การจัดท าหนังสือราชการ๗ การจัดท...

๗

การจดท าหนงสอราชการ

หนงสอราชการ หมายถง เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ซงเปนเรองเกยวกบ

๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ เชน กระทรวงมหาดไทยมหนงสอถงส านกงาน ก.พ. กระทรวงศกษาธการมหนงสอถงกรมการบนพาณชย เปนตน ๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอน ซงมใชส านกงานราชการหรอไปถงบคคลภายนอก เชน กรมชลประทานมหนงสอถงนายชศกด เจรญชย กรมตรวจบญชสหกรณมหนงสอถงรานสหกรณกรงเทพ จ ากด เปนตน ๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ เชน นายสมชาย ชนจต มหนงสอถงกรมวชาการเกษตร, มลนธ ๕ ธนวามหาราช มหนงสอถงกระทรวงหมาดไทย เปนตน ๔. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกในราชการ เชน รายงานการประชม หนงสอรบรอง ใบเสรจรบเงน เปนตน ๕. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบหรอขอบงคบ เชน ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ เปนตน

หนงสอราชการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ม ๖ ชนด คอ

๑. หนงสอภายนอก ใชตดตอราชการทเปนแบบพธระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

๒. หนงสอภายใน ใชในการตดตอราชการภายในกระทรวงทบวงกรม หรอจงหวดเดยวกน ๓. หนงสอประทบตรา ใชในการตดตอราชการเฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ๔. หนงสอสงการ ไดแก ค าสง ระเบยบ และขอบงคบ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ๖. หนงสอทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอรบรอง รายงานการประชม

บนทก และหนงสออน

๘

คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก รวมถงขาราชการบ านาญ

โครงสราง ประกอบดวยสวนส าคญ ๔ สวน

หวหนงสอ เหตทมหนงสอไป

จดประสงค ทมหนงสอไป ทายหนงสอ ๑. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเรองตามทก าหนดไว แลวทบดวยเลขทะเบยนหนงสอสง (เลขทะเบยนเรมตนทกปปฏทน) ตวอยาง - หนงสอของส านกบรหารกลาง กษ ๐๔๐๑/๒๔๕ - หนงสอเวยนทมถงผรบจ านวนมาก โดยมขอความอยางเดยวกน ใหเพมรหส ตวพยญชนะ “ว” หนาเลขทะเบยนหนงสอ เชน กษ ๐๔๐๑/ว ๗๗๑

ท............. ตราครฑ (สวนราชการเจาของหนงสอ) (วน เดอน ป)

เรอง............................ เรยน.............................. อางถง (ถาม)............................ สงทสงมาดวย (ถาม)..............................

(ขอความ)...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

(ขอความ)...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

จง....................................................................

(ค าลงทาย)........................ (ลงชอ)............................................ (พมพชอเตม)............................ (ต าแหนง)............................ (สวนราชการเจาของเรอง)........... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส........... ส าเนาสง (ถาม)……………………

หนงสอภายนอก

๙

- หนงสอของคณะกรรมการ ใหก าหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน หรอใชทของหนวยงานระดบกองทเลขาฯ คณะสงกด

๒. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอคณะกรรมการซงเปนเจาของ หนงสอนน และลงทตงไวดวย ซงสวนราชการเจาของหนงสอตองสอดคลองกบผลงนามหนงสอ

ผลงนาม สวนราชการเจาของหนงสอ

สวนกลาง สวนภมภาค

อตส. หรอผปฏบตราชการแทนหรอรกษาราชการแทน

กรมตรวจบญชสหกรณ เทเวศร กทม.๑๐๒๐๐

กรมตรวจบญชสหกรณ ส านกงานตรวจบญชสหกรณ... (ทอย).............................

ผอ.ลงนาม

ส านก.................... กรมตรวจบญชสหกรณ เทเวศร กทม.๑๐๒๐๐

ส านกงานตรวจบญชสหกรณ... กรมตรวจบญชสหกรณ (ทอย).............................

คณะกรรมการ ลงนาม

คณะ............................. กรมตรวจบญชสหกรณ เทเวศร กทม.๑๐๒๐๐

คณะ............................. กรมตรวจบญชสหกรณ ส านกงานตรวจบญชสหกรณ... (ทอย).............................

สงใหกระทรวง ลงนาม

กระทรวงเกษตรและสหกรณ ถนนราชด าเนนนอก กทม.๑๐๒๐๐

-

๓. วน เดอน ป ใหลงเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ (ไมตองแสดงพยญชนะ พ.ศ.) เชน ๓๐ เมษายน ๒๕๕๖

๔. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองใหลงเรองของ หนงสอฉบบเดม

๕. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามรายการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

ตวอยาง เรยน อธบดกรมทดน เรยน นายระเบยบ ประกอบกจ

๖. อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว จะจากสวนราชการใดกตาม โดยเรยงล าดบ ดงน ชอสวนราชการเจาของหนงสอ ชนความลบ (ถาม) ชนความเรว (ถาม) เลขทหนงสอ และวนท เดอน ป ของหนงสอนน

ตวอยาง อางถง หนงสอส านกงาน ก.พ. ลบ ดวนมาก ท นร ๐๗๐๘๓๓/๑๔๒ ลงวนท ๑๕ มนาคม ๒๕๕๖

กรณเปนหนงสอถงประชาชนทมหนงสอมา โดยไมมเลขทหนงสอ

๑๐

ตวอยาง อางถง หนงสอของทาน ลงวนท............................ อางถง หนงสอของทาน เรอง............................... (กรณไมไดลงวนท)

๗. สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอบรรณสารทสงไปพรอมกบหนงสอนน หากมหลายชด ใหระบจ านวนชดไวดวย (กรณมสงทสงมาดวยตงแต ๒ หวขอขนไป ในเนอหาของหนงสอจะตองบอก สงทสงมาดวยทงหมด เชน รายละเอยดตามสงทสงมาดวย ๑ และ ๒) ในกรณทไมสามารถสงไป ในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด ตวอยาง กรณเพยงเรองเดยว แสดงดงน สงทสงมาดวย รายงานการประเมนผลการปฏบตงาน จ านวน ๕ ชด

กรณมเอกสารสงมากกวา ๑ เรอง แสดงดงน สงทสงมาดวย ๑. แบบประเมนผลการปฏบตงาน จ านวน ๓ ชด ๒. รายชอขาราชการทมคณสมบต จ านวน ๒ ชด

๘. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ เหตทมหนงสอไป เปนขอความทผมหนงสอไป แจงเหตทตองมหนงสอไปยงผรบหนงสอ ซงอาจเปนขอความตอนเดยว หรอ ๒ ตอน หรอหลายตอนกได จดประสงคทมหนงสอไป เปนขอความแสดงความประสงคทมหนงสอไปใหผรบหนงสอท าอะไร ตวอยาง จงเรยนมาเพอทราบ (ผบงคบบญชา มถงผใตบงคบบญชา) จงเรยนมาเพอโปรดทราบ (ผใตบงคบบญชา มหนงสอถงผบงคบบญชา หรอในกรณทอยในระดบเดยวกน หรอในกรณทใหเกยรตผรบถงแมจะอยในระดบตางกน) จงขอเรยนหารอมาวา.......... จงเรยนขอความกรณามาเพอโปรดอนเคราะห จงขอก าชบมาเพอจกไดระมดระวงมใหเกดกรณเชนนขนอก

๙. ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอ ตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

๑๐. ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๑๑. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ (ต าแหนงของผลงลายมอชอตองสอดคลองกบสวนราชการเจาของหนงสอ)

๑๒. สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ - สวนราชการทออกหนงสออยระดบกระทรวงหรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง ทงระดบกรมและระดบกอง - สวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอหนวยงานทรบผดชอบ

๑๓. โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ตามหนงสอส านกนายกรฐมนตร

ท นร ๑๓๐๕/ว ๖๐๖๙ ลว.๑๘ ก.ค.๒๕๔๔ เรองการระบเลขหมายโทรศพท โทรสาร และไปรษณยอเลกทรอนกส

๑๑

๑๔. โทรสาร ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ตอจากหมายเลขโทรศพท

๑๕. ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม) ใหระบไปรษณย อเลกทรอนกสทใชในการรบสงขอมลขาวสารอเลกทรอนกส

ตวอยางสวนทายหนงสอ (๑๒ – ๑๕)

สวนราชการเจาของหนงสอ สวนราชการเจาของเรอง กรมตรวจบญชสหกรณ

ส านกบรหารกลาง โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส [email protected]

ส านกบรหารกลาง

ฝายบรหารทวไป โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส [email protected]

คณะกรรมการ...............

ฝาย............... (ทเปนเลขาฯ คณะ) โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส [email protected])

กระทรวงเกษตรและสหกรณ

กรมตรวจบญชสหกรณ ส านกบรหารกลาง โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส secretary @cad.go.th

๑๖. ส าเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดท าส าเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบ และประสงค จะใหผรบทราบวาไดมส าเนาสงไปใหผใดแลวใหพมพชอเตม หรอชอยอของสวนราชการ หรอชอบคคล ทสงส าเนาไปให เพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตาม รายชอทแนบ และแนบรายชอไปดวย

๑๒

(วน เดอน ป)

เรอง ……………………………….........................………………….

(ค าขนตน) …………………………………………………

อางถง (ถาม) ……………………………………………….

สงทสงมาดวย (ถาม) ………………………………………

(ขอความ)…..……….……………………………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..……………

จง……………………………………………………………………………………

(ค าลงทาย)................................

(สวนราชการเจาของเรอง)..................... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส............. ส าเนาสง (ถาม)

๓ บรรทด

เหตทมหนงสอไป

จดประสงคทมหนงสอไป

สรปจดประสงคทมหนงสอไป

๗ บรรทด (กรณใชตรายางประทบชอผลงนาม)

๓ ซม.

(ลงชอ)........................................ (พมพชอเตม)…………..…………..…… (ต าแหนง)..................................

ท ................. (สวนราชการเจาของหนงสอ)

๓

๔

๕

๖

๗

๘

๙

๑๐๐ ๑๑๑

๑๓ ๑๔

ชนความลบ (ถาม)


รปแบบหนงสอภายนอก

๑๒

๑ ชนความเรว (ถาม)

๒

๑ บรรทด ๑ ๒








๒ ซม.

ต าแหนง หรอชอบคคล

๑๕ ๑๖



ขนาดครฑ สง ๓ ซ.ม.

๑๓

xx xxxxxx xxxx

เรอง ……………………………….........................………………….

(ค าขนตน) …………………………………………………

อางถง (ถาม) ……………………………………………….


(ขอความ)…..……….……………………………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..……………

จง……………………………………………………………………………………

ขอแสดงความนบถอ

ส านกบรหารกลาง โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๐๐๓ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๐๘๘๙ ไปรษณยอเลกทรอนกส secretary @cad.go.th

ลบ

๑๔

๓ บรรทด





๓ ซม.

(.................…………..…………..……..) อธบดกรมตรวจบญชสหกรณ

ท กษ ................ กรมตรวจบญชสหกรณ เทเวศร กทม. ๑๐๒๐๐

๓ ๔ ๕

๖

๗

๘

๙

๑๐๐ ๑๑

๑

๑๓ ๑๒

๑๕

๑ ๒









๒ ซม.


ตวอยาง อ.ต.ส. ปฏบตราชการแทน อ.ต.ส. ลงนาม รกษาการแทน อตส.

กรณปฏบตราชการแทน

(.......................................................) ผอ านวยการส านกบรหารกลาง ปฏบตราชการแทน

อธบดกรมตรวจบญชสหกรณ

กรณรกษาการแทน

(.......................................................) รองอธบดกรมตรวจบญชสหกรณ รกษาการแทน



ดวนทสด ลบ


ตวอกษร ไมเลกกวา ๓๒ pt

ตวอกษรขนาดใหญกวาอกษรธรรมดา ใชสแดงหรอสอนทเหนไดเดนและชดเจน

๑๔

xx xxxxxx xxxx เรอง ……………………………….........................………………….

(ค าขนตน) …………………………………………………

อางถง (ถาม) ……………………………………………….


(ขอความ)…..……….……………………………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..……………

จง……………………………………………………………………………………


ฝายบรหารทวไป โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๐๐๓ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๐๘๘๙ ไปรษณยอเลกทรอนกส [email protected]

๑๔

๓ บรรทด





๓ ซม.

(................…………..…………..……..) ผอ านวยการส านกบรหารกลาง

ท กษ ๐๔๐๑/....... ส านกบรหารกลาง กรมตรวจบญชสหกรณ เทเวศร กทม. ๑๐๒๐๐

๓ ๔

๕

๖

๗

๘

๙

๑๐๐ ๑๑

๑

๑๓ ๑๒

๑๕

๑ ๒









๒ ซม.


ตวอยาง ส านก/ศนยในสวนกลาง ลงนาม



ลบ



๑๕

xx xxxxxx xxxx

เรอง ……………………………….........................…

(ค าขนตน) …………………………………………………

อางถง (ถาม) ……………………………………………….


(ขอความ)…..……….……………………………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..……………

จง……………………………………………………………………………………


กลม..(ทเลขาฯ สงกด).............. โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส ………(ถาม)………….

๑๔

๓ บรรทด





๓ ซม.

(................…………..…………..……..) ……………………………………………….

ท ....................... คณะกรรมการ…... กรมตรวจบญชสหกรณ เทเวศร กทม. ๑๐๒๐๐

๓ ๔

๕

๖

๗

๘

๙

๑๐๐ ๑๑

๑

๑๓ ๑๒

๑๕

๑ ๒









๒ ซม.


ตวอยาง คณะกรรมการ (สวนกลาง) ลงนาม

ถงหนวยงาน/บคคลภายนอก



ลบ



๑๖

xx xxxxxx xxxx

เรอง ……………………………….........................………………….

(ค าขนตน) …………………………………………………

อางถง (ถาม) ……………………………………………….


(ขอความ)…..……….……………………………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..……………

จง……………………………………………………………………………………


กรมตรวจบญชสหกรณ ส านกบรหารกลาง โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๐๐๓ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๐๘๘๙ ไปรษณยอเลกทรอนกส secretary @cad.go.th ลบ

๑๔

๓ บรรทด





๓ ซม.

(.................…………..…………..……..) ...........................................................

ท กษ ๐๔.../............. กระทรวงเกษตรและสหกรณ ถนนราชด าเนนนอก กทม.๑๐๒๐๐

๓ ๔ ๕

๖

๗

๘

๙

๑๐๐ ๑๑

๑

๑๓ ๑๒

๑๕

๑ ๒









๒ ซม.


สงปลดกระทรวงเกษตรและสหกรณ ลงนาม






๑๗

คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอ ภายในกระทรวงทบวงกรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความในการจดท า

โครงสราง ประกอบดวยสวนส าคญ ๔ สวน

หวหนงสอ

เหตทมหนงสอไป จดประสงค

ทายหนงสอ

๑. สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควร ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบต ากวากรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรอง พรอมทงหมายเลขโทรศพท โทรสาร (ถาม) และไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม)

กรณสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรม (อตส. หรอผปฏบตราชการแทน หรอผรกษาราชการแทน ลงนาม)

กรมตรวจบญชสหกรณ ส านก.... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส........

กรณสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกอง (ผอ. ลงนาม) - ถงหนวยงานภายนอก (ในสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ))

ส านก..... กรมตรวจบญชสหกรณ โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส......

- ถงหนวยงานในสงกดกรมตรวจบญชสหกรณ ส านก........ กลม/ฝาย..... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส..........

กรณสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกลมหรอฝาย กลม/ฝาย..... ส านก....... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส..........

กรณลงนามโดยคณะท างาน คณะ.......... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส..........

สวนราชการ........................................................................................................................ ท............................................วนท..................................................................................... เรอง.................................................................................................................................... (ค าขนตน)..........................................

(ขอความ)......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

จง.................................................................. .................................................................... .................................................................................................................

(ลงชอ)...................................................... (พมพชอเตม).....................................

(ต าแหนง)......................................

หนงสอภายใน

๑๘

๒. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเรอง ตามทก าหนดไวทบเลขทะเบยนหนงสอสง ตวอยาง - หนงสอของส านกบรหารกลาง กษ ๐๔๐๑/๒๔๕ - หนงสอเวยนทมถงผรบจ านวนมาก โดยมขอความอยางเดยวกน ใหเพมรหสตวพยญชนะ “ว” หนาเลขทะเบยนหนงสอ เชน กษ ๐๔๐๑/ว ๗๗๑ - หนงสอของคณะกรรมการ ใหก าหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน หรอใชทของหนวยงานระดบกองทเลขาฯ คณะสงกด

๓. วน เดอน ป ใหลงเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๔. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองใหลงเรอง ของหนงสอฉบบเดม

๕. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามรายการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนด แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

๖. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการ ใหแยก เปนขอๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวย ใหระบไวในขอน

๗. ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๘. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ ในกรณทกระทรวงทบวงกรมหรอจงหวดใดประสงคจะก าหนดแบบ การเขยนโดยเฉพาะ เพอใชตามความเหมาะสมกใหกระท าได

๑๙

บนทกขอความ สวนราชการ …………………………………………………………………………………………………………………………..…………

ท ………………………………………………………..………....วนท………………….…………………………………………………….….

เรอง …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………

(ค าขนตน) ..........................................

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..

...…………………………………….…………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………………………………………………………………………..…..

(ลงชอ).............................. (พมพชอเตม)..................... (ต าแหนง)......................


ชนความเรว (ถาม)


รปแบบหนงสอภายใน

๑

๒ ๓

๔

๕

๖

๓ บรรทด



๗

๘




ขนาดครฑ สง ๑.๕ ซ.ม.

ตวหนา ๒๙ pt

๒๐

บนทกขอความ สวนราชการ กรมตรวจบญชสหกรณ ส านกบรหารกลาง โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๐๐๓ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๐๘๘๙

ท กษ ๐๔๐๑/ วนท สงหาคม ๒๕๕๖ ..

เรอง …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………

เรยน อธบดกรมสงเสรมสหกรณ

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..

...…………………………………….…………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………………………………………………………………………..….. (..............................................) อธบดกรมตรวจบญชสหกรณ


๓

๖

๓ บรรทด



๗

๘




ลบ

กรณปฏบตราชการแทน

(.......................................................) ผอ านวยการส านกบรหารกลาง ปฏบตราชการแทน


กรณรกษาการแทน

(.......................................................) รองอธบดกรมตรวจบญชสหกรณ รกษาการแทน


ตวอยาง อ.ต.ส. หรอปฏบตราชการแทน อ.ต.ส.หรอรกษาการแทน อตส. ลงนาม



๑

๒

๔

๕

๒๑

บนทกขอความ สวนราชการ ส านกบรหารกลาง กรมตรวจบญชสหกรณ โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๐๐๓ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๐๘๘๙


เรอง …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………

เรยน อธบดกรมสงเสรมสหกรณ

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..

...…………………………………….…………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………………………………………………………………………..….. (..............................................) ผอ านวยการส านกบรหารกลาง


๖

๓ บรรทด



๗

๘




ลบ

ตวอยาง ผอ.ส านก ลงนาม ถงหนวยงานภายนอก ในสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ

๓

๑ ๒

๔

๕

๒๒

บนทกขอความ สวนราชการ ส านกบรหารกลาง ฝายบรหารทวไป โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๐๐๓ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๐๘๘๙ .


เรอง …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………

เรยน ผอ านวยการส านกงานตรวจบญชสหกรณท ๑

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..

...…………………………………….…………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………………………………………………………………………..….. (..............................................) ผอ านวยการส านกบรหารกลาง


ตวอยาง ผอ.ส านก ลงนาม ถงหนวยงาน ในสงกดกรมตรวจบญชสหกรณ

๖

๓ บรรทด



๗

๘




ลบ

๓

๑

๒

๔

๕ กลม/ฝายทเปนเจาของเรอง

๒๓

บนทกขอความ สวนราชการ กลมบรหารงานคลง ส านกนกบรหารกลาง โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๗๕๐ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๕๑.

ท กษ ๐๔๐๑.๓/ วนท สงหาคม ๒๕๕๖ ..

เรอง …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………

เรยน ผอ านวยการส านกงานบรหารกลาง

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..

...…………………………………….…………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………………………………………………………………………..….. (..............................................) ผอ านวยการกลมบรหารงานคลง

ตวอยาง ผอ.กลม/หวหนาฝาย ลงนาม

๖

๓ บรรทด



๗

๘




๓

๑

๒

๔

๕

๒๔

บนทกขอความ สวนราชการ คณะ….................................................. โทร. ..................... โทรสาร ......................... .

ท วนท สงหาคม ๒๕๕๖ .

เรอง …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………

เรยน .................................................

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..

...…………………………………….…………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………………………………………………………………………..….. (..............................................) ..................................................... ประธานคณะ.............................

หมายเหต ทหนงสอ ใหก าหนดรหสพยญชนะเพมขนตามความจ าเปน หรอใชทของหนวยงานระดบกองทเลขาคณะสงกดอย

ตวอยาง คณะกรรมการ ลงนาม (ถงภายในสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ)

๖

๓ บรรทด



๗

๘




๓

๑

๒

๔

๕

๒

๒๕

คอ หนงสอทใชกระดาษตราครฑจดท า โดยประทบตราแทนการลงชอของ หวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง

หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตราหนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก ๑. การขอรายละเอยดเพมเตม

๒. การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร ๓. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญ หรอการเงน ๔. การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ ๕. การเตอนเรองทคาง ๖. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสงใหใชหนงสอประทบตรา

โครงสราง ประกอบดวยสวนส าคญ ๓ สวน หวหนงสอ เหตและจดประสงค ทมหนงสอไป

ทายหนงสอ ๑. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไว ๒. ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง เชน ถง กรมพฒนาทดน, นายขจร เพยรท า ๓. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๔. ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก ๕. ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอก ากบตรา ๖. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราช ทออกหนงสอ ๗. สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ๘. โทร. หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง และหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ดวย ในกรณทไมมโทรศพท ใหลงชอทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงต าบลทอยตามความจ าเปน และแขวงไปรษณย (ถาม) ๙. ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม) ใหระบไปรษณยอเลกทรอนกสทใชในการรบสงขอมลขาวสารอเลกทรอนกส

หนงสอประทบตรา

ตราครฑ ท............. ถง............................

(ขอความ)........................................................................................................................................................................................................................................................................................ ...................................................................................................................................................................................................... (สวนราชการเจาของหนงสอ)

ตราชอสวนราชการ (วน เดอน ป)

(สวนราชการเจาของเรอง)........... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส...........

๒๖

ถง ……..........................……………

(ขอความ)…..……….……………………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….

(สวนราชการเจาของเรอง)....... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส.............

(สวนราชการเจาของหนงสอ) (วน เดอน ป)

๓ บรรทด

เหตและจดประสงค ทมหนงสอไป

๓ ซม. ๒ ซม.

ท ....................

๓ บรรทด

รปแบบหนงสอประทบตรา


ผรบผดชอบลงลายมอชอยอก ากบตรา (ในบรเวณจดไหนกได)



ชนความเรว (ถาม)

เสนผาศนยกลางวงนอก ๔.๕ ซ.ม.เสนผาศนยกลางวงนอก ๓.๕ ซ.ม.

๒๗

ถง ส านกงาน ก.พ.

ตามหนงสอส านกงาน ก.พ. ท นร ๐๖๐๑/๑๔๗๕ ลงวนท ๑๕ สงหาคม ๒๕๕๖ ขอใหสงขอมลเพมเตมเกยวกบการยายขาราชการ รายนายสมชาต ไทยนยม นน

กรมตรวจบญชสหกรณ จงขอสงส าเนาค าสงกรมตรวจบญชสหกรณ ท ๑๗๔/๒๕๕๖ ลงวนท ๙ สงหาคม ๒๕๕๖ เรอง การยายขาราชการ รายดงกลาวมาเพอเปนขอมลเพมเตมตอไป

ส านกบรหารกลาง โทร. ๐ ๒๖๒๘ ๕๒๔๐ – ๕๙ ตอ ๒๑๐๓ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๐๘๘๙ ไปรษณยอเลกทรอนกส [email protected]

กรมตรวจบญชสหกรณ สงหาคม ๒๕๕๖

ท กษ ๐๔๐๑/๑๑๑

ตวอยางหนงสอประทบตรา ลบ

ดวนทสด


ลบ ตวอกษรขนาดใหญกวาอกษรธรรมดา

ใชสแดงหรอสอนทเหนไดเดนและชดเจน


๒๘

ม ๓ ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบ และขอบงคบ

ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท า ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ๑. ค าสง ใหลงชอสวนราชการ หรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง ๒. ท ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราช ทออกค าสง เชน ๓/๒๕๕๖ ๓. เรอง ใหลงชอเรองทออกค าสง ๔. ขอความ ใหอางเหตทออกค าสง และอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม) ไวดวย แลวจงลงขอความทสง และวนใชบงคบ ๕. สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ขอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกค าสง ตวอยาง สง ณ วนท ๑๙ สงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๖

๖. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกค าสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๗. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกค าสง

ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ๑. ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ ๒. วาดวย ใหลงชอของระเบยบ ๓. ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบ เรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามล าดบ ๔. พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๕. ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ และอางถงกฎหมาย ทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม) ๖. ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบ ก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรอง จะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ๗. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๘. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๙. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ

ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๖ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑. ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ ๒. วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ ๓. ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบ

หนงสอสงการ

๒๙

เรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามล าดบ ๔. พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๕. ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจ ออกขอบงคบ ๖. ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยให ขอ ๑ เปนชอขอบงคบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบก าหนด วาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรอง จะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ๗. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออกขอบงคบ ๘. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๙. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกขอบงคบ

๓๐

ค าสง………………………………………… ท ............../.................

เรอง ...........................................................

(ขอความ)…..……….……………………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………

ทงน ตงแต..................................................................

สง ณ วนท..............................พ.ศ. ........

(................................................) .................................................

รปแบบค าสง

๖

๗

๓

๑

๒

๔

๕

พมพชอเตม

ต าแหนง

๓๑

ค าสงกรมตรวจบญชสหกรณ ท ............../.................

เรอง ...........................................................

(ขอความ)…..……….……………………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………

ทงน ตงแต..................................................................

สง ณ วนท..............................พ.ศ. ........

(................................................) .................................................

๒ ซม.

ตวอยางค าสงกรมตรวจบญชสหกรณ

๓ ซม.

๖

๗

๓

๑

๒

๔

๕


ต าแหนง



๓ บรรทด

๓๒

ค าสงกระทรวงเกษตรและสหกรณ ท ............../.................

เรอง ...........................................................

(ขอความ)…..……….……………………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………

ทงน ตงแต..................................................................

สง ณ วนท................................พ.ศ. ..............

(................................................) ...........................................

หมายเหต กรณเปนค าสงกระทรวงเกษตรและสหกรณ ทกรมจดท าสงใหกระทรวง ลงนาม

๒ ซม.

ตวอยางค าสงกระทรวงเกษตรสหกรณ

๓ ซม.

๖

๗

๓

๑

๒

๔

๕



๓ บรรทด

๓๓

หนงสอประชาสมพนธม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ใชกระดาษตราครฑในการจดท า ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ๑. ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒. เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ ๓. ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ ๔. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของป พทธศกราชทออกประกาศ ๕. ลงชอ ใหลงลายมอชอออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๖. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกประกาศในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความใหเปลยนค าวา ประกาศ เปน แจงความ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ๑. แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒. เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ ๓. ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบทเรยงตามล าดบไวดวย ๔. ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณ ๕. สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๖. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกแถลงการณ ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ๑. ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒. เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว ๓. ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามล าดบไวดวย ๔. ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว ๕. สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๖. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขาว

หนงสอประชาสมพนธ

๓๔

ประกาศ………………………………………… เรอง ...........................................................

(ขอความ)…..……….……………………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท................................พ.ศ. ...............

(................................................) .................................................

๒ ซม. ๓ ซม.

๖

๓

๑

๒

๔

๕


ต าแหนง


รปแบบประกาศ

๓ บรรทด

๓๕

แถลงการณ………………….………………… เรอง ...........................................................

ฉบบท....................(ถาม)

(ขอความ)…..……….……………………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………

(สวนราชการทออกแถลงการณ) (วน เดอน ป)

๖

๓

๑

๒

๔

๕

รปแบบแถลงการณ ก

๓๖

คอ หนงสอททางราชการท าขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตนหรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการและสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม ๔ ชนด คอ หนงสอรบรองรายงาน การประชม บนทก และหนงสออน หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงานเพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง ๑. สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒. เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ท ๑ เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทนทบเลขป พทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด ๓. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการ เจาของหนงสอดวยกได ๔. ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา แลวตอดวยชอบคคล นตบคคล หรอ หนวยงานททางราชการรบรองในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตมโดยมค าน าหนานาม ชอ นามสกล ต าแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนท างานอยอยางชดแจง แลวจงลงขอความทรบรอง ๕. ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง ๖. ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอหรอ ผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตม ของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๗. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ ๘. รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองส าคญทออกใหแกบคคล ใหตดรปถาย ของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอ บนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถาย พรอมทงพมพ ชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย

บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความและใหมหวขอดงตอไปน ๑. ชอต าแหนงทบนทกถง โดยใชค าขนตนตามทก าหนดไวในภาคผนวก ๒ ๒. สาระส าคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก ถามเอกสารประกอบกใหระบไวดวย ๓. ชอและต าแหนง ใหลงลายมอชอและต าแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษบนทกขอความ ใหลงวนเดอนปทบนทกไวดวย

การบนทกตอเนอง โดยปกตใหผบนทกระบค าขนตนใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตน และใหลงวน เดอน ป ก ากบใตลายมอชอผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและวน เดอน ป ก ากบเทานน

หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

๓๗

หนงสออน คอ หนงสอ หรอ เอกสารอนใดทเกดขน เนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐาน ในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวงทบวงกรม จะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และค ารอง เปนตน

๓๘

เลขท ................. (สวนราชการเจาของหนงสอ)

(ขอความ) หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคลหรอหนวยงานทจะใหการรบรอง

พรอมทงลงต าแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง)..................................……………..................……… ………………………………………………………………………………….…………………………………………………….………………… …………………………………………………………………………………………...….…………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………

ใหไว ณ วนท..................................พ.ศ. ...............

(ลงชอ) ............ (พมพชอเตม)................. ................(ต าแหนง)………………

(สวนนใชส าหรบเรองทส าคญเทานน ซงอยในดลพนจของหวหนาสวนราชการ)

(ประทบตราชอสวนราชการ)

(ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

๖

๓ พ

๑ ๒

๔

๕

รปแบบหนงสอรบรอง ก

รปถาย (ถาม)

๗

๓๙

รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไว เปนหลกฐาน ๑. รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน ๒. ครงท ใหลงครงทประชม เชน ครงท ๕/๒๕๔๗ ๓. เมอ ใหลงวนเดอนปทประชม เชน วนจนทรท ๕ กรกฎาคม ๒๕๔๗ ๔. ณ ใหลงสถานททประชม เชน หองประชม ๑ อาคาร ๓ ชน ๒ กรมตรวจบญชสหกรณ ๕. ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม ในกรณท มผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด

ตวอยาง ๑. นายสมศกด มงการงาน เจาหนาทฝกอบรม ๘ ว ประธาน ๒. นางจงด มทรพย เจาหนาทพสด ๗ กรรมการ ๓. นางสาวสมศร เกดผล นกวชาการตรวจสอบบญช ๖ กรรมการ ๔. นายบญถง แดนไทย นกสถต ๖ กรรมการ ๕. นางอบล รอดบญ บคลากร ๖ กรรมการ และเลขานการ

๖. ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชม พรอมทงเหตผล ตวอยาง นางสมพศ สจรต เจาหนาทการเงนและบญช ๖ ไปราชการ

๗. ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม

๘. เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม

๙. ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชมและเรองทประชม กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามล าดบ

๑๐. เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม

๑๑. ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

ตวอยาง ………………………………………….. (นางสดใส ตงใจจรง) ผจดรายงานการประชม หรอ ………………..…………………….. ผจดรายงานการประชม (นางสดใส ตงใจจรง) เจาหนาทธรการ ๕ ๑๐ เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม

๑๑. ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

๔๐

การเตรยมการและจดท ารายงานการประชม

การเตรยมการประชม เปนการเตรยมความพรอมเพอใหการประชมด าเนนไปดวยความเรยบรอย เรมตงแตกอนประชม ระหวางประชม หลงประชมและเพอการประชมครงตอไป ซงผมหนาทในการจดเตรยมการประชม หรอเปนเลขานการคณะกรรมการฯ จะตองดแลความเรยบรอย ดงน

กอนประชม ควรมขอมลทตองทราบวา จะประชมอะไร มวาระการประชมอะไร (เพอจดเตรยมขอมล และเอกสารประกอบ) คณะกรรมการหรอผเขารวมประชมคอใคร และทานใดตดภารกจในชวงไหน (เพอเปนขอมลในการก าหนดการประชม)

เมอไดขอมลเบองตนแลว หากหนวยงานของตนเองไมมสถานทส าหรบการประชม เปนหนาทของผจดตองหาสถานทเพอใชประชม โดยดวาสถานทนนอยในความดแลของใคร หองประชมทใชเพยงพอกบจ านวนผเขารวมประชมหรอไม วสดอปกรณทมตรงตามความตองการและมประสทธภาพหรอไม มวนใดทหองประชมนนวาง เมอไดขอมลและความพรอมของหองประชมแลว ใหแจงประธานทประชมทราบเพอพจารณาวาเหนควรประการใด และจะก าหนดวนประชมเปนวนและเวลาใด

เมอประธานทประชมเหนควรและก าหนดวน เวลา และสถานท ทประชมแลว ขนตอไป คอ แจงใหผเขารวมประชมทราบ โดยจดท าหนงสอเชญประชม (กรณทเรงดวนไมสามารถจดท าหนงสอเชญไดทน ใหประสานงานแจงโดยวาจาเพอใหผเขาประชมทราบ) แจงใหคณะกรรมการฯ หรอผเขาประชมทราบ พรอมสงเอกสารประกอบการประชม

รายงานการประชม………………..…

ครงท………/………… เมอ………………………….……….

ณ ……………………………………..…

ผมาประชม

ผไมมาประชม (ถาม)

ผเขารวมประชม (ถาม)

เรมประชมเวลา

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….……………………………….… ………………………………………………………..

เลกประชมเวลา

…………………………….…………… ผจดรายงานการประชม

รปแบบรายงานการประชม ก

๔๑

(หากสามารถจดเตรยมไดทน) กรณทไมสามารถจดเอกสารประกอบการประชมสงไปพรอมกบหนงสอเชญประชมได ใหจดสงภายหลงแตควรสงกอนการประชมเพอใหผเขาประชมไดศกษาขอมล และเตรยมการในสวนทเกยวของ

วนประชม กอนทจะมการประชมผมหนาทในการจดเตรยม ตองไปตรวจสอบความพรอมของสถานท วสดอปกรณทใชในการประชม วาเรยบรอยและพรอมในการประชมหรอไม หากพบปญหาจะไดแกไขไดทนกอนเรมประชม อยารอใหถงเวลาเขาประชมเพราะถาพบปญหาอาจไมสามารถแกไขไดทน ซงจะถอเปนความบกพรองของผจดเตรยมการประชม

ระหวางการประชม ใหตรวจสอบองคประชม วาจ านวนผมาประชมเพยงพอทจะเปดการประชมหรอไม โดยทวไปจะมจ านวน ๓ ใน ๔ ของผมาประชม (ไมนบผเขารวมประชม) จงจะเปดการประชมได หลงจากนนใหบนทกรายชอผมาประชม ผไมมาประชม และผเขารวมประชม ทงน ในระหวางการประชมจะตองเตรยมเจาหนาทเพออ านวยความสะดวกในการประชมดวย เชน เจาหนาททจะท าการน าเสนอขอมลขนหนาจอ หรอเขยนกระดาน เจาหนาทประสานดานอนๆ เปนตน

จดมงหมายของการจดรายงานการประชม ๑. เพอเกบไวเปนหลกฐานอางอง ๒. เพอยนยนการปฏบตงาน วาใครท าอะไร มการอภปรายอยางไร มมตในเรองใดไวอยางไร ใครจะตองปฏบตตอไป และแสดงถงขอเทจจรงและเหตผลในการพจารณาของทประชม ๓. เพอแสดงถงผลงานทไดด าเนนการมาแลว วาไดท าอะไรมาบาง ๔. เปนเครองมอในการตดตามงาน ทไดมอบหมายวาไดด าเนนการอยางไร ๕. เพอแจงผลการประชมใหบคคลทเกยวของทราบและปฏบตตอไป

วธการจดรายงานการประชม ท าได ๓ วธ ๑. จดละเอยดทกค าพด พรอมดวยมตของทประชม ๒. จดยอเรองทพจารณาเฉพาะประเดนส าคญทน าไปสมตของทประชม พรอมดวยมตการประชม ๓. จดสรปสาระส าคญของเรองทพจารณา ความเหน เหตผลในการพจารณาของทประชม และมตของทประชม

เรองทน าเสนอในการประชมจะจดเปนหวขอ ทเรยกวา “วาระ” หรอ “ระเบยบวาระการประชม” ในแตละวาระกจะมเรองยอย ๆ ออกไป

ตวอยางวาระการประชม

วาระท ๑ เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ เรองท ๑ …………………………………………….. เรองท ๒ …………………………………………….. เรองท ๓ ……………………………………………..

วาระท ๒ รบรองรายงานการประชม ……………………………………………………….

วาระท ๓ เรองสบเนอง (หรอคางการพจารณา) เรองท ๑ …………………………………………….. เรองท ๒ ……………………………………………..

วาระท ๔ เรองเสนอเพอพจารณา เรองท ๑ …………………………………………….. เรองท ๒ …………………………………………….. วาระท ๕ เรองอน ๆ …………………………………………………………

๔๒

ในบางกรณ จะจดเปนเรอง ๆ โดยไมแยกเปน “วาระ” กม กรณเชนนการจดรายงานการประชม

จะจดเปนเรองๆ ไป

ตวอยาง

ตวอยาง วาระท ๑ เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ เรองท ๑ ………………………………………… ประธานแจงใหทประชมทราบวา……….. เรองท ๒ …………………………………………

วาระท ๒ รบรองรายงานการประชม ประธานขอใหทประชมพจารณารบรองรายงานการประชมของคณะกรรมการฯ จากการสมมนาปญหาการสอบบญช ครงท ๑ เมอวนจนทรท ๗ มถนายน ๒๕๔๗

มตทประชม รบรอง วาระท ๓ เรองคางการพจารณา ประธานแจงใหทประชมรวมกนพจารณาเรองทคางไวจากจากประชมครงท ๑/๒๕๔๗ เรอง…………….

วาระท ๔ เรองเสนอเพอพจารณา นางจงด มทรพย ชแจงวา………………………………………………………………………… …………………………………… นายบญถง แดนไทย ไดแจงตอทประชมวา วนทก าหนดเปดการสมมนา ……………..……………………………………………………………… นางจงด มทรพย เสนอให…………………………..……………………………………………. …………………………………………………… ทประชมไดรวมกนอภปราย …………………………………………..……………………….. ……………………..

มตทประชม เหนชอบและรบทราบ

วาระท ๕ เรองอน ๆ ………………………………………….……………………………………………………

เรองท ๑ เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ เรองท ๒ รบรองรายงานการประชม เรองท ๓ เรองเสนอเพอพจารณา เรองท ๔ ……………………………………………..

๔๓

เทคนคการจดรายงานการประชม จะตองมเครองมอชวย ดงน ๑. เครองบนทกเสยง ๒. เจาหนาทในการจดบนทก เพอจดชอผพด สาระส าคญในการประชม ควบคไปกบ การบนทกเสยง (เพราะบางชวงเครองบนทกเสยงอาจมปญหา เชน เสย มเหตให ไมสามารถบนทกเสยงได ซงอาจท าใหขอความขาดหายไป)

การจดบนทกของเจาหนาทจะจดสรปสาระส าคญ ความเหน เหตผลในการพจารณา และประเดนทส าคญ ผจดตองมความสามารถในการจบประเดนและใจความไดอยางถกตอง ครบถวนและทนการ

ปญหาในการทจะเขยนรายงานการประชม คอ ขาดความมนใจในการเขยน ขาดประสบการณในการจดท า ดงนนจงตองหมนฝกฝนตนเองในการ

จบประเดนของการประชม การใชส านวนในการเขยนขอความ การใชค าเชอมตอประโยค โดยการอานหนงสอ ทผานเรองเขามาหรอออกไปใหมากขน ดการเขยนรายงานการประชมของผอนทผานเรองมาทหนวยงาน แลวใชความสงเกตวาขอความในหนงสอนนใชส านวนอะไร จงท าใหเนอหามความสละสลวย มวธการเรยบเรยงอยางไร จงออกมาไดด และทส าคญทานตองลงมอเขยนรายงานการประชมดวยตนเอง เมอท าแลวผดกแกเพราะไมใชเรองเสยหายอะไร

การจัดท าหนังสือราชการ๗ การจัดท...

Documents