agenda kontrollutvalet i forsand 28.05€¦ · vennlegast meld eventuelt forfall snarast på...

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat

Kontrollutvalet i Forsand kommune Møteinnkalling

Møtested: Møterommet på kommunehuset Dato: 28.05.2015 Tidspunkt: Kl. 9.00 Møtenr: 3 / 2015

Til behandling: Sak nr Sakstittel 15/15 Godkjenning av protokoll frå møte den 23. april 2015 16/15 Notat fra revisor til rådmannen vedr. varslingssak 17/15 Evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid 18/15 Statusoversikt pr. mai 2015

Referatsaker/meldinger Periode: 23.04.2015 - 28.05.2015 Nr. Arkivsak Referatsakstittel

Vennlegast meld eventuelt forfall snarast på telefon 51 33 65 90 evt.414 46 180 eller på e-post til [email protected].

Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkallas.

Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/vara-medlemmer. Forsand, 20.05.2015 Inger Anita Merkesdal Leder av kontrollutvalet Per Kåre Vatland Sekretariatet

1

mailto:[email protected]


15/15 Godkjenning av protokoll frå møte den 23. april 2015 Arkivsak-dok. 13/00014-19 Arkivkode. 033 Saksbehandler. Jane Døskeland Idland Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Forsand 28.05.2015 15/15 Protokollen frå møtet den 23. april 2015 vart lagd fram for kontrollutvalet til godkjenning, sjå vedlegg.

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand godkjenner protokollen frå møte den 23. april 2015.

SANDNES, 18.05.2015 Jane Døskeland Idland Førstekonsulent

Vedlegg: Protokoll Kontrollutvalet i Forsand 23.04.2015

Saksliste

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikkje signatur.

2


16/15 Notat fra revisor til rådmannen vedr. varslingssak Arkivsak-dok. 13/00237-12 Arkivkode. 047 Saksbehandler. Per Kåre Vatland Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Forsand 28.05.2015 16/15

Bakgrunn Rådmannen inngjekk ein avtale med revisor 17. februar 2015 om å gjere ei undersøking av varslingar som kommunen fekk vedrørande saker på teknisk etat. Kontrollutvalet vart orientert om avtalen i meldingssak 6/15, i møtet 23. april 2015. Notatet som no føreligg er ein tilbakemelding/rapport om revisor sine undersøkingar. Sjølv om undersøkingane vart sett i verk av rådmannen, meiner revisor at kontrollutvalet og bør kjenne til innhaldet i notatet (sjå notatet side 13). Revisor vil presentere rapporten. Sekretariatet har og bede rådmannen å kome i møtet.

Notatet frå revisor til rådmannen ligg ved sak. I tillegg har me og lagt ved oppdragsavtalen, då dette inneheld avgrensingar som er med i avtala.

Saksutgreiing Notatet visar dei sakene som revisor har gått gjennom i undersøking av varslinga. På side 13 oppsummerer revisor sine funn som fylgjer:

- Det er betydelige svakheter i teknisk seksjons bruk av sak-/arkivsystem, både når det gjelder journalføring, avslutning av saker/restanselister og orientering til folkevalgte om administrative vedtak.

- I flere av sakene vi har gjennomgått er det ved teknisk seksjon fattet vedtak av ansatte som etter vår vurdering var inhabil i saken.

- Kommunen har tildelt støtte til utbygging av traktorveg etter at fristen på 3 år var gått ut. - På g./b.nr 46/1 er det revet og bygget ny hytte uten å søke om nødvendige tillatelser.

Det er etter vår oppfatning kritikkverdig at den medarbeideren i kommunen som har det overordnede faglige ansvaret på dette området, ikke forholder seg til regelverket.

- Forsand kommune har kjøpt arkitekttjenester i strid med Lov om offentlige anskaffelser. - Kommunens støtte til Landa Park er i strid med retningslinjene for kraftfondet. - Dersom kommunen skulle tildele økonomisk støtte i tråd med retningslinjene for kraftfondet,

burde det vært foretatt en ny utlysning av salget av Landa, slik at alle interesserte hadde samme utgangspunkt.

- Det kan stilles spørsmål med hvorfor rådmannen går vekk i fra vedtaket i kommunestyret i mai 2014 om at teknisk leder skulle ha høyere utdannelse, men når man ved utlysning ikke får gode nok søkere, vil man være nødt til å finne en hensiktsmessig løsning uansett.

- På bakgrunn av situasjonen ved teknisk etat ville det antagelig vært hensiktsmessig å forholde seg til personalreglementet og lyst ut lederstillingene internt ved omorganiseringen.

- Noen av de ansatte ved teknisk etat opplever et arbeidsmiljø som ikke er tilfredsstillende. - Vi har i dette notatet pekt på en del uheldige og kritikkverdige forhold i Forsand kommune,

som det vil være rådmannens og de folkevalgtes ansvar å ta opp til drøfting for å finne en løsning på.

3


Me viser elles til rapporten og til orienteringar som vert gitt i møtet.

Denne rapporten er bestilt av rådmannen, som og må avgjere korleis rapporten skal fylgjast opp vidare. Revisor har tilrådd at rapporten og blir lagt fram både for kontrollutvalet og kommunestyret. For kontrollutvalet sin det er det naturleg å ta rapporten til orientering

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek rapporten til orientering SANDNES, 18.05.2015 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver

Vedlegg: Oppdragsavtale Forsand undersøking RR Notat til rådmannen - Forsand kommune

Saksliste


4


17/15 Evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid Arkivsak-dok. 14/00006-10 Arkivkode. 033 Saksbehandler. Per Kåre Vatland Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Forsand 28.05.2015 17/15

Bakgrunn Kontrollutvalet starta i førre møte med ei evaluering av arbeidet i perioden. Sekretariatet har laga eit referat frå samtalen i førre møte, som ligger ved denne saka.

Saksutredning Sekretariatet vil i denne runden komme med nokre forslag til områder/sider ved arbeidet som det er naturleg å ta med i evalueringa:

• Samarbeidet med kommunen (kommunestyret, administrasjon, det politiske miljø) • Samarbeidet med revisor og tilsyn med revisor • Samarbeidet med sekretariatet • Opplæring frå sekretariatet og revisor i møta (generell opplæring, tematisk opplæring) • Kurs og konferansar (tilstrekkelege midlar, kursa sin relevans, jobbsituasjon, kvalitet, anna) • Budsjett- og budsjettoppfølging (utarbeiding av budsjett, tilstrekkelege midlar til oppgåvene,

oppfylging av budsjettet gjennom året) • Rapportering til kommunestyret (årsplan og årsmelding, oversending av rappotar til

kommunestyret, oppfylging av saker) • Forvaltningsrevisjon og selskapskontroller (arbeid med planer og overordna analyse, dialog

med politikarane og administrasjon, bestilling, behandling og oppfylging av rapporter) • Regnskap og internkontroll (Behandling av kommunens årsrekneskap og skatterekneskap,

oppfylging av internkontroll, oppfylging av revisjonens merknader.) • Anna som kontrollutvalet ynskjer å ta med

For kvart av disse områda kan det være naturleg å stille fylgjande spørsmål: • Kva er gjort i perioden? • Kva erfaringar har kontrollutvalet? • Kva kan forbetrast? • Er det forhold som nytt kontrollutval bør gripe fatt i eller følge opp?

Målet med å ta saka opp att, er å gje kontrollutvalet høve til å sikre ar alle sider ved arbeidet vert vurdert. Det gjer òg kontrollutvalet høve til å kome med nye og utfylgjande vurderingar i høve til det som vart nemnd i førre møte.

Sekretariatet vil oppdatere referatet med det som kommer fram i møtet.

5


FORSLAG TIL VEDTAK: Sekretariatet vil samanfatte mottekne innspel, og leggje fram eit referat til neste møte i kontrollutvalet.

Sekretariatet vil bringe kontrollutvalet sine synspunkt vidare til det nye kontrollutvalet som vert vald hausten 2015. SANDNES, 20.05.2015 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver

Vedlegg: Evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid i perioden

Saksliste


6


18/15 Statusoversikt pr. mai 2015 Arkivsak-dok. 13/00087-28 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Jane Døskeland Idland Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Forsand 28.05.2015 18/15 Bakgrunn Statusoversikten er kontrollutvalet sitt verktøy til å fylgje saker som går fleire møter. Dette gjelder forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar som fylgjast frå de vert bestilt og til dei er endeleg følgde opp. Men òg andre type saker som krev oppfølging kan verte tekne med i oversikta. Oversikta vert oppdatert til kvart møte. Saksutgreiing Saka skal for det første gje kontrollutvalet oppdatert oversikt over status på dei enkelte sakene. Når saken er ferdigbehandla, vert de ståande slik at utvalet har oversikt over kva som er gjort i perioden. Under denne saka kan kontrollutvalet òg ta opp spørsmål i tilknyting til sakene. Det vert òg lagt opp til at revisor under denne saken kan gje utvalet orientering om status på prosjekter dei arbeider med, og avklare endringar om dette er nødvendig. Til dette møte er ingen endringar.

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand tek statusoversikt pr. mai 2015 til orientering. SANDNES, 18.05.2015 Jane Døskeland Idland Førstekonsulent

Vedlegg: Statusoversikt kontrollutvalet sine saker pr. mai 2015

Saksliste


7

BakgrunnSaksutgreiingBakgrunnSaksutredning

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS

Kontrollutvalet i Forsand

Arkivkode :

Saksnr. : 14/00006

Evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid i perioden

Kontrollutvalet i Forsand evaluerte sitt arbeid i perioden på møte den 23.04.2015. Kontrollutvalet har vært lite på kurs. Det hadde vore ein styrke for kontrollutvalet om medlemmane hadde delteke på fleire av kursa som har vore arrangert. Dette er viktig for å auka og få nødvendig kompetanse til arbeidet. Kontrollutvalet ser det og viktig at utvalet er breitt samansett, gjerne med medlemmar som har erfaring frå arbeidet i andre politisk utval. Det er mykje som skjer i kommunen som kontrollutvalet ikkje får kunnskap om. Dette gjer at kontrollutvalet ofte får eit fragmentert bilete av kommune sin situasjon, og det er vanskeleg å sjå heilheit. Ei får tilgang til alle saksdokumenta til dei politiske organa i kommune, men det er så arbeidskrevjande å lese alt som kjem. Difor er det grunn til å stille spørsmål om kontrollutvalet rår over nok ressursar til å kunne gjere tilstrekkeleg tilsyn med kommune. Ut frå dette er ein ikkje sikker på om intensjonane vert nådd og om kontrollutvalet difor fungerer optimalt. Sekretariatet har fungert godt og gjer arbeidet på ein grei måte. Dei er tilgjengelege undervegs og gjer god oppfylging. Kontrollutvalet vil fortsetje evalueringa i neste møte Jane sine notater

• Sårbart å ikkje delta på kurs og konferansar. Burde vore flinkare til å delta. Nødvendig og stor fordel å delta. Kurs som gir nødvendig kompetanse.

• Viktig arbeid. For å kunne gjøre arbeidet riktig er det viktig å ha riktige ressursar, viktig at organet går igjennom meir enn bare papira. Ønskjer ein større mogligheit til å følgje opp prosesser i større grad. Krev ressursar. Lavt honorert = tapsprosjekt. I løpet av 4 år kan det bli betydelige summar når det ikkje blir kompensert for tapt arbeidsforteneste. Leiar skal ha ein skikkelig pott, går mykje tid på å sette seg inn i dokumenta. I forhold til dette fungerer det ikkje godt. Leiar har fått beskjed frå kommunen at det er godtgjøring pr møte. Når ikkje skikkelig godtgjort – deltar ikkje på kurs fordi det er eit økonomisk tap.

• Får lite kjennskap til ting – kjem gjennom media. Må snakke med folk. Får fragmenter. Skulle hatt meir informasjon og meir ressursar for å kunne utføre arbeidet tilfredsstillande. Ikkje trygg på at vi utfører jobben skikkelig.

o Info frå sekretariatet – har rett på info. • Sekretariatet fungerer godt. Tilgjengeleg og oppfølging. • Kommunestyret har ansvaret for økonomisk kompensasjon • Intensjonen blir ikkje nådd på grunn av manglande ressursar. Fungerer ikkje godt.

Side 1 av 2

• Godtgjering/tapt arbeidsforteneste. Uavklart og ulike mengingar i KU om praksis.

Per Kåre Vatland Seniorrådgiver

Side 2 av 2


KONTROLLUTVALET I FORSAND KOMMUNE PROTOKOLL

Utval: Kontrollutvalet i Forsand

Møtenr.: 2 / 2015

Møtedato: 23.04.2015

Utvalssaksnr.: 7/15 - 9/15

Disse møtte: Inger Anita Merkesdal Thor Espedal Arne Maudal

Forfall / varamedlemmer:

Andre som var tilstade: Rådmann Søren Jensen og Økonomisjef Ellen K. H. Larsen til sakene 8 – 10. Oppdragsleiar Tore Kristensen frå Rogaland Revisjon Seniorrådgivar Per Kåre Vatland og førstekonsulent Jane D. Idland frå Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Side

Saker til behandling

7/15 13/00014-17 Godkjenning av protokoll frå møte den 15. januar 2015 2

8/15 13/00113-26 Uttale til årsrekneskapet for 2014 2

9/15 13/00100-14 Skatterekneskapet for 2014 med kontrollrapport frå Skatteetaten 3

10/15 13/00327-12 Oppfølging av rapport: Kvalitet i Pleie og Omsorg 3

11/15 13/00144-25 Rekneskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.12.14 4

12/15 14/00006-5 Bestilling av overordna analyse 4

13/15 14/00006-6 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet 5

14/15 13/00087-26 Statusoversikt pr. april 2015 5

Referat-/meldingssaker

4/15 13/00213-25 Utviding av kontrollutvalet frå tre til fem medlem frå kommunestyrevalet 2015 6

5/15 13/00213-26 Kontrollutvalet i Forsand si årsmelding 2014 6

6/15 14/00006-4 VS: Oppdragsavtale 6

Eventuelt

Innkallinga ble godkjent utan merknader.


7/15 Godkjenning av protokoll frå møte den 15. januar 2015

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand godkjenner protokollen frå møte den 15. januar 2015.

Møtebehandling

Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet i Forsand godkjenner protokollen frå møte den 15. januar 2015.

[Lagre] 8/15 Uttale til årsrekneskapet for Forsand kommune og Forsand Elverk for

2014

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand har ingen kommentarar til den framlagde årsrekneskapen ut over det som går fram av revisor sitt oppgjørsnotat og revisjonsberetning.

Kontrollutvalet i Forsand har ingen kommentarar til den framlagde årsrekneskapen ut over det som går fram av revisjonsberetning 2014.

Møtebehandling Rådmann og økonomisjef orienterte om årsrekneskapen og årsmeldinga. Kontrollutvalet sette fram fyljande forslag til tillegg til vedtak: 1. Kontrollutvalet vil peike på at den delen av kraftfondet som ikkje er

disponert er låg. Kontrollutvalet ser fram til resultatet av den kritiske gjennomgangen frå fondsstyret.

Votering Forslag til vedtak med tilleggsforslag vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet i Forsand har fyljande kommentarar til den framlagde årsrekneskapen for Forsand kommune ut over det som går fram av revisor sitt oppgjørsnotat og revisjonsberetning: Kontrollutvalet vil peike på at den delen av kraftfondet som ikkje er disponert er låg. Kontrollutvalet ser fram til resultatet av den kritiske gjennomgangen frå fondsstyret.

Kontrollutvalet i Forsand har ingen kommentarar til den framlagde årsrekneskapen for Forsand Elverk KF ut over det som går fram av revisjonsberetning 2014.


[Lagre] 9/15 Skatterekneskapet for 2014 med kontrollrapport frå Skatteetaten

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand tek skatterekneskapet for 2014 med kontrollrapport frå Skatteetaten til orientering.

Saka vidaresendast kommunestyret til orientering.

Møtebehandling Økonomisjef orienterte om skatterekneskapen Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet i Forsand tek skatterekneskapet for 2014 med kontrollrapport frå Skatteetaten til orientering.

Saka vidaresendast kommunestyret til orientering.

[Lagre] 10/15 Oppfølging av rapport: Kvalitet i Pleie og Omsorg

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand tek rådmannen si tilbakemelding om oppfølging av rapporten «Kvalitet i Pleie og Omsorg» til orientering.

Melding om oppfølging sendast kommunestyret til orientering.

Møtebehandling Kontrollutvalet sette fram følgjande tillegg til vedtak. «Kontrollutvalet vil minne om at forbruket innan pleie og omsorg er høgt, òg i høve til samanliknbare kommunar, men tek til etterretning innstrammingane som allereie er sett i verk og som skal vidareførast» Votering Forslag til vedtak med tilleggsforslag vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet i Forsand tek rådmannen si tilbakemelding om oppfølging av rapporten «Kvalitet i Pleie og Omsorg» til orientering.

Kontrollutvalet vil minne om at forbruket innan pleie og omsorg er høgt, òg i høve til samanliknbare kommunar, men tek til etterretning innstrammingane som allereie er sett i verk og som skal vidareførast. Melding om oppfølging sendast kommunestyret til orientering.


[Lagre] 11/15 Rekneskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.12.14

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand tek rekneskapsoppfølging for kontroll og tilsyn pr. 31.12.14 til orientering.

Møtebehandling

Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet i Forsand tek rekneskapsoppfølging for kontroll og tilsyn pr. 31.12.14 til orientering.

[Lagre] 12/15 Bestilling av overordna analyse

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand ber revisor om å utarbeide ein overordna analyse av Forsand kommune som skal ligga til grunn ved utarbeiding av nye planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Forsand etter valet hausten 2015.02.20

Analysen skal leverast til kontrollutvalet sitt første møte i 2016.

Møtebehandling

Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet i Forsand ber revisor om å utarbeide ein overordna analyse av Forsand kommune som skal ligga til grunn ved utarbeiding av nye planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Forsand etter valet hausten 2015.02.20

Analysen skal leverast til kontrollutvalet sitt første møte i 2016. [Lagre] 13/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet

FORSLAG TIL VEDTAK:


Kontrollutvalet viser til samanfatta notat i saka, og ber om at sekretariatet bringer kontrollutvalet sine synspunkt vidare til det nye kontrollutvalet som vert valt hausten 2015.

Møtebehandling Kontrollutvalet ber sekretariat skrive ut referat, slik utvalet kan fortsetje prosessen neste møte. Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet viser til samanfatta notat i saka, og ber om at sekretariatet bringer kontrollutvalet sine synspunkt vidare til det nye kontrollutvalet som vert valt hausten 2015.

[Lagre] 14/15 Statusoversikt pr. april 2015

FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Forsand tek statusoversikt pr. april 2015 til orientering.

Møtebehandling Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet i Forsand tek statusoversikt pr. april 2015 til orientering.

[Lagre] REFERAT-/MELDINGSAKER

4/15 Utviding av kontrollutvalet frå tre til fem medlem frå kommunestyrevalet 2015

5/15 Kontrollutvalet i Forsand si årsmelding 2014

6/15 VS: Oppdragsavtale EVENTUELT

Ingen merknader under eventuelt Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet


Leiar av kontrollutvalet Sekretær for kontrollutvalet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikkje signatur

Rådmann Søren Jensen og Økonomisjef Ellen K. H. Larsen til sakene 8 – 10.

Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: Elin Fagerheim Bjerke 18.05.2015 1 av 13

Til Rådmannen i Forsand kommune

NOTAT VEDR. VARSLINGSSAK Bakgrunn Rogaland Revisjon IKS har pr 17.02.2015 inngått avtale med rådmannen om et oppdrag for Forsand kommune med å kartlegge og vurdere påstander om kritikkverdige forhold ved teknisk sektor etter henvendelse gjennom en varslingssak. Oppdraget Oppdraget lyder: «Kartlegge og vurdere påstander om urettmessige og kritikkverdige forhold i saksbehandling og faglige beslutninger ved teknisk sektor i Forsand. Vurderingene vil i hovedsak bli gjort ut fra bestemmelser i kommuneloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Men det er også naturlig å legge til grunn f.eks. plan- og bygningslov, Lov om offentlige anskaffelser o.l. Forsand kommunes egne reglementer vil også være et viktig utgangspunkt, f.eks. ved vurdering av om gjeldende fullmakter er overholdt, o.l. Ved vurdering av tilsettinger vil avtalemessige forhold være av betydning.» Vårt arbeid Vi har i vår undersøkelse gjennomgått tilgjengelig dokumentasjon. Vi har gjennomført samtaler med ledere og medarbeidere som er sentrale i sakskomplekset. Det har vært avholdt tre møter med rådmannen. De sentrale medarbeiderne i saken har blitt hørt og har fått mulighet til å imøtegå våre vurderinger. Det er foretatt en ekstern juridisk kvalitetssikring av våre vurderinger. Det innebærer likevel at vurderingene har elementer av skjønn, og ikke kan forstås som objektive sannheter. Arbeidet munner til slutt ut i våre uavhengige vurderinger. Om habilitet Flere av forholdene er knyttet til spørsmål om habilitet. Fra forvaltningsloven § 6 om ugildhet vil vi spesielt trekke fram: En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak:

- når han er part i saken - når han er i slekt med eller gift med en part i saken - når andre særegne forhold er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet.

Forvaltningsloven § 6 tredje ledd lyder «Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.».

Side: 2 av 13

Dette innebærer at dersom en leder er inhabil, kan ikke en ansatt innenfor samme avdeling treffe avgjørelsen. Er rådmannen inhabil kan ingen ansatte i kommunen treffe avgjørelsen. Ifølge veileder «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner» punkt 3.31, kan en underordnet forberede saken, men ikke treffe avgjørelse. Videre fremgår det at dersom rådmannen er inhabil kan dette løses ved at saken løftes til kommunestyret som treffer avgjørelse i den konkrete saken. Forvaltningsloven § 6, 4 ledd inneholder en unntaksregel om habilitet som lyder: «Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.» Etter vår vurdering inneholder de aktuelle sakene elementer av skjønn og vurderinger, slik at denne bestemmelsen ikke kommer til anvendelse. Det vil også være et spørsmål om beslutningen som er fattet av noen som er inhabil, vil være ugyldig. Dette vil bero på en konkret vurdering av om feilen må anses å ha innvirket på vedtakets innhold eller ikke jf. forvaltningslovens § 41. I den interesseavveiningen som må gjøres kan også tidsaspektet være av betydning. Det vil være tilfellet dersom det er lenge siden vedtaket er truffet – og at en eventuell privat part har innrette seg etter vedtaket. Vi har i dette notatet ikke vurdert konkrete effekter av eventuell inhabilitet i saksbehandlingen. Dette vil i de aktuelle sakene blant annet innebære at man måtte vurdere det faglige skjønnet som er utøvd, og vi forstår det slik at det går ut over rammene for vårt oppdrag. Det er rådmannens i Forsand som har det overordnede ansvar for saksbehandlingen i egen kommune, herunder at saksbehandlingsreglene blir fulgt og at nødvendige habilitetsvurderinger blir foretatt. Når sentrale medarbeidere i kommunen er inhabile som part i en sak, vil det være spesielt viktig at rådmannen ivaretar åpenhet om saken og informerer de folkevalgte tidligst mulig. Saksbehandlingsrutiner i Forsand Forsand kommune har utarbeidet noen administrative rutiner, herunder inngår saksbehandlingsrutiner. Av disse fremgår det at: «Saksbehandleren har følgende ansvar: -innhente informasjon i og utenfor kommunen -sørge for at saka inneholder alle relevante opplysninger og belyser alle relevante interesser -sørge for nødvendig klarering med vedkommende avdelingssjef /rådmann. -trekke konklusjoner på et samordna grunnlag og fremme forslag til vedtak -iverksette endelig vedtak.» Forsand kommune bruker det elektroniske sak-/arkivsystemet WebSak. Her foretas alt av journalføring, saksbehandling (administrativt og politisk), møteforberedelser, vedtaksoppfølging, protokollføring og arkivering. På noen områder innenfor plan- og byggesak bruker kommunen fortsatt papirarkiv. Vedtak om tilskudd som er fattet på delegert fullmakt, skal ut fra vanlig praksis forelegges riktig politisk instans (fondsstyret eller driftsutvalget) til informasjon på førstkommende møtet.

1 «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner», Kommunal- og regionaldepartementet, 20111.

Side: 3 av 13

Avtale med Strand kommune om kjøp av skogbrukstjenester Forsand kommune hadde en avtale med Strand kommune om at skogbrukssjefen i Strand skulle ta skogbrukssaker for kommunen tilsvarende en 35% stilling. Daværende skogbrukssjef i Strand kommune har oppgitt at denne ordningen varte så lenge han var ansatt i Strand (fra 1998). Avtaleteksten finnes ikke lenger i Forsand kommune, men det foreligger et møtereferat fra 2002 hvor avtalen er omtalt. Revisjonen har også fått tilsendt faktura der Forsand kommune er fakturert for tjenesten. Daværende skogbrukssjef i Strand oppgir at han i skogbrukssaker rapporterte til teknisk sjef i Strand kommune, men at det innimellom var møter med Forsand hvor blant annet seksjonsleder teknisk i Forsand kommune var til stede. Det er vår vurdering at når saksbehandlingen i skogbrukssaker var satt ut til Strand kommune som en avtalt ordning, er skogbrukssjefen i Strand å anse å tilhøre samme forvaltningsorgan som teknisk sjef i Forsand kommune og er dermed inhabil til å fatte beslutning i saker hvor teknisk sjef i Forsand er inhabil. Hensynet bak bestemmelsen tilsier inhabilitet der hvor den overordnede formelt og reelt har myndighet til å instruere og på annen måte påvirke den underordnedes beslutning, noe som etter vår vurdering vil være tilfelle her. Eksempler på skogbrukssjefens tilknytning til Forsand kommune vil være:

- Han signerer på Forsand kommunes dokumenter, f.eks. brev av 27.09.2010 til Årstein Løland.

- Han bruker Forsand kommune som mail-adresse. - Teknisk sjef stiler sin søknad om tilskudd til traktor til «Skogbrukssjefen i Strand og

Forsand kommune». - I brev av 22.01.2013 omtaler man fra Strand sin side avtalen mellom de to kommunene

slik: «I følge denne avtalen er fordeling av 100 % stilling som fagansvarlig for skogbruk (Svein Kjetil Rønnevik) 35% i Forsand kommune og 65 % i Strand kommune.» Det er altså snakk om en spesifikk stillingsandel for en navngitt medarbeider.

Hvorvidt inhabilitet vil inntre, vil bero på om saksbehandler i Strand kommune må anses å tilhøre samme organ som teknisk sjef i Forsand kommune og kan sies å være direkte underordnet denne. Det er vår vurdering at når saksbehandlingen i skogbrukssaker var satt ut til Strand kommune som en avtalt ordning til en navngitt medarbeider i en spesifikk stillingsandel, er det naturlig at skogbrukssjefen i Strand i denne sammenhengen må være å anse å tilhøre samme forvaltningsorgan som teknisk sjef i Forsand kommune. Spørsmålet om habilitet i vår sak må likevel kunne diskuteres, jf vilkåret om at vedkommende må være i et direkte underordningsforhold til den inhabile tjenestemannen. Hensynet bak bestemmelsen tilsier kun inhabilitet i de tilfelle hvor den overordnede formelt og reelt har myndighet til å instruere og på annen måte påvirke den underordnedes beslutning. Av betydning vil det følgelig være om avtale og kontakt må anses å ligge på kommunenivå, rådmannsnivå eller saksbehandlernivå. Daværende skogbrukssjef i Strand kommune oppgir at han i skogbrukssaker rapporterte til teknisk sjef i Strand kommune, men at det innimellom var møter med Forsand kommune hvor blant annet seksjonsleder teknisk i Forsand kommune var tilstede. Vi forstår det følgelig slik at kontakt og arbeid er knyttet direkte til daværende skogbrukssjef i Strand kommune og ikke til Strand kommune som sådan. De fleste av de aktuelle dokumentene

Side: 4 av 13

i disse sakene er også signert av skogbrukssjefen selv på vegne av Forsand kommune. På dette viset utøver han også myndighet for Forsand kommune. Etter å ha vurdert ulike sider av saksbehandlingen, er vi på denne bakgrunn kommet til at den engasjerte saksbehandler i Strand kommune må anses som inhabil til å fatte beslutning i de saker som teknisk sjef er inhabil. Habilitetsspørsmålet er blitt vurdert av Strand og Forsand kommune og man har kommet fram til motsatt konklusjon av det vi har lagt til grunn her. Den 12.12.12 lyste Forsand kommune ut stillingen som leder av landbrukskontoret i Forsand. Skogbrukssjefen i Strand søkte stillingen, og ble tilsatt i stillingen 09.01.13. Skogbrukssjefen fikk lønn fra Forsand kommune fra 01.01.13 og utførte i en periode arbeid både for Strand kommune og Forsand kommune. Nedenfor vil vi presentere saksopplysninger og vurderinger i de forholdene som er tatt opp i den aktuelle varslingssaken: Sak traktorveg (08/938) Seksjonsleder teknisk, hans bror og hans nabo søkte 07.03.10 om bygging av traktorvei og tilskudd til bygging av veien. Formålet med bygging av traktorvei var at det ville gi grunneierne tilgang på relativt store mengder hogstmoden bjørkeskog. Etter hogst ville arealet gi grunneierne verdifullt beite for sau og andre beitedyr. Daværende landbrukssjef i Forsand kommune kartla området og konkluderte med at jordbruksverdien i området ikke alene var tilstrekkelig for å forsvare investering i vei. Landbrukssjefen i Forsand ble imidlertid erklært inhabil på grunn av at hans overordnede var part i saken, og det fremgår av vedtaket datert 27.09.10 at hans vurderinger ikke ble lagt til grunn i videre vurdering av saken. 27.09.10 fattet skogbrukssjefen i Strand vedtak med godkjenning av bygging av traktorveien samt kommunalt tilskudd til traktorvei. I vedtaket står det: «Jfr regelverk er det frist på 3 år fra vedtaksdato til arbeidet skal være ferdig for å få kommunalt tilskudd til opparbeidelse av vei. Straks en setter i gang med arbeidet skal det tas vare på kvitteringer for utgifter knyttet til veibyggingen, og det skal registreres timer ved bruk av egne maskiner/utstyr. Når veien er ferdig bygget, tar en kontakt med teknisk seksjon for ferdiggodkjenning og endelig søknad om kommunalt tilskudd.» Ifølge retningslinjene for støtteordninger til landbruket i Forsand kommune, kan kommunen gi tilskudd til skogsveier med en sats på 35% av kostnaden til fellestiltak. Det fremgår også at det skal gis tilskudd til faktisk kostnad. Ved store prosjekter kan halve tilskuddet utbetales når minst halve arbeidet er utført. Det er delegert til rådmannen å fatte vedtak og forestå utbetaling etter at arbeidet er utført. Utbetalingene utbetales fra kraftfondet. Ifølge vedtak datert 27.12.12 fremgår det at seksjonsleder teknisk den 20.12.12 søker om kommunalt tilskudd til 1 etappe (1 km) av godkjent veistrekning. Søknaden er ikke journalført. I vedtaket, som ble fattet av skogbrukssjef i Strand, gis det tilskudd på kr. 170.955 til del 1 av veistrekningen. Fakturaen ble anvist av daværende rådmann 08.01.13. Det første vedtaket om utbetaling er ikke lagt frem for fondsstyret til orientering. 22.01.14 – altså etter fristen på tre år er gått ut - søkte seksjonsleder teknisk og hans nabo om utbetaling av tilskudd som gjaldt arbeid utført i 2013. I søknaden ble det opplyst at veien snart

Side: 5 av 13

er ferdig og at restarbeidet vil bli utført våren 2014. Den 24.01.14 fattet leder for landbruk i Forsand kommune et vedtak om utbetaling på kr. 157.181. Utbetalingen ble anvist av nåværende rådmann. Denne utbetalingen ble lagt frem for fondsstyret 28.10.14 som orientering om vedtak fattet etter delegert fullmakt. Fylkesmannen i Rogaland opplyser at staten kan yte tilskudd til landbruksveier ut fra gitte kriterier og krav til veien. Det har ikke vært noen søknader fra Forsand kommune om dette. På flere av underdokumentene er det mangelfull påføring av arkivkode, saksbehandler og journalnummer. Vurdering: Ifølge Forsand kommune sitt delegasjonsreglement er rådmannen delegert fullmakt til å håndtere jordloven. Rådmannen har videredelegert til seksjonsleder teknisk å treffe avgjørelser i saker som gjelder godkjenning av veier til landbruksformål. Ut fra forvaltningsloven var seksjonsleder teknisk inhabil da han var part i saken. Som nevnt tidligere følger det av forvaltningsloven § 6 tredje ledd at underordnede da blir inhabil til å avgjøre saken. Landbrukssjefen i Forsand ble erklært inhabil, og skogbrukssjefen i Strand behandlet og avgjorde saken alene. Etter vår vurdering var skogbrukssjefen i Strand inhabil da han fattet sitt vedtak 27.09.10. I dette tilfelle kunne saken vært forberedt av landbrukssjefen i Forsand eller skogbrukssjefen i Strand, men selve vedtaket, inkludert vurderinger kunne vært foretatt av rådmannen i Forsand kommune. Selv om en søker har fått vedtak om at en kan få støtte til utbetaling av tilskudd, skal det ved utbetaling foretas en vurdering av blant annet kostnadsnivået. Skogbrukssjefen i Strand kommune vedtok det første tilskuddet 27.12.12, når han etter vår vurdering var inhabil. Utbetalingen ble ikke forelagt fondsstyret som orientering slik den skal. Ifølge regelverket er det frist om at veien skal være ferdig innen 3 år fra vedtaksdato for å få støtte. Det foreligger ingen søknad om å få forlenget fristen. I dette tilfellet ble vedtak og utbetaling foretatt etter at fristen på 3 år var gått ut. Det var landbrukssjefen (tidligere skogbrukssjef i Strand) som fattet vedtaket om utbetaling av tilskudd datert 24.01.14. Etter vår vurdering var han inhabil, fordi utbetalingen skjedde til hans overordnede. Sak bygging av landbruksveg (10/176) Daværende rådmanns svigersønn søkte i 2010 om å få bygge tre traktorveier. Søknaden er ikke journalført. Det var skogbrukssjefen i Strand kommune som behandlet saken og fattet vedtak datert 22.09.10 hvor søknaden blir innvilget. Saken ble lagt frem for driftsutvalget til orientering 26.09.13. 13.03.14 vedtok leder for landbrukskontoret at den aktuelle søkeren fikk utbetalt kr. 198.030,- som støtte til landbruksveien som er bygd. Saken kom opp som orienteringssak i fondsstyret 10.02.15. Vurdering: Skogbrukssjefen i Strand var etter vår vurdering inhabil når første vedtak ble fattet. Forsand kommune fikk ny rådmann i begynnelsen av 2014 og leder for landbruk er habil når vedtak om utbetaling ble fattet.

Side: 6 av 13

Det gikk hele tre år fra vedtak om traktorvei ble fattet til rådmannen orienterte driftsutvalget om dette og nesten ett år før vedtaket om støtten kom opp i fondsstyret som orienteringssak. Vi får opplyst at disse lange tidsintervallene skyldes at saksbehandlerne ikke avsluttet sakene på korrekt måte i WebSak. Sak vedr. delingssamtykke (09/79) Saken om eiendomsretten til en teig ble avgjort ved rettsforlik. Seksjonsleder teknisk var part i saken og gjennom rettsmekling ble det avtalt at seksjonsleder teknisk skulle kjøpe teigen av den andre parten. Seksjonsleder teknisk søkte om overføring av hjemmel for teigen og 27.06.11 fattet Forsand kommune et vedtak om delingssamtykke. Det var tidligere landbrukssjef som behandlet saken, men på et av dokumentene er det seksjonsleder teknisk som er ført opp som den som fattet vedtaket. Det er mulig dette bare er en automatisk følge av hvordan malen i WebSak er utformet. Saken ble lagt frem for driftsutvalget til orientering den 26.09.11. Vurdering: Landbrukssjefen var inhabil til å fatte vedtak om delingssamtykke siden saker gjaldt en overordnet. Vedtaket burde vært fattet av rådmannen. Sak vedr. konsesjon (10/711 – er koblet til 09/79) Ifølge delegasjonsreglementet er det seksjonsleder teknisk som har ansvar for å avgjøre saker som gjelder konsesjon av eiendommer. Seksjonsleder teknisk søkte om konsesjon – erverv av gnr 47 bnr 3. Den 13.10.11 ble saken sendt til Strand kommune for behandling siden landbrukssjefen ble erklært inhabil. Det var skogbrukssjefen i Strand som fattet vedtak om konsesjon den 10.01.13. Også i denne saken er det dokumenter med ingen eller mangelfull journalføring. Vurdering: Som redegjort for tidligere vurderer Rogaland Revisjon IKS skogbrukssjefen i Strand som inhabil til å ta beslutning i saker hvor seksjonsleder teknisk i Forsand er part. Skogbrukssjefen i Strand kommune ble 09.01.13 tilsatt i Forsand kommune som landbrukssjef, og er klart inhabil når vedtaket om konsesjon fattes dagen etter tilsettingen. Sak vedr. revet hytte - bygget opp ny uten å søke På gårds og bruksnummer 46/1, som seksjonsleder teknisk eier, stod det en gammel hytte som etter det revisjonen har fått opplyst, tidligere ble brukt til utleie til laksefiskere. Hytten er plassert ca. 64 meter fra Espedalselven og seksjonsleder teknisk har oppgitt at hytten er ca. 24 m². Hytten var noe falleferdig, og vinteren 2010 var det i tillegg et tre som falt over hytten og knuste deler av den. Hytten kan en se på kart hentet fra www.skogoglandskap.no fra 2010. På det nyeste bilde fra www.skogoglandskap.no finner en at det er satt opp en ny hytte. Forsand kommune har ikke mottatt noen søknad fra seksjonsleder teknisk om å rive hytten eller sette opp en ny hytte. Vurdering: I plan og bygningsloven § 20-1 fremgår det hvilke tiltak som er søknadspliktig herunder

a) oppføring, tilbygging, påbygging, underbygging eller plassering av bygning b) vesentlig endring eller vesentlig reparasjon av tiltak som nevnt under a e) riving av tiltak som nevnt i bokstav a

Side: 7 av 13

I dette tilfellet skulle det vært søkt både om å få rive hytten og om å bygge den opp igjen. Hytten står også innenfor 100-metersbeltet langs vassdrag hvor det skal tas særlig hensyn til natur- og kulturmiljø, friluftsliv og andre allmenne interesser. I kommuneplanens arealdel punkt 3 står det: «Utbygging på eksisterende bebygde tomter i 100-metersbeltet fra sjø eller Espedalsvassdraget krever dispensasjon. Innenfor området er det ikke tillatt med ny eller vesentlig utviding av boliger, næringsboliger eller fritidsboliger. Forbudet gjelder likevel ikke oppføring av bygninger og anlegg som er nødvendig for – eller nyttes sammen med – landbruk og stedbunden næring» Siden det ikke er søkt om byggetillatelse foreligger det ingen dispensasjon. Det er etter vår oppfatning kritikkverdig at den medarbeideren i kommunen som har det overordnede faglige ansvaret på dette området, ikke forholder seg til regelverket. Sak vedrørende søknad om nytt hus – 10/220 Saken gjelder at seksjonsleder teknisk og hans sønn søker om å bygge hus nr. 2 på gård 46/1. På grunn av inhabilitet i saken ba rådmannen i Forsand rådmannen i Strand om å utrede saken. Den 14.04.11 sendte rådmannen i Strand saken til politisk behandling i Forsand, med negativ innstilling. I avslaget fremgikk det at dersom en ga tillatelse til bygging av gårdshus nr. 2 skulle saken sendes på høring hos Fylkesmannen. Seksjonsleder teknisk trakk da søknaden. 01.05.12 sendte søker en ny søknad med alternativ plassering. I denne omgangen ble saken utredet av skogbrukssjefen i Strand, og rådmannen i Strand kommune innstilte nå på et positivt vedtak. I saksfremstillinger ble det nå lagt større vekt på at det er grunnlag for skogsdrift. I konklusjonen står det: «Ut fra en samlet landbruksfaglig vurdering er der ressurser på gården som gir grunnlag for nytt kårhus som omsøkt i revidert søknad.» Vurdering: På bakgrunn av inhabilitet ved teknisk kontor sendte rådmannen i Forsand denne saken over til utredning og innstilling i Strand kommune, mens vedtaket fattes i driftsutvalget i Forsand kommune. Formelt sett kunne landbrukssjefen i Forsand kommune utredet saken, men overlatt til rådmannen i Forsand å gjøre vurderinger og innstille til politisk vedtak i driftsutvalget. Vi legger merke til at når det kom en ny søknad med alternativ plassering av huset, ble denne behandlet av en annen saksbehandler i Strand kommune som denne gangen utredet saken fram til en positiv innstilling. Vi ser av saksutredningen at i det i denne runden legges mer vekt på skogbruksressursene på eiendommen. Ifølge fylkesmannen er det kommunen som behandler og avgjør saker etter jordloven og konsesjonsloven. Så lenge kommunen vurderer at det er nok landbruksmessige ressurser til to hus, så trenger ikke kommunen å sende saken på høring til fylkesmannen. Denne delen av saken er da etter revisjonens vurdering riktig håndtert. Sak: Anbud på prestebolig – 12/1007 På kommunestyremøtet 21.03.12 ble det lagt frem en sak vedrørende rehabilitering av prestebolig. Av saken fremgår det at anbud ble lyst ut på Doffin 17.02.12 og at det kom inn to

Side: 8 av 13

anbud. Tilbudsprisene er satt opp i saken. Anbudene er ikke journalført i WebSak. Kommunestyret vedtok følgende: «Saken blir utsatt til møtet i mai. Rådmannen får i oppgave å hente inn en mest mulig komplett pris på ny prestebolig i Bergebakkene boligfelt.» Det fremgår av kommunens økonomireglement, siste vedtatt i 1996, at anbud blir godkjent av rådmannen når kostnaden er innenfor gjeldende økonomiske ramme. På grunn av dårlig inneklima ble det bestemt at det skulle bygges ny bolig og den gamle skulle selges. Arbeidet med å prosjektere boligen ble satt ut til Bark Arkitekter. De fikk også ansvar for innhenting av tilbud, og det fremgår av et dokument i saken at SK Langeland as skulle ha ansvar for byggeledelse. Kommunen lyste arbeidet med ny bolig ut på Doffin 28.11.12. Av dokumenter fra SK Langeland AS fremgår det at det kom inn fem anbud. En sammenstilling av de fem anbudene og anbudsdokumentet til det firmaet som ble valgt er journalført i web-sak 11.02.15. Vurdering: Alle anbudspapirene burde vært journalført i kommunens saksbehandlingssystem når de ble mottatt. Saksframlegget burde angitt hvor mange anbud som er kommet inn. Kommunestyret vedtok 16.05.12 blant annet at samlet prosjekt med innstilling på valg av anbyder skulle tilbake til kommunestyret for godkjenning. Dette er ikke blitt gjort. Sak: Avlastningsbustad/barnebolig – sak 14/428 og 14/527 Arbeidet ble utlyst på Doffin 02.04.14. Utlysningen og tilhørende dokumenter er ikke journalført. Det fremgår av sak 049/14 til kommunestyret at det kom inn tre anbud og at den laveste tilbyder fikk anbudet. Det ble gitt byggetillatelse i september 2014. Av tillatelsen fremgår det blant annet at reguleringsplan m/vedtekter må følges. Arbeidet ble startet opp og underveis ble det avdekt at grunnforholdene i bakkant av boligen ikke var fjell som antatt, og at det ville være rasfare å bygge slik opprinnelig tenkt. Kommunen konkluderte med at bygget kunne flyttes 4 meter, men at det måtte søkes dispensasjon fra reguleringsplanen. I mellomtiden tillot kommunen entreprenøren å igangsette arbeidet med utgangspunkt i at bygget skulle flyttes. 13.02.15 søkte arkitektkontoret om dispensasjon fra reguleringsplanen på grunn av dette. 03.03.15 ble sak 009/15 lagt frem for driftsutvalget. Vedtak i driftsutvalget lyder: «Driftsutvalget i Forsand gir i medhold av pbl §19 dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan for Bergebakkane. Dispensasjonen gjeld flytting av barnebustader ca. 4 m i sørlig retning, jfr. søknad og situasjonskart fra JoB Arkitekter AS dagsett 13.02.15» JoB Arkitekter AS har i 2014 fakturert kommunen for ca. kr 1.200.000, hvor mesteparten av beløpet er knyttet til avlastningsboligen. Kommunen har ikke lyst ut arkitektoppdraget på Doffin. Vurdering: Anbudspapirene burde vært journalført i kommunens saksbehandlingssystem. Ifølge § 9-1 i forskrift om offentlige anskaffelser skal oppdragsgiver lyse ut arbeidet offentlig gjennom Doffin. Dette er ikke gjort for arkitektoppdraget og er brudd på Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Sak: Flyktningeboliger 434/14

Side: 9 av 13

18.06.14 vedtok kommunestyret at kommunen skulle starte opp prosjektering, anbudsinnhenting og arbeidet med å bygge flyktningebolig med øvre ramme på brutto 10 millioner kroner. Bygging av flyktningeboligene ble først ikke lagt ut på anbud. Kommunen oppgir at de innkalte fire byggefirma til en samtale hvor prosjektet ble beskrevet, og hvor kommunen informerte at den øvre rammen var på 10 millioner kroner. Det er ikke journalført noe referat fra dette møtet. I tillegg til disse fire firmaene henvendte Rogaland Massivtre seg til kommunen og spurte om de også kunne levere anbud. Tilbudene som de ulike firmaene kom med fremgår i saken. Et av de firmaene som fikk levere anbud var et firma hvor kommunens landbrukssjef er daglig leder og styreformann. 23.09.14 ble det lagt frem en sak for formannskapet hvor forslaget fra rådmannen var: «Kommunestyret godtar tilbudet fra Rogaland Massivtre på kr. 7.875.000 for 3 boenheter på tomt B14.» Rådmannen trakk saken på møtet. Deretter gjorde formannskapet slikt vedtak: «Rådmannen blir bedt om å sjekke ut følgende før kommunestyret 24.09.14: lovligheten i forhold til regelverk om offentlige anskaffelser, eventuell ny tilråding om valget mellom Fjogstadhus og Forsand Byggservice.» I sak 101/14 som ble lagt frem på kommunestyremøtet 17.12.14 fremgår det at prosjektet nå har vært utlyst på anbud og det kom inn fem anbud. Disse anbudene er ikke journalført. Vurdering: Ifølge § 9-1 i forskrift om offentlige anskaffelser skal oppdragsgiver lyse ut arbeidet offentlig gjennom Doffin. Dette ble ikke gjort i første omgang, men saken ble stoppet før et vedtak var fattet og kontrakt inngått. Oppdraget ble siden lagt ut på anbud, men det fremkommer ikke i saksdokumentene hvilke anbud som kom inn. Sak: Fortidslandsbyen Landa – sak 12/152 Kommunen hadde i flere år drevet Landa med underskudd, og 13.12.11 vedtok kommunestyret at en skulle vurdere å legge Landa ut for salg. Det ble nedsatt en komite til å arbeide med saken. Det ble foretatt en verdivurdering av Landa hvor den tekniske verdien ble satt til kr 2.250.000 og den markedsverdien til kr. 0,-. I juli 2012 lyste kommunen ut salg av Landa i Strandabuen. Det var innen fristen kommet et konkret tilbud fra tre personer, blant dem seksjonsleder teknisk, som sammen ville opprette selskapet Landa Park AS. De ville opprette en campingplass, ha museum og bruke Landa til selskaper. Det fremkommer i dokumentene at de ønsket å overta eiendommen for kr 1,- og ønsket en engangsstøtte på 2,5 millioner. Av saken som ble lagt frem for kommunestyret 31.10.12 fremgår det at komiteen innstilte på at interessentene skulle få kjøpe eiendommen for kr 1,- og få totalt 2,5 millioner i støtte fordelt på tre utbetalinger i løpet av 2012 – 2015. Utbetalingene i 2014 og 2015 forutsatte en positiv utvikling av Landa. Ett av komitemedlemmene ønsket ny utlysning med mulighet for oppstartstilskudd og fortsatt kommunal drift av Landa frem til endelig avklaring. Dette ble også foreslått i kommunestyremøtet, men forslaget ble trukket i møtet. 31.10.12 vedtok kommunestyret at interessentene fikk kjøpe Landa for kr. 1,-. Det ble samtidig vedtatt at de skulle få støtte på kr. 200 000 euro (1.487.186 kr.) fra kraftfondet over tre år og at kommunen var innstilt på ytterligere støtte tilsvarende 1 million over to nye år. Støtten for de tre første årene ble utbetalt i en engang i 2013. 16.01.15 søkte Landa Park AS om utbetaling av restbeløpet på kr. 1.012.000. 11.02.15 fattet kommunestyret vedtak om støtte fra kraftfondet på kr 500.000 i 2015 og kr. 500.000 i 2016. Kommunestyret vedtok i 2005 retningslinjer for kraftfondet. Formålet er: «Å medvirke til

Side: 10 av 13 næringsutvikling i kommunen. Fondsmidler skal primært nyttes som indirekte støtte til lokalt næringsliv og ikke som direkte støtte til enkeltbedrifter.» Vurdering: Når kommunen la ut annonsen hvor de ønsket å selge Landa, fremgikk det ikke at det var mulighet til å få støtte. Kommunen burde foretatt ny utlysning, hvor det ble gjort rede for støttemuligheter, slik at alle interessenter kunne ha samme utgangspunkt. Rådmannens innstilling avvek noe i fra komiteens innstilling, herunder var komiteens innstilling om at en positiv utvikling var en forutsetning for videre støtte (etter utbetalingen på 1,5 millioner) tatt vekk. Det er ifølge veileder for EØS-avtalens regler om offentlig støtte, som hovedregel ikke tillatt å gi støtte i denne situasjonen, men det kan tillattes å gi bagatellmessig støtte, det vil si under 200.000 euro over en tre års periode. Størrelsen på beløpet som ble innvilget i 2012 er så langt vi kan se i tråd med regelverket om offentlig støtte. Men saksprosedyren er etter vår vurdering ikke fullt ut i tråd med regelverket. Her har vi imidlertid ikke kontrollert alle detaljer, fordi dette momentet ikke er sentralt i denne sammenhengen. Kommunestyret vedtok at støtte skulle gis av kraftfondet. Det er delegert til formannskapet å utgjøre kommunens fondsstyre, og treffe vedtak om utbetaling fra kraftfondet. I dette tilfellet ble saken ikke forelagt formannskapet, men gikk direkte til kommunestyret. Vi går ut fra at dette henger sammen med at saken har flere prinsipielle side ut over den økonomiske støtten, og det er naturlig at kommunestyret behandler dette. Det er likevel ikke i tråd med retningslinjene for kraftfondet. I retningslinjene for kraftfondet står det: «Direkte støtte til enkeltbedriften kan gis i forbindelse med markedsundersøkelser og forprosjekt der fondsstyret finner at det er potensiale for en senere nyetablering. Nyetablering kan også omfatta ny virksomhet i allerede etablerte foretak.» Videre fremkommer det at kommunen i forbindelse med nyetablering av virksomheter kan gi et etableringstilskudd på kroner 10.000,-. Kommunestyrets vedtak fra 2012 og 2015 om støtte på til sammen kroner 2.487.186 er i strid med kommunens retningslinjer for kraftfondet. Det fremkommer både av kommunens retningslinjer for kraftfondet og standardvedtektene for bruk og forvaltning av kraftfond, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet, (rundskriv 1/11) at det ikke skal gis støtte til løpende drift. En gjennomgang av Landa Park AS sitt regnskap for 2013 viser at kr 227.000 av et tilskudd på 743.000 i 2013 er benyttet til drift. Rogaland Revisjon IKS har ikke sett regnskapet for hele 2014 og har derfor ikke gjort en vurdering av bruken av tilskuddet fra kraftfondet i 2014. Sak: Kommunehuset – parkeringsplasser Deler av kommunehuset er et sameie med 50 % eierandel til Forsand kommune og 50 % eierandel til TF Eiendom. Kommunestyret gjorde den 14.05.2014 vedtak om å opparbeide nye parkeringsplasser ved kommunehuset og forbeholde enkelte parkeringsplasser til korttidsparkering. TF Eiendom gir gjennom sin advokat uttrykk for at kommunestyret etter deres mening har disponert over en eiendom som de ikke kan råde over alene og at de antar at dette skyldes at vedtaket bygger på sviktende faktiske grunnlag. Her er det en pågående juridisk prosess mellom partene og vi velger derfor å ikke gjøre noen nærmere beskrivelse eller vurdering av sakskomplekset.

Side: 11 av 13

Sak: Tilsetting av landbrukssjef Stillingen ble lyst ut, og kommunen stilte blant annet krav om høyere landbruksfaglig utdannelse eller annen relevant utdanning på universitets- eller høyskolenivå. I tillegg fremgikk det at relevant god erfaring fra fagområdene ble vektlagt. Det kom inn fire søkere og to av dem ble innkalt til intervju. Disse hadde lang kommunal erfaring og relevant utdannelse. De tillitsvalgte var representert i tilsettingsnemden og beslutningen var enstemmig. Skogbrukssjefen i Strand ble tilsatt 09.01.13. Vurdering: Ifølge hovedtariffavtalen for KS-området for perioden 2012 – 2014 § 2-2 skal kommunen ved tilsetting og opprykk i første rekke ta hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen). I kommunens personalreglement står det at utvelgingen bør gjøres med utgangspunkt i utdannelse, personlig egnethet og praksis, som er en gjengivelse av de samme prinsippene. Alle søkerne hadde relevant utdannelse. De to som ble innkalt til intervju hadde også lang erfaring, hvor den ene hadde landbrukserfaring og den andre skogbrukserfaring. Tilsettingen er etter vår vurdering gjort i tråd med avtaleverket og gjeldende retningslinjer. Sak: Utlysning av lederstilling på teknisk Rådmannen ønsket å styrke seksjonen teknisk og næringsutvikling i Forsand og samtidig som teknisk sjef ønsket å arbeide mer med næring. Rådmannen fremmet derfor forslag om oppretting av et nytt årsverk. Dette ble vedtatt av kommunestyret 14.05.14 og det ble stilt krav om at stillingen som leder teknisk skulle lyses ut med krav om høyere relevant utdanning/kompetanse. Stillingen ble lyst ut 20.05.14. Det kom inn fire søknader. Den 03.07.14 sendte kommunen ut brev til søkerne om at man ønsket å lyse ut stillingen på nytt etter ferien. De tillitsvalgte ble orientert om dette. Parallelt pågikk det en omorganisering i kommunen og rådmannen oppgir at han etter å ha tenkt seg om fant ut at denne stillingen skulle ses på som en del av omorganiseringen. Vurdering: Rådmannen er ifølge delegasjonsreglementet delegert tilsettingsmyndighet, som også innebærer myndighet til å la være å tilsette etter utlysning. Han har også myndighet til å lyse ut en stilling på nytt. Etter Revisjonens vurdering har det ikke skjedd noen feil vedr denne saken. Sak: Oppgavene sine utlyst i annen stilling Kommunen valgte å lyse ut en sekretærstilling for å avlaste ansatte på teknisk. En av de ansatte på teknisk opplevde å få deler av arbeidsoppgavene sine utlyst i annonsen uten informasjon fra ledelsen. Vurdering Det ligger i arbeidsgiver styringsrett å fordele arbeidsoppgaver, men god personalpolitikk tilsier at tillitsvalgte og berørte ansatte blir informert om planlagte endringer i arbeidsfordeling. Omorganisering - 14/579 I forbindelse med omorganisering ble det høsten 2014 nedsatt en arbeidsgruppe. De hovedtillitsvalgte og hovedverneombudet var med i gruppen. Det foreligger referat fra fire møter. Som en del av prosessen sendte rådmannen ut invitasjon til alle ansatte om å ta kontakt i omorganiseringsprosessen. Forslaget til ny organisasjonsmodell ble lagt frem for

Side: 12 av 13

arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget og kommunestyret i november. Kommunestyret vedtok 26.11.14 den nye organisasjonsmodellen. Det ble opprettet en stilling som områdeleder for teknisk og kultur og denne ble besatt av seksjonsleder teknisk. Det ble vedtatt at områdeleder skulle ha ansvar for fire seksjoner. Dette ble senere omgjort til tre seksjoner, da en av dem som var tenkt en seksjonslederstilling sluttet. Det ble ikke foretatt noen intern utlysning av stillingene. Hvem som skulle «rykke opp» var en administrativ beslutning fattet av rådmannen. De tillitsvalgte var informert om hvem rådmannen hadde tenkt skulle ha seksjonslederstillingene, men det fremkommer ikke i referater fra møter med de tillitsvalgte. Den 19.02.15 ble det lagt frem en sak for administrasjonsutvalget hvor det fremgår at to av saksbehandlerne i teknisk ble omgjort til seksjonsledere og en annen saksbehandler ble fagansvarlig jordbruk. Noen ansatte reagerer på at ikke alle fikk en mulighet til å søke på stillingene. I tillegg reageres det på at det ansettes en seksjonsleder uten høyere utdannelse og en områdeleder uten høyere utdannelse når det i første omgang var stilt krav om høyere utdannelse for leder teknisk. Kommunen har et personalreglement oppdatert 02.07.10 hvor det i punkt 3.3 står: «lederstillinger bør lyses ut internt». I ettertid har hovedtillitsvalgte og hovedverneombud gitt rådmannen ros for prosessen. Noen ansatte opplevde likevel at de ikke fikk mulighet til å påvirke hvilken seksjon de selv skulle tilhøre. Ledelsen gjennomførte ikke samtaler med alle berørte ansatte om dette. Vurdering Omorganiseringen hadde en bred medvirkning i fra de tillitsvalgte, og de tillitsvalgte ble tatt med på råd i tråd med Hovedavtalen § 1-4-1 og AML. Likevel har ikke alle enkeltansatte opplevd prosessen som like god. Ifølge hovedtariffavtalen § 2.2 skal det ved tilsetting og opprykk i første rekke tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen). I dette tilfellet ble ingen stillinger lyst ut, men ledelsen hadde en vurdering av hvem de mente var aktuelle for stillingen. Omorganiseringen synes å innebære vesentlige endringer i lederstillinger og ansvar. I en slik situasjon er det viktig at rådmannen har en prosess med kartlegging av bestående stillinger og tilsvarende klargjør ansvar og innhold i nye stillinger. Det bør også foretas individuelle kartlegginger av de berørte for å avklare deres ønsker i forbindelse med en slik omorganisering. Når det i kommunens personalreglement står at alle lederstillinger bør lyses ut internt, burde dette etter vår mening, vært gjort. Dette spesielt med bakgrunn i at det har vært en vanskelig og urolig arbeidsmiljøsituasjon ved teknisk seksjon. Det kan stilles spørsmål med hvorfor rådmannen går vekk i fra vedtaket i kommunestyret i mai 2014 om at teknisk leder skulle ha høyere utdannelse, men når man ved utlysning ikke får gode nok søkere, vil man være nødt til å finne en hensiktsmessig løsning uansett. Vår gjennomgang tyder på at omorganiseringen ikke har virket konfliktløsende i en vanskelig og urolig situasjon ved teknisk etat.

Side: 13 av 13

- Oppdraget er bestilt av rådmannen. Det er likevel naturlig at det blir lagt fram for kontrollutvalget og kommunestyret.

Generelt vedrørende saksbehandlingssystemer Vår gjennomgang viser at det ved teknisk sektor i Forsand kommune er betydelige utfordringer når det gjelder sak-/arkivsystemer

- Mange dokumenter har ingen eller mangelfull journalføring. - Flere saksbehandlere har en lang rekke restansesaker. Dette kan henge sammen med at

saksbehandlerne ikke avslutter sakene sine på korrekt måte. - Revisjonen har fått opplyst at vedtak som er fattet etter delegert fullmakt skal forelegges

utvalget (driftsutvalget eller kraftfondet) som orienteringssak på første møtet etter at vedtaket er fattet. Dersom sakene ikke blir avsluttet på korrekt måte i saksbehandlingssystemet, blir de ikke forelagt utvalgene. I noen tilfeller fører dette til at de administrative vedtakene refereres i utvalget flere år etter at vedtaket er fattet.

Arbeidsmiljøet Rogaland Revisjon IKS har ikke gjennomført en undersøkelse av arbeidsmiljøet, men vår gjennomgang ved teknisk kontor tyder på et arbeidsmiljø preget av grupperinger som står mot hverandre, med et dårlig samarbeidsklima. Noen ansatte opplever et arbeidsmiljø som ikke er tilfredsstillende. Oppsummering Etter en gjennomgang av ulike forhold som er omtalt i varslingssak til rådmannen, vil vi peke på følgende forhold:

- Det er betydelige svakheter i teknisk seksjons bruk av sak-/arkivsystem, både når det gjelder journalføring, avslutning av saker/restanselister og orientering til folkevalgte om administrative vedtak.

- I flere av sakene vi har gjennomgått er det ved teknisk seksjon fattet vedtak av ansatte som etter vår vurdering var inhabil i saken.

- Kommunen har tildelt støtte til utbygging av traktorveg etter at fristen på 3 år var gått ut. - På g./b.nr 46/1 er det revet og bygget ny hytte uten å søke om nødvendige tillatelser.

Det er etter vår oppfatning kritikkverdig at den medarbeideren i kommunen som har det overordnede faglige ansvaret på dette området, ikke forholder seg til regelverket.

- Forsand kommune har kjøpt arkitekttjenester i strid med Lov om offentlige anskaffelser. - Kommunens støtte til Landa Park er i strid med retningslinjene for kraftfondet. - Dersom kommunen skulle tildele økonomisk støtte i tråd med retningslinjene for kraftfondet,

burde det vært foretatt en ny utlysning av salget av Landa, slik at alle interesserte hadde samme utgangspunkt.

- Det kan stilles spørsmål med hvorfor rådmannen går vekk i fra vedtaket i kommunestyret i mai 2014 om at teknisk leder skulle ha høyere utdannelse, men når man ved utlysning ikke får gode nok søkere, vil man være nødt til å finne en hensiktsmessig løsning uansett.

- På bakgrunn av situasjonen ved teknisk etat ville det antagelig vært hensiktsmessig å forholde seg til personalreglementet og lyst ut lederstillingene internt ved omorganiseringen.

- Noen av de ansatte ved teknisk etat opplever et arbeidsmiljø som ikke er tilfredsstillende. - Vi har i dette notatet pekt på en del uheldige og kritikkverdige forhold i Forsand kommune,

som det vil være rådmannens og de folkevalgtes ansvar å ta opp til drøfting for å finne en løsning på.

Rogaland Revisjon IKS Cicel T. Aarrestad Revisjonsdirektør/ statsautorisert revisor


Kontrollutvalet i Forsand

Arkivkode : 217 Saksnr. : 13/00087

Statusoversikt kontrollutvalet sine saker pr. mai 2015

Saker1 frå bestilling til handsaming i kontrollutvalet

Forvaltningsrevisjonar Vedtatt satt i

gang Estimert

timeforbruk Status /

forventa ferdig Merknad

1. Legekontoret 27.11.2014 150 timar 26.11.2015 Selskapskontrollar 1. Eigarskapsforvaltning 11.11.2013 100 timar 2016 Kontrollutvalet utsette denne til 2016

Andre saker 1. Overordna analyse 23.04.2015 Jan. 2016 Skal vere ferdig til fyste møtet i 2016

Saker under politisk handsaming og til vidare oppfølging

Forvaltningsrevisjonar Tinga Handsama Handsama av

kst./ dato Planlagt

følgd opp Kommentar

1.

Selskapskontrollar 1.

Andre saker til oppfølging 1.

Saker som er avslutta

Forvaltningsrevisjonar Tinga Handsama

av K.utv Handsama av

kst./ dato Følgd opp av K.utv. Kommentar

1. Pleie og omsorg 11.11.2013 28.08.2014 Kst: 24.09.2014 23.04.15 2. Barnevern 03.12.2012 11.11.2013 Kst: 02.04.2014 27.11.14

3. Budsjettstyring 30.11.2010 29.11.2011 Kst: 21.03.2012 03.12.2012 Melding om oppfølging behandla i Kst: 27.02.13. 4. Anskaffingar 29.11.2011 03.12.2012 Kst: 27.02.2013 30.01.2014

Selskapskontrollar 1. Interkommunalt arkiv (IKA)

IKS 07.15.2012 29.04.2013 Kst: 29.05.2013 11.11.13

2. Rogaland Revisjon IKS 12.04.2011 30.08.2011 Kst: 25.10.2011 03.12.12 3. Ryfylke Miljøverk IKS 19.04.2010 12.04.2011 Kst: 10.05.2011 03.12.12 Andre saker til oppfølging 1. Oppfølging av presisering i

revisjonsberetninga 2013 29.04.2014 28.08.2014

2. Overordna analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon 24.05.2011 18.06.2012 Kst: 31.10.2012

Grunnlagsdokument til vedteken plan for forvaltningsrevisjon

Per Kåre Vatland Seniorrådgiver

1 Forhold vedrørande ein sak, som blir behandla i dette møtet er skrive med kursiv

Side 1 av 1

Saker frå bestilling til handsaming i kontrollutvalet

Saker under politisk handsaming og til vidare oppfølging

Saker som er avslutta

agenda kontrollutvalet i forsand 28.05€¦ · vennlegast meld eventuelt forfall snarast på...

Documents