คู่มือการใช้งาน โปรแกรม e-accounting for smes ·...

คมอการตดตงและใชงาน e-Accounting for SMEs V1 : 02/07/2018 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Copyright by Crystalsoft Public Company Limited. 2018 1

คมอการใชงาน

โปรแกรม e-Accounting for SMEs

Version 1.2

4



สารบญ

1. ความเปนมาโครงการ และ ระบบรานคาชมชนกบการทาบญชดวย Robot .............................................................................................................. 3 1.1 ความเปนมาของโครงการแจกฟร e-Accounting for SMEs 1.2 โปรแกรม e-Accounting for SMEs เหมาะกบธรกจใดบาง 1.3 ระบบรานคาชมชนกบการทาบญชดวย Robot ประกอบดวยโปรแกรมอะไรบาง 2. ภาพรวมการทางาน หลกการออกแบบ และอปกรณทใชงาน .................................................................................................................................................. 4 2.1 ภาพรวมการทางานของ ระบบรานคาชมชนกบการทาบญชดวย Robot 2.2 e-Accounting for SMEs มการทางานแบบ Messaging และ Hybrid 2.3 ความสามารถเบองตนของ e-Accounting for SMEs 2.4 อปกรณทใชงาน 3. การ Download และการตดตงโปรแกรม e-Accounting for SMEs .................................................................................................................................. 6 4.การลงทะเบยน (Sign Up) User Role Owner และ Admin ....................................................................................................................................................... 7 4.1 การลงทะเบยน (Sign Up )สาหรบ User ท 1 : เจาของกจการ 4.2 การลงทะเบยน (Sign Up) สาหรบ User ท 2 : พนกงาน 4.3 การมอบหมายตาแหนง User ท 2 ใหเปน Administrator 4.4 การ Sign In เพอเขาใชงานโปรแกรม 5.การใชงาน e-Accounting for SMEs และรายงานตรวจสอบ 5.1 ภาพรวมขนตอนการใชงาน e-Accounting for SMEs ..................................................................................................................... 9 5.2 กรอกขอมลกจการ ....................................................................................................................................................................................................................... 10 5.3 บนทกฐานขอมลสนคาและบรการ ................................................................................................................................................................................ 11 5.4 บนทกรายชอ Contact /ลกคา และผขาย ............................................................................................................................................................... 12 เกบพกดทตงรานคา .......................................................................... ........................................................................................................................... 13 5.5 บนทกยอดสตอคยกมาตนงวดกอนเรมใชโปรแกรม ................................................................................................................................... 14 5.6 ซอสนคา . ................................................................................................................ ............................................................................................................................... 15 ถายรปบลซอ แนบกบรายการซอ ...................................... ............................................................................................................................... 16 5.7 ขายสนคา ................................................ ........................................................................................................................................................................................... 16 พมพบลขาย / Share File /Save เกบไว ............................................................................................................................................................ 17 5.8 รบคนสนคา ลดหน ................ ........................................................................................................................................................................................... 17 5.9 บนทกคาใชจาย รายละเอยดบลคาใชจายและภาษหก ณ ทจาย .............................................................................................. 18 5.10 รายงานตรวจสอบ ........................................................................................................................................................................................................... 19 6.รายงานสาหรบผบรหาร .......................................................................................................................................................................... .................................................................. 20 7.งบการเงน ........................................................ .......................................................................................................................................................................................................................... 21 Share งบการเงนไปใหคนอน .................................................................................................................................................................................................................................. 22 8.Share link โปรแกรมใหเพอนและแอปพนฐานทควรตดตงและแจกฟร ........................................................................................................................... 22 9. ตดตอใชบรการส านกงานบญชทใชSmartbiz on cloud ............................................................................................................................................................. 23 10.การ Backup ขอมล ............................................................................................................................................. 24

10.1 SMEs ทใชโปรแกรม e-Accounting อยางเดยว ใช App Local Storage 10.2 SMEs ทใชโปรแกรม e-Accounting Smartbiz Robot และ โปรแกรมบญช Smartbiz



1.ความเปนมาโครงการ และ ระบบรานคาชมชนกบการท าบญชดวย Robot

1.1 ความเปนมาของโครงการแจกฟร e-Accounting for SMEs

โครงการนเปนความรวมมอระหวาง กรมพฒนาธรกจการคา , คณะพาณชยศาสตรและการบญช จฬาลงกรณ-มหาวทยาลย ,บรษท ครสตอลซอฟท จากด (มหาชน) , สภาวชาชพบญชในพระบรมราชปถมภ ,สานกงานสงเสรมวสาหกจขนาดกลางและขนาดยอม (สสว.) , บรษท อนเทอรเนต ประเทศไทย จากด (มหาชน) ไดเลงเหนความสาคญของการจดทาระบบบญชทมความถกตอง ครบถวน มมาตรฐานสากล ซงจะสะทอนถงศกยภาพและชวยยกระดบคณภาพใหธรกจจนสามารถแขงขนไดอยางเขมแขงและยงยน จงไดจดทา e-Accounting for SMEs เพอรองรบธรกจซอมาขายไปและบรการ ซงทางานตงแตตนนาถงปลายนาแบบครบวงจร ทงการเกบขอมลการขายและการจายเงน ไดรายงานเพอชวยการบรหารกจการไดรวดเรว โดยผใชงานไมตองรบญช แตไดงบการเงนทถกตองตามมาตรฐานเพอนาสงในรปแบบ DBD e-Filing ไดสะดวก

e-Accounting for SMEs เหมาะกบกจการทเปนบคคลธรรมดาและนตบคคล ใชงานไดทงบน Smartphone และTablet ทางานแบบ hybrid ไมตองตออนเตอรเนตตลอดเวลา ดวยการdesign การท างานแบบ Messaging ท าให SMEs สามารถเกบขอมลไวกบกจการไดเอง ไมจาเปนตองมไอท และยงไดรบความสะดวกในการทางานดวย Cloud Technology ทมมาตรฐานระดบโลก ใหบรการแบบไมมคาใชจายสาหรบ SMEs และ สานกงานบญชทเขารวมโครงการนเทานน สาหรบ SMEs สมครในโปรแกรมไดทนท , สานกงานบญช สมครไดท โครงการสงเสรมการใชงานสาหรบ SMEs กรมพฒนาธรกจการคา หรอ www.crystalsoftwaregroup.com 1.2 โปรแกรม e-Accounting for SMEs เหมาะกบธรกจใดบาง ?

e-Accounting for SMEs เหมาะกบธรกจซอมา-ขายไป ,ธรกจบรการ ทงทเปนบคคลธรรมดา หรอ จดทะเบยนเปนนตบคคล หรอกจการทยงไมถงเกณฑทตองจดภาษมลคาเพม เชน รานคาธงฟาประชารฐ ,รานขายสนคา OTOP , รานขายเสอผา , สปา ,รานขายกวยเตยว ฯลฯ

1.3 ระบบรานคาชมชนกบการท าบญชดวย Robot ประกอบดวยโปรแกรมอะไรบาง ?

ระบบรานคาชมชนและการทาบญชดวย Robot Full loop cloud Accounting ประกอบไปดวยงาน 2 สวน คอ การทางานของ SMEs และ การทางานของสานกงานบญช ก. การทางานของ SMEs จะใช โปรแกรมซอขาย ใชงานงาย ชอวา e-Accounting for SMEs ข. การทางานของสานกงานบญช เพอทาบญชให SMEs โดยรบขอมลจากโปรแกรม e-Accounting ประกอบดวย

1. โปรแกรมเพอใชทาบญช คอ Smartbiz ซงแจกฟรมานานแลว แตถาตองการใชงานรวมกบ Smartbiz Robot ตองเปน Smartbiz on Cloud Version 11 ขนไป 2. โปรแกรมเพอรบขอมล Online จาก e-Accounting มาท าบญช คอ Smartbiz Robot

http://www.crystalsoftwaregroup.com/



2.ภาพรวมการทางาน ความสามารถเบองตน และ อปกรณทใชงาน

2.1 ภาพรวมการท างานของ ระบบรานคาชมชนกบการท าบญชดวย Robot

เมอ SMEs บนทกรายการจากโปรแกรม e-Accounting ,ระบบจะสงขอมลผาน Cloud Server และสงตอไปยง Crystal Server ซงมโปรแกรม FORMULA ERP ทาการบนทกบญชใหตามหลกการบญช คานวณตนทนและจดทารายงานสาหรบผบรหาร และงบการเงน ในการบรหารสงไปให SMEs

ระบบน ทางานแบบ Messaging คอ เปนเหมอนบรษไปรษณยทาการสงจดหมาย (ขอมลของSMEs) โดยไมเหนขอมลขางใน และเมอสงให SMEs เสรจแลว กไมไดเกบขอมลไวท Cloud Server , SMEsไดรบความสะดวกในการทางาน และยงเปนเจาของขอมลของตนเอง ( ดรายละเอยดในหวขอการ Backup ขอมล )

สาหรบ SMEs ทใชบรการจากสานกงานบญชตาม solution น , ระบบกจะสงขอมลไปใหส านกงานบญชโดย อตโนมต โดยทส านกงานบญชไมตองเอารายการคามาบนทกซ าอกครง ลดการทางานซาซอน และ Re-key ผดพลาด



คมอชดน จะเนนการทางานของ e-Accounting for SMEs , หากทานใดสนใจการใชงานโปรแกรมบญช Smartbiz สามารถศกษาจากคมอและ VDO การใชงาน ไดท www.crystalsoftwaregroup.com page คมอการใชงาน 2.2 e-Accounting for SMEs มการท างานแบบ Messaging และ Hybrid

2.3 ความสามารถเบองตนของ e-Accounting for SMEs 1. บนทกรายการซอ – ขาย- รบคน –จายคาใชจาย ไดสะดวกบนมอถอ 2. ท าการซอ-ขาย โดยใชบารโคด หรอเลอกจากแคตตาลอก และถายภาพสนคาเกบไวได 3. ดรายงานผบรหารไดบนมอถอ 4. ดงบการเงน เชน งบกาไรขาดทน , งบแสดงฐานะทางการเงน ฯลฯ ไดบนมอถอ 5. ทางานแบบ Hybrid ( Offline และ Online) ไมจาเปนตองตอ Internet ตลอดเวลา 6. การทางานแบบ Messaging ทาให SMEs เปนเจาของขอมล และ backup ขอมลเกบไวเอง 7. สง Lock หามแกไข Transaction ทสงเขา Smartbiz ได จากมอถอ 8. เจาของสามารถ สง Active , In active การเขาใชโปรแกรมของพนกงานไดจากมอออ

2.4 อปกรณทใชงาน

http://www.crystalsoftwaregroup.com/



3.การ Download และ การตดตง

1

2

3

4 5

7

6

8



4.การลงทะเบยน ( Sign Up )

4.1 การลงทะเบยน (Sign Up )ส าหรบ User ท 1 : เจาของกจการ หลงจากตดตงโปรแกรมเสรจแลว จะเขาสหนาจอ Sign Up เพอท าการลงทะเบยนเขาใชงาน ซงม 3 ขนตอน คอ 1. กรอก email address 2. ตง password -. ตง Organization Code ทไมซากบคนอน ทงน หากทาการลงทะเบยนเปนผใชงานคนแรกของ Organization code น จะไดตาแหนง (Role) เปน Owner และ Admistrator โดยอตโนมต มข นตอนการทางาน ดงน

1

2

3

4

5

6



4.2 การลงทะเบยน (Sign Up) ส าหรบ User ท 2: พนกงาน

User ท1 User ม Role เปน Owner และ Administraor จะมสทธในการดและแกไข Sign Up key ได โดยเขาไปทเมน ‘มอบหมายต าแหนง’ แลวทาการกาหนดคา Sign Up key ตามทตองการ ดงตวอยางในภาพลาง

1 2

การลงทะเบยนสาหรบ User ท 2 มขนตอนดงน 1. ใส emaill address ของ User ท 2 2. ตง password ของตวเอง 3. เลอกเปน ‘พนกงาน’ และ กรอก Organization Code 4. กรอก Sign Up Key โดยขอจาก User ท 1

3

1

2

3



4.3 การมอบหมายต าแหนง

Userท 1 ทมตาแหนงเปนทง Owner และ Administrator สามารถมอบหมายตาแหนง Administrator ใหกบ User ท 2 ได ทงน Role Administrator สามารถเขาท างานไดทกเมนใกลเคยงกบ Owner

4.4 การ Sign In เพอเขาใชงานโปรแกรม

หลงจากทาการลงทะเบยน Sign Up เสรจแลว เมอกลบมาทหนาจอโปรแกรม e-Accounting for SMEs จะ เปนหนาจอ Sign In เพอเขาใชงาน ใหท าการกรอกรายละเอยดของ User ทลงทะเบยนไว ( ดงภาพ )

หากเปนการเขาใชงานครงแรก จะมหนาจอใหยนยนการสมครเขาโครงการ ใหทาการยนยน สมครเขา โครงการ’ เพอรบสทธใชโปรแกรม e-Accounting ฟiร 2 User ไมจากดอาย (ดรายละเอยดทหนา About’ )

1 2

3

SMEs ทสมครเขาโครงการ e-Accounting for SMEs กบกรมพฒนาธรกจการคา จะไดฟร 2 User คอ User1 = Owner User2 = Administrator

1

2

3



5. การใชงานโปรแกรม e-Accounting for SMEs

5.1 ขนตอนการท างานของ e-Accounting for SMEs

จากภาพน เปนการแสดงขนตอนการทางานของ e-Accounting for SMEs จะเหนวาผใชงาน สามารถเรมใชงานไดรวดเรว ขนตอนมไมกข นตอน นอกจากน บางขนตอน ยงไมจาเปนตองทาทนท เชน ยอดสตอคยกมาตนงวดกอนจะมาเรมใชโปรแกรม (ตามวนทเรมใชระบบในฐานขอมลกจการ ) , หรอ การใชบรการส านกงานบญช กเปน option เสรม ส าหรบ SMEs ทตองการตดตอผใหบรการทาบญช ทมความสามารถในการทาบญชดวย Smarrtbiz Versionn Cloud ททางานรวมกบ Smartbiz Robot สามารถรบขอมล Online จาก e-Accounting ไปทาบญชไดสะดวก โดยไมตอง Re-key เอกสารของ SMEs อกรอบ ลดความผดพลาด เพมความรวดเรวในการตรวจสอบรายการ ลดการทางาน ฯลฯ

5.2 กรอกขอมลกจการ ขนตอนแรกในการใชงานโปรแกรม คอ การกรอกรายละเอยดกจการของ SMEs ยกตวอยาง ดงภาพ

1

2

3



5.3 เพมรายการสนคา และบรการ ในทน จะยกตวอยางสนคา 2 รายการ คอ

BARCODE /รหสสนคา

ชอสนคา

กลมสนคา หนวยซอ /หนวยขาย

ราคาทน รวมVAT

ราคาขาย รวมVAT

8856604051007 ดาว กลวยอบ ขนม กลอง 90 120 8851932143677 วาสลน ครมบ ารง กลอง 120 170

ส าหรบหวขอในภาพซายมอน จะเกยวกบนโยบายทางบญชของกจการ ผประกอบการ ควรระบหวขอททราบอยแลว เชน กจการ มรายไดถงเกณฑทตองจดทะเบยนภาษมลคาเพม หรอไม ? , ถาจดภาษมลคาเพม ใชอตรา VAT เปนเทาใด ซงโปรแกรมจะเตรยมไวใหเปน 7% ซงเปนอตราทใชในปจจบน

หากมเปนหวขอใดทไมแนใจ ควรสอบถามจากทปรกษาทางบญช หรอส านกงานบญชทใชบรการอย ,หนาจอนสามารถแกไขภายหลงได

1

2

3



ผใชงานคลกทสญลกษณ BARCODE แลว อานBARCODE สนคา , โปรแกรมจะทาการคนหาจาก Server ,ถามใน Server กจะท าการ load รายละเอยดของสนคามาใหอตโนมต เชน บารโคด , ชอสนคา , ราคาทน , ราคาขาย เปนตน จากนน ผใชงาน จงทาการแกไขรายละเอยดสนคาเฉพาะของกจการ เชน ราคาขาย , กลมสนคา ,หนวยซอ ,หนวยขาย

5.4 เพมรายชอ CONTACT ลกคา และ ผขาย

ในการเพมฐานขอมลลกคา และผขาย สามารถทาไดงายๆ โดยการกรอก TAX IDและรหสสาขา แลวกดป มคนหา ( โปรแกรมจะใสคาใหเปน สานกงานใหญ คอรหสสาขา 00000 ) ,โปรแกรมจะดงขอมลจาก Server แลว load ทอยของ contact รายนมาใหอตโนมต ,ผใชงานไมตองคยรายละเอยดทอย จากนน ใหตรวจสอบวาตรงกบขอมลลาสดของลกคา หรอ ผขายรายนนหรอไม แลวจงเตมขอมลอนใหครบ เชน เบอรโทร ,แฟกซ , ชอผตดตอ ,ภาพทตงรานคา หรอ Logo , ระบพกดทตงรานคาเพอใช Google map ในภายหลงเมอไปหา contact รายน

ในทน ขอยกตวอยางรายละเอยดของลกคาและผขาย ดงน ลกคารายท 1 บจก.คารชายน เลขประจาตวผเสยภาษ 0105546087268 สานกงานใหญ รหสสาขา 00000 ถาตรวจสอบ Tax ID และรหสสาขาแลว โปรแกรมจะ load ทอย มาใหดงน เลขท 57 หม 6 ถนนวภาวดรงสต แขวงหลกหก เขตเมอง จงหวดปทมธาน 12000 ผขายรายท 1 บมจ.สยามแมคโคร เลขประจาตวผเสยภาษ 0107537000521 สาขาลาดพราว รหสสาขา 00001 ถาตรวจสอบ Tax ID และรหสสาขาแลว โปรแกรมจะ load ทอย มาให ดงน เลขท 3498 ถนนลาดพราว แขวงคลองจน เขตบางกะป กรงเทพมหานคร 10240 ผขายรายท 2 บมจ. ทโอท เลขประจาตวผเสยภาษ 0107545000161 สานกงานใหญ รหสสาขา 00000 ถาตรวจสอบ Tax ID และรหสสาขาแลว โปรแกรมจะ load ทอยมาใหดงน เลขท 89/2 ถนน แจงวฒนะ กรงเทพมหานคร 10210

กรอกรายละเอยดสนคาตวท 2 จนครบ กจะไดรายการสนคาดงภาพขวามอน หากตองการแนบภาพ

สนคา ใหคลกท

เพอเลอก 1.ถายภาพ 2.เลอกภาพจากแกลอรภาพ

ท าการหมนภาพ ตามทตองการได

โดยคลกท

7

8



การระบพกดทตงรานคาของลกคา หรอ ผขาย

ตองการใช Navigator กใหคลกทปม เพอเรมตนใชงาน map

ตองการเกบภาพทตงรานคา ใหคลกท แลวแนบภาพเขาไป โดยวธถายภาพ หรอ เลอกจากแกลลอรภาพ

1

2

3

4

5

6



5.5 บนทกยอดสตอคยกมา เรมตนใชงานโปรแกรมครงแรก

กรณท SMEs มยอดสตอคยกมา กอนมาเรมใชโปรแกรม e-Accounting กจะบนทกยอดสตอคยกมาทเมนน ซงจะท าเพยงครงแรกครงเดยว หลงจากนน โปรแกรมจะค านวณยอดสตอคไปรอบบญชถดไปใหอตโนมต หาก SMEs ยงไมสามารถหายอดสตอคยกมาไมได แตจาเปนตองทาการขายสนคาไปกอน และสนคาพรอมขายในคลงสนคา กสามารถท าการขายไปกอนได แลวจงมาบนทกยอดสตอคยกมาในภายหลง

BARCODE /รหสสนคา ชอสนคา หนวยนบ จ านวนยกมา ราคาทนกอน VAT

8856604051007 ดาว กลวยอบ กลอง 100 84.11

8851932143677 วาสลน กลอง 100 112.15 19,626.00

1

2

3 4 5



5.6 ซอสดสนคา

1

2

3

4

5

6

7

8

9



แนบบลซอ เพอสงใหส านกงานบญชตรวจสอบรายการ

5.7 ขายสดสนคา

10

00

00

00

11

00

00

00

12

00

00

00

1

2

3

4

5

6



พมพบลขาย / Share file / Save เกบไว

5.8 รบคนสนคา / ลดหน

1

2

1

2

3

4

5

6



5.9 จายคาใชจาย

-เลอกวา เปนการลดหนเงนสด หรอเงนเชอ

-มการรบคนสนคาหรอไม ?

-ลดหน เพราะ Invoice ทเปนใบก ากบภาษ หรอไม ?

เลอกรายการ Invoice อางอง

4

3

1

2

4

3

5



5.10 รายงานตรวจสอบ

ผใชงานเรยกดรายงานตรวจสอบเพอดรายการทบนทกเขาไป โดยเขาท ‘รายการทงหมด’ ของเอกสารนน ๆ

รายการจายคาใชจาย 1.ระบชวงวนททตองการ 2.เลอกวาจะดรายการทมการจาย หรอ ดรายการคาใชจายทงหมด



6. รายงานส าหรบผบรหาร ในโปรแกรม e-Accounting มรายงานส าหรบผบรหาร โดยทาการรองขอไปยง Server ใหสงรายงานมาให ดงน

1

2

รายงานจากแหลงใด

Zoom out Zoom in

ขอมลของวนท



7. งบการเงน

4

2 1

3

7

ถา SMEs ใชบรการส านกงานบญช และท าตามหวขอ 7.เลอกใชบรการส านกงานบญช แลวสามารถเลอกดงบการเงน โดยเลอกแหลงทมาเปน ‘มาจากส านกงานบญช’

6



Share งบการเงนไปใหคนอนดวย application ตางๆ เมอ SMEs ดงบการเงน แลวตองการ สง file งบการเงนไปใหคนอน สามารถเลอก ‘Share’ file ไปดวย application ตางๆ ททานตดตงไวในมอถอได เชน Line , Yahoo mail , Gmail ฯลฯ

8. Share link โปรแกรมใหเพอนและแอปพนฐานทควรตดตงและแจกฟร หากตองการ share link การตดตงโปรแกรม e-Accounting ไปใหเพอน ซงจะตองตดตงโปรแกรม CSG Account กอน , ใหเขาท icon ‘ CSG Account’ แลวทาตามขนตอนดงภาพ

2

3

1

1

คลกท‘Toturial’จะแสดง แอปพนฐานทควรตดตงและแจกฟร เชน Local storage และ Smartbiz เพอใชท าบญช

4

2



9. ตดตอใชบรการส านกงานบญชทใช smartbiz version on cloud

เมนนเปนสอกลางให SMEs สามารถตดตอใชบรการทาบญชจากสานกงานบญช หรอ Outsource งานบญช ทใหบรการท าบญชดวย Smartbiz Cloud version เปน โดยม List รายชอส านกงานบญช ขนมาใหเลอกตดตอได

สานกงานบญชทตองการใหมรายชออยใน List ท SMEs จะเลอกใชบรการ โปรดสมครเขาโครงการ ตามทแจงไปในหวขอทผานมาแลว

2

3

1

5

4



10. การ Backup ขอมล

10.1 SMEs ใชงาน e-Accounting อยางเดยว

กรณท SMEs ตดตงใชงานโปรแกรม e-Accounting เพยงอยางเดยว ไมไดตดตง Smartbiz Robot และ Smartbiz เนองจากไมมนกบญชในกจการ สามารถทาการ Backup ขอมลไดดวย app ชอ ‘Local Storage’ มขนตอนการตดตงดงน

10.2 SMEs ใชงาน e-Accounting โดยตดตง Smartbiz Robot และ Smartbiz ไวดวย กรณท SMEs ตดตง Smartbiz Robot และ Smartbiz ไวดวย , ระบบจะสงขอมล e-Accounting ไปใหท Smartbiz อตโนมต ทงน SMEs จะตอง run โปรแกรม Smartbiz Robot ,โปรแกรมบญช Smartbiz และเปดสญญาณอนเทอรเนตไว เพอรบขอมลจาก e-Accounting ดวย สาหรบวธการ Backup ขอมลในโปรแกรมบญช Smartbiz ใหศกษาจากคมอการใชงานของ Smartbiz

2

1

5

3

4

คู่มือการใช้งาน โปรแกรม e-accounting for smes ·...

Documents