РЕПУБЛИКА МАКЕДОНИЈА

МИНИСТЕРСТВО ЗА ТРУД И СОЦИЈАЛНА ПОЛИТИКА

ИЗВЕШТАЈ

ЗА ОЦЕНУВАЊЕ НА ДРЖАВНИТЕ СЛУЖБЕНИЦИ ВО МИНИСТЕРСТВОТО

ЗА ТРУД И СОЦИЈАЛНА ПОЛИТИКА ЗА

2008 ГОДИНА

Број 04-8898/1

31.05.2009 година

Скопјe

2

СОДРЖИНА

1. Вовед ..........................................................................................................................................4

2. Податоци за бројот и процентот на оценети и неоценети државни службеници ..................9

3. Причина за неоценетост ..........................................................................................................13

4. Податоци за бројот и процентот на поединечни оценки искажани по звања и групи на звања .........................................................................................................................................14

5. Бројот и процент на поединечни оценки искажани по звања од групата Раководни државни службеници ............................................................................................................... 15

6. Бројот и процент на поединечни оценки искажани по звања од групата Стручни државни службеници ..............................................................................................................................18

7. Бројот и процент на поединечни оценки искажани по звања од групата Стручно- Административни државни службеници ................................................................................ 22

8. Податоци за евентуалните потешкотии во оценувањето и предлози за нивно отстранување ............................................................................................................................26

9. Податоци за бројот и процентот на доставени приговори до Комисијата за преиспитување на оценката и бројот на прифатени приговори ......................................................................27

10. Други коментари .....................................................................................................................27

11. Табеларен приказ на извршените оценувања на државните службеници ..........................28

3

Оценувањето е посебна средба

меѓу претпоставениот и вработениот

заради која претпоставениот не спие ноќта

пред, а вработениот ноќта по оценувањето.

Thomas B. Wilson

4

ВОВЕД

Управувањето со работната изведба е процес за проценка на прогресот во постигнувањето на детерминираните цели. Главната цел на Управувањето со работната изведба е да се поврзат индивидуалните цели со организациските стратешки цели и да се извлече на површина индивидуланoто работно однесување, од посебна важност за постигнувањето на проектираните стратешки цели. Процесот во себе вклучува и процес на планирање на индивидуален развој, поточно развој на индивидуалните вештини и способности за задоволување на проектираните цели и подобрување на сервисот насочен кон корисниците на услугите- граѓаните. Управувањето со работната изведба е процес најтесно поврзан со Мерењето- оценувањето на работната изведба. Иако се најчесто поистоветувани, оценувањето на работната изведба е компонента од процесот во целина.

Во рамки на организацискиот развој, изведбата се разгледува од аспект на постигнати наспроти посакувани резултати. И најмала разлика меѓу нив, особено кога постигнатите резултати се помали од посакуваните, се причина за поставување на зона за подобрување на изведбата. Во тој контекст управуваето со изведбата и нејзиното подобрување се разгледуваат како циклус од:

� Планирање на изведбата (поставување на цели и активности);

� Насоки за изведбата (претпоставениот интервенира со насоки и фидбек за приближување на актуелната изведба до посакуваната)

o Континуиран мониторинг на изведбата и фидбек

o Развој на потенцијалите на вработените

� Оценување на изведбата (формално оценување на работата на вработениот за определен временски период со формално докумрентирање на постпаката)

� Наградување за постигнувањата

� Подобрување на работна изведба и развој на потребните знаења и вештини

5

Процесот кој се фокусира на работната изведба на вработените ги обработува:

� проблемите во работната изведба кои се однесуваат на секоја разлика меѓу проектираната (посакувана) и актуелната (манифестна) изведба,

� и подобрување на работната изведба кое се однесува на секој напор насочен кон надминување на утврдените разлики меѓу посакуваната и манифестна изведба, односно приближување на проектираните и актуелни резултати.

Одделението за управување со човечки ресурси во Министерството за труд и социјална политика, во првото тромесечие од оваа година, го отвори циклусот на презентации за Управување со работната изведба посветен на две компоненти:

o Планирање на работата и поставување на цели и индикатори

o Оценување на работната изведба .

Постапката на оценување на државните службеници во Министерството за труд и социјална политика се спроведе согласно законски утврдената рамка За реално и објективно оценување, одделението за управување со човечки ресурси во првата фаза од спроведувањето на процесот на оценување се фокусираше на развојот на вештината на раководните државни службеници за планирање на работната изведба односно поставување на цели, активности, очекуваните резултати, показатели и стандарди. Изведбените цели и активности поставени во образецот за оценување се основа за оценувањето, а формалниот образец за оценување е рефлексија на тоа колку добро оценувниот ги реализирал поставените ефективни цели на работното место, дефинирани по принципот СМАРТ. За секоја од поставените цели на конкретно работно место за кое се оценува државниот службеник, зависно од линкот кој конкретното работно место го има со постигнувањето на стратешките цели на министерството, непосредно претпоставениот – оценувачот дефинира изведбени показатели и стандарди.

Оценувањето на државните службеници во Република Македонија е уредено со Законот за државни службеници (Службен весник на РМ број108/2005) (Пречистен текст) и Правилникот за начинот и постапката за оценување на државните службеници, содржината на извештаите и образецот за оценување. Оценувањето на државните службеници има мултипна цел:

� формално да се евидентира постигнувањето со работната изведба на секој државен службеник независно од групата на која припаѓа звањето за кое се оценува.

� да создаде можности за навремени насоки, фидбек и разговор на оценуваниот вработен со непосредно претпоставен раководен државен службеник за приоритетите, стандардите и очекувањата, областите за развој;

� препознавање на високо квалитетна работна изведба за донесување на објективни и фер одлуки за имплемнтација на материјална награда и мотивирачки елемент – додаток на плата за кариера степен А за добрата и очекувана работна изведба.

Оценувањето на индивидуалната работна изведба на државнте службеници е вредна алатка која обезбедува потребните информации и податоци за донесување на административни одлуки за професионалниот и кариерен развој. Тековен континуиран процес во текот на целата работна година, основа за развој на искрена, отворена и навремена комуникација на оценуваниот со претпоставениот- оценувач. Во услови кога фидбекот од претпоставениот за работната изведба на оценуваниот државен службеник е даден навремено за специфичната обсервација, формалната писмена годишна оценка го зајакнува, рекпитулира и документира годишниот неформален процес на комуникација во периодот на евалуација на работењето.

6

Државните службеници за работењето во текот на минатата работна година се оценети врз основа на критериумите поделени на

• резултати од работата и.

• Лични квалитети утврдени во Правилникот за начинот и постапката за оценување на државните службеници, содржината на извештаите и пополнување на содржинските точки од образец за оценување на државните службеници и објаснети во Прирачникот за оценување на државните службеници, публикуван од АДС и Фондацијата отворено општество

Категоријата резултати од работата опфаќа оценување според кретирумите: познавање и примена на прописите и практиките, остварување на работните цели, навремено извршување на работата, квалитетно извршување на работата и организирање на работата.

Критериумот Лични квалитети на државниот службеник се однесува на: креативност, иницијативност и заинтересираност за работата, способност за тимска работа, способност за работа под притисок и комункациски вештини.

Работата на секој државен службеник се оценува врз основа на постигнатите резултати од реализацијата на проектираните цели и активности по однос на секој од горе наведените критериуми со една од четирите нумерички и дескриптивни оценки. Конечната (нумеричка) оценка која ја доделил оценувачот-непосреден раководител, на оценуваниот државен службеник е средна вредност од поединечните оценки дадени за секој критериум.

За секоја нумеричка оценка одговара соодветна дескриптивна оценка.:

ДЕСКРИПТИВНА ОЦЕНКА ПРОСЕЧНА

НУМЕРИЧКА ОЦЕНКА

Се истакнува

Работните задачи ги извршува професионално, стручно, пред планираниот рок, со висок квалитет и резултати во работењето кои се над очекувањата или кои не се планирани

над 3 . 5 до 4 . 00

Задоволува

Работните задачи ги извршува професионално, ефикасно и според планираната динамика, со квалитет и резултати кои се очекувани.

2 . 5 - 3 . 5

Делумно Задоволува

Работните задачи ги извршува делумно и не секогаш ефикасно и според планираната динамика, со квалитет и резултати кои се под очекуваните

1 . 5 - 2 . 5

Не Задоволува

Работните задачи ги извршува ограничено, нецелосно, непрофесионално и неефикасно, што доведува до нарушување на постигнувањата на органот во целина, негативно влијае на колективот, покажува непочитување кон колегите и претпоставените.

под 1.5

7

Во интерес на објективноста на оценувањето, а со цел обезбедување на информации за работата на оценуваните од повеќе расположливи извори Одделението за управување со човечки ресурси воведе два нови модели на оценување:

� Само оценување на работната изведба

� Нагорно Оценување -оценување на работната изведба на претпоставен раководен државен службеник од извршителите.

Само оценувањето се воведе како еден вид на извештај за реализираната работа во текот на 2008 година, со податоци кои се однесуваа конкретно на работата и работното место за кое се оценува државниот службеник и само оценување за работата реализирана во текот на минатата година, презентирани од самиот оценуван државен службеник. За примената на овој тип оценување, Одделението за управување со човечки ресурси дизајнираше Образец за само - оценување на работната изведба за 2008 година

Целта на само -оценувањето е да се потенцира партиципативната улога на оценуваниот државен службеник во постапката на оценување, да оценуваните државни службеници најдиректно се вклучат во процесот, да го прикажат своето размислување за работата, за работното место на кое се распоредени, да се подигне свеста кај секој оценуван државен службеник за објективно согледување на своите постигнувања, слабости и недостатоци како и развојни потреби. На раководните државни службеници- оценувачи да им обезбеди информации за работата на оценуваниот и за неговите посигнувања кои ги превидел во текот на годината, кои ги заборавил или не ги забележал, а се важни за постигнувањето на стратешките цели и работата на оценуваниот. Имајки ги во предвид искуствата од претходните години, за различното согледување на работењето и постигнувањата од страна на оценуваниот и оценувачот, само оценувањето придонесува и за надминување на разликите. Само оценувањето го поттикнува оценуваниот државен службеник да објективно ја согледа сопствената работа, постигнување и развојни потреби, а непосредно претпоставениот – оценувач го поттикнува да обезбеди податоци и аргументи за објективизирање на дадените оценки, да размисли за евентуални пропусти и да ги минимизира субјективните елемнети при оценувањето.

Врз основа на утврдената временска рамка, секој оценуван државен службеник имаше можност да пополни и достави до својот непосредно претпоставен образец за само-оценување. Во текот на интервјуто двете страни учеснички во процесот ги дискутираа податоците од само-оценувањето и нацрт верзијата на образецот за оценување пополнет од оценувачот. Раководителите кои ја следеа утврдената временка рамка за само- оценување и оценување, ја спроведоа постапката во законски утврдениот рок.

Согласно моделот на 360 степени, еден од изворите на информации за оценувањето на работата на раководните ДС е нагорно оценување поточно оценувањето на работната изведба на претпоставениот од страна на извршителите, од стручни и стручно – административни државни службеници.

Воведувањето на оваа форма на оценување е со цел да на оценуваните државни службеници од групата Стручни и Стручно - Административни им се даде можност да го дадат своето мислење за својот непосредно претпоставен, за неговата работа и за неговите лични карактеристики. Информациите обезбедени на овој начин имаат за цел да се искористат за развојни цели на раководните државни службеници и за подобрување на нивната ефикасност.

За воведувањето на овој тип оценување, одделението за управување со човечки ресурси изготви Прашалник за оценување на работната изведба на непосредно претпоставените раководни државни службеници кој покрива неколку важни области од работењето:

8

o Планирање и организирање на работата

o Познавање и примена на прописите и практиките

o Фокусираност на резултати

o Донесување на одлуки

o Креативност, инвентивност во работата

o Комуникација и комуникациски вештини и Решавање на проблеми и конфликти

o Управување со работната перформанса и развој на вработени

Примената на прашалникот ја следеше хиерархиската структура, анонимно пополнетите прашалници, за раководителите на сектори се собираа собирани на обележани места кај државниот секретар, а за раководителите на одделенија кај раководителите на секторите. Податоците добиени од прашалникот се наменети за планирање на развојните потреби на раководните државни службеници.

9

Податоци за бројот и процентот на оценети и неоценети државни службеници

Согласно внатрешната организациска структура утврдена со Правилникот за внатрешна организација, број 04-8604/2 од 05.08.2008 и Правилникот за измена и дополнување на Правилникот за внатрешна организација, број 04-13235/2 од 17.12.2008 година Министерството за труд и социјална политика го сочинуваа следните организациони единици:

� Одделение за внатрешна ревизија;

� Одделението за управување со човечки ресурси

� Одделението за стратешко планирање

� Сектор за труд;

� Сектор за Пензиско и инвалидско осигурување;

� Сектор за еднакви можности;

� Сектор за Социјална заштита;

� Сектор за инспекциски надзор над примената на законските и други прописи во социјалната заштита;

� Сектор за Заштита на деца;

� Сектор за Европска Интеграција;

� Сектор за Нормативни, правни, општи и заеднички работи;

� Сектор за буџет, финансии, сметководство и внатрешна контрола и

� Сектор за Координација и техничка помош на министерот.

Во состав на министерството се и два органи:

� Државен инспекторат за труд и

� Управа за прашања на борци и воени инвалиди;

Оценувањето на државни службеници во МТСП се спроведе петти пат согласно Законот за државни службеници и Правилникот за начинот и постапката за оценување на државните службеници, содржината на извештаите и пополнување на содржинските точки од образец за оценување на државните службеници, надвор од утврдената временска рамка (во првото тромесечие од тековната година), до крајот на месец Мај 2009.

Врз основа на статистичките параметри за вработените, од 31.12.2008 година, во Министерството за труд и социјална политика од вкупно 315 вработени, статус на ДС имале 290 вработени, распоредени во следните групи на звања:

10

ТАБЕЛА 1

Легенда:

И- Се Истакнува

З- Задоволува

ДЗ- Делумно Задоволува

НЗ- Не задоволува

11

ТАБЕЛА 2 Успешност на постапката на оценување по групи државни службеници

За успешното спроведување на постапката за оценување во Министерството зборуваат податоците за процентот на оценети / неоценети државни службеници:

ТАБЕЛА 3 Процент на успешност на постапката за оценување

12

Причина за неоценетост

Од вкупно 290 државни слежбеници, Неоценети се 19 државни слежбеници со звања:

ТАБЕЛА 4 Неоценети државни службеници

Бројот на неоценети ДС од непозната причина во споредба со минатат година е зголемен, за сметка на оправдано неоценети;

Причината за оправдано неоценети државни слежбеници е:

� четри (4) ДС поради породилно отсуство;

� еден (1) ДС поради боледување подолго од 6 месеци;

� еден (1) ДС поради мирување на работен однос;

� еден (1) ДС поради суспензија;

Податоци за бројот и процентот на поединечни оценки искажани по звања и

групи на звања

Врз основа на дадената оценка за постигнатите резултати на годишно ниво, оценетите државни службеници се распоредени во три од постојните четири категории:

• Се истакнува

• Задоволулва

• Делумно задоволува

• Не задоволува

13

ТАБЕЛА 5 Дескриптивни оценки според групи на државни службеници:

14

ТАБЕЛА 6 Процент на дескриптивни оценки

Од статистичката обработка на податоците, даден е нумерички и процентуален приказ на

оценките кои оценуваните државни службеници ги добиле за својата работа во текот на 2008 година. Приказот се однесува на оценките според групите на државни службеници и звањата.

15

� Бројот и процент на поединечни оценки искажани по звања

од групата Раководни државни службеници

ТАБЕЛА 7 Процент на оценки на Раководни државни службеници

16

ТАБЕЛА 8 Оценување на раководни државни службеници

Напомена: За оние звања каде вкупниот број на оценети државни службеници е 100% со иста дескриптивна оценка не е даден графички приказ.

17

� РАКОВОДИТЕЛ НА СЕКТОР

ТАБЕЛА 9

� РАКОВОДИТЕЛ НА ОДДЕЛЕНИЕ

ТАБЕЛА 10

18

� Бројот и процент на поединечни оценки искажани по звања

од групата Стручни државни службеници

ТАБЕЛА 11 Процент на оценки на Стручни државни службеници

19

ТАБЕЛА 12 Оценување на Стручни државни службеници

20

� СОВЕТНИК

ТАБЕЛА 13

� СОРАБОТНИК

ТАБЕЛА 14

21

� ПОМЛАД СОРАБОТНИК

ТАБЕЛА 15

22

� Бројот и процент на поединечни оценки искажани по звања

од групата Стручно- Административни државни службеници

ТАБЕЛА 16 Процент на оценки на Стручно- Административни државни службеници

23

ТАБЕЛА 17 Оценување на Стручно- Административни државни службеници

24

� САМОСТОЕН РЕФЕРЕНТ

ТАБЕЛА 18

� ВИШ РЕФЕРЕНТ

ТАБЕЛА 19

25

� РЕФЕРЕНТ ТАБЕЛА 20

� ПОМЛАД РЕФЕРЕНТ ТАБЕЛА 21

26

Податоци за евентуалните потешкотии во оценувањето и предлози за

нивно отстранување

За евалуација на спроведената постапка на оценување на државните службеници за 2008 година, Одделението за управување со човечки ресурси обезбеди податоци со помош на анкетен прашалник. Истиот беше дистрибуиран по електронски пат до сите оценувани државни службеници и оценувачи во централната администрација на министерството. Од вкупно дистрибуирани 130 прашалници до Одделението за управување со човечки ресурси се вратија само 20 прашалници за евалуација. Прашалникот беше концепиран во два дела. Првиот дел за сите оценувани државни службеници и втор дел за Раководните државни службеници - оценувачи. Со податоците прикажани во прашалникот, непосредно претпоставените раководни државни службеници - оценувачи како и оценуваните државни службеници, со оглед на искуството со кое располагаат во спроведувањето на постапката, не евидентираа и не укажаа на потешкотии и проблеми.

Раководните државни службеници од трите линии ја познаваат процедурата и тежината на постапката на оценување како и временската рамка. Со оглед на фактот што постапката се спроведува по петти пат државните службеници имаат високо развиена свест за тежината и важноста на постапката, за начинот на објективно проценување на постигнатите резултати и лични карактеристики по основ на кои се оценува работната изведба, како и улогата и тежината на оценките. Имајќи ги во предвид придобивките од резултатите од оценувањето, наградувањето по основ на оценување и остварување на правото за додаток на плата за кариера степен А, постапката добива поголема важност.

Постапката беше спроведена подоцна од утврдената временска рамка во Секторот за социјална заштита во министерството и во Управата за прашања на борци и воени инвалиди, орган во состав на министерството. Причината е нереализирање на работната должност на раководните државни службеници, непостоење на интерес за спроведување на истата и веројатно недоволно разбрана основната цел на самооценувањето како помошен инструмент, недостаток на знаења и вештини за управување со работната изведба на државните службеници распоредени во единиците.

Од анализата на обрасците за оценување, во повекето недостасуваше дескриптивен коментар на дадената оценка за секој од критериумите, просечната оценка не беше проследена со соодветна дескриптивна оценка. Во насока на комплетна изработка на Извештајот за спроведување на постапката, а согласно Правилникот за за начинот и постапката на оценување на државните службеници, содржината на извештаите и образецот за оценување (“Службен Весник” на РМ бр.19/06) и Прирачникот за оценување на државните службеници, издаден од Агенцијата за државни службеници, Одделението за управување со човечки ресурси ја наведе дескриптивна оценка и ја прикажа во табеларниот приказ.

Имајќи ги во предвид вака поставените основни чекори на Управувањето со работнната перформанса, организационата единица за управување со човечки ресурси предвидува континуирана обука на државните службеници, не исклучувајќи ги при тоа и раководните службеници од третата линија, надополнување на основната метода - оценување според цели (МВО) со моделот 360о степени, продолжувајќи ја имплементацијата на постапката на нагорно оценување од извршители (стручни и стручно-административни државни службеници) на по организиран начин и со означен идентитет на оценувачот- извршител. За прифаќање на споментите елементи (само- оценување, нагорно оценување, квартално и полугодишно оценување) неопходно е да истите бидат уредени со интерно упатство за оценување на државните службеници како и интерни процедури за евидентирање на мониторингот над изведбата, фидбекот и документираност на постигнатите резултати од работната изведба.

27

Податоци за бројот и процентот на доставени приговори до Комисијата

за преиспитување на оценката и бројот на прифатени приговори

До објавувањето на Извештајот за спроведената постапка на оценување во Министерствто за труд и социјална политика немаше евидентирано приговори од државни службеници за оценката добиена од непосредно претпоставениот.

Други коментари

Податокот за процентот на оценети -неоценети државни службеници (93% - 7%) го покрепува генералниот впечаток за успешната реализација на постапката за оценување на државни службеници во Министерството за труд и социјална политика.

Имајќи го во предвид фактот за улогата на областа Управување со работната изведба во постигнувањето на индивидуалните и организациски цели и нејзината тесна врска со процесите на стратешко планирање, МБО, управување со квалитет и ефикасност, индивидуален развој на државните службеници, неопходни се развојни модели и програми кои ке придонесат за нејзино воведување во работниот циклус во посериозна смисла и на пообјективен начин. Мерењето на постигнувањата и резултатите од изведабата не се крајната и единствена цел сами по себе, во споредба со мониторингот, континуираниот фидбек, документирањето на постигнувањата и редизајнирањето на поставените цели и отстапките за постигнување на очекуваните резултати.

Во функција на придобивките од годишните оценки (додатокот на плата за кариера на работно место степен А и Наградување врз основа на резултати од оценувањето), процесот се повеќе добива во тежина и важност. Во тој контекст се наметнува потребата од софтверски елемент за документирање на имплемнтацијата на процесот во целина, во сите негови фази, придонесувајќи за поголема објективност и транспарентност на процесот, а кај државните службеници ќе придонесе за развој на конкурентниот и компетитивен дух за подобри вештини и знаења.

28

Слика 1 Улога на Ефективната постапка за оценување

Оценувач

ЕФЕКТИВНОСТ НА

ОЦЕНУВАЊЕТО

* Ре/дефинирање на индивидуални цели

*Мотивација

*Развој

*Оценување

*Награда на најдобрата работна изведба

Важност на оценувањето

Прецизност на

постапката за

оценување

Праведност

Организациска

посветеност

Оценувани

Праведност

ЕФЕКТИВНОСТ НА

ОЦЕНУВАЊЕТО

* Ре/дефинирање на индивидуални цели

*Мотивација

*Развој

*Оценување

*Награда на најдобрата работна изведба

М И Н И С Т Е Р

ЏЕЉАЉ БАЈРАМИ

ПОДГОТВИЛ: М-Р ТРАЈКОВА КАТЕ- РАКОВОДИТЕЛ НА ОДДЕЛЕНИЕ ЗА УПРАВУВАЊЕ СО ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ

НАТАША МЕТОДИЈЕВА- ПОМЛАД СОРАБОТНИК ЗА ИНФОРМАТИВЕН СИСТЕМ ЗА ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ

ОДОБРИЛ: ДУШКО МИНОВСКИ - ДРЖАВЕН СЕКРЕТАР