行政室 Q.C. C. 活動成果發表

一、圈之介紹圈名的意義：本圈於 92 年元月成立，成員隸屬事務、文書、出納等三個單位。圈名【甜甜】象徵誠信和氣，處事圓融，期望苟日新、又日新、日日新，進步再進步。

組圈之動機：藉品管圈腦力激盪活動，將業務流程簡單化、合理化、標準化，以提高行政效率並實踐本公司【品質第一、服務為先、效率至上】之目標。

圈員的組成：

圈 名 甜甜圈所屬單位 行政室輔 導 員 林燕兒 (指導與建議 )圈 長 宋美麗

圈 員劉玉品 宋美麗 吳明哲林鳳洋 胡寧傑 謝章達

活動期間 97年 1月 ~97 年 9月發表人 宋美麗

項次 項目

評 價 項 目廠方方針

重要性

圈員了解程度

圈員解決能力

活動期間達成

總

分

1 如何減少傳真機碳粉用量？ 1 1 1 1 3 7

2如何降低非電子公文發文率，提升電子公文處理時效！ 5 5 3 5 3 21

3 如何提高檔案目錄建檔速度？ 3 3 1 3 3 13

貳、活動主題一、主題選定：

評價計分方式：最重要 5分，重要 3分，次要 1分。

二、活動主題： 如何降低非電子公文發文率， 提升電子公文處理時效！三、選定理由： ( 一 )由全體圈員評選結果最高分者。 (二 )配合行政院執行機關推動公文電子交換作業

。 (三 )加強公文處理時效。

本廠自 92年 05 月 19 日配合行政院實施公文電子交換作業迄今，以往需數天之公文傳遞，目前已可縮短至30分鐘內傳遞完成，大幅提昇本廠文書行政效率。

參、活動計劃擬訂 計劃線 實施線 活動計畫進度表

肆、總發文作業流程

簽收

繕打

校對 送發 取號

送出

設定發文方式

第一類電子交換( 電子發文 )

人工交換、郵寄( 非電子發文 )

伍、現況把握一、改善前數據收集： ( 一 ) 收集期間： 97 年 3 月 1 日 ~4 月 30 日 ( 二 ) 收集方式：每上班日收集，每月統計，檢查每月發文總數。

( 三 ) 收集人：劉玉品 ( 四 ) 總檢查數： 343 件　　 ( 五 ) 收集結果：電子發文率為 18.4% 電子發文件數 3 月份 36 件 (168 件 -132 件 )+4 月份 27 件 (175 件 -14

8 件 ) ，合計 63 件，電子發文率平均為 18.4% 。 非電子發文件數： 3 月份 132 件 +4 月份 148 件，合計 280 件，非電子發文率平均為 81.6% 。

( 六 )非電子發文查檢表： 單位：件； %

日 期

項目 數量

1.受文機關未實施電子交換 60 75 135 39. 36 39. 36 48.21 48.212.附件為實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券

52 40 92 26. 82 66. 18 32.86 81.07

3.密件以上之公文 12 16 28 8. 16 74. 34 10.00 91.074.附件太多無法傳送 5 7 12 3. 50 77. 84 4.29 95.365.電腦網路故障 1 6 7 2. 04 79. 88 2.50 97.866.承辦人電腦操作不熟練 2 3 5 1. 46 81. 34 1.79 99.647.受文機關前置處理器暫停使用

0 1 1 0. 29 81. 63 0.36 100.00

8. (其他 系統整理、總公司換 )卡、 公司更名

0 0 0 0. 00 81. 63 0.00 100.00

9.承辦人配合電子交換意願不足

0 0 0 0. 00 81. 63 0.00 100.00

合計 132 148 280 81. 63 100.00

檢查數 168 175 343

%非電子發文比率 78. 57 84. 57 81. 63

3月 4月非電子發文數量

非電子發文率

累計非電子發文率

影響度累計影響度

(七）改善前非電子發文柏拉圖分析圖

135

28

127 5 1 0

92

48.21

81.07

91.0795.36 97.86 99.64 100 100

0

20

40

60

80

100

120

140

160

受文機關未實施電子交換

附件為實體、需核章、支票、原

始憑證、有價證券

密件以上之公文

附件太多無法掃瞄

電腦故障

承辦人電腦操作不熟練

受文機關前置處理器暫停使用

其他

不良數

0

20

40

60

80

100

累計影響度

陸、目標設定一、目標值：非電子公文發文率由 減少至 ，減

少。

二、設定理由：依現行作業規定密件以上之文件及總公司各部、處、室及本廠內部各單位上述均尚未實施電子交換作業，佔非電子公文總發文件數逾半數以上，達成任務確有困難，但全體圈員秉持改善信念，尋找對策，希望達到目標值 0% 。

三、提昇全員電子交換作業處理能力。

改善前 目標

0%

0%

0%

柒、要因分析 一、特性要因圖 (原因追求型 )

為何非電子發文比率高

？

捌、對策擬訂改善對策實施計劃表

評 價

問題點 要因分析 改善對策 順

序

判

定

提案人

1.受文機關未實施電子交換 本廠往來廠商及總公司各部、處、室及本廠內部各單位尚未實施電子交換

1.請各單位確實依總公司規定公文書一律函報總公司，切勿逕自函送各部、處、室。

2.鼓勵廠商配合申請電子交換作業，以利業務資訊往來。

3.內部單位公文儘量減少人工交換發文，以影本代替或加會及公告方式辦理。

1 採

用

林燕兒

2.附件為實體、需核章、支票、 原始憑證、有價證券

目前附件實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券等之公文均以紙本發文。

1.公文與附件分開處理，公文採電子發送，附件以郵寄或託貨運處理，特急件則派員專送。

2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。

3.支票以電匯入戶(EDI)，有價證券親送金融機構辦理。

2 採

用

劉玉品

二、特性要因圖 (對策追求型 )

如何減少非電子發文比率？

人員 1. 請本廠資訊人員進行定期電腦維修，並製作電腦硬軟體備份。

2.更換網路 HUB 以減低故障率。

3.與公文及倚達科技系統維修廠商保持聯繫，同時洽請總公司資訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。

1.文書股派員指 導。

2.辦理各類電腦教育訓練。

3.同仁間互相學習教導。

設備

1. 請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。

2.請電腦較為專業同仁教導操作。

法規

1.退回承辦人重 行辦理。

2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發文。

1.公文與附件分開處理。

2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。

3.支票以電匯入戶 (EDI) ，有價證券親送金融機構辦理。

環境

1. 請各單位確實依總公司規定公文書一律函報總公司，切勿逕自函送各部、處、室。

2.鼓勵廠商配合申請電子交換作業。

3. 內部單位公文儘量以影本或加會及公告方式辦理。

3.密件以上之公文 部份內容非密件，文書製作時誤繕為密件公文。

1.退回承辦人重行辦理。 2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發文。

3 採

用

林燕兒

4.附件太多無法掃瞄 掃瞄器功能受限或操作不當或不熟練。

1.請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。

2.請電腦較為專業同仁教導操作。

4 採

用

劉玉品

5.電腦網路故障 因人為或天災因素導致網路不穩。

1.請本廠資訊人員進行定期電腦維修，並製作電腦硬軟體備份。

2.更換網路 HUB以減低故障率。 3.與公文及倚達科技系統維修廠商保持聯繫並洽請總公司資訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。

5 採

用

林燕兒

劉玉品

6.承辦人電腦操作不熟練 因職務經常異動，新承辦人操作技巧生疏。

1.文書股派員指導。 2.辦理各類電腦教育訓練。 3.同仁間互相學習教導。

6 採

用

林燕兒

經全體圈員就其可行性、效益性、經濟性圈選實施順序並評價是否採用。

( 二 )問題點：附件為實體、需核章、支票、原始憑 證、有價證券

P現況分析：目前附件實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券等為附件之公文均以紙本發文。

C效果確認：公文與附件分開處 理，受文機關表示不便且本廠早已全面實施 (EDI) 作業，故實施改善效果不大。

D對策實施：1. 公文與附件分開處理，事先以電話聯繫，公文採電子發送，附件以郵寄或託貨運處理，特急件則派員專送。

2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。3.支票以電匯入戶 (EDI) ，有價證券親送金融機構辦理。A處置：列入持續改善項目。

( 三 )問題點：密件以上之公文

P現況分析：部份內容非密件，文書製作誤繕為密件公文。

C效果確認：因密件件數所佔比率不高且承辦人誤繕次數少，改善效果不大。

D對策實施：1.退回承辦人重行辦理。2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發文，以利電子發文。

A處置：發文時加強檢查，持續辦理。

( 四 )問題點：附件太多無法掃瞄P現況分析：掃瞄器功能受限或操作不當或不熟練。

C 效果確認：呈現負面現象，顯示改善失敗。

D對策實施：1. 請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。 2. 請電腦較為專業同仁教導操作。

A處置：請本廠資訊人員加強對掃瞄器操作訓練，並製成書面分發各承辦人使用。

( 五 )問題點：電腦網路故障

P現況分析：因人為或天災因素導致網路不穩。

C效果確認： 8月份經加裝網路 HUB 及備機後，因電腦網路故障原因無法電子發文件數已明顯減少，迄今作業順暢。

D對策實施：1. 請本廠資訊人員進行定期電腦維 修，平時製作電腦硬軟體備份。2.更換網路 HUB 以減低故障率。3.與公文管理系統及倚達科技收發文管理維修廠商保持聯繫並洽請總公司資訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。

A處置：定期維護電腦及加裝備機，定期實施教育訓練並建立緊急處置作業流程。

( 六 )問題點：承辦人電腦操作不熟練

P現況分析：因職務經常異動，新承辦人操作技巧生疏

C效果確認：效果良好。

D對策實施：1. 文書股派員指導。2.辦理各類電腦教育訓練。3.同仁間互相學習教導。 A處置：文書股或同仁對新承辦人適時教導，製作書面流程供用。

二、改善中數據收集： ( 一 )收集期間： 94年 5月 1日 ~6月 30日 ( 二 )收集方式：每上班日收集，每月統計，檢查每月發文總數。 ( 三 )收集人：劉玉品 ( 四 )總檢查數： 322 件 ( 五 )收集結果： 電子發文件數： 5月份 (157件 -134件＝ 23件 )+6月份 (165件 -144件＝ 21 件 )，

合計 44 件，電子發文率平均為 13.66% 。

非電子發文件數： 5月份 134件 +6月份 144件，合計 278件，非電子發文率平均為 8

6.34% ，與改善前非電子發文率未減反增加 4.7% 。

( 六 )非電子發文查檢表： 單位：件； %

日期

項目 數量

1.受文機關未實施電子交換 59 63 122 37. 89 37. 89 43.88 43. 88

2.附件為實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券

50 57 107 33. 23 71. 12 38.49 82. 37

3.密件以上之公文 16 11 27 8. 39 79. 50 9.71 92. 09

4.附件太多無法掃瞄 5 7 12 3. 73 83. 23 4.32 96. 40

5.電腦網路故障 3 4 7 2. 17 85. 40 2.52 98. 92

6.承辦人電腦操作不熟練 1 2 3 0. 93 86. 34 1.08 100. 00

7.受文機關前置處理器暫停使用

0 0 0 0. 00 86. 34 0.00 100. 00

8. (其他 系統整理、總公司換 )卡、 公司更名

0 0 0 0. 00 86. 34 0.00 100. 00

9.承辦人配合電子交換意願不足

0 0 0 0. 00 86. 34 0.00 100. 00

合計 134 144 278 86. 34 100

檢查數 157 165 322

%非電子發文比率 85. 35 87. 27 86. 34

累計非電子發文率

影響度累計影響度

5月 6月非電子發文數量

非電子發文率

(七）改善中非電子發文柏拉圖分析圖

122

27

127 3 0 0

107

43.88

82.37

92.0997.53 98.92 100 100 100

0

20

40

60

80

100

120

140

受文機關未實施電子交換

附件為實體、需核章、支票、原

始憑證、有價證券

密件以上之公文

附件太多無法掃瞄

電腦故障

承辦人電腦操作不熟練

受文機關前置處理器暫停使用

其他

不良數

0

20

40

60

80

100

累計影響度

三、改善後數據收集： ( 一 )收集期間： 97年 7月 1日 ~8月 31 日 ( 二 )收集方式：每上班日收集，每月統計，檢查每月發文總數。 ( 三 )收集人：劉玉品 ( 四 )總檢查數： 328件 ( 五 )收集結果： 電子發文件數 7月份 (167件 -135件＝ 32 件 )+8月份 (161 件 -102 件＝ 59件 )，

合計 91 件， 電子發文率平均為 27.74% 。 非電子發文件數： 7月份 135件 +8月份 102 件，合計 237件，非電子發文率平均為 7

2.26% ，較改善中非電子發文率已減少 2.60% ，較改善前非電子發文率總減少 7.03% 。

( 六 )非電子發文查檢表： 單位：件； %

日期 項目 數量1.受文機關未實施電子交換 53 57 110 33.85 33.85 42.15 42.152.附件為實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券

62 33 95 29.23 63.08 36.40 78.54

3.密件以上之公文 16 13 29 8.92 72.00 11.11 89.66

4.附件太多無法掃瞄 6 10 16 4.92 76.92 6.13 95.79

5.電腦故障 7 1 8 2.46 79.38 3.07 98.85

6.承辦人電腦操作不熟練 2 1 3 0.92 80.31 1.15 100.007.受文機關前置處理器暫停使用

0 0 0 0.00 80.31 0.00 100.00

8. (其他 系統整理、總公司換 )卡、 公司更名

0 0 0 0.00 80.31 0.00 100.00

9.承辦人配合電子交換意願不足 0 0 0 0.00 80.31 0.00 100.00

合計 146 115 261 80.31 100.00

檢查數 176 149 325

%非電子發文比率 82.95 77.18 80.31

非電子發文數量

非電子發文率

累計非電子發文率7月 影響度

累計影響度8月

(七）改善後非電子發文柏拉圖分析

110

29

168

3 0 0

95

42.15

78.54

89.6695.79 98.85 100 100 100

0

20

40

60

80

100

120

受文機關未實施電子交

換

附件為實體、需核章、

支票、原始憑證、有價

證券

密件以上之公文

附件太多無法掃瞄

電腦網路故障

承辦人電腦操作不熟練

受文機關前置處理器暫

停使用

其他

不良數

0

20

40

60

80

100

累計影響度

拾、效果確認

一、非電子發文率推移圖

79.29%

改善前

74.86%72.26%

改善中 改善後

二、電子發文率推移圖

27.74%25.14%20.71%

改善後改善中改善前

。

。 。

。

。

。

三、改善前中後數據比較

總檢查數：改善前 280件，改善中 278件， 改善後 261 件。

改善期程

不良項非電子發文數量

非電子發文率

非電子發文數量

非電子發文率

非電子發文數量

非電子發文率

1.受文機關未實施電子交換 135 39. 36 122 37. 89 110 33. 85

2.附件為實體、需核章、支票、原 始憑 證、有價證券

92 26. 82 107 33. 23 95 29. 23

3.密件以上文件 28 8. 16 27 8. 39 29 8. 92

4.附件太多無法掃瞄 12 3. 50 12 3. 73 16 4. 92

5.電腦故障 7 2. 04 7 2. 17 8 2. 46

6.承辦人電腦操作不熟練 5 1. 46 3 0. 93 3 0. 92

7.受文機關前置處理器暫停使用 1 0. 29 0 0. 00 0 0. 00

8. (其他 系統整理、總公司換卡、 )公司更 名為

0 0. 00 0 0. 00 0 0. 00

9. 承辦人配合電子交換作業 意願不足

0 0. 00 0 0. 00 0 0. 00

合計 280 81. 63 278 86. 34 261 80. 31

改善前 改善中 改善後

四、有形成果 目標達成率： (改善後－改善前 )÷( 目標值－改善前 )×100% (72.26 － 79.29) ÷(72.28 － 79.29) ×100%＝ 100.28%

72.26%

79.29%

改善前 改善後

五、改善前、後柏拉圖分析圖比較

改善前非電子發文柏拉圖分析

159

117

2312 10 6 4 2

47.75

82.8989.8 93.4 96.4 98.2 99.4 100

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

受文機關未實施電子交

換

附件為實體、

需核章、

支票、

原始憑證、

有價

證券

密件以上之公文

附件太多無法掃瞄

電腦故障

承辦人電腦操作不熟練

受文機關前置處理器暫

停使用

其他

不良數

0

20

40

60

80

100

累計影嚮度

改善後非電子發文柏拉圖分析

100

1021

8 3 0 0

95

42.19

82.2786.49

95.3598.73 100 100 100

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

受文機關未實施電子交換

附件為實體、

需核章、

支

票、

原始憑證、

有價證券

密件以上之公文

附件太多無法掃瞄

電腦故障

承辦人電腦操作不熟練

受文機關前置處理器暫停使

用

其他

不良數

0

20

40

60

80

100

累計影嚮度

80

60

7075

90

90

65

75

80

95

0

50

100團隊精神

改善手法

溝通協調主動參與

解析能力改善前改善後

六、無形成果：自我評價雷達圖 評價項目 改善前 改善後

A團隊精神 70% 75%B 改善提案 60% 65%C 溝通協調 80% 90%D主動參與 90% 95%E解析能力 75% 80%

拾壹、標準化問題點 改善前 改善後 標準化

( 一 )受文機關未實施電子交換

本廠往來廠商及總公司各部、處、室及本廠內部各單位尚未實施電子交換

1.請各單位確實依總公司規定公文書一律函報總公司，切勿逕自函送各部、處、室。

2.鼓勵廠商配合申請電子交換作業，以利業務資訊往來。3. 內部單位公文儘量減少人工交換發文，以影本代替或加會

及公告方式辦理。

函發各單位遵辦，並持續宣導改善。

(二 )附件為實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券

目前附件實體公文、需核章、支票、原始憑證、有價證券等為附件均以紙本發文。

1.公文與附件分開處理，公文採電子發送，附件以郵寄或託貨運處理，特急件則派員專送。

2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。

3.支票以電匯入戶 (EDI) ，有價證券親送金融機構辦理。

定期檢討，列入持續改善項目。

(三 )密件以上之公文

部份內容非密件時誤繕為密件公文

1.退回承辦人重行辦理。2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發

文。

列入持續改善項目。

(四 )附件太多無法掃瞄

掃瞄器功能受限或操作不當或不熟練。

1.請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。2.請電腦較為專業同仁教導操作。

列入持續改善項目。

(五 )電腦網路故障

因人為或天災因素導致網路不穩。

1.請本廠資訊人員定期電腦維修，並製作電腦硬軟體備份。2.更換網路 HUB 以減低故障率。3.與公文及倚達科技系統維修廠商保持聯繫並洽請總公司資

訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。

定期維護電腦及加裝備機，定期實施教育訓練並建立緊急處置作業流程。

(六 )承辦人電腦操作不熟練

因職務經常異動，新承辦人操作技巧生疏。

1.文書股派員指導。2.辦理各類電腦教育訓練。3.同仁間互相學習教導。

文書股或同仁對新承辦人適時教導，提供書面流程供用。

「受文機關未實施電子交換」佔非電子發文影響度仍高達 42.19% ，為推動本項活動之最大瓶頸，探究其緣由，廠商配合意願欠缺係主要原因，因此如何與供應商或協力廠溝通建構 e化作業平台將是爾後重要之工作重點。 電子發文率偏低影響要因中「承辦人配合電子交換意願不足」乙項，數經改善後收集據顯示其件數已降為零，顯見本廠各單位承辦人配合意願及學習情形均甚良好，深值欣慰與嘉許。 8月份改裝網路 hub及備機系統後，非電子發文率已明顯降至 63.35 ％，迄今仍穩定維持降低中。建議未來本公司內部網路頻寬持續擴充，逐次汰舊換新各類硬體設備，加速提升通訊品質，並強化防火牆功效相信更能凸顯公文電子化之成效。 公文電子交換推動成效，端賴本公司各單位及各部門全力配合貫徹實施，尤其懇請本廠資訊管理人員盡力協助硬體技術面維修及公文傳送相關軟體之更新，期有效宣導各單位廣泛善用現代化資訊，使本廠及早達成文書作業全面電子化之目標。 品管圈活動期間，本圈陸續派員參加「品管圈再精進訓練」及本廠八月品管訓練，對品管圈之精神及手法運用已有更進一步了解，惟因 PowerPoint之操作仍未臻熟練，承蒙各單位同仁鼎力協助及指導製作，僅此一併致謝忱。

參考資料：台北菸廠 92 年度文書股品管圈資料、文書處理手冊、公文管理暨交換　　　　　　　系統建置資料。

拾貳、檢討與改進

下期活動主題：如何降低事務用品的耗用率？