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勉強会 004ToDo 管理

※ 社内用に作成した資料を抜粋しています

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今日のコンテンツ

ToDo 管理の二大潮流

フランクリン・プランニング・システム

GettingThingsDone （ GTD ）

プロジェクト管理手法 PMBOK（ Project Management Body of Knowledge ）

手帳の活用

ToDo 管理の web サービス

ToDo 管理 Hacks

新保の ToDo 管理フロー

まとめ

参考図書リスト

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一番大事なことは「タスクを片付ける」こと

• ルールに縛られない。「ルールを守ること」が目的化してはいけない。

• ツールを選ばない。手帳でもよし、 PC でもよし。A4 の紙と鉛筆だけでタスクを片付ける人もいる。

• 一つの手法に限らない「いいとこどり」でオッケー。ただし、一つの手法をある程度極める方が、システムのいいところ、悪いところが見えてくる。

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■ToDo 管理の二大潮流

上からブレイクダウンして考える

「フランクリン・プランニング・システム」• スティーブン・ R ・コヴィー『 7 つの習慣』 (1989)

ビジネス書の古典。

• 手帳「フランクリンプランナー」

下から片付けていくボトムアップ手法の旗手

「 GettingThingsDone （ GTD ）」• デビッド・アレン『 GettingThingsDone （仕事を成し遂げる技術）』

(2002)近年の大流行。ストレスなくやるべきことを片付ける、ことを主眼に。

• Web サービスと親和性高い

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フランクリン・プランニング・システム

• 「価値観の明確化」「目標の設定」「週間計画」「日々の計画」といった STEP で自分の行動を管理する。

• ゴールからの逆算俯瞰思考。ブレイクダウンしていく。

• 人生の目標を決める（ミッション・ステートメント）

＞今月の目標を決める＞今週の目標を決める＞今日やることを決める

• 優先順位を決める。緊急度 × 重要度（ 2014-12-19( 金 ) 既出）

今日では非常に一般的。スリーエスの目標システム、 ISO9001 の思想に近い。

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手帳の活用（代表例）

フランクリン・プランナー

• システム手帳。独自判型（バイブルでも A5 でもない）で儲け上手なところがムカつく…

• ミッションステートメントなど、フランクリン・プランニング用のリフィル

Moleskin （モレスキン）

• ノートのメーカー。手帳も多数。高級感がある。

ほぼ日手帳（糸井重里）

• Loft を中心に購入可能。 1 日１ページ。雑学ネタなど多し。

ジブン手帳

• TV チャンピオン第二回文具通選手権の準優勝者、大手広告代理店のクリエーター佐久間英彰デザイン。「今年の夢」「お金の計画」「人生でやりたい 100 のリスト」などユニークなレイアウトが多い。

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手帳の活用（ページの構成、フォーマット）

• 見開き 1 週間レフト式

• 1 日 1 ページMoleskin には分冊ものもあり。

• バーティカル（ Google カレンダー的）

• ジャバラ式（超整理手帳、 Moleskin ）

1 月始まり、 4 月始まり、 9 月始まりなどさまざま。

Loft 、ハンズの文具売り場などで見てみよう！

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GettingThingsDone(GTD)

• ストレスなくやるべきことを片付ける、という思想。

• 「整理」と「アクション」を分ける

• 「今ここですぐにできること」をリスト化してそれに集中する。「考えないでやれる」リスト

• 頭の中の気になることを 2時間かけてすべて書き出す（収集）←これだけでスッキリする！

• 書き出したことを分類する（週次レビュー）「 NextAction （次にやること）」「 Project （複数の Action ）」「 Calendar （カレンダー）」「 Someday （いつかやる）」「 Deligated （依頼）」

• 2 分以内に終わることはすぐやる（ 2 分ルール）＝整理にかける時間がもったいない。

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GettingThingsDone(GTD)

• プロジェクトは「 NextAction 」を一つ明確にする。

• コンテキストを明確にするその ToDo を実行できる環境・条件＠ PC 、＠自宅、＠外出、＠ iPhone など。

• 所要時間を見積もる。5 分空き時間がある時にできること。

• コンテキストに合致する「 NextAction 」を淡々と処理。何も考えず処理（ストレスフリー）。※目標との整合・優先順位付を重視しない

• 週次レビューで毎週更新。←ここ重要

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■ToDo 管理の web サービス

• スマートフォンと合わせて使う。期限を Google カレンダーに表示させる、等。

• 検索機能を使いこなす。「今週期限が来るもの（緊急）」「重要だけど緊急じゃないもの」等。「会社で 15 分以内に実行できる緊急の ToDo 」といった表示も可能。

以下、主要なサービス紹介

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RememberTheMilk

• ToDo 管理サービスの火付け役。シンプルかつ奥が深い。

• 親しみやすいインターフェイス

• 検索が柔軟

• 利用している人が多い

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↑ボブ・ザ・モンキーと RTM チーム

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Wunderlist

• 最近人気。無料でも高機能。

• わかりやすい。

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Toodledo

• 老舗。 Excel 的な ToDo 管理データベース。

• タスクの所要時間を自動計算したり、重要度を自動算出して提示する機能も。

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GQueues

• Google カレンダーとの連携が強力（有料）。作業時間を管理しやすい。

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Todoist

• 最近人気急上昇。

• iPhone アプリが快適との噂。

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PMBOK （ Project Management Body of Knowledge ）

• PMBOK （ピンボック）

• プロジェクトマネジメント協会 (PMI) による包括的国際基準。

• プロジェクトを任された時に、何をすべきか

1. プロジェクトの立上げプロセス群どんなことをやるのか、どこまでやるのか、利害関係者は誰かを明確にする。DR0みたいな。

2. プロジェクトの計画プロセス群範囲を定義し、作業を明確化し、コストを見積もる。コミュニケーション計画

3. プロジェクトの実行プロセス群

4. プロジェクトの監視・コントロール・プロセス群

5. プロジェクトの終結プロセス群

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ToDo 管理 HacksTips? Hacks? ……似たようなもんさ！

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◆やるべきことは 1 カ所にまとめる

• 手帳、 Web 、 Excel 、メモ……やるべきことがあちこちに書いてあるとヌケにつながる。

• 更新、重複なども発生しやすい。

• 一カ所にすべてやるべきことが書いてあるのが理想。（ヌケなく管理できる自信があれば分けてもよい）

• やむを得ず複数にまたがる場合は、重複しない、できるだけ同時に更新する、などを心がける。

• いつでもすぐ閲覧できる（≒レビュー）状態が望ましい。

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◆タスクに時間を入れよう。スケジュールの活用

• 時間は有限。誰でも平等に 24時間。

• 所要時間を見積もる。 5 分でできることと 60 分でできること。

• 期限だけでなく、作業時間を確保する。期限が 01/30( 金 ) なら、作業時間は 01/26( 月 )～ 01/29(木 ) のどこか。

• Google カレンダーや手帳で自分の時間枠を予約する。

• 実施時間を記録する。時間を記録することで「 1時間では終わらなかった」「意外と早く 30 分で終わった」などの知識を蓄積。次回予定を立てる時に役立つ。

• Doing リスト「自分が何をやってたか」「自分がこれからやること」を書き留める習慣。話しかけられたりしても、すぐ復帰できる。

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◆人への依頼を管理する。

• 「人への依頼」は GTD の重要事項の一つ。

• 依頼する時には以下をセットで予定に入れる。

• 期限

• チェック（催促）するタイミング

• 現在依頼中のものを一覧できる場所があると便利。

• チャットワークを使ったタスク管理。担当者、期限を入れられる。一覧も可能。新保への依頼はいつでもチャットワークでタスクを入れて下さい。

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◆集中力にルールをつくる。ポモドーロ・テクニック

• 「ポモドーロ」とは「黄金の林檎」＝トマトのこと。転じてトマト型のキッチンタイマーのこと。

• 「 25 分 Work＋ 5 分 Rest 」25 分は何があっても席を立たない。集中する。

• 数セットごとに長めの休憩をとるのが一般的（スリーエスの場合、ちょうどお昼休み、 15時休みが入る）

• iOS では「 30/30 」というアプリが使いやすく、おすすめ。

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◆居座り続ける長居タスクをぶっとばせ

例 : 部屋を片付ける

• アクションが具体的でない…タスクを分解する。「具体的で」「完了がはっきりわかる」ようにする例 : 「部屋を片付ける」 →「不要な衣類を選別して、ゴミの日に出す」「書類をスキャンしてシュレッダーにかける」「床の配線を整理しなおす」「郵便物の置き場所を決める」

• 気が重い… 5 分だけやってみる大脳生理学「作業興奮」作業を始めるとそこからやる気が発生する

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［新保］の ToDo 管理フロー

• 仕事のやるべきことは「 GQueues 」プライベートのやるべきことは「 Toodledo 」いずれも有料課金。

• PC 、 iPhone 、 iPad でいつでも閲覧可能。 PC は GQueues立ち上げっぱなし。

• 一時的に書き出すことは自作の手帳（ A4 バインダー）に。時間がたったら GQueues に書き戻す。

• 優先度は「 A 緊急 × 重要」「 B 緊急」「 C 重要」「 Dその他」の４段階で整理。手帳は AB が多い。

• Google カレンダーで実施時間を管理。「○○の資料作成」で 1時間など、時間枠をとる。（＝自動的に GQueues に記入される）

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［新保］の ToDo 管理フロー

• やることができたら以下のどれかに入れる「手帳」 その日のうちに終わりそうなアクション、メモ書き「 Google カレンダー」 時間枠をとって確実にやるアクション、繰り返し「 GQueues 」 長期的なアクション、プロジェクト、繰り返しなど

• 手帳と Google カレンダー、 GQueues を見つつ、その日やることを決める（≒時間枠をとる）。

• あるいは、上から３個だけ「今日絶対やる」を決める（どうせ 10個はできない）

• 毎週木曜日の夜に、週次レビュー金曜日で終わらせられるもの、週末かけて取り戻すものを意識する。GQueues で目標を網羅しつつ、進捗を意識する。

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まとめ

•全体を把握する。目標の構成を理解する。気になることをすべて書き出す。

•時間を確保する。自分の時間を予約する。

•週次レビューの時間を持つ。自分が抱えている目標の進捗を把握する。

•作業に集中できる環境を作る。コンテキスト、ポモドーロ・テクニック、作業興奮など

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■参考図書リスト

• スティーブン・ R ・コヴィー『 7 つの習慣』

• デビッド・アレン『はじめての GTD ストレスフリーの整理術』

• 大橋 悦夫 佐々木 正悟『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり 3倍にする技術』

• マーク・フォースター『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』

※ ノウハウ本は１冊だけ読むと偏る。たくさん読むと、ポイントがわかってくる

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ありがとうございました27