a. propuesta del diseÑo

66

A. PROPUESTA DEL DISEÑO

Se propone diseñar un sistema de información automatizado que tenga

como objetivo fundamental controlar los procesos de la Gerencia Comercial

de Homes Building, C.A. a fin de responder a la lentitud e ineficiencia con

que se han venido desarrollando actualmente.

B. CONCEPTUALIZACION DEL SISTEMA

Es un sistema de información que controlará los procesos de la Gerencia

Comercial de Homes Building, C.A. (explicados anteriormente), lo cual

permitirá dar un paso hacia delante en su productividad ya que la ejecución

de las tareas facilitará el trabajo diario de cada una de las personas

involucradas en el manejo de los procesos de la Gerencia Comercial, así

como también disminuirá el consumo de recursos humanos, tiempo y

tecnología, para el bienestar de la empresa, quien actuara eficientemente en

forma cotidiana en sus funciones comerciales, a través de un ambiente de

intercambio de información automatizada a través de un sistema.

67

C. OBJETIVOS DEL DISEÑO

1. OBJETIVO GENERAL

• El sistema de información propuesto lleva un control y seguimiento de

todas las obras tanto ejecutadas como en ejecución, así como toda la

información necesaria para la preparación de una licitación. Igualmente

controla sus proveedores y clientes actuales como potenciales que se

llevan a cabo dentro de la Gerencia Comercial de la empresa Homes

Building, C.A.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Clasificar los datos que intervendrán en los procesos de la Gerencia

Comercial manejando criterios básicos que garanticen el manejo

adecuado.

• Proporciona accesibilidad rápida y eficaz al momento que se la

información.

• Generar consultas para apoyar a la toma de decisiones de los Gerentes

en todos y cada uno de los procesos presentes de dicha Gerencia.

68

• Generar informes periódicos y estudio recurrentes según vayan

necesitándose, ofreciendo así un flujo continuo de información para el

éxito en la toma de decisiones.

• Almacenar grandes cantidades de datos de distintas formas que sean

útiles para la empresa

D. ESTRUCTURA DEL DESARROLLO

ESTRUCTURA DEL DISEÑO

En esta se desarrollaron las etapas para la realización del sistema de

información tomando en cuenta la metodología de Senn (1.992)

1. FASE I. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

La solicitud para obtener mejoras a través de un sistema de información

automatizado se originó por varias razones; y comenzó desde el mismo

momento en el cual se constató la importancia de un control de los procesos

de la Gerencia Comercial de Homes Building, C.A. Desde este momento, se

plantea la necesidad de crear un sistema de información que permitiera

controlar los procesos de esta Gerencia con el fin de maximizar la

productividad de tales procesos.

69

A partir de lo expuesto, se desprende la intención del Gerente Comercial

de Homes Building, C.A., en establecer una petición formal para mejorar los

procesos de dicha gerencia la cual en innumerables ocasiones les ha

acarreado percances que atentan notablemente el fortalecimiento

organizacional de la empresa.

1.1 ACLARACIÓN DE LA SOLICITUD

La empresa Homes Building, C.A. es una empresa que hasta la fecha

desarrolla todos sus procesos comerciales de forma no automatizada, lo cual

repercute directamente sobre la eficiencia y eficacia con la cual se realizan

dichos procesos.

Las actividades a tales procesos comerciales donde la función primordial

es llevar el control de todas sus obras ejecutadas o en ejecución, relación

necesaria para la presentación de licitación y el control de sus clientes

actuales como potenciales y proveedores, son realizados con hojas de

cálculos, formatos realizados con Word y con los formatos predeterminado

que genera el programa LULOWIN (programa para el control de obras) el

cual es utilizado para la realización de presupuestos y análisis de precios

donde estos no son los mas adecuados para la realización de consultas

rápidas solicitadas constantemente por el Gerente Comercial.

70

Finalizadas estas actividades se determina que los procesos manuales

realizados para cumplir con algunas de las múltiples necesidades

comerciales, donde el traslado de información entre cada fase del proceso es

ineficaz. Entre las siguientes dificultades tenemos que presentar estas

actividades manuales:

• Demora en la realización de los trabajos y entrega de los mismos.

• Perdida y desconfianza de la información.

• Malestar en la gerencia, al momento de requerir cualquier tipo de

información, debido a que no se realiza un control de los datos que

contiene dicho reporte.

El funcionamiento de estos procesos bajo estas características trae como

consecuencia la ineficiencia al momento de la manipulación de datos, debido

a la gran cantidad de información que se genera, además genera deficiencia

en cuanto a organización.

1.2 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

En relación a este aspecto, se estiman elementos, tales como: costo,

tiempo y recursos, que son necesarios para poder decidir si es factible o no

llevar a cabo la elaboración del diseño del sistema de información propuesto.

Este estudio está conformado de la siguiente manera:

71

FACTIBILIDAD TÉCNICA

Esta determinada por la inquietud de mejorar las formas de cómo se han

ido desarrollando los procesos de la gerencia comercial.

Para lograr que la aplicación funcione de manera exitosa es indispensable

que los recursos tanto del hardware como de software sean adaptables a los

requerimientos del sistema. En el caso de Homes Building, C.A., la gerencia

comercial cuenta con el hardware y software necesario para atender los

requerimientos necesarios en la consecución del nuevo sistema de

información. A continuación serán especificados dichos recursos:

-En cuanto al Hardware: El desarrollo del sistema requirió de un

computador personal con las siguientes características:

• Procesador Pentium 550 Mhz 64 MB en memoria RAM

• Disco Duro de 20 GB

• Driver Floppy 3 ½ 1.44 MB HD

• Monitor Súper VGA 14”

• Teclados y mouse

• Impresora HP Deskjet 692C

-En cuanto al Software: Al igual que el hardware, la empresa cuenta con

las licencias originales de los programas o software necesarios para

72

desarrollar el sistema. El desarrollo del sistema en cuanto al software

requiere de los siguientes software o programas:

• Microsoft Windows 98

• Microsoft Acces 2000

• Microsoft Visual Basic 6.0

FACTIBILIDAD OPERATIVA

En relación a esta parte, los resultados fueron que los usuarios estaban

de acuerdo con el desarrollo de un sistema de información para tener

automatizado los procesos comerciales que se llevan a cabo en Homes

Building, C.A. Para tal efecto se requerirá de una interfaz amigable en el

ambiente grafico, de explicación útil al momento de realizar una consulta o

generar un reporte, que ahorrará un tiempo valioso en la ejecución.

Por otra parte, se evidenció a través de las entrevistas semiestructuradas

antes destacadas acerca de la aceptación del cambio realizado de un control

manual de los procesos comerciales a uno totalmente automatizado,

haciendo notar al respecto que, los usuarios no presentaron resistencia al

cambio y no seria necesario ofrecer adiestramiento ya que presentan buen

manejo de las herramientas de informática.

73

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

Al referirse a ella, se debe tomar en cuenta los beneficios de un sistema

de información y verificar si es lo adecuado para desarrollar tal inversión, es

decir, los gastos cuantitativos y cualitativos. En consecuencia dicho análisis

se realizó de la siguiente manera:

Tomando en cuenta que el investigador como empleado de la

organización tiene una cuota mensual de Bs. 360.000,00. Se procedió a

calcular el costo por hora utilizado. Para esto, se dividió la cuota mensual

del investigador entre el número de días promedio que comprende un

mes del año, es decir 30 días, lo que equivale a Bs. 12.000,00 diarios, luego

se dividió entre el número de horas que representa una día de jornada

laboral (8 Horas) obteniéndose de esta manera el costo por hora del

desarrollo del sistema que sería el equivalente a Bs. 1.500,00

A continuación se presentan a través de las siguientes tablas la relación

de los costos correspondientes al desarrollo del sistema:

74

Actividades

Costos en Bolívares

Investigación Preliminar y

Determinación de los

Requerimientos.

Días: 30

Horas dedicadas = 2 Hrs.

Total Horas Empleadas = 60 Hrs.

Total Actividad = 60Hrs x Bs. 1.500,00

Total = Bs. 90.000,00

Diseño y Desarrollo del Sistema

Días: 40



Total Actividad = 120 Hrs x Bs. 1.500,00

Total = Bs. 180.000,00

Prueba e Implantación del

Sistema

Días: 20



Total Actividad = 60 Hrs x Bs. 1.500,00

Total = Bs. 90.000,00

Total Días Trabajados = 90 Días.

Total Horas Trabajadas = 240 Hrs.

Total Actividades = 240 Hrs x Bs. 1.500,00

Costo Total del Desarrollo = Bs. 360.000,00

75

Por lo antes demostrado se puede notar la importancia de los

beneficios que traerá el Desarrollo de un Sistema de Información para el

control de los procesos de la gerencia Comercial de Homes Building, C.A.,

puesto que permitirá al usuario obtener la información deseada en menor

tiempo de respuesta, mayor veracidad en la misma, y sobre todo un manejo

fácil de datos que se necesitan para llevar la gestión lo mas optimo posible.

1.3 APROBACION DE LA SOLICITUD

Por esta y otras razones se puede decir que los procesos comerciales

presentes en esta empresa se llevan de una forma ineficiente y lenta

consecuencia directa de la forma en que se ejecutan dichos procesos.

De allí, que un sistema de información que controle los procesos de la

gerencia comercial de Homes Building, C.A., sea visto después de explicarlo

al Gerente Comercial de la empresa, como una herramienta, la cual permitirá

la mejora de los procesos comerciales, en cuanto a su operatividad y

productividad en la ejecución de las tareas y facilitará el trabajo diario de

cada una de las personas involucradas en el proceso. Así como la

disminución de tiempo, esfuerzo humano, técnico y de recursos para el

bienestar de la empresa, quien actuará eficientemente en forma coordinada

en sus funciones comerciales, a través de un ambiente de intercambio de

información.

76

No obstante, el sistema de información permitirá obtener la información

ágil y segura, así mismo, las personas involucradas podrán trabajar de una

forma coordinada y con una retroalimentación continua de información la cual

servirá de apoya en la toma de decisiones.

Es por ello que, se considera necesario proporcionar un diseño de un

Sistema de Información para el control de los procesos de la gerencia

Comercial de Homes Building, C.A.

2. FASE II. DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

Los requerimientos se determinaron por medio de la observación directa y

las entrevistas a los usuarios observando que para los efectos de los

procesos que se generan en la Gerencia Comercial, las consultas y reportes

de clientes actualizada y de información general de obras, clientes,

proveedores, entre otras, las cuales son realizadas con hojas de cálculos o

con los formatos que genera el programa LULO (programa para el control de

obra) el cual es utilizado para la realización de los presupuestos en donde

estos no son los mas adecuados para la realización de consultas rápidas de

determinada obra ya que existen limitaciones en cuanto a la obtención de

información, repercutiendo en el procesamiento de datos útiles para la toma

de decisiones que van a garantizar el cómodo desempeño de las actividades

que se originan en la Gerencia, del mismo modo, esta deficiencia genera

77

retrasos en las labores diarias ocasionado pérdidas cualitativas y

cuantitativas.

Dentro de la Gerencia Comercial se encuentra el proceso de Controlar las

ofertas, estimaciones y costos de licitaciones en donde esta gerencia es la

responsable de que se preparen de manera correcta para la posible

adjudicación de dicho contrato evaluando y recopilando cada uno de los

aspectos y requerimientos solicitados como lo son los aspectos Legales,

Financieros y Técnicos necesarios para la presentación de la Licitación la

cual es recopilada de una forma manual en donde los trabajadores que se

desenvuelven en el área comercial tienen que tener constante relación con el

departamento administrativo ya que este le proporciona toda la información

en papel en cuanto a los aspectos antes mencionados y que se hace

engorroso su ordenamiento debido al volumen de requerimientos por parte

de la empresa contratante así que esta se debe realizar con sumo cuidado

para no dejar escapar ni un solo requerimiento ya que este puede ser factor

de descalificación de la empresa en el momento de la presentación de la

licitación

Por lo tanto, a continuación se definen en forma general los

requerimientos relacionados con los procesos de la gerencia comercial de

Homes Building, C.A. mencionados:

78

• Registrar eficientemente los datos de entrada como datos

referenciales de clientes actuales y potenciales, proveedores, obras

ejecutadas y en ejecución.

• Permitir al usuario realizar consultas de acuerdo a sus necesidades

• Generar reportes de salida ya sea por pantalla y/o impresora como

reportes de clientes actuales para controlar a las empresas y personas

que se les ofrecen servicios, y así como a los clientes potenciales,

para realizar visitas ofreciendo los servicio que desarrolla la empresa,

Relación de obras Obras ejecutadas y en ejecución para estimar

tiempos de ejecución controlando de este modo todo lo referente a

montos de obras, fechas de inicio, entre otros, Requisitos para la

licitación, Relación de proveedores para ubicarlos y clasificarlos de

acuerdo a su desempeño, entre otros.

• Realizar una interfaz lo suficientemente amigable con el fin de facilitar

el manejo por parte de los usuarios.

Por otra parte, el sistema de información, deberá desplegar menús

sencillos que faciliten la entrada de datos, consultas y reportes; así mismo

deberá ofrecer interfaces atractivas que permitan establecer una

comunicación clara y precisa entre el usuario y la máquina, además deberá

almacenar la información de forma rápida, segura y eficiente, lo cual

79

garantizara la integridad referencial de los datos almacenados, ofreciendo un

mayor rendimiento con un menor tiempo de respuesta.

3. FASE III. DISEÑO DEL SISTEMA

El diseño del sistema de información se inicio partiendo del requerimiento

de crear una base de datos que registrará información sobre los procesos de

la gerencia comercial. En esta etapa del sistema se mantuvo una

comunicación constante con los usuarios, dada la importancia del sistema de

información y se utilizo como herramienta el lenguaje de programación Visual

Basic 6.0 enlazado con una base de datos creada con el programa Microsoft

Acces 2000, dicha fase involucro la construcción de: Diseño lógico, Tablas

de Base de Datos.

Para la realización de esta etapa fue necesario la ejecución de las

siguientes actividades:

3.1 DISEÑO DE ENTRADA

Como entrada al sistema se cuenta con una pantalla de presentación

donde se encuentra el logo y nombre de la empresa, así como el nombre del

sistema y su versión. Dentro de esta pantalla existe un botón donde se da

paso a la siguiente pantalla

80

La entrada de datos es realizada por el usuario a través de pantallas

correspondientes. Una vez introducida la información, esta puede ser

consultada con rapidez y relativa facilidad.

Todo el diseño de estas pantallas están orientado a objeto por medio de

botones con representaciones, cuadro de selección de operaciones y

combos que permiten el despliegue de listas de opciones facilitando el

manejo y la navegación del sistema

3.2 DISEÑO DE SALIDA

La salida del sistema de información para el control de los procesos de

la gerencia comercial se dieron en dos formas: por pantalla y/o impresora,

con el objetivo de asegurar que la salida estuviera disponible cuando se

necesitara, ofreciendo al usuario la cantidad adecuada de información, las

salidas emitidas por el sistema estuvieron constituidas por reportes de

relación de obras ejecutadas y en ejecución, relación de clientes actuales y

potenciales y relación de proveedores, entre otros.

A continuación se muestran los reportes diseñados para la ayuda a la

toma de decisiones:

81

REPORTE No. 1

REPORTE: PROVEEDORES DE MATERIALES

Llorca (2.001)

Reporte de Proveedores de Materiales

04 de Julio de 2.001

82

REPORTE No. 2

REPORTE: PROVEEDORES DE MANO DE OBRA

Llorca (2.001)

Reporte de Proveedores de Mano de Obra


83

REPORTE No. 3

REPORTE: PROVEEDORES EN GENERAL

Llorca (2.001)

Reporte de Proveedores en General


84

REPORTE No. 4

REPORTE: PROVEEDORES NACIONALES

Llorca (2.001)

Reporte Proveedores Nacionales


85

REPORTE No. 5

REPORTE: PROVEEDORES EXTRANJEROS

Llorca (2.001)

Reporte Proveedores Nacionales


86

REPORTE No. 6

REPORTE: CLIENTES ACTUALES

Llorca (2.001)

Reporte de Clientes Actuales


87

REPORTE No. 7

REPORTE: CLIENTES TIPO CONSTRUCCIÓN

Llorca (2.001)

Reporte de Clientes de Construcción


88

REPORTE No. 8

REPORTE: OBRAS EJECUTADAS POR FECHA

Llorca (2.001)

Reporte de Obras Ejecutadas desde el 01/01/2001 al 15/05/2001


89

REPORTE No. 9

REPORTE: OBRAS EJECUTADAS A . . .

Llorca (2.001)

Reporte de Obras Ejecutadas a Servicis


90

REPORTE No. 10

REPORTE: EMPRESAS PARTICIPANTE EN PROCESO LICITATORIO

Llorca (2.001)

Empresas participantes en el Proceso Licitatorio No. 001


91

3.3 DISEÑO DE DATOS

Se procedió al diseño de los archivos o base de datos que se describen a

continuación:

ü Tabla Licitación: Almacena datos referente a la Licitación. Este archivo

está compuesto por los siguientes campos: Id_Contrato,

Id_Tipo_Licitación, L_Descri, Id_Cliente, L_FechaE, L_LugarE, Id_TipoC,

L_FechaT, L_NumP, L_PerE, L_TelfE, L_Monto, L_Aproba, L_FechaA.

TABLA No.1

TABLA: LICITACIÓN

Fuente: Llorca (2.001)

92

ü Tabla Requisitos: Esta almacena los datos referentes a los requisitos

exigidos para la presentación de una licitación. Este archivo está

compuesto por los siguientes campos: Id_Contrato, R_ChqC, R_Fianza,

R_CartaO, R_ElemC, R_FactP, R_AnaP, R_Presup.

TABLA No. 2

TABLA: REQUISITOS


93

ü Tabla Tipo_Licitación: Esta almacena datos referentes al tipo de

licitación y descripción de la licitación. Este archivo está compuesto por

los siguientes campos: Id_Tipo_Licitación, TL_Descri

TABLA No. 3

TABLA: TIPO_LICITACIÓN


94

ü Tabla Tipo_Contrato: Esta almacena los datos relacionados con el tipo

de licitación, si es selectiva o general. Este archivo está compuesto por

los siguientes campos: Id_TipoC, TC_Descri.

TABLA No. 4

TABLA: TIPO_CONTRATO


95

ü Tabla Tipo_Cliente: Esta almacena todos los datos referentes al tipo de

cliente si es Gubernamental, Privado o Petrolera. Este archivo está

compuesto por los siguientes campos: Id_Tipo_Cliente, TCL_Descri.

TABLA No. 5

TABLA: TIPO_CLIENTE


96

ü Tabla Variables: Esta almacena los datos referentes a la moneda y al

impuesto. Este archivo está conformado por los siguientes campos:

va_fecha, va_iva, va_dolar

TABLA No. 6

TABLA: VARIABLES


97

ü Tabla Niveles: Esta almacena todos los datos referentes a los niveles de

acceso que posee el sistema. Este archivo está compuesto por los

siguientes campos: niv_codigo, niv_desc, niv_menu.

TABLA No. 7

TABLA: NIVELES


98

ü Tabla Clientes: Esta almacena todos los datos referentes a los clientes

tanto actuales como potenciales. Este archivo está compuesto por los

siguientes campos: Id_Cliente, cli_fechaI, cli_nombre, cli_contac, cli_rif,

cli_nit, Id_Tipo_Cliente, cli_direc, cli_telefo, cli_observ, cli_email, cli_fax,

Id_Edo_Cliente.

TABLA No. 8

TABLA: CLIENTES


99

ü Tabla Empresas_Participantes: Esta almacenan todo los datos

referentes a las empresas participantes en el proceso de licitación. Este

archivo está compuesto por los siguientes campos: Id_Contrato,

EP_Nombre, EP_Fecha, EP_Monto.

TABLA No. 9

TABLA: EMPRESAS_PARTICIPANTES


100

ü Tabla Usuarios: Esta almacena todo las datos referente a los usuarios

del sistema. Este archivo está compuesto por los siguientes campos:

us_codigo, us_pwd, niv_codigo, us_nombre

TABLA No. 10

TABLA: USUARIOS


101

ü Tabla Obras: Esta almacena todos los datos referentes a las obras

ejecutadas y en ejecución. Este archivo está compuesto por los

siguientes campos: Id_Contrato, O_Descri, O_Monto, O_FechaI,

O_FechaC, Id_Cliente.

TABLA No. 11

TABLA: OBRAS


102

ü Tabla Estado_Cliente: Esta almacena todos los datos referentes a el

estado del cliente que puede ser activo, inactivo o potencial. Este archivo

esta compuesto por los siguientes campos: Id_Edo_Cliente, EC_Descri,

EC_FechaE

TABLA No. 12

TABLA: ESTADO_CLIENTE


103

ü Tabla Proveedores: Esta almacena todos los datos referentes a los

proveedores. Este archivo está compuesto por los siguientes campos:

Id_Proveedor, P_nombre, rif, nit, contacto, dirección, telefono, fax, email,

tipo, id_categoría.

TABLA No. 13

TABLA: PROVEEDORES


104

ü Tabla Categoría_Proveed: Esta almacena todos los datos referente a las

categorías de los proveedores. Este archivo está compuesto por los

siguientes campos: Id_Proveedor, Id_Categoría.

TABLA No. 14

TABLA: CATEGORÍA_PROVEEDOR


105

ü Tabla Ayuda: Esta almacena todos los datos referente para un mejor

manejo de la ayuda sobre el sistema. Este archivo está compuesto por los

siguientes campos: Id_Ayuda, Tema, Descripción

TABLA No. 15

TABLA: AYUDA


3.4 DISEÑO DE PANTALLAS

El sistema contiene una serie de módulos para la entrada y salida de

datos referente a los procesos de la gerencia comercial. A continuación se

describen las pantallas que posee el sistema:

106

PANTALLA DE PRESENTACION

Esta es la primera pantalla del sistema, en ella se encuentra el logo y

nombre de la empresa así como el nombre del sistema y su versión, dicha

pantalla posee un botón que sirve para dar paso a la pantalla siguiente.

PANTALLA No. 1

PANTALLA: PRESENTACIÓN

Llorca (2.001)

107

PANTALLA INICIO DE SESION

Esta pantalla indica al usuario que debe introducir su clave personal. La

misma permite el acceso al menú principal del sistema a través de una

contraseña personal. De esta manera facilita la seguridad en el uso del

sistema.

El usuario debe recordar que la información contenida se considera

estratégica para la empresa.

PANTALLA No. 2

PANTALLA: INICIO DE SECION

Llorca (2.001)

108

PANTALLA MÓDULO PRINCIPAL

Esta es la pantalla que muestra el menú principal del sistema de

información (Siscom) está formado por módulos o actividades principales que

son las que contemplan los procesos de la Gerencia Comercial. Cada

módulo principal esta formado a su vez por submódulos que contienen

procesos que identifican al módulo principal solicitado (Sistema,

Mantenimiento, Seguridad, Reportes y Ayuda). Igualmente, existe la

posibilidad de entrada a estos módulos a través de botones de acceso

inmediato los cuales están ubicados debajo de las opciones del menú

principal.

Estos controles son los que permiten obtener información importante al

momento de solicitar datos que contienen todos los registros indispensable

que son fundamentales en la Gerencia al momento de toma de decisiones.

asimismo del lado derecho de la pantalla se encuentra un recuadro que

contiene la ayuda en línea para cada modulo del sistema.

109

PANTALLA No. 3

PANTALLA: MÓDULO PRINCIPAL

Llorca (2.001)

MODULO SISTEMA

El módulo principal Sistema se encarga de manejar los datos que

formaran parte esencial de la base de datos del sistema de información. En

este módulo el usuario puede definir los registros iniciales que identifican a

cada uno de los campos pertenecientes a los diferentes sub-módulos que

110

forman el módulo principal de Sistema: Clientes, Licitaciones, Obras Y

Proveedores. Cada sub-módulo posee una pantalla que permite las

operaciones del manejo de datos del proceso a ejecutar. Estas pantallas

poseen los campos correspondientes a los registros de datos necesarios que

la organización requiere.

De igual manera, el usuario cuenta con los botones de acceso inmediato

los cuales facilitan las acciones de manejo de los datos, estos son: agregar

nuevos datos, eliminar datos y actualizar datos.

A continuación se muestran las pantallas de los sub-modulos

correspondientes al modulo de sistema:

111

PANTALLA No. 4

PANTALLA: SUB-MÓDULO CLIENTES

Llorca (2.001)

112

PANTALLA No. 5

PANTALLA: SUB-MÓDULO PROVEEDORES

Llorca (2.001)

113

PANTALLA No. 6

PANTALLA: SUB-MÓDULO OBRAS

Llorca (2.001)

Asimismo, el sub-modulo Licitaciones contiene 3 sub-módulos que

son: Licitación, Requisitos y Empresas Participantes En este módulo se

manejan las informaciones concernientes a los procesos de licitación, los

114

requisitos indispensables para la presentación de una licitación y las

empresas participantes en la licitación.

PANTALLA No. 7

PANTALLA: SUB-MÓDULO LICITACIÓN

Llorca (2.001)

115

PANTALLA No. 8

PANTALLA SUB-MÓDULO REQUISITOS

Llorca (2.001)

116

PANTALLA No. 9

PANTALLA: SUB-MÓDULO EMPRESAS PARTICIPANTES

Llorca (2.001)

MÓDULO MANTENIMIENTO:

El módulo de Mantenimiento esta diseñado para procesar la creación de

los Tipos de Clientes, Tipos de Licitación, Tipo de Contrato, Categorías de

Proveedores, Variables y Ayudas.

A este módulo se le asignó el nombre de mantenimiento debido a que

este es prácticamente de poco uso ya que una vez definido las actividades

que en el se ejecutan, el usuario no requerirá acceder a este nuevamente.

117

A continuación se muestran las pantallas de los sub-módulos

pertenecientes al modulo de mantenimiento:

PANTALLA No. 10

PANTALLA: SUB-MÓDULO TIPO_LICITACIÓN

Llorca (2.001)

PANTALLA No. 11

PANTALLA: SUB-MÓDULO TIPO_CONTRATO

Llorca (2.001)

118

PANTALLA No. 12

PANTALLA: SUB-MÓDULO TIPO_CLIENTE

Llorca (2.001)

PANTALLA No. 13

PANTALLA: SUB-MÓDULO CATEGORÍA

Llorca (2.001)

119

PANTALLA No. 14

PANTALLA: SUB_MÓDULO VARIABLES

Llorca (2.001)

PANTALLA No. 15

PANTALLA: SUB_MÓDULO AYUDA

Llorca (2.001)

120

MÓDULO SEGURIDAD

Este módulo contiene dos sub-módulos que son usuarios que permite

registrar los usuarios del sistema y niveles que permite registrar que módulos

u opciones podrá manejar determinado usuario.

PANTALLA No. 16

PANTALLA: SUB-MÓDULO USUARIOS

Llorca (2.001)

121

PANTALLA No. 17

PANTALLA: SUB-MÓDULO NIVELES

Llorca (2.001)

MÓDULO REPORTES

Este permite al usuario obtener reportes en pantalla o impresos de las

actividades concernientes a los clientes, proveedores, obras, licitaciones. Los

reportes impresos constituyen un medio eficaz en el que se congregan el

total de los procesos realizados por las actividades valiosas para la

organización, constituyendo un paso fundamental en la toma de decisiones.

(ver reportes impresos en diseño de salida).

122

A continuación se muestran las pantallas las cuales poseen opciones para

ejecutar los distintos tipos de reporte de acuerdo a las necesidades del

usuario:

PANTALLA No. 18

PANTALLA: REPORTE DE PROVEEDORES

Llorca (2.001)

PANTALLA No. 19

PANTALLA: REPORTE DE CLIENTES

Llorca (2.001)

123

PANTALLA No. 20

PANTALLA: REPORTE OBRAS EJECUTADAS POR FECHA

Llorca (2.001)

PANTALLA No. 21

PANTALLA: REPORTE OBRAS EJECUTADAS A...

Llorca (2.001)

124

PANTALLA No. 22

PANTALLA: REPORTE EMPRESAS PARTICIPANTES

Llorca (2.001)

PANTALLA No. 23

PANTALLA: REPORTE REQUISITOS PARA LICITACIÓN

Llorca (2.001)

125

MÓDULO AYUDA

Diseñado sólo para ayudar a los usuarios al momento de acceder a varios

sub-módulos y requerir de observar a cada uno de ellos en el mismo

momento. Esta es una virtud principal del software y lo que hace es colaborar

con la presentación de las pantallas. Asimismo, la ayuda informa acerca de

los propósitos de cada módulo.

Este módulo contiene tres sub-módulos que son: Ayuda en Línea; que es

la pantalla pequeña que aparece en la parte derecha de todas las pantallas,

el sub-módulo Acerca de y el sub-módulo de Contenido.

126

PANTALLA No. 24

PANTALLA: SUB-MÓDULO ACERCA DE

Llorca (2.001)

4. DESARROLLO DEL SOFTWARE

En la etapa del desarrollo del software, se realizaron las tablas que van a

estar contenidas en la base de datos (archivos), con la utilización del

programa manejador de bases de datos Access 2.000. Dentro de ellas se

crearon campos claves que se utilizan para establecer la relación de las

tablas, además se asignaron los campos índices para lograr un rápido

procesamiento al momento de realizar la búsqueda de un archivo especifico.

127

Una vez creada la estructura de la base de datos, se procedió a validar la

misma, así mismo se aplicaron los métodos de integridad referencial y control

de errores, para garantizar que los datos sean introducidos correctamente y

lograr una mayor confiabilidad al momento de consultar la información.

Posteriormente, con la utilización del lenguaje de programación orientado

a objeto Visual Basic 6.0, se crearon los formularios que son los encargados

de generar la parte visible del sistema; es decir; donde el usuario se va a

desenvolver con el mismo, ya que por medio de estos se realizaran el

vaciado de la información a la base de datos. También se realizaron

consultas, generación de reportes y todo lo relacionado con el sistema.

Además se realizó la documentación del sistema que incluye el manual del

usuario que proporcionará un mejor manejo del sistema de información.

5. PRUEBAS DEL SISTEMA

Durante el desarrollo del sistema de información se procedió a ejecutarlo

con el objetivo de encontrar errores. Para esto se realizaron estrategias,

métodos y clases de pruebas las cuales son descritas a continuación:

Las estrategias de prueba utilizadas fue la de comprobar el cumplimiento

de las especificaciones sin tomar en cuenta el código interno del programa

(Caja Negra). Para ello se realizaron pruebas que verificaban el

comportamiento del sistema con sus requerimientos, se detectaron errores

128

en cuanto a las relaciones y dimensiones de los campos lo que requirió

hacer modificaciones a estos.

Los métodos utilizados fueron una combinación de los dos (2) métodos:

de arriba hacia abajo y viceversa. Esta combinación consistió en probar cada

uno de los módulos de programación de forma individual, comenzando del

módulo principal, luego anexándole los módulos de menor jerarquía.

Posteriormente se realizó la misma prueba pero comenzando desde los

módulos de menor jerarquía hasta él módulo principal, para luego ejecutarlos

todos juntos verificando enlaces y funcionamiento de los procedimientos del

sistema. Se comprobó la homogeneidad de los procedimientos y se

aprobaron los resultados obtenidos. Se realizaron cinco (5) clases de prueba

descrita a continuación:

1.- Prueba Unitaria: Se realizo al módulo de Obras verificando la

validación de los datos. Se comprobó uniformidad de los resultados

aprobándose dicho módulo.

2.- Prueba de Integración: Consistió en verificar las interfaces que existen

entre los programas que existen dentro del procedimiento. Esto se realiza

con el fin de detectar cualquier problema de intercambio de datos, archivos o

parámetros.

Al efecto, se detectó que la asignación de los campos no era la correcta

puesto que el nombre asignado en pantalla tenia resultados diferentes a los

deseados, una vez detectado esto se procedió a corregir el problema

asegurando el orden y la secuencia requerida.

129

3.- Prueba Funcional: Esta prueba tuvo como propósito identificar las

discrepancias que puedan existir entre el componente o sistema y sus

especificaciones funcionales. Se verifico que no existía ninguna discrepancia

entre los datos obtenidos.

4.-Prueba de Aceptación Técnica: La cual se llevo a cabo por el personal

técnico distinto de gerencia con el fin de determinar errores comunes. La

prueba arrojo como resultado que no existía ningún tipo de error y se aprobó

la comprobación.

5.- Prueba de aceptación funcional: Se realizó conjuntamente entre el

usuario final y gerente de la Gerencia Comercial, esta prueba se realiza con

el fin de determinar si el sistema cumple con sus necesidades bajo

condiciones reales, tanto de datos como de volumen.

Se procedió con datos irreales verificando el funcionamiento del sistema

encontrándose que las relaciones de los entornos de los datos de ciertas

pantallas o formularios no eran los correctos, además, se realizó cambios por

petición de los usuarios de los colores en algunas pantallas, por este motivo

se requirió hacer modificaciones a los campos, sus relaciones y a las

pantallas. Otra parte de la prueba consistió en el manejo de datos reales

suministrados por la gerencia comercial. Los errores encontrados fueron los

siguientes: La ubicación de las pantallas en algunos casos estaban fuera del

entorno del programa por lo que la información era obviamente insuficiente.

Una vez detectadas estas fallas se procedieron a corregirlas.

130

E. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

Mediante los resultados de la investigación se pudo comprobar que el

sistema de información para el control de los procesos de la gerencia

comercial, resultó ser una herramienta que logró controlar de manera eficaz y

eficiente la mayoría de los procesos de dicha gerencia reduciendo en un 90%

aproximadamente el tiempo requerido para la elaboración y emisión de

solicitudes de obras, relación de clientes potenciales, relación de

proveedores y clientes facilitando la obtención rápida y confiable de toda la

información relacionada con la base de datos. El sistema permite al usuario

el acceso inmediato a las consultas por pantallas o impresas, a través de la

generación de reportes de cada uno de los módulos del sistema.

De esta manera la gerencia comercial puede realizar sus labores de forma

eficiente optimizando la ejecución y coordinación de sus actividades,

aspectos que confirman lo señalado por Senn (1.992) cuando indica la

importancia del papel que juegan los departamentos y personas en la

generación de información para la toma de decisiones y por Montilva, (1.997)

cuando dice que los sistemas de información proveen información para el

apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una

organización.

131

Es importante destacar que Senn (1.992) establece que, para la

realización de un sistema de información en necesario llevar a cabo las

siguientes fases:

En la primera fase que corresponde a la investigación preliminar, se

llevaron a cabo entrevistas informales y conversaciones entre los

trabajadores de la gerencia comercial y el analista, de las cuales se logró

precisar la necesidad de automatizar los procesos de la gerencia comercial

de Homes Building, C.A., realizadas de forma manual, los cuales carecían de

control. Del mismo modo, fue realizado un estudio de factibilidad del sistema

propuesto, el cual consistió en analizar los factores que influirán dentro del

diseño del nuevo sistema de información, dentro de los cuales pueden

mencionarse la disponibilidad de recursos económicos, técnicos y humanos.

Durante la segunda fase correspondiente a la determinación de los

requerimientos, se realizaron las actividades de recolección de datos

necesarios para determinar los problemas existentes, entre los cuales se

encontraron inconvenientes tales como, el registro ineficiente de los datos de

entrada comodatos referenciales de clientes actuales y potenciales,

proveedores, obras, entre otro. Asimismo se determinó la falta de reportes de

precisos y claros de clientes actuales y potenciales, proveedores, obras

ejecutadas y en ejecución, requisitos para la presentación de la licitación,

entre otros que sirven de apoyo para la toma de decisiones dentro de la

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gerencia comercial. Asimismo se determinaron los requerimientos del nuevo

sistema, entre los cuales se especificaron los requerimientos de información

y los requerimientos funcionales del sistema, a partir de los usuarios

involucrados, logrando identificar lo que éstos requieran para poder

desempeñar sus tareas eficientemente. Esto se completó para los efectos de

la investigación, con la observación directa de los procesos involucrados en

la gerencia comercial.

En la tercera fase correspondiente al diseño del sistema, se elaboraron

los detalles que establecieron la forma cómo el sistema cumplió con los

requerimientos identificados por la fase anterior, para el cual se diseñaron

procedimientos precisos para la captura de datos, proporcionando también

entradas efectivas al sistema de información, mediante el uso de técnicas y

el buen diseño de las pantallas y formas, las cuales están identificadas como

las salidas del mismo. Se identificaron los reportes que debe producir el

sistema y los datos específicos para cada reporte y salida. Se crearon las

estructuras de las tablas que conforman la base de datos donde se almacena

toda la información necesaria para la toma de decisiones. Asimismo, se

definieron los procedimientos o criterios de selección de la información.

En la cuarta fase correspondiente al desarrollo del software, se

construyeron todos los módulos del sistema, tomado como base lo

anteriormente diseñado y establecido para el mismo, con la ayuda de la

133

herramienta Visual Basic 6.0 se codificaron módulos necesarios para el

funcionamiento del sistema, además se elaboró la documentación del

software que incluye el manual del usuario, el cual proporciona detalles

técnicos esenciales para el manejo del sistema.

En la ultima fase correspondiente a la pruebas del sistema, se realizaron

pruebas con datos reales y ficticios a cada uno de los módulos durante el

desarrollo del sistema, para reducir las posibilidades de fallas, en las cuales

se observaron fallas en cuanto a la longitud de loas cajas de texto contenidas

en las pantallas las cuales no eran lo suficientemente grande para mostrar

toda la información la cual se procedió a su modificación quedando estas

adecuadas a la información requerida, asimismo se detecto que la

asignación en pantalla tenia resultados diferentes a los deseados los cuales

se corrigieron asegurando el orden y la secuencia requerida.

a. propuesta del diseÑo

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