กฎหมาย ระเบียบและแนวทางป ฏิบั...
TRANSCRIPT
กฎหมาย กฎหมาย
ระเบยบและแนวทางปฏบตฏ
เกยวกบงานสารบรรณ
งานสารบรรณ หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงาน
เอกสารเรมตงแตการจดทา การรบ การสง การ
เกบรกษา การยม จนถงการทาลาย
กฎหมาย ระเบยบ และแนวทางปฏบตเกยวกบงานสารบรรณกฎหมาย ระเบยบ และแนวทางปฏบตเกยวกบงานสารบรรณ
๑. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
๒ ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ ศ ๒๕๔๘๒. ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘
๓. ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยการใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม
พ.ศ.๒๕๓๖พ.ศ.๒๕๓๖
๔. ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔
๕. พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ญญ
๖. พระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๖
๗. คาอธบายการพมพหนงสอราชการไทยดวยโปรแกรมพมพในเครองคอมพวเตอร
หนงสอสานกนายกรฐมนตร ท นร 0๑๐๖/ว๒๐๑๙ ลว 30 พฤศจกายน 2553
๘. หนงสอเวยนทเกยวของ
การยมการทาลาย
การจดทา
งานสารบรรณ
การเกบรกษาการเกบรกษาการรบ
การสง
“ การจดทาหนงสอ” การจดทาหนงสอ
ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ ศ ๒๕๒๖ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
๑. ชนดและความหมายของหนงสอ
๒. รปแบบของหนงสอ
๓. การกาหนดเลขทหนงสอออก
๔. คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย
๕ การลงชอและตาแหนง ๕. การลงชอและตาแหนง
๖. การมอบหมายหรอมอบอานาจตามกฎหมายในกรณการลงชอแทน
ป หนงสอราชการแบงออกเปน ๖ ชนด
๑.หนงสอภายนอก
๒ หนงสอภายใน๒.หนงสอภายใน
๓.หนงสอประทบตรา
๔.หนงสอสงการ (คาสง ระเบยบ ขอบงคบ)
๕.หนงสอประชาสมพนธ (ประกาศ แถลงการณ ขาว)
๖ หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลงฐานในราชการ ๖.หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลงฐานในราชการ
(หนงสอรบรอง รายงานการประชม บนทก หนงสออน)
“ ขอ ๓๒ หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจานวนมาก มใจความ
อยางเดยวกน ใหเพมรหสพยญชน ว หนาเลขท เบยนหนงสอสง ซงอยางเดยวกน ใหเพมรหสพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซง
กาหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลขท ๑ เรยงเปนลาดบ
ไ ใ ไ ไปจนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอก
อยางใดอยางหนง ”
ความหมายของ “ หนงสอเวยน ” อางองมาจากความหมายของ หนงสอเวยน อางองมาจาก
ระเบยบสานกนายกรฐมนตร
วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
“ ขอ ๒๗ หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการ
ปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม
แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางการบนทกขอมลดวย...”แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางการบนทกขอมลดวย...
“ สอกลางการบนทกขอมลตามวรรคหนง
หมายความถงสอใดๆทอาจใชบนทกขอมลไดดวยๆ
อปกรณทางอเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมล เทป
แมเหลก จานแมเหลก แผนซดอานอยางเดยว หรอแมเหลก จานแมเหลก แผนซดอานอยางเดยว หรอ
แผนดจทลอเนกประสงค เปนตน ”
“ ขอ ๒๙ การตดตอราชการนอกจากการจะดาเนนการ โดยหนงสอทเปน
เอกสารสามารถดาเนนการ ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได ”เอกสารสามารถดาเนนการ ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได
ความหมายของ “ หนงสออน ” อางองมาจากความหมายของ หนงสออน อางองมาจาก
ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวย
งานสารบรรณ (ฉบบท ๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘( )
การกาหนดเลขทหนงสอออกการกาหนดเลขทหนงสอออก
ประกอบดวยรหสพยญชนะสองตว แลวตอดวยเลขประจาของเจาของเรองญ
1. รหสพยญชนะสองตว ใชแทนชอกระทรวง
2. เลขประจาเจาของเรอง
โ ๒.๑ ตวเลขสองตวแรก หมายถงสวนราชการระดบกรม โดยเรมจาก ๐๑ เรยงไป ตามลาดบ ตามกฎหมายวาดวยการปรบปรงกระทรวง กรม
๒.๒ ตวเลขสองตวหลง หมายถงสานก กอง หรอเทยบเทา โดยเรมจาก ๐๑ เรยง ไปตามลาดบ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ
(แนวทางปฏบตของกรม ตามประกาศกรมชลประทาน เรองกาหนดเลขรหส ประจาสานก/กอง/กลมตางๆ ของกรมชลประทาน ลงวนท ๙ ๆพฤศจกายน ๒๕๕๘)
การลงชอและตาแหนง
คานาหนานามทใชในหนงสอราชการ นอกเหนอจาก คานาหนานามทใชในหนงสอราชการ นอกเหนอจาก
นาย นาง นางสาว ยงใชคานาหนานามอนๆ ไดดงน
1 ยศ1. ยศ
2. ตาแหนงทางวชาการ
3. บรรดาศกด หรอฐานนดรศกด
(อางองจาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสาร(อางองจาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสาร
บรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ภาคผนวก ๓)
ระเบยบสานกนายกรฐมนตร
วาดวยการใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม พ ศ ๒๕๓๖วาดวยการใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม พ.ศ.๒๕๓๖
“ตาแหนงทางวชาการ” หมายความวา ตาแหนงศาสตราจารย รองศาสตราจารย
หรอผชวยศาสตราจารย ซงไดรบแตงตงตามกฎหมายวาดวยสถาบนอดมศกษา หรอผชวยศาสตราจารย ซงไดรบแตงตงตามกฎหมายวาดวยสถาบนอดมศกษา
ไมวาเปนตาแหนงทางวชาการประจา ตาแหนงทางวชาการพเศษ
ใ ”ตาแหนงทางวชาการเกยรตคณหรอทเรยกชออยางอนในลกษณะเดยวกน”
ขอ ๕ ใหผดารงตาแหนงทางวชาการมสทธใชตาแหนงทางวชาการทไดรบเปน
คานาหนานามไดในการลงชอ หนงสอ เอกสาร งานสารบรรณหรอการเรยกขานใดๆ
เสมอนยศ หรอคานาหนานามอยางอนเสมอนยศ หรอคานาหนานามอยางอน
ขอ ๖ ในกรณทผดารงตาแหนงทางวชาการมสทธใชคานาหนานามอยางอนดวย
ใหเรยงตามลาดบกอนหลง ดงน
๑ ) ตาแหนงทางวชาการ๑.) ตาแหนงทางวชาการ
๒.) ยศ
) ไ ๓.) บรรดาศกด ฐานนดรศกด หรอคานาหนานามสตรทไดรบพระราชทานเครอง
ราชอสรยาภรณและมสทธใชคานาหนานามนนตามกฎหมาย ระเบยบหรอประกาศ
ของทางราชการ
ขอ ๗ ผดารงตาแหนงทางวชาการจะใชตาแหนงทางวชาการใต
ชอหรอตอทายชอกได
กฎหมายวาดวยระเบยบการบรหารราชการแผนดน
การลงชอแทน
๑. กฎหมายวาดวยระเบยบการบรหารราชการแผนดน
๑.๑ ปฏบตหนาทแทน ใชในกรณทคณะรฐมนตรมอบหมายให
รองนายกรฐมนตรคนใดคนหนง ปฏบตหนาทแทนนายกรฐมนตร กรณตายหรอขาด
คณสมบต และคณะรฐมนตรตองอยในตาแหนงจนกวาจะตงคณะรฐมนตรใหม
๑.๒ รกษาราชการแทนนายกรฐมนตร/รฐมนตร/ปลดกระทรวง/รองปลดกระทรวง/
อธบด/รองอธบดผอานวยการสานก/ผอานวยการกองหรอเทยบเทา
ใชในกรณไมมผดารงตาแหนง หรอมแตไมอาจปฏบตหนาทราชการได
๑.๓ ปฏบตราชการแทน ใชในกรณมอบอานาจโดยทาเปนหนงสอใหฏ
ปฏบตราชการแทนในการสง การอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอ
ดาเนนการทางกฎหมาย ระเบยบขอบงคบ คาสง หรอ มตคณะรฐมนตรในฎ ฐ
เรองใดและไมมกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คาสง หรอมตคณะรฐมนตรใน
เรองนนกาหนดเรองการมอบอานาจไวเปนอยางอน หรอมไดหามเรองการมอบอานาจไว
๒ กฎหมายอนนอกจากกฎหมายวาดวยระเบยบบรหารราชการแผนดน๒.กฎหมายอนนอกจากกฎหมายวาดวยระเบยบบรหารราชการแผนดน
กาหนดไวโดยเฉพาะ
๒.๑ รกษาการแทน กาหนดใชในกรณท อธการบด ไมอาจปฏบตหนาทได
ใ ป และให รองอธการบด เปนผรกษาการแทน
๒.๒ รกษาการในตาแหนง กาหนดใชในกรณทตาแหนงขาราชการวางลง
หรอผดารงตาแหนงไมสามารถปฏบตราชการ และเปนกรณทมไดบญญต
ไวในกฎหมายวาดวยระเบยบบรหารราชการแผนดน และผมอานาจสงบรรจไวในกฎหมายวาดวยระเบยบบรหารราชการแผนดน และผมอานาจสงบรรจ
สงใหขาราชการทเหนสมควรรกษาการในตาแหนงนน
( แนวทางปฏบตตามคาสงกรม ท ข ๖๓๗/๒๕๖๐ ลว.
๒ เมษายน ๒๕๖ ) ๒๑ เมษายน ๒๕๖๐ )
เรอง มอบอานาจใหขาราชการปฏบตราชการดาน
บรหารงานบคคลแทนอธบดกรมชลประทานบรหารงานบคคลแทนอธบดกรมชลประทาน
๒.๓ ทาการแทน กาหนดใชในกรณท ขาราชการฝาย
ตลาการ วางลง หรอผดารงตาแหนงไมปฏบตราชการได
๓. กรณทมไดมกฎหมายกาหนด ใหใชคาวา “แทน”
ในกรณทมการลงชอแทนใหใชคาวา ปฏบตหนาทแทน รกษาราชการแทน ในกรณทมการลงชอแทนใหใชคาวา ปฏบตหนาทแทน รกษาราชการแทน
ปฏบตราชการแทน รกษาการในตาแหนง หรอทาการแทน แลวแตกรณ ตามท
กฎหมายกาหนด ในกรณทไมมกฎหมายกาหนดใหใชคาวา แทน แลวใหลงกฎหมายกาหนด ในกรณทไมมกฎหมายกาหนดใหใชคาวา แทน แลวใหลง
ตาแหนงของเจาของหนงสอตอทายคาดงกลาว
(อางองจากระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖)(อางองจากระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖)
หนงสอเวยนทเกยวของ
๑. การระบหมายเลขโทรสาร ในหนงสอราชการ ใหพมพตอจากหมายเลขโทรศพท
( ๒/ ๒ )( ท นร.๑๐๐๒/ว ๑๗ ลว. ๑๑ กรกฎาคม ๒๕๓๔)
๒. การอางถงหนงสอทมทงชนความลบ และชนความเรวในฉบบเดยวกนใหระบ
ชนความลบกอนชนความเรว
( ท นร.๑๐๐๒/๔๒๘๓ ลว. ๑๓ มถนายน ๒๕๓๔ )
๓. การระบเลขหมายโทรศพท โทรสาร และไปรษณยอเลกทรอนกส ใหปฏบตดงน
สวนราชการเจาของเรอง
โทร. x xxxx xxxx ตอ xxx เชน ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ ตอ ๒๕๖
โ โทรสาร x xxxx xxxx เชน ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖
ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม)
( )สาเนาสง (ถาม)
(ท นร. ๑๓๐๕/ว ๖๐๖๙ ลว. ๑๘ กรกฎาคม ๒๕๔๔)
๔ การลงชอจงหวดทเปนทตงของสวนราชการในรายละเอยดของหนงสอภายนอก๔. การลงชอจงหวดทเปนทตงของสวนราชการในรายละเอยดของหนงสอภายนอก
หวขอ “สวนราชการเจาของหนงสอ” ใหปฏบตดงน
๑ ) ลงชอคาเตม๑.) ลงชอคาเตม
๒.)อาจใชคายอของสถานทตง เพอความเหมาะสมสวยงามและเปนทเขาใจกนโดยทวไป
สาหรบ กรงเทพมหานครใหใช กรงเทพฯ หรอ กทมสาหรบ กรงเทพมหานครใหใช กรงเทพฯ หรอ กทม.
(ท นร. ๑๓๐๕/ว๗๙๙๕ ลว. ๑๗ กนยายน ๒๕๔๔)
ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔
“ขอมลขาวสารลบ” หมายความวา ขอมลขาวสารตามมาตรา 14 หรอมาตรา 15 ทม
ไ ใ ใ ไ คาสงไมใหเปดเผยและอยในความครอบครองหรอควบคมดแลของหนวยงานของรฐไมวา
จะเปนเรองทเกยวกบการดาเนนงานของรฐหรอทเกยวกบเอกชน ซงมการกาหนดใหม ชน
ป โ ป ความลบเปน ชนลบ ชนลบมาก หรอชนลบทสด ตามระเบยบนโดยคานงถงการปฏบต
หนาทของหนวยงานของรฐและประโยชนแหงรฐประกอบกน
ขอมลขาวสารทไมตองเปดเผย
มาตรา 14
ขอมลขาวสารของราชการทกอใหเกดความเสยหายตอขอมลขาวสารของราชการทกอใหเกดความเสยหายตอ
สถาบนพระมหากษตรย
(อางองจาก พ.ร.บ. ขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐)
มาตรา 15 ขอมลขาวสารซงหากเปดเผยจะกอใหเกดความเสยหายอยางหนงอยางใด
ดงตอไปน
1) ความสมพนธระหวางประเทศ ความมนคงแหงชาต ความมนคงทางเศรษฐกจ
2) จะทาใหการบงคบใชกฎหมายเสอมประสทธภาพหรอปฏบตภารกจไมสาเรจตาม
วตถประสงค
3) เปนความเหน คาแนะนาภายในหนวยงาน หรอเปนเรองทอยระหวางดาเนนการยงไม
แลวเสรจ
4) จะเปนอนตรายตอชวต หรอความปลอดภยของบคคล เชน พยาน
5) เปนขอมลขาวสารสวนบคคล เชน ประวตการทางาน การศกษา
6) กฎหมายบญญตไมใหเปดเผย/ผใหขอมลขาวสารไมประสงคเปดเผย
ใ ไหนวยงานของรฐหรอเจาหนาทของรฐอาจมคาสงมใหเปดเผยกไดโดยคานงถงการ
ปฏบตตอหนาทตามกฎหมายของหนวยงานของรฐ ประโยชนสาธารณะ และประโยชนของเอกชน
ป ทเกยวของประกอบกน
(อางองจาก พ.ร.บ. ขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐)
สานกขาวกรองแหงชาตสานกนายกรฐมนตร เปนองคการรกษาความปลอดภยฝายพลเรอน
นายทะเบยนขอมลขาวสารลบนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเจาหนาทผซงไดรบแตงตงจากหวหนาหนวยงานใหทาหนาทควบคมและรบผดชอบการ
ดาเนนการเกยวกบขอมลขาวสารลบภายในหนวยงาน มหนาทดงนดาเนนการเกยวกบขอมลขาวสารลบภายในหนวยงาน มหนาทดงน
1. ดาเนนการทางทะเบยนขอมลขาวสารลบ ใหเปนไปตามระเบยบ
2 เกบรกษาแบบเอกสารตางๆ ซงกรอกขอความแลวตามระเบยบและบรรดาขอมล2. เกบรกษาแบบเอกสารตางๆ ซงกรอกขอความแลวตามระเบยบและบรรดาขอมล
ขาวสารทอยในความควบคมดแลไวในทปลอดภย
3 เกบรกษาบญชลายมอชอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ และผชวยนายทะเบยน3. เกบรกษาบญชลายมอชอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ และผชวยนายทะเบยน
ขอมลขาวสารลบของหนวยงานอนๆทตดตอ
4. ประสานงานกบผควบคมทะเบยนความไววางใจตามทกาหนดในระเบยบวาดวย4. ประสานงานกบผควบคมทะเบยนความไววางใจตามทกาหนดในระเบยบวาดวย
การรกษาความปลอดภยแหงชาตเพอกาหนดตวบคคลทจะเขาถงชนความลบตาม
เหมาะสมและความรบผดชอบ
5. ปฏบตงานอนทเกยวของตามขอมลขาวสารลบ ตามทกาหนดไวในระเบยบหรอ
ตามทไดรบมอบหมายจากหวหนาหนวยงานของรฐฐ
การมอบหมายอานาจและหนาทตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางการมอบหมายอานาจและหนาทตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทาง
ราชการ พ.ศ.2544
คาสงกรมชลประทานท ข 237/2556 ลว 11 ก.พ.2556
“ การรบหนงสอ ” การรบหนงสอ
ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ ศ ๒๕๔๘ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘
1. หนงสอราชการคอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก
1.1 หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ
1.2 หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถง
บคคลภายนอก
1.3 หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอก มมาถง
สวนราชการสวนราชการ
1.4 เอกสารททางราชการจดทาขน เพอเปนหลกฐานในราชการ
1.5 เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบหรอขอบงคบ
1.6 ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
วธปฏบตในการรบหนงสอมดงนฏ
1. จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดาเนนการกอนหลง
2. ตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง เพอดาเนนการให
ถกตอง บนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน แลวจงดาเนนการเรองนนตอไป
3. ประทบตรารบหนงสอ ทมมบนดานขวาของหนงสอ กรอกรายละเอยดดงน
๓.๑ เลขรบ
๓.๒ วนท
๓.๓ เวลา
4. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบ
5. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ
ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
(ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘
“ขอ 35 หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ขอ 35 หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก
ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลาง ปฏบตตามทกาหนดไว
ใ ในสวนน
การรบหนงสอทมชนความลบ ในชนความลบหรอลบมาก
ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใหผใชงานหรอผปฏบตงานท
ไดรบการแตงตง ใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปนผรบผาน
ระบบรกษาความปลอดภยโดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการ
รกษาความลบของทางราชการ”รกษาความลบของทางราชการ
“ การสงหนงสอ ” การสงหนงสอ
ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
ป ใ
ร เบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
วธปฏบตในการสงหนงสอมดงน
1. ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวย
ใ ใ ใหครบถวน สงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก
2. หนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลว ใหปฏบตดงน
ใ 2.1 ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสง
2.2 ลงเลขทและวนเดอนปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และสาเนาคฉบบ
ไป 2.3 กอนบรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอตลอดจนสงทสงไปดวยอกครง
แลวปดผนก
ใ ป 2.4 การจาหนาซองใหปฏบตตามแบบทกาหนดทายระเบยบ
2.5 การสงหนงสอโดยทางไปรษณย ใหถอปฏบตตามระเบยบหรอวธการท
ป ไ ป ไป ไ การสอสารแหงประเทศไทยกาหนด (ปจจบนคอ บรษท ไปรษณยไทย จากด)
ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
( ) (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘
“ขอ 41 หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตามทกาหนดไว
ในสวนน
การสงหนงสอทมชนความลบ ในชนลบหรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณ
ใ ใ ไ ใ อเลกทรอนกสใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตง ใหเขาถงเอกสาร
แตละระดบ เปนผสงผานระบบรกษาความปลอดภยโดยใหเปนไปตามระเบยบ
”วาดวยการรกษาความลบของทางราชการ”
“ การยมหนงสอ ” การยมหนงสอ
1 การยมหนงสอทสงเกบแลว/หนงสอทปฏบตยงไมเสรจ/หนงสอทใชเพอการตรวจสอบ1. การยมหนงสอทสงเกบแลว/หนงสอทปฏบตยงไมเสรจ/หนงสอทใชเพอการตรวจสอบ
1.1 ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใด
2 ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ และลงชอรบเรองทยมไว1.2 ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ และลงชอรบเรองทยมไว
1.3 การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนา
ไป ไ สวนราชการระดบกองขนไปหรอผทไดรบมอบหมาย
1.4 การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนสวน
ไป ไ ราชการระดบแผนกขนไปหรอผทไดรบมอบหมาย
1.5 การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทามได เวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ
ไ ไ ไ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไปหรอผทไดรบ
มอบหมายกอน
อางองมาจาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ
ใ ใ
พ.ศ.๒๕๔๔
“ขอ 45 การใหยมขอมลขาวสารลบ ใหหวหนาหนวยงานของรฐหรอผซง
หวหนาหนวยงานของรฐมอบหมายพจารณาดวยวาผยมมหนาทดาเนนการในเรองทยม
และสามารถปฏบตตามระเบยบนไดหรอไม
ถาเรองทผประสงคจะขอยมเปนเรองทหนวยงานของรฐอนเปนหนวยงาน ฐ
เจาของเรองการใหยมตองไดรบอนญาตจากหนวยงานเจาของเรองนนกอน เวนแตผยม
จะเปนหนวยงานเจาของเรองนนเองจะเปนหนวยงานเจาของเรองนนเอง
ใหนายทะเบยนขอมลขาวสารลบทาบนทกการยมพรอมทงจดแจงการยมไว
ใ ส ในทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบดวย
แบบบนทกการยมใหเปนไปตามทนายกรฐมนตรกาหนดโดยประกาศใน
ราชกจจานเบกษา”
“ การเกบรกษาหนงสอ ” การเกบรกษาหนงสอ
ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงาน
( )งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ สารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘
1. ประเภทการเกบหนงสอ5. อายการเกบหนงสอ
2. การรบเรองและลงทะเบยน
หนงสอเกบ
6. การสงมอบเอกสาร
ประวตศาสตร
3 การฝากเกบรกษาหนงสอ
พ.ร.บ. ขอมลขาวสาร 2540
3. การฝากเกบรกษาหนงสอ7. การเกบรกษาขอมลขาวสารลบ
4. การรกษาหนงสอ
ส
ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔
8. การเกบรกษาเอกสารจดหมายเหต
พ.ร.บ. จดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. 2556
• การเกบระหวางปฏบต
ประเภทการเกบรกษา• การเกบเมอปฏบตเสรจแลว
ไ ใ ใประเภทการเกบรกษา
หนงสอ• การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ
อางองมาจากระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
การฝากเกบหนงสอการฝากเกบหนงสอ
ใ ไกาหนดใหหนวยงานของรฐทมการจดเกบหนงสอทยงไมถงกาหนดการทาลาย
และพจารณาเหนวาเปนหนงสอทมความสาคญ และประสงคจะฝากให
สานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรเกบไว โดยปฏบต ดงน
1. จดทาบญชฝากหนงสอตามแบบ ทายระเบยบ
2. สงตนฉบบและสาเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะฝาก ใ ห
สานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร
3. เมอ สานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ตรวจหนงสอ
และรบฝากหนงสอแลวจะคนตนฉบบใหสวนราชการเกบเปนหลกฐานฐ
หนงสอทฝากยงคงเปนหนงสอของหนวยงานผฝาก หากหนวยงานตองการหนงสอหรอ
ขอคนตองทาหลกฐานไวตอกน และเมอถงกาหนดการทาลายหนวยงานผฝากตองฐ
ดาเนนการตามระเบยบตอไป(อางองมาจาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖)ฐ
หลกเกณฑการฝากเกบรกษาหนงสอ
เอกสารราชการทจะนาไปฝากเกบรกษา จะตองเปนเอกสารทปฏบตงานเสรจสนเอกสารราชการทจะนาไปฝากเกบรกษา จะตองเปนเอกสารทปฏบตงานเสรจสน
แลวอยางนอย 2 ป
เอกสารทสานกหอจดหมายเหตแหงชาตประเมนคณคาแลววาเปนเอกสาร
ประวตศาสตร และมคณคาตอการศกษา คนควา วจย
เปนเอกสารทมการกาหนดอายการจดเกบเอกสารแลว
เมอฝากเกบเอกสารจนครบอายการฝากเกบเอกสารแลวจะตองสงมอบใหสานก
หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร
“การรกษาหนงสอ”ใ ใ ใใหเจาหนาทผดแลการเกบหนงสอดแลรกษาใหหนงสออยในสภาพ
ใชในราชการไดทกโอกาสหากชารดเสยหายตองรบซอมแซมใหใชได
เหมอนเดม หากสญหายจะตองหาสาเนามาแทน หากชารดเสยหายเกนกวา
จะซอมแซมได ใหรายงานใหผบงคบบญชาทราบและหมายเหตไวในทะเบยนจะซอมแซมได ใหรายงานใหผบงคบบญชาทราบและหมายเหตไวในทะเบยน
เกบดวย
ป ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอ
สาคญทเปนการแสดงเอกสทธกใหดาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน(อางองมาจาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖)
อายการเกบหนงสอ1 โดยปกตเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหเปนไปตาม1. โดยปกตเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหเปนไปตาม
ระเบยบการรกษาความลบของทางราชการ หนงสอเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยม จารต
ประเพณ ใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไปปร เ ณ ใ เ บไวเปน ล ฐ น ร ช ร ลอ ไป
2. เกบไว 1 ป สาหรบหนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญเปนเรองทเกดขนเปนประจา และ
ดาเนนการเสรจเรยบรอยแลว
3. เกบไว 5 ป สาหรบหนงสอทปฏบตงานเสรจแลวและเปนสาเนาคฉบบทมตนเรองจะคนหาได
จากทอน
4. หนงสอทมอายครบ 20 ป ใหทาบญชสงมอบหนงสอ สานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรม
ศลปากรตามแบบทกาหนด
ไ ใ 5. หนงสอทมอายครบ 20 ป และสานก/กอง มความจาเปนตองเกบไวเองใหจดทาบญชหนงสอ
ครบ 20 ป ทขอเกบเองสงมอบใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร
6 หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย ซงมความสาคญและประสงคจะฝากใหสานกหอจดหมายเหต6. หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย ซงมความสาคญและประสงคจะฝากใหสานกหอจดหมายเหต
แหงชาต กรมศลปากรเกบไว ใหจดทาบญชตามแบบทกาหนด
(อางองมาจาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ ศ ๒๕๔๘) (อางองมาจาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘)
การสงมอบเอกสารประวตศาสตรการสงมอบเอกสารประวตศาสตร
พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐มาตรา 26 ขอมลขาวสารของทางราชการทหนวยงานรฐไมประสงค
จะเกบรกษาหรอมอายครบกาหนดตามวรรคสองนบแตวนทเสรจสนการจดใหม
ขอมลขาวสารนน ใหหนวยงานรฐสงมอบใหแกสานกหอจดหมายเหตแหงชาต
กรมศลปากร หรอหนวยงานอนของรฐตามทกาหนดในพระราชกฤษฎกาเพอกรมศลปากร หรอหนวยงานอนของรฐตามทกาหนดในพระราชกฤษฎกาเพอ
คดเลอกไวใหประชาชนไดศกษาคนควากาหนดเวลาตองสงขอมลขาวสารของทาง
ช ใ ป ราชการตามวรรคหนงใหแยกตามประเภทดงน
-ขอมลขาวสารตามมาตรา 14 เมอครบ 75 ป
-ขอมลขาวสารตามมาตรา 15 เมอครบ 20 ป
ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
(ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๔๘“ ปป ใ ป “ขอ 58 ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 20 ปนบ
จากวนทไดจดทาขน ทเกบไว ณ สวนราชการใดพรอมทงบญช สงมอบหนงสอครบ
20 ป ใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคม
ของปถดไป เวนแตหนงสอทไดรบการยกเวน”
การทาความตกลงตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ
พ ศ 2540 หมวด 4 เอกสารประวตศาสตร มาตรา 26พ.ศ.2540 หมวด 4 เอกสารประวตศาสตร มาตรา 26
เมอครบกาหนดอายการเกบขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา 14 และ
5 แลว หนวยงานของรฐยงมความจาเปนตองเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการไว15 แลว หนวยงานของรฐยงมความจาเปนตองเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการไว
หรอหนวยงานของรฐพจารณาแลว เหนวาขอมลขาวสารของราชการนนยงไมควร
เปดเผย สมควรขยายเวลาจดเกบขอมลขาวสารนนไว กสามารถขอทาความตกลงกบเปดเผย สมควรขยายเวลาจดเกบขอมลขาวสารนนไว กสามารถขอทาความตกลงกบ
สานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ได โดยตองปฏบตตามเงอนไขของสานก
หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรดงนหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรดงน
1.มเหตผลและความจาเปน
2.มมาตรฐานในการจดเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการ 2.มมาตรฐานในการจดเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการ
3.สามารถจดใหประชนชนเขาศกษา คนควาขอมลขาวสารของราชการนนได
4.สามารถขยายเวลาการจดเกบขอมลขาวสารไดไมเกน คราวละ 5 ป
“การเกบเอกสารจดหมายเหต” สาระสาคญทกาหนดไวในมาตรา 7 และ 8 มดงน สาระสาคญทกาหนดไวในมาตรา 7 และ 8 มดงน
เพอประโยชนในการเกบรกษาเอกสารจดหมายเหตใหหนวยงานของรฐเกบรกษา
เอกสารราชการในการปฏบตงานหรอทอยในความครอบครองทมลกษณะคณคาตามเอกสารราชการในการปฏบตงานหรอทอยในความครอบครองทมลกษณะคณคาตาม
วตถประสงคของหนวยงานหรอคณคาทางประวตศาสตร หรอคณคาเพอการศกษา การ
คนควา หรอวจย เพอสงมอบใหแกกรมศลปากรโดยการเกบรกษาเอกสารราชการดงกลาวใหคนควา หรอวจย เพอสงมอบใหแกกรมศลปากรโดยการเกบรกษาเอกสารราชการดงกลาวให
หนวยงานของรฐจดทารายการหรอตารางการเกบรกษาเอกสารราชการซงอยางนอยตอง
ประกอบดวย ประเภทและหมวดหมของเอกสารระยะเวลาการเกบรกษาเอกสารและ การสง
มอบรายการหรอตารางการเกบเอกสาร ทงน ตามหลกเกณฑและวธทอธบดกรมศลปากร
กาหนด และในระหวางการเกบรกษานนจะตองดแลรกษาเอกสารไวอยางครบถวนสมบรณ
และสามารถตรวจสอบอางองได
พ.ร.บ. จดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. 2556
ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ
พ ศ ๒๕๔๔ พ.ศ.๒๕๔๔ การรกษาขอมลขาวสารลบ
“ ใ “ขอ 44 การเกบรกษาขอมลขาวสารลบใหหนวยงานของรฐเกบ
รกษาไวในทปลอดภยและใหกาหนดระเบยบการเกบรกษาขอมลขาวสาร
ลบไวเปนการเฉพาะตามคาแนะนาขององคการรกษาความปลอดภย”ลบไวเปนการเฉพาะตามคาแนะนาขององคการรกษาความปลอดภย”
“ การทาลายหนงสอ ” การทาลายหนงสอ
การทาลายหนงสอการทาลายหนงสอ
ขนตอนการทาลาย การทาความตกลง การทาลายขอมลขนตอนการทาลาย
หนงสอ
การทาความตกลง
การทาลายหนงสอ
การทาลายขอมล
ขาวสารลบ
ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย
งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
ระเบยบวาดวยการรกษาความลบ
ของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔
การทาความตกลงการทาลายหนงสอการทาความตกลงการทาลายหนงสอ
การทาความตกลงตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ฐ
พ.ศ.2526 สวนท 3 การทาลาย ขอ 69.2
“ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอของทาลายให กองหอถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอของทาลายให กองหอ
จดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรพจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวน
ราชการนนไดทาความตกลงกบกรมศลปากรแลวไมตองสงไปใหพจารณา”ราชการนนไดทาความตกลงกบกรมศลปากรแลวไมตองสงไปใหพจารณา”
หลกเกณฑการตกลงหลกเกณฑการตกลง1.ตองเปนเอกสารทหนวยงานของรฐผลตขนเปนประจา มปรมาณมาก และไมมความสาคญ
ทางประวตศาสตร เชน เอกสารประเภทแบบฟอรมหรอใบคารองตางๆทางประวตศาสตร เชน เอกสารประเภทแบบฟอรมหรอใบคารองตางๆ
2 ตองกาหนดอายการเกบหนงสอ/เอกสารแตละรายการใหชดเจน2.ตองกาหนดอายการเกบหนงสอ/เอกสารแตละรายการใหชดเจน
3 หนวยงานตองสงตวอยางหนงสอ/เอกสารทจะขอทาความตกลงทกรายการไปใหสานกหอ3.หนวยงานตองสงตวอยางหนงสอ/เอกสารทจะขอทาความตกลงทกรายการไปใหสานกหอ
จดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน
4.เมอทาลายหนงสอ/เอกสารแลว ตองสงสาเนาเรองการทาลายเอกสารตามความตกลงใหแก
สานก หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปะกร เพอเกบเปนสถตการทาลายเอกสารดวยทกครง
การทาลายขอมลขาวสารลบ
“ขอ 46 ในกรณทการเกบรกษาขอมลขาวสารลบ ชนลบทสดจะเสยงตอการรวไหล อนจะ
กอใหเกดอนตรายแกประโยชนแหงรฐ หวหนาหนวยงานของรฐจะพจารณาสงทาลาย
ขอมลขาวสารลบชนลบทสดนนได หากพจารณาเหนวามความจาเปนอยางยงทจะตอง
ทาลาย
หวหนาหนวยงานของรฐจะสงทาลายขอมลขาวสารลบ นอกจากกรณตาม
ไ ใ ไ วรรคหนงไดตอเมอสงขอมลขาวสารลบ ใหหอจดหมายเหตแหงชาตพจารณากอนวาไมม
คณคาในการเกบรกษา”
(อางองมาจากระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔)
สามารถหาขอมลเพมเตมไดจากหนงสอสามารถหาขอมลเพมเตมไดจากหนงสอ
สามารถดาวนโหลดคมอไดท http://secretary.rid.go.th
ฝายบรหารทวไป
สานกงานเลขานการกรม กรมชลประทานโ โทร. 0 2241 0020 ตอ 2384, 2750
โทรศพท 0 2241 2690
โทรสาร 0 2241 2690
E il id t il E-mail. [email protected]