ادارة وتنظيم الاجتماعات97 (1)

إعدادأحمد رجائياستشاري

التدريب والتسويق2011

مقدمة أهمية إدارة اإلجتماعات المختلفة .المفاهيم المرتبطة بإدارة وتنظيم

اإلجتماعات.أنواع اإلجتماعات المختلفة

توزيع األدوار والمهام.العمليات التنظيمية

العوامل المؤثرة علي جودة االجتماعات ونتائجها.

اآلليات المتجددة لزيادة فاعلية اإلجتماعات

تمتلئ حياتنا العملية بالمناسباتالتي نلتقي فيها

. اجتماعات . لجان . ندوات . مؤتمرات ولكن ستظل اشكالية الجدوي

والعائد

توجد العديد المناسبات في الحياة العملية توجد العديد المناسبات في الحياة العملية تتكلف تلك المناسبات الكثير ؛ والتي من تتكلف تلك المناسبات الكثير ؛ والتي من أهمها الوقت والبد أن يتناسب العائد مع أهمها الوقت والبد أن يتناسب العائد مع

التكلفة.التكلفة.المناسبات من اجتماعات وندوات المناسبات من اجتماعات وندوات

ومؤتمرات فرص لتالقي وجهات النظر ومؤتمرات فرص لتالقي وجهات النظر والخبرات للعديد من األفرادوالخبرات للعديد من األفراد

المناسبات فرصة لتبادل الخبرات بين المناسبات فرصة لتبادل الخبرات بين (.(.التدريبالتدريباألجيال )األجيال )

( ( نحننحنتساهم في نشر ثقافة المجموعة )تساهم في نشر ثقافة المجموعة )والحد من األناوالحد من األنا

تعريف االجتماعتعريف االجتماع هو لقاء يضم شخصين او أكثر

حيث يتم تبادل وجهات النظر المرتبطة بالمعلومات

والخبرات واألفكارإلنجاز أهداف محددة

Recorderالمقرروقد تعاونه أمانة فنية ( االعداد المسبق( التاكيد علي جدول األعمالضبط الوقت لمناقشة كل بند تسجيل النقاط األساسية والمداخالت تسجيل القرارات التي يصل اليها

المجتمعون

facilitatorالمنسق .تنظيم وترتيب المناقشات .توضيح النقاط األساسية . تقريب وجهات النظر .تجاوز المواضع الساخنة فض االشتباك في حاالت الضرورة

األعضاء المشاركون Members

.االلتزام بالمواعيد والتوقتيات. المشاركة الفعالة. اضافة االفكار االبتكارية واالبداعية.الحد من المناقشات الفرعية استثمار وقت االجتماع لتحقيق األهداف

المرجوة.

Leaderالقائد مسئول عن ادارة االجتماع.

توزيع التكليفات .إعطاء الكلمة للمتحدث من األعضاء .

تحفيز الحضور علي المساهمة الفعالة المشاركة بالرأي وترجيح كفة العدد

الفردي

توزيع األدوار والمهام

العمليات التنظيميةالعمليات التنظيمية

تحديد الموعد بدقة ابالغ األعضاء قبله بوقت كاف إعداد المكان إختيار شكل القاعة طبقا لطبيعة االجتماع

تجهيز مستلزمات االجتماع والضيافة إختبار معينات العرض والتقديموماذا ايضا؟

اإلتفاق علي التوقيتات. التعريف بأسلوب إدارة االجتماع.

التأكيد علي توزيع االدوار .استخدام المعينات للتوضيح وتوفير الوقت.

اتاحة الفرص لتبادل المعلومات واألفكار.التسجيل الدقيق والمفيد .

مراعاة الجودة في القرارات والتوصيات.االتفاق علي آليات المتابعة .

دورة حياة االجتماعدورة حياة االجتماع

األنماط األنماط المختلفة المختلفة وأسلوب وأسلوب

التعامل معهاالتعامل معها

أسلوب أسلوب التعامل معهالتعامل معه

االنصات الجيد المحافظة علي

الهدوء محاولة إستخدام

معلوماته وأفكاره افهامه أن المحترم

قدر احترامه لآلخرين اسلوب اسلوب ستعمل معه ي

نعم ..ولكننعم ..ولكن

الخصائص قاسي الطبع يكثر من مقاطعة

اآلخرين اليثق باألخرين يعتد بأهميته يصمم علي وجهة

نظره يري أنه بخير

واآلخرين ال

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه التعرف علي وجهة نظره تدعيم وجهة النظر

باآلدلة والبراهين عدم اعطائه الفرصة

للمقاطعة يفيد استخدام البدء برأي

عكس رأيك حتي يعترض عليه ثم اتفق معه علي

رأيه الذي هو رأيك

الخصائصالخصائص اليبالي باآلخرين سلبي في طرح

وجهات النظر شخصية غير مجددة يضع الكثير من

اإلعتراضات يلتزم بنص القوانين

واللوائح اليميل للمخاطرة

العدوانيالعدوانيAGGRESSIVEAGGRESSIVE

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه .اإلصغاء الجيد. عدم االنفعال العودة لنقطة الموضوع

األساسي. التمسك بالنمطق دون

العاطفة . االبتسام والمحافظة

علي جو المرح. .. يفيد معه اسلوب نعم

ولكن

الخصائصالخصائصيثير المشكالت .

يمكن إثارته بسهولة. يتمسك برايه .

عبوس متوتر األعصاب .يرفض اآلخرين

وأفكارهم .يتبع أسلوب الهجوم علي

الجوانب الشخصية. صوته مرتفع.

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه تقبل تعليقاته اختيار الوقت المناسب

لمقاطعته التفكر في االنتقام منه استخدام األسلوب

الواقعي

الخصائص : الخصائص : متعالي

يحب السيطرة الكالمية Jعن نفسه يتحدث كثيرا

يميل للسخريه يعلمك حتي عن عملك

أنت

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معهاكد له علي أهمية الوقت قاطعه في منتصف حديثه

قبل ان يلقط أنفاسه . أنقل له عدم االرتياح في

بعض كالمه بالنظر في الساعة مثال

الخصائص :الخصائص :كثير الكالم

يتحدث في كل شيئ بعيدا عن الموضوع

المطروح . يعتقد بأهميتهواسع الخيال

الخجولالخجولSHAYSHAY

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه أطلب منه تقديم

وجهة نظره اظهر له احترام

معلوماته زيادة ثقته بنفسه

باشعاره بتحقيق نجاح التقدم له اليه البدائل اعطاء حل واحد ثابت

الخصائصالخصائصيفتقد إلي الثقة في

نفسه . متحفظ

سهل ارباكه يتصف بالفشل في

حياته العملية والخاصة.

أسلوب التعامل أسلوب التعامل معهمعه

اشرك اآلخرينمعك

اخبره بأنكستدرس وجهة نظره فيما بعد

الخصائصالخصائصيتجاهل وجهة نظر

اآلخريناليستمع لوجهة نظر

اآلخرين يحاول النيل من

اآلخريناليحترم اآلخرين

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه االصغاء الجيد إظهار االحترام الحديث المباشر نحو

الهدف الجدية التأكيد علي اهمية

الوقت

الخصائصالخصائص هادئ وبشوشيثق بالناس يحب سماع اإلطراء عليه يتحاشي الحديث في

المشاكل حسن المعاملة والمعشر يري نفسه بخير

واآلخرين كذلك

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معهالتخفيف من القلق توفير نظام معلومات

جيد إعطاء المزيد من

التأكيدات ساعده علي اتخاذ

قرارات

الخصائصالخصائص يفتقر الي

الثقةبالنفس قلق يجد صعوبة في اتخاذ

القرار يتوه وسط البدائليعتمد علي اللوائح

واألنظمة كثير الوعود هو ليس بخير

واآلخرين كذلك

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معهاالصغاء الجيد استخدام االسئلة

المفتوحة إظهار االحترام استخدام الصمت

إلجباره علي االجابة

الخصائصالخصائصيتفهم المعلوماتاليحب االعتراض يتهرب من االجابة

علي االسئلة الموجهة اليه

غير اجتماعي

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه

التستخدم االسئلة التستخدم االسئلةالمفتوحةالمفتوحة

يفيد معه استخدام يفيد معه استخدامنعم ......ولكن نعم ......ولكن أسلوب أسلوب

الخصائصالخصائص

يعتقد أن مكانته أعلي من االخرين

يتصيد السلبياتيستمتع بإحراج اآلخرين

متصيد األخطاء متصيد األخطاء

أسلوب التعامل أسلوب التعامل معهمعه

. اصغ اليه بدرجة جيدة . اصغ اليه بدرجة جيدة التفتح له الباب ليقول التفتح له الباب ليقول

كل مالديه.كل مالديه. التعطيه فرصة التعطيه فرصة

السيطرة الكالمية السيطرة الكالمية .وضح له حدود التعامل. وضح له حدود التعامل طالبه بالدليل علي رأيه طالبه بالدليل علي رأيه

بالنسبة المئوية بالنسبة المئوية

الخصائصالخصائص يتصيد األخطاء

بسرعة. يواجه اآلخرين

باألسئلة. يتنقل من موضوع

ألخر بحثا� عن األخطاء. اليراعي مشاعر

اآلخرين .

الخصائصالخصائص يتصيد األخطاء

بسرعة. يواجه اآلخرين

باألسئلة. يتنقل من موضوع

ألخر بحثا� عن األخطاء. اليراعي مشاعر

اآلخرين .

المتحذلقالمتحذلقPEDANTPEDANT

أسلوب التعامل أسلوب التعامل معهمعه

. ركز علي جانب الرقة . ركز علي جانب الرقة تحدث معه حول تحدث معه حول

القوانين واللوائح .القوانين واللوائح . تعامل معه باالسانيد تعامل معه باالسانيد

المكتوبة المكتوبة يفيد معه نعم ....ولكن يفيد معه نعم ....ولكن

الخصائصالخصائص

يهتم باللوائح والقوانين .

كل شيئ عنده له مكان محدد

اليحب التغيير . اليصدق إالما هو

مكتوب

االيجابيااليجابي

أسلوب التعامل أسلوب التعامل معهمعه

إتباع التسلسل إتباع التسلسلالمنطقي المنطقي

التأخذ كل ما يطرحه التأخذ كل ما يطرحهقضايا مسلم بها.قضايا مسلم بها.

مراعاة توضيح األمانة مراعاة توضيح األمانةفي التعامل معه .في التعامل معه .

استجب لتحدياته استجب لتحدياتهبفاعلية بفاعلية

الخصائصالخصائص. متحمس . ذكي. واقعي. مفاوض جيد. يصغي جيدا� .له مواقف ايجابية

الشكاء البكاءالشكاء البكاء

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه اإلصغاء الجيد اإلصغاء الجيدعدم تقديم النصحعدم تقديم النصح تعاطف مع مشكالته تعاطف مع مشكالته

الخصائص . دائم الشكوي. لديه إحساس بالظلم يحس أن الكل ضده

أسلوب التعامل معهأسلوب التعامل معه تأجيل النظر في تأجيل النظر في

طلباتهطلباته توضيح التوقيتات توضيح التوقيتات

المناسبةالمناسبة طلب المزيد من طلب المزيد من

المستندات المستندات التأكيد علي دوام التأكيد علي دوام

التواصل التواصل

الخصائصالخصائص

لحوح يطلب الكثير دون

مراعاة المسئوليات والصالحيات

أو ظروف الزمان والمكان

العوامل المؤثرة علي جودة االجتماعات العوامل المؤثرة علي جودة االجتماعات ونتائجهاونتائجها

الثقافة السائدة في المجتمع وفي الجهة المنظمة

%من عوامل 80جودة اإلعداد المسبق النجاح

قناعة المشاركين بأهمية اإلجتماع.صياغة التوصيات والقرارات القابلة

للقياس.مدي تقبل جهة االدارة لتوصيات وقرارات

االجتماع.توفير اآلليات للمتابعة

جودة توزيع األدواراختيار األعضاء الجادين من ذوي الخبرات

والمؤثرينتوفير مستلزمات االجتماع

اختيار المكان وتصميم طريقة الجلوس مدي الخبرة بادرة االجتماعات

طبيعة الموضوعات التي تناقش

العوامل المؤثرة علي جودة االجتماعات العوامل المؤثرة علي جودة االجتماعات ونتائجهاونتائجها

سلبيات اإلجتماعاتسلبيات اإلجتماعات

التأجيل الغير مبرر والمتكرربدء االجتماع متأخرا� عن موعده!!!!!

غياب ثقافة الحوار .تعارض مصالح الحضور .

شخص أو اكثر ليس لديهم خبرة وجود بإدارة االجتماعات.غياب روح الفريق .

توضيح أهداف اإلجتماع .االستعانة بأجهزة عرض حديثة .

تدريب األعضاء واألمانات الفنية عمليا.حرفية صياغة جدول األعمال والتوصيات.

التسويق المسبق ألهمية االجتماع .تطوير الثقافة الداخلية بأهمية االجتماع.

االستعانة بخبراء ادارة االجتماعات. تكليف القيادة بشكل دوري .

جودة متابعة تنفيذ التوصيات والقرارات

1. GOEIC- CONSULTANCY2. FINLAND-813. CBI-

تليفونات تليفونات012 22 11 396012 22 11 396011 77 515 69011 77 515 69

E- mail: ar_hr_consultant1@gmail.comar_marketing_ ar_marketing_ consultant@yahoo.comconsultant@yahoo.com