bab i pendahuluan - perpustakaan digital itb ... usaha retail di indonesia khususnya di kota besar...

Project Akhir-MBA ITB

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Asal Masalah

Ditengah aktivitas bisnis yang berjalan, usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk

meningkatkan kinerja dan daya saing seringkali terabaikan oleh perusahaan. Dengan

alasan bahwa apa yang sudah dan tengah berjalan sudah baik, karena itu tidak

diperlukan usaha dan kegiatan semacam itu karena hanya akan menyita waktu,

mengganggu tugas yang harus diselesaikan dan bersifat pemborosan sebab butuh

dana ekstra. Padahal dijaman globalisasi ini, perusahaan dituntut untuk selalu dapat

meningkatkan kinerja dan daya saing untuk dapat bertahan dari pesaing dan tidak

ditinggalkan klien. Sebagai salah satu divisi kerja di PT.Daya Indria Permai

(PT.DIP), maka divisi Quantity Surveyor (QS) perlu untuk mengajukan beberapa

usulan perbaikan kinerja khususnya pada divisi QS sebagai kontribusi kepada

perusahaan untuk meningkatkan daya saing.

Kondisi saat ini walaupun dapat berjalan rutin dengan apa adanya, tetapi seharusnya

masih dapat ditingkatkan lagi kinerjanya.

1.2. Sejarah Perusahaan

PT.Daya Indria Permai berdiri sejak tahun 1980 berdasarkan akte notaris

No. 25 Tgl. 25 Juli 1980, Bp. Darsono Purnomosaid, SH.

dan no 57 Tgl. 29 Maret 1995, Ibu Elly Soehandjo P, SH.

Persetujuan pemerintah melalui Departemen Kehakiman

NO.YAS/466/23 tgl. 19 Nopember 1980 dan No. C2-11734. HT. 0104 Thn.

1985Berita Negara NO.262 Tgl.2 Maret 1982 dan No. 1925 Tgl. 15 Februari 1996

Kepemilikan saham 100% dipegang oleh Induk usaha Grup Gajah Tunggal .

1


PT. DIP didirikan dengan latar belakang adanya kebutuhan grup usaha GT akan

konsultan Manajemen Proyek dan desain untuk ekspansi bank BDNI dan divisi

property pada saat itu. Domisili saat ini di Jalan Jendral Sudirman Kav.63-68 Jakarta

Selatan. Lokasi perusahaan adalah menempati salah satu properti milik grup. Sebagai

gambaran posisi perusahaan dalam struktur organisasi grup usaha Gajah Tunggal

(GT) dapat dilihat pada gambar 1.1.

GAJAH TUNGGAL

GROUP

(holding company)

Manufacturing

Rubber Industries Petrochemical Telecomunications & Elesctronic Consumer Products

Retail & Trading

Departemen Store Specialty Retail Outlet

Property Development

Office Buildings Retail Development Residential Hotel & Resort Konsultan Design, MP & QS - > PT.DIP

Financial Services

Banking Leasing & Finance Credit cards Insurance Securities Services Asset Management

Natural Resources

Aquaculture Agribisnis Mining

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Grup Gajah Tunggal

Di awal berdirinya di tahun 1980 perusahaan hanya terdiri atas 10 orang , yang

selanjutnya kemudian terjadi penambahan pegawai yang berasal dari anak perusahaan

lain yang ditutup seperti PT.Gema Tunggal Adigraha dan PT. Bank BDNI, dan dari

pegawai dari anak usaha lain yang dimutasi. Jumlah pegawai saat ini pertahun 2007

2


ada 42 orang, dimana terbagi atas tenaga inti dan pendukung, tetap dan kontrak

dengan dipimpin oleh seorang Company Head . Penambahan pegawai yang berasal

dari mutasi juga merupakan salah satu masalah yang menimbulkan kesenjangan baik

dari aspek peran dan jabatan fungsional, pengelolaan sumber daya manusia (SDM)

dan berpengaruh terhadap cash flow perusahaan. Struktur organisasi PT.DIP dapat

dilihat pada gambar 1.2.

PT.Gajah Tunggal

Function Head PT.IPP

Company Head PT.DIP

Secretary

Project Manager

Finance Project QS & Contract

HRD & Legal

Finance & Acct

Marketing VGP

Sales / Adm

Clerk

Staff Staff

Site Manager

Supervisor

Design Manager

Architect

CAD Drafter

Security Foreman

DriversOffice Girl/Boy

Messenger

Staf

HRD & G Adm

Gambar 1.2. Struktur Organisasi PT.DIP

3


1.3. Ruang Lingkup dan Bisnis Usaha

Bisnis utama perusahaan adalah jasa konsultan perencanaan design, manajemen

proyek bidang sipil, mekanikal elektrikal, interior dan furniture. Sedangkan bisnis

lainnya adalah sebagai developer rumah tinggal yaitu perumahan Villa Gading

Permai yang berlokasi di Semper Barat Jakarta Utara. Pada dasarnya bisnis utama

adalah sebagai konsultan, tetapi dari grup diberikan asset tanah yang kemudian

dikelola dan dikembangkan menjadi perumahan, dan untuk mengelolanya perusahaan

mendirikan sub anak usaha dengan bendera PT. Villa Gading Permai. Dalam thesis

ini bisnis developer tidak dibahas.

Pangsa pasar yang dikuasai pada bisnis utama yaitu jasa konsultan hanya pasar dalam

lingkungan grup. Walaupun anak usaha grup yang lain memiliki juga in house

konsultan, tetapi lebih dari 70% kegiatan proyek infrastruktur dan property

diserahkan penanganannya ke PT.DIP. Sedangkan pangsa pasar bisnis pembangunan

perumahan relatif masih sangat kecil persentasenya dibandingkan pesaing yang

namanya telah dikenal seperti grup Metropolitan, grup Citraland, grup Sinar Mas dan

lain-lain.

Klien-klien utama sebagian besar adalah anak usaha grup GT seperti :

1. PT.Gajah Tunggal Mulia pemilik Gajah Tunggal Ban 2. PT. Adimitra Perkasa Tbk pemilik Sport Station, Kidz Station 3. PT. Panen Lestari Internusa pemilik Sogo Departemen Store 4. PT. Panen Boga Lestari pemilik Chatterbox, Spice Garden 5. PT.Sari Coffe Indonesia pemilik Starbuck Coffe, Cryspy Cream 6. PT. Panen Selaras Intibuana pemilik Seibu Department Store 7. PT. Kinokunia Bukindo pemilik Toko Buku Kinokunia 8. PT. Wahyuni Mandira pemilik Tambak Udang 9. PT. Benua Hamparan Luas pemilik Debenhams Depatmen Store 10. PT.Alun Alun Kreasi Indonesia pemilik House of Indonesia

Berkaitan dengan visi “Menjadi konsultan professional dengan dapat memberikan

pelayanan The Best Care disertai kreativitas dan hasil yang memuaskan pada setiap

4


proyek grup”. Pelayanan yang memuaskan kepada klien dalam bentuk ketepatan

waktu, biaya yang wajar serta kualitas yang sesuai dengan spesifikasi. Sedangkan

misi perusahaan adalah “Menjadi unit bisnis pendukung, khususnya dalam bidang

perencanaan dan pengawasan pembangunan infrastruktur dan properti grup usaha

GT”.

Sesuai dengan visi dan misi diatas maka PT.DIP terus mengembangkan kemampuan

tecnical know-how dengan menjalin kerjasama dengan konsultan desain dalam dan

luar negeri yang cukup terkenal diantaranya seperti PT. Gradian Mitrakarsa untuk

mekanikal dan elektrikal, PT. Gistama dan PT.Ketira Enginering untuk struktur, Kay

Nge Tan untuk toko buku Kinokunia, Callison dari Amerika untuk SEIBU departmen

store dan Zebra untuk Debenhams departmen store. Tujuannya tidak lain untuk

memberikan kepuasan kepada klien agar desain yang dinginkan sesuai dengan image

yang diharapkan.

Sejak berdiri di tahun 1980 telah banyak karya yang dihasilkan oleh perusahaan yang

berbentuk pelayanan kepada klien dalam membangun infrastruktur dan properti yang

pada akhirnya menghasilkan produk dan merk yang beberapa diantaranya cukup

akrab dikenal dan dinikmati masyarakat, seperti pabrik untuk ban Gajah Tunggal,

Apartemen Cassablanca, Apartemen Tropic, Sogo departmen store, Dipasena,

Starbuck coffee. Pada saat ini di tahun 2007 karya terbaru yang dihasilkan adalah

Seibu departmen store yang dibuka pada tanggal 09 Mei 2007 berlokasi di Grand

Indonesia Jakarta Pusat.

1.4. Unit Analisis

Evaluasi kinerja akan dilakukan hanya pada divisi QS dengan pertimbangan :

1. Ketersediaan data sebagai dasar analisis dan evaluasi.

2. Divisi QS berperan vital dalam bisnis jasa konsultan seperti yang dijalankan

perusahaan.

5


3. Terbatasnya jumlah pekerja dibandingkan jumlah proyek yang sedang dan

akan berjalan.

1.5. Pembatasan Masalah

Variable kinerja yang akan ditinjau pada thesis ini hanya pada 3 aspek yaitu:

1. Aspek cost plan dan cost control dengan membandingkan selisih biaya proyek

antara cost plan dengan actual cost .

2. Aspek fee dengan meninjau ulang dasar pengajuan fee yang digunakan

perusahaan dibandingkan fee pada umumnya agar hasil yang diperoleh sesuai

dengan jasa yang diberikan.

3. Aspek SDM dan teknologi dengan melakukan pengukuran pada kapasitas

SDM dan teknologi yang ada saat ini berdasarkan proyek yang telah

diselesaikan dan antisipasi yang perlu dilakukan untuk menghadapi rencana

pertumbuhan perusahaan dengan banyaknya proyek yang akan berjalan.

1.6. Tantangan dan Isu Bisnis

PT. DIP sebagai perusahaan bisnis jasa konsultan dengan visi menjadi konsultan

professional dengan pelayanan The Best Care nya dalam bentuk ketepatan waktu,

biaya yang wajar serta kualitas yang sesuai dengan spesifikasi, seharusnya tidak

hanya mengembangkan aspek technical know how pada sisi desain saja, tetapi juga

memperhatikan aspek SDM khususnya pada divisi QS yang berfungsi sebagai

perencana dan pengendali biaya agar proyek dapat terlaksana dengan biaya yang

wajar.

Sedangkan tantangan yang dihadapi QS dari sisi perencanaan dan pengendalian biaya

agar proyek terlaksana dengan biaya yang wajar menghadapi kendala seperti :

1. Budget harus dibuat walaupun gambar belum jadi dan baru berbentuk konsep.

2. Bill of quantities (BQ) tidak dapat dibuat optimal karena proyek selalu fast

track .

6


3. Desain yang tidak jelas dan lengkap yang disebabkan kurangnya informasi

dari partner consultan atau klien.

4. Ketiadaan material lokal pengganti material ex.import yang relatif lebih

mahal.

5. Tugas yang saling bertumpuk antara Pre Contract & Post Contract

6. Keterbatasan jumlah SDM dibandingkan tugas yang dibebankan

Tantangan tersebut bertambah dengan adanya rencana dari perusahaan untuk

bertumbuh pada tahun 2007 keatas dengan akan dilaksanakannya proyek-proyek

berikut dalam waktu yang bersamaan (overlapping), yaitu :

1. Pembukaan Harvey Nichols Departemen Store Jakarta

2. Renovasi total Sogo Plaza Senayan Jakarta

3. Pembukaan Sogo Puri Indah Jakarta

4. Pembukaan Java Lotus Departemen Store Jakarta

Mayoritas proyek diatas adalah dalam bidang retail, hal ini tidak lepas dari tren bisnis

bidang usaha retail di Indonesia khususnya di kota besar yang masih memiliki

peluang menciptakan keuntungan. Grup GT dengan Sogo departmen store nya

dikenal sebagai leader dalam bisnis ini khususnya pangsa pasar menengah keatas,

karena itu untuk tetap menjaga image dan memberikan kepuasan lebih kepada

pelanggan serta merintangi (barrier to entry) kepada pesaing maka proyek tersebut

dilaksanakan. Pemetaan posisi Sogo dalam industri retail ditinjau dari keragaman

barang yang disediakan (product lines) terhadap rentang harga (price), dapat dilihat

pada gambar 1.3.

7


Pric

e Sogo Hotel

sGolf Clubs

K-Mart -

AmPm Mart Alfamart Indomart

Yogya Matahari

Hero Carrefour

Makro, Giant Hypermart

Traditional ‘warung’

Traditional ‘pasar’

Metro

Retail Business in Indonesia

Wide range Limited goods Product Lines

Low

High

Gambar 1.3. Mapping Industri Strategic for Retail Industri in Jakarta

1.7. Proses Bisnis

Proses bisnis yang berjalan di PT.DIP dapat dilihat pada gambar 1.4

Klien permintaan Jasa konsultansi type A, B, C atau D

PT.DIP menerima

Kontrak kerja

Jasa Konsultansi diberikan

Pembayaran

Klien Puas

Permintaan Ulang

Ya

Klien beralih ke Konsultan lain

Tidak

Manajemen Proyek Saja

Design saja

Cost saja

Kombinasi A,B,C

A

B

C

D

Gambar 1.4. Proses Bisnis Jasa Konsultan PT.DIP

8


1.8. Tahapan Pekerjaan Konsultansi

Sedangkan tahapan pekerjaan dalam bisnis konsultansi secara umum dan juga

dilakukan di PT.DIP dapat dilihat pada tabel 1.1

Tabel 1.1. Tahapan Pekerjaan Konsultansi di PT.DIP

TAHAPAN PEKERJAANKeputusan untuk membangunPenunjukan arsitek

INCEPTION Arsitek menyarankan atas penunjukan tsb suatu team perencanaMenyiapkan garis besar perencanaan (Brief) BRIEFINGPemeriksaan lapanganLaporan kelayakanKeputusan untuk kelanjutan proyekPersetujuan garis besar perencanaan Perkiraan biayaPengesahan tata letak umumMencari alternatif design SKETCHPengembangan rencana

SCHEME Laporan perencanaanDESIGN Cost plan

Persetujuan perencanaan keseluruhanPengembangan perencanaan

DETAIL Pengesahan dari instansi berwenangDESIGN Gambar perencanan

Cost checkGambar-gambar WORKING

PRODUCTION Spesifikasi DRAWINGINFORMATION Jadwal-jadwal

Bagian-bagian kontrakPerhitungan QtyPembuatan BQPenyiapan LelangDaftar lelang & undangan lelangAnalisa lelangPenunjukan kontraktor

PROJECT Tata letak lapanganPLANNING Perencanaan jangka panjang SITE

Perencanaan jangka pendek OPERATIONPelaksanaanPembayaran sementaraPemeriksaan dan pemindahtangananFinal Account

FEED BACK Analisa - analisa

COMPLETION

OPERATION ON SITE

OUTLINE PROPOSAL

FEASIBILITY

BILL OF QUANTITY

TENDER ACTION

Tahapan pekerjaan konsultansi diatas adalah suatu penguraian atas tahapan-tahapan

perencanaan yang harus dilakukan oleh team perencana tanpa terpengaruh oleh besar,

macam maupun biaya bangunan yang direncanakan.

9


Tahapan ini disusun sebagai tuntunan atau petunjuk dalam melaksanakan

perencanaan, akan tetapi tuntunan ini tidak diartikan secara kaku karena dalam

pelaksanaannya dituntut fleksibilitas terutama dengan banyak digunakannya metode

Fast track dalam pelaksanaan pembangunan. Namun fleksibilitas ini juga tidak

berarti bahwa tahapan pekerjaan ini dilewati, tetapi harus diartikan bahwa tahapan ini

bisa saling tumpang tindih (Overlapping) satu dengan yang lainnya.

1.8.1. Tahapan Inception

Maksud utama dari tahap ini adalah untuk membuat suatu garis besar persyaratan

atau keinginan klien atau untuk menetukan apa saja yang dimilikinya apakah cukup

atau tidak klien juga harus mempertimbangkan mana yang lebih menguntungkan

apakah harus membangun gedung dan proyek baru, membeli yang sudah jadi untuk

dikelola, atau cukup dengan menyewa lokasi saja. Jika semua sumberdaya sudah

tercapai dan telah dipertimbangkan pilihan mana yang akan diambil, maka barulah

keputusan untuk berkembang diambil dan klien menunjuk seorang arsitek untuk

membuat perencanaan.

Briefing yaitu mempertimbangkan garis besar usulan proyek dimana Arsitek meminta

semua rincian persyaratan klien atas proyek yang akan dilaksanakan dalam surat

perjanjian yang mencakup waktu dan dana, anggota tim perencana yang terlibat dan

lain-lain. Garis besar ini akan berkembang sesuai perkembangan perencanaan

sehingga harus diperhatikan juga agar perkembangan tersebut tidak melenceng dari

persyaratan klien yang sesungguhnya.

1.8.2. Feasibility

Mempelajari semua masalah teknis, fungsi dan keuangan yang berhubungan dengan

proyek dan memberi masukan klien apakah proyek layak atau tidak. Bila klien

memutuskan layak diteruskan maka dibuat jadwal pekerjaan perencanaan untuk

tindakan selanjutnya.

10


1.8.3. Outline Proposal

Memeriksa beberapa alternative usulan atas pendekatan umum perencanaan dan

pelaksanaan proyek. Perencana struktur akan mempertimbangkan alternative usulan

yang menyangkut jenis struktur, pondasi, jalan dan lain-lain. Perencana MEP

memeriksa elemen-elemennya dengan memperhitungkan juga aspek

pemeliharaannya. Arsitek akan mempersiapkan konsep desain interior dan furniture.

QS bekerjasama dengan tim perencana lainnya akan membuat suatu perencanaan

awal biaya.

1.8.4. Scheme Design

Memeriksa aspek-aspek perencanaan secara lebih luas seperti metoda pelaksanaan,

garis besar spesifikasi, masalah dana dan keuangan secara lebih luas lagi. QS akan

menyiapkan sebuah perencanaan biaya secara menyeluruh yang dapat menunjukkan

kapan dan dimana dana klien akan digunakan.

1.8.5. Detail Design

Keputusan akhir untuk mengembangkan desain secara lebih mendalam pada semua

bagian perencanaan. Para tim perencana harus berkonsolidasi untuk membentuk

konsekuensi bentuk akhirnya. Setelah perencanaan siap dan diperiksa oleh QS dan

ternyata biaya pembangunan masih didalam batas anggaran maka Arsitek akan

mengirimkan ke instansi yang berwenang untuk dimintakan persetujuannya.

Perubahan-perubahan setelah tahap ini akan mengakibatkan gagalnya perencanaan

dan akan mengakibatkan naiknya biaya.

1.8.6. Production Information

Mengembangkan desain ke dalam bentuk informasi yang terperinci untuk

kepentingan kelanjutan proyek, seperti menyangkut pembuatan gambar, spesifikasi,

jadwal-jadwal dan bagian-bagian proyek.

11


1. Gambar dikembangkan dan dibuat dalam skala yang lebih besar sehingga

dapat digunakan pada pelaksanaan.

2. Spesifikasi adalah pernyataan tertulis dari perencana yang menyangkut

kwalitas dan pengerjaan yang diinginkan atas pekerjaan yang akan

dilaksanakan.

3. Jadwal-jadwal adalah suatu metode untuk membuat suatu daftar dari data-

data yang menyangkut perencanaan dan disajikan dalam bentuk tabel

seperti daftar besi, pintu dan kusen, saniter dan-lain-lain.

4. Bagian kontrak yaitu suatu pengaturan yang menyangkut aturan main dari

pelaksanaan proyek. Dimana pada dokumennya mengikutkan sebagai

berikut:

• Nama dan alamat dari masing-masing pihak dan perwakilan yang

ditunjuk

• Keterangan umum mengenai lapangan atau lokasi

• Penjelasan umum pekerjaan

• Jumlah kontrak yang akan digunakan

• Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh sub kontraktor dan pemasok

yang ditunjuk

1.8.7. Bill of Quantities

Menyiapkan detail pekerjaan kedalam suatu daftar pokok item pekerjaan untuk

diketahui jumlah dan harganya. Hal-hal yang termasuk dalam tahap ini adalah

perhitungan kuantitas, persiapan BQ dan persiapan dokumen tender.

1.8.8. Feed Back

Tujuan utama tahap ini adalah mengulas dan membahas proses-proses perencanaan

dan perencanaan itu sendiri untuk dijadikan acuan perencanaan di masa mendatang.

Hal ini menyangkut analisis dari catatan pekerjaan, pelaksanaan pemeriksaan

12


bangunan atau konstruksi yang telah selesai dan mempelajari fungsi dari bangunan

dan konstruksi tersebut.

1. QS akan membuat analisis keuangan dari proyek tersebut untuk digunakan

pada pembuatan perencanaan biaya dimasa datang.

2. Perencana struktur akan mengulas keefektifan dari pekerjaan dan desain

mereka.

3. Arsitek akan membahas apakah tim perencana telah berhasil dalam

mewujudkan keinginan klien.

Feed back harus dilihat sebagai suatu proses yang berkesinambungan yang

digambarkan siklusnya. Informasi yang diperoleh dari tahap Feed back ini akan

sangat membantu dalam perencanaan di kemudian hari. Informasi-informasi utama

Feed back harus diambil dari setiap tahapan perencanaan seperti terlihat pada gambar

1.5

Briefing

Feed Back Sketch Plan

Working Drawing

Site Operation

Building in use

Gambar 1.5. Pengambilan Informasi untuk Feed Back

13


14

bab i pendahuluan - perpustakaan digital itb ... usaha retail di indonesia khususnya di kota besar...

Documents