a06 budzet i harmonogram w projekcie
TRANSCRIPT
Łódzka AkademiaPO KL
Budżet i harmonogram
A06
Urząd Marszałkowski w ŁodziDepartament ds. PO Kapitał Ludzki
Instytucja Pośrednicząca
Osoba prowadząca:Justyna Bodek
Plan prezentacji Jak poprawnie opracować budżet
i harmonogram realizacji projektu?
Budowa budżetu zadaniowego
Przykłady zadań w projekcie
Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne
Koszty pośrednie i bezpośrednie
Zasada cross-financingu
2
3
Wytyczne w zakresie
kwalifikowania wydatków
w ramach PO KL
Wytyczne w zakresie
kwalifikowania wydatków
w ramach PO KL
Dokumenty programowe
Zasady finansowania
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Zasady finansowania
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Zasady udzielania pomocy
publicznej w ramach PO
Kapitał Ludzki
Zasady udzielania pomocy
publicznej w ramach PO
Kapitał Ludzki
Plan działania
na 2009 r.
dla poszczególnych
Priorytetów
Plan działania
na 2009 r.
dla poszczególnych
Priorytetów
Harmonogram projektu
4
Etapy tworzenia
Zadania i personel
Harmonogram w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych
HarmonogramPodstawowe informacje
Harmonogram jest metodą prezentacji działań realizowanych w ramach projektu, która określa ich logiczną kolejność, układ w czasie, a także wszelkie zależności pomiędzy nimi.
Poprawne przygotowanie harmonogramu pozwoli na właściwe opracowanie szczegółowego budżetu projektu oraz budżetu projektu.
5
Harmonogram
Przygotowanie listy zadań w projekcie
Ustalenie kolejności oraz zależności pomiędzy realizowanymi zadaniami
Określenie czasu dla realizacji poszczególnych etapów i zadań
Wyznaczenie ram czasowych całego projektu
Podział zadań na etapy
KROK 1KROK 1
KROK 2KROK 2
KROK 3KROK 3
KROK 4KROK 4
KROK 5KROK 5
Etapy tworzenia
6
HarmonogramKolejność i zależność
Kolejność
Należy ustalić w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być podejmowane.
Zależność
Opracowując harmonogram musimy odpowiedzieć na pytanie: Czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania?
WAŻNE!
Zadania nie mogą się nakładać, gdy rozpoczęcie następnego zadania uwarunkowane jest zakończeniem zadania poprzedzającego.
7
HarmonogramZaangażowany personel
Każde zadanie musi mieć swojego wykonawcę.Ponosi on odpowiedzialność za realizację części projektu.
Po zdefiniowaniu rodzajów zadań, które będą realizowane w ramach projektu należy ustalić wymagane doświadczenie i kwalifikacje, jakimi powinny wykazać się osoby odpowiedzialne za realizację tych zadań.
Pozwoli to stwierdzić, czy dysponujemy odpowiednimi zasobami ludzkimi do realizacji projektu, czy też konieczne będzie zatrudnienie dodatkowego personelu.
Podział zadań w projekcie musi więc uwzględniać możliwości, umiejętności oraz doświadczenie każdego członka zespołu.
8
HarmonogramCzas trwania zadań
Istotnym elementem harmonogramu projektu jest właściwe określenie czasu trwania poszczególnych zadań.
Prawidłowe wykonanie tej czynności uzależnione jest od przeprowadzenia konsultacji z osobami zaangażowanymi w realizację zadań.
Konsultacje z osobami posiadającymi praktyczną wiedzę pozwolą na realne określenie czasu trwania zadania i jego etapów oraz pomoże uniknąć najczęściej popełnianego błędu, którym jest niedoszacowanie czasu trwania czynności w projekcie.
9
HarmonogramĆWICZENIE I
• Podział na 4 grupy po 5 osób
• Czas trwania 15 minut
• Opis ćwiczenia:
Na podstawie 5 kroków tworzenia harmonogramu projektu przygotuj krótki schemat harmonogramu dotyczącego podwyższania kwalifikacji nauczycieli i kadry związanej z oświatą.
Zaplanuj maksymalnie 5 zadań. Każde zadanie rozbij na co najmniej 3 etapy. Ustal kolejność zadań.
10
HarmonogramGenerator
11
Harmonogram
12
Praca z harmonogramem w Generatorze Wniosków Aplikacyjnychpolega na wpisaniu do tabeli wszystkich czynności realizowanych w projekcie w podziale na poszczególne etapy z uwzględnieniem czasu ich trwania oraz zależności przyczynowo skutkowych pomiędzy nimi.
Planując datę rozpoczęcia realizacji projektu należy wziąć pod uwagę czas trwania procedur związanych z oceną formalną i merytoryczną wniosku oraz kwestię przygotowania i podpisania umowy o dofinansowanie.
Podstawę do konstruowania harmonogramu projektu jest wpisanie w punkcie 1.8 GWA daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu. Na podstawie tej
informacji tworzy się szkielet harmonogramu.
HarmonogramKonstrukcja harmonogramu przedstawia pierwsze 12 miesięcy realizacji projektu w ujęciu miesięcznym, kolejne (jeśli projekt jest dłuższy) przedstawiane są w ujęciu kwartalnym.
Zadania i etapy projektu w harmonogramie powinny być tożsame z opisem działań z punktu 3.3 wniosku o dofinansowanie. Chronologia ułożenia zadań w punkcie 3.3 oraz w harmonogramie powinna być taka sama.
Zadania, które będą realizowane w projekcie pojawiają się w harmonogramie oraz budżecie ogólnym projektu automatycznie, z chwilą wpisania ich w szczegółowym budżecie projektu.
13
Harmonogram
Wpisujemy zadania i etapy do GWA. Każda zadanie i etap musi zostać nazwane.
Wpisujemy zadania i etapy do GWA. Każda zadanie i etap musi zostać nazwane.
W przypadku, gdy zdania dotyczą bezpośrednio uczestników projektu, np. szkolenie, wskazujemy ilość osób, jaka zostanie objęta wsparciem w tym
zadaniu.
Nie wskazujemy ilości uczestników w zadaniach, które nie dotyczą bezpośrednio grupy docelowej,
np. w zadaniu zarządzanie projektem
11
Praca w GWA
22
33
14
HarmonogramĆWICZENIE II
• Podział na 4 grupy po 5 osób
• Czas trwania 20 minut
• Opis ćwiczenia:
Z otrzymanych materiałów stwórz spójny harmonogram.
Przyporządkuj nazwy etapów do zadań i nadaj im odpowiednią kolejność.
15
Budżet projektu Budżet zadaniowy
Koszty bezpośrednie i pośrednie
Przykładowe zadania w budżecie
Cross-financing
Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne
Najczęściej popełniane błędy w budżecie projektu
16
Budżet projektuOkreślenie ram finansowych projektu to trudne zadanie, jakie musi wykonać projektodawca, jednak od poprawnego skonstruowania budżetu zależy pomyślny przebieg projektu.
Budżet projektu jest zestawieniem środków finansowych związanych z realizacją wszystkich zaplanowanych w projekcie zadań w całym okresie jego realizacji.
Najważniejszym dokumentem programowym, z którego należy korzystać na tym etapie są Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
17
Budżet projektuBudżet w projekcie
Budżet projektuSzczegółowy budżet
projektu
• wypełniany jest w pierwszej kolejności
• zawiera poszczególne koszty jednostkowe, w tym wynagrodzenia personelu
• zawiera tylko koszty kwalifikowalne wyrażone w polskich złotych
• zawiera koszty bezpośrednie poszczególnych zadań oraz koszty pośrednie projektu
• część elementów budżetu zostaje automatycznie przeniesiona z poziomu szczegółowego budżetu projektu
• wskazujemy przychód projektu, jeśli występuje
• wskazujemy wartość wkładu własnego, jeśli jest wymagany
• automatycznie obliczona zostanie kwota wnioskowanego dofinansowania oraz koszt przypadający na jednego uczestnika projektu
18
Budżet projektu
Budżet projektu powinien być ściśle powiązany z zadaniami w projekcie.
Wydatek, który nie wiąże się z żadnym wcześniej opisanym zadaniem zostanie uznany za niekwalifikowany.
Dla każdego wydatku musimy określić jednostki miary, ilość oraz koszt jednostki.
Jeśli jako jednostkę miary używamy pojęć komplet/pakiet
to konieczne jest rozpisanie co wchodzi w skład kompletu/pakietu.
WAŻNE!
19
Budżet zadaniowy
Koszty projektu przedstawione są we
wniosku o dofinansowanie w formie budżetu
zadaniowego. Dodatkowo
Beneficjent wykazuje szczegółowy budżet
ze wskazaniem kosztów
jednostkowych
Poprawnie sporządzony
budżet to jedna z najważniejszych i najtrudniejszych
czynności, świadczy
o gruntownym przemyśleniu
i dopracowaniu projektu
Zamknięty katalog wydatków
niekwalifikowalnych - na podstawie Wytycznych w zakresie
kwalifikowania wydatków PO KL
Budżet zadaniowy obejmuje
przedstawienie kosztów
kwalifikowalnych w podziale na koszty
bezpośrednie i koszty pośrednie
Budżet zadaniowy
20
Przykładowe zadania
Przykładowe rodzaje zadań w projekcie:
• zarządzanie projektem• działania informacyjno- promocyjne• ewaluacja projektu
• rekrutacja uczestników
• szkolenie
• warsztaty
• doradztwo
• studia podyplomowe
• zajęcia artystyczne dla dzieci
• zajęcia z logopedą
Budżet projektu
21
Szczegółowy budżet Budżet projektu
22
Budżet projektuRodzaje kosztów
KOSZTY KWALIFIKOWALNE
Wydatki w projekcie, które mogą być pokryte/dofinansowane ze środków otrzymanych na realizację projektu
KOSZT BEZPOŚREDNI KOSZT POŚREDNI
CROSS- FINANCING
23
Budżet projektu
ZADANIE KOSZT BEZPOŚREDNI
koszty poszczególnych zadań realizowanych w ramach projektu
(koszty osobowe, materiały szkoleniowe i inne)
przygotowanie wizualizacji materiałów promocyjnych, druk
plakatów oraz ulotek, ogłoszenia prasowe, druk naklejek
promocyjnych
Koszty bezpośrednie
np. PROMOCJA
24
Budżet projektu
OBSŁUGA TECHNICZNA PROJEKTU
KOSZT POŚREDNI
związane z obsługą techniczną projektu, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego
zadania. W szczególności są to koszty zarządu, koszty obsługi księgowej,
opłaty administracyjne
wynagrodzenie dla osoby księgującej wydatki projektu, opłaty za energię,
telefon, Internet, czynsz, środki czystości (proporcjonalnie do wykorzystania w projekcie)
Koszty pośrednie
25
Budżet projektuKoszty pośrednie mogą być rozliczane:
RYCZAŁTOWO• w projektach o wartości do 2 mln zł – 20 % bezpośrednich kosztów pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing• W projektach o wartości od 2 do 5 mln zł – 15 % bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing
NA PODSTAWIE RZECZYWIŚCIE PONIESIONYCH WYDATKÓW
Przy tej metodzie beneficjenta nie obowiązuje stawka ryczałtowa, jednak wszystkie wydatki ponoszone w ramach kosztów pośrednich projektu muszą zostać udokumentowane i przechowywane w biurze projektu na potrzeby kontroli. Wydatki te muszą być wykazane we wnioskach o płatność.
Niezależnie od sposobu rozliczania kosztów pośrednich beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego katalogu wydatków, jakie zostaną poniesione w ramach kosztów pośrednich, wraz z ich uzasadnieniem.
Koszty pośrednie
26
Budżet projektu
CROSS- FINANCING
• zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) pojazdów
oraz mebli;• zakup oraz leasing (finansowy lub zwrotny)
sprzętu rozumianego jako: środki trwałe
(z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość
początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej
w przepisach podatkowych*, uprawniającej do
dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego;• dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc
pracy.
Cross- financing
ZADANIE
* Ustawa z dni 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych; ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku
dochodowym od osób fizycznych
27
Budżet projektu
CROSS- FINANCING
• zakup szafy do archiwizacji dokumentów projektu,
• zakup laptopa dla koordynatora projektu
• drukarka do biura projektu
Cross- financing
ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
Cross- financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami w projekcie
PROMOCJA PROJEKTU
• zakup aparatu cyfrowego
• ksero
• kamera cyfrowa w celu przygotowania filmów
promocyjnych
( sprzęt ten będzie wykorzystywany również podczas
realizacji innych zadań merytorycznych, koło przyrodnicze)
28
Wydatki kwalifikowalne muszą być:
• niezbędne (bezpośredni związek z celami projektu)
• efektywne (relacja nakład/rezultat) i konkurencyjne
• faktycznie poniesione
• udokumentowane
• przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu
• zgodne z dokumentami programowymi PO KL
• zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i
wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych
Budżet projektuKoszty kwalifikowalne
29
Budżet projektu
KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE
• podatek VAT, jeśli może
zostać odzyskany w oparciu o
przepisy krajowe
• nieruchomości, grunty,
infrastruktura
• sprzęt, meble, pojazdy (wyj. Cross- financing)
• odsetki od zadłużenia
• wydatki na PFRON
• koszty wypełnienia wniosku
• wydatki związane z umową leasingu
• koszty kar, grzywien, procesów sądowych
• koszty operacyjne związane z wymianą walut
• koszty środków trwałych współfinansowanych ze środków krajowych lub wspólnotowych(do 7 lat przed złożeniem wniosku)
Koszty niekwalifikowalne
Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent
30
Budżet projektuPrzychód w projekcie
Beneficjent ma obowiązek wykazania wszystkich przychodów, które powstaną w trakcie realizacji projektu dofinansowanego z PO KL.
Wykazanie przez projektodawcę powstałego przychodu obliguje go do zwrotu wymaganej kwoty na wskazany rachunek IP.
Aktywa wytworzone w trakcie realizacji projektu nie mogą zostać zbyte przez beneficjenta za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od momentu zakończenia realizacji projektu.
31
Budżet projektuPodwójne finansowanie
W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych: wspólnotowych lub krajowych. W szczególności:
• zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych programów operacyjnych
• zrefundowanie podatku od towarów i usług VAT w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa
• zakupienie środka trwałego dofinansowanego ze środków PO KL, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL
32
Budżet projektuZlecanie usług
W ramach projektów możliwe jest zlecanie usług, których koszt zostanie uznany za wydatek kwalifikowalny, jeżeli:
• Zlecanie usług przyniesie wartość dodaną do projektu
• Projektodawca wskaże we wniosku o dofinansowanie usługi, które zamierza zlecać podmiotom zewnętrznym i wniosek w tej formie zostanie zaakceptowany
Beneficjent w przypadku zlecania usług musi przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w takim zakresie, w jakim ma ona zastosowanie do projektodawcy lub zasadę konkurencyjności
33
ĆWICZENIE III
• Podział na 4 grupy po 5 osób
• Czas trwania 30 minut
• Opis ćwiczenia:
Z otrzymanych materiałów obrazujących koszty projektu, wybierz koszty bezpośrednie i pośrednie projektu.
Przygotuj uzasadnienie podziału kosztów na dwie grupy, a także przygotuj uzasadnienie dla poniesienia tych kosztów w projekcie.
Budżet projektu
34
Błędy
• brak uzasadnienia dla niektórych wydatków w projekcie w kontekście opisu działań z punktu 3.3 powoduje trudności w określeniu ich racjonalności (np. zakup sprzętu, którego nie powiązano z opisem działania)
• zawyżanie kosztów wynagrodzenia personelu w projekcie, np. łączny koszt personelu zarządzającego projektem stanowi 50% wartości całego projektu
• zbyt duża ilość osób zaangażowanych w projekcie
• stosowanie jednostek miary: zestaw, komplet bez wyjaśnienia co wchodzi w ich skład, powoduje trudności w ocenie racjonalności tych wydatków
• brak opisu kosztów pośrednich wraz z uzasadnieniem ich poniesienia
• brak wskazania metodologii wyliczenia kosztów pośrednich w projekcie rozliczanych ryczałtem
Budżet projektu
35
Podsumowanie
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
1. Planując budżet projektu pamiętaj, aby sprawdzić które
z wydatków będą kwalifikowalne.
2. Każde zadanie przewidziane w budżecie musi być ujęte
w harmonogramie z uwzględnieniem czasu jego trwania
3. Koszty związane z cross- financing to maksymalnie 10% wartości
projektu, ale pomogą zakupić sprzęt niezbędny do realizacji zadań.
4. Po zakończeniu prac z budżetem w Generatorze Wniosków
Aplikacyjnych nie zapomnij przeliczyć wypełnionego budżetu!
36
Źródła informacjiZasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL
Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO Kapitał Ludzki
www.pokl.lodzkie.pl
www.efs.gov.pl
37
Dziękuję za uwagęi zapraszam do pozyskiwania
środków z PO KL