chuong 5, phần 3

PHẦN 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MS WORD

2003

Chương 5: Tiện ích và in ấn tài liệu

121123Số tiết

Tự học, tự nghiên cứu nâng cao

Tự học có hướng dẫn

Thảo luậnThực hànhLý thuyết


5.1. Tạo mục lục cho tài liệu

5.2. Trộn thư

5.3. Xem tài liệu trước khi in

5.4. In ấn tài liệu

Mục lục tự động là gì?

5.1. Tạo mục lục tự động

Tiêu đề và các cấp của tiêu đề trong tài liệu


Tiêu đề cấp 1 của tài liệu

Tiêu đề cấp 2 của tài liệu

Tiêu đề cấp 3 của tài

liệu

Kịch bản tạo mục lục- Tạo mục lục trước khi gõ nội dụng tài

liệu.

- Tạo mục lục sau khi gõ nội dung tài

liệu.


Các bước để tạo mục lục Bước 1: Mỗi cấp tiêu đề của nội dung tài

liệu áp dụng một loại style.Ví dụ: Cấp 1 áp dụng style heading 1

Cấp 2 áp dụng style heading 2…………..Cấp 9 áp dụng style heading 9


Bước 2: Đặt con trỏ chuột đến chỗ cần tạo mục lục tự động và thực hiện


Hiệu chỉnh các thông số trong hộp thoại


Xem số trang tương ứng với tiêu đề trong mục

lục

Căn số trang sang

phải

Tạo loại tab

Mẫu tạo sẵn cho mục lục Số cấp mục

lục sẽ tạo ra

Lựa chọn loại style áp dụng ở nội dung văn bản tương

ứng với mục lục tạo ra

Sửa định dạng ở các

cấp của mục lục được tạo

ra


Xuất hiện hộp thoại sửa định dạng mẫu TOC

cập nhật mục lụcTại sao phải cập sự thay đổi

của mục lục?

Cách 1: nháy phải vào mục lục -> chọn Update Field Cách 2: Nhấn F9.

Khi mục lục: {TOC} -> thì nhấn Shift +F9 Xem Troubleshoot tables of contents

bằng cách nhấn F1 gõ vào mục search “Troubleshoot tables of contents “ để xem thêm.

Lưu ý

Ví dụ: Tạo mục lục tự động Một số yêu cầu khi học xong phần

này.


5.2. Trộn thư

Mục đích

Chuẩn bị trộn thư

Các bước tiến hành trộn thư


Mục đích của trộn thư

Chuẩn bị văn bản mẫu (Main document)

Chuẩn bị trộn thư

Bước 1: Chuẩn bị một văn bản mẫu (văn bản chính:Main Doccument).Văn bản mẫu này được lưu trong 1 tệp tin riêng biệt giả sử “giaymoi.doc

Công việc chuẩn bị trộn thư

Main document là gì?

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu nguồn (Data source)

Công việc chuẩn bị trộn thư

Data soure là gì?

Bước 1: Tools-> Letters and Mailings


Bước 2:


Dùng văn bản mẫu hiện hành đang mở

Dùng một mẫu có sẵn nào đó mà Word cung cung cấp

Dùng văn bản mẫu được lưu trong ô đĩa chưa mở, nhấn vào

đây ra nút Browse…

Bước 3:


Bước 4:


Bước 4


Bước 5:


Bước 5


Bước 6:


???

???

5.2. Trộn thưYêu cầu khi xong phần này:


5.3. Xem tài liệu trước khi in Tại sao phải xem tài liệu trước khi in? Thao tác thực hiện: 2 cách

Cách 1: Nhấn nút Print Preview trên thanh Standard

Cách 2: Vào menu file -> print preview


5.3. Xem tài liệu trước khi in

Print

magnifier

One page

Multiple page

Zoom

close

5.4. In ấn tài liệu5.4.1. Tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang


Thế nào là tiêu đề đầu trang và chân trang?

Thêm vào tiêu đề đầu trang, chân trang

5.4.1. Tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang


Insert page

numberInsert

number of pages

Format page

numberInsert date

Insert time

1

1

2

Page setup

3 4 5 6

2 Show/hide document text

3 Switch between header and footer4 Show previous

2 Show next

2 close


Different odd and even: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ khác nhau.

Different first page: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer trang đầu tiên của file khác với mọi trang.

5.4.2. In ấn tài liệuChú ý trước khi in?


5.4.2. In ấn tài liệuCó ba cách để ra lệnh cho chương trình thực hiện in ấn

Cách 1: File -> print… Cách 2: CTRL + P Cách 3: nhấn vào nút

Cách 3 khác cách 1 và cách 2.


Với cách 1 và cách 2:

5.4. In ấn tài liệuChọn máy in

Thiết lập thống số cho máy in

In ra tệp tin

Thiết lập chế độ in hai mặt

Tạo ra Số bản sao của văn bản hiện cần in

??????????????

Với cách 1 và cách 2:


In toàn bộ văn bản hiện hành

In trang hiện đang làm việc

Tùy chọn trang in

Thiết lập thuộc tính in cho máy inTrong hộp thoại Print nhấn vào nút

properties


Thiết lập thuộc tính in cho máy in

5.4.2. In ấn tài liệu

Tổng kết chương Mục lục tự động

Table of content là gì? Tiêu đề mục trong nội dung tài liệu Style áp dụng cho tiêu đề mục trong nội

dung tài liệu Style TOC áp dụng cho cái gì? Cách sửa

style cho TOC (Table of content) Trình tự tạo mục lục theo các bước khác

nhau.


Mục lục tự động (Mở rộng) Tiêu đề mục trong nội dung tài liệu

không áp dụng style Heading n (n=1..9) mà áp dụng style tự tạo.

Tạo mục lục tự động kết hợp với áp dụng tạo chỉ mục đa cấp để thêm tính năng mạnh trong việc tạo mục lục tự động.


Tổng kết chương Trộn thư:

Nêu các ứng dụng của trộn thư Hoàn tất và in ấn tài liệu


XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN ĐÃ LẮNG NGHE!

QUESTIONAND

ANSWER

chuong 5, phần 3

Documents