簡報的方式及內容設計編寫

詹翔霖副教授詹翔霖副教授 -- 雄獅旅行社 -103.09. Chanrs@ms68.hinet.netChanrs@ms68.hinet.net 0955-268997 0955-268997教學部落格教學部落格http://mypaper.pchome.com.tw/chanrshttp://mypaper.pchome.com.tw/chanrs

簡報真的有這麼重要嗎？

• 簡報的能力，為溝通能力的一項，有些不是很擅長講話的人，他可以將他的思緒做成簡報，讓別人很容易就了解了，而這就是溝通

• 有結構、章法的表達自己的觀點，就是一種好的溝通方式。

簡報種類

• 你口頭報告事情也算簡報，講一堂課也是簡報的一類，你做例行性的專案報告，日常工作報告，都是簡報的一種，長一點的簡報可能一點都不簡短，要講到兩個小時，例如專案里程碑會議，短一點的簡報，可能是 30 秒鐘，例如在電梯中跟你的老闆摘要工作上碰到的問題，簡報依目的、型態、時間長短會有許多不同的面貌。

分析聽眾、找出關鍵目標，簡報成功率最大化

• 成功的簡報，除了發話者流暢的溝通術、訊息本身有足夠意義，多數人容易忽略「受眾」在簡報中的重要性。簡報的重點不是你說了多少，而是聽眾吸收了多少；重要的不在你說了什麼，而是聽眾理解到什麼。因此，別忙著埋頭製作簡報，請先分析你的聽眾。

資料來源：《為什麼要聽你說？》，木馬文化。製圖：張凱茹

簡報 = 溝通

• 簡報結構 = 你的思考結構簡報內容 = 你的表達能力簡報技巧 = 你散發給別人的感覺口語肢體 = 講話是否有條有理，是否有抑揚頓挫簡報前置準備 = 你這個人是否懂得預先規劃簡報目的 = 你能否有效表達你的觀點，說服別人，讓人理解

簡報內容的意義

• 簡報製作原則是在「溝通」的層級下，讓簡報內容能以正確的方式呈現

• 以協助簡報者更有效率地傳遞想法，進而達成溝通目的。

8

邀約企業或單位的考量需求

• 通常包含：– 課程名稱、每梯人

數、課程對象、開課時間、課程目的、上課地點、課程大綱、訓練方式、授課人員、預算、課程梯次等。

8

即 5W3H What （事） Why （為何） Who （人） When （時） Where （地） How to do （如何）

How much （錢） How many （物）

簡報的主題（ What）　　　　　　　 簡報者（ Who） 簡報之目的（ Why） 簡報的對象（ Whom）

最佳的簡報時間（ When） 最適的簡報地點（ Where） 如何做簡報（ How）

講師事前準備－應用 6W1H

製作簡報的準備

規劃演講 容內規劃演講 容內 考量聽 人數眾的多寡

考量聽 人數眾的多寡

演講場地大小演講場地大小 硬體設備的支援

硬體設備的支援

仔細分析聽眾的背景

仔細分析聽眾的背景

簡報關鍵三要素

內容7%

演講者的談話內容

聲音38%

輔助表達談話內容

態度 /形象55%

演講者的外顯

簡報內容整體規劃

• 簡報要提升，必須跳脫單一投影片的觀點，讓自己從整體規劃的角度看簡報內容應該如何呈現

• 簡報內容可以從簡報軟體的檢視模式看出視覺一致性，進行簡報內容的整體規劃就是在製作簡報前

• 簡報者應該謀定而後動，進行充份的前期規劃後再開始製作內容

簡報的溝通要點

• 簡報的溝通模式有別於日常生活中的其它媒介，所有媒介所追求的共同目標皆在於使觀眾的眼球停駐時間愈久愈好，簡報的溝通模式卻並非如此。

• 應針對簡報者的角色、簡報內容的功能、觀眾注意力的分配，說明彼此之間正確的對應關係。

• 操作簡報軟體的技巧非難事，難的是如何製作出符合簡報正確溝通模式下的簡報內容。

• 一般簡報內容進行字型、顏色、動畫效果的選擇，熟練的簡報軟體操作技巧反而造成了許多簡報災難。

• 簡報內容呈現軟體應用技巧發表會，從整份簡報內容的角度來看，就顯得非常雜亂無章。

• 簡報的溝通力，就在這些無意義的動作、無意識的選擇之下逐漸流失。

簡報的內容求精不求多

• 交待重點，一張投影片一至二分鐘• 一頁放置一至二個主題• 結構為：開場白 (10%)

• 主體內容 (85%)

• 結語 (5%)

開場白 10%

• 要引起觀眾的聆聽興趣，集中大家的注意力

• 分享觀眾熟悉且和簡報主題相關的時事，建立彼此關係

• 當觀眾注意到講者時，就可開始說明簡報意義及內容結構，讓觀眾對於簡報的重點及內容有預期的心理，也較好安排做學習的準備。

主體內容 85%

• 內容編排的邏輯性，常因過於熟悉簡報內容，而產生投影片順序不符邏輯的盲點，使得學員隨著講者作跳躍式的思考。

• 通常越短的簡報，邏輯性越難建立，所以提早蒐集講題內容，全部放入簡報後，再逐步刪除內容，建立簡報的流程順序。

結語 5%

• 利用最後的時間回顧全貌，加強記誦及強化觀點。

• Q&A 時間。

簡報的內容 - 架構與邏輯

起

承合

轉

Q & A彙 整提 醒

主題容內

開 場

破 冰

形 塑

氛 圍

目 標

確 立

解 決

方 案

簡報無往不利 3 秘訣 http://www.managertoday.com.tw/?p=30015

• 好的溝通技巧，不只展現在有效的提案報告上，更會帶動你的事業生涯；若溝通欠佳，即使想出再好的點子也是枉然。富比世（ Forbes ）雜誌的專欄作家卡曼．蓋洛（ Carmine Gallo ），講述他應邀前往史丹佛大學商學院（ Stanford Graduate School of Business ）教授溝通技巧時，傳達的 3項簡報要訣。一段成功的展演，必須具備以下 3 個要素，讓你的點子與接收者無縫接軌。

1.易懂（ understandable ）

• 好的簡報，會屏除賣弄專業的行話、過度修飾的詞藻或複雜難懂的概念。讓簡報易懂的方法很多，卡曼最推崇「推特標題法」（ Twitter-Friendly Headlines ），擬出 140 個字以內的訴求，用一句話說明你的中心主旨。

2. 好記（ memorable ）

• 如果接收者沒辦法記住你報告的內容，那麼內容再優質也無用。

• 根據神經學家的研究，人在短期內只能記住 3 到 7 個項目

• 為求最佳效果，卡曼建議使用魔法數字──3 ：試著將你的報告整理出 3 個重點；將簡報一共分成 3 個部份；告訴受眾應當執行的 3 個步驟。

3. 有情緒張力（ emotional ）

• 想佐證你的說法，不能缺乏數據資料與理性說明；但是想激勵受眾採取行動，你需要的是具備感染力的感性說服。卡曼主張，「故事」具有張力、能引發情緒感受與行動，且甚少被使用。

• 試著說一個簡短的故事，讓你的簡報更突出。

起

開場破冰 形塑氛圍

自我介紹加深印象

打造簡報的「入口」 -網載• 「十五秒內拋出問題」是為了引起聽者的興趣，

因此不是拋出任何問題都可以的。•

大家最常犯的毛病是——「各位！你們認為大幅提升公司生產力的方法是什麼呢？」聽者只會覺得：「我哪知道啊！」

•還有一種狀況，伴隨著投影畫面上出現大大的數字（譬如「 12345」），簡報者常會大聲問道：「各位知道這個數字代表了什麼意思嗎？」聽者反應通常同上。拋出這類問題，一般來說效果都很差。接著簡報者繼續說：

「其實呢，這是敝公司去年的客戶總數！」

•聽者的反應通常是：「那又怎樣？」要是在一開始的階段就讓場子變冷，之後是不可能挽回的。

• 所以發問的重點是，針對對方也有所認知、能夠共同思考的話題進行切入。

•首先稍微提起聽者也曉得的話題，把這當作入口，帶領聽者一同進入你的簡報世界。等聽者一踏進來，就立刻清楚點出當前面對的課題（問題點、困境、待解決事項），如此一來，聽者心中便會湧上問號：「是啊，這該怎麼辦才好呢？」這時你再帶出整場簡報的主題。

承 • 化繁為簡，盡量以圖、表與動人的文字與簡要

的數字來呈現• 市場數字分析– 蒐集資料的管道– 圖表資料必須一目了然、凸顯專業

• 態勢競爭分析– 量化數據，具體比較– 善用商品圖片圖表

• 現況與解決– 營運數據整理成有意義的結論– 現在方法及可行之道

轉

• 流程圖表是最佳工具• 預期效益

將效益轉成數字將數字轉成圖表活用各種行銷圖表、流程圖表、效益圖

表。

合

提供售後服務

感謝參與學員回饋

彙整重點提醒

課程簡報主軸

• 簡報內容有其特殊的溝通語法，在簡報內容特殊的溝通模式之下，有別於一些文章的敘述模式

簡報製作觀念

• 從觀眾的角度、簡報者應扮演的角色、簡報內容應該提供的內容，說明簡報內容應該如何建構

簡報內容整體規劃

• 站在更高的視野，進行簡報內容的前期規劃

• 簡報並非「單一投影片」的集合，必須從整份簡報的觀點，並從觀眾的角度出發，以一定的規則貫穿簡報內容。

文字內容製作原則

• 使用簡報內容的特殊語法與觀眾進行溝通• 使用深藍色當背景，粉黃色或黃色文字標

題。• 一頁應有個大標題，四至五個小標題，整

體版面不應太擠或字體太小﹙最小 36點字﹚。

• 色彩對比要大，少用粉紅色﹙因為在螢幕上會產生發散效果﹚。圖片檔越小越好。

視覺化內容製作原則

• 兼具專業性、溝通性、設計感的視覺化內容表達方式

多媒體教學

• 有錄放影機、 CD、 LD、 VCD、實物投影機與電腦。

• 或以用書面資料、幻燈片、投影片、實物、電腦檔案教材、 Internet、錄影帶、錄音帶、 CD、 LD、 VCD等方式教學。

投影片風格

• 簡要• 簡單風格的投影片，主題清晰明確，容易

聚焦，且製作上不需太多技巧。因為畫面簡單，觀眾的注意力會集中在講者，簡報只是作為輔助。此風格適合具有個人魅力、主控力強的講者或是活動性很強的簡報。

投影片風格

• 華麗• 繁麗風格的投影片，則是在視覺上很強烈

，易吸引注意力，且內容上豐富而舉例多樣。如果希望呈現豐富的內容，讓觀眾在短時間的簡報中即可對內容產生深刻的印象與認識，即適用此類風格。

投影片內容呈現

• 「條列式」是類似筆記，以條列的方式列出內容，簡單又快速

• 「圖解式」則是運用圖像式思考，以圖形方式呈現。

• 簡報的風格，無所謂好或壞，僅有適用與不適用的問題，可依講題內容的適合度、個人的喜好習慣去使用後加以選擇。

視覺化呈現方式

• 將條列句改以視覺化的圖解技巧• 採視覺化呈現方式不但是提升簡報品質的

關鍵，也是讓想法完整表達的最佳方式，視覺化能提供給觀眾兼顧左右腦的全腦式溝通經驗，讓說服力大幅增加。

簡報者與簡報內容之關係

• 簡報內容最常犯的錯誤就是簡報者與簡報內容兩者不分。

• 如果無法清楚區隔兩者之間的界線，聽眾將無法建立起明確的視覺焦點。

• 將簡報內容成為簡報者與觀眾之間的第二溝通管道。

失敗簡報• 時間未控制好，當簡報超時太久，即使內容再精

彩或資料再豐富，聽眾還是會產生負面的情緒，而使簡報效果打了折扣。

• 平均一張投影片一至二分鐘，學習將簡報的時間控制得剛好，即可有個成功的簡報基底。

• 內容太多，在一張投影片中放入過多的內容，則不易看清楚。

• 一張投影片中只放一個或二個相關的重點即可。

簡報的製作水準

• 建立起簡報秩序，從整份簡報的觀點，而非單一投影片的思維製作簡報內容

• 具備簡報內容之整體規劃、文字、圖片、圖解、表格製作原則之觀念

• 能製作出符合簡報設計原則的簡報內容 • 將簡報內容從純文字方式改以視覺化方式

呈現

presentationzen簡報禪：圖解簡報的直覺溝通創意

• 作者： Garr Reynolds

• 出版社：悅知文化• 出版日期：

2012/05/30

內容簡介

• 全球最知名的簡報設計專家！　　他將全球主流的簡報、演講、溝通技巧引領至全新的境界，　　並詳細剖析傑出人士的簡報及演講秘訣。　　全新的 PresentationZen注入了最新的方法與技巧，　　讓你的簡報更具吸引力、更加提高與觀眾的黏著度。

重點• 簡報應該要注重在視覺的體驗上，用視覺

影像來溝通，勝過千言萬字。故事對於任何人都有很大的吸引力，放棄條列重點式的投影片吧，準備一則故事來展現你的簡報重點。

• 簡報的設計原則在於，如何以最簡單的方式來吸引觀眾的目光，並與觀眾產生連結，簡報並非講義。講義必須詳盡，而簡報則要掌握簡約與關鍵。

補充教案

向蘋果學 4 個精湛的簡報技巧http://www.managertoday.com.tw/?p=31786 / 張凱茹 • 從蘋果公司（ Apple）的全球開發者大會

學到一些簡報技巧。他們高超而專業的展演方式，總是令人印象深刻，也為產品加分。

• 富比世（ Forbes）網站專欄作家卡曼．蓋洛整理出以下 4 個蘋果簡報的原則，多加練習，下次上台時換你驚豔全場

1.吸引觀眾注意

• 只有 90秒的時間抓住觀眾的眼球，如果甫開場就令人感覺無聊，想重新吸引他們的注意力將十分困難。

• 以蘋果為例， 2012年的大會上，觀眾原本預期由執行長提姆‧庫克開場，結果首先說話的是 iPhone智慧語音助理 Siri 。

• 一開頭便引人注目，觀眾當然感興趣。

2.避免使用列點

• 蘋果的投影片充斥豐富的照片與文字，但沒有條列式的項目符號。

• 一旦使用項目符號，你的簡報容易充滿一行行文字，陷入視覺匱乏的排版窘境。

• 蓋洛建議若想使用清單，可在左邊放圖像、右邊放列表，亦可逐項加上動畫，增添展示的變化。

3.加強訊息的易讀性

• 庫克等人說明資料時，經常會強化資料與觀眾的關聯，讓觀眾更容易理解。

• 例如，當蘋果介紹一款厚度僅 0.71英寸的筆記型電腦時，講者便把自己的手指放在電腦旁比對，說：「它比我的手指還要薄。」不只提供資料，應設想如何讓觀眾更容易理解它。

4.投影片力求簡潔與圖像化

• 每當庫克提供一個統計資料時，簡報上只會出現這個數字；因此，別寫上滿滿的資訊，一次只需要告訴觀眾一件事。

• 將文字和概念都圖像化，例如庫克說蘋果已向應用程式開發者開了 50億美元的支票，簡報上便顯示一張「開給開發者、金額為 50億美元」的支票。