專題報告 訓練資源管理系統 trs

專題報告訓練資源管理系統 TRS

資四一 24926002 巫蓓雯 24926024 李孟娟 24926050 林安妮

前言 目前一般企業，多數會提供員工內外訓練機會，但是能針對受訓記錄再作進一步分析者並不多見，因為這是項繁瑣作業，由人工查閱計算極易出錯。如果將教育訓練管理導入電腦化，可以隨時查詢員工受訓履歷資料，以及各部門之受訓情況分析，更可完整地呈現每位員工擁有之技能項目，有助於培育人才及人力分配之參考。

為何要使用 TRS 系統？公司企業逐漸邁向 e化，教育訓練也要 e化整合資料庫，可快速排定其課程及規劃辦公室自動化節省成本，進入「無紙化」的時代縮短資料獲取時間支援主管決策制定未來與其他人力資源管理資訊系統功能連結

教育訓練人員常見的問題 如果我想要查閱某個員工的受訓記錄，翻箱倒櫃，還不見得可以找到完整

資料！

如果我想要舉辦一個訓練，我該如何找到本公司應該受訓人員的名單？

如果有人來申請外出受訓，我如何知道這個人的訓練預算是否用「爆」了！還剩多少可以用呢？

如果我要印製所有學員的受訓通知、名牌、簽到表，要花多少時間與人工呢！

如果總經理要我提出訓練績效報告，我能不能提供正確迅速的表單呢？

使用 TRS 目的 (一 )有效提昇資源整合及效率

自動計算並整合訓練相關數值，完整呈現訓練部門績效

透過課程、場地、講師、員工…等資料庫的連結，大幅提昇資源整合的相乘效益。

使用 TRS 目的 (二 )建立知識管理系統與員工升遷體系的基礎

電腦化是知識管理的起點，將員工資料與相關訓練紀錄建檔

員工教育訓練紀錄影響升遷或個人發展頗鉅，完善的教育訓練系統將提供員工保障，並提升員工工作之意願。

使用 TRS 目的 (三 )有效降低人事成本與行政成本

透過電腦化作業，將原本人工作業部分有效轉換

節省大量紙張，存放空間，文具消耗等

和舊式教育訓練的比較 (1/2)舊式 使用 TRS 系統

成本 高(需印大量的紙張、文具 )

低( 一切已 e 化 )

記錄查詢 需翻箱倒櫃，不見得找得到完全的資料

完整的資料建檔

課程 很難一次排定，一更改又要重排

可預先排定，可應需要隨時調整內容

和舊式教育訓練的比較 (2/2)舊式 使用 TRS 系統

儲存方式 印影大量紙張 強大的資料庫

安全性 資料夾容易資料外流

透過密碼與權限控管

速度 慢 快，且可配合其他系統

使用 TRS 之優點 ( 一 )可預先排定年度教育訓練計畫，同時可應需要隨時調整內容。即時掌握最新動態。

將您所有需要的表格全部網羅，只要一個按鍵，讓您從此免除繁雜行政工作的噩夢

整體的績效評估報告 建立企業專屬之課程資料庫、講師資料庫與場地資料庫等，累積企業資源

使用 TRS 之優點 ( 二 )可隨時掌握企業每一位員工的受訓狀況 系統提供課後評量記錄，可以建立完整的課後評估報告。

線上即時報名系統、線上同步作答系統、員工成績查詢系統、部屬成績審核系統……等

使用教育訓練資源系統的優勢 (1)企業篇 1彈性即時且無地域限制的系統維護管理作業。 EIP( 企業資訊入口網站 ) 增進企業與員工之間的交流互動。

替代人工作業，有效提升行政效率，降低人事成本

高效率的教育訓練管理維護功能。

使用教育訓練系統的優勢 (1-1)企業篇 2 提供即時公告系統，加速內部訊息傳遞的效率。 可依職等、職稱、職能、部門別等建立完善的部門及人員培育訓練機制、課程規劃、行政執行等作業

自動分析訓練成本並提供訓練預算與實際費用分析比較表，確實掌握訓練成本。

隨時取得員工訓練紀錄，充分掌握企業人力素質的最新狀況。

使用教育訓練資源系統的優勢 (2)員工篇 1個人化的入口網站，讓員工明顯感受到公司的用心。

隨時可查詢企業內外最新課程資訊，學習新技能，提升自己的素質。

無時間與地域限制的線上報名或取消機制，無需假手他人。

使用教育訓練資源系統的優勢 (2-2)

員工篇 2隨時可查詢個人的訓練記錄與應上但未上的課程，避免疏失。

網路資源方便連結相關網站，縮短搜尋的時間。

員工有專屬溝通管道，有助於凝聚向心力。完整的講義資料庫，方便員工直接線上學習或交流分享。

TRS 的功能

課程規劃管理 課程資料庫管理

課程執行管理 講師資料庫管理

課後評估管理 場地資料庫管理

教育訓練預算管理 員工受訓記錄管理

TRS三大管理趨勢資源管理／知識管理

效率管理 績效管理

管理內容

公司資源 (人 )(錢 )課程資源講師資源場地資源

課程規劃受訓記錄 ( 內訓及外訓）證照管理學員選取表格、文件行政事項

課程評估學員出勤及學習評估年度性報表呈現

所使用之系統大致架構

TRS

教育訓練系統

輸入帳號與密碼

系統維護人員

／教育訓練人員

教育訓練人員／部門主管

課程規劃 開課管理 課後評估 派外訓練 報表印製

公司基本資料管理

員工資料庫管理

課程資料庫管理

講師資料庫管理

場地資料庫管理

權限管理

TRS 訓練資源管理系統運 作 展 示