คูู่่มืือแนะนาการใชํ...

คมอแนะนาการใชงานคมอแนะนาการใชงาน ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

สาหรบ ผใชงาน

บรษท เอกซเซล ลงค จากด อาคาร ไอ ทาวเวอร ชน 11 888 ถนนวภาวดรงสต

แขวงจตจกร เขตจตจกร กรงเทพฯ 10900 โทร 0-2554-9700 แฟกซ 0-2554-9779

HomePage. http://www.excelink.co.th e-mail [email protected]

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส คมออบรมสาหรบผใชงาน

Copyright © 1992-2016 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. สารบญ

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สารบญ

หนา การเขาสระบบงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (INFOMA:WebFlow) ....................................................... 1 เรมตนระบบงานสารบรรณ ................................................................................................................................. 2 โปรแกรมเตอนเอกสารใหม ................................................................................................................................. 2 สวนประกอบของระบบงาน ................................................................................................................................ 3 อธบายเมน ............................................................................................................................................................ 6

เมนหนงสอรอดาเนนการ .................................................................................................................................... 6 เมนทะเบยนรวม ................................................................................................................................................. 7 เมนรายการสงเอกสาร ........................................................................................................................................ 9 เมนเอกสารทตองตดตาม .................................................................................................................................... 9 หนาแสดงรายการเอกสารจากผลการคนหา........................................................................................................ 10

การลงรบเอกสาร ................................................................................................................................................ 12 1. การลงรบเอกสาร โดยปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหม ทงหมด .................................................................. 12

การแนบเอกสาร .................................................................................................................................................. 15 ขอควรระวง ...................................................................................................................................................... 18

การเพมหรอ ปรบปรงเอกสารแนบทาย ............................................................................................................. 18 การอานเอกสารแนบเรอง และอานเอกสารเพมเตม .......................................................................................... 19

2. การลงรบเอกสาร โดยรบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ) .................................................................... 20 การตกลบเอกสาร ............................................................................................................................................... 22

การตดตามเอกสารตกลบทหนาจอผสง .............................................................................................................. 23 สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน ....................................................................................................................... 25 การใชงานเอกสาร .............................................................................................................................................. 29

การบนทกงาน หรอบนทกคาสงการ ................................................................................................................... 30 การสงเอกสาร .................................................................................................................................................. 31 การแกไขเอกสาร .............................................................................................................................................. 33 การปดงาน หรอ สงจบงาน ............................................................................................................................... 34 การตรวจสอบและสนสดการตรวจสอบ .............................................................................................................. 34 การยกเลกเอกสาร และการลบเอกสาร ............................................................................................................... 35

การคนหาเอกสาร ............................................................................................................................................... 37 การตดตามเอกสาร/ตดตามการทางาน ............................................................................................................ 40 การพมพรายงาน ................................................................................................................................................ 43 การตงเลขทรบ/สงเอกสาร ................................................................................................................................ 44 การออกจากระบบ .............................................................................................................................................. 45


Copyright © 1992-2016 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หนา - 1

การเขาสระบบงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (INFOMA:WebFlow)

เรยกโปรแกรม Microsoft Windows ตามปกต จากนนเลอกโปรแกรม Internet Explorer ทปรากฏเปนรป Icon

บนหนาจอเครองคอมพวเตอร

หลงจากเขาโปรแกรม Browser แลว ใหผใชงานปอน URL สาหรบเขาสระบบ ดงน URL:

เมอเขาสหนาจอระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ระบบจะแสดงหนาจอใหผใชงานใส ชอผใช และรหสผาน

จากนนกดปม “ตกลง” เพอยนยนการเขาระบบ

หนา Login

ในการกรอกขอมล ชอผใช และรหสผาน มวตถประสงคเพอใหทราบวา ใครเปนผใชระบบงาน โดยระบบจะทาการบนทกรายละเอยดการใชงาน ดงน

- ชอ – สกลของผใชงาน - รายละเอยดอน ๆ ของผใช เชน หนวยงานทสงกด เปนตน - วนเดอนป และชวงเวลาทใชงาน - บนทกการปฏบตงาน - เวลาทออกจากระบบ ซงในการปอนรหสผาน ระบบจะแสดงผลบนหนาจอเปน เครองหมาย “ ดอกจนทร ” เพอความปลอดภยในการใช

งาน จากนน ตอบ ตกลง เพอยนยนเขาระบบ กรณท ผใชปอนชอหรอ รหสผานไมถกตอง ระบบจะแจงขอความเตอน เชน ปอนชอผด ระบบแจง “ชอของทานไมสามารถเขาระบบได” ปอนรหสผด ระบบแจง “ทานใสรหสผด ไมสามารถเขาระบบได” จากนนตอบ OK ระบบจะกลบมาหนาจอเดม เพอใหผใชปอนชอ และรหสผานอกครง

http://sarabun.industry.go.th



เรมตนระบบงานสารบรรณ

หลงจากปอนชอและรหสผานถกตอง ระบบจะตรวจสอบสทธการใชงาน (เชน ปกต, อานขอมลอยางเดยว) และระดบในการอานเอกสาร รวมทงสทธในการสบคนขอมล เชน ดเอกสารระดบปกต, ลบ, ลบมาก ฯ จากนน ระบบจะแสดงหนาหลกของระบบ ซงประกอบดวยเมนงานตางๆ และ ชอ–หนวยงานทผใชสงกด ผใช สามารถตรวจสอบความถกตองไดจาก สวนท 2 ดงปรากฏในหนาจอ

ตรวจสอบชอและหนวยงานจากหนาหลก

โปรแกรมเตอนเอกสารใหม

ขณะเดยวกนระบบจะเปดโปรแกรมเตอนเอกสารใหม (Flow Alert) ซงจะปรากฏอยทมมบนดานซาย ของจอภาพ

ระบบจะแสดงจานวนรายการ เอกสารใหมทยงไมลงทะเบยนรบใหทราบ (สงเกตแถบสฟา) กรณเปนเอกสารชนความเรงดวน จะมเสยงเตอนเฉพาะ “ดวนทสด” เทานน จากนนผใชสามารถ เลอกเวลาทตองการใหระบบเตอนได

การตงเวลาเตอน กรณมเอกสารใหมสงมาทหนวยงาน ผใช เลอกเวลาในการเตอนได โดยกดลกศรชลง และเลอกเวลาเตอนตามทกาหนด เชน 5 นาท, 10 นาท, 15 นาท หรอ หยด หากตองการปดหนาจอการเตอน แตยงตองใหโปรแกรมทางานตามทตงเวลา ผใชสามารถปดชวคราวโดยกดปม (Minimize) หรอ กดปม เพอปดโปรแกรม โดยการปดจะไมสงผลกระทบใดๆ กบการทางานในระบบ

หมายเหต ในกรณทปดโปรแกรมการเตอน ดวยการกดเครองหมาย ผใชสามารถเรยกโปรแกรม Flow Alert ไดอก โดยกดปม Refresh (F5) หรอกดเมนหลก “หนาหลก” อกครงหนง

สวนท 1 เมนหลก

สวนท 3 เมนสงการ

สวนท 4 ตงคาการใช

สวนท 2 รายละเอยด



สวนประกอบของระบบงาน หนาหลก เปนหนาจอแรก หลงจากเขาสระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ซงถอเปนเมนหลก ของระบบโดยมสวนประกอบ แบงออกเปน 4 สวน ดงน สวนท 1. เมนหลก ประกอบดวยเมนหลกทงหมดของระบบ ซงจะแสดงอยดานบน ในตาแหนงเดมของทกๆ หนาจอ ประกอบดวย

หนาหลก เลอกเมอตองการกลบมาหนาแรกหรอเมนหลกของระบบ (หนาแรก) คนหา เลอกเพอเขาสหนาจอ คนหาเอกสารในสมดงานของหนวยงาน พมพรายงาน เลอกเพอการพมพรายงานรปแบบตางๆ (ประเภทรายงาน)

ออกจากระบบ ตองการออกจากระบบ โดยกลบมาหนาจอปอนชอและรหสผานใหม

หนาคนหา

พมพรายงาน

ออกจากระบบ



สวนท 2. รายละเอยดผใชงาน เชน แจงชอผใช, หนวยงานทสงกด และชอองคกร หรอหนวยธรกจ สวนท 3. เมนสงการเอกสาร แบงเปน 7 เมน คอ

หนงสอรอดาเนนการ ประกอบดวยเมนยอย เอกสารรอลงทะเบยน แสดงเรองซงเปนรายการทสงเขามาใหม หรอ เรองเดมสงกลบมา เอกสารรอดาเนนการ แสดงเรองทอยระหวางดาเนนการ เอกสารสงคน/เรยกคน แสดงเรองทตองตรวจสอบ เนองจากมการตกลบคนมาจากผรบ

ลงทะเบยนรบสง ลงรบเอกสาร เขาสหนาจอสาหรบปอนเอกสารรบเขาจากภายนอก หนวยงานของผใช สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน สาหรบปอนขอมลของเรองทตองการออกเลขทเอกสารในหนวยงาน สาหรบเวยนภายในองคกร หรอ ตดตอประสานงานในองคกร (หวหนางาน ลงนาม) สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก สาหรบปอนขอมลเพอออกเลขทสงออกภายนอกองคกร (ผบรหารลงนาม)

คาสงพเศษ คาสงพเศษ สาหรบการสงเอกสาร – ปดงาน เปนจานวนมาก หรอพมพรายงานสถต

ทะเบยนรวม เอกสารรบเขา แสดงรายการของเอกสารทเปนเรองรบเขาจากภายนอก หรอ ลงรบผานระบบ (รบเอกสารมาจากหนวยงานอน โดยรบตนฉบบจากเมนเอกสารรอลงทะเบยน) เอกสารภายในหนวยงาน แสดงรายการของเรองทหนวยงานผใชออกเลขทสาหรบเวยนภายใน หรอออกเอกสารในนามหนวยงาน เอกสารออกภายนอก แสดงรายการของเรองทออกเลขทสงภายนอกทงหมด

รายการสงเอกสาร งานสงถง สาหรบตรวจงานทสงไปหนวยงานอนๆ หรอ ใชดงเรองทสงไปหนวยงานอน กลบมา

เอกสารทตองตดตาม เอกสารทตองตดตาม รวบรวมเอกสารทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ) ทกาหนดใหเปนเอกสารตองตดตาม หนงสอยมคน แสดงรายการของเรองทบนทกประวตการยมคนไวสาหรบการตดตามตนฉบบ

ควบคมระบบ ผดแลระบบ จดการเกยวกบผใช, หนวยงาน หรอการตงคาระบบ



สวนท 4. การตงคาการใชงาน สามารถปรบแตงการใชงาน และมเครองมอ และการสลบเปลยนตะกรางานและฐานขอมล เพออานวยความสะดวกแกผใชงานในลกษณะ Single Log in

ปรบแตงการใชงาน การปรบแตงจานวนเรองทตองการใหแสดงภายใน 1 หนารายการเอกสาร โดยผใชเลอกจานวนเรองทตองการ จากนนเลอกหนาจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจานวนรายการตามทเลอกไว รายละเอยดผใชงาน แสดงรายละเอยดชอ-สกล หนวยงาน สทธการใชงาน ชนความลบเอกสารทไดรบสทธ โดยแสดงทกตะกรางานทผใชมสทธ

ชวยเหลอ แสดงคมอการใชงานของระบบ

เปลยนฐานขอมล สาหรบเปลยนการใชงานปฐานขอมลสารบรรณ โดยไมตองออกจากระบบกอน



อธบายเมน เมนหนงสอรอดาเนนการ

เมนหนงสอรอดาเนนการ รวบรวมงานรอดาเนนการในลกษณะตางๆ กน เปน 3 เมน คอ

หนงสอรอลงทะเบยน จะแสดงรายการทหนวยอนๆ สงเอกสารผานระบบมาให (IN BOX) เชน

งานธรการสวนสารบรรณกลาง รบเอกสารจากหนวยงานอน และสงเรองมาให โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม ทผใชยงไมไดรบเลขทะเบยนเอกสาร สงเกตจากชอง ทะเบยน จะเปนเครองหมายรปกระดาษ เพอใหผใชกดเขาไปดาเนนการรบเอกสารตนฉบบ จากระบบ (รบ/ใหเลขทะเบยนเอกสาร) หรอเรองเดมทเคยสงใหหนวยงานอนๆ และหนวยงานอนๆ นนไดรบ และสงเรองคนมาให สงเกต ระบบจะรบเอกสารใหอตโนมต โดยใหเปนเลขทะเบยนเดม

หนงสอรอลงทะเบยน หมายเหต รปกระดาษ หมายถง เอกสารทยงไมลงทะเบยนรบ

“สฟา” รายการทจะมเอกสารฉบบจรงสงมาใหดวย “สสม” รายการทไมมเอกสารฉบบจรงสงมา โดยผสงใหผรบ อานเอกสารแนบจากระบบ

สญลกษณ หมายถง รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด) หากเปนสแดง หมายถง งานทเลยกาหนดระยะเวลาดาเนนการ ยงไมเปดอาน

สญลกษณ หมายถง รายการนนมการเปดอานแลว (จากการกดดรายละเอยด)



หนงสอระหวางดาเนนการ จะแสดงรายการทรบเขามาในหนวยงาน ซงเปนเรองทมเลขทะเบยนแลว หรอเปนงานสราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน และอยในระหวางดาเนนการ ยงไมปดงาน ยงไมจดสงไปหนวยงานใดๆ ระบบจะแสดงขอมล สงเกตสถานะเปน รปนาฬกา (กาลงดาเนนการ)

หนงสอระหวางดาเนนการ

หนงสอตกลบ ระบบจะแสดงรายการทผดปกต เพอใหผใชเขาไปตรวจสอบ โดยสงเกตจานวนเรองทแจงดานใตเมน สวนเรองทอยภายในเมนน เชน เปนเรองทมาจากผใชสงเรองใหหนวยงานท 2 และหนวยงานท 2 พจารณาแลววาเรองไมเกยวของกบหนวยงานของตนเอง เจาหนาทหนวยงานท 2 จะสง “ตกลบ” เอกสารคนมา โดยสงเกต สถานะของเรองจะเปน รปดาวสแดง

หนงสอตกลบ เมนทะเบยนรวม

ประกอบดวย 3 เมน ซงแตละเมน จะแสดงเอกสารตามประเภทเมนทเลอก เชน งานรบเขา, งานสรางสงภายใน, หรอ งานสรางสงภายนอก ระบบจะแสดงเอกสารทกสถานะ ทกเรองของแตละประเภท ผใชสามารถสงเกตไดวาอยทเมนใดดจาก map ดานบน ดงภาพ



เมนเอกสารรบเขา รวมงานรบเขาทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ)

เมนเอกสารภายในหนวยงาน รวมงานสรางสงภายในทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ)

สงเกตไดจากสญลกษณเอกสารสรางสงภายใน

เมนเอกสารออกภายนอก รวมงานสรางสงภายนอก สงเกตไดจากสญลกษณเอกสารสรางสงภายนอก



เมนรายการสงเอกสาร

รวบรวมรายการเอกสารทกประเภท (งานรบเขา, สรางสงภายใน, สรางสงภายนอก) ทผใชสงใหหนวยงานอน สาหรบตรวจสอบการรบเอกสาร การดาเนนงาน และสาหรบดงเอกสารกลบ

ทงน สถานะเอกสาร และเลขทะเบยนในหนาน เปนของหนวยงานทผใชสงให สงเกตไดจากชอหนวยงานสงถง

เมนรายการสงเอกสาร แสดงรายการเอกสารทสงถงหนวยงานตางๆ แสดงสถานะเอกสาร และเลขทะเบยนของผรบเอกสาร

แสดงเอกสารทกประเภทของผใช สงเกตสญลกษณประเภทเอกสารสรางสงภายใน สรางสงภายนอก หากเปนเอกสารรบเขา ไมมสญลกษณ

เมนเอกสารทตองตดตาม

รวบรวมเอกสารทกสถานะทกาหนดใหเปนเอกสาร “ตดตามการทางาน” สามารถกาหนดไดจากเมน แกไข, บนทกงาน และเมนสง เอกสารจะมสญลกษณ ตดตามงาน ดงภาพ

เมนเอกสารทตองตดตาม แสดงรายการเอกสารทกประเภท ทกสถานะทกาหนดใหเปนเอกสารตดตามการทางาน

หมายเหต หนาแสดงรายการเอกสารทกเมนขางตน ปกตจะแสดงขอมลใหมกอน แตผใชสามารถ สงเรยงขอมลตามคอลมน ตามทผใชตองการได โดยกดทหวคอลมน ระบบจะเรยงจากนอยไปมาก และมากไปนอย ตามการกดแตละครงทสลบกน สงเกตจากเครองหมายรป สามเหลยม

ดานฐานอยดานลาง จะเรยงจากนอย ไปมาก ดานฐานอยดานบน จะเรยงจากมาก ไปนอย



หนาแสดงรายการเอกสารจากผลการคนหา เมนสงการเอกสารตางๆ ขางตน และหนาจอแสดงรายการเอกสารจากการคนหา จะแสดงรายการในรปแบบ

เดยวกน ซงผลการคนหาจะแสดงรายการเอกสาร ขนอยกบเงอนไขในการคน หากไมระบประเภทเอกสาร (งานรบเขา, สรางสงภายใน, สรางสงภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารทกประเภท ดงภาพดานลางน

อธบายรายละเอยดในหนาแสดงรายการเอกสาร

รปแบบการแสดงรายการเอกสารแตละรายการ แบงออกเปนคอลมน 9 สวน ดงน

สญลกษณเอกสารแนบ แสดงเปน icon ของเอกสารทแนบ เชน หากมเอกสารแนบเพมเตม จะแสดงเปนสญลกษณ ทเลขทะเบยน ใหกดทเลขทะเบยนเพอดเอกสารแนบเพมเตม

สญลกษณแสดงสถานะของเอกสาร เชน (เหลอง) รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด) (แดง)งานทเลยกาหนดระยะเวลาดาเนนการ ยงไมเปดอาน รายการนนไดเปดอานแลว (จากการกดดรายละเอยด) (ฟา) งานระหวางดาเนนการ ทลงรบ – สรางไว แตยงไมไดสงหรอยงไมปดงาน (แดง) งานระหวางดาเนนการ ทลงรบ – สรางไว แตยงไมไดสงหรอยงไมปดงาน และเลยระยะเวลาดาเนนการ งานทปดงานแลว งานทสงเรองตอไปแลว งานทยกเลกแลว งานอยระหวางตรวจสอบ งานทถกตกลบ

สญลกษณแสดงความดวนของเอกสาร เชน ไมมสญลกษณ ความดวน เปนปกต

ดวน ดวนมาก ดวนทสด

สญลกษณแสดงประเภทของเอกสาร ม 3 ประเภท คอ ไมมสญลกษณ หมายถง เอกสารรบเขา

หมายถง เอกสารสรางสงภายใน หมายถง เอกสารสรางสงออกนอกองคกร

1 3 5 6 7 8 9

2 4

1

2

3 4



เลขทะเบยน แสดงเลขทะเบยนเอกสาร หรอหากยงไมลงรบเอกสาร แสดงเปน หรอ ผใชสามารถกดเพอเขาไปสงการ กบเอกสารเรองทเลอกกดได ไดแกการดรายละเอยดเอกสาร, บนทกงาน, สงเอกสาร, ปดงาน, ตรวจสอบ, สนสดการตรวจสอบ, ลบเอกสาร, จดเกบเอกสาร และยมคนเอกสาร

หนารายละเอยดเอกสารและสงการทางาน เมอกดทเลขทะเบยน หรอรปกระดาษจากหนาแสดงรายการเอกสาร

เลขทเอกสาร ผใชสามารถกดเพอเขาไป ตรวจสอบ, ตดตามขนตอนการทางาน ตลอดจนอานคาสงการ หรอบนทกการทางานของแตละหนวยงาน ทเอกสารดาเนนการผาน

วนท แสดงวนทลงรบ-สราง (กรณเปนเจาของผสรางเอกสาร) หรอวนทสงเอกสาร (กรณไดรบเอกสารจากหนวยงานอน)

เวลา แสดงเวลาทลงรบ-สราง (กรณเปนเจาของผสรางเอกสาร) หรอเวลาสงเอกสาร (กรณไดรบเอกสารจากหนวยงานอน)

เรอง แสดงรายละเอยดของเอกสาร โดยแสดงเรอง และขอมล จาก – ถง ตามทกรอกไวในการสรางเอกสาร

5

6

7

8

9



การลงรบเอกสาร

กรณมเอกสารสงเขามาในหนวยงาน ซงอาจเปนเอกสารจากหนวยงานอนๆ ภายในองคกร หรอ เอกสารจาก

หนวยงานนอกองคกร เชน เอกสารจากภายนอก ซงการรบเอกสารสามารถรบได 2 วธ 1. การลงรบเอกสารโดยปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหมทงหมด (จากเมน ลงรบเอกสาร) 2. รบเอกสารผานระบบ (การรบเอกสารตนฉบบ จากเมน งานรอลงทะเบยน)

1. การลงรบเอกสาร โดยปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหม ทงหมด

เอกสารจากภายนอกทสงเขามาในสานกงานปลดกระทรวงอตสาหกรรม โดยผาน สบก. หรอเอกสารทหนวยงานภายนอกองคกร สงตรงมายงหนวยงานภายใน สานก/กลม/ศนย/สอจ. (By Hand, By FAX) หรอรบเรองจากหนวยงานทไมมระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ตดตง (ไมสงเอกสารผานระบบ)

ผใชสามารถลงรบเอกสาร โดยตองปอนขอมลรายละเอยดเอกสาร ท หนาหลก | เมนลงรบเอกสาร หรอ เลอกจากทางลดเมนดานบน (บรเวณสฟาทแสดงชอ-สงกดผใชงาน เมอไมไดอยทหนาหลก) หลงจากเลอกระบบจะแสดงแบบฟอรมใหปอนรายละเอยด เพอใชเปนการอางอง หรอเรยกคนเอกสาร

การลงรบเอกสาร

1 2

3

4

2

2



รายละเอยดเอกสาร ทบนทก (Document Index) ไดแก ประเภทเอกสาร เลอกประเภทเอกสารทรบเขาโดยกดลกศรชลง กรณลงทะเบยนรบเอกสารแยก

เลม เลขทะเบยน เลขทะเบยนรบเอกสาร เวนวางไวหากตองการให ระบบนบเลขทะเบยนตอไปให

อตโนมต หรอปอนเลขทะเบยนทตองการลงไปในชองรบขอมลเอง ระบบจะรบเลขทะเบยนทปอน และจะไมนบเลขทะเบยนเพมขนให ซงเลขทะเบยนทปอน ควรเปนการปอนเลขทะเบยนยอนหลง กรณแทรกเลขทะเบยนเทานน

เลขทเอกสาร เลขทเอกสารตามจรง (ทปรากฏอยในเอกสารตนฉบบ) สามารถปอนได 100

ตวอกษร หากสรางตนแบบเรองเกบไว เลอกเรองไดจากปม จานวน ปอนจานวนเลขทะเบยนทตองการสราง วนท และ เวลารบ วน/เวลารบเอกสาร ระบบจะขนใหอตโนมต ลงวนท ปอนวนท ทระบในเอกสาร ระบบจะปรากฏวนทปจจบนใหกอน ผใช สามารถ

เปลยนแปลงโดยการ ปอนวนททตองการ หรอ เลอกวนทจากปฏทน โดยกดปม ดานทายของชองวนท

ชนความเรว เอกสารเรองทปอน หากตองการระบความเรงดวนในการทางาน สามารถเลอกไดโดยกดลกศรชลง เพอเลอก ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด

ชนความลบ เอกสารเรองทปอนมการระบ ชนความลบในการเปดอานเอกสาร เชน ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด

หมวดเอกสาร กาหนดหมวดหม ของเอกสาร หากผใชไมกาหนด ระบบจะกาหนดใหเปน “ เอกสารทวไป ”

อางถง ปอนขอมลอางถง ทมการ ระบในเอกสารซงปอนได 100 ตวอกษร สงทสงมาดวย ปอนรายละเอยดของ สงทสงมาดวยปอนได 100 อกษร จาก ปอนชอหนวยงานทสงมาให โดยปอนได 100 ตวอกษร

หรอ เลอกรายชอหนวยงาน โดย - กดปม ดานทายชอง จาก เพอแสดงรายชอหนวยงานภายใน ทใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ปอนคาคนแลวกดปมคนหา หรอกดปมคนหาเลย ระบบจะแสดงชอหนวยงานทงหมด กดทหนวยงานทตองการเพอเลอก - กดปม ดานทายชอง จาก เพอแสดงรายชอหนวยงานภายนอกทตดตอดวยบอย และไดสรางชอไวในระบบ จากเมน ควบคมระบบ ผใชสามารถปอนคาคนแลวกดปมคนหา หรอกดปมคนหาเลย ระบบจะแสดงชอหนวยงานทงหมด กดทหนวยงานทตองการเพอเลอก

ถง ปอนชอหนวยงานทระบถงในเอกสาร ปอนได 100 ตวอกษร หรอ

เลอกรายชอหนวยงานจากปม หรอ เหมอนกบการทางานหวขอ จาก เรอง ปอน ชอเรองของเอกสาร สามารถปอนได 255 ตวอกษร

สาหรบ การปอนเลขทะเบยนกรณทตองแทรกเลข ผใชจะตองปอนเลขทะเบยนทไมซากบเลขทเคยรบเขามาและยงใชอยในตะกราของตน หรอ ปอนเปนเลขทศนยม 2 ตาแหนงระหวางชวงเลขทตองการแทรก

2

1

3



รายละเอยด รายละเอยดเพมเตม หรอเนอเรองสรป สามารถปอนได 2 ลานตวอกษร วธการนาสง กดลกศรชลงเพอเลอกวธการนาสง วตถประสงค กดลกศรชลงเพอเลอก วตถประสงคของเรองทรบมา นาเสนอ/ผปฏบต บนทกเพมเตมเกยวกบผปฏบตงาน หรอสงเรองเสนอผบงคบบญชา อายเอกสาร กาหนดอายของเอกสาร หรอ กดปมสเหลยมดานทาย ระบบจะแสดง

ปฏทนใหเลอก ซงหลกการทางานจะเหมอนการเลอกวนทเอกสาร ตดตามผลการทางาน ผบนทกทาสญลกษณไว เพอใหสะดวกตอการรวบรวมเอกสารตอง

ตดตามภายใตเมน เอกสารทตองตดตามทหนาหลก ทเกบเอกสาร ผบนทกขอมลสามารถปอน สถานทเกบเอกสารตนฉบบตามจรงเพอใชอางอง ดาเนนการแลวเสรจภายใน

ปอนจานวนวนทตองการกาหนด จากนนเลอกทกวน หรอเฉพาะวนทาการ ระบบจะแสดงวนทบรรทดถดมา ในชองใหดาเนนการแลวเสรจภายในวนท

ใหดาเนนการแลวเสรจภายในวนท

ระบบจะคานวณวนทจากการปอนจานวนวนของ “ดาเนนการแลวเสรจภายใน” มาแสดง

หมายเหต สามารถพมพขอความอยางอนเพมเตมได เชน เบอรโทรศพท ปอนรายละเอยดเอกสารเทาทม หากไมม สามารถเวนวางไว ยกเวนขอมลในชองสแดง ซงเปนขอมลพนฐานของเอกสารแตละฉบบ เพอประโยชนในการคนหาขอมลตอไป

ปอนรายละเอยดเอกสาร

เมอปอน รายละเอยดจนสมบรณแลว ระบบจะใหผใชเลอกดาเนนการตอ โดยเลอกปมทางาน

อธบายปมการทางาน

กดปม เพอบนทกเรองเขาสระบบ

กดปม เมอตองการยกเลกเรอง โดยระบบจะลางขอมลตามชองปอนตางๆ ใหวางและอยหนาจอการสรางเอกสารเดม เพอรอผใชปอนขอมลใหม หรอ ดาเนนงานในหวขออนตอไป

กดปม เมอตองการบนทกเรองเขาสระบบ พรอมทงใหระบบเกบรายละเอยดขอมลตนแบบไว ใชเลอกเปนตนแบบในภายหลง

2

2



เมอกดปมสราง หรอสรางและเกบตนแบบขอความแลว ระบบจะใหเลขทะเบยน และวนท-เวลาลงรบดงภาพ ผใชสามารถเลอกแนบเอกสารตนฉบบหรอไมกได ในหนาน สงเกต ขนตอนการทางาน

ผลการลงรบเอกสาร กรณทตองการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลอกได 2 วธ ตามชนดของเอกสารทตองการแนบ

1. แนบไฟลขอมลสาเรจรปชนดตางๆ ดวยวธ Browse 2. แนบขอมลทเปน กระดาษ ดวยวธ Scan กรณ ไมตองการแนบเอกสาร ผใชสามารถเลอกขนตอนการทางานตอ ได 2 วธ ดงน

1. กดปม << ปอนเรองใหม เมอตองการกลบไปหนาจอลงรบเอกสาร เพอปอนขอมลเรองใหมตอไป 2. กดปม ดาเนนการตอ >> เมอตองการสงการตอไป กบเรองทลงรบนใหจบขนตอนทตองการ

เชน แกไขขอมล, บนทกการทางาน, ใบนาสง, หรอสงเอกสารตอ เปนตน การแนบเอกสาร 1. แนบไฟลขอมลสาเรจรปชนดตางๆ ดวยวธ Browse

ผใชสามารถสงแนบไฟลขอมล อาจเปน ไฟลชนด .DOC, XLS, PPT, JPG, PDF เปนตน ไปพรอมกบเรอง ซงในขนตอนนถอเปน การแนบเอกสารตนฉบบ ผใชกดปม Browse ระบบจะแสดงหนาจอ ใหผใชเลอกไฟลขอมล ตามทเกบ (Location) ของขอมลตนทาง

หลงจากไดไฟลขอมลตนทางแลว กดปม Open เพอไปหนาจอผลลพธ การบนทกขอมลโดยระบบจะแสดงรายละเอยดของ แหลงทเกบไปขอมล (Directory)



ผใชตรวจสอบความถกตองของชอ และทเกบอกครง หากไมถกตองสามารถ กดปม Browse… เพอเขาไปเลอก

ไฟลขอมลใหมอกครง และเมอตองการแนบเอกสารผใชตองกดปม แนบเอกสาร อกครง เพอยนยนการสาเนาขอมลจากตนทางไปเกบ แนบพรอมเรองในระบบสารบรรณ

2. แนบขอมลทเปน กระดาษ ดวยวธ Scan

ผใชงาน กดเมน Scan

ระบบจะขนหนาตางสาหรบสแกนเอกสารผานโปรแกรม INFOMA:WebScan จากนนกดปม Scan New

ระบบแสดง รายละเอยดเอกสาร ซงถอวา การแนบเอกสารเสรจสมบรณ หรอ ตองการตรวจสอบเอกสารแนบ สามารถเปดอานจากหนาจอ รายละเอยด

กดแนบเอกสาร



ระบบแสดงหนาตาง ใหเลอกรปแบบการ ถายภาพเอกสารเขาสระบบ

ตงคาความละเอยด (resolution) ขนาดกระดาษ และประเภทเอกสาร (greyscale, B&W, color) แลวกด Scan

เมอสแกนเรยบรอยแลว กด Transfer

หมายเหต ในขนตอนการสงสแกนเอกสาร หนาจอทปรากฏ จะแสดงหนาจอตามยหอและรนของ Scanner ทตอพวงกบระบบ จากตวอยางหนาจอ เปน Scanner Fujitsu รน M3093GX ซงการใชงานสแกนเนอรรนอนๆ ถอเปนสวนของมาตรฐานทวไป ผใชอาจจะตองทาความเขาใจกบการใชฟงกชนในการสแกนแตละรนดวย



ขอควรระวง เอกสารทสแกนสวนใหญมกเปน เอกสารขาว-ดา ผใชควรเลอกสแกนแบบ B&W (Text) เพอประหยดเนอท

ในการจดเกบ สวนลกษณะอน ๆ ใหเลอกตามชนดของภาพ ซงสแกนเนอรบางรน อาจจะมการเลอกรปแบบการสแกนไดหลายแบบ เชน Scanning Type สามารถเลอกได 3 แบบ ดงน Flatbed scan เลอกสแกนแบบเปดฝาถาย โดยควาหนาทตองการถายลงทบนสวนการอานภาพ ADF scan เลอกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถายไดครงละหลาย ๆ หนาเอกสาร ADF & Duplex scan เลอกสแกนแบบ Feed และ ถายทงดานหนา-หลงในการ Feed ครงเดยวกน Resolution เลอกความละเอยดในการสแกน โดยทวไปกาหนดไวท 200 x 200 dpi ทงนขนอยกบคณภาพ และความคมชดของเอกสารทนามาถาย Frame Area เลอกพนททตองการ Scan โดยทวไปกาหนดขนาดไวท Size A4 document จากนนใหผใชกดปม Scan เพอทาการถายภาพโดย ภาพทไดจะปรากฎบนจอภาพ และ ถาตองการ Scan ภาพตอ สามารถเลอกไดจาก Function Scan ดงน Appended Scanned Page เปนการสแกนตอทายจากภาพ ทกาลงแสดง Insert Scanned Page เปนการสแกนโดยการแทรก ในหนาทตองการ Rescan Scanned Page เปนการสแกนโดยถายภาพสแกนใหมอกครง โดยทบหนาเอกสารทปรากฏ การเพมหรอ ปรบปรงเอกสารแนบทาย

เอกสารแตละเรองผใชสามารถแกไขเอกสารแนบตนฉบบ หรอเพมเตมเอกสารแนบไดไมจากดเอกสารแนบ โดยผใชเขามาหนารายละเอยดเอกสาร สงเกตดานลางของรายละเอยด



การอานเอกสารแนบเรอง และอานเอกสารเพมเตม ในระบบผสง หรอผรบสามารถแนบขอมลไปพรอมกบเรองได ซงหลงจากแนบเรองแลว สามารถอานเอกสารแนบได

โดยกดทสญลกษณดานหนารายการเอกสาร

กดอานเอกสารแนบ

หรอในหนารายละเอยดเอกสาร ซงหลงจากทกดสญลกษณ ระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหนาจอ

ระบบแสดงรายการเอกสารแนบ



2. การลงรบเอกสาร โดยรบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ) เปนการลงรบเอกสาร อกวธทระบบชวยลดขนตอนการปอนรายละเอยดเรอง ซงทาใหผใชทางานงาย และรวดเรวขน

ผใชไมตองปอนรายละเอยดเอกสาร เพยงแตเอกสารทจะลงรบ ตองเปนเอกสารทหนวยงานภายในธนาคาร ไดใชระบบสารบรรณ สงเรองผานมาใหหนวยงานของผรบ โดยตวเรองทสงมาจะรวมอยภายใต หนาหลก เมนหนงสอรอดาเนนการ (สงเกตจานวนเรองมาใหม ใตเมนหนงสอรอลงทะเบยน) ผใชสามารถตรวจสอบเอกสารไดสะดวก

หนาหลก

การเขาหวขอ หนงสอรอลงทะเบยน ผใชอาจกดทเมนใน หนาหลก หรอ เลอกจากทางลดเมนดานบนของบางหนาจอ และในหนาหลกผใชสามารถตรวจสอบจานวนเอกสารใหม ไดจาก ขอความแจงจานวนภายใตเมน หนงสอรอลงทะเบยน จากตวอยาง ระบบแจงมเอกสารใหม จานวน 4 รายการ และเมอเลอกเมน ระบบจะแสดงรายการเอกสารใหม

เมอกดเขามาจากเมน ระบบแสดงรายการเอกสารใหม รอลงทะเบยน (ยงไมมเลขทะเบยน) ระบบจงกาหนดสญลกษณเลขทะเบยนเปนรปกระดาษ โดย กระดาษ

“สฟา” หมายถง รายการ หรอเรองทหนวยงานผสงแจงใหทราบวา จะนาสงเอกสารฉบบจรงตามมาใหดวย ดงนน หนวยงานผรบ จะลงทะเบยนรบได เมอมเอกสารจรงสงมาถงหนวยงานแลวเทานน

“สสม” หมายถง รายการ หรอเรองทหนวยงานผสงแจงใหทราบวา จะไมมเอกสารฉบบจรงสงตามมาแสดงวา ผสงตองการใหผรบ อานเอกสารแนบจากระบบ และสามารถลงทะเบยนรบ หรอดาเนนการใดๆ ตอไปไดทนท

ระบบแจงจานวนเอกสาร ในสวนรายละเอยดผใชงาน และเมนลด รายการเอกสารใหม รอลงทะเบยน ชองเลขทะเบยนเปนรปกระดาษ ดงท Tool Tip ชวยอธบายการใชงาน



กอนการลงทะเบยนรบเอกสาร ผใชสามารถตรวจสอบรายละเอยดตางๆ ของเอกสารไดกอน จากหนาจอเอกสารรอลงทะเบยน เชน อานเอกสารแนบ, ดรายละเอยดหรอ ดขนตอนการทางานของเรองนนๆ เปนตน โดยการกดทเครองหมายรป กระดาษสฟา หรอสสม ทรายการทตองการจะด โดยระบบจะแสดงหนาจอรายละเอยดของเรองใหดกอน ดงตวอยางในภาพถดไป

รายละเอยดเอกสาร

เมอพจารณาเอกสารแลว หากตองการลงทะเบยนรบเอกสารใหผใชกดปม “รบตนฉบบ” เพอเรมขนตอน การลงรบเอกสาร หรอ กดปม “<< กลบ” เพอกลบไปยงหนาจอเอกสารรอลงทะเบยน หากไมตองการรบเอกสาร ตอนน

ลงรบเอกสารตนฉบบ

หลงจากผใชกดปม รบตนฉบบ ระบบจะแสดงหนาจอพรอม ทงแจงวนทและเวลา เลขทะเบยนลาสดใหกอน ผใช

สามารถเปลยนแปลงเลขทะเบยนไดเอง เชน อาจจะเปลยนเปน 5.01 (เปนเลขทศนยม 2 หลก) หรอ กดตกลง เพอรบเลขทะเบยนทระบบกาหนดมาให และแสดงหนาผลการลงรบเอกสาร ดงภาพ

ผลการลงรบเอกสาร ผใชสามารถกดปม รบตนฉบบ เพอกลบไปรบตนฉบบใหมไดอก

ระบบใหเลขทะเบยนรบเขาโดยอตโนมต ผใชสามารถนาเลขทะเบยน, วนท และเวลา ทระบบแจงใหทราบ มา

เขยนลงบนเอกสารฉบบจรง เพอใชสาหรบการอางองตอไปได จากนนนาเสนอเอกสารตามขนตอนการดาเนนงานของแตละ สานก/กลม/ศนย/สอจ. เปนลาดบตอไป



การตกลบเอกสาร

ในกรณทผใช ตรวจสอบพบวารายการเอกสารบางรายการในหนา เอกสารรอลงทะเบยน ไมใชเอกสารทเกยวของ กบหนวยงานของตน หรอ ผสง สงเอกสารมาผด ผใชสามารถสงเรองคน หรอ ตเอกสารกลบคนใหกบ หนวยงานตนทางได โดยกดทเครองหมาย กระดาษสฟา หรอสสม ในหนารายการเอกสารรอลงทะเบยน และกดปม ตกลบ ในหนารายละเอยดเอกสาร

กดทกระดาษ

หนารายละเอยดเอกสาร กดปม ตกลบ

ระบบจะแสดงหนาจอการตกลบเอกสาร ผใชจะตองปอน เหตผลของการตกลบเอกสาร ในชอง บนทกการ ตกลบ โดยระบบจะนาขอความทปอนไปแจงหนวยงานผสง ใหทราบถงเหตผลของทานทตกลบเนองจากอะไร จากนน กดปม ตกลง เพอยนยนการตกลบเอกสาร

หนาตกลบเอกสาร กรอกขอความถงผสง



การตดตามเอกสารตกลบทหนาจอผสง

เอกสารทถกตกลบ ระบบรวบรวมไวแสดงผลทหนาหลก เมน หนงสอตกลบ ดงรป เมอผใชกดเขามาจะพบรายการ เอกสารทถกตกลบ / สงคนทงหมด

ระบบจะเกบประวตการรบ-สง และตกลบ พรอมขอความไว สาหรบตดตามเอกสารในหนาตดตามเอกสาร ดงน

หนาจอแสดงรายการเอกสารของผสง

จากหนารายการเอกสารของผสง สถานะเอกสารเปน “ตกลบ” เมอกดตดตามเอกสาร (กดทเลขทเอกสาร) ทหนาตดตามเอกสาร สามารถตรวจสอบประวตการตกลบ-ดงกลบได 2 วธ คอ

กดทดบนทกแบบตาราง

2

1

1



กดทวนทสง ของผสง จะเหนประวตเชนเดยวกน

กรณตองการกดรบทราบเอกสารทหนวยงานปลายทางตกลบ สามารถดาเนนการได ดงน

1. คลกทรายการ หนงสอตกลบ

2. ระบบแสดงรายการเอกสารทถกตกลบ จากนนกดทเลขทะเบยนของเอกสาร

3. กดทเมน รบทราบการทางาน จากนนกดตกลง

4. เมอกด รบทราบการทางาน เรยบรอยแลว เอกสารทถกตกลบจะกลบมาอยตามประเภทของเอกสารนนๆ ในหนาทะเบยนรวม

2



สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน

กรณทหนวยงานของผใช สรางเรองหรอ ออกเลขทเอกสาร อาจเปนบนทก หรอเรองเพอแจงเวยนกบหนวยงานอนภายในองคกรทเกยวของ หรอ สงหนวยงานภายนอกองคกร โดยเอกสารเรองนมหวหนางานเปน ผลงนาม/ผอ. ระบบจะนบเลขทะเบยนเรยงลาดบ เฉพาะหนวยงานของตนเองเทานน

ขนตอนการออกเลขทเอกสาร ผใชเลอกเมน สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน จากเมนหนาหลก หรอเรยกหวขอทเปนทางลดเมน ทปรากฏในบางขนตอนการทางาน

ระบบจะแสดงแบบฟอรมการปอนขอมลทตองการออกเลขทภายในสานก/กลม/ศนย/สอจ.



หมายเหต 1. การออกเลขทเอกสารใหม ระบบจะตรวจสอบเฉพาะ ชองปอนขอมลทจาเปนตองบนทกขอมลเทานน (สแดง) ไดแก ชองลงวนท จาก ถง และชอเรอง สวนรายละเอยดอน ๆ นอกจากนนสามารถเวนวางไวได สาหรบเลขทเอกสารระบบจะแสดงคานาหนาหนงสอใหอตโนมต สวนลาดบเลขทหนงสอไมตองปอนเวนวางไว ระบบจะกาหนดลาดบเลขทเอกสารใหเอง 2. ระบบจะใหลาดบของเลขทเอกสาร เรยงลาดบ 1,2,3,… เฉพาะของหนวยงานนนเทานน และแยกนบตามประเภทเอกสารทเลอกออกเลขท

เมอผใชกดสรางเอกสาร ระบบจะถามใหตอบยนยนอกครง ซงขนตอนคลายการลงรบเอกสาร จากนนระบบจะ

แสดงผลลพธการออกเลขทใหผใชตรวจสอบ

การดาเนนการหลงจากสรางเลขทเอกสาร แบงเปน 2 กรณ กรณทตองการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลอกได 2 วธ ตามชนดของเอกสารทตองการแนบ 1. แนบไฟลขอมลสาเรจรปชนดตางๆ ดวยวธ 2. แนบขอมลทเปน กระดาษ ดวยวธ Scan กรณ ไมตองการแนบเอกสาร ผใชสามารถเลอกขนตอนการทางานตอ ได 2 วธ ดงน 1. กดปม เมอตองการกลบไปหนาจอสรางเอกสารเพอปอนขอมล เรองใหมตอไป 2. กดปม เมอตองการสงการทางานเอกสารตอไป กบเรองทออกเลขนใหเปนไปตามขนตอนทตองการ เชน แกไขขอมล, บนทกการทางาน

หมายเหต ผใชสามารถดแผนผงขนตอนการทางานในสวนรายละเอยดผใชงานได เพอเลอกกลบไปปอนเรองใหม

หรอดาเนนการอน ๆ ตอไป เชน ดรายละเอยด/แกไข บนทกการทางาน แนบเอกสารเพม สงงาน และปดงาน แตหากเปนการสงเอกสารไปยงหนวยงานภายใน ทยงไมใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ผใชสามารถ บนทกการทางาน และปดงานไดทนท



การออกเลขทเอกสารจากการโอนสรางเอกสารภายในองคกร การโอนสรางเอกสาร ในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ถอเปนการออกเลขทเอกสารอกวธหนง ทมการใหลาดบ

เลขทะเบยนนบรวมกบหนงสอสรางสงภายใน การโอนสรางจะใชในกรณตอบเรอง หรอดาเนนการตอเนองเพออางถงเอกสารเรองเดม

ผใชสามารถสรางเอกสารจากการโอนรายละเอยดของเอกสารทมอยในตะกรางานได (เชน กรณเอกสารรบเขาทผใชออกบนทกปะหนา และออกเลขท กอนสงใหหนวยงานอนๆ) ผใชไปทหนารายละเอยดของเอกสารจากหนาแสดงรายการเอกสาร (จากหนาหลก > ทะเบยนรวม, เอกสารระหวางดาเนนการ, การคนหา แลวกดทเลขทะเบยน)

กดทเลขทะเบยนเอกสาร จากหนาแสดงรายการเอกสาร

กดปม โอนสรางเอกสารภายในองคกร

หนาจอรายละเอยด กดปมโอนสรางเอกสารในองคกร



ระบบจะนารายละเอยดทมอยมาเตมให ผใชสามารถแกไขรายละเอยดเพมเตมได

หนาโอนสรางเอกสารในองคกร แกไขรายละเอยดเพมเตมตามตองการได แลวกดสราง

กดสราง ยกเลก หรอสรางและเกบตนแบบขอความเชนเดยวกบการสรางเอกสารปกต

หนาแสดงผลการสรางเอกสาร สาหรบแนบเอกสารได

หากกดดาเนนการตอ จะแสดงรายละเอยด และรายละเอยดของการเชอมโยงเอกสารทงสอง ในสวนของเอกสารแนบ

หนารายละเอยดเอกสาร ระบบแสดงการเชอมโยงเอกสารในสวนเอกสารแนบ



ระบบจะทาการปดงานของเอกสารตนเรองใหโดยอตโนมต ดงแสดงในภาพ

ระบบปดงานเอกสารตนเรองใหอตโนมต

การใชงานเอกสาร

การใชงานเอกสาร หรอสงการเอกสารโดยผใชเขามาทหนารายละเอยดเอกสาร ระบบถอเปนทรวมคาสงการทงหมด

ในแตละเรอง สาหรบการเขาหนาจอรายละเอยดของเรองผใชสามารถมาไดจากหลายขนตอน ซงเปนการทางานในหวขอตางๆ ดงน 1. หนงสอระหวางดาเนนการ กดเลขทะเบยน หนารายละเอยดเอกสาร เลอกคาสงการ 2. ลงทะเบยนรบสง (ลงรบเอกสาร, สราง/ทะเบยนเอกสาร) แนบเอกสาร หรอ กดดาเนนการตอ หนารายละเอยดเอกสาร เลอกคาสงการ 3. ทะเบยนรวม (เอกสารรบเขา, เอกสารภายในหนวยงาน, เอกสารออกภายนอก) กดเลขทะเบยน หนารายละเอยด เลอกคาสงการ 4. คนหาเอกสาร (หนาผลลพธ) กดเลขทะเบยน หนารายละเอยด เลอกคาสงการ

กด เลขทะเบยน ระบบจะแสดงรายละเอยดเอกสารพรอม ปมคาสงการทงหมดบนหนาจอ เพอใชดาเนนงานกบเอกสาร

สงการเอกสาร



ในหนารายละเอยดเอกสาร จะแสดงขอมลเบองตนของเรองนน ๆ เชน ชอเรอง เลขท เลขทะเบยนประเภท และวตถประสงค เปนตน ผใชสามารถสงการ หรอดาเนนการกบเอกสารในหวขอการทางานตางๆ จากเมนคาสงทดานบนของจอภาพ และสามารถตดตามผลการทางาน โดยกดท เลขทเอกสาร เพอดเสนทางเดนของเอกสาร หรอกดทเครองหมายเอกสารแนบดานลางเพออานเอกสารแนบไดจากหนาจอน

การบนทกงาน หรอบนทกคาสงการ การปอนคาสงการ ถอเปนขนตอนของการ บนทกการทางาน หรอการดาเนนงานของหนวยงานทเกยวของกบเอกสาร สาหรบเปนประโยชนในการประสานงาน และการใหขอมลในการดาเนนงาน โดยผใชกดทปม บนทกงาน ระบบจะแสดงหนาจอสาหรบปอนคาสงการ หรอบนทกการทางาน โดยระบบจะแสดงบนทกงานเดมใหทราบดานลาง และผใชปอนคาสงการ หรอบนทกการปฏบต จากนนตอบ ตกลง เปนการยนยนการทางาน

บนทกการทางาน

การบนทกคาสงการ หรอ บนทกการทางาน ในระบบมเพอเกบเปนประวตการทางานของเรอง และในขณะเดยวกน

หนวยงานทเกยวของกบเอกสาร กจะทราบการทางาน, ทราบทมาทไปไดของเอกสาร

ตดตามงาน

อานเอกสารแนบ



การสงเอกสาร เอกสารบางเรอง อาจปฏบตงานแลวจบขนตอน หรอเกบเรองในหนวยงานของผใชเอง แตจะมเอกสารบางเรอง ทตองเกยวของกบหนวยงานอนๆ ภายในองคกร ดงนนผใชจะตองจดสงเอกสารไปยงหนวยงานทเกยวของ โดยกดเมน สง เพอเลอกหนวยงานทตองการสงเอกสาร ในการเลอกหนวยงานระบบจะแสดงรายชอหนวยงานตามโครงสรางขององคกรทาน ซงผดแลระบบไดกาหนดผงไวใหผใชเลอกการสงเอกสาร ดงน

การสงเอกสาร 1. เลอกสงเปนหนวยงาน ผใช กดคลกทชอกลมระบบจะเปดหนวยงานยอยในกลมใหเลอก คลกหนวยงานทตองการ จากนนกดปม ยายเขา เมอตองการสงถงหนวยงานทเลอก จากนนเลอกหนวยงานอนตามขนตอนเดม สามารถเลอกหนวยงานเพมเตมรวมกบวธการอนๆ ได เมอเลอกแลวกดปม ยนยนสง

1 2

2

2

2

3



อธบายความหมายชองการยายเขา

สงถง-พรอมสงตนฉบบ เปนการสงโดยใหผรบ รอเอกสารตนฉบบ (ตวกระดาษ) ผรบจะไดเอกสารเปน

สญลกษณกระดาษ “สฟา” ในเมนเอกสารรอลงทะเบยน สาเนาถง-พรอมสงฉบบสาเนา เปนการสงโดยใหผรบ รอเอกสารตนฉบบ (ตวกระดาษ) ผรบจะไดเอกสารเปน

สญลกษณกระดาษ “สฟา” ในเมนเอกสารรอลงทะเบยน โดยเปนการสง ในลกษณะสาเนาถง หรอ CC เพอทราบ สงถง-ไมสงตนฉบบ เปนการสงโดยใหผรบ ไมรอเอกสารตนฉบบ (ตวกระดาษ) ผรบจะไดเอกสารเปน

สญลกษณกระดาษ “สสม” ในเมนเอกสารรอลงทะเบยน สามารถพมพเอกสารทแนบไปกบเรองแลวลงรบไดเลย สาเนาถง-ไมสงฉบบสาเนา เปนการสงโดยใหผรบ ไมตองรอเอกสารตนฉบบ (ตวกระดาษ) ผรบจะได เอกสารเปน

สญลกษณกระดาษ “สสม” ในเมนเอกสารรอลงทะเบยน และสามารถพมพเอกสารทแนบไปกบเรองแลวลงรบไดเลย โดยเปนการสง ในลกษณะสาเนาถง หรอ CC เพอทราบ 2. เลอกหนวยงานเปนกลม ผใช กดคลกทสานกฯ/สอจ. สงเกตเครองหมาย + (บวก) คลกทกลม (+บวก) ระบบจะแสดงรายชอสานกฯ/สอจ. จากนนกดทกลม สานกฯ/สอจ.อกครงจะปดรายชอสายงาน กดปมยายเขา ระบบจะดงรายชอสานกฯ/กลม/สอจ. ทงหมด ภายใตกลมทเลอกแสดงในชอง สงถง หรอ ชองสาเนาถง แบบสงตนฉบบ หรอแบบไมสงตนฉบบ

กดทกลมสานกฯ/สอจ.ตามภาค ระบบแสดงรายชอกลมงาน/สอจ.จงหวด กดทชอกลมสานกฯ/สอจ.ตามภาค ทตองการ อกครงหนง

กดปมน เพอ เลอกหนวยงาน เขาชอง สงถง- พรอมสงตนฉบบ

กดปมน เพอเลอก หนวยงานเขาชอง สาเนาถง-พรอมสง ฉบบสาเนา

กดปมน เพอ เลอกหนวยงาน เขาชอง สงถง-ไม สงตนฉบบ

กดปมน เพอเลอก หนวยงานเขาชอง สาเนาถง-ไมสงฉบบสาเนา



เลอกสายงาน/ฝายงาน และสวนทตองการสง

สามารถเลอกหนวยงานเพมเตมรวมกบวธการอนๆ ได เมอเลอกแลวกดปม ยนยนสง

หากเลอกผดสามารถกดชอหนวยงานทยายเขาไป และกดปม ยายออก ได เมอเลอกถกตองเรยบรอยแลว ใหกดปม ยนยนสง เพอสงขอมลไปยงหนวยงานปลายทาง การแกไขเอกสาร

กรณท ผเกยวของกบเอกสาร ตองการปอนรายละเอยดเพมเตม หรอแกไขขอมลของเรองใดๆ สามารถกดปม แกไข ทหนารายละเอยดเพอดาเนนการได

แกไขรายละเอยด

โดยผใชสามารถทาการแกไขขอมลในชองทไดปอนไปแลวใหถกตอง หรอบนทกรายละเอยดเพมเตม หลงจากแกไขแลว กดปม “ตกลง” เพอยนยนการแกไข โดยระบบจะบนทกขอมลการแกไขไว ทงกอน และหลง การแกไข เพอเปนประวตในการตรวจสอบ หรอตดตามเรองทกครง

1

2

3

4



การปดงาน หรอ สงจบงาน ใชสาหรบกรณดงตอไปน

1. กรณไดรบเรองจากหนวยงานอน และไดดาเนนการในสวนทเกยวของเสรจสนแลว จงสงปดงาน โดยเรองทถกสงปดงานไปแลวนน จะไมอยในเมนงานระหวางดาเนนการ แตผใชยงคงสามารถบนทกการปฏบตงาน แกไขเอกสาร แนบเอกสารเพมเตม หรอสงเอกสารใหหนวยงานอน ๆ รวมทงคนหาเอกสารได

2. กรณสรางเอกสาร หรอออกจดหมายเพอสงไปยงหนวยงานภายนอกสานกงาน โดยผใชสามารถสงปดงานไดจากหนาจอแสดงรายละเอยดของเรองทตองการสงปด เมอกดปม ปดงานแลวใหกดปม ตกลง เพอยนยนการทางาน ดงตวอยางในภาพถดไป

หนาจอปดงาน การตรวจสอบและสนสดการตรวจสอบ

การตรวจสอบ กรณนใชเมอผใชตองการตรวจสอบเรอง หรอสงระงบการดาเนนการเกยวกบเรองทงหมดไวกอน (ยกเวนการบนทก

งาน และคนหา) โดยการทาสญลกษณทเรองทตองการตรวจสอบ แลวใหกดลกศรชลงทเลขทะเบยนจะเขาไปทหนาจอรายละเอยด

จากนนกดปม ตรวจสอบเรองทเลอกตรวจสอบจะไมสามารถแกไขและสงตอหนวยงานใดๆ ได และเรองทเลอกนน

จะเกดสญลกษณ ดาวเขยว เปนการแสดงการขอตรวจสอบ



การสนสดการตรวจสอบ เมอการขอตรวจสอบเอกสารเสรจสนแลว กอนทผใชจะดาเนนการใด ๆ กบเอกสารเรองนน จะตองสง สนสดการตรวจสอบเสยกอนจงจะดาเนนการตอได โดยเลอกเรองทมดาวสเขยว จากนนคลกทปมสนสดการตรวจสอบ ระบบจะแสดงภาพมาทหนา สนสดการตรวจสอบ

จากนนกดปม “ตกลง” เพอยนยนการยตการตรวจสอบเอกสาร ระบบจะเปลยนเรองเปนสถานะเดมกอนการสงตรวจสอบ และสามารถดาเนนการใด ๆ ตอไปไดตามปกต การยกเลกเอกสาร และการลบเอกสาร

การยกเลกเอกสาร ใชในกรณท ผสรางเอกสาร ไดสงเอกสารไปยงหนวยงานอน และหนวยงานนน รบเรองไปแลวแตพบวาเอกสารม

ขอผดพลาด ซงในทางปฏบต หนวยงานเจาของเอกสารอาจขอเรยกเกบเอกสารนนคน แตในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ผสรางเอกสารจะไมสามารถลบเอกสารทงได แตสามารถระงบการดาเนนงานเอกสารได (เชนการสงเรองตอ การแนบเอกสารแนบทายเพม การแกไขรายละเอยดเอกสาร) โดยใชการยกเลกเอกสาร ผใชสามารถสงยกเลกเอกสารได หากเอกสารนน เปนเอกสารทหนวยงานของผใชจดทาขน (เปนเจาของเอกสาร) โดยกดไปทเลขทะเบยนเอกสารทตองการยกเลก แลวกดปม ยกเลก และตอบ ตกลง ระบบจะแสดงสญลกษณ (Stop) ในชองสถานะเอกสาร



ระบบจะดาเนนการให โดยเปลยนเครองหมาย เปน หามดาเนนการ

การลบเอกสาร เอกสารทผใชไดจดทา (ออกเลขทในระบบไปแลว ยงไมกดสงหนวยงานใดๆ ) สามารถสงลบออกจากสมดงานได

โดยกดปม ลบเอกสาร และตอบ ตกลง เพอยนยนการลบเอกสารออกจากสมดงาน เมอลบเอกสารแลว จะไมสามารถคนหาเอกสารนนไดอก เลขทะเบยนเอกสารทลบไปนนจะเปนเลขวาง

ผใชสามารถนาเลขทะเบยนทลบไปนนมาใชไดอก โดยพมพเลขทะเบยนนน ในชองเลขทะเบยน เชนเดยวกบวธการแทรกเลขทะเบยน



การคนหาเอกสาร

เอกสารทหนวยอนๆ สงเขามาในหนวยงาน หรอ ผใชในหนวยงานลงรบเอกสารเรองใหม ตลอดจนสรางเอกสาร

แบบตางๆ ขนเองเพอทาการสงเวยนหนวยงานอนๆ เมอตองการคนหาเอกสารในตะกราหนวยงานของตนเอง สามารถทาไดโดยการกด เมน “คนหา” ระบบเปดหนาจอคนหาทวไป ซงผใชสามารถเลอกการคนหาดวยหวขออน ๆ ดงน

1. คนหาเอกสาร 2. คนหาเอกสารตามเงอนไข 3. คนหาตามประเภทเอกสาร 4. คนหาเอกสารสงออก

คนหาเอกสาร เปนหนาจอสาหรบคนหาเอกสารเรองทสรางเอง หรอรบจากหนวยงานอน โดยเรองทคนจะเปนเรองทผานตะกรางาน ขอผใชเทานน ระบบจะแสดงการคนหาเฉพาะขอมลคนทใชบอยๆ

ขอมลสาหรบคนหา

โดยหวขอการคนหา ผใชสามารถคนหาขอมลไดจากคาคน ดงน - เลขทะเบยนรบเขา หรอทะเบยนออกเลขท - เลขทเอกสาร - วนทเอกสาร หรอ ลงรบ/สรางวนท - จาก หรอ ถง - เรอง หรอ รายละเอยด ซงผใชสามารถ กาหนดเงอนไข และ, หรอ ได

หมายเหต

ระบบจะทาการคนหารายการเอกสารตามขอกาหนดทผใชตองการ ซงอาจเปนรายการทมาจากเมน งานระหวางดาเนนการ, งานรอลงทะเบยน, งานตกลบดงกลบ , ทะเบยนคมงานรบเขา, ทะเบยนคมงานสรางสงภาย



คนหาเอกสารตามเงอนไข เปนการคนหาเรองทผานเขามาในตะกรางานของหนวยงาน ซงสามารถคนหาไดหลายตวเลอก โดยปอนขอมลเอกสารสวนหนงสวนใด หรอ ผสมหลายสวนของขอมลททราบซงขอมลทคน ถอวาเกยวของ กน ซงผใชจะตองกาหนดเงอนไข ทใชในการคนหา โดยเลอกระหวาง และ, หรอ ทปรากฏ กรณทไมเลอกระบบจะกาหนดใหเปนการคนหาเงอนไขแบบ “และ” หลงจากปอนขอมลทตองการคนหาแลว ผใชกดปม ตกลง เพอสงการใหระบบเรมคนหา ซงถามขอมลตามขอกาหนดทคนหา ระบบจะแสดงรายการทพบใหทราบ

คนหาเอกสารตามเงอนไข

คนหาตามประเภทเอกสาร จะคนหาไดเฉพาะหนวยงานตนเอง

คนหาตามประเภทเอกสาร



การคนหาเอกสาร, คนหาเอกสารตามเงอนไข และคนหาตามประเภทเอกสาร ระบบจะแสดงผลการคนหา ดงภาพ

แสดงรายการคนหาตามขอกาหนด

การคนหางานสงออก เปนการคนหารายการเอกสารทไดสงออกไปแลว โดยเลขทะเบยนทแสดงในผลการคนหาประเภทน เปนเลขทะเบยนของผรบ เชนเดยวกบทแสดงในเมนงานสงถง ใชเพอตรวจสอบการสงเอกสาร หรอเพอการดงเอกสารกลบ แตหากเลขทะเบยนทแสดงในหนาจอเปนรปกระดาษสฟา หรอสสม หมายถง หนวยงานผรบยงไมไดลงรบเอกสารเรองนน ๆ

คนหางานสงออก

การแสดงผลการคนหา ระบบจะแสดงรายการเชนเดยวกบในเมนรายการสงเอกสาร เลขทะเบยนทเหนเปนเลขทะเบยนของผรบ

ผลการคนหางานสงออก หมายเหต : กรณคนหาชอง เรอง/รายละเอยด ใหใช ชองวางในการแยกคาทคนหา เชน “เรองรบรองเอกสารรวบรวมความตองการของระบบงานสงเสรมการตลาดสนเชอ” สามารถใชวธคนแยกคาได ดงน “สนเชอ” เวนวรรค “รบรอง” จากนนกด ตกลง



การตดตามเอกสาร/ตดตามการทางาน

การทางานระบบสารบรรณ ในแตละขนตอน ทผใชดาเนนการในขนตอนตางๆ ระบบจะเกบขอมลประวตของเรองตามขนตอนการดาเนนการตางๆ ไว ผใชสามารถตดตามเอกสารไดจากหนาจอแสดงรายการเอกสาร (เอกสารระหวางดาเนนการ, เอกสารรอลงทะเบยน, ทะเบยนงาน) หรอ จากหนาจอรายละเอยดเอกสาร

หนาแสดงรายการเอกสาร

ซงรายการเอกสารทแสดง จะมาจากหนาจอ ทะเบยนงาน หรอทะเบยนคมเอกสารประเภทตางๆ ผลลพธการคนหาเอกสาร ผใชสามารถกดท เลขทเอกสาร เพอ ตดตามการทางานได ทกหนาจอ หรอ กดทเลขทเอกสาร ทแสดงบนหนาจอสงการตางๆ เชน บนทกการทางาน, สง, ปดงาน, ตรวจสอบ, ยกเลก, ลบเอกสาร เปนตน

รายละเอยดเอกสาร

กดทเลขทเอกสาร จากหนาแสดงรายการเอกสาร หรอ จากหนารายละเอยดเอกสาร



หลงจากกดเลขทะเบยนรายการทตองการตดตาม ระบบจะแสดงหนาจอขนตอนการไหลเวยนของเอกสาร ตามหนวยงานตางๆ ตงแตเรมตนจนถงปจจบน

หนาตดตามงานเอกสาร

ดบนทกการปฏบตงานในหนวยงาน

ระบบจะแสดงขอมลการทางานของหนวยงาน การลงรบ/สรางเอกสาร – รบตนฉบบ บนทกงาน ดงตวอยาง

ดบนทกการปฏบตงาน หรอ กดทเลขทเอกสาร ระบบจะแสดงขอมลการทางานใหทกขนตอนทเอกสารผาน รวมทงการแกไขขอมลเอกสารทเกด, บนทกการทางาน,

บนทกคาสงการ ซงในการแสดงผลระบบจะแจงวนทและเวลา โดยเรยงลาดบเหตการณทเกดกอนหลง รวมทงผดาเนนการในแตละเหตการณ ดงตวอยาง

ดบนทกการปฏบตงาน

2 2 1 3

4

1

2



ดบนทกแบบตาราง ระบบจะแสดงขอมลการทางานของหนวยงาน การลงรบ/สรางเอกสาร – รบตนฉบบ บนทกงาน

ดบนทกแบบตาราง

ดบนทกการปฏบตงาน หรอ กดทวนทสง/สรางเอกสาร ระบบจะแสดงขอมลการทางานระหวางหนวยงานทรบ-สงเอกสาร ดงตวอยาง

แสดงรายละเอยดการสง-รบตนฉบบ และการทางานของหนวยงานนนๆ

3

4



การพมพรายงาน

เมอผใชเลอก เมน พมพรายงาน ระบบจะแสดงหนาจอสาหรบเลอก ประเภทของรายงาน ซงรวมแบบฟอรมสาหรบปอนขอมลเพอใชเปนขอกาหนดในการสงพมพรายงานแตละประเภทไวดวย

พมพรายงาน

รปแบบรายงาน ตามเมนทปรากฏ หนงสอรบ พมพรายงาน เรองทเปนเอกสารรบเขา หรอลงรบเขามาในหนวยงาน หนงสอสงออกภายใน พมพรายงาน เรองทหนวยงานสราง หรอออกเลขทภายใน หนงสอสงออกเพอเซนรบ พมพรายงาน เรองทสงไปยงหนวยงานตางๆ ภายในองคกร หนงสอสงภายนอกองคกร พมพรายงาน เรองทสรางหรอออกเลขทสงภายนอกองคกร พมพรายงานตามประเภทเอกสาร พมพรายงาน เฉพาะประเภททกาหนดเพมเตม

สวนขอกาหนดในการสงพมพ สามารถกาหนดไดตามชองปอนขอมลทผใชตองการรายการ และเลอกผลลพธของขอมล ใหพมพออกทางเครองพมพดวยโปรแกรม Microsoft Word และสามารถเลอกไดวาในหนงหนากระดาษตองการใหแสดงผลกรายการ (Microsoft Word)

จากนนตอบ ตกลง เพอสงพมพรายการของขอมล หมายเหต

กาหนดเงอนไขทใชในการสงพมพรายงาน โดยเลอกระหวาง “และ” กบ “หรอ” ทปรากฏ กรณทไมเลอกระบบจะกาหนดใหเปนการสงพมพดวยเงอนไขแบบ และ หลงจากปอนขอมลทตองการพมพแลว ผใชกดปม ตกลง เพอสงการใหระบบเรมคนหา และจดหนาจอเพอการสงพมพรายงาน ซงถามขอมลเขาตามขอกาหนด ระบบจะแสดงรปรายงาน ตามทเลอกใหบนจอภาพ



ผใชสามารถตรวจสอบความถกตอง ในหนาจอกอนการสงพมพ และบนหนาจอแตละคอลมนสามารถใชเมาสคลก

เลอน ใหความกวางของคอลมนมความยาวพอทจะแสดงผลขอมลได

การตงเลขทรบ/สงเอกสาร

ระบบจะตงเลขทะเบยนรบสงเอกสารเรมตนเปนเลขทะเบยน 1 ใหเมอขนป พ.ศ. ใหม แตกรณทหนวยงาน

ของผใชไมไดเรมใชระบบเมอเรมปปฏทน (ใชสมดลงรบมากอน) ผใชสามารถตงเลขทะเบยนเรมตนไดเองโดยกาหนดใหนบตอจากเลขทะเบยนสดทายในสมดได ตามขนตอน ดงน

กดเมน ผดแลระบบ ระบบแสดงหนาจอ เมนหนวยงาน พรอมทงแสดงเลขทะเบยนรบเขา-เลขสงออกสดทาย



ผใชกดปมแกไข เพอเขาโหมดการ แกไข (ปมลบ แสดงทหนาจอแตไมสามารถกดได จะกดไดเฉพาะผดแลระบบเทานน)

แกไขเลขทะเบยนรบเขา-สงออก

ผใช ปอนเลขทะเบยนรบเขาสดทาย (ทใชไปแลว) ปอนเลขทออกภายในสดทาย โดยปอนเลขทสดทายทใชไปแลว จากนน กด แกไข โดย ระบบจะเพมตอจากเลขทปอน เชน ปอนสดทายเปน 52 ระบบจะเรมตนใหเปน 53

การออกจากระบบ

ผใชกดเมน ออกจากระบบดานบน และ ตอบ “ตกลง” ระบบจะกลบมาหนาจอเขาระบบเหมอนขนตอนการเขาส

ระบบ ซงถอเปนการออกจากระบบ แบบถกตอง

คูู่่มืือแนะนาการใชํ...

Documents