bab 2 general ledger -...
TRANSCRIPT
BAB 2 GENERAL LEDGERBAB 2 : GENERAL LEDGER
Tujuan Instruksional Umum
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta dapat :
● Menjelaskan kegunaan dari Daftar rekening pada Microsoft Dynamics TM
NAV 5.0
Menjelaskan elemen-elemen dari G/L Account Card
● Menjelaskan elemen-elemen Jendela Chart of Accounts ( the Chart of Accounts
window)
● Menjelaskan fitur budgets pada Microsoft Dynamics NAV 5.0.
● Menjelaskan elemen-elemen dari jendela Budgets
● Mempraktekkan proses set up budget secara manual dan menjelaskan proses
tambahan budget seperti menghapus entry budget
● Menjelaskan proses pembuatan budget melalui fungsi Copy Budget
● Menjelaskan proses pembuatan budget menggunakan fungsi Export
Budget and Import Budget functions.
Pendahuluan
General Ledger adalah area pusat aplikasi pada Microsoft Dynamics NAV 5.0. Pada
General Ledger terdapat informasi keuangan yaitu :
- Posted
- Summarized (ringkasan)
- Reported (pelaporan)
Pada bagian ini komponen yang akan dibahas yaitu : Chart of Accounts dan
Budgets.
Melalui Chart of Accounts akses ke rekening-rekening G/L dan rekening saldo, serta
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-1
BAB 2 GENERAL LEDGERfitur budget, pengguna dapat membandingkan antara jumlah aktual dan jumlah
budget dengan menggunakan kombinasi dari :
- GL Account
- Periode
- Dimensi global
- Dimensi budget
Sekilas mengenai Daftar Rekening ( Chart of Account )
Bagian utama dari suatu perusahaan adalah Daftar rekening yang dimilikinya yaitu
daftar yang berisi seluruh nomor rekening yang siap untuk diposting. Gunakan
jendela Chart of Accounts memasukan dan menampilkan :
- GL Account
- Saldo Rekening
Semua rekening dapat dibuat melalui:
● langsung pada jendela Chart of Accounts (pemasukan data lebih cepat)
● pada jendela the G/L Account Card yaitu mengakses semua field tanpa harus
menunjukkan file-file yang disembunyikan pada jendela Chart of Accounts
Berikut ini akan dibahas mengenai field dan tombol-tombol pada G/L dan jendela Chart
of Accounts
G/L Account Card Overview
Pada jendela Chart of Accounts , semua rekening G/L dapat digunakan dan dilihat dalam
satu waktu. Terdapat G/L Account Card untuk setiap rekening yang dapat diakses dari jendela
Chart of Accounts.
Buka satu rekening, kemudian ikuti langkah-langkah berikut :
1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management --> General Ledger --> Chart of
Accounts.
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-2
BAB 2 GENERAL LEDGER2. Pilih satu rekening untuk ditampilkan.
Gambar 2.1 GL Account Card
Catatan : field-field pada bagian Consolidation dijelaskan pada Multicompany operations -bagian konsolidasi dan, field pada Reporting Tab akan dijelaskan pada bagian A-multicurrency, kedua nya terdapat pada Finance content.
General Tab
Field-field berikut ini terdapat pada General tab:
Field Description
NO. Penomoran GL Account. Ingat bahwa nomor urut tidak digunakan pada GL Account sehingga nomor ini dimasukkan secara manual
Name Deskripsi pendek untuk G/L Account.
Income/Balance Menunjukkan jenis rekening, termasuk rekening rugi laba atau neraca. Field ini penting untuk menentukan rekening-rekening mana yang selesai dibukukan pada akhir tahun fiskal
Debit/Credit Menunjukkan tipe dari entry (debet atau kredit). Pemilihan ini tidak akan membatasi jenis transaksi yang diposting ke rekening, tapi hanya memperluas kapasitas pelaporan.
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-3
BAB 2 GENERAL LEDGER Field Description
Account Type Field ini menunjukkan rekening tujuan. Pilihannya meliputi :
posting : digunakan untuk akumulasi transaksi
heading : digunakan hanya untuk tujuan tertentu
total : digunakan untuk jumlah sekumpulan rekening, seperti yang telah dijelaskan pada field penjumlahan. Pilihan ini sangat berguna untuk menjumlahkan sekumpulan rekening yang tidak sama klasifikasinya seperti Gross Income
Begin total/end total : begin total menandai awal dari account range, end total menandai akhir dari account range. Masing-masing rekening End total memiliki account range pada Totaling Field, range tersebut dapat langsung terhitung atau dimasukkan secara manual
Totaling Menentukan rekening-rekening yan gakan masuk ke jenis rekening total atau end total
No of blank lines Untuk menentukan jumlah baris kosong sebelum rekening ditampilkan pada laporan
New page Untuk menentukan halaman laporan baru dicetak setelah rekening ditampilkan pada laporan
Search name Digunakan untuk rekening tertentu yang nomor rekening tersebut tidak dapat dipanggil
Balance Menampilkan saldo akhir dari rekening G/L
Klik Assist Button pada field ini untuk mengakses jendela G/L entry
Reconciliation account Untuk menentukan apakah G/L account termasuk rekening rekonsiliasi
Jendela rekonsiliasi diutamakan penggunaannya untuk posting untuk melihat kembali (review) efek dari posting pada jurnal
Automatic ext.test Jika terpilih, setu up teks tambahan pada rekening akan otomatis ditambahkan pada dokumen penjualan dan pembelian
jika tidak terpilih, maka teks tambahan tetap dapat ditambahkan pada dokumen secara manual. Untuk membuat extended text tersebut klik Account --> Extended text
Direct posting Menunjukkan apakah posting dapat dilakukan secara
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-4
BAB 2 GENERAL LEDGER Field Description
langsung ke dalam baris jurnal. Ingat bahwa field ini secara otomatis memeriksa kapan rekening baru dibuat.
Blocked Jika terpilih, maka akan mencegah dari pemasukan data (posting). Rekening-rekening dapat di kunci (blocked) dan di buka kapan saja diperlukan
Last Date modified Sistem akan menunjukkan kapan terakhir rekening di ubah , atau kapan terakhir terjadi transaksi
Posting Tab
Posting tab terdiri dari field-field yang dapat menunjukkan bagaimana transaksi G/L dan
VAT dicatat ,yaitu meliputi :
Field DescriptionGen Posting type Menunjukkan apakah rekening hanya digunakan dalam
kaitannya dengan transaksi penjualan atau pembelian atau kedua jenis tersebut. Field ini :- digunakan dengan field VAT bus.posting group dan VAT prod. Posting group untuk menemukan rekening VAT program posts- diisi hanya untuk rekening pendapatan dan biaya dimana VAT termasuk di dalamnya
Gen.Bus. Posting Mengidentifikasikan General Business Posting Group, field ini :- Menunjukkan kepada siapa kita menjual atau membeli- digunakan bersama dengan Gen. Prod. Posting Group dan field Gen Posting Type untuk mencari rekening G/L untuk penjualan, diskon, inventory dan penyesuaian
Gen Prod.Posting Group Menunjukkan posisi default dari general product posting group untuk rekening. Field ini :
- Mengindikasikan jenis item yang terjual atau yang dibeli
- Digunakan dengan field general bus. Posting group dan gen. posting type untuk mencari rekening GL yang digunakan untuk memposting transaksi penjualan, pembelian, disc, COGS dan penyesuaian inventory
VAT bus. Posting group Menunjukkan posisi default VAT business posting group untuk rekening. Field ini digunakan dengan field VAT prod. Posting group and gen . posting type :
- Menentukan % VAT dan tipe perhitungan VAT - Mencari rekening GL dimana program akan
memposting VATFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-5
BAB 2 GENERAL LEDGERField Description
Gen Posting type Menunjukkan apakah rekening hanya digunakan dalam kaitannya dengan transaksi penjualan atau pembelian atau kedua jenis tersebut. Field ini :- digunakan dengan field VAT bus.posting group dan VAT prod. Posting group untuk menemukan rekening VAT program posts- diisi hanya untuk rekening pendapatan dan biaya dimana VAT termasuk di dalamnya
VAT Prod. Posting Group Menunjukkan default VAT Product Posting Group untuk rekening. Field ini digunakan dengan field VAT Bus. Posting Group dan Gen Posting Type :
- Menentukan %VAT dan tipe perhitungan VAT- Mencari GL Account dimana program akan
memposting VAT
Default IC Partner GL Acc. No Menunjukkan default IC nomor rekening GL untuk rekening GL. Pada saat memasukkan rekening GL di jurnal umum antar perusahaan, ICrekening GL secara spesifik digunakan pada field ini sebagai default nomor rekening saldo
Setelah jenis posting dan kode posting group ditentukan pada rekening GL, kode ini
secara otomatis disisipkan pada jurnal, baris penjualan atau pembelian dimana
rekening GL dipilih.
Catatan : Jika general posting group di set dengan default VAT posting group, field VAT
posting group akan secara otomatis terisi dengan nilai default pada saat general posting
group dipilih
TOMBOL ACCOUNT
Tombol account pada GL Account card berisi pilihan berikut ini :
OPTION DESCRIPTION
List Menampilkan daftar semua rekening. Namun tidak sama dengan jendela Chart of Account karena tidak termasuk informasi saldo
Ledger entried Menampilkan semua ledger entri untuk rekening
Comments Digunakan untuk menampilkan atau memasukkan catatan yang berkaitan dengan rekening
Dimensions Digunakan untuk menampilkan atau memasukkan default dimensi untuk rekeningExtended texts Digunakan untuk menampilkan atau memasukkan teks tambahan untuk rekeningFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-6
BAB 2 GENERAL LEDGERReceivables-Payables
Menampilkan ringkasan dari :- Aliran kas dari operasional bersih yang diharapkan dari pelanggan dan pemasok
selama selang waktu tertentu- Membuka ledger pelanggan dan pemasok yang terurut berdasarkan Due Date, bukan
Posting DateRingkasan ini dapat ditampilkan berdasarkan : periode, seperti harian, bulanan atau empat bulanan
- Pergerakan aliran kas untuk periode tertentu dengan meng-klik pilihan Net Change - Saldo bersih dari tagihan pelanggan dan pemasok setiap tanggal dengan meng-klik
pilihan Balance at DateWhere-Used List Menampilkan daftar table tempat rekening GL digunakan
TOMBOL BALANCE
Gunakan tombol Balance untuk menampilkan informasi tentang saldo dan jumlah transaksi
untuk rekening. Setiap jendela mengakses dari tombol ini yang berisi filter untuk lebih spesifik
dalam menampilkan informasi. Tombol balance berisi hal berikut ini :
Option DescriptionGL Account balance
Menampilkan saldo atau perubahan bersihdari rekening GL pada setiap waktu
GL Balance Menampilkan saldo atau perubahan bersih dari seluruh rekening GL untuk periode waktu tertentuGL Balance by dimensions
Menampilkan saldo atau informasi perubahan untuk seluruh rekening. Informasi ditampilkan pada kolom dan baris yang dapat di atur berdasarkan salah satu tampilan berikut :
- GL account- Periode- Global dimensions 1 dan 2
Fungsi-fungsi tersebut akan dijelaskan lebih rinci pada bagian Financial Reporting dalam bab
Business Intelligence
TOMBOL FUNGSI
Tombol Fungsi akan mengakses fungsi Apply Template. Fungsi ini akan dapat digunakan bila
Master Template di atur selama proses RIM (Rapid Implementation Methodology)
Master Template untuk rekening GL memberikan kemampuan untuk :- Membuat berbagai default rekening GL untuk mengatur rekening-rekening yang sering
digunakan, misalnya rekening biaya
- Gunakan template-template tersebut sebagai dasar untuk membuat rekening
- Hilangkan kepentingan untuk mengulang pemasukan data untuk pembuatan rekening
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-7
BAB 2 GENERAL LEDGERyang sama
Untuk informasi yang lebih baik mengenai RIM dan MasterTemplate, sebagai rujukan dapat
dilihat pada isi Application Setup
Setelah rekening-rekening dibuat ada jendela GL Account Card, fungsi Indent Chart of Account
harus dijalankan. Fungsi ini dijelaskan pada bagian Chart of Account Window pada bab ini.
Membuat rekening pada GLAccount Card
Untuk membuat rekening pada tampilan GL Account Card, ikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management General Ledger Chart of
Account
2. Klik Account Card
3. Tekan F3
4. Pada field No., masukan nomor rekening
5. Pada field Name, masukan deksripsi
6. Pada field Income/Balance, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan
7. Pada Account Type, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan
8. Jika perlu, masukan range pada field Totaling
9. Jika perlu, masukan nilai pada field No. of Blank Lines
10. Beri tanda check pada kotak
11. Klik tab Posting
12. Pada Gen. Posting Type field, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan
13. Pada field Gen. Bus. Posting Group, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan
14. Pada field Gen. Prod. Posting Group, klik AssistButton dan pilih opsi yang relevan
15. Masukan informasi pada tab Consolidation dan Reporting
Untuk menentukan sebuah dimensi pada rekening GL, ikuti langkah berikut :
1. Klik Account Dimensions
2. Field Dimension Code, klik AssistButton dan pilih dimensi yang relevan dari daftar
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-8
BAB 2 GENERAL LEDGER3. Pada field Dimension Value Code, klik AssistButton dan pilih nilai dimensi yang relevan
dari daftar
4. Jika ada kebutuhan untuk posting dimensi, pada field Value Posting, klik AssistButton
dan pilih opsi yang tepat
5. Tutup tampilan Default Dimension dan GL Account Card
Untuk memasukkan (indent) rekening GL baru, berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Pada tampilan Chart of Account, cari dan pilih rekening baru
2. Klik FunctionsIndent Chart of Accounts
3. Klik Yes to run fungsi indent
4. Tutup tampilan Chart of Accounts
Lab. 2.1 Membuat Rekening Pendapatan
Skenario
Satu rekening pendapatan yang baru harus dibuat untuk miscellaneous sales (penjualan berbagai
macam barang). Anda adalah Accounting manager pada CRONUS INTERNATIONAL Ltd., ini
adalah tanggung jawab anda untuk mengatur rekening baru tersebut pada GL Account Card
- Miscellaneous sales, nomor rekening 6140, adalah rekening laba rugi yang digunakan
untuk menjumlahkan transaksi
- Posting secara langsung dapat dilakukan
- Posting group meliputi :
-
Field ValueGen. Posting Type SaleGen.Bus.Posting Group NATIONALGen.Prod.Posting Group MISCVAT Bus. Posting Group NATIONALVAT Prod. Posting Group VAT25
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-9
BAB 2 GENERAL LEDGER- Periksa apakah Account Type sudah terbentuk dan hirarki sudah ada.
- Latihan
1. Buat rekening pendapatan menggunakan informasi seperti yang sudah ada pada skenario
2. Jalankan fungsi-fungsi untuk menempatkan tampilan rekening
Solusi
1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management General Ledger Chart of
Accounts
2. Klik Account Card
3. Tekan F3
4. Pada field No., masukan 6140
5. Pada field Name, masukan Sales, Miscellaneous
6. Yakinkan bahwa field Income/Balance ditampilkan pada Laba Rugi
7. Yakinkan bahwa field Account Type menampilkan Posting
8. Yakinkan bahwa tanda check ada pada field Direct Posting
9. Klik tab Posting
10. Pada field Gen.Posting Type, klik AssistButton dan pilih Sale
11. Pada field Gen. Bus. Posting Group, klik AssistButton dan pilih NATIONAL
12. Pada field Gen. Prod. Posting Group, klik AssistButton dan pilih MISC
13. Tekan Enter atau TAB. Field VAT posting group akan secara otomatis terisi berdasarkan
pilihan dari general posting group
14. Tutup GL Account Card
15. Pada tampilan Chart of Account, klik Functions Indent Chart of Accounts
16. Klik Yes untuk menjalankan fungsi indent
17. Lihat kembali rekening baru tersebut, periksa bahwa rekening tersebut terkait dengan
rekening penjualan pada selang yang sama
SEKILAS MENGENAI TAMPILAN CHART OF WINDOWS
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-10
BAB 2 GENERAL LEDGERJendela daftar rekening berisi bidang-bidang yang sama dengan G/L kartu rekening dalam table
yang terformat. Sebagai tambahan informasi bagi kartu rekening individu, jendela daftar reken-
ing menampilkan nilai perubahan bersih pada saat ini dan posisi keseimbangan informasi dari
rekening.-rekening yang ada.
Gambar 2.2 Chart of Account Windows
Jika angka-angka pada rekening hanya berbentuk numeric, maka angka-angka tersebut dapat
disortir secara berbeda berdasarkan apakah program yang gunakan adalah Microsoft Dynamic
NAV Server atau Microstack SQL Server.
• Dengan menggunakan program Microsoft Dynamic NAV Server, angka-angka pada rek-
ening dikelompokkan berdasarkan numeric
• Sedangkan dengan menggunakan Microsoft SQL Server, angka-angka pada rekening
dikelompokkan berdasarkan urutan alphabet
Sebagai hasilnya, kehati-hatian harus dilaksanakan .pada saat melakukan pengaturan terhadap
struktur jumlah rekening untuk memastikan perintah yang benar dari rekening-rekening yang ada
pada daftar rekening-rekening.
Jendela daftar rekening berisi banyak sekali kesamaan dengan tampilan G/L kartu rekening.
• Rekening• SaldoFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-11
BAB 2 GENERAL LEDGER• Fungsi
Untuk menggunakan tombol-tombol pada rekening di jendela ini, pilih garis dan kemudian pilih
fungsi.
Pada tahap ini, fungsi pada tombol menu telah dijelaskan.
Tombol Rekening (Account Botton)
Tombol rekening berisi beberapa pilihan dibawah ini:Pilihan Penjelasan
Kartu Menampilkan kartu rekening untuk rekening yang telah diseleksi
Dimensi-tunggal Fungsi yang sama dengan fungsi dimensi pada kartu rekening
Dimensi- Ganda Digunakan untuk menilai standar dimensi pada rekening yang lebih dari satu.
Sejak tampilan daftar rekening merupakan suatu bentuk daftar rekning, sangat memungkinkan untuk menilai standar dimensi yang sama terhadap beberapa rekening dengan melakukan proses seleksi terhadap rekening yang relevan serta menghapus waktu yang dibutuhkan untuk masuk yang biasanya digunakan untuk menyeting dimensi yang telah ada.
Buku Besar. Komentar, Teks, Rugi Laba, Daftar yang dipakai.
Fungsi yang sama yang telah digambarkan pada bagian Kartu Rekening G/L
Tombol Saldo
Tombol saldo berisi hal-hal seperti dibawah ini
Pilihan Deskripsi
G/L Saldo rekening, G/L Saldo, Fungsi yang sama seperti yang telah dijelaskan pada bagian
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-12
BAB 2 GENERAL LEDGERG/L Saldo dengan Dimensi GII Kartu rekening
G/L Saldo rekening/anggaran Menampilkan saldo yang terkini dan yang dianggarkan atau perubahan bersih terhadap G/L rekening sepanjang waktu.
G/L Saldo/Anggaran Menampilkan saldo yang terkini dan yang dianggarkan atau perubahan bersih terhadap G/L rekening dalam periode tertentu
Daftar Ringkasan Rekening Menampilkan daftar rekening dengan tingkatan serta detail yang berbeda. Gunakan fitur Expand dan Collapse untuk melihat hanya catatan kaki maupun judul atas rekening maupun melihat keseluruhan rekening.
Daftar fungsi akan dijelaskan lebih detail pada bagian Laporan Keuangan dari Topik Business
Intelligences
Tombol Fungsi
Tombol fungsi berisi fungsi-fungsi yang berbeda, yaitu fungsi Indent Chart of Fungtion. Fungsi
ini berguna untuk :
• Memasukkan rekening berdasarkan hirarki yang telah ditetapkan.
Hirarki dapat ditemukan dengan menggunakan rekening dengan mengetik Awal-Total dan
Akhir-Total. Jumlah rekening yang berada pada area ini termasuk Akhir-Total pada bagian Total
secara keseluruhan.
Membuat Sebuah Rekening Pada Jendela Daftar Rekening
Walaupun Kartu Rekening G/L biasanya digunakan untuk membuat rekening G/L, Jendela
Daftar Rekening dapat juga menyajikan dengan cepat pemasukan data. Pilihan ini sangat
berguna untuk rekening yang membutuhkan persiapan yang minimal.
Untuk membuat rekening, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
1. Pada panel navigasi, klik Financial Management > General Ledger > Daftar RekeningFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-13
BAB 2 GENERAL LEDGER2. Tekan F3
3. Pada bagian nomor, masukan nomor rekening
4. Pada bagian nama, masukkan deskripsi
5. Pada bagian income/balance, klik pada Assist buton dan pilihlah pilihan yang relevan
6. Pada bagian account type, klik pada Assist buton dan pilihlah pilihan yang relevan
7. Jika diperlukan, masukan area pada bagian totaling
8. Pada bagian Gen. posting type, klik tombol assist dan kemudian pilihlah pilihan yang
relevan
9. Pada bagian Gen. Bus. Posting Group, klik tombol assist dan kemudian pilihlah pilihan
yang relevan
10. Pada bagian Gen. Prod. Posting Group, klik tombol assist dan kemudian pilihlah pilihan
yang relevan
11. Klik fungsi > Indent Chart of Accounts
12. Tekan yes untuk memulai fungsi indent
Hal yang perlu diingat adalah, bahwa kedua bagian yang berada di G/L Kartu rekening dan
jendela daftar rekening dapat ditampilkan dengan menggunakan Show Column Feature.
Untuk melakukan dimensi tunggal terhadap rekening G/L, maka langkah-langkah yang harus
diperhatikan adalah:
1. Pada panel navigasi, klik klik Financial Management > General Ledger > Daftar Reken-
ing
2. Letakan dan pilih rekening G/L untuk didimensikan
3. Tekan Account > Dimensions > Single
4. Pada bagian kode dimensi, tekan tombol Assist dan pilih dimensi yang relevan dari daftar
yang ada
5. Pada bagian Dimension Value code, klik tombol Assist dan pilih dimensi yang relevan
dari daftar yang ada
6. Apabila ada permintaan untuk melakukan posting dimension, pada bagian value posting,
klik tombol assist dan pilihlah pilihan yang diperlukan.
7. Tutup Default Dimension WindowFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-14
BAB 2 GENERAL LEDGERMelakukan Dimensi yang Sama Terhadap Rekening G/L yang Lebih Dari Satu
Untuk melakukan dimensi yang sama terhadap rekening G/L yang lebih dari satu, maka langkah-
langkah yang harus dilakukan adalah:
1. Pada jendela daftar rekening, pilih semua rekening untuk dinilai
2. Klik Account Dimensions – miltiple
3. Isi bagian kode dimensi. Dimension value code dan bagian value Posting
4. Lakukan verivikasi bahwa dimensi dilakukan terhadap rekening yang lebih dari satu
dengan memilih sebuah rekening kemudian klik account dimension – single
5. Tutup tampilan dimensi yang ada dan ulangi langkah nomor 5 untuk rekening yang
berbeda.
LAB 2.2 – MEMBUAT SEBUAH REKENING VAT
Skenario
Sebuah pembelian 30% VAT yang baru telah diperkenalkan di EUJ. Sebagai seorang Manajer
Akuntasi, adalah merupakan tanggung jawab anda untuk menyiapkan sebuah rekening dengan
memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
• Pembelian VAT 30% EU. Nomer rekening 5622
• Sebuah neraca rugi laba digunakan untuk mengakumulasi transaksi
• Posting langsung tidak diperbolehkan.
Dan juga telah diputuskan untuk menilai bagian dari distensi 30, dengan kode mandatory nilai posting, berdasarkan rekening-rekening berikut:
• 5620• 5621• 5622
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-15
BAB 2 GENERAL LEDGERPastikan bahwa tipe rekening di format dan memunculkan hirarki.
Kalimat Rahasia: Anda akan membutuhkan penggunaan fitur show column pada bagian ini.
Tantang Diri Anda
1. Masukkan rekening yang baru secara spesifik berdasarkan skenario yang ada
2. Jalankan fungsi untuk menampilkan rekening
Butuh Bantuan?
1. Buka bagian daftar rekening
2. Masukkan rekening yang baru sesuai dengan skenario
3. Lihat kotak bagian Direct Posting
4. masukan dimensi area terhadap rekening VAT sesuai dengan skenario
5. Jalankan fungsi indent chart of accounts
Langkah-langkah Untuk Menyelesaikan
1. Pada panel navigasi, klik Financial Management > General Ledger > Daftar Rekening
2. Tekan F3
3. Pada bagian nomor, masukan 5622
4. Pada bagian nama, masukkan pembelian VAT 30% EU
5. Pada bagian income/balance, set di bagian ballance account
6. Pastikan bahwa bagian tipe rekening siap untuk diposting
7. Pada menu view, klik show column
8. Klik Direct posting dan kemudian pilih oke
9. Klik pada bagian kotak Direcct posting untuk memindahkan tanda ceklist
10. Jika diperlukan, masukan bagian untuk mentotal
11. Klik untuk menandai rekening dengan nomer-nomer 5620,5621,5622
12. Tekan Account > dimension > Dimension – multiple
13. Pada bagian kode dimensi, klik tombol assist dan pilih area
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-16
BAB 2 GENERAL LEDGER14. Klik oke
15. Pada bagian kode nilai dimensi, masukan angka 30
16. Pada bagian Value posting, tekan tombol assist dan pilih kode mandatory
17. Tekan oke untuk menutup tampilan Default Dimension multiple
18. Tekan fungtion > indent Chart of Accounts
19. Tekan Yes untuk menjalankan fungsi
20. Tutup tampilan daftar rekening.
General Ledger Budgets Overview
Pada Microsoft Dynamic NAV 5.0, Keistimewaan Anggaran menyediakan kesempatan untuk :
• Membuat multiple Anggran untuk periode waktu yang sama menggunakan nama yang terpisah
• Membuat anggaran yang sederhana atau kompleks dengan memilih kombinasi dari reken-ing G/L, periode, dua global dimensi dan 4 global dimensi
• Copy anggaran dari periode sebelumnya dan memperbaiki anggaran dengan melakukan penyesuaian
• Anggaran dapat di ekspor atau di impor dari Microsoft Excell.
Pada bagian ini, akan dijelaskan dan keistimewaan akan di demonstrasikan.
Set Up nama Anggaran GL
Muliple anggaran dapat di set up untuk periode waktu yang sama dengan membuat anggaran
dengan nama yang terpisah. Global dimension menyediakannya, tetapi empat Anggaran dimensi
dapat ditentukan lebih spesifik untuk setiap anggaran.
Dimensi anggaran dapat digunakan untuk :
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-17
BAB 2 GENERAL LEDGER• Set filter pada sebuah anggaran
• Penambahan informasi dimensi untuk masukan anggaran
Untuk melengkapi ikuti langkah berikut :
1. Pada Navigation, klik Financial Management > General Ledger > Budget
2. Pada Filed nama, klik tombol dan pilih G/L Budget
3. Pada Filed nama, masukkan variable yang unik untuk anggaran ini
4. Pada Filed desription masukkan keterangan yang singkat saja
5. Pada Filed kode dimensi 1, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan
6. Pada Filed kode dimensi 2, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan
7. Pada Filed kode dimensi 3, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan
8. Pada Filed kode dimensi 4, klik tombol dan pilih dimensi yang sesuai kebutuhan
9. Klik OK
Jendela Anggaran
Jendela Anggaran menampilkan jumlah anggaran dalam berbagai tampilan, termasuk :
• Account G/L pada periode yang berbeda
• Dimensi dalam periopde waktu yang berbeda
• Account Dimensi dan G/L
• Dimensi dan dimensi
Untuk mengakses jendela Anggaran, Pada Navigation , Klik Financial Management> General Ledger > Budget
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-18
BAB 2 GENERAL LEDGER
Gambar 2.3 Budget window
Jendela mengandung :
• Judul
• Baris
• Trendscape
• Tombol
Pada bagian judul menyediakan :
• Tampilan pilihan Baris dan kolom
• Pilihan Filtering dan Rounding
Pada Baris, masukan dan menampilkan amount untuk anggaran . Gunakan trendscape untuk
menyesuaikan periode seperti hari, bulan, tahun dan periode akuntansi yang lain.
Tombol menu yan digunakan untuk mengakses tampilan alternatif dari anggaran dan untuk
menyajikan anggaran yang dihubungkan dengan function seperti :
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-19
BAB 2 GENERAL LEDGER• Mengganti kolom dan tampilan baris
• Copy dan hapus anggaran
• Impor dari dan ekpor ke Excell
General Tab
Pada Judul General Tab, berikut field :
Field Definition
Budget Name
Menunjukkan nama dari angaran yang dibuat
Show as line
Menetukan bagaimana baris ditampilkan. Pilihan nya global dimensi 1 dan 2
• G/L account
• Periode
• Dimensi anggaran, jikaanggaran ini secara spesifik dipilih
Show as columns
Menentukan bagaimana kolom ditampilkan
Filter Tab
Filter tab mengandung filter yang digunakan bagaimana untuk untuk anggaran , temasuk :
Field Definition
Data Filtter Gunakan filed berdasarkan tanggal. . Jika field ini mengandung mulai dan berakhirnya tanggal untuk periode waktu.
• Net Change dan budget amount akan menampilkan perubahan selama periode tertentu
• Saldo pada tanggal akan ditampilkan dari dimulainya sampai berahirnya tanggal
G/L Ac- Diguakan untuk memfilter account g/l, dengan demikian nilai dalam saldo berikut di-
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-20
BAB 2 GENERAL LEDGERcount Filter dasarkan hanya pada account Gl termasuk dalam filter
• Saldo
• Saldo pada tanggal tertentu
• Anggaran amount
Two Global Dimension Filter
Digunakan untuk menset sebuah filter untuk sebuah dimensi. Dengan demikian nialai dalam filedl berikut hanya ada pada nilai dimensi :
• Net Change
• Saldo pada tanggal
• Saldo
• Anggaran pada tanggal
• Jumlah anggaran
Four Budget Dimension Filter
Digunakan untuk menset sebuah filter untuk sebuah dimensi. Dengan demikian jumlah anggaran hanya diisi dengan nilai dimensi yang terkandung dalam filter:
Option Tab
Option Tab mengandung dua filed yaitu :
Rounding Factor, menetukan bagaimana jumlah kolom di bulatkan
Show column Name, jika dipilih nama deskriptif diberikan untuk nilai dimensi dan account GL ditampilkan.
Budget Lines
Budget line dibagi menjadi 2 bagian :
• Bagian kiri menjelaskan pilihan baris pada header
• Bagian kanan menjelaskan pilihan pada kolom di header
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-21
BAB 2 GENERAL LEDGERCopy Budget
Pilihan Keterangan
Delete Budget .Digunakan untuk menghapus masukan dari anggaran yang dipilih. Fungsi ini dijelaskan lebih lanjut di bagian Hapus anggaran.
Export to Ex-cell
Digunakan untuk mengekspor budget dari Microsoft dynamaic NAV 5.0 ke excel.l. Fungsi ini dijelaskan lebih lanjut di bagian Expor dan impor.
Isi bagian yang kosong : Nama Anggaran dan jendela anggaran
1. Gunakan .................untuk menyesuaikan periode, baik dalam hari, bulan tahun dan periode akuntansi.
2. .......kolom dan ....... sebagai filed barisyang menentukan bagaimana kolom dan baris ditampilkan
3. Filed kolom dalam baris anggaran adalah...........
4. Multiple anggaran dapat disetup untuk periode waktu yang sama dengan membuat anggaran dengan …………………..
5. Anggaran …………..dapat digunakan untuk memfilter anggaran
6. Fungsi mereverse baris dan kolom diguakan untuk mereverse baris dan kolom pada ang-garan
Membuat Anggaran secara Manual
Budget dapat dibuat dengan cara :
• manual
• copy dari anggaran yang ada
• impor dari excel
Pada bagian ini terkandung demontrasi dari pembuatan sebuah anggaran secara manual dan juga
menyediakan tambahan anggaran seperti :
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-22
BAB 2 GENERAL LEDGER• perubahan atau penambahan dimensi
• Anggaran dengan awal total sampai akhir total
• Penghapusan masukan anggaran
Demonstrasi : Membuat sebuah Anggaran
Skenario : Sara seorang CFO pada CRONUS Internatonal Ltd. membutuhkan untuk menset ang-garan penjualan pada januari 2009, dengan menggunakan grup dimensi anggaran dan grup pelanggan.
Yang perlu diset up :
• Baris : Account GL
• Kolom : Grup pelanggan
• View: Bulanan
• Filter tanggal : januari 2009
• Global dimensi : Sales
• Kolom ditampilkan
Akan ditampilkan :
GL ac-count
Intercompany Large Business
Medium Business
Private Small business
611 0 -20000 -15000 -1 0000-5000-1000
6120 -15000 -10000 -8000 -1000
6130 -10000 -5000 -3000
Pada demonstrasi ini anggran januari 2009 telah disetup.
Langkah-langkahFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-23
BAB 2 GENERAL LEDGERUntuk memasukkan header anggaran ikuti langkah berikut :
1. Pada Navigation, klik Financial Management>General Ledger>Budget
2. Pada Field Budget Name, klik tombol
3. Pada Field Name masukkan 2009
4. Pada Desription Filed, masukkan Anggaran 2009
5. Pada Filed Dimension code klik tombol dan pilih group business
6. Klik OK
7. Pada filed Dimension 2 code klik tombol dan pilih grup pelanggan
8. Klik OK
9. Klik Ok untuk menutup Nama Anggaran GL
10. Pada baris yang ditampilkan yakinkan account yang dipilih.
11. Pada Field tamplkan sebagai kolom, klik tombol dan pilih grup pelanggan
12. Klik Ok
13. Pada Field Trendscape klik 31
14. klik filter tab
15. pada filed tanggal masukan 010109..013109
16. Pada Field departemn filter, klik dan pilih sales
17. Klik OK
18. Klik Option tab
19. Letakkan tanda check dalam Show column name check box
Untuk memasukkan baris anggaran ikuti langkah ini :
1. Pada bagian baris letakan dan pilih nomor rekening GL 6110
2. Pada bagian kolom masukkan nomor rekening 6110
Intercompany Large Medium Private Small
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-24
BAB 2 GENERAL LEDGERBusiness Business business
-20000 -15000
-10000 -5000 -1000
3. Letakkan dan pilih nomor Gl 6120
4.
Intercompany Large Business
Medium Business
Private Small business
-15000 -10000
-8000 -1000
5. Letakkan dan pilih nomor gl 6130
6. pada kolom, masukkan rekening 6130
Intercompany Large Business
Medium Business
Private Small business
-10000 -1000 -3000
Jumlah anggaran untuk setiap pelanggan dimasukkan.
Dengan memasukkan jumlah secara langsung pada jendela anggaran, masukan anggaran dibuat
di anggaran Gl. Penyesuaian dibaut untuk menyimpan anggaran pada jendela ini.
Utuk meriview masukan Anggaran GL ikuti langkah berikut :
1. Klik baris untuk accout 6110,6120,6130
2. Pada field Budget Amount klik tombol
3. Tutup jendela masukan G/L budget
Mengubah atau menambah Dimensi untuk Masukan Budget
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-25
BAB 2 GENERAL LEDGERSetelah masukan anggaran dimuat ;
• dimensi yang ada dapat diubah
• dimensi tidak terkandung didalam jendela anggaran yang ditambahkan
Untuk menggunakan semua keempat dimensi pada saat setup angaran, anggaran dapat dimas-
ukkan dengan jumlah untuk setiap baris anggaran dan kolom untuk setiap dimensi. Setup ang-
garan untuk semua ke empat
dimensi dapat diraih dengan menggunakan metode :
- Ubah filter setiap waktu untuk setiap kombinasi
- masukan manual untuk beberapa anggaran dengan kombinasi dimensi yang berbeda
Anggaran dengan Begin Total dan End Total
Sebuah total account anggrandapat digunakan untuk memasukkan jumlah anggaran untuk sebuah grup rekening.
Sebagai contoh, penggunaan account sales of retail yang mengandung begin total 610.5 6110 – 6190 dan end totalnya 6195 :
• Jika sebuah jumlah dimasukkan untuk rekening 6150, nilai ini digunakan sebagai ang-garan untuk grup 6110 .. 6190
• Jika jumlah yang dimasukkan untuk begin total dan rekening yang lain dari gruo contoh 6120. Kedua jumlah harus dimasukkan rekening per rekening.
Total dari amount yang dimasukkan untuk setiap bagian tidak terlewati di sebagian amount pada grup ini.
Untuk membandingkan anggaran dengan masukan GL yaitu dengan rekening pribadi. Informasi anggaran harus dimasukkan rekening per rekening.
Hapus Masukan Anggaran
Pada jendela anggaran , jika nilai dalam field kolom dihapus, sebuah anggaran akan minus dan
dibuat di GL, Jendela masukan Anggaran memelihara penelusuran dari peruabhan masukan ini.Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-26
BAB 2 GENERAL LEDGERUntuk menghapus masukan angaran, kuti langkah berikut :
1. Pada Navigation , klik Financial Management> General Ledger>Budget
2. Letakkan dan pilih masukan anggaran
3. pada kolom baris tekan F4 untuk menghapus nilai
4. Klik tombol pada field kolom dari nilai yang dihapus
5. Masukan anggaran negatif adakan disisipkan
Untuk merubah anggaran yang negatif dan jendela masukan GL, ikuti langkah berikut :
1. Pilih masukan
2. Tekan F4
3. Klik Yes untuk menghapus
4. Tutup Jendela masukan anggaran GL
Semua masukan angaran dapat dipindahkan dari angaran tanpa menghapus anggaran dari jendela anggaran.
Penggunaan hapus anggaran . semua masukan yang dipidahkan dari jendela anggaran GL tanpa membauta masukan Anggaran menjadi negatif.
Untuk menghapus, ikuti langkah berikut ;
1. Buka anggaran yang dihapus
2. Klik Function Delete Budget
3. Klik Yes untuk menghapus
4. Semua anggaran dipindahkan dari jendela anggaran
5. Pada field kolom tempat jumlah, klik tombol untuk mereview masukan anggaran
6. Pada baris dengan informasi yang minimal dan tidak ada jumlah anggaran
7. Tutup masukan Anggaran GL dan jendela anggaran.
Lab 2.3. Membuat sebuah Anggaran
SkenarioFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-27
BAB 2 GENERAL LEDGERCFO di CRONUS International meminta untuk menssetup anggaran baru di januari 2009 berdasarkan are untuk perusahaan pelanggan yang berukuran medium.
Nama anggaran Region09, untuk penjualan dengan Region 2009 dan gunakna anggaran untuk dimension business grup dan grup pelanggan.
Area G/L Account Amount
Europr North (F.U) 61 10 -400,000.00
Europe North (El1) 6120 -100,000.00
Europe North (Non EU) 6130 -80.000.00
Europe South 6120 -120,000.00
America North 6130 -90.000.00
America South 6130 -50.000.00
Uji Kemampuanmu
1. Set up nama anggaran dengan menggunakan kriria dalam scenario
2. Set up header anggaran dengan menggunakan kriria dalam scenario
3. Gunakan tampilan bulanan untuk memasukkan jumlah anggaran untuk rekening penjualan
Perlu pertolongan kecil ?
1. Buka jendela Anggaran dan akses jendela Anggaran GL
2. Set up nama anggaran dengan menggunakan criteria sesuai scenario
3. Pada jendela anggaran, lihat baris dan kolom untuk menyiapkan masukan rekening dan area
4. Set dimensi filter didasarkan pada informasi dalam scenario
5. Pilih tampilan berdasarkan nama kolom
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-28
BAB 2 GENERAL LEDGER6. Gunakan tampilan bulanan untuk memasukkan jumlah anggaran sesuai scenario
Langkah Penyelesaian
1. Pada Navigation klik Financial Management > General Ledger > Budget
2. Pada Field Budget Name, klik tombol bantuan
3. Pada Field Name masukkan Region2009
4. Pada Desription Filed, masukkan penjualan Region 2009
5. Pada Filed Dimension code 1 klik tombol bantuan dan pilih group business
6. Pada filed Dimension 2 code klik tombol bantuan dan pilih grup pelanggan
7. Pada filed Dimension 3 code klik tombol bantuan dan pilih Area
8. Klik OK
9. Pada jendela anggaran, field Show as Lines, klik tombol bantuan dan pilih account GL
10. Pada Field Show as Lines, klik tombol bantuan dan pilih area
11. Klik Filter Tab
12. Pada Field Date Filter masukkan 0101 109 – 0103 101
13. Pada Field Department Filter klik tombol bantuan dan pilih Penjualan
14. Pada Field Business Group Filter klik tombol bantuan dan pilih Industri
15. Pada Field Customer group Filter klik tombol bantuan dan pilih Medium
16. Klik Option Tab
17. Yakinkan tidak pembualatan dan klik Show column namai check box
18. Pada trenscape klik 31
19. Pada baris isi GL dengan 6110
20. Pada area Europe North masukkan -400000
21. Untuk rekening 6120 di area Europe North masukkan -100000
22. Untuk rekening 6120 di area Europe south masukkan -120000Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-29
BAB 2 GENERAL LEDGER23. Untuk rekening 6130 di area Europe north masukkan -80000
24. Untuk rekening 6130 di area America north masukkan -90000
25. Untuk rekening 6130 di area America north masukkan -50000
Gambar 2.4 COPY G/L BUDGET WINDOW
Fasilitas copy budget ini mempunya tiga are yang lebih spesifik yaitu :
• Copy dari sumber depan
• Copy ke tujuan
• Gunakan informasi yang telah di copy
Pada bagian ini setiap area akan diterangkan dan anggaran yang sedang aktif akan dicopykan ke anggaran yang baru.
Copy Budget Job Overview
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-30
BAB 2 GENERAL LEDGERCopy dari area digunakan untuk menentukan dimana masukan anggaran dicopykan. Field yang lebih spesifik didasarkan pada pemilihan sumber field :
Pilihan Definisi
GL entry Anggaran didasarkan ada masukan GL pada periode yang lebih spesifik:
• sebuah jarak rekening dan atau jarak tanggal dalam rekening GL, da field tanggal untuk menentukan informasi yang akan di copykan.
• Tutup masukan
GL Budget Entry Anggaran didasarkan pada masukan anggaran GL dari anggaran yang ada. terutama :
• Nama anggaran yang ada untuk di copy
• Jarak field rekening dan tanggaluntuk memfilter informasi yang di copykan
Kedua pilihan tersebut, pada filed dimension, klik tombol bantuan dan :
• Klik untuk menyisipkan sebuah tanda check dalam pilihan check box untuk setiap dimensi di copykan untuk anggaran yang baru
• Set penambahan fileter untuk memproses dengan mendefinisian dimension value filter
Copy area, digunakan untuk mengcopy informasi anggaran. Fieldnya terdiri dari
Field Definition
Budget Name Masukkan nama dari anggaran yang baru atau klik tombol bantuan un-tuk memilih nama anggaran yang ada
GL Account No Masukkan nomor rekening G/L , jika satu atau lebih masukan ledger harus dicopy untuk satu rekening GL
Penggunaan area termasuk beberapa pilihan perhitungan di gunakan untuk copy budget, yaitu :
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-31
BAB 2 GENERAL LEDGERFieltord Definition
Adjusment Factor Masukkan sebuah factor penyesuaian yang merupakan sumber selama proses copy
Sebagai contoh sebuah penyesuanan dari penambahan 10 % dan penye-suaian penurunan 0.89 dengan 11%
Rounding Method Khususnya bagaimana masukan anggaran dibulatkan
Date Change Formula Masukkan sebuah formula perhitungan yang didasarkan pada masukan selama dicopy contoh untuk bulan depan
Date Comparison Bandingkan masukan yang dicopy dengan memilih mengurangi jumlah dari masukan yang dibuat.
Untuk informasi lebih lanjut tentang filed ini, tekan F1 untuk mengakses help online.
Demonstrasi : Copying Budget Entries
Skenario :
Phylis, seorang manajer akunting pada CRONUS International Ltd, menyiapkan anggaran penjualan untuk pebruari 2008. Anggaran penjualan telah ada : ada perbedaan antara Januari dan Februari. Anggaran setengah dari januari.
Untuk mengurangi waktu pemasukan data, phylis memutuskan untuk mengcopy anggaran januari untuk Februari, dengan kriteria berikut :
• masukan anggaran yang baru dapat ditambahakan untuk tahun 2008
• Begitu juga untuk dimensi bulan januari
Langkah-langkah
Untuk membaut anggaran yang baru, ikuti langkah berikut :
1. Pada navigation klik Financial Mangement > General ledger > budgetFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-32
BAB 2 GENERAL LEDGER2. Klik Function > Copy budget
3. Pada field source klik tombol bantuan dan pilih GL
4. Pada field nama Budget klik tombol bantuan dan pilih 2008
5. klik OK
6. Pada field tanggal masukan 010108 .. 030108
7. Pada field dimension klik tombol bantuan dan pilih area check box, depertement, project dan sales
8. Klik OK
Untuk mengcopy dari januari 2009 ikuti langkah berikut :
1. Dibawah Field nama budget klik tombol bantuan dan pilih anggaran 2008
2. Pada Field adjusmnet fctor masukkan 5
3. Pada Field Date change Formula masukkan 1 M
4. Klik Ok
5. Klik Yes untuk memulai proses copy
6. Klik OK
7. Pada jendela budget, pada field nama budget klik tombol bantuan dan pilih 2008
8. Set baris untuk menampilkan akun GL, Kolom untuk menampilkan periode
9. Reviiew masukan untuk pebruari, dengan catatan ada pengurangan 50 %
Lab 2.4 Copy Budget
Skeario
Membuat anggaran penjualan yang baru untuk pebruari 2009 :
• Fileter dimensi sama untuk filter januari, termasuk :
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-33
BAB 2 GENERAL LEDGERdepartemen, business group, customer group, area
• Anggaran bulan pebruari menjadi lebih besar 10 % dari januari
Kamu memutuskan untuk menggunakan fungsi copy anggaran. Masukan untuk pebruari dijalan dengan fungsi copy.
Uji Kemampuanmu :
1. Akses Copy Gl budget
2. Gunakan anggaran penjualan bulan januari 2009 dan set dimensi yang digunakan sebagai anggaran penjualan januari
3. Termasuk closing entries dan set dimensi digunakan di anggaran penjualan januari
4. Set adjusment factor dan change date
5. Buka anggaran bulan pebruari dan lakukan review
Perlu sebuah pertolongan kecil?
1. Buka jendela budget dan buka copy budget function
2. gunakan budget entries. gunakan bulan janggaran penjualan anuari 2008 untuk di copy
3. Set filter tanggal di januari
4. Set dimensi sesuai scenario
5. gunakan anggaran penjualan januari untuk di copy
6. Set 10% adjustment untuk anggaran yang baru
7. Update formula tanggal untuk anggaran yang baru
8. Jalankan Batch job
9. Buka anggaran penjualan 2009
10. Akses dan review masukan di pebruati.
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-34
BAB 2 GENERAL LEDGERLangkah penyelesaian
1. Pada navigation klik Financial Mangement > General ledger > budget
2. Klik Function > Copy budget
3. Pada field source klik tombol bantuan dan pilih GL
4. Pada field nama Budget klik tombol bantuan dan pilih REGION2
5. Pada field tanggal masukan 010109 .. 030109
6. Pada field dimension klik tombol bantuan dan pilih check box untuk area, business group,customer group dan departement
7. Klik OK
8. Dibawah Field nama budget klik tombol bantuan dan pilih REGION02
9. Pada Field adjusmnet fctor masukkan 1.1
10. Pada Field Date change Formula masukkan 1 M
11. Klik Ok
12. Klik Yes untuk memulai proses copy
13. Klik OK
14. Pada jendela budget, pada field nama budget klik tombol bantuan dan pilih REGION02
15. Pada Trebscape klik tombol Periode berikutnya
16. Review :
- Filter
- Jumlah bertambah dengan 10 %
Export dan Import Budget
Sebelum membuka Export budget ke excell, yakinkan anggaran telah dipilih dai filed nama budget.
Export anggaran ke excel diakses dari anggaran dengan mengklik fungsi : Export Budget
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-35
BAB 2 GENERAL LEDGERAda 2 bagian yaitu :
• GL Budget Entry
• Options
GL budget entry secara otomatis dipopulasikan dengan nama budget dan global dimensi di filter secara spesifik pada filter tab.
GL budget entry secara otomatis dipopulasikan dengan nama budget dan global dimensi di filter secara spesifik pada filter tab.
Filter ini menentukan masukan export ke excel dan dapat dirubah. Hanya dimensi budget yang dipilih yang dapat digunakan.
Perhatikan field berikut :
Field Keterangan
Start Date Menentukan tanggal pertama yang akan di export
No. of Periods Menentukan jumlah periode akunting
Total waktu anggaran ditentukan dengan kombinasi panjang dari periode
Period Length Menggunakan formula untuk menetukan panjang dari periode akunting. contoh 1 m untuk 1 bulan
Column Dimension
Menentukan dimensi yang mana yang akan di export. Termasuk dimensi sebagai filter dalam masukan budget GL
Include Totaling Formula
Gunakan fungsi ini artinya jika budget diabaikan di excel, sel di excell akan digunakan untuk total.
Permulaan tanggal, nomor periode dan panjang periode harus di tentukan lebih spesifik lagi.
Export Budget
Lembar kerja Excell di buat untuk struktur :
• Filter Nama budget dan nama dimensi ada di bagian atas kiriFinance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-36
BAB 2 GENERAL LEDGER• GA, rekening dalam baris
• Dimension, jika tertentu dan periode pada kolom
Untuk mengimport budget ke dalam Microsoft Dynamic NAV 5.0 berdasarkan struktur dari ex-port tidak boleh berubah. dianjurkan untuk membuat struktur budget di Microsoft Dynamic NAV 5.0 dan jalankan proses export
Sebagai tambahan dimensi kolom dan dimensi nilai dapat ditambahkan setelah export, tetapi sebelum import seklesai. Selama perubahan ini dibuat untuk kedua :
• Lembar kerja Excell
• Budget dimension dalam Microsoft Dynamic NAV 5.0
Saat perubahan dibuat simpan lembar kerja excel.
Imprt Budget dari Excell
Lakukan import budget dengan mengklik Function > Import Budget
ada dua bagian :
• Import
• Import To
Fieeld yang perlu diisi:
Field Keterangan
Worksheet Name Tentukan lembarkerja dari excel yang di import
Budget Name Khususkan budget di Microsoft Dynamic NAV 5.0 yang akan di import
Option Tentukan metode yang digunakan untuk mengimport. Pilihannya :
• ganti masukan : ganti masukan yang diimport dengan dimensi, tanggal, dan rekening GL yang sama
• Tambahkan masukan : masukan import ditambahkan ke mas-ukan yang ada dengan dimensi, tanggal, dan rekening GL yang sama. Pilihan ini akan membuat sebuah kombinasi anggaran
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-37
BAB 2 GENERAL LEDGERdari sejumlah budget yang dibuat terpisah di excel
Description Keterangan yang ditandai untuk masukan import budget diantara masukan budget yang lain.
Demonstration : Export an Import Budget
Skenario :
Cassie, seorang akunting pada CRONUS International Ltd. akam membuat masukan budget tahun 2008.
Cassie lebih menyukai bekerja dengan excel jadi dia akan mengekxport 2008 Microsoft Dynamic NAV 5.0 dan memasukkan budget di excel. Setelah selesai akan di import.
Masukan baru 2008 terdiri dari :
• masukan tunggal pada 1 UO 1108
• Global dimension : Sales
• Budget dimension : Area dan sales
• Masukkan :
GL account Area Departement sales Campaign Amount
6120 30 sales winter 3300
6130 70 sales winter - 1250
7230 70 winter 55000
Pada demonstrasi ini, budget di ekspor ke excel, di modifikasi kemudian di import ke Microsoft dynamic NAV 5.0
Langkah-langkah :
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-38
BAB 2 GENERAL LEDGER1. Pada Navigation klik Financial management > general ledger > budget
2. Pada Filed Budget Name klik tombol bantuan dan pilih anggaran 2008
3. Klik OK
4. Klik Function Export ke Excell
5. Klik Option Tab
6. Pada start date masukkan 110108
7. pada Field No. of Periode masukkan 1
8. Pada Field Periode Length masukkan 1 n1
9. Pada Field Kolom dimensi klik tombol bantuan
10. Klik Check box untuk area, departement dan sales
11. Klik OK
12. Klik OK untuk proses export
Untuk memodifikasi , ikuti langkah berikut :
1. Di Excell, letakkan GL account 6120
2. Di Field area masukkan 30
3. Di Field Departement masukkan sales
4. Di Filed Sales Campaign masukkan Winter
5. Di Fi;es tanggal masukkan -4500
6. Letakkan GL account 6130
7. Di Field area masukkan 70
8. Di field departemen masukkan sales
9. Di Filed Sales Campaign masukkan Winter
10. Di Fi;es tanggal masukkan -1250
11. Letakkan GL account 7230
12. Di Field area masukkan 70Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-39
BAB 2 GENERAL LEDGER13. Di Field Sales Campaign masukkan Winter
14. Di Field tanggal masukkan 5500
15. Simpan di excell
16. tutup excell
Untuk mengimport budget, ikuti langkah berikut :
1. Pada Microsoft dynamic NAV 5.0 buka jendela budget
2. Klik Fnction Import dari excel
3. Pada Field nama workbook, klik tombol bantuan dan letakkan file excel untuk disimpan
4. Pada filed nama Worksheet, klik tombol bantuan dan pilih 2008
5. Klik OK
6. Pada field nama Budget klik tombol bantuan dan pilih budget 2008
7. Klik OK
8. Pada Field Option klik tombol bantuan dan pilih masukan tambahan
9. Update filed description sesuai kebutuhan
10. Klik OK
11. Klik Yes untuk masukan tamahan untuk nama budget 2008
12. Klik Ok
13. Review masukan untuk 1 nopember 2008
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-40
BAB 2 GENERAL LEDGER
Finance in Microsoft DynamicTM NAV 5.0 2-41