중간관리자를 위한 팀원/프로젝트 관리 어플리케이션

WETEAM 디자인 기획서임채민 | 디지털문화콘텐츠/UX 트랙 | 2013.06.19

연세대학교 정보대학원 _ HCI와 콘텐츠 UX 디자인

Contents

중간관리자를 위한팀원/프로젝트

관리 도우미WETEAM

001. Research Overview & Insight

002. User & Tast Analysis

003. UX Design Process

1-1. 서비스 개요

1-2. 서비스 대상 / 특성 분석

1-3. 유용성/사용성/감성 평가

2-1. Persona

2-2. Scenario

2-3. Context Analysis

3-1. Concept Design

3-2. Information Architecture Design

3-3. Interaction Design / Storyboard

3-4. Interface Design

3-5. UX Evaluation / FGI

3-6. Prototype

001. Research Overview & Insight

서비스 개요

효율적인 인맥/프로젝트 관리를 돕는 개인 비서 서비스

서비스 개요

팀원의 능률 향상과 프로젝트의 효율적 진행, 두 마리 토끼 잡기!

WeTeam서비스 대상/특성 분석

❍ 중간관리자란?

❍ 중간관리자를 위한 어플리케이션의 필요성?

기업의 최고관리자층(top management)과 현장감독자층(lower management)의 중간에 위치하여 직능부문 운영에 책임을 맡은 중간관리자층.

기능은 최고관리자층의 의사결정을 보좌·촉진시키고 현장감독자층을 조정하는 데 있다.

구체적인 직위에는 일반적으로 부장·과장 등이 있는데, 전문적인 제조·판매·재무 체계의 일상업무를 지배하므로 프로그램적(的) 결정자라고도 한다.

분권화(分權化)되어 있는 기업에서는 집권화(集權化)되어 있는 기업보다 더 큰 책임을 최고관리자층으로부터 위임받아 창의와 혁신을 발휘하기가 용이하다.

한편 컴퓨터시스템을 도입한 경우에는 중간관리자층의 임무가 감소되는데,

그것은 중간관리자층의 통제하에 있는 정보처리 사무직원이 감축되고, 또 최고관리자층의 통제범위가 확대될 가능성이 크기 때문이다.

[네이버 지식백과] 미들매니지먼트 [middle management] (두산백과)

WeTeam사용성/유용성/감성 평가

사용성 유용성 감성

사용자들은 이 어플리케이션을

사용함으로서 자신이 관리하는

프로젝트/팀원의 정보에 기존의

방법보다 더 쉽고 간편하게 접

근할 수 있도록 한다.

사용자들이 이 어플리케이션에

접근함으로서 자신이 관리하는

프로젝트/팀원에 대한 정보를

기존의 어떤 방법보다 효율적으

로 관리할 수 있어야 한다.

데이터를 쉽게 공유하며, 쉬운

사용방법으로 사용자들에게 어

필해야 한다.

사용자들이 이 어플리케이션을

통해 인맥/프로젝트 관리에 대

한 어려움과 부담감을 덜어주는

감성적인 접근이 필요하다.

기존에 사용하던 아날로그적 감

성의 반영은 디지털 기기에서의

경험을 보다 부드럽게 느끼도록

도와줄 것이다.

사용자가 자신의 팀과 프로젝트를 관리하는 것에 있어

쉽고 간단하며, 효율적이고, 부담스럽지 않은 경험을 전달한다!

002. User Analysis/Task Analysis

WeTeam사용자 분석_Persona

강지훈 ( 34세 )광고/홍보회사 Creative Director 5년차

현재 통합 마케팅 커뮤니케이션 테스크포스 팀(Integrated

Marketing Commuunication)팀장으로 파견 1주차

연봉 3,000만원 + alpha

싱글이며 부모님과 함께 분당에 거주

버스를 통해 이태원 회사까지 출근

회사에서 뛰어난 성과를 통해 인정받고 있으며, 현재 새로

맡게 된 팀을 어떻게 잘 이끌 수 있는가에 대한 고민이 많다.

WeTeam과업 분석_Scenario 1

광고/홍보회사에 근무하는 강지훈 AE는 자동차 프로모션과 관련된 테스크포스에 팀장으로 배정되

었다. 팀장으로서 첫 회의를 시작하는 월요일 아침 아홉시 반. 무척이나 떨린다. 일단 간단한 프로젝트

소개를 마치고 각 팀원들간의 소개의 시간을 가졌다. 그런데, 얼굴과 이름이 잘 매치가 되지 않는다.

회사에서 제공한 인명록 어플리케이션이 있지만, 로딩시간도 많이 걸려 잘 찾지 않게 되었는데 좀 귀

찮더라도 인명록 어플리케이션을 활용해야겠다는 생각이 든다. 일단 사전조사해야 할 부분을 나누고,

노트 어플리케이션을 통해 간단히 정리했다. 하지만 관련된 내용들을 이리저리 모으기가 쉽지 않았기

때문에 GTD프로그램에서 정렬하듯, 사람들을 기준으로 이러한 내용들을 정리했으면 좋겠다는 생각이

들었으나 엄두가 나지 않는다. 모든 일이 그렇듯, 처음 시작할 때 새로운 기준들을 세우는 것이 무척이

나 중요하다는 걸 알지만 사람을 관리해보는 것은 또 처음이라 막막하고 부담감이 든다.

인명록 어플리케이션을 통해 팀원들의 신상정보를 확인한다. 개인적인 연락처와 인적사항을 하나하나

전화번호부에 입력한다. 하지만 전화번호부에서 제공하는 기능이 너무 한정적이라서, 생일과 소셜네트

워크만 입력하는 것 외에는 특이 사항을 메모로 입력할 수밖에 없다. 오후 3시, 디자인을 담당하는 김

성주 주임이 컨셉에 맞는 이미지 프로토타입을 제출했다. 하지만 원하던 기대와 다른 리포트라 실망스

러웠다. 김주임과 이 리포트에 관해 이야기하다, 오전 회의 때 커뮤니케이션이 제대로 되지 않았던 것

을 발견했다. 또한 디자인을 전공한 김주임에게는 추상적인 개념을 전달하기 보다는 좀 더 상세한 예

시를 들어 설명하도록 노력하는 것이 좋겠다는 생각이 들어, 노트에 적어 놓는다. 하지만 이렇게 적어

놓은 내용들을 계속 보고 기억할 수 있을지는 잘 모르겠다. 새로운 작업을 시작하면서 그동안 작업하

던 방식과 정리하는 방법을 변화시켜야 하는 동기는 크지만, 막상 어떻게 시작하고 움직여야 할지 모

르겠다. 퇴근하는 길에 서점에 들려 리더십과 프로젝트와 관련된 베스트셀러를 봐야겠다고 생각하지

만, 오늘도 일찍 퇴근 할 수 있을 것 같지가 않다,

WeTeam과업 분석_Scenario 2

강지훈 팀장은 팀원들을 관리하는 어플리케이션을 사용한 이후, 팀원들과 무척 가까워졌다는

느낌이 든다. 출근하는 길, 버스에서 그는 오늘 팀원들에게 위임된 업무가 무엇인지 알아보고,

그들에게 필요한 조언들을 간단히 입력해놓는다. 이렇게 입력된 내용들은 출근 때 팀원들에게

간단한 간식과 함께 전달할 것이다. 각자의 소셜네트워크에서 가져온 프로필 사진을 보며, 오늘

은 외근을 다녀와 어제 밤늦게 퇴근한 김철수 사원과 점심을 같이 먹으며 격려해 주겠다는 생각

이 들었다. 아래에 김철수 사원 페이지 아래에 ‘메시지 보내기’버튼을 눌러 카카오톡으로 점

심에 시간이 되는지 물어보고, 점심 약속이 정해지자 ‘미팅’ 아이콘으로 오늘 약속을 표시해

놓는다. 이렇게 팀원과의 만남을 표시해 주는 기능은 각 팀원들 한 사람, 한 사람과의 만남 빈도

를 표시해주고, 부족할 경우 알림기능으로 보여줄 수 있어서 좋은 것 같다고 생각했다.

아홉시, 정지훈 인턴이 조금 늦는다고 연락이 왔다. 요즘 늦는 빈도가 잦아진 것 같다는 생각이

들어 정지훈 인턴의 페이지에 들어가 지각을 체크했다. 출석카드를 찍는 것을 확인하는 것보다

이렇게 개인 페이지에서 체크하는 것이 관리하기도, 정리하기도 편하기 때문이다. 오늘은 정 인

턴에게 이 리스트를 보여주고, 조금 더 분발하자라는 말을 해 주려고 한다. 요즘 동생의 결혼 문

제로 바쁜 것은 알지만, 팀을 위해서 좀 한 소리해야 할 것 같다. 김성주 주임이 프로모션 로고

시안이 완성되었다고 말하며 오늘은 조금 일찍 퇴근해도 되는지 메신저로 묻는다. 김성주 주임

의 페이지에 들어가 완료버튼을 클릭하려하니 팝업창에서 결혼기념일이라는 메시지가 뜬다. 김

주임에게 고생 많았고, 결혼기념일을 축하한다는 메시지를 보내니 감동하는 눈치다. 하루 종일

이 어플리케이션을 통해 팀원들에게 많은 점수도 따고, 일의 능률도 올라간 것만 같아 기쁘다.

WeTeamContext Analysis

물리적맥락

사회적 맥락

문화적 맥락

업무에서의 일정은 기본적으로 한 주가 시작되는 월요일과 마감되는 금요일에 맞추어져 있다. 이러한 물리적 맥락을 기본으로 하여 이 어플리케이션은 매주 월요일에는 각 팀원들이 어떤 업무들을 위임받았는지 표시해주고, 금요일에는 얼마나 업무가 완료되었는지 표시해 줄 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 또한 반복적으로 진행되는 회의시간을 지정해 놓는 경우, 그 시간에 맞추어 관련 정보들을 동기화할 수 있는 기능을 제공할 수 있다. 이렇게 동기화된 정보들은 PC상에서 다른 프로그램에 정리할 수 있도록 도와주며, 이러한 기능을 통해 사용자들은 보다 더 쉽게 업무의 진행과정과 위임을 확인할 수 있다. 또한 팀원이 외근을 나가거나, 재택근무를 하는 경우 장소적 요소를 고려하여 어플리케이션에서 제공하는 기능들을 추가할 수 있다. 예를 들어 외근 장소에서의 체크인 기능이나 재택근무자의 근무 시간 설정 기능들을 통해 자신의 팀원들의 업무를 통제하는 기능을 수행할 수 있다.

이 어플리케이션은 업무어플리케이션에 속하므로 이 어플리케이션을 사용하는 시간은 일하는 시간이라고 볼 수 있다. 따라서 일의 능률을 도와주는 신속성과 단축성, 단순하고 보기 쉬운 디자인을 통해 어플리케이션을 구현해야 할 필요가 있다. 그리고 업무의 효율성을 위한 빠른 반응과 동기화 요소가 중요하므로, 이 어플리케이션과 연계되는 플러그인 지원 등을 통해 쉽게 다른 데이터로 변환시킬 수 있어야 한다. 예를 들어 한주동안 입력된 정보들을 PC로 동기화하여, 기존 오피스 프로그램인 엑셀에 데이터를 이전하고 그 오피스 프로그램을 통해 데이터를 정리하고 활용하는 과정이 이 어플리케이션에 있어서 오류 없이, 자연스럽게 이어져야 한다.또한 이 어플리케이션은 직장이나 프로젝트 내에서 함께 일하는 사람들을 관리하고 경영하는 어플리케이션이므로 묵묵히 자신의 일만 수행하는 상황보다는 의사소통이 활발하게 일어나고 서로의 관심사를 친밀하게 챙기는 사회적 거리감이 가까운 위치에서 적합하다. 그러나 이 어플리케이션을 통해 구성원간의 프라이버시 문제가 제기될 수 있다. 이러한 점에서 사회적 거리가 먼 집단에 이러한 어플리케이션을 적용한다면 통제의 도구가 될 수 있으므로 이러한 점에 각별한 유의가 필요할 것이다.

이 어플리케이션은 각각의 업무를 효율적으로 분배하고 업무의 완성도를 높이는 것을 목적으로 한 프로그램이므로 단일지향적 시간 지각 속성을 기본으로 한다. 특히 이 어플리케이션을 사용할 때 음악 재생이나 다른 멀티태스킹 작업을 하면서 사용하기 보다는 오직 이 어플리케이션 단독으로 실행할 것이다. 이러한 문화적 맥락상 즉시성과 단축성과 같은 요소를 고려하여 이 어플리케이션의 기능을 전달해야 한다. 또한 스마트 디바이스를 통해 일을 관리한다는 점에서 과거 지향적인 문화적 맥락보다 미래 지향적인 문화적 맥락이 강하다. 특히 이 어플리케이션은 기존의 비슷한 어플리케이션이 존재하지 않았다는 점에서 서비스의 혁신성을 강조하여 미래지향적 문화적 맥락을 활용할 수 있다. 위치적 문화맥락에서 이 어플리케이션은 집단의 문화가 권력거리가 가깝거나 개인주의에 가까울수록 어플리케이션에 대한 반감이 강해질 수 있다. 하지만 역설적으로 집단의 문화가 권력거리가 가까울수록, 개인주의 성향이 강할수록 이 어플리케이션의 효과는 증대될 수 있으며, 이러한 긴장을 활용하여 성과를 높이는데 기여할 수 있다. 이 어플리케이션의 궁극적으로 지향하는 바는 권력거리를 낮추고 개인의 성향을 최대한 고려하여 최상의 ‘팀 워크’를 만드는데 있기 때문이다.

003. UX Design Process

Concept Design문서보관함 메타포

속성

- 폴더함

- 두꺼운 프로필 카드

- 속지

System 제원

- 구성하기

작동

필요한 사항을 적어 붙이거나

필요없는 사항을 떼어넴

System 제원

- 작업 선택하기

- 과업 지정하기

System 제원

- 기록하기

- 메모하기

어구

- 꺼내다

- 낙서하다, 그리다, 필기하다

System 제원

- 저장하기

- 삭제하기

- 이동하기

System 제원

- 휴지통 비우기

System 제원

- 공유하기

- 데이터 보내기

이미지

- 속지를 넣고 빼기

- 다른 곳에 덧붙이기

음향

- 종이가 분쇄되는 소리

종류

- 필요한 정보를

스크랩 할 수 있는 것

포스트잇

노트패드

문서파일

분쇄기

스크랩북

Information Architecture Design프로세스 진행 과정

프로젝트 리스트(2depth 위로)

다른 팀원 보기(popup menu)

어플리케이션 설정

팀원 추가

팀원 삭제

프로젝트 관리

프로젝트 공유

어플리케이션 설정

WeTeam Profile Card List

프로젝트선택

비밀번호입력

Process

상세 menu 선택시

프로젝트 생성

프로젝트 삭제

어플리케이션 설정

Project List Profile Card

프로필선택

Information Architecture Design세부 진행 과정

Profile Card

프로필 메뉴

개인 정보 콘텐츠 표시

프로필 리스트에서 선택한 인물의 개인 정보를 표시하며

스마트폰 ‘전화번호부’의 연락처 정보를 기본으로 불러

올 수 있다. 소셜 네트워크 상 사진과 정보, 기념일 등을 연

동할 수 있고 추가로 결혼 기념일, 가족관계등의 정보를

입력 할 수 있다

업무관리 메뉴

선택한 인물의 업무분장 표시선택한 사람의 프로젝트에서

의 업무와 진행 사항, 그리고 업무와 관련된 내용들을 입력

하고 열람할 수 있다. 업무 진행/남은 기간을 백분율로 나

타내고 위젯으로 표시하는 기능이 있다.

일정관리 메뉴

선택한 인물과 관련된 프로젝

트일정 표시이 메뉴에서는 프로젝트와 관

련된 전체 일정은 물론, 선택한 사람의 세부 사항을 작성

하고 확인할 수 있다. 스마트폰 내부에 있는 캘린더 기능

과 연동되며, 필터링을 통해 프로젝트/인물과 관련된 내용

을 표시한다.

멤버관리 메뉴

선택한 인물의 업무 외 특이 사항, 정보 입력 및 확인

프로젝트와 관련되지 않는 개인 특이 사항들을 입력하고

확인 할 수 있다. 포스트잇 메타포를 사용하여, 필요한 사

항을 붙이거나 떼는 모션을 활용한다.

데이터관리 메뉴

이전 프로젝트 확인, 컴퓨터/소셜 네트워크/클라우드와의

연동선택한 인물의 이전 프로젝트

관련 사항 확인은 물론, 컴퓨터 작업을 위한 파일 변환, 클

라우드 서비스에 백업 업로드 제공등의 기능을 제공한다.

Tabbar Menu

Interaction DesignStoryBoard

Interface model문서보관함 메타포

Profile Card ListProject List Profile Card

project A

project B

project C

project D

파일함 메타포

Mr.A

Mrs.B

Ms.C

폴더 메타포프로필 업무관리일정관리멤버관리데이터관리

콘텐츠표시영역

Tab bar 형 “BAND” 어플리케이션과

같은 단순 계층구조 구성

Interface DesignDesign for Userability Test

Interface DesignDesign for Userability Test

Interface DesignDesign for Userability Test

Interface DesignUserability Test

Back버튼이 오른쪽 상단에 있는데,다른 메뉴들과의 통일성이 맞지 않다.

디테일한 개인 정보보다는,필요로 하는 Task위주의 화면 구성 필요

Schedule에서 Daily스케쥴보다는최종 기한이 표시된 Weekly나Monthly의 구성으로 제시할 필요

보고 싶은 정보가 인물 위주인지,프로젝트 위주인지에 따라메뉴를 다르게 구성할 필요가 있음

Task상의 상태를 나타내는 아이콘이혼란의 여지가 있음으로 수정해야 함

Interface DesignUserability Test

프로젝트 현황을 리스트로 제시하는 것 보다 아코디언 메뉴로 세부사항을 제시하는 것이 효율적

프로젝트에서 내용의 진행도를 표시하는 것이 오히려 일이 되어 번거롭다. 차라리 세/네 단계로 나누어 표시하는 것이 더 효율적 (Create/In progress/Delayed 등)

보이는 것과는 달리 depth가 많은 편flicking을 통해 쉬운 인터랙션 제공해야.

메모의 경우 개인을 평가하기 보다는,정보를 간략하게 표시하는 데 용도를 두어야 함. 직원 평가용 템플릿이 따로 있기 때문.

인트로 표시 이후 등장하는 메인 화면

팀원의 정보들을 관리하는 어플리케이션이므로어플리케이션 접근시 비밀번호 입력 필수

프로젝트 선택 메뉴비밀번호 입력 후, 자신이 원하는 프로젝트를 선택,

프로젝트에 참여하는 팀원을 관리할 수 있음설정에서 프로젝트 위주 보기 설정 시,

팀원보다 프로젝트 진행 리스트 먼저 제공프로젝트 추가는 좌측 상단의 추가 버튼 활용

(삭제는 길게 클릭 후 삭제버튼 클릭)

프로젝트 메뉴에서의 세부 설정 메뉴오른쪽 상단의 메뉴버튼을 클릭 시

화면 오른쪽에 세부 설정 메뉴가 등장보기 모드를 설정할 수 있으며,

공유되는 정보(인맥/일정 등)를 설정하거나 외부 오피스 파일로 변환 가능

프로필 선택 메뉴프로젝트 팀원의 프로필을 선택하여

세부 프로필에 접근을 돕는 메뉴추후 사진이 들어간 폴더 메타포로 변경 예정이름 뒤에 있는 아이콘으로 상황 파악이 가능탭바의 메뉴를 활용해 프로젝트 보기 메뉴로

변환하거나 즐겨 찾기, 활용 빈도 순으로 정렬 가능

세부 프로필 메뉴

원하는 사람의 프로필을 선택할 경우처음 등장하는 메뉴로 플리킹을 통해

다른 탭으로 이동 가능함기본으로 Task 리스트, 스케쥴, 메모가 보여지며

세부 메뉴에서 편집 가능

세부 프로필 메뉴

기본적으로 어플리케이션에 제공하는 자동 알림,일정, 사용자가 미리 입력해 놓은 특이사항 등 제시

메인 페이지로서 자세한 정보 보다는손 쉽게 정보를 제시하는 것에 목적을 두었으며, 당사자와 커뮤니케이션을 손쉽게 하는데 중점

업무관리 탭

선택한 인물에게 주어진 프로젝트 과업이나‘위임’한 업무들의 리스트와 진행상황을 기록

작성한 내용은 프로필과 위젯으로 연동해사용자가 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 도움

추후 포스트 잇 형식의 메타포로 변경할 것

일정관리 탭

업무관리 탭에서 입력했던 프로젝트 스케쥴과팀원의 개인적인 스케쥴(회식, 면담, 생일 등)을

캘린더 형식으로 확인 가능기기 기본 어플리케이션과 소셜 네트워크로

내용 공유 및 기능 확장 가능(API 활용)

멤버관리 탭

해당 팀원의 개인적인 사항들을 입력가능(가족 관계, 결혼 기념일, 성격 등)

멤버에 대한 특이사항을 입력함으로써보다 더 효율적인 팀원 관리에 목적

데이터관리 탭

열람하고 있는 팀원의 정보를아웃룩을 포함한 오피스 파일이나

소셜네트워크로 전송하는 메뉴공유할 정보의 종류와 형식을 설정하고

다른 어플리케이션의 정보를 입력할 수 있음

중간관리자를 위한 팀원/프로젝트 관리 어플리케이션

WETEAM 디자인 기획서읽어주셔서 감사합니다

Thank You!