프로젝트 자료관리 교육 교재 project document control

프로젝트 자료관리 프로젝트 자료관리 교육 교재교육 교재

Project Document ControlProject Document Control

1999.111999.11

강사 박 용 부

PAX 프로젝트자료정보연구소

차례 차례 (1) (1)

¤1.0- 회사 자료관리 업무의 내용

2.0 프로젝트 자료관리의 의미

3.0 프로젝트 자료관리 대상

4.0 프로젝트 자료관리 조직 및 기능5.0 프로젝트 자료관리 업무 처리 내역 5.1 서신문서관리

5.1.1 서신문서의 종류 및 형태

5.1.2 문서 접수 시 확인사항

5.1.3 서신문서 처리 절차

5.1.4 서신문서 번호 관리체계

5.1.5 서신문서 화일

5.1.6 조치사항 관리

5.1.7 현황 주지 서비스

5.1.8 기록관리


¤

¤

차례 차례 (2) (2)

5.2 설계자료 관리

5.2.1 설계자료의 종류

5.2.2 설계자료의 생산

5.2.3 설계자료 접수 및 확인

5.2.4 설계자료의 유통

5.2.5 설계자료 번호 부여 체계

5.2.6 설계자료의 화일


5.2.8 설계자료 기록관리

5.3 공급자자료 관리

5.3.1 공급자자료의 정의

5.3.1 공급자자료 제출 목적

5.3.3 공급자자료 검토 업무

5.3.4 공급자자료 관리 흐름

5.3.5 공급자자료 번호체계


5.3.7 공급자자료 기록관리


차례 차례 (3) (3)

¤

5.4 프로젝트 자료 파일 체계

5.4.1 프로젝트 자료화일 도구

5.4.2 파일박스 분류색인 기재방법

5.4.3 파일플랜

6.0 프로젝트 기록관리 체계

6.1 프로젝트 기록 (Project Records) 의 정의

6.2 기록 보존 방법

6.3 기록 파일 업무

6.4 프로젝트 기록관리 계획

7.0 프로젝트 자료관리 전산시스템


* 외부정보 입수 활용 외부정보 입수 활용 (Library Services)(Library Services)

* * 기업 내부정보 및 프로젝트 자료의 기업 내부정보 및 프로젝트 자료의 체계적인 관리 체계적인 관리 (Project Document Control)(Project Document Control)

* * 회사 기록관리 체계회사 기록관리 체계 (Cooperate Level Record Management System)(Cooperate Level Record Management System)

1.0 회사 자료관리 업무의 내용


사업 수행 중 자체 생산 또는 접수자료의 등록사업 수행 중 자체 생산 또는 접수자료의 등록 , , 색인색인 , , 재생산 재생산 , , 배부배부 , , 화일화일 , , 검색이용검색이용 , , 기록보존을 위한 체계적인 관리 시스템기록보존을 위한 체계적인 관리 시스템

2.0 프로젝트 자료관리의 의미

보고서 및 서식관리 보고서 및 서식관리 ,, 기록의 평가 및 선정기록의 평가 및 선정 ,, 주요기록 보호 대책주요기록 보호 대책 , , 매체전환매체전환

사업내부정보를 생산에서부터 사업 종료 후 사업주 및 회사 ‘기록보존소’에 이관까지의 전과정을 관리하는 종합시스템


서신문서서신문서 한글공문한글공문 , , 영문영문 Letter,Fax,Letter,Fax, 회의록회의록 ,,전화통화록 전화통화록

행정적 근거행정적 근거 3.0 프로젝트 자료관리 대상

설계자료설계자료 설계도면설계도면 , , 설계기준서설계기준서 , , 기술규격서기술규격서 ,, 설계계산서설계계산서 ,,

프로젝트 수행절차서 및 각종 매뉴얼 보고서 등프로젝트 수행절차서 및 각종 매뉴얼 보고서 등 공급자자료공급자자료 설계제작도면설계제작도면 , , 제작사양서 및 설치후의 운전조작제작사양서 및 설치후의 운전조작 설명서설명서 , , 품질보증서 등품질보증서 등

기술적 근거기술적 근거


4.0 프로젝트 자료관리 조직 및 기능

시스템개발 및 기록관리담당

공급자자료 관리 담당

설계자료관리 담당

서신문서관리 및 행정담당

참고자료관리 담당

프로젝트 자료관리 책임자 프로젝트 자료관리 책임자

4.1 조직


서신문서 및 행정담당서신문서 및 행정담당

4.2 기 능

서신문서 접수 , 발송 , 색인 , 배부 및 파일업무

서신문서 수 . 발신 현황 통계 작성 , 보고 서신문서 매체전환 및 기록관리 사내 Messenger 운영 업무 Controlled Document ( 관리 본 ) 배부관리


설계자료 관리 업무

설계자료 접수 , 등록 , 색인 , 배부 및 파일 업무 설계자료 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 설계 변경문서 조정 , 관리 업무 설계정보 (Design Input) 관리 업무 설계자료 편집 , 발간 업무 설계자료 등록 현황 통계 작성 , 보고 설계자료 매체 전환 및 기록관리 업무


공급자 자료관리 업무공급자 자료관리 업무

공급자자료 접수 , 등록 , 색인 , 배부 및 화일 업무 공급자자료 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 공급자 변경문서 조정 , 관리 업무 수행 공급자자료 접수 현황 및 통계 작성 , 보고 공급자자료 매체 전환 및 기록관리 업무


5.1 5.1 서신문서관리서신문서관리5.0 프로젝트 자료관리 업무처리 내역

대내 대내 CommunicationCommunication 대내 대내 CommunicationCommunication협조문서 , 메모 ,

내부결재 , 내부보고 ,

회의록 , 전화통화록

5.1.1 서신문서의 종류 및 형태

대외 대외 CommunicationCommunication 대외 대외 CommunicationCommunication한글 발송공문 ,Telex

영문 Letter,Fax

회의록 , 전화통화록

* 위임규정에 프로젝트 수행 절차에 따른 적합한 직위자 결재 및 서명으로 생산

* 절차 및 사용서식에 따른 문서 형태 식별


5.1.2 문서 접수 시 확인사항

수 , 발신 처 이상유무 확인 서신문서 번호 부여 여부 제목의 부여 여부 문서발행 직위자 서명 날인 여부 첨부물의 이상 유무 훼손 , 누락 , 판독 곤란 여부 - 외부 접수문서의 경우 : “ 원본상태불량” 스템프 및 처리부서 선 배부 - 내부 접수문서의 경우 : 발송처에 재발송 요청

5.1 서신문서관리


5.1.3 서신문서 처리 절차접수업무

발송업무

접수 및 확인 배부인 날인 배부처 결정 ( 사업관리 직위자 )

복사 및 배부 데이터 입력 화 일

작성 및 결재 접수 및 확인 발송 및 배부

화 일데이터 입력


5.1.4 서신문서 번호 관리체계대외문서대외문서

한정된 계약자간 교신문서가 주류을 한정된 계약자간 교신문서가 주류을 이룰경우이룰경우

발 발 .. 수신사 코드 수신사 코드 ++ 발행년도발행년도 ++ 일련번호일련번호 ++서신형태서신형태

KA Y KP S 000199 K

서신형태서신형태일련번호일련번호

발행년도발행년도수신회사 지명기호수신회사 지명기호

수신회사 기호수신회사 기호발신회사 지명기호발신회사 지명기호

발신회사 기호발신회사 기호

예시 )


5.1.4 서신문서 번호 관리체계대외문서대외문서

발 발 .. 수신사 코드 수신사 코드 ++ 발행년도발행년도 ++ 일련번호일련번호 ++서신형태서신형태

KA Y ML Z 000198 K

서신형태서신형태일련번호일련번호

발행년도발행년도기타지역 지명기호기타지역 지명기호

수신회사 수신회사 22 개 이상개 이상발신회사 지명기호발신회사 지명기호

발신회사 기호발신회사 기호

예시 )

불특정 다수의 수불특정 다수의 수 .. 발신처와의 교신이 이루어질 경우발신처와의 교신이 이루어질 경우


5.1.4 서신문서 번호 관리체계대내문서대내문서

서신형태코드 서신형태코드 ++ 발발 ,, 수신처수신처 ++ 발행년도발행년도 ++ 일련번호일련번호 ++서신형태서신형태

C 000195

일련번호일련번호발행년도발행년도

수신부서수신부서

발신부서발신부서형태코드형태코드

예시 ) 98 C M

C: C: 협조문서협조문서 , H:, H: 내부결재문서내부결재문서 ? R:? R: 내부보고문서내부보고문서 I: I: 메모메모 (IOM), A:(IOM), A: 시행문시행문 , T:, T: 전화통화록전화통화록 , M:, M: 회의록회의록

형태코드형태코드 예시예시


Subject File Subject File Subject File Subject File 업무 기능별 +

주제별 번호별 화일

Chronological FileChronological File Chronological FileChronological File 서신문서 번호별 화일

5.1.5 서신문서 화일


대외 접수문서의 조치사항관리대외 접수문서의 조치사항관리

접수문서의 내용 확인접수문서의 내용 확인 , , 응신 요구 여부 판단하여 ‘응신 요구 여부 판단하여 ‘응신 기한응신 기한’’ 고무인 날인 및 기재고무인 날인 및 기재 ..

조치 내용 및 응신 기한이 없는 경우 처리부서와 협의조치 내용 및 응신 기한이 없는 경우 처리부서와 협의 , , 조치사항 조치사항 관리 여부 결정 관리 여부 결정

대외 발송문서의 조치사항관리대외 발송문서의 조치사항관리

처리부서는 외부에 조치사항을 요구하는 경우 조치사항 관리 처리부서는 외부에 조치사항을 요구하는 경우 조치사항 관리 요청 필요 요청 필요 가능한 공문 내용에 응신 요구내용과 응신 완료 기한 명기 필요가능한 공문 내용에 응신 요구내용과 응신 완료 기한 명기 필요 처리부서는 외부기관이 응신 문서 없이 조치사항을 완료한 경우 처리부서는 외부기관이 응신 문서 없이 조치사항을 완료한 경우 ‘조치사항 ‘조치사항 종결 통보서 ’ 종결 통보서 ’ 제출 제출

5.1.6 조치사항관리 (1)


대내문서의 조치사항관리대내문서의 조치사항관리

발행부서 또는 처리부서가 조치사항관리 요청발행부서 또는 처리부서가 조치사항관리 요청 복수 조치사항이 포함된 경우 가장 주요한 조치사항 항목만 관리복수 조치사항이 포함된 경우 가장 주요한 조치사항 항목만 관리 처리부서는 별도의 문서 없이 종결 시 처리부서는 별도의 문서 없이 종결 시 ‘‘조치사항 종결통보서조치사항 종결통보서’’제출제출

5.1.6 조치사항관리 (2)

Á

조치사항 관리항목조치사항 관리항목

조치사항 요구문서 번호조치사항 요구문서 번호 조치사항의 내용조치사항의 내용 조치사항 처리기한조치사항 처리기한 처리부서처리부서 완료일 완료일 (( 완료 후완료 후 )) 응신 문서번호 응신 문서번호 (( 완료 후완료 후 ))


5.1.7 현황주지 서비스

대외문서 접수대외문서 접수 .. 발송현황보고서발송현황보고서 대내문서 등록 현항 보고서대내문서 등록 현항 보고서 추진 중 조치사항 추진 중 조치사항 / / 미결 조치사항 미결 조치사항 // 지연 조치사항 보고서지연 조치사항 보고서


5.1.8 기록관리

년도별 패키지 단위

매체전환

(CD-ROM) - OD (Optical Disk)

- Hard Copy

- CD -ROM

- Micro films기록관리기록관리

Record Record ManagementManagement


5.2 5.2 설계자료 관리설계자료 관리

설계계산서00 절차서

00 보고서

기술규격서

설계도면

5.2.1 5.2.1 설계자료의 종류설계자료의 종류

설계변경문서 (ECN, FCR, NCR, SDDR)



승 인

검 토

5.2.2 5.2.2 설계자료의 생산설계자료의 생산

작 성RE

Approver

Reviewer



* PNS 번호부여

* 개정번호 부여

* 적정한 양식 사용

* 일자 및 승인사항

5.2.3 5.2.3 설계자료 접수설계자료 접수 . . 확인확인

이상유무확인

내부검토목적내부검토목적 검토 의뢰 전 검토 의뢰 전 (DRN)(DRN)

기록 송부 전 기록 송부 전 (Record Transmitta(Record Transmittal)l)

서신 및 송부 전 서신 및 송부 전 (DDDF Transmittal)(DDDF Transmittal)

건설 및 사용용 시행목적건설 및 사용용 시행목적

기록보존목적기록보존목적


5.2.4 5.2.4 설계자료의설계자료의 흐름흐름

해당분야 RE

DDCC 접수

DDCC확인

전산입력

재생산 의뢰

재생산/매체전환

배부/화일재생산의뢰

배 부

- DRN작성- DDF,Letter작성

- 자료,Letter,DDF DRN 동시 접수

- 이상 시 수정 재접수 요청

- DRN 경우

( DRN 원본 회송)

- RRF List- Diskette

- M/F,CD- H/C



5.2.5 5.2.5 설계자료설계자료 번호번호 부여부여 체계체계

E

9 311 P 190 001

5) Serial No.

4) FBS No.

3) OBS No.

2) PBS No.

1) Unit Code- FBS : Functional Breakdown Structure- OBS : Organizational Breakdown Structure- PBS : Physical Breakdown Structure



5.2.6 5.2.6 설계자료의설계자료의 화일화일

E

9 311 P 001

5) Serial No.

3) OBS No.2) PBS No.1) Unit Code

190

4) FBS No.

1 순위 : 4) FBS No. (도면, Spec., Calc.등)2 순위 : 3) OBS No. (Responsible Discipline)3 순위 : 1) Unit Code 4 순위 : 2) PBS No. (System)5 순위 : 5) Serial No.



Hard Copy( 마일라 원도 , 제 2 원도 , 설계문서 ) CAD 화일 Image 화일 Text File

5.2 5.2 설계자료 관리설계자료 관리5.2.7 5.2.7 현황주지 서비스현황주지 서비스

5.2.85.2.8 설계자료 기록관리설계자료 기록관리

설계자료 현황 보고서 (Current Revision) 표기 현황 On-line 확인 이력 확인 서비스


5.3.1 5.3.1 공급자 자료의 정의공급자 자료의 정의

기계제작 및 공급자로부터 기기 납품 전 또는 납품 시에 제출되는 도면 및 문서

5.3 5.3 공급자 자료관리공급자 자료관리

5.3.2 5.3.2 공급자 자료 제출 목적공급자 자료 제출 목적

설치 및 시공용(For Publication)

참 고 용(For Information)

검토 요구용(For Review)

운 전 용(For Operation)


5.3.3 5.3.3 공급자 자료 검토 업무 공급자 자료 검토 업무 (Review Status)(Review Status)


승 인 Status 1Status 1 Status 1Status 1

Status 2Status 2 Status 2Status 2




Status UStatus U Status UStatus U

조건부 승인

재 제 출

정보용 제출

대체 및 폐기Not Acceptable Legibility ( 반송 )


검토용 배부접수 검토부서지정 재생산

검토의견접수 검토의견반영 재생산기술적 검토

발송 및 배분 매체전환 파일 보존

기술부서 기술부서

5.3.4 5.3.4 공급자 자료관리 흐름공급자 자료관리 흐름



5.3.5 5.3.5 공급자 자료 번호 및 화일 체계공급자 자료 번호 및 화일 체계5.3 5.3 공급자 자료관리공급자 자료관리

구매사양서 ( 기술규격서 ) 번호 + 일련번호

통일된 사업자료 번호 재부여 방법 - 화일 및 검색용이

Current File (PNS 번호순 )

Historical File (PNS 번호순 )

공급자 부여 번호 관리 방법 - 전산 검색 지원 관리

FILING SYSTEM

NUMBERING

SYSTEM

예 시


5.3.6 5.3.6 현황 주지 서비스현황 주지 서비스


공급자와의 계약정보 조회공급자와의 계약정보 조회 공급자 정보 조회공급자 정보 조회 공급자 자료 종합현황 보고서공급자 자료 종합현황 보고서 공급자 자료 종합현황 요약 보고서공급자 자료 종합현황 요약 보고서 공급자 자료 접수 지연보고서공급자 자료 접수 지연보고서 공급자 자료 발송 지연보고서공급자 자료 발송 지연보고서 공급자 자료 내부 검토 지연보고서공급자 자료 내부 검토 지연보고서 공급자 자료 변경문서 보고서 공급자 자료 변경문서 보고서 (NCR, SDDR)(NCR, SDDR)


5.3.7 5.3.7 공급자자료 기록관리공급자자료 기록관리


PDM 에 의한 통합시스템 구축 후 선별적으로 선정 , 관리

CAD 화일

Image 화일

Text 화일

Hard copy : 프로젝트 수행 중 계속보관 프로젝트 종료 후 폐기


5.4.1 5.4.1 프로젝트자료 파일 도구프로젝트자료 파일 도구

5.4 5.4 프로젝트자료 파일 체계프로젝트자료 파일 체계

Index 기재

폴더 수납 폴더 수납 (( 소소 ,, 중분류중분류 ) ) 파일 박스 수납 파일 박스 수납 (( 중중 , , 대분류대분류 ))


5.4.2 5.4.2 파일박스 분류 색인 기재방법파일박스 분류 색인 기재방법


문서보관상자

2.3

1

프로젝트자료관리

서신문서

1. 접수

2. 재생산 및 배부

3. 기록관리

보관장소

활용기간

서 신 문 서 : 청 색

설 계 자 료 : 녹 색

공 급 자 자 료 : 분홍색

작업중 및 기타화일 : 회 색

서 신 문 서 : 청 색

설 계 자 료 : 녹 색

공 급 자 자 료 : 분홍색

: 회 색


5.4.3 5.4.3 파일플랜파일플랜 (( 예시예시 ))


파일번호 문서의 종류 파일방법 파일위치 보관기간

1 서신문서 사규 사무관리 규정 월 캐비넷 상업운전 후 3 년문서분류번호순

2 설계자료 사업 자료번호체계에 모빌 랙 영구따른 번호순

3 품질보증 및 검사문서 자체 고유번호순 모빌 랙 영구

4 공급자 자료 사업 자료번호체계에 모빌 랙 영구따른 번호순

5 참고자료 KDC 또는 자체 참고 서가상업운전 시까지

자료분류 번호순 ( 사업종료 시 )


6.0 6.0 기록관리 체계기록관리 체계

6.1 6.1 프로젝트 기록프로젝트 기록 (Project Records)(Project Records) 의 정의의 정의

기록관리 목적 법적인 증거능력 보유

유지보수를 위한 기술근거유사사업 수행 시 기술자료

프로젝트 기록 : 상기목적 수행을 위해 보존기간 , 보존매체 , 보존방법 등을 사전에 계획하여 일정한

장소에 일정요건에 따라 보존되는 문서


6.0 6.0 기록관리 체계기록관리 체계6.2 6.2 기록 보존 방법기록 보존 방법

단일 보관

이중 보관

단일 보관

NFPA232 내화방재설비 및 내화금고 보관 방법

충분히 떨어진 장소에 이중 보관방법

전자매체의 발달로 기록관리 혁명 예고


6.0 6.0 기록관리 체계기록관리 체계6.3 6.3 기록 화일 업무기록 화일 업무

기록 종류 순 ( 기록관리 계획 고유번호 )

분 야 별

자 료 형 태 별


6.0 6.0 기록관리 체계기록관리 체계6.4 6.4 프로젝트 기록관리 계획프로젝트 기록관리 계획

프로젝트 수행 중 체계적으로 수집 , 보존 필요( 운전 및 유지보수 측면 고려 )

프로젝트기록관리 계획은 프로젝트 초기에 수립 , 운영 필요

변경 최소화

구분 기록별 회사기록보존소 프로젝트자료관리센터설계도면 CD OR/CD

도면 공급자도면 CD OR/CD현장설계도면 CD OR/CD

설계문서 CD IHC/CD문서 공급자문서 CD OR/CD

서신문서 CD OR/CD

( 기록관리 계획 사례 )


7.0 7.0 프로젝트 자료관리 전산 시스템프로젝트 자료관리 전산 시스템

입 력

조 회

수정 / 삭 제

첨부관리

조치사항

보 고 서

변경문서

검토문서

설계자료현황보고서

공급자 계약정보

공급자 정보

공급자 검토문서

공급자 변경문서

공급자 자료현황보고서

PDL 관리

배부표 출력

수서

등록

대출 코드관리

검색

정간물첵킹

정간물기사

자동입력

사용자 관리

기 타공급자 자료관리설계자료관리서신문서 참고자료관리배부관리

프로젝트 자료관리 교육 교재 project document control

Documents