(groupware)gaul/tszhonlap_public/iroda/groupwar21.pdf · a verbális (szóbeli) és nem-verbális...

2010 Széchenyi István Egyetem

Irodaautomatizálás

Együttműködés(Groupware)

Gaul Géza

Széchenyi István Egyetem 2

A tantárgy tartalma• Az iroda• Az iroda automatizálása• Integrált irodai rendszerek

– Ügykezelési folyamat (Workflow)– Együttműködés (Groupware)

• Termékek – Áttekintés– Lotus Notes– Iroda++ 7.01– Poszeidon

2010 Széchenyi István Egyetem 3

Mai előadás tartalma• Bevezetés• A csoportmunka természete• A technikák áttekintése

– Üzenetkezelés– Konferencia– Valódi csoporttámogatás– Integrált együttműködési környezet– Szétszórt csoportok együttműködése

• Irányzatok

2010 Széchenyi István Egyetem 4

BevezetésA csoportmunka több különböző

szakértelmű személy meghatározott felelőséggel, egy közös feladat vagy cél elérése érdekében végzett együttes munkáját jelenti. Lehet:

• egyetlen szervezeti egységen belüli munkamegosztás (szakreferensek),

• különböző szakmára specializálódott funkcionális egységek tagjai közötti.

2010 Széchenyi István Egyetem 5

A csoportmunka természete

• Párhuzamos, egyidejű tevékenységek (L. a korszerű operációs rendszerek működését!)

• Megvizsgálandó általános szempontok: – termelés-termelékenység, – csoporttagok közérzete, – a tagok támogatása.

2010 Széchenyi István Egyetem 6

A csoporton belüli kölcsönhatás

Szempontjai: információcsere (kommunikáció), döntéshozatal személyek közötti viselkedésminták, háttértevékenységek.

2010 Széchenyi István Egyetem 7

Az információcsere

A vele kapcsolatos viselkedés:A tagok erőfeszítései

adatok, információ és tudás

átalakítására.

2010 Széchenyi István Egyetem 8

A döntéshozatalA vele kapcsolatos viselkedés: A többiek munkájának kritikus vizsgálata

az eredmény megközelítésének szempontjából. Koordináció vagy folyamat menedzsment

hogyan jár el a csoport, operatív eljárások létesítése.

2010 Széchenyi István Egyetem 9

Személyek közötti (interperszonális) viszonyokAz ezzel kapcsolatos viselkedés: Csoporttagok viszonyainak menedzselése

egyes tagok egymás közt, tag-csoport viszony.

Tagok támogatása: keletkeztet a csoport céljához közvetlenül nem kötődő feladatokat

szocializáció, személyes és személyek közötti viták.

2010 Széchenyi István Egyetem 10

Hellyel összefüggő viszonyok kutatása Egy helyen dolgozó tagok esete:

jól kidolgozott. Elosztott (ang. dispersed) csoportok esete:

a kutatás több irányban folyik bemenetek (tervezés, kulturális különbségek), társas-érzelmi (bizalom, összetartás), kimenetek (teljesítmény, elégedettség).

2010 Széchenyi István Egyetem 11

Mai előadás tartalma• Bevezetés• A csoportmunka természete• A technikák áttekintése

– Üzenetkezelés– Konferencia– Valódi csoporttámogatás– Integrált együttműködési környezet– Szétszórt csoportok együttműködése

• Irányzatok

2010 Széchenyi István Egyetem 12

Együttműködést támogató technikák áttekintése Tér és idő szerint

Idő

Azonos (szinkron) Különböző(aszinkron)

Tér egy helyszín szemtől szembeszavazás

előadás-támogatásstb.

emilbeszéd-mail

dokumentumtárakstb.

több helyszín(virtuális)

Video/audio konferenciachat

azonnali üzenetstb.

emilfonalas viták (treadeddiscussion)dokumentumtárakstb

2010 Széchenyi István Egyetem

Együttműködési szintek

• Kommunikációs eszközökNem strukturált információcsere.• Konferencia eszközökInteraktív tevékenység közös célért.Pl.: „brain storming”, szavazás.• Koordinációs eszközökKomplex, kölcsönösen függő tevékenység:

koordináció.

2010 Széchenyi István Egyetem

A megfelelő varázsige

„three Cs’ “communication, collaboration, coordination(kommunikáció, összedolgozás, koordináció)

A legtöbb felhasználó tapasztalata csak a groupware egy-egy részterületére terjedt ki. (Pl: elektronikus üzenetkezelés, ügymenetkezelő rendszer)

2010 Széchenyi István Egyetem

Kommunikáció – adatok és információk megosztása

• Kompatibilitás• Megbízhatóság• Elérhetőség• A kommunikáció formái• Elektronikus üzenetkezelés• Az üzenetraktár

2010 Széchenyi István Egyetem

Összedolgozás –tudás- és munkamegosztás

A csoport együttműködését szolgáló számítógépen alapuló termékek az eredményeket tárolják, kategorizálják, és meg tudják osztani a szervezeten belül, függetlenül annak keletkezési idejétől és helyétől.

2010 Széchenyi István Egyetem

Koordináció –felelősség- és erőforrás-megosztás A koordináció hagyományos formája A tradicionális csoportokban a koordináció korábbi

megállapodásokon alapuló módszereken és viselkedésen alapul.

Hátrányai:• Feltételezi, hogy a tervezési fázisban

rendelkezésre áll a szükséges információ.• Kivételek kezelése csak késéssel oldható meg.

2010 Széchenyi István Egyetem

Koordináció –felelősség- és erőforrás-megosztásA számítógéppel támogatott koordinációAz ilyen munkacsoportoknál sok folyamat

automatizálható, így több idő fordítható az egyéb feladatokra. Az automatizmus elengedhetetlen feltétel azoknál a cégeknél, melyek gyorsan változó környezetben működnek.

A tevékenységek szükségleti alapon, dinamikusan zajlanak (fórumra, levelezőlistára jelentkezés).

Az ügymenetkezelő (workflow) szoftverekben különféle űrlapokat (form) kell definiálni, meg kell határozni, hogy milyen tevékenységet kell vele elvégezni, szervezni kell az áramoltatását.

2010 Széchenyi István Egyetem

Általános együttműködési igazgatási szoftver eszközök(Collaborative Management Tools)Elősegítik és igazgatják a szociális és

csoporttevékenységet, példák:• Elektronikus naptár• Project menedzsment rendszerek• Workflow rendszerek• Tudás menedzsment• Prediction markets• Extranet rendszerek• Társasági (social) szoftverek• Online táblázatkezelők

2010 Széchenyi István Egyetem

Együttműködési projekt irányítási szoftver eszközök(Collab. Project Manag. Tools)A CMT példákon túl, a CPMT tartalmazhat még:• HR és eszköz menedzsment• Idő és költség menedzsment• Online chat• Instant messaging• Telefon• Videokonferencia• Adatkonferencia• Alkalmazás megosztás• Elektronikus összejövetel szervezés (Electronic meeting systems,

EMS)• Szinkron konferencia• E-mail

2010 Széchenyi István Egyetem

Együttműködési projekt irányítási szoftver eszközök (folyt)(Collab. Project Manag. Tools, cont.) A CMT példákon túl, a CPMT tartalmazhat még (folyt.):• Fax• Beszéd üzenet (voice mail)• Wiki• Web publishing• Felülvizsgálatok szabályozása• Dokumentum változat kezelés• Dokumentum megőrzés• Dokumentum megosztás• Dokumentumtár• Értékelés és áttekintés

2010 Széchenyi István Egyetem 22

Osztályozási szempontok 1Alapvető szempontok:Tér szerint: egy helyszín több helyszín (virtuális)Idő szerint: szinkron aszinkron

2010 Széchenyi István Egyetem 23

Osztályozási szempontok 2További szempontok gazdagság (tartalmi sokféleség, gyorsaság) interaktivitás (válasz, visszacsatolás) társadalmi jelenlét (résztvevők közvetlen közel érzik egymást)

2010 Széchenyi István Egyetem 24

Gazdagság

Képesség a verbális (szóbeli) és nem-verbális (pl. képi) tartalmak közvetítésére a megosztott vélemények idejében történő közzétételéreHátterében szoftver-teljesítmény és sávszélesség együtt áll!

2010 Széchenyi István Egyetem 25

Interaktivitás

A gyors válasz, a visszacsatolás lehetősége: a kommunikáció szimultán és folytonos csatornák és szerepek: többszörös, nem verbális is részvétel önkéntessége lehetőség magszakításra és megelőzésre

2010 Széchenyi István Egyetem 26

Társadalmi-társasági jelenlétAz egyének közötti távolság-közelség

érzése. Lehetővé teszi a társadalmi befolyás, szimbolikus tartalmak, társadalmi kapcsolati szerepek

átadását.

2010 Széchenyi István Egyetem 27

Alkalmazások összehasonlítási alapja

Mindig az elérendő cél:a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka.

2010 Széchenyi István Egyetem 28

Rendszerszállítók főbb típusaiAz általuk szállított rendszerek szerint:• közvetlen támogató szoftverek (stand alone),• dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése,• a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik, bővítik a platformjaikat.

2010 Széchenyi István Egyetem

Irodaautomatizálás

Együttműködés(Groupware)

első rész vége

Gaul Géza

2010 Széchenyi István Egyetem 1

Irodaautomatizálás

Együttműködés(Groupware)

Gaul Géza

A dőlt betűs a mai téma.

A dőlt betűssel kezdjük.

BevezetésNem követem a csoportokról szóló sok pszichológiai indíttatású munka gondolatmenetét, ennek nagyon terjedelmes irodalma van,csak némi utalás lesz a csoportok emberi viszonyaira.Utalás a dokumentumkezelésre, majd a példaként elővezetendő Lotus Notes-ra.

A csoportmunka természeteDef.: Több személy meghatározott felelőséggel, egy közös feladat vagy cél elérése érdekében.Párhuzamosan dolgoznak a tagok. (Utalás a modern operációs rendszerekre!)Kezelendő általános szempontok: termelés-termelékenység, csoporttagok közérzete, a tagok támogatása.A csoporton belüli kölcsönhatás szempontjai: információcsere (kommunikáció), személyek közötti viselkedés, háttértevékenységek.

A csoporton belüli kölcsönhatás szempontjai: információcsere (kommunikáció), személyek közötti viselkedés, háttértevékenységek.Információcserével kapcs. viselkedés:tagok erőfeszítései adatok, információ és tudás átalakítására.Döntéshozatali vis.:többiek munkájának kritikus vizsgálata az eredmény megközelítésének szempontjából, koordináció vagy folyamat menedzsment (operatív eljárások létesítése, hogyan jár el a csoport).Személyek közötti (interperszonális) viselkedés:csoporttagok viszonyainak menedzselése (egyes tagok egymás közt, tag-csoport). Mindez összefügg a tagok támogatásával. Ez gyakran keletkeztet a csoport céljához közvetlenül nem kötődő feladatokat (szocializáció, személyes és szem. közötti viták).

A csoporton belüli kölcsönhatás szempontjai: információcsere (kommunikáció), személyek közötti viselkedés, háttértevékenységek.Információcserével kapcs. viselkedés:tagok erőfeszítései adatok, információ és tudás átalakítására. (Itt utalás arra, hogy az információ valamilyen összefüggésben megjelenő, feldolgozott adat.)Döntéshozatali vis.:többiek munkájának kritikus vizsgálata az eredmény megközelítésének szempontjából, koordináció vagy folyamat menedzsment (operatív eljárások létesítése, hogyan jár el a csoport).

Az információcsere egy fontos, speciális esete.Döntéshozatali vis.:többiek munkájának kritikus vizsgálata az eredmény megközelítésének szempontjából, koordináció vagy folyamat menedzsment (operatív eljárások létesítése, hogyan jár el a csoport).

Személyek közötti (interperszonális) viselkedés:csoporttagok viszonyainak menedzselése (egyes tagok egymás közt, tag-csoport). Mindez összefügg a tagok támogatásával. Ez gyakran keletkeztet a csoport céljához közvetlenül nem kötődő feladatokat (szocializáció, személyes és szem. közötti viták).

Térjünk át a műszaki megoldások áttekintésére!

A dőlt betűssel kezdjük.

Osztályozásuk a tér és idő függvényében az ábrán látható:Megj.: Az egyhelyűség mértéke más és más! Szélsőséges esetben nagy távolságok és időeltérések lehetnek. Ezért a szinkron technikákkal ellentétben itt a kommunikáció koordinálása nehezebb, és ez szükségessé teszi az aszinkron együttműködési technikák kidolgozását.Másik szélsőség esetében irodahelyiségekben vagy épületekben oszolnak el a csoport tagjai.A tapasztalat szerint az együttműködési technikákat a távolságtól függetlenül egyre inkább használják.

A technikák besorolhatók szintekre.The three levels of collaborationGroupware can be divided into three categories depending on the level of collaboration — communication tools, conferencing tools and collaborative management (Co-ordination) tools.Communication can be thought of as unstructured interchange of information. A phone call or an IM Chat discussion are examples of this. Conferencing (or collaboration level, as it is called in the academic papers that discuss these levels) refers to interactive work toward a shared goal. Brainstorming or voting are examples of this. Co-ordination refers to complex interdependent work toward a shared goal. A good metaphor for understanding this is to think about a sports team; everyone has to contribute the right play at the right time as well as adjust their play to the unfolding situation - but everyone is doing something different - in order for the team to win. That is complex interdependent work toward a shared goal: co-ordination.

A továbbiakban ezt kibontjuk.Aki tud jobb szót az „összedolgozás”-ra, mondja. Az együttműködés az egészet átfogó, tágabb tevékenységre foglalt!

Megvizsgálandó szempontok.

2010 Széchenyi István Egyetem 16

Összedolgozás –tudás- és munkamegosztás

A csoport együttműködését szolgáló számítógépen alapuló termékek az eredményeket tárolják, kategorizálják, és meg tudják osztani a szervezeten belül, függetlenül annak keletkezési idejétől és helyétől.

2010 Széchenyi István Egyetem 17

Koordináció –felelősség- és erőforrás-megosztás A koordináció hagyományos formája A tradicionális csoportokban a koordináció korábbi

megállapodásokon alapuló módszereken és viselkedésen alapul.

Hátrányai:• Feltételezi, hogy a tervezési fázisban

rendelkezésre áll a szükséges információ.• Kivételek kezelése csak késéssel oldható meg.

A következőkben egy csoportosított áttekintő lista jön.

Funkció szerinti csoportosításszociális: itt társasági jelentésű.Prediction Market: a résztvevők mintegy szavaznak vagy alkudoznak a jövőben várható értékekről, eseményekről. Ezt az „árverést” kezeli a szoftver.

Electronic communication toolsElectronic communication tools send messages, files, data, or documents between people and hence facilitate the sharing of information. Examples include:synchronous conferencing e-mail faxing voice mail Wikis Web publishing revision control Electronic conferencing toolsElectronic conferencing tools facilitate the sharing of information, but in a more interactive way. Examples include:Internet forums (also known as message boards or discussion boards) — a virtual discussion platform to facilitate and manage online text messages Online chat — a virtual discussion platform to facilitate and manage real-time text messages Instant Messaging Telephony — telephones allow users to interact Videoconferencing — networked PCs share video and audio signals Data conferencing — networked PCs share a common whiteboard that each user can modify Application sharing — users can access a shared document or application from their respective computers simultaneously in real time Electronic meeting systems (EMS) — originally these were described as "electronic meeting systems," and they were built into meeting rooms. These special purpose rooms usually contained video projectors interlinked with numerous PCs; however, electronic meeting systems have evolved into web-based, any time, any place systems that will accommodate "distributed" meeting participants who may be dispersed in several locations. Collaborative management toolsCollaborative management tools facilitate and manage group activities. Examples include:electronic calendars (also called time management software) — schedule events and automatically notify and remind group members project management systems — schedule, track, and chart the steps in a project as it is being completed workflow systems — collaborative management of tasks and documents within a knowledge-based business process knowledge management systems — collect, organize, manage, and share various forms of information prediction markets — let a group of people predict together the outcome of future events extranet systems (sometimes also known as 'project extranets') — collect, organize, manage and share information associated with the delivery of a project (eg: the construction of a building) social software systems — organize social relations of groups online spreadsheets — collaborate and share structured data and information

2010 Széchenyi István Egyetem 21

Együttműködési projekt irányítási szoftver eszközök (folyt)(Collab. Project Manag. Tools, cont.) A CMT példákon túl, a CPMT tartalmazhat még (folyt.):• Fax• Beszéd üzenet (voice mail)• Wiki• Web publishing• Felülvizsgálatok szabályozása• Dokumentum változat kezelés• Dokumentum megőrzés• Dokumentum megosztás• Dokumentumtár• Értékelés és áttekintés

Osztályozásuk a tér és idő függvényében az ábrán látható:Megj.: Az egyhelyűség mértéke más és más! Szélsőséges esetben nagy távolságok és időeltérések lehetnek. Ezért a szinkron technikákkal ellentétben itt a kommunikáció koordinálása nehezebb, és ez szükségessé teszi az aszinkron együttműködési technikák kidolgozását.Másik szélsőség esetében irodahelyiségekben vagy épületekben oszolnak el a csoport tagjai.A tapasztalat szerint az együttműködési technikákat a távolságtól függetlenül egyre inkább használják.

További osztályozási szempontok:gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele,interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége),társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka.Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai:támogató szoftverek (stand alone),dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése,a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.

További osztályozási szempontok:gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele, Szoftver-teljesítmény és sávszélesség együtt!interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége),társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka.Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai:támogató szoftverek (stand alone),dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése,a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.

További osztályozási szempontok:gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele,interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége),társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka.Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai:támogató szoftverek (stand alone),dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése,a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.

További osztályozási szempontok:gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele,interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége),társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka.Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai:támogató szoftverek (stand alone),dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése,a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.

További osztályozási szempontok:gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele,interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége),társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka.Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai:támogató szoftverek (stand alone),dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése,a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.

Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai:támogató szoftverek (stand alone),dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése,a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.

2010 Széchenyi István Egyetem 29

Irodaautomatizálás

Együttműködés(Groupware)

első rész vége

Gaul Géza