใชไมตองการรายงานงบเดอนกไมจ าเปนตองกลบมาบนทกขอมลน


ใบส าคญ

1. สวนทผใชตองก าหนดขอมลซงประกอบไปดวย ปงบประมาณ (4 หลก) ประเภทใบส าคญ และเลขท เพอรวมกบเปนเลขทใบส าคญ สวนปม {+} กดเพอใหระบบเพมเลขทใบส าคญใบถดไป

2. สวนของใบส าคญ จะแสดงประเภทการจาย ขอมลเชค และสถานะเอกสาร

3. สวนนเปนสวนของ Datasheet ทเปนสวนของคาใชจายทสมพนธกบการตดงบประมาณและการใชเงน

ซงสามารถปอนขอมลไดจากการเลอกรายการใบเบก/ยม/คนเงนหรอใบตรวจรบ/ตงหน หรอจากขอมลฎกา ซงจะอธบายตอไป

4. สวนนเปนสวนของ Datasheet ทเกยวกบการจายเงนหรอการหกเงนตางๆเพอเตรยมจาย โดยรหสบญชทสามารถเลอกไดจะเปนรหสทม CODE เทานน เชน “TAX”, “TMB”, “CASH” เปนตน และจะไมมการระบรหสงบประมาณ ซงจะอธบายตอไป


การท าใบส าคญถอวาเปนการเปลยนสถานภาพการใชเงนนนจากกอนผกพนหรอผกพนแลวเปน จายเงนแลว (ถอวาเปนการใชจายจรง)

การบนทกขอมลใบส าคญ

การท างานทหนาจอนแตกตางจากใบเบก/ยม/คน กลาวคอนอกเหนอจากเลขท วนท สถานะแลว จะมเรองของการจายเงนและขอมลเชค (ในกรณทจายโดยเชค) เพมขนมาไดแก ก าหนดคนเงนทตองใสขอมลเมอเปนเอกสาร


การยมเงนทมก าหนดช าระเงนคน และวนเลาทรบแลวซงหมายถงผรบเงนมารบเงนสดหรอเชคจากหนาเคาเตอรแลว จงจะสามารถน าไปอนมตและลงบญชตอไปได วธช าระเงนซงมหลายวธดงน

รหส วธจายเงน 1 เงนสด 2 เชค 3 ใบโอน

สวนของสถานะจะคลายกบงานใบเบก/ยม/คน คอ

รหส สถานะ W ด าเนนการ (เมอเรมตน) S อนมต (ถอวามการจายเงนจรงออกจากกองคลง) V ยกเลก (ยกเลกใบส าคญทอนมตแลว และจะยกเลกการลงบญชทเกดจากการท าใบส าคญดวย) ทส าคญคอการจดท าใบส าคญนนจะตองระบเจาหน/ลกหนเสมอวามหาวทยาลยจายเงนใหกบใคร มฉะนนจะมขอความเตอนดงน


เจาหน/ลกหน ในทนคอผทมายมเงน คนเงน หรอบคคลทมหาวทยาลยจายเงนให หรอผประกอบการทรบจางงานใหมหาวทยาลย

เมอมการลงบญชจากใบส าคญแลว จะเหนขอมลทลงบญช เชน CB: 254712/15" หมายถงลงบญชทสมดเงนสด งวดบญชเดอนกนยายน ป 2547 ล าดบท 15

ใบส าคญทเปนการจายเงนเดอนจะตองมการอางองถงงานเงนเดอนและบอกวาเปนการจายเงนเดอนไหน ดงตวอยาง อางอง "11 : งานเงนเดอน" และเอกสารเลขท "254712" จะหมายถงเปนการจายเงนเดอนกนยายน ป 2547

การบนทกรายการใบส าคญ


หลงจากทบนทกขอมลใบส าคญตองปอนรายการดวยโดยการเรยกใช List Box ทเปนเครองมอจากการกดปม {PR: ใบขอ} และ {DN: ใบตรวจรบ} และกดอกครงเพอให List Box หายไป

PR: ใบขอ จะแสดงรายการใบเบกเงน/ยม/คนเงนทยงไมไดจายเงนใหตามค าขอ ทหนาจอใบเบก/ยม/คนจะแสดงจ านวนเงนจายและคน

DN: ใบตรวจรบ จะแสดงรายการใบตรวจรบ/เอกสารตงหน ทยงไมไดช าระเงนตามทจดซอ/จดจาง

รายการใน List Box จะแสดงเฉพาะขอมลทสมพนธกบชองคนหาคอ “*” หมายถงรายการทงหมด และ “*-17”

ตามรปหมายถงเฉพาะเอกสารประเภท 17 โดยทงหมดจะเปนเอกสารทรอจายทงสน ถามผใชก าหนดชอเจาหน/ลกหนแลวกจะแสดงเฉพาะรายการรอจายของเจาหน/ลกหนรายนนเทานน

เมอดบเบลคลกทรายการใดๆโปรแกรมจะเพมรายการนนเขาไปท Datasheet บนแตอาจมมากกวา 1 รายการเนองจากในใบส าคญตองแจกแจงตามรหสงบประมาณดวย หลงจากนนจะผใชจะตองระบรหสบญชหรอระบบจะใสใหถามการระบขอมลทจ าเปนกอนหนาไวครบถวนพอ

เลขทใบขอกบเลขทใบรบนนผใชไมสามารถกรอกขอมลเองได สวนรหสงบประมาณไมสามารถเปลยนแปลงได แตนอกจากการใช List Box แลวยงมการใชขอมลจากฎกา (เลขทจาย) ไดโดยก าหนดแหลงเงนและปงบประมาณทตองการ กดปม {D ฎกา} จะปรากฏหนาตางถามเลขทฎกาตามรปตอไปน

เมอกด {OK} แลวระบบจงดงรายการออกเลขทจายทท าไวในขนตอนของการเขยนฎกามาบนทกใน Datasheet

บนให

ท Datasheet สวนลาง ผใชตองเพมระเบยนทจะมาเปนอกฝงของบญชเพอทจะใหรายการทลงบญชสมบรณ นนคอขอมลการจายเงนหรอเงนหกประเภทตางๆ กรณทเปนเชค ผใชสามารถปอนเลขทเชค วนท การขดครอม


เชคแบบตางๆ หรอระบการสงจายในนามอนๆแลวกด {PRINT CHQ} เพอสงพมพเชคได กรณเงนหกภาษ “TAX” ผใชสามารถกดทปม {หกภาษ} จะแสดงหนาตางค าถามเรยงตามล าดบรปตอไปน

1

2

3

จากรปท 1 แสดงรายชอบญชหกภาษใหเลอกหก รปท 2 เปนการระบ % ในการหก โดยจะค านวณจากยอดเงนใน Datasheet บน รปท 3 เปนการระบวายอดเงนใน Datasheet บนทจะน ามาค านวณมการรวมภาษมลคาเพมไวหรอไม (ก %) ระบบจะเพมรายการหกใหตามเงอนไขทก าหนดไป และผใชสามารถพมพใบรบรองภาษหก ณ ทจายไดโดนกดปม {ใบรบรอง}

สงส าคญคอจะตองระบรหสบญชใหครบทกรายการและยอดรวมจ านวนเงนเดบตและเครดตตองเทากนกอนทจะอนมตใบส าคญ


อนมตและยกเลกใบส าคญ

เมอบนทกขอมลทกสวนเรยบรอยแลว ตองลงวนทรบแลวและปรบสถานะเปน "S : อนมต" เสมอ จงจะถอวาใบส าคญนนสมบรณ มการจายจรงและจะลงบญชใหโดยอตโนมต ซงจะเหนรหสคมบญชทไดลงบญชไปปรากฏอยบนหนาจอ เมอตองการยกเลกใบส าคญทอนมตแลว สามารถท าไดจากการปรบสถานะเปน "V : ยกเลก" และโปรแกรมจะยกเลกการลงบญชทเกดขนแลวใหดวย

ใบส าคญทมสถานะเปน V นนจะไมสามารถลบหรอแกไขขอมลไดอก หากผใชพยายามท าเชนนนจะเหนขอความตอไปน

การพมพใบส าคญ

ใบส าคญแตละประเภทมวธการสงพมพเหมอนกน คอกดปม {P พมพใบส าคญ} หากมการท าเครองหมายท Check Box {Preview} โปรแกรมจะแสดงใบส าคญกอนการพมพ


เอกสารทมสถานะเปน V : ยกเลก สามารถพมพได แตจะมขอความสแดงวา "ยกเลกเอกสาร" อยบนเอกสารดวย

รบเชค

หนาจอนมไวเพอเจาหนาททเคาเตอรจายใชจายเชคตามทเจาหนาทการเงนเขยนเชคเตรยมไวให เรมจากเลอกประเภทเอกสาร และเลอกเฉพาะทรอรบเทานน ก าหนดวนท “ตงแตวนท” อาจจะใสชอรานคาหรอผทมารบเชคทชอง “คนหา” ดงรป


List Box สขาวบนจะแสดงรายการใบส าคญจายทงหมดทรอจายของรานคาทผใชเลอกไวจาก List Box สเขยวดานซาย เมอผใชเลอกรายการใบส าคญจายใดๆ(แถบสด า) รายการ List Box ดานลางจะบอกถงรายละเอยดของการจายในส าคญนนๆ รวมทงเลขทเชคหรอเงนสดทตองจายดวย ถารายการทเลอกคอรายการทตองการจายใหผใชดบเบลคลกทรายการนน จะปรากฏหนาตางถามเรยงล าดบตามรปตอปน

หากไมมหมายเหตของการจายกปลอยวางได สวนทใหระบ บค บจ บอ หรอ บส นนเพอเปนการออกเลขทใหอตโนมตเพอไปออกรายงานบางตวตามแบบฟอรมของราชการ


เมอเสรจขนตอนขางตนแลวจะพบวา รายการนนหายไป แตหากผใชเลอกเฉพาะทรอรบออก กจะพบรายการดงกลาวอกแตมการเปลยนแปลงในคอลมนรบแลวและหมายเหต

คู่มือการใช้งานระบบ mis : ระบบการเงิน

Documents