平成30年度全国書誌データ・レファレンス協同データベース利活用研修会2018年8月3日・8月17日 国立国会図書館

国立国会図書館関西館 図書館協力課 協力ネットワーク係

こんな悩み、ありませんか…

2

レファレンスのスキルアップが

したい！

人手がないのでレファレンスには力を入れられない

調べ方のノウハウが組織で共有できていない

図書館の活動をもっと

知ってほしい！

レファ協を使ってください！

レファ協事業の概要

システムを使いこなす

レファ協データベースを使う意義

図書館の活動を届けるために

参加する/した後

実習

第2部の流れ１

2

4

3

６

５・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 40分

・・・・・・・・・・・・・・・・・

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 50分

・・・

1

4

レファレンス協同データベース事業とは？

「公共図書館、大学図書館、専門図書館等におけるレファレンス…データを蓄積し、並びにデータをインターネットを通じて提供することにより、図書館等におけるレファレンスサービス及び一般利用者の調査研究活動を支援する事業」（事業実施要項から抜粋）

レファ協データベース

全国の参加館国立国会図書館

大学図書館公共図書館専門図書館学校図書館

アーカイブズ機関

図書館員、一般利用者、研究者? !

♪

5

１

参加館の内訳（2018年6月末現在）

● 公共図書館 454館

● 大学図書館等 186館

● 学校図書館等 54館

● 国立国会図書館 13館

● 専門図書館 57館

● アーカイブズ機関 9館

合計 773館

様々な規模・種類の図書館が参加！

公共

59%大学

25%

学校 5%

国会 2%専門8%

アーカイブズ 1%

6

１

レファ協における「レファレンス」とは？

“この事業では、利用者が何らかの情報又は資料を求めて図書館員に寄せた質問を、すべてレファレンス質問と位置付けています。”

（データ作成・公開に関するガイドライン 1.2.2より）

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１

レファレンス協同データベース

４種類のデータ

レファレンス事例事業の参加館で行われたレファレンスサービスの記録（約197,000件）

調べ方マニュアル特定のテーマやトピックに関する情報源の探し方を説明した情報（約10,000件）

特別コレクション個人文庫など参加館が所蔵する特別コレクションに関する情報（約500件）

参加館プロファイル参加館の連絡先やサービス内容などについての情報（773件）

?

!

（2018年6月末時点）

8

１

レファ協のデータの関係

4種類のデータが有機的に連携し、循環。サービスを持続的

に向上！

レファレンス

?????

レファレンス事例

登録

調べ方マニュアル

!!

利用して作成

調べ方の情報源

特別コレクション

資料の情報源

参加館プロファイル

照会先の情報源

9

１

レファ協のデータの強み１登録データが多い！▶ 類似の事例を探すことができ、調査時間の短縮になる

２様々な種類・規模の図書館等の機関のデータ▶ 自分の機関では普段対応しない質問でも、調査の手がかりを得ること

ができる

３回答に至るプロセスや回答の根拠、参考資料の情報が充実▶ 信頼性の高い情報を得られる▶ 参考文献リストから自分の機関で用意できる資料を探せる▶ 回答へのアプローチを参考にできる

４ブックリストも豊富▶ 読書相談のヒントに▶ 調べ学習への活用

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（１～３の参考）図書館員が選んだレファレンスツール2015 インターネット情報源・ＤＢの部ランキングhttp://www.nichigai.co.jp/cgi-bin/ref2015_result.cgi#2

１

こんなデータが登録されています①

▶ 江戸時代に旅行した人は1日に何キロくらい歩いたのか。平均、一般的な数値でよいので知りたい。

［愛知芸術文化センター愛知県図書館］

▶ 日本の新聞記事や放送映像で「死体」の掲載をしなくなったのはいつごろからか知りたい。 ［神奈川県立図書館］

▶ 西欧における色のイメージについて知りたい。［愛知淑徳大学図書館］

回答へのアプローチを追って調べ方を学べば、他のレファレンスにも応用できます

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１

こんなデータが登録されています②

地域関連▶ 山口では、日本で初めてクリスマスが祝われたとされる

が、その記録がみたい ［山口県立図書館］

よく聞かれる質問は組織内で共有しておくと便利！他の地域の図書館にとっては専門性の高い情報

▶ 広島県の土砂災害について調べるには ２ 土砂災害に関する最新の防災情報を得るには ［広島県立図書館］

地域の人が必要な／図書館が届けたい情報

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１

こんなデータが登録されています③

ビジネス・経済▶ ソーシャルメディアを活用した、販促や広報、マーケ

ティングのやり方や事例をまとめた資料を見たい。［埼玉県立久喜図書館］

▶ 韓国のIT産業の従事者数 （雇用者数）［日本貿易振興機構アジア経済研究所図書館］

調べ方マニュアル▶ 教科書の採択状況（採択冊数・占有率）の調べ方

［国立教育政策研究所教育図書館］▶ 美術に関する情報の調べ方 ［近畿大学中央図書館］

普段対応しない質問、専門的な質問も、調査の手がかりが13

１

こんなデータが登録されています④

ブックリスト▶ 経済や原価がわかる本（3年生の課題研究。中学生レベルの入門書）

［神奈川県学校図書館員研究会］

▶ 入試面接で「最近読んだ本」として答えられる本を紹介して欲しい［埼玉県高等学校図書館研究会］

▶ 高齢者に読み聞かせする本を選ぶために参考になる資料［香川県立図書館］

こんなレファレンスも▶ （図書館に来館して）近くの銭湯を教えてほしい。

［名古屋市鶴舞中央図書館］

▶ 片仮名の「ヘ」と、平仮名の「へ」は一体何が違うのか知りたい。［凸版印刷株式会社印刷博物館ライブラリー］

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１

データの公開範囲 ※データ登録時に設定

▶ 一 般 公 開 ：インターネット上でだれでも参照可能▶ 参加館公開：参加館の職員のみ参照可能▶ 自館のみ参照：登録館の職員のみ参照可能

未参加館、利用者

参加館B館参加館A館

登録・参照

インターネット公開

参加館公開

自館のみ（A館）

自館のみ（B館）

参照のみ

登録・参照

参加館は自館のみ参照（自館登録分のみ）、参加館公開、一般公開データのすべてのデータを見られます。

１

15

登録データの内訳（2018年6月末時点）

● 一般公開 約113,000件

● 参加館公開 約20,000件

● 自館のみ参照 約76,000件

合計 約209,000件

一般公開

54%

参加館

10%

自館のみ参照

36%

16

１

0

1,000,000

2,000,000

3,000,000

4,000,000

5,000,000

6,000,000

7,000,000

8,000,000

平成

17年

平成

18年

平成

19年

平成

20年

平成

21年

平成

22年

平成

23年

平成

24年

平成

25年

平成

26年

平成

27年

平成

28年

平成

29年

アクセス数の推移

平成25年2月グーグルの検索対象に

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１

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２レファ協データベースを使う意義（なぜ記録をするんだろう）

記録することの意味

▶ スキルや役立つ情報の共有化（横の共有）1人でどこまでやりきれますか？すぐそばに、いつでも尋ねられる人はいますか？

▶ レファレンス処理の迅速化（縦の共有）１回の記録ともう1回やり直すのではどちらが楽？その情報にもう価値はないと言い切れますか?

▶ 評価や組織運営のための基礎データ個人の実績は頭の中に、組織の実績は闇の中に？

記録＝「個人の体験」を「組織の情報」にすること

２

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記録の仕方は？

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（1）紙で管理をする▶ 物の管理が大変▶ 複製しにくい▶ 数が多いと検索には不向き

（2）データベースを構築する▶ 初期費用▶ 維持費もかかることが多い

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レファ協で記録を管理すると

▶ 初期費用・維持費用は不要

▶ レファレンスを記録するために開発されたデータベースなので使いやすい

▶ 遠隔／複数人の利用が可能

▶ 複製・加工もしやすい

▶ 参加館を支援する様々な機能あり

▶ 他の媒体との併用もしやすい

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２

導入したところ…

「紙の回答票を順番に回し読みしながら対応していた頃に比べ、効率と対応スピードは格段に向上した。全カウンターが同じ条件で利用者対応し、対応中に訂正や新しいツールが分かったときもすぐにデータを更新し、全員がその情報を共有することが可能になった。」

加藤由美子「一石三鳥の効果-情報共有から情報提供へ」『専門図書館』 2011 No.249 p50

そんなレファ協の機能をご紹介します！

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２

３

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システムの主な機能

①［検索］に関する機能

②［登録］に関する機能

③ その他の機能

▶ 統計機能：登録件数、被参照件数の算出

▶ データのダウンロード

▶ コミュニケーション機能：未解決事例に対する参加館等からのコメント、メール通知

▶ ユーザ／IDの種類と管理

④ 参考：運用のイメージ24

３

①［検索］方法は3種類

（1）簡易検索

（2）詳細検索

（3）テーマから探す

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３

①［検索］詳細検索

▶ 検索項目を指定・組み合わせて検索

▶ 目的や状況に応じて検索結果を絞ることができる

【回答プロセス】×資料名 → どうやって使われてる？

【参考資料】×資料名 → あの資料は役に立つ資料かな?

【質問者】→ 子どものレファレンスにはどう答えてる?

データ作成の理解と効率の良い検索はセット

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３

② ［登録］方法も3種類

a. ウェブフォームから手動入力

b. ファイルをアップロード

c. システムが自動で取得

ｂ

ウェブ上のサーバー

c

レファ協システム

aテキストファイル

自館の図書館システム

ｂ

X A

ｂ

一括で登録1件ずつ登録27

３

a.ウェブフォームでの登録

28

３

b.ファイルアップロード

①「アップロード」をクリック

②「参照」でアップロードするテキストファイル（XMLかCSV）を選択する

③他の項目も確認し「送信」をクリック

④エラーがなければ翌朝に反映される。結果はメール通知が来るほか、処理予定・処理結果一覧画面で確認できる。

更新の場合は上書きに注意！（管理番号で同定します）

１

2

34

３

29

登録の補助機能その１: 参考資料の自動入力

① 入力画面で、参考資料の箇所にある書誌的事項にキーワードを入力し「資料検索」をクリック

② 検索結果一覧の中から使用した資料と同じものを選んで「反映」をクリック

③ 選択した資料の情報が自動で入力されるのを確認する。

1

2

３

30

自館のローカル請求記号も追加入力できます

３

登録の補助機能その2：関連ファイルの登録

各館作成のパスファインダーのPDFファイル等を、「調べ方マニュアル」へそのままアップロードできます！

① 新規登録画面「関連ファイル」にある「関連項目」等に情報を記入する。

② 「参照」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択する。

③ 「関連ファイルのアップロード」をクリックする。

④ データを登録すると「関連項目」で指定された箇所にファイルへのリンクが表示される。

※「レファレンス事例」や「特別コレクション」にも関連ファイルの登録機能があります。

1

2

31

３

32

【事例】仏像を調べる（滋賀県立図書館）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=man_view&id=2000022995

関連ファイル機能を活用したデータ登録

本文テキストは検索対象になります!（ただし「調べ方マニュアル」のみ）

３

③ 統計機能

統計機能で表示できる値

▶ 登録件数＝図書館がどれだけ活動したか？▶ 被参照件数（アクセス数）＝その活動の成果がどれだけ届いたか？

期間や館を細かく設定して表示できるので、昨年と比べてどれだけ増えたかや、他機関との比較も可能

評価指標として

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３

③ 統計機能：表示・ダウンロード方法

① トップ画面「統計」をクリックし取得したい条件を選択し「検索」

② 「ダウンロード」をクリックするとCSVファイルを取得し、エクセルなどで加工が可能

※被参照数も同じ手順

1

2

３

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３

③ データのダウンロード

▶ 登録したデータはまとめてダウンロード可能（検索結果一覧から）

▶ ダウンロードファイルは、XLM／CSVから選択

▶ 管理番号／調査種別／NDC分類／質問者 などの項目を使って

▶ 業務統計として

▶ さらに…

選書、サイン表示、展示やパスファインダーの作成へ

データを分析してサービスに展開！

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３

③ コミュニケーション機能：コメント

▶ コメントの交換で登録データをブラッシュアップ！

▶ 記入はデータ詳細画面、確認はトップ画面「コメント」

①登録

！

②閲覧

③コメント

⑤更新&返信

！

④閲覧

！

⑥確認参加館A 参加館B

うちの図書館ではこんな資料がありました！

３

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③ コミュニケーション機能：メール通知

▶ 未解決事例が登録された時とコメント到着時

▶ 未解決事例の通知は希望する館（メールアドレスを登録した館）のみ

①登録(未解決)

④通知 ③コメント

⑤更新&返信

②通知

参加館A［事例登録館］

参加館B⑥通知

こんな情報がありますよ！

回答に追加します！

３

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③ コミュニケーション機能

参加館コミュニケーションの意義とは？

万能な図書館は存在しない

▶ それぞれの設置目的や守備範囲は異なる

（例）主題、地域、対象利用者etc…

▶ 利用者と質問と図書館のミスマッチ

（例）地域に関するレファレンス

個人芸だけに頼らずチームで解決！

３

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③ ユーザ／IDの種類と管理

一般利用者（ログイン不要）

▶ 一般公開のデータを検索・参照できる

参加館の職員（3種類のIDいずれかでログイン）

▶ 検索ID：+一般/参加館公開のデータの検索・参照

▶ 登録ID：+データの登録（自館のみ）

▶ 管理ID：+データの管理や削除など

一般公開への切り替えは管理IDしかできないので、情報漏洩のリスクは最少にできます！

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３

④ 運用のイメージ：レファ協を業務で使う流れ

(1) ID/PWの周知

検索/登録IDを職員に周知

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(3) 一般公開

館内の手続きを経て管理IDで一般公開

(2) データ登録（自館のみ参照）

ID/PW

！

パターンA：レファレンス時に随時、登録更新

パターンB：Excel等の記録からレファ協に月に一度アップロード

３

④ 運用のイメージ：マニュアル化する

▶ 作業フロー

▶ 職員の役割分担と使用するIDの管理

▶ 管理番号の採番ルール

▶ ローカル項目などの運用方法

▶ 登録・公開のポリシー

データ公開の条件1.個人のプライバシーを尊重する2.質問者の特定化を避ける（守秘義務）3.差別表現等の点で問題がないこと

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３

方法は分かったけど、やっぱり手間がかかりそう…と思った方へ

▶ 初めからレファ協に登録すれば、業務はかえって省力化に！（記録の一元化／システム維持は不要）

▶ すべての項目を入力する必要はありません▶ ワンパーソンライブラリーこそ、これまでできなか

ったことが可能に

▶ データ入力のガイドラインがあるので、初めての登録でも大丈夫

事務局がいつでもサポートします！

３

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4

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「レファ協で」公開する意義

▶ 本当に届けたいのならば（常連の利用者＋）レファレンスを知らない人へも

▶ 情報は発信するところに集まる！

▶ 固定URLや検索結果の一覧画面の利用例：館ごと、主題の地域ごと、データの種類ごと

▶ 数の力・SNS連携773本の矢？単独よりも集まった方が目立つTwitter、FacebookなどSNS連携機能

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４

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その図書館ならではの情報発信４

池田市立図書館HP

事例の固定URLの活用

レファレンスサービス | 池田市立図書館 http://lib-ikedacity.jp/siraberu/reference/

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４

事例データの一覧へのリンクの活用

▶ 事例の一覧画面へのリンクも可能（赤字が参加館ID）

http://crd.ndl.go.jp/GENERAL/servlet/list.reference?id=4310010

参加館プロファイルのURLと同じ

一覧の抽出・表示条件はいろいろ！

トヨタ博物館｜ライブラリー「レファレンスサービス」http://www.toyota.co.jp/Museum/facilities/library/

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４

Twitterでレファ協事例を紹介（@crd_tweet）

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４

レファレンス実績の発信に

国立国会図書館長から御礼状をお送りしています！

▶ データ総登録数、年間登録数、年間アクセス件数いずれかが一定以上に達した参加館に御礼状を送付

▶ 狙い目は年間登録数！

▶ 公開範囲に応じて点数を付与自館のみ参照（1点）/ 参加館公開（2点）/ 一般公開（3点）

例： 67件（全て一般公開）～200件（全て自館のみ参照）

（詳細は↓）http://crd.ndl.go.jp/jp/library/thanks_H30.html

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レファレンス実績の発信に

徳島市立図書館 https://www.city.tokushima.tokushima.jp/toshokan/oshirase/oshirase-oreijo.html

４

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レファレンス実績の発信に

企画協力員賞

御礼状の基準には当てはまらないが貢献の大きな参加館▶ 平成29年度

▶ 平成28年度

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機関 選定理由

埼玉県高等学校図書館研究会 積極的にデータ登録を行い、多数の被参照を集めるデータを登録した。

京都府立高等学校図書館協議会司書部会

継続的にレファ協にデータを登録。2017年には多数(11件）の調べ方マニュアルを登録した。

上尾市図書館図書館サービス計画でレファ協での郷土関連データの公開を明記し、職員数が少ない中で、2016年に積極的なデータ登録を行った。

一宮市立図書館 職員数が少ない中で、これまで継続的にレファ協にデータを登録。一般公開件数が100件に達した。

嘉悦大学情報メディアセンター これまでに多数の被参照を集めるデータを複数登録した。

４

5

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参加申請について

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参加資格

▶ 学校教育法第一条の大学又は高等専門学校に設置された図書館又は研究所

▶ 図書館法の規定に基づく図書館又はこれに準ずる機関▶ その他、専門図書館、学校図書館等、文書館etc…

申し込み方法▶ 上記を満たすことを示す資料と参加申請書を郵送▶ おおむね３週間以内にIDなどをお知らせします

http://crd.ndl.go.jp/jp/library/entry.html

５

参加した後

参加館通信（月１回発行）▶ メールマガジン。レファ協の情報をお知らせ▶ ノウハウの共有

作成データのフォロー▶ 最初に作成したデータは事務局で確認▶ レファ協サポーターからアドバイスがもらえることも

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５

イベント

全国書誌・レファ協利活用研修会▶ 主に未参加館向け。7～8月に東京本館と関西館で実施

事業担当者研修会

▶ 事業参加館向け。運営に必要な知識・技能の習得が目的今年は6月に東京本館と関西館で実施

事業フォーラム▶ 事業に関する意見交換、相互交流、連携協力の場▶ 講演や参加館の実践報告、フロアを交えたディスカッシ

ョン、交流会など

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５

講師派遣型研修

年間3件程度

▶ 図書館に事務局員を派遣し、ご説明します

▶ 旅費、宿泊費は依頼館の負担です（謝金は不要）

▶ 研修内容や難易度は相談

▶ 次年度の募集は3月頃を予定

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５

あらためて…

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回答プロセスを参照未解決事例への挑戦…

自己研鑽 や 組織内研修に

人手がないから…レファ協で省力化

未解決事例はコメント機能を活用！

登録した情報は、組織内で参照・共有

レファ協を使って図書館の情報発信！

レファ協を使ってください！

いつでもお問い合わせください！

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レファレンス協同データベース事務局E-ma i l： i n fo -c rd@nd l .go . jp

実習へ続きます！

1

レファレンス協同データベース 演習問題

次の文章を読んで、グーグルなど検索サイトや、各種機関のウェブサイトなどの情報源を調べて、その結果をレファレンス事例として登録してください。 今回の演習で大切なのは、調査の内容ではなく、レファ協の操作を体験していただくことです。調べてわからなければ、わからなかったとご入力ください。（35分）

☆絵の画像ファイル(オオサンショウウオ.jpg)をデスクトップに置いてあります。インターネットで画像を見つけられた人も、そうでない人も関連ファイル機能の使い方を確認するため、「オオサンショウウオ.jpg」を関連ファイルとしてアップロードしてください。 ※インターネットで画像ファイルを見つけても、そのファイルはコピーしないでください。 次のページは、レファレンス協同データベースの操作説明です。 ログインまでは講師と一緒にやってみましょう。 ブラウザは Firefoxを使用ください。 その後の操作は説明を読んでご自身で行ってみてください。 ご不明な点があれば適宜スタッフにご質問ください。

井伏鱒二の『山椒魚』を先日読み返し、興味を持ちました。

【１】広島県の「ふくやま文学館」に、井伏鱒二に関する資料が揃っているようなのですが、行くことができません。記念館で出している、井伏と釣りについての展示図録を見たいのですが、国立国会図書館で所蔵していませんか。タイトルはわかりません。

【２】『山椒魚』を読んで思い出したのですが、江戸時代の「オオサンショウウオ」の絵を、むかしどこかで見ました。ユーモラスな雰囲気だったと記憶しており、もう一度見たいのですが…。確か、奥倉なんとか、という人が描いていたと思います。 【ヒント】 （１）Google, 文学館のホームページ, NDL-オンライン（国立国会図書館所蔵目録） （２）Google, 国立国会図書館電子展示会, 国立国会図書館デジタルコレクション

2

1. レファ協へのログイン

作成したファイルを登録するためレファ協のデータベースにログインします。

(1) レファ協のウェブサイトを開く

国立国会図書館ウェブサイトのトップ画面下にあるレファ協のアイコンをクリック

(2) 研修用のデータベースにログインをする

画面右上の「ログイン」をクリック

そのままログインをしないで画面左下の「研修環境ログイン画面」を選択

ここでは まだ入力しない!!

3

赤字で「研修用環境」と記載されたログイン画面が出てくるので、以下の内容を記入してすぐ下の「ログイン」ボタンを押してください。

2. データ登録の方法

(1) 新規登録画面を開く

トップ画面の「新規登録」をクリックします

データの登録画面が表示されます。最初はレファレンス事例の登録画面が表示されます。

(2) データを入力する（例）

ユーザ名：entry2018 パスワード：entry2018

管理番号は「東京／関西―A―所属機関名」として下

さい（例：東京／関西―A―○図書館）※ハイフンは

全角の―、半角の-、どちらでも構いません

自館のみ参照

質問文を入力

回答文を入力

回答への過程（プロセス）を入力

4

必ずすべての項目を記入する必要はありません。各項目に何を書くかは入力欄左側の？マークをご参照ください。

(3) データを登録する

必須の管理番号と質問を入力したら、画面の上か下の登録ボタンを押してデータを登録し

ます。

登録が完了すると、登録したデータが表示されます。自動で登録番号や登録日時などがデータベースに記録されます。登録されたデータは今回の研修会で使用する IDでログインしたユーザのみが参照や更新をすることができます。

(4) 関連ファイルのアップロード方法

登録画面の下の方に関連ファイルという項目があります。

「参照」のボタンをクリックします。

5

「オオサンショウウオ.jpg」をクリックして、選択された状態にしてから、「開く」をクリ

ックします。

タイトルに、アップロードするファイルの名前を入力します。今回は「オオサンショウウオ」と入力しておきます。説明も付けることができます。

次に「関連ファイルのアップロード」ボタンをクリックします。

オオサンショウウオ. j pg

オオサンショウウオ

6

「更新」ボタンをクリックします。これで「口絵.jpg」がアップロードされた状態で保存さ

れます。

(5) データを修正する場合

一度登録した後に更新をしたい場合はログインした状態でトップ画面の「自館データ」を

押す→一覧から自分の登録データを選択→詳細画面を表示→「更新画面へ」を押します。

別紙 2 レファレンス協同データベース 演習問題【解答例】

今回の研修会で使用している研修環境にも同じデータをアップロードしていますので、ログインした状態で以下の URLをご参照ください。 http://crd-test.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1100098083

調査の手順を記入します。「○○にこう書いてあった」だけでなく、その○○をどうやって探したのかを記載すると後で調べる際に非常に参考になります。

ウェブページも記載できます。URLとアクセス日も忘れずに！

調査のスタート時に質問者から得ていた情報があれば記入します。

参考資料入力支援機能を使うと、入力が便利です！

調査の種別、内容や質問者の種類を分類しておくと、後でデータを見返す時や、統計や分析に便利です。（例：質問者が子どもの場合と大人の場合では回答内容も変わることがある）