beszámoló az „Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése” … · 2017-04-18 ·...

Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése – Beszámoló

1/2

1

Beszámoló az „Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése”

című projektben elért eredményekről

Indokoltság: Jelenleg az ügyrendek összehasonlítása a tényleges igényekkel és

egymással még nem minden esetben tökéletes.

Fejlesztési cél: Stratégia kidolgozása a dömpingügyek és megaügyek

kezelésére, az ügyhátralék szervezeten belüli rendjének feldolgozása,

helyettesítési rend kialakítása valamint készenléti és ügyleti rend

kialakítása. Közös álláspont kialakítása eltérő megoldás kialakulásának

megelőzésére eltérő megoldású, de azonos jogi problémák kezelésére.

„Minta határozatok” kidolgozása azonos tartalmú dömpingügyek

kezelésének felgyorsítása érdekében.


2/2

1

Vezetői összefoglaló

Az ügyrendek, ügyviteli protokollok áttekintése, és a folyamatok jelenlegi

állapotának felmérése fejlesztő csapat segítségével történt. A fejlesztésben

résztvevők névsora megtalálható a jelentésben. Fontosnak tartottuk, hogy a két

terület (polgári és büntető) bírái együtt vegyenek részt a foglalkozásokon, az

elkészített folyamatábrák és fejlesztő javaslatok egyaránt vonatkozzanak

mindkét bírói folyamatra.

A következő lépéseket tettük meg a folyamat fejlesztése érdekében:

1. Folyamatok átvilágítása, értékelése: A folyamatok optimalizálásának

keretében már elkészült egy fontossági sorrend a fejlesztendő

projektek kidolgozása érdekében. Figyelembe vettük a CAF

önértékelési rendszerben kiválasztott fejlesztendő területek sorrendjét

és a pályázatban vállalt kötelezettségeket is.

2. Fejlesztési projekt indítása: Összeállt a polgári és büntető bírákból álló

csapat a folyamat fejlesztése érdekében.

3. Kiválasztott folyamat felmérése, elemzése: A folyamatábra elkészítése,

az egyes lépésekhez köthető dokumentumok és felelősségi körök

meghatározása hosszabb időt vett igénybe, mivel mindkét folyamat

esetlegesen kisebb mértékben eltér egymástól. Ennek ellenére sikerült

olyan folyamatábrát készítenünk, amely mind a két bíráskodási

gyakorlatot a valóságnak megfelelően ötvözi.

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése: Meghatároztuk a folyamat

gyengeségeit, a fejlesztés érdekében javaslatokat dolgoztunk ki,

amelyeket közösen megvitattunk.

5. Folyamatok állandó követése, monitorozása: Az egyes javasolt lépések

megtételének ellenőrzését a mérési tervünk és a részletesen

kidolgozott projektterv segítik. Segítségével nyomon tudjuk követni a

megvalósítás összes lépését, mérni tudjuk az eredményeket, s könnyen

azonosíthatjuk hibáinkat.


3/2

1

A folyamat fejlesztése érdekében a következő lépések megtételét

tervezzük (a projektterv szerint):

Közös álláspont kialakítása eltérő megoldás kialakulásának

megelőzésére eltérő megoldású, de azonos jogi problémák

kezelésére

Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen)

eltérő gyakorlatának kezelése, az eltérő gyakorlat előfordulásának

megelőzése

Javaslat kidolgozása az országos szintű eltérő gyakorlat kezelésére


kezelésének felgyorsítása érdekében

Tanács tagjain kívüli segítség bevonása az ítélkezési folyamatba a változó erőforrásigények

kezelése érdekében


4/2

1

A folyamat lépései

1. lépés: Folyamat teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása

A kiválasztott, fejlesztendő folyamatokkal kapcsolatos indikátorok

meghatározásánál figyelembe vettük az Útmutató által ajánlott főbb

mutatócsoportokat:

Átfutási idő

Minőségi problémák

Költség

Figyelembe vett hatékonysági elemek:

Eredményesség, gazdaságosság

Hatásosság

Biztonság

Fejlődés

A kiválasztott folyamatokra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk

ki (ajánlás):

Folyamat megnevezés

e

A folyamat terjedelme

(első és utolsó

tevékenység megnevezése)

Folyamathoz kapcsolódó

mutatószámok (2 vagy

3)

Előzetes célérték (kívánt

mutató)

Ügyrendi és ügyviteli

protokoll fejlesztése

Első lépés: Lajstromozás

Utolsó lépés:

Határozat kézbesítése, irat

átadása

1. Az ítélőtábla illetékességi

területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő

gyakorlatának éves szintű összesítése

2. Országos szinten észlelt (esetlegesen) eltérő ítélkezési

A mérés most kezdődik el.


5/2

1

gyakorlatok

számának éves szintű összesítése

2. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása

Ebben a lépésben megtörtént a folyamatfelelősök kijelölése, a projekt

felelősségek meghatározása.

Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István

Csoporttagok:

Dr. Nagy Erzsébet

Dr. Katona Tibor

Bereckyné Dr. Lengyel Nóra

Dr. Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet


6/2

1

Nyitott bíróságok tapasztalatainak feldolgozása

Felelősség mátrix

Lépés Dr. Hegedűs István

Dr. Nagy Erzsébet

Dr. Katona Tibor

Bereckyné Dr.

Lengyel

Nóra

Dr. Zanóczné Dr. Ocskó

Erzsébet

Folyamatok

átvilágítása

R/A C C C C

Fejlesztési

projekt indítása

R/A C C C C

Kiválasztott folyamat

felmérése

R/A C C C C

Indikátorok

kidolgozása

R/A C C C C

Folyamat

állandó követése, monitorozása

R/A C C C C

Magyarázat:

R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős

szerepkör;

A (Accountable/Approver, Számon kérhető/Jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán

végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy folyamatlépéshez csak egy A szerepkör

tartozhat;

C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör;

I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó

szerepkör.


7/2

1

3. Folyamatfejlesztési terv készítése

A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó

okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk az

előforduló hibákat, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat első és utolsó lépését.

Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük:

Szervezeti környezet Projekt terjedelmen belül

Az intézménnyel szemben meghatározott fejlesztéspolitikai elvárás:

• a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék – a független bírók magas

színvonalon és időszerűen ítélkezzenek,

• az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása,

• a bírósági szervezet integritása,

az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága,

utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége.

Első és utolsó tevékenység megjelölése:

A folyamat első lépése: Lajstromozás

A folyamat utolsó lépése: Határozat

kézbesítése, iratok átadása

Probléma meghatározása Projekt terjedelmen kívül

Jelenleg az ügyrendek

összehasonlítása a tényleges igényekkel és egymással még nem minden esetben tökéletes.

A folyamatok fejlesztése összhangban

áll a teljesítménymenedzsmentben meghatározott szervezeti célkitűzésekkel, és a

folyamatoptimalizálás módszertanával.


8/2

1

Célmeghatározás Megoldás generáló csapat

Stratégia kidolgozása a dömpingügyek kezelésére, az ügyhátralék szervezeten

belüli rendjének feldolgozása, helyettesítési rend kialakítása valamint

készenléti és ügyleti rend kialakítása.

Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István

Csoporttagok:

Dr. Nagy Erzsébet

Dr. Katona Tibor

Bereckyné Dr. Lengyel Nóra

Dr. Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet

4. Folyamatábra készítése: A folyamat jelenlegi állapotát leíró ábra

A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő

csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések

során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a

felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki:


9/2

1

Írásba foglalt határozat Tisztviselő/Iroda

Tanácselnök, előadó,

bevont személy

Írásba foglalt határozat Előadó

Írásba foglalt határozat Tanácselnök

Tanácselnök

Tanácselnök, előadó,

bevont személy

Határozat Tanács tagjai

Tárgyalási napló/jegyzék Tanácselnök

Tanácselnök, előadó

Kollégiumvezető

Tárgyalási napló/jegyzék Tanácselnök

Ügyirat Tanácselnök/előadó

Felterjesztett ügyirat Büntető/Polgári Iroda

Ügyrend, ügyelosztási

rend Kollégiumvezető

Ügyirat

Kollégiumvezető

Szegedi Ítélőtábla

Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése

Dátum: 2014. március 25.

Készítette: Fejlesztő csapat

Dokumentumok Folyamatábra Felelős

Lajstromozás

Szükség esetén tanácselnökök egyeztetéseideiglenes tanács összeállításáról

Előadó kijelölése

Szignálás előtti egyeztetés

Szignálás

Kitűzés előtti előkészítés

Kitűzés tárgyalásra/tanácsülésre/ nyilvános ülésre

Esetleges előzetes kérdés megvitatása

Szükség esetén fogalmazó, titkár, ügyintéző vagy a tanács harmadik tagjának bevonása

Az ügy megtanácskozása

Az ügy érdemi elbírálása

A bevont személy (titkár, ügyintéző, 3. tag, fogalmazó) által kidolgozott részfeladatírásba foglalása

Írásba foglalás

A határozat kiadás előtti ellenőrzése

Határozat kézbesítése/iratok átadása


10/21

A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük:

Dokumentum Lépés Felelős

Felterjesztett ügyirat

Lajstromozás Büntető/Polgári Iroda

Ügyrend, ügyelosztási

rend

Szignálás előtti egyeztetés Kollégium vezetője

Ügyirat Szignálás Kollégium

vezetője

Tanácselnökök egyeztetése Tanácselnökök,

kollégium vezetői

Tárgyalási

napló/jegyzék

Előadó kijelölése Tanácselnök

Ügyirat Kitűzés előtti előkészítés Tanácselnök

Tárgyalási napló/jegyzék

Kitűzés tárgyalásra/tanácsülésre/nyilvános ülésre

Tanácselnök

Esetleges előzetes kérdés megvitatása


Szükség esetén fogalmazó, titkár, ügyintéző vagy a tanács harmadik

tagjának bevonása


Az ügy megtanácskozása Tanácselnök,

előadó

Határozat Az ügy érdemi elbírálása Tanács tagjai

A bevont személy (titkár, ügyintéző, 3. tag, fogalmazó) által

kidolgozott részfeladatírásba foglalása

Írásba foglalt határozat

Írásba foglalás Előadó

Írásba foglalt határozat

A határozat kiadás előtti ellenőrzése

Tanácselnök

Aláírt határozat, ügyirat

Határozat kézbesítése/iratok átadása

Tisztviselő/Iroda


11/21

5. lépés: Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása: Mérési terv

készítése

A mérési terv elkészítése során a következő szempontokat vettük figyelembe:

Milyen módszerekkel mérjük, illetve gyűjtjük az adatokat;

Mi a mérés pontos terjedelme;

Ki végzi az adatgyűjtést és mi az adatforrás;

Az adatgyűjtés mintaszámának meghatározása;

Az adatgyűjtés tervezett kezdete és vége, helyszíne, érintettjei;

Milyen gyakorisággal érdemes mérni a folyamat teljesítményt.

A szempontok figyelembevételével a következő mérési tervet készítettük:

A folyamat mutatószámai

A folyamat

célértéke

(alsó és felső

tűréshatár)

Folyamatért

felelős neve

Mérésért

felelős

személy

neve

Mérés

helyszíne

Mérés

időpontja

(időszaka) Mérés módja

Mérés

gyakorisága

Az ítélőtábla illetékességi

területén működő bíróságok

(esetlegesen) eltérő

gyakorlatának éves szintű

összesítése

Elrétő

gyakorlatok

száma (db/év)

KV KV SZIT

2014. március

21 - 2014

december 30.

Észlelt elrétő

gyakorlatok

összesítése

évente

Folyamatos

Egy évben előforduló

dömping és megaügyek

száma

Dömőping és

megaügyek

száma (db)

KV KV SZIT

2014. március

21 - 2014

december 30

Észlelt elrétő

gyakorlatok

összesítése

évente országos

szinten

Folyamatos

Mérési terv: Optimalizált folyamat mérésére: Jelen

Folyamat megnevezése: Ügyrendek, protokollok fejlesztése

6. lépés: A veszteségek feltárása, problémaelemzés

A veszteségek leírása, a problémák azonosítása során a következő szempontokat

vettük figyelembe:

a probléma rövid leírását, az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket);

a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.);

a probléma fontosságát jellemző adatot;

egyéb jellemző információkat.


12/21

Probléma- és prioritáslista

Problémák rövid leírása

Érinte

tt

foly

am

at-

lépés

Pro

blé

ma

fonto

sság

a

Pro

blé

ma

súly

osság

a

Összes

ponts

zám

Fonto

sság

i sorr

end

Azonos típusú jogi problémák eltérő megoldása az egyes tanácsok

részéről

8, 10,

11. lépés

3 3 9 1.

Az ítélőtábla illetékességi területén

működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának észlelése.

2, 8,

10, 11.

lépés

3 3 9 2.

Dömpingügyekben a szinte azonos

tartalmú döntések nagy számban történő leírása

13.

lépés

2 2 4 4.

Rutinszerű, de rendkívül időigényes feladatok jelentkezhetnek, amely az egyéb ügyek időszerű ellátását

akadályozza.

6. 12. 13.

lépés

2 3 6 3.

Magyarázat:

A fontossági sorrend felállításához a következő értékeket vettük figyelembe:

Fontosság: 1 pont: nem fontos, 2 pont: átlagos súlyú, 3. pont: nagyon fontos és sürgős

Súlyosság: 1 pont: Csak kis mértékben okozza a folyamat lassúságát, 2 pont: Közepesen

hat a folyamatra, 3 pont: Nagyon nagy hatással van a folyamatra


13/21

7. lépés: Veszteségek feltárása, problémaelemzés és fejlesztési

lehetőség elemzése: Probléma és az elsődleges okok meghatározása:

Halszálka diagram

Első lépésként az ábra bal oldalán feltüntettük az okozatot, azaz azt a hibát,

amelyet korábbi lépéseink során azonosítottunk. Ezek után meghatároztuk az

eljárásokra (módszer), dokumentumokra, emberekre és rendszerekre

visszavezethető okokat és azok gyökér-okait. Az ábra elkészítésével pontos

képet kaptunk arról, mely okok játszanak szerepet abban, hogy elemzendő

folyamatunk nem teljesítő képes.


14/21

Halszálka diagram

Eljárások Dokumentumok

EszközökEmberek

Ügy

ren

dek

, ügy

vite

li p

roto

kollo

k fe

jlesz

tése

a fe

jlesz

tési

leh

ető

sége

k fe

ltár

ásáv

al. M

egaü

gyek

kez

elés

e

Azonos típusú jogi problémák eltérő megoldása

Országos szintű eltérés a gyakorlatban

Dömpingügyekben a szinte azonos tartalmú döntések nagy száma

Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlata

Rutinszerű, de rendkívülIdőigényes feladatok

Valamennyi tanács mellé titkár beosztása


15/21

8. lépés: Fejlesztési feladatok kidolgozása, értékelése

A probléma elemzése során meghatározott okok megszüntetése érdekében,

és a folyamat optimalizálásáért optimalizálási javaslatot fogalmaztunk meg,

amelyet a következő táblázatban foglaltunk össze:

Ssz. Probléma Megoldási javaslat

1. Azonos típusú jogi problémák eltérő

megoldása az egyes tanácsok részéről

Megelőzés érdekében a

kollégiumvezető vagy bármelyik tanácselnök kezdeményezésére közös álláspont kialakítása az

olyan kérdésben, amely az eltérő döntés lehetőségét magában

hordozza. Ugyanezt az eljárást követni a már kialakult eltérő gyakorlat megszüntetése

érdekében.

2. Az ítélőtábla illetékességi területén

működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának észlelése

A kollégiumvezető haladéktalanul

jelezze az ítélőtábla álláspontját az érintett törvényszék

kollégiumvezetőjével illetve szükség esetén szakmai egyeztetés az adott típusú ügyeket

tárgyaló bírókkal az egységes álláspont kialakítása érdekében.

3. Országos szintű eltérés a gyakorlatban.

Kollégiumvezető kezdeményezze, hogy a Kúrián működő

joggyakorlat- elemző csoport vizsgálja meg az adott problémát illetve, hogy a Kúria foglaljon állást

a kérdésben.

4. Dömpingügyekben a szinte azonos

tartalmú döntések nagy számban történő leírása

„Minta határozatok” kidolgozása és

alkalmazása.

5. Rutinszerű, de rendkívül időigényes feladatok jelentkezhetnek, amely az

egyéb ügyek időszerű ellátását akadályozza.

A tanács tagjain kívüli segítség bevonása (fogalmazó, titkár,

ügyintéző)


16/21

9. Döntés előkészítés: javaslatok vezetői jóváhagyatása

A fejlesztési javaslatokat középvezetői és felsővezetői szinten elemeztük,

támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési

javaslatokat a következő táblázat tartalmazza:

Ssz. Probléma Megoldási javaslat Jóváhagyás

Igen/nem

1. Azonos típusú jogi

problémák eltérő megoldása az egyes tanácsok részéről

Megelőzés érdekében a

kollégiumvezető vagy bármelyik tanácselnök kezdeményezésére közös

álláspont kialakítása az olyan kérdésben, amely az eltérő

döntés lehetőségét magában hordozza. Ugyanezt az eljárást követni a már

kialakult eltérő gyakorlat megszüntetése érdekében.

2. Az ítélőtábla illetékességi területén működő

bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának észlelése

A kollégiumvezető haladéktalanul jelezze az

ítélőtábla álláspontját az érintett törvényszék kollégiumvezetőjével illetve

szükség esetén szakmai egyeztetés az adott típusú

ügyeket tárgyaló bírókkal az egységes álláspont kialakítása érdekében.

3. Országos szintű eltérés a gyakorlatban.

Kollégiumvezető kezdeményezze, hogy a

Kúrián működő joggyakorlat- elemző csoport vizsgálja meg

az adott problémát illetve, hogy a Kúria foglaljon állást a kérdésben.


17/21

4. Dömpingügyekben a

szinte azonos tartalmú döntések nagy számban

történő leírása

„Minta határozatok”

kidolgozása és alkalmazása.

5. Rutinszerű, de rendkívül

időigényes feladatok jelentkezhetnek, amely az egyéb ügyek időszerű

ellátását akadályozza.

A tanács tagjain kívüli

segítség bevonása (fogalmazó, titkár, ügyintéző)


18/21

10. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv


19/21


20/21

11. Az optimalizált folyamat visszamérése: Mérési terv

A folyamat mutatószámai

A folyamat

célértéke

(alsó és felső

tűréshatár)

Folyamatért

felelős neve

Mérésért

felelős

személy

neve

Mérés

helyszíne

Mérés

időpontja

(időszaka) Mérés módja

Mérés

gyakorisága

Az ítélőtábla illetékességi

területén működő bíróságok

(esetlegesen) eltérő

gyakorlatának éves szintű

összesítése

Elrétő

gyakorlatok

száma (db/év)

KV KV SZIT

2014. március

21 - 2014

december 30.

Észlelt elrétő

gyakorlatok

összesítése

évente

Folyamatos

Egy évben előforduló

dömping és megaügyek

száma

Dömőping és

megaügyek

száma (db)

KV KV SZIT

2014. március

21 - 2014

december 30

Észlelt elrétő

gyakorlatok

összesítése

évente országos

szinten

Folyamatos

Kidolgozott "minta

határozatok" számadb/év KV KV SZIT

2014. március

21 - 2014

december 30

Kidolgozott

"minta

intézkedések"

számának

meghatározása

éves szinten

Folyamatos

Tanács tagjain kívül

segítségként bevont

személyek (fogalmazó, titkár,

ügyintéző) száma évente

db/év KV KV SZIT

2014. március

21 - 2014

december 30

Bevont

személyek számaFolyamatos

Mérési terv: Optimalizált folyamat mérésére: Jelen

Folyamat megnevezése: Ügyrendek, protokollok fejlesztése

Vezetői tájékoztató készítése a fejlesztésről

Folyamatfejlesztési terv rövid összefoglalása

Alkalmazott módszertan rövid bemutatása

Fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek rövid ismertetése

Folyamat jelenlegi és jövő állapotának bemutatása

Jövőben várható teljesítmény számszerűsítése


21/21

Teljes körűen bevezetendő feladatok:

Közös álláspont kialakítása eltérő megoldás kialakulásának

megelőzésére eltérő megoldású, de azonos jogi problémák

kezelésére

Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen)

eltérő gyakorlatának kezelése, az eltérő gyakorlat előfordulásának

megelőzése

Javaslat kidolgozása az országos szintű eltérő gyakorlat kezelésére


kezelésének felgyorsítása érdekében

Tanács tagjain kívüli segítség bevonása az ítélkezési folyamatba a változó

erőforrásigények kezelése érdekében

Az optimalizált folyamatot a javító intézkedések bevezetése után is állandóan

nyomon kell követni. A PDCA ciklus segítségével követni kell az egyes lépések

bevezetését, a hatékonyság alakulását. Be kell avatkozni, ha egy lépés nem

hozza meg a megfelelő eredményt. Az optimalizált folyamat mutatóit állandóan

mérni kell, a mérési eredményeket össze kell hasonlítani a célértékekkel. A

folyamat fejlesztése után dokumentálni kell az elért eredményeket, s a fejlesztési

munkában résztvevőket folyamatosan tájékoztatni kell az eredményekről.

12. Folyamat állandó követése, monitorozása

A folyamatok állandó követését biztosító folyamatjellemzők, feltételek: projekt

terv megléte, felelősök kijelölése megtörtént.

beszámoló az „Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése” … · 2017-04-18 ·...

Documents