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PROPUESTA DEL DISEÑO
v OBJETIVOS DEL DISEÑO
• OBJETIVO GENERAL
Implantar un sistema de información para el control integrado de la
gestión operativa y de activos fijos en la empresa Shell Venezuela, S.A., con
el fin de que todas las transacciones relacionadas con el manejo de los
mismos se lleven a cabo de una manera segura y eficaz.
• OBJETIVOS ESPECÍFICOS
♦ Establecer mecanismos de seguridad, integridad y consistencia de
la información de la información mediante la actualización simultánea de
registros que evite la duplicación de datos y aumente la fiabilidad de los
mismos.
♦ Soportar el manejo de crecientes volúmenes de información en las
transacciones de asignación, préstamo, orden de mantenimiento y control de
salida de activos; a través de un monitoreo continuo de las actividades a
realizar por el personal de los departamentos de RSO, FIT y SSA.
♦ Optimizar la búsqueda de información mediante múltiples
alternativas de consultas personalizadas, cuyos parámetros serán definidos
por el usuario siguiendo una sintaxis que se adapte a sus requerimientos.
♦ Agilizar la emisión de reportes de control que proporcionen de
forma ordenada y clasificada la información referente a la gestión operativa
de los activos fijos y suministros de la empresa.
♦ Identificar la ubicación exacta de los activos en un momento
determinado, mediante la digitalización de los planos de la Torre Empresarial
Claret (TEC) que contiene la distribución espacial de las oficinas y las áreas
comunes de SVSA con sus usuarios responsables.
♦ Promover la creación y mantenimiento de un fichero histórico que
almacene los datos de todas las operaciones realizadas sobre los activos a
lo largo de la vida útil del sistema, de modo que contribuya a la creación de
informes o reportes que permitan comparar información entre diversos
periodos.
♦ Controlar el acceso a la información, por medio de la definición de
diferentes atributos o niveles de visión con el propósito de proveer mayor
seguridad y salvaguardar datos importantes en una forma que sean
accesibles solo al personal autorizado.
♦ Mejorar y coordinar la comunicación de las actividades que se
llevan a cabo en los departamentos de RSO, FIT y SSA con respecto a la
gestión de los activos, mediante la captura, proceso y distribución de la
información.
v CONCEPTUALIZACIÓN DEL SISTEMA
Sobre la base de una evaluación de las necesidades de los
departamentos de Servicios Generales e Información y Tecnología de la
empresa Shell Venezuela S.A., por mantener un control eficaz y confiable
sobre la localización y disponibilidad de los activos fijos y suministros con los
que cuenta en un momento determinado; se desarrolló un sistema de
información para el control integrado de la gestión operativa y de activos fijos
denominado ACIS (Assets Control Information System).
Este sistema se basa en la arquitectura cliente-servidor y está
programado para funcionar en ambientes multiusuario. Su finalidad es
optimizar los procesos organizacionales automatizando la recopilación,
distribución, actualización, y en general el procesamiento de las
transacciones relacionadas con el control y gestión de los activos.
Asimismo, la facilidad de uso, el riguroso control sobre el acceso a los
datos, la optimización de las actividades y la flexibilidad de trabajo, son
algunos de los aspectos más relevantes de ACIS.
No obstante, por ser un sistema que procesa datos y genera
información relacionada con las operaciones internas de la organización,
proporciona una rápida recuperación de la información ofreciendo múltiples
posibilidades de consulta que permiten conocer en cada momento y con
detalle la información almacenada en la base de datos, que puede ser
utilizada por el usuario con fines de analizar situaciones, resolver problemas
o bien para la toma de decisiones.
v DEFINICIÓN OPERACIONAL DEL SISTEMA
Operacionalmente, ACIS es un conjunto de instrucciones y programas
basados en el computador, que recibe como entrada de datos las
características de las áreas y oficinas, activos fijos, suministros y el personal
de la empresa; de forma tal que al ser procesados dichos datos generen
como salida actividades pendientes a los departamentos de RSO, FIT y SSA,
y demás datos que una vez almacenados faciliten las consultas y la emisión
de reportes.
En efecto, como ACIS automatiza el control de la gestión operativa y de
activos fijos, requiere de diversos procedimientos a seguir para cumplir tal
acción. Entre estos procedimientos se pueden mencionar:
Para la inserción de nuevos registros en la base de datos, existen
instrucciones que confirman su existencia previa, minimizando así la
duplicación de los datos. Igualmente, cuando se desea modificar o eliminar
algún registro, se verifica su status de modo que si está siendo utilizado por
otro usuario, se mostrará un mensaje advirtiendo que sólo se tiene acceso de
lectura, impidiendo así cualquier alteración sobre el mismo.
Por otra parte, para el caso de las consultas y reportes, estos pueden o
no generarse automáticamente; su finalidad es analizar situaciones, resolver
problemas y en algunos casos apoyar la toma de decisiones.
Generalmente, las consultas y reportes proporcionan información sobre
las actividades o elementos de la organización. Sin embargo, esto dependerá
de la especificación de parámetros que haya definido el usuario con
anterioridad, ya que, de los parámetros definidos se construye (transparente
para el usuario) una instrucción SQL que será enviada al servidor con el fin
de obtener los resultados deseados.
En otro aspecto, para cumplir con los objetivos de éste sistema existen
diversas aplicaciones cuya utilidad es la de realizar transacciones que
manipulan el estado de los activos registrados en la base de datos.
Basándose en lo antes descrito, las actividades referentes a la gestión
operativa de los activos, se generan de razones derivadas de las
modificaciones que se efectúen sobre los mismos, del vencimiento del
contrato de una persona o de la finalización del período de vigencia de una
transacción pendiente (Ej.: préstamos, ordenes de mantenimiento).
ESTRUCTURA DEL DESARROLLO DEL SISTEMA
v FASE I: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Según un comunicado emitido en el mes de Enero del presente año por
el Gerente General de empresa Shell Venezuela, se obtuvo que la misma
está estructurada por una Gerencia General, que se encarga de establecer
relaciones con los accionistas y socios de la compañía, con la comunidad,
con la industria y el Gobierno, a fin de asegurar el cumplimiento de los
objetivos de la organización.
Dentro de ese marco, es preciso señalar que la Gerencia General se
subdivide en siete gerencias secundarias, cada una de ellas formada por
departamentos con responsabilidades diferentes, de los cuales se obtiene el
buen desempeño de las actividades de la organización. Estas gerencias son
las siguientes:
• Gerencia General Encargada (GGE).
• Gerencia de Enlace PDVSA (CLG).
• Gerencia de Asuntos Públicos y Legales (LPA).
• Gerencia de Desarrollo (DG).
• Gerencia de Servicios (SG).
• Gerencia de Recursos Humanos (RG).
• Gerencia de Finanzas (FG).
Tal distribución puede precisarse mediante la observación de la figura
que a continuación se expone:
Figura Nº 6
Organigrama de Shell Venezuela, S.A
Fuente: Shell Venezuela, S.A.
Basado en esto, es conveniente destacar que la presente investigación
se realizó en los departamentos de Prevención y Pérdidas (SSA), Servicios
Generales (RSO) e Información y Tecnología (FIT) pertenecientes a las
Gerencias de: Servicios, Recursos Humanos y Finanzas respectivamente.
En el caso de la Gerencia de Servicios es responsable de la procura,
logística, manejo de desechos y todo lo relacionado con la seguridad, salud y
ambiente. Entre sus funciones están: identificar los riesgos de los tópicos
mencionados en actividades críticas, proveer servicios de logística y efectuar
un liderazgo estratégico de costos.
Es así, como el departamento de Prevención y Pérdidas se encarga de
elaborar los carnets de identificación para los nuevos empleados de SVSA,
mantener la seguridad y el orden dentro de las instalaciones de la compañía,
SecretariaGG/0
Gerente General EncargadoGGE
Gerente Enlace PDVSACLG
Jefe Legal y Asuntos PublicosLPA
Gerente de DesarrolloDG
Gerente de ServiciosSG
Gerente de Recursos HumanosRG
Gerente de FinanzasFG
Gerente GeneralGG
Donal O' Neil
Jefe Salud OcupacionalSSA/1
Jefe de SeguridadSSA/2
Jefe de Ambiente y Control de DesechosSSA/3
Asistente de Prevención y PérdidasSSA/41
Operaciones y Sala de ControlSSA/42
Jefe de Prevención y PérdidasSSA/4
Jefe de Procura y LogisticaOPL
Gerente de ServiciosSG
y minimizar el riesgo de pérdidas de bienes pertenecientes a los empleados
o a la compañía. (Ver Fig. Nº 7)
Figura Nº 7
Organigrama de la Gerencia de Servicios
Fuente: Shell Venezuela, S.A.
Con relación a la Gerencia de Recursos Humanos, se determinó que
ésta encarga de fortalecer el sentido de identidad y mejorar los niveles de
compromiso del personal involucrando a cada uno de los miembros de la
compañía. También tiene como función, promover en los empleados altos
niveles de responsabilidad y eficiencia para la ejecución de las tareas
encomendadas y crear un ambiente de trabajo abierto con canales de
comunicación de doble vía y enfoques optimistas.
De esta manera, el departamento de Servicios Generales (RSO) se
ocupa de asignar los puestos de estacionamiento para los empleados de la
compañía, administrar los recursos de las áreas de trabajo y contratar el
personal que realiza los servicios de mantenimiento de las mismas.
Igualmente, se encarga del mantenimiento de ciertos equipos de oficina, de
la asignación del mobiliario y de la administración de los suministros de
oficina. (Ver Fig. Nº 8)
Figura Nº 8
Organigrama de la Gerencia de Recursos Humanos
Fuente: Shell Venezuela, S.A.
Con respecto a la Gerencia de Finanzas tiene como responsabilidad
distribuir los servicios financieros, comerciales, administrativos e informativos
a sus clientes internos y externos; mantener el nivel y la calidad de los
servicios al conseguir requerimientos externos a costos razonables; y brindar
soporte a los clientes internos para incrementar sus conocimientos
comerciales, desempeño y controles de negocios.
Basado en esto, las funciones del departamento de Información y
Tecnología (FIT) son: soportar las necesidades de información y tecnología
requeridas para llevar a cabo la misión de SVSA, identificar la manera de
proveer servicios seguros y efectivos para el manejo y la obtención del valor
potencial de la información; reducir los costos de operación, facilitar los
SecretariaRG/0
Consejero de Recursos HumanosRCP/1
Consejero de Recursos HumanosRCP/2
Servicio de Expatriados y RemuneraciónRCP/3
RecepcionistaRSO/11
Supervisor de Servicios GeneralesRSO/1
Asistente de Servicios GeneralesRSO/2
Jefe de Servicios GeneralesRSO
Jefe de Relaciones Laborales y ServiciosRLS
Gerente de Recursos HumanosRG
SecretariaFG/0
Jefe Servicios ComercialesFCS
Jefe de PresupuestoFNB
ContralorFNC
TesoreroFNT
Ing. Soporte de AplicacionesFIT/1
Asist. Soporte InfraestructuraFIT/21
Asist. Soporte InfraestructuraFIT/22
Ing. Soporte de InfraestructuraFIT/2
Jefe de Inform. & Tecno.FIT
Jefe de Auditoría InternaFGA
Gerente de FinanzasFG
cambios estratégicos y aumentar el desarrollo de la compañía explotando las
oportunidades del negocio a través del uso de las herramientas tecnológicas.
(Ver Fig. Nº 9)
Figura Nº 9
Organigrama de la Gerencia de Finanzas
Fuente: Shell Venezuela, S.A.
Ahora bien, cabe destacar que la presente investigación se inició con
una solicitud efectuada por los departamentos de Servicios Generales e
Información y Tecnología de la empresa Shell Venezuela, S.A., donde se
planteaba la necesidad de implantar un sistema de información que controle
de manera eficaz los activos fijos y la gestión de las actividades que
involucran.
Por tanto, atendiendo a esta solicitud se llevó a cabo una serie de
reuniones y conversaciones informales con el personal los citados
departamentos, a fin de analizar la estructura y el funcionamiento del sistema
actual e identificar las razones por las cuales se procedió a la emisión de la
solicitud
Partiendo de los resultados obtenidos de estas actividades, se puede
afirmar en líneas generales, que se conoció de la misma que no se lleva un
control sobre el inventario de los activos fijos y suministros en los
departamentos de RSO y FIT; y que las transacciones de asignación de
oficinas, préstamo, mantenimiento y salida de activos se llevan a cabo de
forma manual mediante formularios preestablecidos, que causan pérdidas de
tiempo y demoras en la búsqueda o consulta de registros anteriores.
Aunado a esta situación, también se observó que en la mayoría de los
casos, cuando una persona ingresa nueva a laborar en la compañía, su
primer contacto es establecido con el departamento de Relaciones Laborales
(RLS), quien se encarga de tramitar el contrato y emitir la solicitud del carnet
de identificación que será entregada al departamento de SSA para su
elaboración.
Posteriormente, cuando esa persona llega a trabajar en su primer día,
la persona que lo recibe en el departamento lo ubica en su nueva oficina y le
asigna arbitrariamente los equipos (computadora, teléfono, etc.) que estén
disponibles en ese puesto (en caso de que los haya), sin tomar ninguna
precaución ante el hecho de que los mismos pertenecían anteriormente a
otra persona y pudiesen contener información confidencial.
Cabe destacar que las operaciones mencionadas en los párrafos
anteriores son llevadas a cabo sin el consentimiento de los departamentos
de RSO y FIT, de forma tal, que ellos se enteran de la “existencia” de esta
nueva persona cuando ella misma, su jefe o alguien relacionado con su
trabajo, comienza a llamar porque requiere de algunos de sus servicios. Por
ejemplo, llamarían a RSO porque necesitan que habiliten un archivo o
porque requieren de alguna llave, material de oficina, etc. En el caso de FIT,
el requerimiento sería por algún equipo de computación o por la necesidad
de cierto nivel de acceso a alguna aplicación o información específica, entre
otras cosas.
En efecto, toda esta situación retrasa y perjudica el trabajo del personal
de los departamentos de FIT y RSO al desactualizar los registros de
inventario y de asignación de oficinas existentes en los mismos, ya que si se
efectúa un levantamiento de información, su veracidad y exactitud se verían
afectadas negativamente al producirse cualquier cambio arbitrario en la
ubicación de los activos por rotación de personal, o en su defecto al repetirse
la situación antes descrita que por lo general, sucede con gran frecuencia.
Atendiendo a estas consideraciones, una vez evaluados los resultados
de la solicitud antes mencionada, se determinó que los usuarios de los
departamentos de RSO y FIT sí justifican el desarrollo de un sistema que
mantenga el control sobre la gestión de los activos, basándose en el deseo
de obtener un mayor conocimiento acerca de la disponibilidad y ubicación de
los activos con sus usuarios responsables, además de la rapidez de
procesamiento y respuesta de la información.
Sin embargo, la investigación preliminar reveló que la necesidad de una
mejor coordinación e integración entre las operaciones realizadas por los
departamentos involucrados, y la falta de una política efectiva que obligue a
los empleados a comunicar cualquier movimiento que afecte el control de los
activos; es mayor que la necesidad de rapidez de procesamiento y respuesta
de la información.
En la figura Nº 10 que se señala posteriormente, se aprecia un modelo
de comunicación interdepartamental actual, que refleja la relación existente
entre los usuarios y los departamentos de RLS, SSA, RSO y FIT; pero a la
vez destaca las carencias de comunicación e integración de las actividades u
operaciones realizadas por los mismos.
Figura Nº 10
Comunicación Interdepartamental Actual
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
RSO
USUARIO
RLS
FIT
SSA
Por esto, a continuación se señala el estudio de factibilidad para el
sistema de información propuesto en esta investigación, del cual se
analizaron los principios operativos, técnicos y económicos, citados en Senn
(1997, p.83), ya que por intermedio de los mismos se permite verificar su
adaptación o no a los requerimientos de la empresa dentro del marco de la
actualidad.
• ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
♦ Factibilidad Operacional
Los aspectos operacionales son de suma importancia y deben
considerarse de forma cuidadosa ya que pueden convertirse en grandes
problemas después de la implantación.
La determinación de la factibilidad operativa del sistema depende de los
usuarios que participan durante su ejecución. Por tanto, se tiene que el
sistema es factible desde el punto de vista operativo, ya que los usuarios
mostraron gran interés y aceptación al participar en la planeación y desarrollo
del proyecto aportando sugerencias y opiniones. De esta manera, se puede
afirmar que estos darán la bienvenida a cualquier cambio que permita tener
un sistema más útil y operacional, aumentándose las posibilidades de éxito
del proyecto.
Basado en esto, es conveniente señalar que el nuevo sistema trabajó
satisfactoriamente una vez terminado e instalado, en virtud de que fue
desarrollado bajo una plataforma altamente confiable que soporta las
frecuentes entradas, salidas y movimientos tanto de personal como de
activos fijos que se producen en la empresa a diario.
No obstante, como existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de
la gerencia y de los usuarios de los departamentos de FIT, RSO y SSA es
poco probable que se presente resistencia al cambio porque los mismos
están conscientes de la necesidad del nuevo sistema a juzgar de que los
métodos que actualmente se emplean en la organización para mantener el
control de los activos, no son aceptados en su totalidad porque dificultan la
recopilación de la información y originan continuas exigencias de trabajo que
en su mayoría deben ser entregadas en tiempo récord.
El sistema propuesto no causará perjuicios ni producirá resultados
pobres en ningún aspecto, por el contrario, se ganará un mayor control,
rapidez y facilidad de acceso a la información.
La productividad de los empleados será mayor después de la
implantación porque podrán aprovechar el tiempo que antes empleaban en
retrabajos, en otras actividades de mayor importancia o provecho. Con
respecto a los usuarios indirectos del sistema, éstos se verán afectados
favorablemente porque las personas del departamento de FIT y RSO
atenderán sus requerimientos de forma más eficiente al brindar un tiempo de
respuesta menor y aumentar la calidad del servicio.
♦ Factibilidad Técnica
Para la implantación del proyecto de un Sistema de Información para el
Control Integrado de la Gestión Operativa y de Activos Fijos en la empresa
Shell Venezuela, S.A., se verificó que éste sí puede ser realizado con las
herramientas tanto de hardware como de software que posee la organización
en la actualidad, ya que en la misma, existe la tecnología necesaria para
soportar el desempeño de dicho sistema, además de la capacidad técnica
suficiente para sustentar todos los datos requeridos durante su utilización.
De acuerdo con esto, las especificaciones de las herramientas de
hardware a utilizar son:
÷ 1 Workstation IBM Workgrup Server F40 RS/6000 233Mhz, con 512
MB RAM, un disco duro de 9 GB y una tarjeta de red 10/100 Mbps.
÷ 1 Monitor IBM de 21’’ modelo 6656-03N.
÷ 1 Teclado IBM en Inglés modelo M.
÷ 1 Mouse IBM modelo M-S35
÷ 1 Unidad de CD-ROM IBM externa.
÷ 1 Unidad de Backup IBM externa.
÷ Computadoras Compaq Deskpro 133 Mhz y 166 Mhz o en 200 Mhz
MMX, con 32 Mb RAM y disco duro de 1.2 GB como promedio, además de
una tarjeta de red Ethernet 10/100, con puertos seriales y paralelos.
÷ Teclados, Monitores y Mouse marca Compaq.
÷ Reguladores de Voltaje.
Asimismo, el sistema propuesto ofrecerá las respuestas adecuadas a
las peticiones y/o consultas sin importar el número o la ubicación de los
usuarios, y podrá crecer con facilidad por el hecho de que será desarrollado
mediante la aplicación Visual Basic 6.0, que corresponde a una potente
herramienta de software que opera bajo el flexible esquema de la
programación orientada a objetos. Por otra parte, el manejador de la base de
datos será Oracle 7.3.4, sistema multiusuario caracterizado por su gran
confiabilidad, exactitud, seguridad y alto rendimiento.
♦ Factibilidad Económica
Esta factibilidad contempla la realización de un estudio Costo -Beneficio
que permita identificar y medir los beneficios en el ámbito de operación,
mantenimiento técnico de equipos y contratación de personal para el diseño,
desarrollo e implantación que obtiene la organización con el nuevo sistema.
Siguiendo el mismo orden de ideas, cabe destacar que los
investigadores reciben un sueldo mensual de Bs. 121.000 c/u, paralelamente
el número de días hábiles al mes suma un total de veinte (20), por lo que
haciendo un procedimiento de división entre el sueldo mensual y los días
hábiles se obtiene el costo en bolívares de cada día de trabajo de los
investigadores durante el tiempo que tardó la culminación del sistema:
121.000 Bs. mensual
20 días hábiles = 6.050 Bs/día
De esta forma, siguiendo un procedimiento similar es posible determinar
el costo por hora de trabajo de los investigadores, durante el desarrollo del
sistema dividiendo el costo diario, entre el número de horas de trabajo por
día:
6.050 Bs.
8 horas = 756,25 Bs/hora
Partiendo de los supuestos anteriores, sí se asume que la vida útil del
sistema propuesto será de 3 años aproximadamente, y estableciendo que los
usuarios dedicarán aproximadamente 3 horas diarias al manejo y/o
mantenimiento del mismo, es posible identificar el número de horas
mensuales dedicadas a este fin, al multiplicar el número de horas/hombre
diarias por el número de horas hábiles al mes:
(20 días/mes) x (3 horas/día) = 60 horas/mes
De igual manera, el número de horas/hombres mensuales trabajadas
por los investigadores resulta de la multiplicación del número de horas diarias
por la cantidad de días hábiles:
(20 días/mes) x (8 horas/días) = 160 horas/mes
Atendiendo estas consideraciones, es conveniente destacar que el
ahorro en horas/hombre que podrá alcanzar la organización al mes, se
obtiene de la sustracción entre el número de horas/hombre mensuales
trabajadas por los investigadores menos el número de horas hombre
dedicadas al manejo y mantenimiento del sistema:
(160 horas/mes) - (60 horas/mes) = 100 horas/mes
Por otra parte, el ahorro de la organización en bolívares se determina
multiplicando el valor representado por el número de horas/hombre
mensuales no trabajadas en el sistema, por el costo por hora del trabajo de
los investigadores.
No obstante, como los cálculos realizados con anterioridad están
hechos sobre la base de un solo investigador, es conveniente señalar que
para calcular el ahorro de la organización es necesario multiplicar las cifras
obtenidas por el número de investigadores que corresponde a dos (2)
personas:
(2) x (100 horas/mes) x (756,25 Bs/hora) = 151.250 Bs/mes
Asimismo, dado que la vida útil del sistema es de tres (3) años
aproximadamente y la tasa de interés mensual es de 4,083%, que viene
dado de la división del monto total anual de la tasa de interés entre el número
de meses del año (49%/12 = 4,083%), es posible determinar el nivel de
factibilidad realizando el siguiente cálculo:
B = (Ahorro x N° de meses) x [(tasa de interés mensual)^años de vida útil]
B = (151.250 Bs/mes x 12 meses) x [(4,083)^3]
B = 123.572.300,346 Bs
Donde el resultado indica el beneficio obtenido por la organización el
cual debe ser relacionado con el costo, el cual se determina al multiplicar el
sueldo mensual de los investigadores por el número de meses que
constituyen el tiempo estimado de desarrollo del sistema. De esta forma se
obtiene que:
Costo estimado = (2) x (121.000 Bs/mes) x (11 meses)
Costo estimado = 2.662.000 Bs
Basado en esto, es posible determinar que la factibilidad económica
resulta de la división entre el beneficio y el costo estimado.
123.572.300,346 Bs B/C =
2.662.000 Bs = 46,42
Considerando que teóricamente que la ecuación anterior reseña la
factibilidad al obtener un resultado superior a uno, y como B/C >1, entonces
es posible tipificar la “Implantación de un Sistema de Información para el
Control Integrado de la Gestión Operativa y de Activos Fijos en la empresa
Shell Venezuela S.A.”, como un proyecto factible en términos económicos.
Por esta razón, se elaboró el plan del proyecto mediante un Diagrama
de Gantt que estima el tiempo de duración del mismo, abarcando todas las
actividades y las cantidad de días asignados por actividad. (Ver Anexo A)
v FASE II: DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
Para comprender la forma en la que se llevan a cabo los procesos de
control de la gestión operativa y activos fijos en la empresa Shell Venezuela,
S.A., y por ende para la determinar los requerimientos del sistema propuesto,
se dio inicio a la recopilación de información a través de las siguientes
actividades:
• Entrevistas informales no estructuradas a las personas que ejercen
los cargos de: Jefe de Información y Tecnología, Jefe de Servicios Generales
y Jefe de Prevención y Pérdidas, entre otras que laboran en los
departamentos de FIT, RSO y SSA.
• Recopilación documental de una muestra de todos los documentos,
formularios y registros de información utilizados por el personal de FIT para
el control de salida, préstamos y asignación de activos.
• Observaciones directas de los procedimientos que se siguen para el
control del inventario de activos y suministros, para el procesamiento de los
prestamos, asignaciones, ordenes de mantenimiento, para la preparación de
los formatos de control de salida y para la actualización de los planos de las
oficinas con respecto a su disponibilidad y usuarios responsables.
Atendiendo a éstas consideraciones, la combinación de estas
actividades, produjo una cierta cantidad de detalles relacionados con los
ciclos de procesamiento, las estadísticas de operación y el volumen de las
transacciones.
En función de ello se evaluó la problemática actual asociada con el
empleo del sistema existente, y las necesidades que tiene el personal de los
departamentos de Servicios Generales e Información y Tecnología, para
proporcionar un mejor servicio a sus clientes internos y externos. Asimismo,
se obtuvo una descripción de todas las actividades de procesamiento
establecidas para el ingreso y rotación de personal, control de inventario,
actualización de planos, préstamos, asignaciones, mantenimientos y control
de salida de activos.
A continuación se muestra un resumen de los resultados obtenidos por
proceso una vez finalizadas las actividades antes mencionadas, mientras
que algunos de los formularios y documentos recabados durante el proceso
investigativo se detallan en el Anexo B.
• Ingreso y rotación de personal en la compañía; la comunicación
es inadecuada entre los departamentos de Relaciones Laborales y SSA, ya
que éstos no le informan a FIT ni a RSO cuando contratan nuevo personal, ni
al renovar el contrato de un empleado, y muchos menos cuando una persona
se va de la empresa. Así cuando alguien nuevo llega en su primer día de
trabajo, como no tiene asignado computador, ni extensión telefónica y a
veces ni siquiera una oficina, entonces debe recurrir directamente a los
departamentos de FIT y RSO para manifestar sus requerimientos y obtener
los activos necesarios para su desempeño en la organización.
Por otra parte, como no se retiran los equipos de las oficinas
desocupadas y no se restringe la categoría del teléfono cuando alguien ya
no labora más en la empresa, entonces se cuenta con una lista telefónica
desactualizada y un gran número de llamadas con altos costos realizadas
desde extensiones sin usuario responsable. Igualmente, también existe una
gran cantidad de cuentas de red, e-mail, y WWW innecesarias que
sobrecargan los servidores y disminuyen la capacidad de recursos del
sistema de red.
• Control de Inventario de Activos Fijos y Suministros; en los
departamentos de FIT y RSO no se lleva un control del inventario de los
activos fijos (equipos de computación, mobiliario, equipos de oficina, etc.)
con los que cuenta la empresa. Esto causa adquisiciones innecesarias y
exceso de gastos en recursos de personal, tiempo y dinero para realización
de inventarios periódicos.
Para el caso de los suministros (disquetes, bolígrafos, papel, etc.),
cuando ya se han acabado algunos de éstos artículos y se necesitan con
carácter de urgencia, se comprueban en el depósito las existencias de los
ítems de forma manual, para determinar las cantidades requeridas y solicitar
los pedidos al departamento de procura que se encarga de contactar al
proveedor y comprar los artículos.
• Operaciones de Asignación, Préstamo, Mantenimiento y Orden
de Salida de Activos; en el departamento de FIT, las operaciones de
asignación, préstamo y control de salida de activos son llevadas a cabo
mediante la utilización de formatos manuales preestablecidos que se
archivan en carpetas. Sin embargo, los registros de asignación de activos
siempre están desactualizados y debido a que los empleados de la empresa
modifican de forma deliberada e inconsciente la ubicación de cualquier
equipo de la empresa, en virtud de que no existen normas o políticas que los
obliguen a notificar cualquier movimiento de activos.
Asimismo, el personal de FIT no retira los equipos de las oficinas
desocupadas desconoce cuando alguien se va de la empresa; de manera tal
que ésta situación, aunada a la falta de un correcto inventario de activos,
causa que las asignaciones sean descompensadas, ya que los usuarios con
mayores necesidades del sistema no tienen los mejores equipos porque
éstos no se asignan nuevamente como es debido en caso de que queden
desocupados o subutilizados.
Por otra parte, existen muchas fallas en las transacciones de
mantenimiento, ya que los equipos dañados esperan por reparación meses
antes de ser chequeados, debido a que no se tiene información acerca del
estado de los mismos; tampoco se mantiene ningún registro que indique la
fecha de devolución de los activos en que se encuentren reparación, de
manera que puede que el proveedor no se haya comunicado con la empresa
y los equipos estén listos. Aunado a esto, la mayoría de los prestamos
pendientes no son devueltos a tiempo por los usuarios porque el personal de
los departamento de FIT y RSO no se da cuenta de la fecha de vencimiento
del préstamo a menos que verifique las fechas de cada una de las carpetas
de archivo de registros, esto hace que la accesibilidad a la información se
torne lenta y tediosa.
• Actualización de Planos de Oficinas; el departamento de RSO no
tiene certeza acerca de la ubicación del personal en sus puestos de trabajo,
ni de la cantidad de oficinas ocupadas y disponibles en TEC. También,
desconoce las características del mobiliario y de los equipos (fotocopiadoras,
retroproyectores, etc.) asignados a las áreas comunes de la empresa. Por
esto, cuando se necesita información al respecto, el personal de RSO deben
recorrer cada una de las oficinas y áreas comunes de TEC verificando la
información, requerida y comparando los datos reales con los registros
existentes, para luego actualizar manualmente en los planos de TEC que
tienen impresos por piso los datos recopilados.
Finalmente, un perfil del sistema actual que refuerza las apreciaciones
anteriores y proporciona información útil para la determinación de los
requerimientos, sería el representado por los Diagramas de Flujo de Datos
que se reseñan a continuación en las Figuras Nº 11 y Nº 12:
Figura Nº 11
DFD Nivel 0: Sistema Actual
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Figura Nº 12
DFD Nivel 1: Sistema Actual
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Usuario Sistema para el
Control Integrado de la Gestión
Operativa y de Activos Fijos
“ACIS”
Usuario
Datos Personales
Requerimiento de Equipo
Requerimiento de Mobiliario
Carnet Elaborado
Equipo Proporcionado
Mobiliario Proporcionado
0
Usuario Usuario
Carnet Elaborado
Equipo Proporcionado
Mobiliario Proporcionado
Elaborar Carnet
2
SSA Solicita Emision
de Carnet Datos Personales
Requerimiento de Equipo
Requerimiento de Mobiliario
Nomina Archivo Ingresar nuevo
Empleado 1
RLS
Seleccionar Transacción
3
FIT
Seleccionar Transacción
4
RSO
Dentro de ese marco y partiendo del análisis de los Diagramas de Flujo
de Datos antes presentados, queda bien infundado el hecho de que
actualmente entre los departamentos de FIT, RSO, SSA de la empresa Shell
Venezuela, S.A., no existe integración alguna con respecto a las actividades
que involucran el servicio a los usuarios y la gestión de los activos.
Ahora bien, considerando que la mayoría de los procesos descritos con
anterioridad se producen a diario, y que el volumen de información y la
frecuencia de acceso a la misma es de una importante magnitud, entonces,
se tiene que los requerimientos del nuevo sistema de información son:
• Mayor velocidad de procesamiento, automatización de las
operaciones de control de los activos y rápida recuperación de la
información, consulta de registros y emisión de reportes de control.
• Veracidad y exactitud de la información referente a: oficinas y áreas
comunes de TEC, lista telefónica de los empleados y existencia y
disponibilidad de los activos.
• Reducción de costos de operación y disminución en la cantidad de
reprocesos, gastos imprevistos y pérdidas de activos mediante eficientes
controles de procesamiento.
• Facilidad para interactuar con la información de los planos de TEC y
todo lo relacionado con los activos y sus usuarios responsables.
• Mejoras en la comunicación e integración de los datos y de las
actividades de los departamentos de SSA, FIT y RSO de SVSA.
• Seguridad de la información y flexibilidad en la creación de niveles
de acceso o de visión que dependerán del grado de restricción de los
usuarios.
• Integridad de la data y de la estructura de la base de datos frente a
la presencia de fallas en el computador del cliente, y al momento de la
instalación del nuevo sistema.
Siguiendo el mismo orden de ideas y basado en el supuesto de que el
trabajo realizado por un departamento afecta directa o indirectamente el
trabajo de los otros; a continuación se señala un diagrama representativo de
la comunicación interdepartamental que se requiere entre los departamentos
de RLS, SSA, FIT y RSO para mantener un control eficaz sobre la gestión
operativa y los activos fijos en la empresa Shell Venezuela, S.A.
Figura Nº 13
Comunicación Interdepartamental Requerida
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
RSO
USUARIO
RLS
FIT
SSA
v FASE III: DISEÑO DEL SISTEMA
Las especificaciones de diseño describen las características del
sistema, sus componentes y la forma en la que éstos aparecerán ante los
usuarios. Por ello, basado en la determinación de requerimientos, se dio
inicio al diseño del nuevo sistema siguiendo el esquema que se muestra a
continuación:
• DISEÑO DE ENTRADAS Y SALIDAS
Se refiere a los métodos de captura y validación de datos, presentación
de la información generada y especificación del medio de producción o
salida. De esta manera, las entradas y salidas del sistema están
comprendidas por: las pantallas, los documentos y los reportes.
Ahora bien, considerando la participación y los requerimientos de los
usuarios, se diseñó la estructura y el formato de las diferentes pantallas de
entrada de datos y de salida de información, bajo el esquema de una interfaz
gráfica de usuario que permita realizar operaciones sobre los registros de la
base de datos de una manera clara, sencilla y amigable. Por esto, para el
diseño de las pantallas se emplearon cuadros de diálogo, menús de
selección, cajas de te xto y botones de comando entre otros controles, que
permiten a cualquier persona con conocimientos básicos de computación
operar el sistema sin inconveniente alguno. Algunas de las pantallas más
importantes del sistema se muestran desde la figura Nº 14 has ta la Nº19.
Figura Nº 14
Inventario de Activos
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Figura Nº 15
Consulta de Inventario de Activos
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Figura Nº 16
Registro de Personal
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Figura Nº 17
Control de Salida de Activos
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Figura Nº 18
Consulta de Planos
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Figura Nº 19
Consulta de Actividades
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
Siguiendo el mismo orden de ideas, la generación de reportes se puede
presentar de manera automática o no y con formularios fijos o
personalizados. Su medio de salida puede ser en forma de listados de papel
o a manera de consulta por pantalla, aumentando la simplicidad y
disminuyendo el número de reportes impresos que circulan por toda la
organización.
Entre los reportes automáticos con formatos fijos se encuentran:
• Reporte de Asignación de Activos; permite conocer con detalle
las características de los activos de RSO y de FIT (mobiliario, equipos y
suministros) que tienen asignados los empleados de SVSA para desempeñar
sus funciones en la compañía.
• Reporte de Préstamo de Activos; detalla las propiedades de los
equipos de computación o de oficina que FIT y RSO han prestado a un
empleado de la empresa en un momento determinado, también muestra la
persona que autorizó el préstamo y su fecha de devolución.
• Reporte de Orden de Mantenimiento de Activos; muestra una
lista de las características de los equipos de FIT que están en reparación, los
datos del proveedor a quien fueron entregados y la posible fecha de
devolución de los mismos.
• Reporte de Control de Salida de Activos; se refiere a la
información relacionada con los equipos y suministros que han salido de las
instalaciones de TEC autorizado por el personal de FIT.
Entre los reportes no automáticos con formatos fijos se tienen:
• Reporte de Inventario de Activos; genera una lista del inventario
que permite a los departamentos de RSO y FIT, conocer la descripción,
existencia, disponibilidad y demás características referentes a los activos fijos
y suministros con los que cuenta la empresa.
• Reporte de Areas; muestra los atributos más importantes de las
áreas comunes de la empresa. Ej.: Ubicación, punto de red y te lefónico, etc.
• Reporte de Oficinas; detalla las propiedades de las diferentes
oficinas internas y externas a TEC. Ej.: tipo, ubicación, disponibilidad, etc.
• Reporte de Personal; describe los datos relacionados con los
empleados de SVSA, específicamente sus Datos Personales, Datos de RSO
(Nº de Oficina) y los Datos de FIT (Extensión Telefónica, Dirección IP, etc.).
• Reporte de Proveedores; proporciona un listado de los
proveedores de activos y suministros registrados en el sistema además de
todos aquellos que prestan soporte técnico en el área de mantenimiento o
reparaciones de equipos. Detalla la dirección, teléfonos, fax, contactos y
demás datos característicos.
• Reporte de Historial de Activos; muestra un listado de todas las
operaciones que se han realizado sobre un activo específico desde el
momento en que fue ingresado al sistema, adicionalmente a las propiedades
del activo, algunos de los datos que señalan en este reporte son: el tipo de
operación y su usuario responsable, la fecha de ejecución, el origen y el
destino del activo, etc.
• Reporte de Actividades; proporciona información referente a las
actividades pendientes y/o terminadas que se han generado producto de la
gestión operativa de los activos. Entre los datos que detallan están:
Descripción de la actividad, Status, Hora y Fecha de creación y/o culminación
de la actividad, etc.
• Reporte de Usuarios del Sistema; revela información acerca de la
descripción y nivel de acceso asignado a los usuarios que se hayan creado y
autorizado para operar el sistema.
• Reporte de Niveles de Acceso; describe los diferentes niveles de
visión que se hayan creado por el administrador de la base de datos, para
restringirle el acceso a los usuarios del sistema, a las diversas aplicaciones
del mismo.
Cabe destacar, que cada uno de los reportes descritos con anterioridad
contiene la información más relevante acerca de la aplicación a la cual se
refiere. En el Anexo C se puede apreciar algunos ejemplos de estos reportes.
Por otra parte, el sistema propuesto también contiene reportes con
formularios personalizados que aumentan su flexibilidad y evitan el hecho de
proporcionar detalles innecesarios, debido a que la información resultante en
los mismos dependerá de los campos que el usuario haya seleccionado y
necesite visualizar en un momento determinado.
• DISEÑO DE INTERACCION DE BASE DE DATOS
Debido a la necesidad de flexibilidad en el almacenamiento y
recuperación de la información en la actualidad, se hace fundamental la
aplicación de los criterios de base de datos cuando el propósito del sistema
de información es compartir datos entre múltiples usuarios y aplicaciones.
De esta manera, surge el diseño de un modelo lógico de datos que
represente a las entidades (objetos y eventos), sus atributos (propiedades o
características de cada entidad), y las relaciones existentes entre esas
entidades.
Por esto, en la presente investigación se elaboró un Diagrama Entidad-
Relación que satisface los requerimientos recopilados en la fase anterior y se
adapta a la ejecución de los procesos que ejercerán un control eficaz sobre
los activos fijos y su gestión operativa en los departamentos de Prevención y
Pérdidas, Servicios Generales e Información y Tecnología de la empresa
Shell Venezuela.
A este respecto, en la Figura Nº 20 se aprecia un modelo del Diagrama
Entidad-Relación diseñado; mientras que en la Tabla Nº 1 se presentan las
entidades o tablas de la base de datos con todas sus propiedades y
atributos, normalizadas hasta la tercera forma normal.
Figura Nº 20
Diagrama Entidad – Relación
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
PrestamoPersonal
NoCarnet
P P
P O
ActivosFIT
Proveedores PFITMantenimiento
CodigoAFIT
CodigoPRNoOrden
NoPrestamo
Actividades
SubActividades
NoActividad
Seguridad
SBA
S B P
A P
NivelAcceso
Oficinas
NoOficina
ActivosSG
CodigoASG
A S G
NoAsignacion....
Asignacion
OA
Areas
NRAreas
P M
P A
AFIT
MA
MP
AA
Usuarios
U PS U
Historial
NoHistorial
AH
Caracteristicas
AC
Control_Salida
NoControl
CSA
Combos
FDevolucion
FDevolucion
N o P O
Planos
NoPlano
PLA
PLO
Leyenda:
Entidad fuerteEntidad debil RelaciónLlave primaria
Tabla Nº 1
Entidades de la Base de Datos con sus Atributos
NOMBRE DE TABLA ATRIBUTOS TIPO SIZE
USUARIOS
Indice: USU_IDX
(@) NRPersonal
Departamento
UserIDU
Contraseña
Login
(@) NivelAcceso
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
INTEGER
-
10
10
15
2
-
SEGURIDAD
Indice: SEG_IDX
(@) NivelAcceso
DescripcionS
Accesos
Observaciones
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
-
30
350
150
PERSONAL
Indice: PERS_IDX
(@) NRPersonal
NombreP
StatusP
Gerencia
Supervisor
Finicio
Ffinalizacion
ExtensionTelP
CategoriaTelP
SWW
WWW
UserID
Aplicaciones
ObservacionesP
TCPIP
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
DATE
DATE
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
-
50
30
30
50
-
-
30
60
4
4
4
8
200
150
20
PERSON AL_OFICINA
Indice: PO_IDX
(@) NoPO
(@) NRPersonal
(@) Noficina
PorBorrar
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
-
-
10
2
OFICINAS
Indice: OFIC_IDX
(@) Noficina
TipoOF
StatusOF
NoaeroBin
Noescritorio
PuntoRedOF
PuntoTelefonicoOF
ObservacionesOF
Ubicacion
NoPlano
NoPuntoOF
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
INTEGER
INTEGER
10
15
15
15
15
30
30
150
15
-
-
AREAS
Indice: AREAS_IDX
(@) NRAreas
PisoAla
DescripcionAR
PuntoRedAR
PuntoTelefonicoAR
ExtensionTelAR
CategoriaTelAR
ObservacionesAR
NoPlano
NoPuntoAR
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
INTEGER
INTEGER
-
10
50
30
30
30
60
150
-
-
PLANOS
Indice: PLAN_IDX
NoPlano
Descripcion
Directorio
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
15
30
30
ACTIVIDADES
Indice: ACT_IDX
(@) NoActividad
DescripcionA
StatusA
Fcreada
Fterminada
(@) NRPersonal
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
DATE
DATE
VARCHAR
-
50
15
-
-
15
SUBACTIVIDADES
Indice: SUBACT_IDX
(@) NoActividad
DescripcionSUB
StatusSUB
FterminadaSUB
DestinoSUB
(@) NRPersonalSUB
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
DATE
VARCHAR
INTEGER
-
50
15
-
15
-
ACTIVOSSG
Indice: ACTSG_IDX
(@) CodigoASG
DescripcionASG
NoLlave
MarcaASG
ModeloASG
SerialASG
Eactual
Eminima
Emaxima
ObservacionesASG
(@) NoAsignacionSG
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
INTE GER
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
INTEGER
15
50
6
50
50
50
-
-
-
150
-
ACTIVOSFIT
Indice: ACTFIT_IDX
(@) CodigoAFIT
TipoAFIT
DescripcionAFIT
MarcaAFIT
ModeloAFIT
SerialAFIT
StatusAFIT
Eactual
Eminima
Emaxima
Mantenimiento
ObservacionesAFIT
Propietario
(@) NoAsignacionFIT
(@) CodigoPR
(@) NoMantenimiento
(@) NoPrestamo
Fdevolucion
Foperacion
NRBloqueoAFIT
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
INTEGER
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
INTEGER
INTEGER
INTEGER
INTEGER
DATE
DATE
INTEGER
15
15
50
50
50
50
15
-
-
-
30
150
30
-
-
-
-
-
-
-
CARACTERISTICAS
Indice: CARAC_IDX
(@) CodigoAFIT
Procesador Capacidad MemRam
TCPIP CDROM
VARCHAR
VARCHAR VARCHAR VARCHAR
VARCHAR VARCHAR
15
30 10 10
20 30
ASIGNACION
Indice: ASIG_IDX
(@) NoAsignacionFIT
(@) NoPO
(@) NRAreas
(@) NoAsignacionSG
ObservacionesA
NRBloqueoA
INTEGER
INTEGER
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
INTEGER
-
-
-
-
150
-
PRESTAMO
Indice: PRES_IDX
(@) NoPrestamo
(@) NRPersonalU
ObservacionesPRES
(@) NRPersonalFITP
NRBloqueoP
TerminadoP
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
-
-
150
-
-
30
MANTENIMIENTO
Indice: MAN_IDX
(@) NoMantenimiento
ObservacionesM
(@) CodigoPr
(@) NRPersonalFITM
NRBloqueoM
TerminadoP
INTEGER
VARCHAR
INTEGER
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
-
150
-
-
-
30
COMBOS
Indice: COMB_IDX
(@) NoRegistro
StatusPersonal
Gerencia
CategoriaTel
Aplicaciones
DescripcionAFIT
MarcaAFIT
ModeloAFIT
Propietario
DescripcionASG
MarcaASG
ModeloASG
Procesador
Capacidad
MemRam
CDROM
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
-
30
30
60
50
50
50
50
30
50
50
50
30
10
10
30
PROVEEDORES
Indice: PROV_IDX
(@) CodigoPR
NombrePR
Direccion
Telefono
Fax
Contacto
RIF
NIT
ObservacionesPR
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
-
50
100
50
50
50
50
20
20
150
HISTORIAL
Indice: HIST_IDX
(@) NoHistorial
Origen
NombreO
Destino
NombreD
Fecha
Operacion
(@) CodigoAFIT
Noperacion
Cantidad
NRPersonalH
EnProceso
INTEGER
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
DATE
VARCHAR
VARCHAR
INTEGER
INTEGER
INTEGER
VARCHAR
-
10
50
10
50
-
30
15
-
-
-
2
CONTROL_SALIDA
Indice: CONT_IDX
(@) NoControl
FechaC
CI
ObservacionesC
(@) NRPersonalE
NombreE
(@) NRPersonalR
NombreR
(@) NRPersonalA
NombreA
INTEGER
DATE
VARCHAR
VARCHAR
INTEGER
VARCHAR
INTEGER
VARCHAR
INTEGER
VARCHAR
-
-
11
150
-
50
-
50
-
50
Fuente: Cepeda, Saavedra (1999)
• DISEÑO DEL SOFTWARE
Con el fin de cumplir con los requerimientos de facilidad de
mantenimiento, confiabilidad y aseguramiento de la calidad; se utilizó como
herramienta de diseño estructurado los diagramas de HIPO (entrada-
proceso-salida jerárquica), que utilizan la notación gráfica para describir las
funciones de cada módulo del sistema.
Los diagramas de HIPO son muy adecuados para la documentación de
sistemas. Están formados en primer lugar, por la tabla visual de contenido
(VTOC) que es un diagrama jerárquico que describe el sistema en general,
identifica los módulos mediante un número y muestra la relación entre cada
una de ellos; y en segundo lugar, por un conjunto de diagramas funcionales
que muestran las entradas, las salidas, los pasos del proceso y el flujo de
datos de cada caja expuesta en el VTOC.
En el Anexo D se encuentra una recopilación de los Diagramas de
HIPO del sistema de información ACIS. Sin embargo, debido a la magnitud y
complejidad del sistema, la tabla visual de contenido (VTOC) se dividió en
cuatro secciones; mientras que de los diagramas funcionales, sólo se
muestran los más importantes.
v FASE IV: DESARROLLO DEL SOFTWARE
Una vez definidas las especificaciones del sistema, sus características,
las entradas, las salidas y el modelo de datos; se procedió a generar la
instancia de la base de datos en el servidor construyendo las tablas y sus
índices, los usuarios, los niveles acceso y todos sus elementos restantes;
para luego codificar cada módulo en conformidad con el diseño y los
requerimientos definidos.
Por su parte, la instancia de la base de datos se creó directamente en el
servidor UNIX empleando una serie de comandos propios del sistema
operativo AIX 4.2. Con respecto a los espacios de trabajo, éstos se
generaron en un archivo de extensión *.tbs ubicado en un directorio
específico del mismo servidor; mientras que las tablas, los índices, los
usuarios y sus niveles de acceso, se crearon mediante instrucciones SQL del
manejador de base de datos Oracle 7.3.4.
Asimismo, una vez completada la estructura de la base de datos, se
procedió a configurar en el computador del cliente la aplicación Microsoft
SQL NET, que genera el archivo DSN a través del cual se establece la
conexión entre el cliente y el servidor de datos.
Al efecto, el sistema de información propuesto fue desarrollado en el
lenguaje de programación Visual Basic 6.0, seleccionado porque ofrece gran
facilidad para la gestión de bases de datos y aplicaciones cliente -servidor, ya
que dispone de un conjunto de objetos y colecciones de acceso a datos
orientados a la manipulación de los componentes de bases de datos
remotas. Dependiendo de la manera como se hayan creados estos objetos,
los métodos de acceso pueden ser: a bases de datos mediante el formato
nativo del Motor Jet; a ficheros dBase y Paradox a través de controladores
ISAM; y a servidores de base de datos mediante ODBC. (Ver Figura Nº 21)
Figura Nº 21
Métodos de Visual Basic para el Acceso a BD
Fuente: Extraído de la dirección de internet www.submain.com
Atendiendo a estas consideraciones, se seleccionó el método de
acceso a datos remotos RDO compatible con ODBC, ya que permite acceder
a fuentes de datos ODBC externas mediante controles enlazados que
aumentan la eficiencia de la ejecución de las consultas solicitadas por el
cliente al servidor.
De esta manera, los módulos que integran al sistema de información
ACIS son los siguientes:
• MÓDULO DE FIT
Es un conjunto de aplicaciones que mantienen un constante control
sobre los activos fijos y suministros del departamento de Información y
Tecnología (FIT), mediante la automatización de los procesos de asignación,
préstamo, ordenes de mantenimiento y control de salida de activos.
♦ ARCHIVOS
÷ Registro de Inventario; permite Agregar, Modificar, Eliminar y
Consultar los activos fijos y suministros con los que cuenta el departamento
de FIT. Mantiene un control de la existencia de los activos, de forma tal que
cuando ésta llegue a su nivel mínimo, se generará una advertencia al usuario
para que éste tome las acciones necesarias y solicite un nuevo pedido al
departamento de compras o al proveedor.
÷ Registro de Areas; tiene la opciones de Agregar, Modificar y
Eliminar áreas comunes de la empresa que son establecidas tanto por el
departamento RSO como por FIT para un fin determinado.
÷ Registro de Oficinas; modifica los atributos de FIT (Punto de Red
y Punto Telefónico) propios de las oficinas ya existentes en la base de datos, a
fin de facilitar la asignación de extensiones telefónicas y el mantenimiento del
cableado de la red.
÷ Registro de Personal; Actualiza los datos de FIT pertenecientes a
las personas que han sido previamente registradas en la base de datos por el
departamento de SSA. También permite Consultar en forma de listado si se
desea, los datos o atributos del personal de la empresa.
÷ Registro de Proveedores; permite Agregar, Actualizar, Eliminar y
Consultar los datos de los proveedores de activos y suministros de la
empresa, así como los datos de las empresas que prestan servicios de
reparación y mantenimiento de estos activos.
♦ TRANSACCIONES
÷ Asignación de Activos; la asignación de activos de FIT tiene como
propósito establecer que equipos van a utilizar los empleados de la empresa,
o cual de ellos se va a ubicar en las áreas comunes por tiempo indefinido.
Esta aplicación mantiene el control de los activos de la empresa en
cuanto a su disponibilidad y ubicación por departamento u oficina, con el fin
de conocer la cantidad exacta de equipos con los que cuenta FIT.
Igualmente, al entregar un consumible a un usuario o departamento
especifico, éste es eliminado del inventario inmediatamente, por el contrario
cuando se asignan o se prestan activos fijos, éstos no son borrados del
inventario, sino que su estado de disponibilidad cambia a asignado o
prestado respectivamente.
÷ Préstamo de Activos; contiene un formato el cual permite llevar a
cabo las operaciones de Agregar, Modificar y Consultar transacciones de
préstamo de activos de FIT, esta transacción se lleva a cabo cuando uno o
más activos son entregados a una persona por un tiempo definido. Así,
cuando llegue el día de la devolución de los activos, el sistema emitirá una
alarma a los usuarios de FIT indicando que deben retirarlo a la persona que se
le prestó.
÷ Mantenimiento de Activos; contiene la opción de Agregar,
Actualizar, Editar y Consultar cualquier orden de mantenimiento, por medio de
esta se puede cambiar el status de un equipo específico de disponible a en
reparación o averiado, permitiendo llevar un control de los equipos que se
encuentran en el depósito o en casas especializadas para proveerles de un
mantenimiento o servicio.
÷ Control de Salida de Activos; contiene la opción de Agregar,
Actualizar y Consultar las ordenes de salida de los activos que se asignen o se
presten a los empleados de SVSA, al igual que aquellos activos que son
entregados a las casas proveedoras para su reparación. Esta aplicación
permite precisar los activos que se encuentran fuera de TEC y las personas
que cumplieron la función de solicitar, retirar y autorizar la salida de los
mismos.
♦ CONSULTA DE PLANOS; toma los datos de la asignación de
activos y muestra los planos del edificio señalando para cada puesto de
trabajo el No. de la oficina o para las áreas su descripción. De esta forma, al
hacer "click" sobre cualquier punto de referencia aparecerá un listado con los
atributos mencionados en la asignación de activos.
Esta opción también es capaz de realizar búsquedas de registros
específicos, con parámetros previamente definidos por el usuario. El
resultado de éste método de consulta le permitirá al usuario del sistema
obtener como resultado la ubicación cualquier material o activo específico de
una forma mas precisa.
♦ CONSULTA DE ACTIVIDADES; muestra un listado de las
actividades que se han generado por actualización de personal, ordenes de
mantenimiento y préstamo de equipos entre otras. En este reporte se pueden
ver las actividades pendientes y las terminadas de forma tal que se les pueda
cambiar el status y asignar un responsable. Tiene la opción de imprimir.
♦ REPORTES; todos los reportes tienen la opción de ser mostrados
por impresora o por pantalla. En caso de que los usuarios deseen hacer una
búsqueda más detallada o sólo quieran visualizar registros en específico, los
reportes permiten ingresar parámetros o condiciones de búsqueda al inicio
de los mismos.
Por otra parte, también se encuentran los reportes fijos los cuales
pueden ser automáticos o no. El propósito de estos reportes es diverso
porque depende del tipo de transacción que se haya llevado a cabo, por
ejemplo: los reportes emitidos durante los préstamos o las asignaciones son
utilizados como una constancia impresa que se guarda en el departamento y
exige la firma del solicitante de los activos.
♦ PASSWORD; es una opción presente en todos los módulos del
sistema ACIS, que se encarga de ofrecer al usuario la posibilidad de
modificar la clave de acceso al sistema, mediante el ingreso de la clave
actual, la nueva clave y su confirmación.
• MÓDULO DE RSO
Es un conjunto de opciones que mantienen un registro automatizado del
inventario de activos fijos y suministros del departamento de Servicios
Generales (RSO), de las áreas comunes y oficinas e incluso del personal
(sus oficinas asignadas).
♦ ARCHIVOS
÷ Registro de Inventario; posee las opciones de Agregar, Modificar,
Eliminar y Consultar los artículos del mobiliario de la empresa y algunos
equipos de oficina. Su finalidad es asegurar la existencia de cantidades
adecuadas de equipos y suministros en el deposito sin que estas se vuelvan
excesivas y por tanto costosas. Entre los objetos del mobiliario están: sillas,
mesas, bibliotecas y archivos; mientras que entre los equipos están las
fotocopiadoras, destructoras de papel, etc.
÷ Registro de Areas Comunes; es un formato que permite Agregar,
Modificar y Eliminar áreas establecidas, tanto por el departamento RSO como
por FIT.
÷ Registro de Oficinas; permite Agregar, Modificar y Eliminar
nuevas oficinas con sus atributos u oficinas ya existentes en caso de ser
necesario. Una vez creadas podrán ser asignadas a cualquier usuario de la
empresa que lo necesite.
÷ Registro de Personal; contiene las opciones de Agregar y
Actualizar datos de RSO. También contiene la opción de Consultar en forma
de listado los registros del personal si así se desea.
♦ ASIGNACIÓN DE ACTIVOS; es un formato que permite Agregar,
Modificar, Eliminar y Consultar las asignaciones de los activos fijos y
suministros que maneja RSO. Existen dos tipos de Asignaciones: una para
las oficinas y otras para las áreas comunes.
♦ CONSULTA DE PLANOS; toma los datos del registro de oficinas y
áreas. Muestra los planos del edificio y para cada puesto de trabajo, señala
el No. de la oficina y su status (Disponible - Ocupada). De esta forma, al
hacer "click" sobre cualquier punto de referencia aparecerá un conjunto de
atributos que detallan los datos de la oficina o área seleccionada.
Esta opción también será capaz de realizar búsquedas de registros
específicos, con parámetros previamente definidos por el usuario obteniendo
como resultado la ubicación cualquier activo u oficina específica de una
forma mas precisa.
♦ CONSULTA DE ACTIVIDADES; muestra un listado de las
actividades que se han generado por actualización de personal. En este
reporte se pueden ver las actividades pendientes y las terminadas de forma
tal que se les pueda cambiar el status y asignar un responsable. Tiene la
opción de imprimir.
♦ REPORTES; por medio de estos reportes podemos obtener
información detallada del Inventario del Departamento, Asignaciones de
activos, de las Areas Comunes y Oficinas, e incluso se puede obtener un
reporte de la oficina que ocupa cada empleado en la empresa.
• MÓDULO DE SSA
En este modulo está dirigido al departamento de Prevención y Pérdidas
se encuentran opciones que están dirigidas al personal únicamente, tales
para el registro de personal, consulta de planos y actividades.
♦ REGISTRO DE PERSONAL; contiene las opciones de Agregar,
Actualizar y Eliminar personal de la empresa. En caso de ejecutar cualquiera
de ellas, el sistema generará las actividades pendientes a los Departamentos
de RSO y FIT. También contiene la opción de Consultar en forma de listado
los registros del personal si se desea.
♦ CONSULTA DE PLANOS; Toma los datos del registro de oficinas y
áreas. Muestra los planos del edificio y para cada puesto de trabajo, señala
el No. de la oficina, status (Disponible - Ocupada) y si esta ocupada muestra
los datos de la persona que la ocupa. De esta forma, al hacer "click" sobre
cualquier punto de referencia aparecerá un conjunto de atributos que detallan
los datos de la oficina y la persona que ocupe dicha oficina.
Esta opción también será capaz de realizar búsquedas de registros
específicos, con parámetros previamente definidos por el usuario obteniendo
como resultado la ubicación de cualquier persona u oficina que se encuentre
en las instalaciones de TEC.
♦ CONSULTA DE ACTIVIDADES; muestra un listado de las
actividades que se han generado bien sea por la actualización de los datos
del personal. Por otra parte, también permite ver las actividades pendientes
y/o terminadas, de forma tal que se les pueda cambiar el status y asignar un
responsable una vez terminadas.
♦ REPORTES; por medio de esta herramienta se obtiene un reporte
en el cual se muestran todos los datos personales de empleado recabados
por el departamento.
• MÓDULO DE MANTENIMIENTO
Este módulo será visualizado sólo por los usuarios que tengan el nivel
de acceso con mayor privilegio (Nivel 0: Administrador) de forma que puedan
visualizar los módulos de FIT, RSO y SSA. Aunado a esto, existen otras
aplicaciones tales como:
♦ USUARIOS DEL SISTEMA; esta opción esta dirigida a mantener
una seguridad relativa en el sistema, ya que permite Agregar, Modificar,
Eliminar y Consultar los usuarios del sistema. Cada vez que inicie la sesión
con el sistema este pedirá el nombre de usuario y la contraseña. Existen
diferentes niveles de acceso que restringen o no las distintas opciones del
sistema.
♦ REGISTRO DE NIVELES DE ACCESO; es un formato que permite
Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los niveles de acceso que sean
necesarios y que posteriormente pueden ser asignados a cualquier usuario,
esta es una herramienta de mucha flexibilidad ya que ofrece una gran gama
de posibles niveles de acceso que pueden ser definidos con facilidad por el
administrador del sistema.
♦ SCRIPT DE BD ACIS; es una herramienta que permite la rápida
creación del Espacio de Trabajo (TableSpace), los usuarios, las tablas, los
índices, las secuencias, los sinónimos y la carga inicial de datos necesaria
para el correcto funcionamiento del sistema.
Esta aplicación también puede ser utilizada como medio para la
restauración de la base de datos en caso de cualquier error de integridad que
se pueda presentar, bien sea en los índices o en otros componentes de la
base de datos que sean indispensables para el sistema.
v FASE V: PRUEBAS DEL SISTEMA
Aun cuando las técnicas y los criterios presentados en las fases
anteriores se aplicaron cuidadosa y adecuadamente, no se debe suponer
que se ha cumplido con los estándares de calidad necesarios, ya que, el
aseguramiento de la calidad es la revisión de los productos y la
documentación relacionada con el software para verificar su cobertura,
corrección, confiabilidad, facilidad de mantenimiento y por supuesto, la
garantía de que el sistema cumple con las especificaciones y los
requerimientos deseados para su uso y desempeño en la organización.
Sobre la base de esto, períodos de prueba de ACIS se llevaron a cabo
paralelamente con su desarrollo, ya que a medida que se completaba cada
aplicación, ésta se iba depurando mediante las estrategias de prueba de
código y de especificación.
Sin embargo, como los sistemas no se diseñan como sistemas
completos, tampoco se pueden probar como sistemas únicos, por esto, una
vez finalizado el desarrollo de los módulos del sistema, se aplicaron las dos
estrategias de prueba que se describen a continuación:
♦ Pruebas Parciales: permitieron depurar los programas que
conforman el sistema, detectando los errores de lógica y de código
contenidos dentro de las aplicaciones. El método utilizado para efectuar este
tipo de prueba fue desde el ascendente – descendente, comenzando con el
acceso, manejo y actualización de las bases de datos, hasta finalizar con la
evaluación y ajuste de los tiempos de respuestas generados por la emisión
de las distintas consultas y reportes por pantalla e impresos.
♦ Pruebas de Sistema: su objetivo fue detectar y corregir todos los
errores presentes en la integración de los módulos, de manera que su
función este acorde con las especificaciones establecidas en el diseño del
sistema. Básicamente este tipo de pruebas se preocupa por la compatibilidad
de los módulos individuales y no revisa el software en sí, sino que busca las
discrepancias entre el sistema y su objetivo original, las documentación y las
especificaciones.
Asimismo, una vez depurada la integración de los módulos del sistema,
se efectuó una carga de datos simulada, a fin de verificar los resultados y
revelar las diferentes maneras de ejecutar los procesos, detectando las
situaciones que pusiesen ocasionar errores en un momento determinado.
Dentro de ese marco, cabe destacar que la elaboración de todas éstas
pruebas se realizó con la colaboración tanto de los usuarios de SVSA como
de personal ajeno al sistema, a fin de dar una visión objetiva a los detalles
que pudiesen colocar en peligro la integridad de la data. No obstante, los
resultados obtenidos fueron positivos en virtud de que los errores detectados
se corrigieron rápida y satisfactoriamente, garantizando así el efectivo
funcionamiento del sistema una vez que se haya implantado.
v FASE VI: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
La fase de implantación es aquella a través de la cual se cambia el
sistema anterior al nuevo, implica los procesos de verificar e instalar el nuevo
software, adiestrar a los usuarios y construir todos los archivos de datos
necesarios para utilizarlo. Por esto, para la implantación del nuevo sistema
de información para el control integrado de la gestión operativa y de activos
fijos en la empresa Shell Venezuela, S.A., se seleccionaron los métodos de
conversión piloto y por etapas cuyos resultados se describen a continuación:
Primero, se comenzó con la puesta en marcha del sistema sólo en un
área específica de la organización (Departamento de FIT), con la finalidad de
establecer una retroalimentación y obtener pruebas u opiniones acerca de la
experiencia y funcionamiento del sistema con datos reales.
Posteriormente, se procedió a implantar el sistema de manera gradual a
todos los usuarios, los pasos o las actividades realizadas fueron: instalar el
software en el computador de cada uno de los usuarios, crear el Alias de la
base de datos en la aplicación Microsoft SQL NET y configurar el DSN en el
administrador de orígenes de datos ODBC de Windows, que permite
establecer la conexión remota con el servidor. (Ver Figuras Nº21 y 22)
Figura Nº 21
Microsoft SQL NET
Fuente: Shell Venezuela, S.A. (1999)
Figura Nº 22
Administrador de Orígenes de Datos ODBC
Fuente: Shell Venezuela, S.A. (1999)
Ahora bien, seguido de la implantación de ACIS se llevó a cabo un plan
de adiestramiento a los usuarios que consistió en la entrega de los manuales
del usuario y una presentación del mismo donde se explicó la manera de
incluir datos, obtener información y realizar transacciones además de otros
aspectos necesarios para manejar de manera eficiente el nuevo sistema.
No obstante, puesto que la mayoría de los usuarios participaron
continuamente aportando sugerencias durante en el desarrollo del nuevo
sistema, no hubo sorpresas luego de la puesta en marcha; pero si se
presentaron preguntas que fueron aclaradas satisfactoriamente, recibiendo el
apoyo de todos los usuarios involucrados.
DISCUSION DE LOS RESULTADOS
Una vez implantado el sistema de información para el control integrado
de la gestión operativa y de activos fijos en la empresa Shell Venezuela,
S.A., se verificó que para desarrollar un sistema de información eficiente, se
debe seguir una metodología flexible que asegure el logro de los objetivos
planteados por la investigación y que permita conocer la situación actual de
los procesos; las características y los objetivos que persigue el nuevo
sistema, de modo que se establezcan las pautas a seguir para el diseño,
desarrollo, pruebas e implantación del mismo.
Basado en los supuestos anteriores, se seleccionó la metodología de
James Senn (1997), ya que la misma se adapta adecuadamente a las
especificaciones y los requerimientos del sistema. Asimismo, el citado autor
establece que es necesario cumplir con las siguientes fases:
v Fase I: Investigación Preliminar; las actividades contempladas
por esta fase establecieron las herramientas necesarias para tener un
conocimiento general del sistema actual, del entorno de trabajo de la
empresa y de los recursos técnicos, económicos y operacionales con los que
cuenta. Una vez recopilada esta información, se determinó el estudio de
factibilidad para desarrollar el proyecto y se elaboró el plan del proyecto.
v Fase II: Determinación de Requerimientos; se obtuvo un sólido y
acertado conocimiento del sistema actual determinando sus problemas y
deficiencias. También se identificó el ambiente de trabajo dentro del cual se
ubicaría el nuevo sistema de información definiendo los requerimientos de
los usuarios, las funciones y los atributos que el nuevo sistema debería
satisfacer, a fin de establecer los aspectos a los que debe dar respuesta y
solución el sistema, tanto a nivel gerencial como a nivel administrativo.
v Fase III: Diseño del Sistema; partiendo de las especificaciones y
los requerimientos establecidos en la fase anterior, se elaboró un diseño de
las entradas y las salidas del nuevo sistema (pantallas, reportes), la
estructura de la base de datos, sus atributos, y el diseño los programas y
procedimientos del software. Como herramientas de documentación de esta
fase se utilizaron los diagramas de HIPO que sirvieron como herramienta
para representar de una manera clara y sencilla la estructura del sistema, así
como el diagrama Entidad – Relación que detalla el modelo lógico de la base
de datos con todos sus elementos.
v Fase IV: Desarrollo del Sistema; siguiendo las especificaciones
establecidas en el diseño, se logró llevar a cabo un control de los recursos:
tiempo y dinero del proyecto, ya que tal diseño representó la base para la
construcción de los diferentes módulos del sistema, empleando el lenguaje
de programación Visual Basic 6.0 y el manejador de base de datos Oracle
7.3.4. Asimismo, la estructura de la base de datos, los índices, las tablas y
los usuarios se generaron directamente en el servidor mediante instrucciones
SQL y demás fundamentos propios del manejador de BD seleccionado.
v Fase V: Pruebas del Sistema; se probó la integración de los
módulos del sistema una vez terminados, y se indagó acerca de la existencia
de posibles discrepancias entre el sistema una vez construido y los objetivos,
requerimientos previamente establecidos. Con esto, se logró corregir algunos
detalles no previstos durante el desarrollo del sistema y así poder asegurar el
buen funcionamiento del sistema.
v Fase VI: Implantación y Evaluación; se llevó a cabo la adaptación
del nuevo sistema al entorno operativo de la empresa, iniciándose así las
actividades rutinarias propias del sistema. Para ello, se adiestró a los
usuarios, se convirtió el viejo sistema al nuevo; y, fina lmente, se evaluó con
el propósito de verificar si cumplía con los requerimientos que fundamentaron
su desarrollo.
Atendiendo a estas consideraciones, los resultados obtenidos en cada
fase de la metodología de Senn (1997), sirvieron de fundamento para
confirmar que los objetivos contemplados por el presente trabajo de
investigación sí se adaptan a la referida metodología.
Por otra parte, también se determinó que con el desarrollo de un
sistema de información se facilita la ejecución de los procesos que se
realizan dentro de la organización, y que el mismo además de disminuir los
costos administrativos y laborales, permite manipular la información con
rapidez, coincidiendo con los criterios expuestos por CHOURIO y CUPANI en
su proyecto de tesis, donde indican que con la implantación de un Sistema
de Información automatizado para el Control de Obras Civiles, se agilizaron
los procesos de captura de datos y emisión de reportes, controlando los
procesos administrativos, laborales y operativos de la organización con
mayor exactitud en la información.