簡報製作技巧及流程

詹翔霖副教授詹翔霖副教授 -- 雄獅旅行社 -103.09. Chanrs@ms68.hinet.netChanrs@ms68.hinet.net 0955-268997 0955-268997教學部落格教學部落格 http://mypaper.pchome.com.tw/http://mypaper.pchome.com.tw/chanrschanrs

精簡的文字，才能傳遞最動人的訊息 http://www.managertoday.com.tw/?p=14107

• 2007 年賈伯斯介紹 iPhone 出場的方式，是運用「 3 的法則」的完美例子。他宣布，今天要介紹 3 種革命性的產品：第一種是寬螢幕觸控式 iPod ，第二種是革命性的手機，第三種是突破性的網際網路通訊裝置。

用「 3 的法則」，搭好理解的途徑

• 《大家來看賈伯斯》（ The Presentation Secrets of Steve Jobs ）作者卡曼‧蓋洛（ Carmine Gallo ）分析，賈伯斯簡報時通常以 3 項事物為 1 組，比如說，將簡報分成 3 幕，產品強調 3 大功能，實際展示分成 3 個部分等。

蓋洛認為，「 3 幕」「 3 大功能」「 3 個部分」畫出了路線圖，使觀眾容易跟隨、理解故事；此外，「 3 項」也是觀眾最容易記憶的內容，不至於太少而覺得空虛，也不會因為太多而記不起來。

今天，蘋果要重新發明手機！• 當觀眾靜下來，期待賈伯斯對三種產品提供更詳

細的解說、或開始展示這三種產品時，投影螢幕上 iPod 、通訊、網路的圖示卻開始旋轉──賈伯斯繼續說道：「各位明白了嗎？它們不是三種不同裝置，只有一種裝置，我們叫它 iPhone 。今天，蘋果要重新發明手機！」

這時，畫面上出現 iPod 加上老式電話轉盤，觀眾立刻哄堂大笑，當現場情緒沸騰到最高點，賈伯斯才正式介紹 iPhone 登場。

使觀眾聚焦， 6 張投影片只寫 7 個字

• 學者統計，一般簡報者的投影片，平均會出現 40個英文字；但賈伯斯在介紹 iTunes 商店時， 6 張投影片只用了 7 個英文字、 4 個數字與一張圖。

• 而他介紹 iPhone3G 時，更將簡約手法發揮到極限， 11 張投影片中，只有一張有文字（就是「 iPhone3G 」這幾個字），其餘全是照片。

• 過多的投影片文字，分散觀眾的注意力；簡約的投影片，才能聚焦在主講人的口頭解說上。

• 不只投影片走簡約風，賈伯斯的簡報用語也簡單如日常對話，但卻具體明確且情感豐富，這正是他的語言魅力來源。

《大家來看賈伯斯》摘錄 • 總是以戲劇化的方式，介紹新產品出場：

把 MacBook Air從牛皮紙袋中拿出來、用iPhone透過 Google Map打電話到簡報會場的星巴克（ Starbucks ）訂咖啡。

• 介紹 MacBook 時，更是直接樣品交給台下觀眾，讓他們親身感受更輕、更薄、更堅固的鋁合金機身。

指出特色，說明帶來的好處 • 賈伯斯具有「現實扭曲力場」（ Reality

Distortion Field ），來形容他的樂觀與熱情，能夠讓員工相信自己什麼都做得到。

• 賈伯斯對自家產品的熱情不只能鼓舞員工，更能化成感染力十足的訊息，告訴觀眾「這個產品能為你帶來的好處」。

賈伯斯發表了 iPod

• 用 27 個英文字元，把這個產品介紹出場：「 iPod ，將 1000首歌曲放進你的口袋。」

• 他絕口不提容量 5GB 、重量 185公克等艱澀的術語，而是用一般人都能理解的方式來說明產品規格

• 如「 1000首歌是絕大多數人收藏的音樂總數」「一盒撲克牌的大小，比大多數人口袋中的手機都還要輕」。

簡報標題的目的 • 「讓觀眾看見美好的未來」，所以重點不

在講者，而在於聽眾。• 由於觀眾最好奇的就是「這和我有什麼關係？」

• 如果你的產品可以讓觀眾更省錢、工作更輕鬆，那就要像賈伯斯一樣，盡早說、多說幾遍、而且還要說得一清二楚！

追求完美，排練到符合要求為止 • 蘋果前主管麥克‧伊凡吉李斯特（ Mike

Evangelist ），就曾為了 5 分鐘的示範，而在賈伯斯要求下、花了上百個小時準備。正式演出前兩天，賈伯斯會開始演練。

• 第一天，他專注於簡報內容，請產品經理和工程經理列席，詢問他們的意見，並花很多時間斟酌投影片字句。

調整流程環節• 第二天， 1999 年，《時代雜誌》記者麥

克‧柯蘭茲在 iMac 上市彩排時採訪賈伯斯。• 當時，賈伯斯正在排練一個關鍵時刻：當

他說出「向 iMac 說哈囉！」時， 5 部iMac必須同時從深色布幕後方滑出來。

• 但賈伯斯對舞台燈光不滿意，他不斷要求亮一點、快一點，「我們要一直排練，直到效果符合要求為止！」

大字報• 防止臨時忘詞，賈伯斯也需要「大字報」。• 他的大字報，是放在舞台和第一排觀眾之間的螢幕。

• 為了避免眼睛一直瞄向同一處，他特別準備了 3 個提詞螢幕，這樣他就能從容地在舞台中央遊走，環視觀眾，自然流露自信。

練習、練習、再練習 • 賈伯斯都需如此縝密的準備• 一般人做簡報時，更需要檢查每一張投影

片、每一項示範、每一個關鍵訊息。• 必須完全掌握自己該說什麼、在何時說、

要如何說。

簡報技巧修練

• 見山是山• 見山不是山• 見山又是山

規劃演講內容

• 明確的目標 , 重點去蕪存精• 有輔助資料 , 力求清楚簡潔•具有專業性 , 才能有說服力•儘簡單易懂 , 易記懂的文字• 注演講重點 , 享受互動樂趣• 主題與重點 , 理出綱領次序

製作的原則或留心的事項 • 學做投影片時，都會從最簡單的字型設定、色彩調整等，發展到陷在動畫特效的奇幻中。

• 最重要的不是知道要怎麼用，而是要知道怎麼去使用才是適合的

文字編排 • (1) 無論中英文打字，務必依照正式打字規則

(2) 注意文字的編排，如：字距、行距、字型等(3) 儘量避免拼字或打字錯誤，注意標點符號(4) 打字規格建議：標點符號要有適當的空格如英文逗號後空格、英文字不要使用中文字型、括弧外空格等(5) 每頁投影片文字不宜過多或字體太小，依場地大小調整字型與字體，原則上簡報較適用等幅字型，如中黑體、粗圓體、 Arial ，因其筆畫粗細同等，大螢幕上瀏覽較清楚。標題可設 30pt -44pt 以上，中間內文字可設為 32pt- 24pt

使用通則• 螢幕與陳述內容同步：

– 自己操作、應用遙控器• 每張簡報講解時間

– 約 3-5 分鐘• 字體大小：

– 標題 >44 、內容 >28 、最多七行字• 字體的應用

– 標題：儷粗圓、粗圓體– 內文：中圓體、標楷體

• 圖表與表格簡單化：

色彩圖片 • 文不如表，表不如圖，圖不如例。

(1)多不見得好，且圖片要和內容相關(2)若要列印講義，請選擇白色背景以節省墨水(3)選用對比較高的顏色，如深藍色與黃色，視覺上較清楚，亦較不受投影機投射效果的影響(4)避免選擇高亮度的顏色，如正紅色配正黃色，視覺上較有負擔(5)選色上，以看得清楚為原則，而非以漂亮的顏色為優先(6)背景保持單純，太過複雜會使文字不易閱讀

圖檔使用•善用圖案：

– 需與主題吻合、不要喧賓奪主、慎用動態圖片

•善用照片：– 百聞不如一見

•背景顏色與文字顏色– 背景要單純、與文字要強烈對比

•善用動畫：– 呈現方式要一致，整場簡報都要同一效果

圖片使用要項

• 更易理解加深印象• 改變當下學習氣氛• 合適場合風情習俗• 有相關聯的圖片檔

動畫效果 • 動畫具有提升報告的層次感與故事性、增進複雜概念與結構關係之理解、動態突顯圖片所不能表現之相關性等優點。在設計與呈現上宜留意：(1)適量、適當的使用，寧願沒有也不要多(2)將速度設定為最快速(3)不做無意義的特效，以節省時間為原則(4)動畫方向要符合閱讀的方向(5)完成動畫設定後，需利用至少二台以上的電腦進行全部投影片的播放測試，以確認動畫的順序、速度、效果，不斷練習直到整體流程順暢

自訂動畫效果• 按一下 [ 投影片放映 ] 後選擇 [ 自訂動畫 ]

• 再選 [ 新增效果 ] 後出現：– 「進入」：如伸展或飛入 – 「強調」：會突顯文字，

使焦點集中在該項目 – 「結束」：飛出、淡出或彈出

– 「影片路徑」會追蹤物件遵循的圖樣。

聲音的魔力• 簡報中播放音效

–如何啟動音效–如何讓音效在想要的時候播放–如何讓音效重複播放

多媒體的應用

簡報資料影印• 1. 講義型式：一頁可列印多張投影片 ( 最

多 9 張 ) ，邊界留白處可用於筆記。但無法調整邊界及投影片大小，印 9 張投影片於一頁時，通常字已看不清楚。2. 備忘稿型式：於重點投影片中撰述詳細的文字說明，讓觀眾更能了解投影片的重點。適用於難以口語解釋的複雜內容，或經由解釋觀眾仍還不太能了解的內容，或一定要讓大家知道的重點內容。

• 1. 儘早完成文稿反覆的修正。2. 要記得檢查拼字。3. 所有成功的簡報都是可以練出來的，留意時間的掌控，並事先預備突發狀況的應變方式，掌握重點所在，學習自然而非背誦的講話方式。4. 儘量標明頁碼，以便觀眾日後討論、回想、問問題。5. 簡報前要反覆放映練習，確定順序和動畫。

補充講義【互聯式簡報網設計風格】

• 傳統『線性播放』的錄音帶、錄影帶早已走入了人類文明歷史，現今的您是否仍在使用『線性逐頁播放』的 PPT簡報流程設計呢？

• 近年來，美國各行各業的 PPT 簡報已採用一種嶄新的『互聯式簡報網 (Interactive Presentation Network)』設計風格；雖然同樣使用微軟 PowerPoint製作投影片簡報，然而一旦採用『互聯式簡報網』設計風格，它即可完全跳脫出傳統線性流程設計，使 PPT 簡報更符合人類思維的方式進行，而達到簡報主講人、投影片內容、現場觀眾三者之間產生互動，使 PPT 簡報成為更引人注意、更有說服效果的『品牌行銷』工具。

（ 1 ）針對教會傳揚福音 / 講道讀經應用（ iPPTbible ）——  直接下載：http://url.cn/IzOEoY

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