brandbook workforce pro
Post on 22-Jul-2016
235 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Rust bewaren op de afdeling planning en het aanleveren van
zuivere werktijden en toeslagen. Dit zijn grote uitdagingen voor uw
roostermakers en de collega’s van de administratie. Door gebruik te
maken van goed gereedschap worden deze complexe werkzaamheden
een stuk eenvoudiger.
Vakgereedschap voor personeelsplanning en urenverwerking
Waarom blijven werken met ingewikkelde spreadsheets als er
gereedschap bestaat dat speciaal ontwikkeld is voor het maken van
personeelsplanningen en het registreren van de gewerkte uren?
Automatische controle op wetgeving, cao en de juiste samenwerking
met uw medewerkers scheelt doorgaans een hoop discussie achteraf.
Wel zo prettig met al die verschillende wensen!
Professionele software in de cloud of op uw eigen server. Veel
branchespecifieke modules en de mogelijkheid om te koppelen met de
bestaande applicaties in uw omgeving.
“Goed gereedschap is het halve werk.”
Dennis Schuuring,
Mede-oprichter WorkForce Pro
Er zijn verschillende softwarepakketten op de markt waarmee je ook
roosters kunt maken, maar hun hoofddoel ligt vaak elders.
WorkForce Pro is helemaal ontwikkeld om in zo kort mogelijke tijd
en met zo min mogelijk inspanningen een kwalitatief hoogstaande
personeelsplanning te maken.
U vindt dit te mooi voor woorden? Dat begrijpen wij helemaal. Want
het kostte eerlijk gezegd wel wat hoofdbrekens om dit programma te
maken. Lees wat de bedenkers Govert Schuuring en Dennis Schuuring
daarover vertellen.
Nieuwe generatie planningsoftware
“In 2003, tijdens mijn studie softwareontwikkeling, kwam ik in
contact met een manager van een groot hotel in Amsterdam
en hoorde dat er geregeld gedoe was over de roosters. Ik vroeg
me af met welke software hij werkte en waarom hij bij het
samenstellen van de roosters niet beter samenwerkte met de
medewerkers. Hij gaf aan dat hij, wegens gebrek aan beter,
Excel gebruikte. Ik gaf aan dat ik graag voor hem een applicatie
zou maken waarmee hij voortaan met één druk op de knop een
rooster kon maken en waarbij alle wensen van de medewerkers
werden afgewogen. En zo werd de basis voor WorkForce Pro
gelegd.
Kort daarna heb ik mijn vader, Govert, enthousiast gekregen
om de applicatie op de markt te brengen. Vooral omdat al
snel bleek dat zeer weinig bedrijven tot 1.000 medewerkers
beschikten over dergelijke professionele software. Hier werd
enorm veel tijd gestoken in bewaking van de wetgeving (atw,
cao), er werd nauwelijks samengewerkt met de medewerkers
en er waren geen mogelijkheden om met andere systemen
te koppelen. Zonde! We hadden dus een duidelijke missie: er
moest professionele software komen voor alle bedrijven die hun
roosters nog maakten in Excel of uitwerkten op
een whiteboard.”
- Dennis Schuuring
“Ik vroeg mij af waarom
hij, bij het samenstellen
van de roosters, niet
beter samenwerkte met
de medewerkers.”
“Zolang er nog bedrijven
zijn die plannen in Excel
is onze missie nog niet
voltooid!“
“We hebben in de eerste jaren twee maal op het punt gestaan
om te stoppen met de ontwikkeling van Workforce Pro. Met
name het geautomatiseerd roosteren en bewaking van al die
verschillende wetgevingen… wat een puzzel! Door veel samen
te werken met ondernemers, hun roostermakers en accountants,
zijn we uiteindelijk tot een schitterend eindresultaat gekomen.
Daar zijn we tot op de dag van vandaag enorm trots op!
Door de opkomst van Cloud en de vraag naar Software as a
Service (SaaS) waren we genoodzaakt op zoek te gaan naar een
krachtige ICT partner. Deze kwaliteiten hebben we gevonden in
Korton Group. WorkForce Pro maakt sinds 2013 onderdeel uit
van Korton Group waardoor het aangeboden kan worden als een
volwaardige SaaS oplossing vanuit onze eigen hoogwaardige
datacenters.”
- Govert Schuuring
Door voortdurend te luisteren naar directeuren, HR-managers,
roosterverantwoordelijken, controllers en systeembeheerders hebben we
kunnen bepalen wat essentieel was voor de applicatie.
Het resultaat mag er zijn. Werken met WorkForce Pro doet wat met
uw bedrijf:
• Met dit programma kunt u de werklast efficiënter verdelen over uw
medewerkers. Dus met minder mensen meer doen.
• Door het roosterproces te optimaliseren – en dat gebeurt absoluut met
WorkForce Pro! – kunt u meer en gelijkmatiger rekening houden met
de wensen van uw medewerkers. U verhoogt dus hun welbevinden.
• Bent u daardoor opeens een charitatieve instelling geworden? Zeker
niet, want met WorkForce Pro bespaart u op uw kosten en u vergroot
de kwaliteit van het administratieve proces. De besparingen op de
loonkosten van uw medewerkers kunnen oplopen tot 3 procent.
• U doet dat door handmatige handelingen te vervangen door
geautomatiseerde functionaliteiten.
• U doet dat ook door de inroostering, verwerking en verantwoording
van gewerkte uren te integreren in één digitale omgeving.
• U kunt verder heel gemakkelijk gegevens uitwisselen met andere
systemen.
• Last but not least kunnen de verantwoordelijken binnen uw organisatie
zich door bovenstaande voordelen meer richten op de kwaliteit van
het workforcemanagementproces. Uw beleid komt zo ook nog eens
beter uit de verf.
Optimale planning
Met WorkForce Pro genereren uw roostermakers
binnen een kort tijdsbestek een personeelsplanning.
Als u dat wilt, kan het programma volledig automatisch
met roostervoorstellen komen aan de hand van de
door u gewenste bezetting. Zo krijgt u een optimaal
roosterresultaat voor elke mogelijke cyclus.
WorkForce Pro heeft uitgebreide
autorisatiemogelijkheden. Een onbeperkt aantal
gebruikers kan er tegelijkertijd mee werken. Door
de eenvoudige en overzichtelijke indeling van de
applicatie is de software gemakkelijk aan te leren,
de kans is groot dat u direct uw weg zult vinden.
Uniek kloksysteem voor digitale tijdregistratie
De WorkForce Pro Clock is optioneel. Een
onderscheidend en uniek systeem voor digitale
tijdregistratie. De geregistreerde uren worden
automatisch verzonden naar WorkForce Pro waar ze
vervolgens worden verwerkt. In die verwerking let het
systeem erop of ze voldoen aan het bedrijfsbeleid,
de geldende wetgeving en de cao die van toepassing
is. Zonder noodzakelijke menselijke tussenkomst
berekent WorkForce Pro de zuivere werktijden, gevoed
door het werkrooster en het kloksysteem.
Bovendien kan WorkForce Pro Clock ingezet worden
als communicatiemiddel met uw medewerkers. Het
systeem vraagt bijvoorbeeld om een reden als iemand
te laat is en geeft mededelingen aan de medewerkers
die zich aan- of afmelden.
Vroegtijdig bijsturen
Doelgericht sturing geven aan de inzet van uw
personeel. Snel de gaten in de personeelsbezetting
vullen. De beschikbare invallers zijn direct
inzichtelijk. Indien gewenst ontvangen alle
mogelijke invallers een verzoek om te komen
werken. WorkForce Pro informeert over de kwaliteit
en de omvang van de personeelsinzet. U krijgt dus alle
gelegenheid om vroegtijdig en doelmatig bij te sturen.
Zo kunt u eenvoudig omgaan met pieken en dalen in
het werkaanbod.
In de klantcases leest u hoe prettig dit in de
praktijk werkt.
Hét vakgereedschap in handen
Roostermakers die werken met WorkForce Pro geven
aan niet meer anders te willen. Dat is niet
verwonderlijk. Zij hebben hét vakgereedschap in
handen. Ook de mensen op de loonadministratie
krijgt u enthousiast met WorkForce Pro. Zij
ontvangen namelijk de zuivere werktijden van iedere
medewerker. Geen gedoe en discussies meer over
gewerkte uren.
Cloud of eigen ICT omgeving
WorkForce Pro wordt aangeboden als cloud applicatie
(Software as a Service), maar kan ook worden
geinstalleerd in uw eigen ICT omgeving.
Voeding voor loonsoftware
De verantwoorde werktijden, die WorkForce Pro heeft
berekend, worden via de WorkForce Pro Gateway
verzonden naar uw loonsoftware. Zo ontstaat een
sterke keten van de personeelsplanning tot en met
de loonadministratie.
Koppelen
De WorkForce Pro Gateway is als het ware een virtuele
stekkerdoos waarmee u WorkForce Pro bijvoorbeeld
met HR-software of meer branchespecifieke applicaties
kunt verbinden.
Blijf in contact met uw
medewerkers
Met WorkForce Pro Connect is het mogelijk om via
de webpagina of de app te communiceren met uw
medewerkers. Hiermee hebben ze altijd inzage in de
laatste versie van hun roosters, kunnen ze de gewerkte
uren bekijken en/of indienen, beschikbaarheid
doorgeven voor de komende periode, diensten ruilen
met collega’s, vrij vragen en hebben ze direct inzicht
in de actuele absentsaldi zoals de verlof, tijd-voor-tijd,
compensatiedagen en ATV. Deze functionaliteiten
zorgen ervoor dat de medewerkers mee kunnen helpen
met de samenstelling van het optimale rooster.
Zorg voor opleiding
Snel aan de slag
Leert u graag zelfstandig? WorkForce Pro wordt
standaard geleverd met een handige Startgids.
Een van onze specialisten ondersteunt de eerste
dagen met het inrichten van de software.
Training op maat
Groepen trainen, op locatie of elders, volledige
inrichting door specialisten, we gaan graag met u
in gesprek over een optimaal traject voor uw
organisatie en de medewerkers.
Attractiepark Walibi Holland in Biddinghuizen verwelkomt jaarlijks een
kleine miljoen bezoekers. Om al deze bezoekers een heerlijk dagje uit te
bezorgen, staan van april tot oktober dagelijks zo’n 1000 medewerkers
klaar bij attracties en andere recreatiegelegenheden in het park.
Omdat zij vaak parttime werken, is een goede roosterplanning absoluut
essentieel. Die planning levert het management geen enkele kopzorg
meer op sinds het attractiepark werkt met WorkForce Pro, het
softwarepakket van Korton Group.
“WorkForce Pro neemt ons veel werk uit handen en maakt het mogelijk ook de meest flexibele roosters in te plannen.”
Egbert de Jong,
Assistent Manager Operationele Zaken
Flexibele roosters inplannen
“Wij werken met seizoenmedewerkers die veelal verschillende
roosters en werktijden hebben. De personeelsplanning is hierdoor een
ingewikkelde klus. Zo hebben we gedurende het hoogseizoen rond de
duizend medewerkers in dienst, van wie er iedere dag tussen de twee- en
driehonderd in het park nodig zijn bij attracties, souvenirwinkeltjes en
horecagelegenheden. WorkForce Pro neemt ons veel werk uithanden en
maakt het mogelijk ook de meest flexibele roosters in te plannen. Het
programma stelt op basis van de opgegeven voorwaarden automatisch de
meest ideale dienstroosters voor alle parkmedewerkers voor.
Omdat Walibi Holland in de wintermaanden gesloten is, is het werk
van onze personeelsplanners seizoensgebonden. Daardoor komt het
regelmatig voor dat wij nieuwe personeelsplanners in dienst nemen. Zij
moeten zonder een lang inwerkprogramma met het roosterprogramma
werken. Een eenvoudig en overzichtelijk roosterprogramma dat deze
personeelsplanners zichzelf kunnen aanleren werkt dan erg prettig.”
Minder fouten en sneller plannen
“Voorheen gebruikten wij Excel om al onze medewerkers in te roosteren.
Dat was een tijdrovende klus en bleek bovendien erg foutgevoelig.
Als er een formule verkeerd stond, kon het gebeuren dat te veel of te
weinig medewerkers ingeroosterd werden. Met WorkForce Pro gaat de
roosterplanning een stuk makkelijker en nauwkeuriger. Daar halen
wij veel winst uit. Bovendien besparen we op het planproces zeker een
kwart van de tijd.
Ook voor de parkmedewerkers werkt WorkForce Pro prettig. Met een
eigen inlogcode kunnen alle medewerkers op de Walibi Holland
WorkForce Pro webpagina hun rooster inzien, het aantal gewerkte uren
bekijken en vrije dagen aanvragen bij hun leidinggevende. Hierdoor is
het rooster voor alle medewerkers altijd en overal in te zien. Ook vanaf
hun smartphone kunnen ze inloggen op de roosterpagina. Met veel jonge
medewerkers en gevarieerde arbeidstijden is dat echt een pluspunt.”
International Wellness Resorts (IWR) is in 2011 ontstaan naar het idee
van de eigenaar en initiatiefnemer Gert van der Steen. Hij deed zijn
intrede in de wellnessbranche met de ontwikkeling en realisatie van het
inmiddels landelijk bekend staande sauna-, beauty- en wellnessresort de
Veluwse Bron. Van meet af aan bestond de ambitie om toonaangevend te
worden in de branche door de ontwikkeling van een landelijk netwerk van
kwalitatief hoogwaardige wellnessresorts en thermen rond een centraal
doel: het bieden van pure ontspanning aan de consument.
Door overnames van branchegenoten als Spa Sense (Geldrop), Elysium
(Bleiswijk), Spa Puur (Tilburg) en het landelijk bekende Zwaluwhoeve
heeft IWR in de korte tijd van haar bestaan een marktaandeel verworven
van bijna 50 procent. Vanuit de hoofdvestiging in Emst worden
momenteel circa 750 medewerkers aangestuurd. Samen zijn zij circa 1
miljoen bezoekers per jaar van dienst.
Al vanaf de start wilde Gert van der Steen werken met WorkForce Pro.
Hij had daar zo zijn reden voor. Nog steeds is hij zeer enthousiast.
Goed en compleet
“Een goed en compleet systeem voor roosterplanning en
urenverantwoording was voor ons meteen een must. We realiseerden ons
dat kwalitatief goed plannen en verantwoorden van gewerkte uren
van cruciaal belang waren bij de realisering van onze ambities rondom
kwaliteit en groei. WorkForce Pro is gewoon het enige systeem dat in
alle functionaliteiten voorziet.
Een van de belangrijke eisen aan het nieuwe systeem was de mogelijkheid
om kosten- en efficiencydoelen te bewaken. Bij een personeelsomvang
van meer dan 750 medewerkers is het een directe must om over
functionaliteiten te beschikken voor een zo doelmatig mogelijke inzet.”
“We hebben het aantal
handmatige handelingen tot een
minimum gereduceerd”
Gert van der Steen,
Eigenaar en initiatiefnemer IWR
Overall systeem
“Wij zetten WorkForce Pro in als overall systeem. Centraal geïnstalleerd
op het hoofdkantoor, met gebruiksrechten voor planners op elk van de
locaties. De inrichting is van dien aard dat men op lokaal niveau een zo
efficiënt mogelijke planning kan maken, terwijl op centraal niveau de
doelstellingen kunnen worden bewaakt.
Door koppelingen met onder meer onze HR en verloningssofteware
(AFAS) is een geheel gerealiseerd waarbij het aantal handmatige
handelingen tot een minimum is gereduceerd. Dit past in ons streven
naar een zo efficiënt mogelijke administratie, dus met zo weinig mogelijke
handmatige handelingen en foutkansen.
Een van de grote voordelen van WorkForce Pro is hierbij dat de
gewerkte uren volledig geautomatiseerd worden verwerkt tot de
gewenste uursoorten ten behoeve van de verloning. We werken
momenteel bovendien aan een koppeling van WorkForce Pro met ons
online reserveringsysteem xPlan.”
Cruciale rol
“Wij sturen IWR aan op basis van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). De
personeelskosten spelen daarbij een erg belangrijke rol. WorkForce Pro
voorziet in mogelijkheden om de inzet van medewerkers automatisch te
relateren aan KPI’s, zodanig dat de (voorgenomen) inzet van medewerkers
meteen inzicht geeft in de daarmee gepaard gaande kosten en de
verschillen ten opzichte van het budget.
WorkForce Pro speelt ook een cruciale rol wanneer wij een overname
doen. We rollen dan WorkForce Pro als een van de eerste middelen uit naar
het overgenomen bedrijf. Het gaat dan niet alleen over de software. Ook
wordt direct WorkForce Pro Clock geïmplementeerd. Dit gebeurt in nauwe
samenwerking met specialisten van WorkForce Pro. Bij de overname van de
Zwaluwhoeve werd de uitbreiding binnen enkele weken gerealiseerd.”
“WorkForce Pro speelt ook een
cruciale rol wanneer wij een
overname doen.”
Sportbedrijf Almere werkt met lef en ambitie aan de ontwikkeling
en versterking van een sportief Almere. Jaarlijks verwelkomt het
sportbedrijf in acht sporthallen ruim 500.000 sporters en supporters.
Het faciliteert alle (sport)evenementen in Almere. Om al deze
sportievelingen een sportief uitje te bezorgen, steken de medewerkers
van het sportbedrijf dag in dag uit hun handen uit de mouwen. Zij zijn
de spil voor iedere sporthal en zorgen ervoor dat elk evenement een
succes is. Zij moeten zo efficiënt mogelijk worden ingeroosterd. Voor
alle sportlocaties moeten de gewerkte uren snel en foutloos worden
verwerkt. Daarvoor is professionele software onmisbaar. Die heeft het
sportbedrijf gevonden in WorkForce Pro.
“We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije dagen van iedere medewerker”
Marcel van Alder (adviseur verhuur) &
Pieter Schrijver (planning sporthallen en evenementen)
Dienstroosters afgestemd op verhuur sporthallen
Van Alder: “De inzet van medewerkers is sterk afhankelijk van de verhuur
van onze sporthallen. WorkForce Pro helpt ons hierbij. Het programma
stemt de dienstroosters van medewerkers volledig automatisch af op de
verhuur. Zo voorkomen we dat er te veel of te weinig medewerkers
staan ingeroosterd tijdens evenementen of onderhoud aan de hal. Voor
ons en de medewerkers is dat echt een groot pluspunt.”
Schrijver: “Omdat in de wintermaanden meer sportevenementen in
de sporthallen zijn dan in de zomermaanden, zijn de werkweken en
werktijden van onze sporthalmedewerkers seizoensgebonden. Dit maakt
het soms lastig om personeel goed in te plannen binnen de afspraken in
hun arbeidscontract. Maar met WorkForce Pro gaat ook dat vlekkeloos.
We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije
dagen van iedere medewerker en kunnen het rooster hierop aanpassen.
Bovendien houdt WorkForce Pro rekening met de afspraken binnen de cao,
zoals arbeidstijden. Je krijgt direct een melding als het rooster van een
medewerker niet aansluit op de gemaakte afspraken.“
Roosters centraal regelen
Van Alder: “Het beheer en de personeelsplanning van de acht sporthallen
worden sinds een aantal jaar centraal geregeld. Voor ons en de
sporthalmedewerkers was dit een grote verandering, maar met behulp
van WorkForce Pro hebben wij grote stappen vooruit gemaakt op het
gebied van personeelsplanning en het beheer van de sporthallen. Door
met WorkForce Pro de planning van het personeel voor alle sporthallen te
regelen, kunnen we de sporthalmedewerkers nu veel efficiënter inzetten.”
“Het programma stelt automatisch de meest ideale dienstroosters op
voor alle sporthallen. We maken niet meer gebruik van acht aparte
dienstroosters waardoor de samenwerking tussen de sporthallen beter
is. De sporthallen maken nu gebruik van elkaars capaciteit, omdat
medewerkers worden ingezet op meerdere locaties.”
Aanzienlijke besparingen
Schrijver: “Al in de eerste twee jaar dat wij WorkForce Pro gebruikten
voor personeelsplanning, zagen we resultaat. Via natuurlijk verloop
is het aantal medewerkers gedaald van dertig naar twintig. Dit
hoefde niet aangevuld te worden door een grotere efficiency van het
rooster. Dat leverde in twee jaar een besparing op van ruim €50.000
op de personeelskosten. Bovendien werden structurele tijdbesparingen
gerealiseerd binnen het planningsproces en de verwerking van de gewerkte
uren.”
“Omdat het programma eenvoudig en overzichtelijk werkt, besparen we
veel tijd op het plannen. Vroeger maakten we de dienstroosters in Excel.
Dat deed iedere beheerder van elke sporthal voor zich. Dat was een
tijdrovende en foutgevoelige klus. Iedere sporthalbeheerder was ruim
drie uur per week bezig met een planning en tijdregistratie. Nu doen we
dat met één medewerker binnen drie uur voor alle acht sporthallen.”
Roosters inzichtelijk
Schrijver: “Hoewel onze medewerkers in het begin moeite hadden met
de centrale aansturing voor alle sporthallen, staan ook zij hier nu positief
tegenover. WorkForce Pro draagt daaraan bij. Met een eigen code kunnen
zij inloggen op de WorkForce Pro-webpagina en hun rooster inzien, het
aantal gewerkte uren bekijken en vrije dagen aanvragen. Hierdoor is het
rooster voor alle medewerkers altijd en overal inzichtelijk. Dit is voor
hen echt van toegevoegde waarde, omdat zij soms een langere periode
niet werken. Bovendien hoeven de medewerkers niet meer zelf hun
tijdregistratie bij te houden. Met het kloksysteem van WorkForce Pro gaat
ook dat automatisch.”
023 555 50 60 • info@workforcepro.nl • www.workforcepro.nl
top related