analisis dan perancangan sistem informasi...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PADA PT.
PRAWISA ARYO SERASI
Febrianti Saputry / 20208491
Pembimbing :
Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM
B. Sundari, SE., MM
LATAR BELAKANG MASALAH
• Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan pihak manajemen untuk pengambilan keputusan dan dapat
dilakukannya pengendalian intern dalam menjaga aset-aset yang dimiliki
perusahaan.
• PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) adalah perusahaan pabrik sepatu yang didirikan
didaerah Bogor pada tanggal 13 Juni 2011. Dalam menjalankan proses
kegiatan pembelian, perusahaan ini masih menggunakan proses manual. Untuk
itu, PT. Prawisa Aryo Serasi diharapkan mampu menerapkan sistem informasi
akuntansi yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan pembelian sehingga
dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan.
RUMUSAN MASALAH DAN
TUJUAN PENELITIAN
Rumusan Masalah
1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT. PAS?
2. Apakah sistem akuntansi pembelian pada PT. PAS sudah berjalan secara
efektif?
3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang efektif
untuk digunakan pada PT. PAS?
Tujuan Penelitian
1. Mengetahui sistem akuntansi pembelian yang diterapkan PT. PAS.
2. Menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian yang berjalan pada PT.
PAS.
3. Merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang efektif untuk
digunakan pada PT. PAS.
ALAT ANALISIS
1. Sistem Analisis
Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif.
Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem untuk
mengumpulkan data tentang sistem manual pembelian yang berasal dari
transaksi pembelian seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Prawisa Aryo
Serasi.
2. Desain Sistem
Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan
proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), permodelan data (dengan
menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu
dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
PROSEDUR PEMBELIAN YANG
DITERAPKAN
PROSEDUR PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
MODEL LOGIKA DARI SISTEM
YANG DIUSULKAN
1. Diagram Konteks
Produksi
0
Sistem
Pembelian
Manajemen
Supplier
Permintaan
pembelian
Purchase order, TTB
SPH, invoice,
kwitansi, faktur
pajak, dan surat
jalan
Laporan pembelian
Laporan hutang
Laporan pengeluaran kas
Laporan jurnal
2. Diagram Zero
Produksi
1
Penerimaan
permintaan
2
Pembuatan
order
pembelian
3
Penerimaan
barang
4
Melakukan
pembayaran
5
Pembuatan
laporan
Manajemen
Supplier
Barang
Permintaan Pembelian
Hutang
Purchase Order
Tanda Terima
Barang
Pelunasan Pembayaran
Permintaan
pembelian SPP PO
Barang
BPPLaporan pembelian
Laporan hutang
Laporan pengeluaran kas
Laporan jurnal
3. Diagram Level 1 Proses 1
4. Diagram Level 1 Proses 2
Produksi
1.1
Cek
supplier
1.2
Kirim
permintaan
pembelian
2
Supplier
Barang
Permintaan
pembelian
Permintaan Pembelian
2 3
2.1
Input data
order
2.2
Pembuatan
PO
Supplier
Purchase Order
Permintaan Pembelian
4. Diagram Level 1 Proses 3
5. Diagram Level 1 Proses 4
3 4
3.1
Update
barang
3.2
Pembuatan
TTB
Barang
Purchase Order
Tanda Terima
Barang
Hutang
4 54.1
Update BPP
4.2
Pembuatan
BPP
Purchase Order Pelunasan Pembayaran
Hutang
6. Diagram Level 1 Proses 5
5
5.1
Cetak laporan
pembelian
5.2
Cetak laporan
hutang
5.3
Cetak laporan
pengeluaran
kas
5.4
Cetak laporan
jurnal
Manajemen
Barang
Supplier
Hutang
Purchase Order
Pelunasan Pembayaran
Laporan Pembelian
Laporan Hutang
Laporan Pengeluaran Kas
Laporan Jurnal
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM
BARANG SUPPLIER
HUTANG
PERMINTAAN
PEMBELIAN
PURCHASE
ORDER
TANDA TERIMA
BARANG
PELUNASAN
PEMBAYARAN
tgl_permintaan
nm_bagian_minta
nm_barang
qty
kd_barang
nm_barang
stok
satuan
harga_perunit
no_po
tgl_po
kd_supplier
kd_barang
qty
harga_perunit
kd_supplier
nm_supplier
alamat
no_telp
no_fax
saldo_hutang
kd_transaksi
kd_supplier
tgl_jth_tempo
tgl_bayar
no_bukti_bayar
no_po
kd_supplier
kd_bank
jml_nominal
tgl_bayar
M
MM
N
N
N
kd_permintaan
jln
no
rt/rw
kd_pos
kota
kota
kd_barang
satuan
nm_barang
satuan
total_harga
no_invoice
dftr_transaksi
saldo_hutang
no_tanda_terima
kd_supplier
kd_barang
tgl_terima
no_surat_jalan
nm_barang
satuan
qty
no_po
no_invoice
no_tanda_terima
no_spp
NORMALISASI
1. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
2. Bentuk Normal Kedua (2NF)
3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
DESAIN INPUT SISTEM YANG
DIUSULKAN
1. Form Data Barang 2. Form Data Supplier
3. Form Purchase Order 4. Form Hutang
5. Form Tanda Terima Barang 6. Form Pelunasan Pembayaran
DESAIN OUTPUT SISTEM YANG
DIUSULKAN
1. Permintaan Pembelian 2. Data Barang
3. Data Supplier 4. Purchase Order
5. Tanda Terima Barang 6. Bukti Pembayaran
7. Laporan Pembelian 8. Laporan Hutang
9. Laporan Pengeluaran Kas 10. Laporan Jurnal
ANALISIS SISTEM
• Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi
kesalahan.
• Tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan
fungsi penerimaan.
• Tidak terdapatnya surat permintaan pembelian pada bagian gudang sehingga
tidak dapat mencocokkan antara barang yang datang dari supplier dengan yang
dipesan perusahaan.
• Pada bagian pembelian seharusnya tidak menerima dokumen invoice, faktur
pajak, dan kwitansi yang dikirimkan oleh supplier melainkan diserahkan ke
bagian akuntansi.
• Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.
SIMPULAN
1. Sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi
diketahui memiliki empat prosedur, yaitu prosedur bagian gudang, prosedur
bagian pembelian, prosedur bagian keuangan, dan prosedur bagian akuntansi.
2. Dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo
Serasi belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan
kekurangan dalam sistem akuntansi pembeliannya. Belum adanya pemisahan
antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan, tidak adanya
penggandaan dokumen permintaan pembelian pada bagian gudang, dokumen
dari supplier diterima oleh bagian pembelian seharusnya diterima oleh bagian
akuntansi, format dokumen pembelian yang digunakan masih mempunyai
beberapa kekurangan, pencatatannya masih secara manual dan rawan terjadi
salah catat, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian pada PT.
Prawisa Aryo Serasi masih belum lengkap.
3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan
penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan
kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi
kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi
akuntansi pembelian tersebut menghasilkan beberapa file komputer yang
nantinya akan dicetak menjadi dokumen dan laporan yaitu permintaan
pembelian, data barang, data supplier, purchase order, tanda terima barang,
bukti pembayaran, laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran
kas, dan laporan jurnal. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis,
penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow
Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu
dilanjutkan dengan desain output, input dan database. Sistem informasi
akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian
dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah
data akuntansi dan membuat laporan-laporan, sistem informasi akuntansi
pembelian yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.
SARAN
Penulis mengajukan saran kepada PT. Prawisa Aryo Serasi agar dapat
mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi
akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional
pembeliannya. Rancangan sistem ini mampu mengurangi kesalahan dalam
pengolahan data transaksi pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu
yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan
informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.
Penulis juga menyarankan untuk penelitian selanjutnya dapat membahas
tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi
akuntansi penjualan, persediaan, dan lain-lain.
