ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ...

27
ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ ๗ จังหวัดขอนแก่น สานักพัฒนาและถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ . กรมส่งเสริมสหกรณ์

Upload: others

Post on 22-May-2020

12 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ ๗ จังหวัดขอนแก่น

ส านักพัฒนาและถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ .

กรมส่งเสริมสหกรณ์

Page 2: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ค ำน ำ การจัดท าการจัดการองค์ความรู้ การรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณ

อิเล็กทรอนิกส์ ในครั้งนี้ มีเนื้อหาในเอกสาร จ าแนกเป็น 3 บท ประกอบด้วย บทน า ระเบียบหรือแนวความคิดที่ ใช้ในการด าเนินการ ความรู้ การรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และสรุปการความรู้ การรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีความประสงค์เพ่ือรวบรวมองค์ความรู้จากความรู้ การรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงาน เพ่ือเป็นคู่มือความรู้ การรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และเป็นแนวทางในการการรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในหน่วยงานส าหรับผู้ที่มีความสนใจภายในกรมส่งเสริมสหกรณ์

และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าเอกสารเล่มนี้ จะเป็นประโยชน์ส าหรับผู้ปิิบัิิงานที่ในการน าองค์ความรูไ้ปใช้ด าเนินการการรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในโอกาสิ่อไป

ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ 7 จังหวัดขอนแก่น

สิงหาคม 2559

Page 3: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

สารบัญ

หน้า

บทน า ระเบียบและแนวคิดท่ีเกี่ยวข้อง 1 ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ 1 ชนิดของหนังสือ 2 การรับหนังสือ 3 การส่งหนังสือ 4 ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ 7 ข้อมูล , สารสนเทศ และการจัดการ 7 แนวคิดของระบบและการท าตัวแบบ 8 ประเภทของระบบ 8 ประสิทธิภาพของระบบ 9

การรับ – ส่งหนังสือ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 11 วิธีการลงรับหนังสือราชการทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 10 1. การลงรับเอกสารโดยป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารใหม่ ทั้งหมด 10 2. การลงรับเอกสารโดยรับเอกสารผ่านระบบ (รับเอกสารต้นฉบับ) 15 การป้อนค าสั่งการ หรือบันทึกการปฏิบัติงาน 17 การปิดงาน หรือ สั่งจบงาน 17 วิธีการส่งหนังสือราชการทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 18 1. หนังสือภายนอก 18 2. หนังสือส่ง ภายในหน่วยงานกรมส่งเสริมสหกรณ์ 19 ข้อดีของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 20

ข้อเสียของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 20

สรุปการรับ – ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 21

Page 4: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 1

การรับ – ส่งหนังสือ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ์

Page 5: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 2

Page 6: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 3

Page 7: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 4

Page 8: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 5

Page 9: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 6

Page 10: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 7

ระบบสารสนเทศเพือ่การจัดการ

ข้อมูล, สารสนเทศ และการจัดการ

ข้อมูล (Data) หมายถึงค่าความจริง ซึ่งแสดงถึงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น ชื่อพนักงานและจ านวนชั่วโมงการท างานในหนึ่งสัปดาห์, จ านวนสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เป็นต้น ข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลตัวเลข ข้อมูล ตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียงและข้อมูลภาพเคลื่อนไหว ซึ่งข้อมูลชนิดต่างๆ เหล่านี้ใช้ในการน าเสนอค่าความจริงต่างๆ โดยค่าความจริงที่ถูกน ามาจัดการและปรับแต่งเพ่ือให้มีความหมายแล้ว จะเปลี่ยนเป็นสารสนเทศ

สารสนเทศ (Information) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือ ถูกก าหนดความสัมพันธ์ให้ เพ่ือให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพ่ิมมากข้ึน ประเภทของสารสนเทศข้ึนอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จ านวนยอดขายของตัวแทนจ าหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อน ามาประมวลผลรวมกันท าให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ท าให้ผู้บริหารสามารถน ายอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจ าเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะท าให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดข้ึน หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศท่ีเกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3

ขบวนการ (Process) หมายถึงการแปลงข้อมูลให้เปลี่ยนเป็นสารสนเทศหรือกล่าวได้ว่า ขบวนการคือกลุ่มของงานที่สัมพันธ์กัน เพื่อท าให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปที่ 1 แสดงขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ

รูปที่ 1 ขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ

การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างมีระบบ ซึ่งประกอบด้วยการก าหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพ่ือให้บรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ การก าหนดทิศทางและการควบคุมเพ่ือให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม

Page 11: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 8

แนวคิดของระบบและการท าตัวแบบ

ระบบ (System) หมายถึงกลุ่มส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆที่มีการท างานร่วมกัน เพ่ือให้ ประสบผลส าเร็จตามวัตถุประสงค์ท่ีตั้งไว้ โดยส่วนประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ จะเป็นตัวก าหนดว่าระบบจะสามารถท างานได้อย่างไร เพ่ือให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ท่ีต้องการ โดยระบบแต่ละระบบถูกจ ากัดด้วยขอบเขต (System Boundary) ซึ่งจะเป็นตัวแยกระบบนั้นๆ ออกจากสิ่งแวดล้อม ดังแสดงความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆในระบบดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 ความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ในระบบ

ประเภทของระบบ

ระบบสามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆได้หลายกลุ่ม ดังนี้

1. ระบบอย่างง่าย(Simple) และระบบที่ซับซ้อน (Complex) - ระบบอย่างง่าย (Simple) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบน้อยและความสัมพันธ์หรือการโต้ตอบระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ไม่ซับซ้อน ตรงไปตรงมา - ระบบที่ซับซ้อน (Complex) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบมากหลายส่วน แต่ละส่วนมีความสัมพันธ์และมีความเก่ียวข้องกันค่อนข้างมาก 2. ระบบเปิด(Open) และระบบปิด (Close) - ระบบเปิด (Open) คือ ระบบที่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม - ระบบปิด (Close) คือ ระบบที่ไม่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม 3. ระบบคงท่ี (Static) และระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) - ระบบคงที่ (Static) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมากเม่ือเวลาผ่านไป - ระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างคงท่ีตลอดเวลา

Page 12: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 9

4. ระบบท่ีปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) และระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) - ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) คือระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพ่ือตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมท่ีเปลี่ยนไปได้ - ระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) คือระบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง เพ่ือตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปได้ 5. ระบบถาวร (Permanent) และระบบช่ัวคราว (Temporary) - ระบบถาวร(Permanent) คือระบบที่มีอยู่ในช่วงระยะเวลายาวนาน - ระบบชั่วคราว(Temporary) คือระบบที่มีอยู่เพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ

ประสิทธิภาพของระบบ

ประสิทธิภาพของระบบสามารถวัดได้หลายทาง ได้แก่

ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา หารด้วยสิ่งที่ถูกใช้ไป สามารถแบ่งช่วงจาก 0 ถึง 100% ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพของเครื่องมอเตอร์เครื่องหนึ่งคือพลังงานที่ผลิตออกมา (ในรูปของงานที่ท าเสร็จ) หารด้วยได้พลังงานที่ใช้ไป (ในรูปของไฟฟ้าหรือเชื้อเพลิง) เครื่องมอเตอร์บางเครื่องมีประสิทธิภาพ 50% หรือน้อยกว่า เนื่องจากพลังงานสูญเสียไปในการเสียดทาน และก าเนิดความร้อน ประสิทธิผล (Effectiveness) คือการวัดระดับการประสบผลส าเร็จตามเป้าหมายของระบบ สามารถค านวณได้ด้วยการ หารสิ่งที่ได้รับจากการประสบผลส าเร็จจริง ด้วยเป้าหมายรวม เช่น บริษัทหนึ่งมีเป้าหมายในการลดชิ้นส่วนที่เสียหาย 100 หน่วย เมื่อน าระบบการควบคุมใหม่มาใช้อาจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ ถ้าระบบควบคุมใหม่นี้สามารถลดจ านวนชิ้นส่วนที่เสียหายได้เพียง 85 หน่วย ดังนั้นระดับของประสิทธิผลของระบบควบคุมนี้จะเท่ากับ 85%

¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨

Page 13: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 10

การรับ – ส่งหนังสือ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ์ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ ๗ จังหวัดขอนแก่น

ด้วยในปัจจุบันโลกได้ก้าวสู่ยุคระบบดิจิตอล หรือยุคของการสื่อสารแบบไร้พรมแดน การติดต่อสื่อสารผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศ จึงมีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และยังมีบทบาทรวมถึงอิทธิพลต่อชีวิตประจ าวันของมนุษย์ในปัจจุบัน และด้วยคุณสมบัติของระบบอิเล็คทรอนิคส์ กรมส่งเสริมสหกรณ์ จึงได้น าระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการปฏิบัติงานแทน ซึ่งช่วยให้การปฏิบัติงานได้สะดวกมากข้ึน พร้อมทั้งเป็นฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ในการสืบค้น ซึ่งท าให้ติดตามหนังสือและสะดวกกับการสืบค้นที่ง่ายขึ้น และลดปริมาณการใช้กระดาษที่ส่วนกลางในการส่งหนังสือ อีกท้ังท าให้หนังสือส่งมาได้เร็วยิ่งขึ้น สามารถสั่งการได้รวดเร็วขึ้นด้วย ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ 7 จังหวัดขอนแก่น จึงได้น าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในหน่วยงานตามหนังสือสั่งการจากกรมส่งเสริมสหกรณ์ ให้ทุกหน่วยงานที่ตั้งอยู่ในส่วนภูมิภาคใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2559 โดยทางศูนย์ฯ ได้ประชุมการด าเนินการรับ – ส่ง หนังสือราชการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยการรับหนังสือราชการ ณ ปัจจุบัน มี 4 ทาง ดังนี้

1. ไปรษณีย์ 2. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ 3. โทรสาร 4. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

โดยการรับหนังสือทางราชการทั้งหมด ให้ลงระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีวิธีการรับหนังสือในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แยกเป็น 2 วิธี ดังนี้

1. รับหนังสือใหม่ท้ังหมด เป็นหนังสือที่ไม่ได้ส่งมาทางระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ไปรษณีย์ , ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และโทรสาร

2. รับหนังสือที่ส่งมาทางระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

วิธีการลงรับหนังสือราชการทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ์

Page 14: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 11

Page 15: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 12

+

Page 16: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 13

Page 17: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 14

Page 18: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 15

Page 19: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 16

Page 20: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 17

Page 21: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 18

การส่งหนังสือราชการตามระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ 7 จังหวัดขอนแก่น มีการส่งหนังสือราชการ 2 ประเภท ดังนี้

1. หนังสือส่ง ภายนอก 2. หนังสือส่ง ภายในหน่วยงานกรมส่งเสริมสหกรณ์

วิธีการส่งหนังสือราชการทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. หนังสือส่งภายนอก

Page 22: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 19

2. หนังสือส่ง ภายในหน่วยงานกรมส่งเสริมสหกรณ์

Page 23: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 20

จากการปฏิบัติงานรับ – ส่ง หนังสือราชการทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ท่ี 7 จังหวัดขอนแก่น ได้ร่วมกันพิจารณาข้อดี – ข้อเสียระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้

ข้อดีของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. ช่วยอ านวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน 2. ประหยัดสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร 3. เพ่ิมความสะดวกรวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมและค้นหาข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน 4. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน 5. ปรับปรุงการปฏิบัติงานเป็นแบบโลกาภิวัตน์หรือส านักงานเสมือนจริง (Virtual Office) 6. ลดขั้นตอนการท างานของเจ้าหน้าที่ในการจัดท าต้นฉบับจัดท าส าเนา 7. ลดปัญหาการจัดท า จัดเก็บเอกสารซ้ าซ้อน โดยใช้หลักการส านักงานปราศจากเอกสาร (Paperless

Office) 8. เป็นการประหยัดทรัพยากรชาติ 9. ลดขั้นตอนการทางานที่ซ้ าซ้อน 10. ท าให้การส่งเอกสารเวียนต่างๆ ส่งได้รวดเร็ว ไม่ต้องรอรอบการส่งเอกสาร 11. มีความรวดเร็วในการสืบค้นข้อมูล

ข้อเสียของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (face-to-face)ระหว่างผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงาน 2. ท าให้ผู้บริหารรู้สึกว่าสูญเสียอ านาจการควบคุมผู้ใต้บังคับบัญชา 3. การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจ าวันอาจท าให้เกิดความเสี่ยงเมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติปฏิบัติงาน

ผิดพลาด 4. มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานอาจท าให้ผู้ปฏิบัติงานไม่ยอมรับการปรับเปลี่ยนวิธีปฏิบัติงาน และ

ต้องการฝึกอบรมเพ่ิมเติม 5. เนื่องจากเป็นระบบออนไลน์จึงมักมีปัญหาเมื่อระบบล่ม 6. เครื่องสแกนเนอร์บางครั้งการใช้งานยังไม่สมบูรณ์เครื่องขัดข้อง ทาให้การท างานล่าช้า 7. เครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหา บางครั้งเปิดข้อมูลไม่ได้หรือได้ข้อมูลที่ไม่ครบ 8. ยากต่อการแก้ไขเพราะมีความซับซ้อน

Page 24: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 21

สรุปการจัดการองค์ความรู้

การรับ – ส่งหนังสอื ดว้ยระบบสารบรรณอิเลก็ทรอนิกส์ ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ ๗ จังหวัดขอนแก่น

ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ 7 จังหวัดขอนแก่น ได้น าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในหน่วยงาน โดยการรับและส่งหนังสือราชการท าการลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การรับหนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

1. รับหนังสือใหม่ท้ังหมด เป็นหนังสือที่ไม่ได้ส่งมาทางระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ไปรษณีย์ , ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และโทรสาร

2. รับหนังสือที่ส่งมาทางระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

Page 25: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 22

การส่งหนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. หนังสือส่ง ภายนอก 2. หนังสือส่ง ภายในหน่วยงานกรมส่งเสริมสหกรณ์

ข้อดีของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. ช่วยอ านวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน 2. ประหยัดสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร 3. เพ่ิมความสะดวกรวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมและค้นหาข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน 4. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน 5. ปรับปรุงการปฏิบัติงานเป็นแบบโลกาภิวัตน์หรือส านักงานเสมือนจริง (Virtual Office) 6. ลดขั้นตอนการท างานของเจ้าหน้าที่ในการจัดท าต้นฉบับจัดท าส าเนา 7. ลดปัญหาการจัดท า จัดเก็บเอกสารซ้ าซ้อน โดยใช้หลักการส านักงานปราศจากเอกสาร

(Paperless Office) 8. เป็นการประหยัดทรัพยากรชาติ

Page 26: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หน้าที่ 23

9. ลดขั้นตอนการทางานที่ซ้ าซ้อน 10. ท าให้การส่งเอกสารเวียนต่างๆ ส่งได้รวดเร็ว ไม่ต้องรอรอบการส่งเอกสาร 11. มีความรวดเร็วในการสืบค้นข้อมูล

ข้อเสียของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (face-to-face)ระหว่างผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงาน 2. ท าให้ผู้บริหารรู้สึกว่าสูญเสียอ านาจการควบคุมผู้ใต้บังคับบัญชา 3. การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจ าวันอาจท าให้เกิดความเสี่ยงเมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติ

ปฏิบัติงานผิดพลาด 4. มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานอาจท าให้ผู้ปฏิบัติงานไม่ยอมรับการปรับเปลี่ยนวิธี

ปฏิบัติงาน และต้องการฝึกอบรมเพ่ิมเติม 5. เนื่องจากเป็นระบบออนไลน์จึงมักมีปัญหาเมื่อระบบล่ม 6. เครื่องสแกนเนอร์บางครั้งการใช้งานยังไม่สมบูรณ์เครื่องขัดข้อง ทาให้การท างานล่าช้า 7. เครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหา บางครั้งเปิดข้อมูลไม่ได้หรือได้ข้อมูลที่ไม่ครบ 8. ยากต่อการแก้ไขเพราะมีความซับซ้อน

¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨

Page 27: ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการ ...km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_8373332489.pdf · 2016-08-30 · ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีการสหกรณ์ที่ ๗ จังหวัดขอนแก่น

๒๑๕/๑๑ หมู่ที่ ๖ ถนนศรีจันทร์ ต าบลในเมือง อ าเภอเมือง จังหวัดขอนแก่น ๔๐๐๐๐

โทรศัพท์ ๐๔๓ ๔๖๖๕๘๑ – ๒ โทรสาร ๐๔๓ ๓๔๕๒

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ [email protected]

เว็ปไซท์ http://webhost.cpd.go.th/css4