建築業・リフォーム会社が

月10件以上の案件を回し続けるために

必要な条件とは？

理由の前に

「リフォーム・建築工事の背景」

「それに伴う問題」

を知ることが大切です。

＆

リフォーム・建築工事の背景

背景①多様な営業活動の工程

リフォームなどの工事を受注する為には商談だけではなく現地調査・見積作成などの様々な対応が求められます。

お 客 様 か ら お 問 合 せ

初 回 訪 問

ヒ ア リ ン グ

現 地 調 査

プ ラ ン ニ ン グ

見 積 作 成 ・ 提 出

ご 契 約

背景②契約後のフォロー

受注してからも現場管理やお客様フォローなどが必要。営業マンは引き渡しまで、お客様と寄り添うスタイルが求められます。

ご 契 約

発 注 処 理

着 工 式

現 場 管 理

お 引 渡 し

ご 入 金

ア フ タ ー フ ォ ロ ー

１つの現場で管理が必要な情報は

少なくても ９項目

1. 顧客台帳2. 商談・打合せの記録3. 見積書4. 契約書5. 工事台帳・原価情報6. 発注書7. 引渡書8. 業者からの請求情報9. お客様からの入金情報

情報を色々な場所に保管するので

• 打合せの記録は手帳に• 見積や原価の情報はExcelに• 台帳関係は手書きの書類に

色んな場所に情報が散見することに…

その結果、よく起きる問題がありました。

リフォーム・建築工事でよく起きた問題とは？

よく起きる問題

✓ 欲しい情報がすぐ見つからない✓ 担当者しか知らない情報が多すぎる✓ OB客の窓口対応がぎこちない✓ 着工後の粗利低下✓ 請求漏れ、入金漏れが起きる

このような問題は業務管理が「属人化」しているから！

属人化とは

情報が 組織ではなく人に属する状態。

✓ 現場の状況は「あの人じゃないと分からない…」✓ この作業のやり方は「あの人しか知らない…」

データを探す、情報を確認するために使われる埋没コストの総量（社員一人あたり）

属人化を原因に、細かい無駄時間が無意識的に肥大化している

脱・属人化のためにやらなければいけないこと

業務の流れを「見える化」する

改善を試みる前に、まずは自社の業務がどういった流れでやり取りされているのかを確認します。

右図のようなフローに落とすと便利です。

※ 例「事務所に届いた携帯電話料金を支払う際のフロー」

業務別に色々なツール利用を止め、１つにまとめる

あっちの情報は台紙、こっちの情報はExcel…と、業務別にツールを分けることが属人化を生み出す要因になります。

業務管理を1つのツールで完結できるシステム導入がおすすめです。

「その人しか知らない」を無くして誰でも業務フォローができる環境を作る

業務管理ツールを一つにまとめたうえで、関係する社員が全員見れる状態を作ります。

管理システムの他、Googleアプリなどのクラウドツールの利用も有効です。

外出先でも情報の共有ができる環境を作る

せっかく管理ツールを１つにまとめても、「事務所でしか使えない」では外出の多い営業マンには使えません。

外出先でも閲覧・編集ができるクラウドツールの利用が推奨です。

これらを簡単に実現するために自社開発したのが「アイピア」です。

アイピアは“初めてのシステム導入”を応援する業務管理クラウドシステム

案件単位で情報がまとまる

あらゆる情報を一元管理

簡単に使えるインターフェース

主な機能・特徴

案件A

案件B事務/経理 経営者 営業

業務の数字を帳票、グラフで視覚化

案件単位で情報がまとまる

住所、電話番号、案件に関わる打合せ履歴、見積、発注などあらゆる情報がアイピアに集約されます。お客様のお名前で検索すれば、過去の案件から最新の情報まですべて確認できます。

あらゆる情報を一元管理

アイピアの案件情報は、現場に関するあらゆる情報を作成・管理することができます。見積作成、発注書・請求書作成の作成はもちろんのこと、入金や原価情報の管理も可能です。

業務の情報を帳票・グラフで視覚化

売上や粗利などの情報を視覚化し、直感的に会社の状態を把握できます。情報は一元管理されているため、営業マンが入力した売上や経理担当が入力した入金情報などもリアルタイムに反映します。

簡単に使えるインターフェース

業務システムに馴染みが無い方でも使いこなせることを目指して開発されています。視覚的に分かりやすいレイアウトで設計し、不明点はアイコンが教えてくれるようになっています。

アイピアでできること

業務管理に必要なあらゆる情報を整理・共有できる。

営業マン1人が月10件以上の案件を回し続けることが可能に！

属人化 社内の属人化を根絶し…

現場が使いやすいから“もっと効率的”に変われる

業務管理・共有クラウドシステム

営業1人で毎月10件以上を回すリフォーム・建築業会社が使い続けるツール「Aippear（アイピア）」

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