世界宣明会世界宣明会世界宣明会世界宣明会

时间管理时间管理时间管理时间管理

员工自助操作手册员工自助操作手册员工自助操作手册员工自助操作手册

((((全国版全国版全国版全国版))))

创建时间：2012-08-30

版 本：V1.0

修订日期: 2012-11-20

1

目目目目 录录录录

一、基础操作 ............................................................2

（一）用户登录说明...................................................2

（二）用户退出说明...................................................4

二、我的档案 ............................................................4

（一）浏览我的档案里的【个人信息】...................................4

（二）修改【个人信息】...............................................5

三、薪资福利 ............................................................6

（一）重置密码.......................................................6

（二）查询工资条.....................................................7

（三）香港员工查看工资条补充.........................................8

四、我的勤务 ............................................................9

（一）进入【我的勤务】...............................................9

（二）选择主管审批步骤..............................................10

（三）修改单据......................................................10

（四）提交附件......................................................12

（五）审批人进行审批的操作程序......................................13

（六）申请人如何查询考勤申请及审批情况..............................18

（七）加班管理操作细则..............................................20

（八）出差管理操作细则..............................................22

（九）休假管理操作细则..............................................25

五、HRIS 系统问题及技术建议.............................................28

2

一一一一、、、、基础操作基础操作基础操作基础操作

（（（（一一一一））））用户登录说明用户登录说明用户登录说明用户登录说明

1. 在 IE 浏览器输入登录地址 https://124.227.12.171:8888/https://124.227.12.171:8888/https://124.227.12.171:8888/https://124.227.12.171:8888/

单击 ““““Continue to this website (not recommended)”””” 进入

第一次登录时间会比较久，看到以下页面后单击【【【【自助服务自助服务自助服务自助服务】】】】进入系统

2. 在【【【【用户用户用户用户】】】】中输入自己 6位数的【人员编码人员编码人员编码人员编码】（即个人的员工编号），再输入【密码密码密码密码】】】】。

第一次登陆前，HR会将【用户】的【人员编码】和【密码】以电邮或 SKYPE 形式发给各员工。

区域办的员工可向区域 HR人员查询。

项目办的员工可向项目办主管查询。

中国办的员工可向中国办 HR 人员查询。

3

【【【【选项选项选项选项】】】】的数据源请选择【世界宣明会世界宣明会世界宣明会世界宣明会】】】】，选择其它的将无法登录系统。

数据源选【世界宣明会】，属全体员工查看及处理【我的勤务】；内地员工查看【工资】。

数据源选【WV China】，为香港员工查看【工资】专用。

3. 进入系统后, 将会看到以下页面

4.4.4.4. 【【【【员工自助员工自助员工自助员工自助】】】】页面页面页面页面

不管是员工还是部门负责人，进入【员工自助】看到的页面都是一样的。

这里查询到的是用户本人自己的信息。

5.5.5.5. 【【【【经理自助经理自助经理自助经理自助】】】】页面页面页面页面

属于部门负责人的，才有【经理自助】页面，可以查看下属出勤及人员纪录。

如果同时是几个部门的负责人，还可以通过下来菜单进行选择查询，这里查询的是所管理部门

各员工的具体信息

4

6.6.6.6. 密码修改密码修改密码修改密码修改

单击页面右上角【【【【设置设置设置设置】】】】，出现以下提示框，选择修改密码进行修改即可。

为保证员工个人信息的安全为保证员工个人信息的安全为保证员工个人信息的安全为保证员工个人信息的安全，，，，请在请在请在请在首次登录后即时修改密码首次登录后即时修改密码首次登录后即时修改密码首次登录后即时修改密码，，，，否则否则否则否则容易造成个人资料的外泄容易造成个人资料的外泄容易造成个人资料的外泄容易造成个人资料的外泄。。。。

7.7.7.7. 遗忘遗忘遗忘遗忘【【【【员工自助员工自助员工自助员工自助】】】】的登陆密码的登陆密码的登陆密码的登陆密码

若员工遗忘【员工自助】的登陆密码，自己却不能找回密码，需要电邮通知系统管理员, 由系统管

理员重设密码后，以电邮通知员工。

系统管理员名单：

杨宁<nick_yang@wvi.org>（负责云南/新疆区域、华北区域、华南区域、IMQ 区域办）

刘伊君<yi_jun_liu@wvi.org>（负责桂黔区域、西北区域、共享服务中心）

何美玲<nessica_ho@wvi.org> (负责中国办) (包括总部及驻点内地的香港同事)

（（（（二二二二））））用户退出说明用户退出说明用户退出说明用户退出说明

在【员工自助】页面右上角选择【注销】，即可退出系统。

二二二二、、、、我的档案我的档案我的档案我的档案

（（（（一一一一）））） 浏览我的档案里的浏览我的档案里的浏览我的档案里的浏览我的档案里的【【【【个人信息个人信息个人信息个人信息】】】】

有显示【修改】的，表示该页面的某些信息是可以修改的。

没有显示【修改】的，表示该页面的某些信息是不可以修改；如要修改, 请通知区域 HR。

5

（（（（二二二二）））） 修改修改修改修改【【【【个人信息个人信息个人信息个人信息】】】】

选择需要修改的内容，点击【修改】，输入正确的信息�【保存】�【提交】。

修改的信息需要区域 HR审核通过，之后系统会自动更新。

6

三三三三、、、、薪资福利薪资福利薪资福利薪资福利

在系统中，薪资发放的〔期间〕与财政年度的〔期间〕保持一致。

例: 若想查询 2012 年 1月份至 7月份的工资条，可以选择 2012 年 04 月-10 月，单击【查询】即可。

工资条按年查询。

（（（（一一一一）））） 重置密码重置密码重置密码重置密码

第一次进入系统查询薪资福利的, 必须【【【【重置密码重置密码重置密码重置密码】】】】。步骤如下:

1. 在【员工自助】页面，单击【薪资福利】的【薪资发放】�【重置密码】

2. 系统将会发送一个 6位数的【【【【新查询密码新查询密码新查询密码新查询密码】】】】至您的邮箱邮箱邮箱邮箱。。。。

说明说明说明说明:::: 一般情况下一般情况下一般情况下一般情况下，系统会将信息传送到以你名字设定的系统会将信息传送到以你名字设定的系统会将信息传送到以你名字设定的系统会将信息传送到以你名字设定的 Lotus NotesLotus NotesLotus NotesLotus Notes 邮箱邮箱邮箱邮箱。。。。如果你所使用的如果你所使用的如果你所使用的如果你所使用的 Lotus Lotus Lotus Lotus

NNNNotesotesotesotes 邮箱属部门的公用邮箱邮箱属部门的公用邮箱邮箱属部门的公用邮箱邮箱属部门的公用邮箱，如如如如：：：：gxafo_hrd_china@wvi.orggxafo_hrd_china@wvi.orggxafo_hrd_china@wvi.orggxafo_hrd_china@wvi.org，，，，系统将设系统将设系统将设系统将设定定定定为你的私人邮箱为你的私人邮箱为你的私人邮箱为你的私人邮箱。。。。

注意注意注意注意:::: 请勿重复点击请勿重复点击请勿重复点击请勿重复点击【【【【重置密码重置密码重置密码重置密码】】】】, , , , 因每点击一次因每点击一次因每点击一次因每点击一次, , , , 系统都会发送一次新的密码到你的邮箱系统都会发送一次新的密码到你的邮箱系统都会发送一次新的密码到你的邮箱系统都会发送一次新的密码到你的邮箱。。。。

多次的点击会因为网络原因造成最后一封邮件的延迟多次的点击会因为网络原因造成最后一封邮件的延迟多次的点击会因为网络原因造成最后一封邮件的延迟多次的点击会因为网络原因造成最后一封邮件的延迟，，，，从而导致无法及时查询从而导致无法及时查询从而导致无法及时查询从而导致无法及时查询。。。。

7

（（（（二二二二））））查询工资条查询工资条查询工资条查询工资条

查询工资条步骤查询工资条步骤查询工资条步骤查询工资条步骤::::

1. 在【员工自助】页面，单击【薪资福利】的【薪资发放】�【修改密码】；

2. 将从电邮中“自动获取”的【【【【查询密码查询密码查询密码查询密码】】】】以及您重新设置的【【【【新查询密码新查询密码新查询密码新查询密码】】】】依次输入�【确定】。。。。

3. 现在你就可使用自己设定的【【【【新查询密码新查询密码新查询密码新查询密码】】】】查询薪资情况。

4. 点击【查询】，可以看到以下页面。

说明说明说明说明：：：： 若员工遗忘若员工遗忘若员工遗忘若员工遗忘薪资发放的查询密码薪资发放的查询密码薪资发放的查询密码薪资发放的查询密码，，，，员工是可以自行找回的员工是可以自行找回的员工是可以自行找回的员工是可以自行找回的，，，，操作方法与操作方法与操作方法与操作方法与““““（（（（一一一一））））重置密碼重置密碼重置密碼重置密碼””””

的方法一样的方法一样的方法一样的方法一样。。。。

8

（（（（三三三三））））香港员工查看工资条补充香港员工查看工资条补充香港员工查看工资条补充香港员工查看工资条补充

A、 如果香港员工需要查看工资条, 必须先行【注销】当前之数据源【世界宣明会】，

然后再重新登入另外一个数据源，在【选项】的数据源选择【WV China】。】。】。】。

B、 在【用户】中输入相同的一个 6位数的【人员编码】，再输入另一组另一组另一组另一组【【【【密码密码密码密码】】】】。

注注注注:::: 此【密码】与数据源【世界宣明会】的密码不相同，第一次登陆时，须向中国办 HR 查询。

C、 在【员工自助】页面，单击【薪资福利】的【薪资发放】，其它与上述【查询工资条】相关程序

是一样的，只是选择【【【【港币港币港币港币】】】】。

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四四四四、、、、我的勤务我的勤务我的勤务我的勤务

♦ 说明：

1． 员工每月的【【【【加班申请加班申请加班申请加班申请】】】】及及及及【【【【休假申请休假申请休假申请休假申请】】】】必须在次月的必须在次月的必须在次月的必须在次月的１５１５１５１５日前提交日前提交日前提交日前提交，，，，而而而而【【【【出差申请出差申请出差申请出差申请】】】】必必必必

须在出差前提交须在出差前提交须在出差前提交须在出差前提交，否则主管有权不予审批。

2． 一旦主管或 HR 人员复核假期时，发现员工没有及时申请休假，一律视为旷工，并在次月扣

除工资。超过三天旷工可视为违纪解除超过三天旷工可视为违纪解除超过三天旷工可视为违纪解除超过三天旷工可视为违纪解除。。。。请员工和主管及时做好休假管理请员工和主管及时做好休假管理请员工和主管及时做好休假管理请员工和主管及时做好休假管理, , , , 避免延办申请避免延办申请避免延办申请避免延办申请

及审批及审批及审批及审批。。。。

♦ 时间管理类别时间管理类别时间管理类别时间管理类别：：：：

♦ 时间管理流程时间管理流程时间管理流程时间管理流程::::

1. 员工进入系统申请加班、出差或休假�提交审批人�系统自动经电邮通知审批人�审批人

直接在电邮审批或进入系统审批�审批后通过邮件反馈申请人�申请人在系统中查看单

据，了解假期管理状况。（全体适用）

2. 每办设定一位负责人，以登记方式按月/按周录入该办员工之加班、出差或休假, 主管不用

审批。(如采用此方法，各办主管需要在线下做好考勤纪录，并按月审核后，才可以用登记

方式处理) 。（建议项目办采用这个方法）

3. 所有加班转调休，由 HR审理及结算。

（（（（一一一一））））进入进入进入进入【【【【我的勤务我的勤务我的勤务我的勤务】】】】

进入【员工自助】�【我的勤务】，按需要选取图中不同选项：

1. 工作日历：查看个人的上班时间。

2. 考勤申请：

(1) 填写【加班申请】、【出差申请】、【休假申请】等单据。

(2) 查看所有单据记录。

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3. 假期查询：查询当前系统内假期核算情况（部分假期非实时核算），例：可享假期时数。

4. 出勤情况: 查看个人的出勤情况。

5. 考勤月报:员工只能看到自己的考勤月报，该数据为 HR 最终确认的本月考勤情况，工资核算依

据该考勤月报。

若进入【经理自助】，主管就可查看下属相同的讯息数据。

（（（（二二二二））））选择主管审批步骤选择主管审批步骤选择主管审批步骤选择主管审批步骤

(1) 员工填写完单据及查核无误后，点击【保存】�【提交】。

(2) 选择审批的主管 �【>】�【指派】�【返回】。

（（（（三三三三）））） 修改单据修改单据修改单据修改单据

只要审批人没有审批，【单据状态】在【已提交】或【编写中】的单据，修改须按以下步骤修改须按以下步骤修改须按以下步骤修改须按以下步骤：：：：

1. 点击【已提交】的单据�【收回】�【确定】�【确定】。

收回单据后，【单据状态】会变为【编写中】。

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2. 【单据状态】在【编写中】的时候：

(1) 点击【修改】�修改单据内容�【保存】�【确定】�【提交】�选择主管审批。

(2) 或可直接点击【删除】，该单据就会被删除。

注意注意注意注意：：：：所有已审批的单据不所有已审批的单据不所有已审批的单据不所有已审批的单据不能修改能修改能修改能修改。。。。如有需要如有需要如有需要如有需要，，，，请以电邮联络请以电邮联络请以电邮联络请以电邮联络 HRHRHRHR 处理处理处理处理。。。。

12

（（（（四四四四））））提交附件提交附件提交附件提交附件

说明：

(1) 不建议使用系统的附件功能，因上载的附件只有申请人和审批人可查阅。

(2) 病假、婚假、产假等需要提交证明文件的假期如有附件提交，建议申请人将已审批的电邮连附

件转寄给 HR 存盘及查阅，或直接将正本文件交 HR存盘。

提交附件步骤提交附件步骤提交附件步骤提交附件步骤：：：：

1. 如申请人上传审批文件例如病假证明书；可使用扫描件或文档(建议上传为 PDF 文档)。

2. 点击【附件】�【浏览】�在合适路径寻找文件�【上传】。

3. 【关闭】

4. 点击【保存】�【提交】�选择主管审批。

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（（（（五五五五））））审批人进行审批的操作程序审批人进行审批的操作程序审批人进行审批的操作程序审批人进行审批的操作程序

审批时注意事项审批时注意事项审批时注意事项审批时注意事项：：：：

(1) 审核所有收到的考勤申请的类别，起止日期及时间、申请时长及原因等。

(2) 对有怀疑或不清晰的申请应【驳回】，让员工修改单据后再提交。

(3) 选择【批准／不批准／驳回】：

批 准：同意申请人的加班申请，结束该环节的审批并转下一审批人（如适用）。

不 批 准：不同意申请人的加班申请，并结束该审批流。

驳 回：将申请单据退回申请人重新修改后再次提交。

批示内容：审批人可根据实际情况填写。

一一一一. . . . 若申请人若申请人若申请人若申请人【【【【提交提交提交提交】】】】了单据了单据了单据了单据，，，，审批人有两种方法进行审批审批人有两种方法进行审批审批人有两种方法进行审批审批人有两种方法进行审批。。。。

加班单据号：OMxxxxxxxxxx

出差单据号：BTxxxxxxxxxx

休假单据号：LMxxxxxxxxxx

(1)(1)(1)(1) 电邮审批步骤电邮审批步骤电邮审批步骤电邮审批步骤::::

审批人会收到需要审批的加班、出差、休假申请的电邮提示。

开启电邮，并直接打开左下角的附件。

查看单据内容：单据类别、日期、时间等。

点击【批准／不批准／驳回】�【输入密码】�【提交】。

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成功审批后会出现此电邮提示。

若主管无法进行审批若主管无法进行审批若主管无法进行审批若主管无法进行审批,,,,原因如下原因如下原因如下原因如下::::

(1) 员工已提交单据，但在主管审批前收回，所以主管依然收到该单据的审批通知。

(2) 该单据已审批或处理。

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(2)(2)(2)(2) 系统审批步骤系统审批步骤系统审批步骤系统审批步骤::::

进入系统的【员工自助】或【经理自助】；

在【待办事务】都会显示所有未处理的申请单据。

打开每条单据，查看单据内容：单据类别、日期、时间等，点击【审批】。

点击【批准／不批准／驳回】�【确定】。

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二二二二.... 如有如有如有如有２２２２位审批人位审批人位审批人位审批人((((适用于虚拟区域办适用于虚拟区域办适用于虚拟区域办适用于虚拟区域办))))，，，，会多一重审批步骤会多一重审批步骤会多一重审批步骤会多一重审批步骤((((须须须须 HRHRHRHR 预先在系统设定预先在系统设定预先在系统设定预先在系统设定))))。。。。

第一位审批人同样收到以上审批信息提示, 并按程序进行审批。

第二位审批人按以下步骤进行审批(依图例):

(1) 点击【审批意见】，看见第一审批人(刘美玲)已审批，发送给第二审批人(李淑芬)审批。

(2) 查看内容后，【关闭】。

(3) 点击【审批】�【批准／不批准／驳回】�【确定】�【返回】。

系统成功审批后，会出现此提示。

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三三三三. . . . 若主管需要暂时安排另一位主管或员工代为审批单据若主管需要暂时安排另一位主管或员工代为审批单据若主管需要暂时安排另一位主管或员工代为审批单据若主管需要暂时安排另一位主管或员工代为审批单据，，，，须预先自行设定须预先自行设定须预先自行设定须预先自行设定““““代理审批人代理审批人代理审批人代理审批人””””。。。。

A. A. A. A. 【【【【代理人设置代理人设置代理人设置代理人设置】】】】步骤步骤步骤步骤：：：：

(1) 进入【员工自助】�【设置】�【代理人设置】�【修改】

(2) 点击【增行】�选择【代理人】�【确定】�【添加】

(3) 点击【启用】

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B. B. B. B. 【【【【代理人取消代理人取消代理人取消代理人取消】】】】步骤步骤步骤步骤：：：：

点击【修改】：：：：可以删除或增加代理人可以删除或增加代理人可以删除或增加代理人可以删除或增加代理人。。。。

注意注意注意注意：：：：取消所设置的代理人一定要点击取消所设置的代理人一定要点击取消所设置的代理人一定要点击取消所设置的代理人一定要点击【【【【停用停用停用停用】，】，】，】，否则即使删除了之前所设的代理人否则即使删除了之前所设的代理人否则即使删除了之前所设的代理人否则即使删除了之前所设的代理人，，，，

系统仍不会将申请人提交的单据发送给审批人系统仍不会将申请人提交的单据发送给审批人系统仍不会将申请人提交的单据发送给审批人系统仍不会将申请人提交的单据发送给审批人。。。。

（（（（六六六六））））申请人如何查询考勤申请及审批情况申请人如何查询考勤申请及审批情况申请人如何查询考勤申请及审批情况申请人如何查询考勤申请及审批情况

1. 申请人会自动收到所有考勤申请的审批通过电邮。

2. 进入系统可查看所有考勤申请单据的内容及审批情况。

进入系统后，在待办事务栏会显示所有未查看过的单据，查看后就不会出现此提示。

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3.3.3.3. 查询步骤查询步骤查询步骤查询步骤：：：：

进入【员工自助】�【考勤申请】�点击【查询】。

选择要查询时段的开始日期、结束日期�【确定】。

4. 系统会列出查询时段内的所有单据(包括未审批的单据)。

5. 选择要查看的单据，点击【浏览】，查看单据内容。

6. 点击【审批意见】，查看审批的进行状态。

20

7. 7. 7. 7. 发现有发现有发现有发现有““““未审批未审批未审批未审批””””的单据的单据的单据的单据，，，，员工应主动联络主管跟进员工应主动联络主管跟进员工应主动联络主管跟进员工应主动联络主管跟进。。。。

8. 完成查询该单据后，点击【关闭】�【返回】。

说明：

1. 所有单据要完成审批程序才能记录于【考勤申请】系统内。

2. 所有单据是按审批的日期录入系统，不是按单据内容或申请日期作记录。

3. 所有已审批的单据不能修改。

4. 如有差异, 请以电邮联络 HR处理。

((((七七七七) ) ) ) 加加加加班管理操作细则班管理操作细则班管理操作细则班管理操作细则

1.1.1.1.申请加班步骤申请加班步骤申请加班步骤申请加班步骤：：：：

（1）新建【加班申请】单据

（2） 选择【加班类别】：

普通加班：周一至周五工作时间以外的加班。

公休加班：星期六及日的加班。

节日加班：法定节假日的加班。

21

（3）填写加班的开始日期及开始时刻、结束日期及结束时刻。

员工必须在【加班原因】内详细说明加班具体时段及加班原因等。

（（（（4444））））填写完之后填写完之后填写完之后填写完之后，，，，会有以下几种会有以下几种会有以下几种会有以下几种【【【【申请时长申请时长申请时长申请时长】】】】情况及相应的处理方法情况及相应的处理方法情况及相应的处理方法情况及相应的处理方法：：：：

例一例一例一例一：：：：正常工作时间外的加班，【申请时长】会自动计算加班时数。

例二例二例二例二：：：：若在同一时段内有多项加班申请，(例如一次出差几天而每天都有加班)，为避免逐天申请，

可在【申请时长】按实际手工输入加班时数，然后在【加班原因】内填写详细的加班日期及

具体时段、时数及加班原因等。

说明：这样可以减少加班单据数目，省却员工填写单据的时间，以及主管审批的工作量。

22

例三例三例三例三：：：：若是在“节日／公休日”加班，需要在【申请时长】手工输入实际加班时数。

（5）填完所有数据及核对无误后，点击【保存】�【确定】�【提交】�选择主管审批。

加班申请补充说明加班申请补充说明加班申请补充说明加班申请补充说明：：：：

① 员工加班，应以电邮、口头或其它方式预先得到主管同意。

② 加班申请必须在次月的 15日前提交，否则主管有权不予审批。

③ 每条加班单据只可填写一次加班申请。(因此，在同一时段内有多项加班申请，必须在【申请时

长】手工输入实际加班时数, 及详细说明加班日期及具体时段等。参考例二。)

④ 系统会根据申请的时间自动计算【申请时长】，不足一小时的加班不予计算。

⑤ 若每天加班超过 8 小时的，系统会自动改为 8 小时（扣除吃饭时间）。

⑥ 若自动计算的【申请时长】有差异，应该手工输入实际的【申请时长】，务求令加班时数准确。

⑦ HR 要定期做【转调休】步骤，才可将员工的加班时数转为【加班转调休假】。

⑧ 系统会自动累计已获审批的加班时数。若加班累计超过 80小时，HR将于做【转调休】步骤时，

进行人为清理，所以员工应及时放取【加班转调休假】。

【【【【节日加班节日加班节日加班节日加班】】】】注意事项注意事项注意事项注意事项：：：：

① 内地员工选“节日加班”, 系统会自动计算加班工资。

② 香港员工选“节日加班”后，应在 60天内补假（代替假日)。方法如下:

在填写【加班转调休假】单据时, 在【休假事由】一栏，注明是(x 月 y 日 XX節日的代替假日)

或 (Alternative Holiday for XX Holiday on y/x）。

((((八八八八) ) ) ) 出差管理操作细则出差管理操作细则出差管理操作细则出差管理操作细则

出差申请说明：

(1) 出差申请可在系统做考勤登记记录，并作为不须请款的差旅申请。

(2) 若出差申请需要请款的，就须按财务部要求，填写差旅申请表。

(3) 出差申请不与出差补贴、加班时数、休假时数挂钩。

(4) 出差若有超时工作情况，须另填加班申请单。（申请与审批与“申请加班步骤”相同）。

(5) 回乡探亲须另填休假申请单。（申请与审批与“申请休假步骤”相同）。

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1111．．．．申请出差步骤申请出差步骤申请出差步骤申请出差步骤：：：：

（1）新建【出差申请】单据

（2）选择【出差类别】�【确定】

（请参考第 8 页的“时间管理类别”）

（3） 填写出差开始及结束的日期及时间，【出差合计时数】由系统自动计算出来。

说明：

① 即日来回的出差，系统会按小时累计。

② 跨天的出差，系统每天最多计 8 小时，并以中午 12 点为界。

③ 结束时刻不超过中午 12 点的计 4小时，结束时刻超过 12点的计 8小时。

(4) 按实际情况填写【出差地点】及【出差原因】。

(5) 所有数据填完后，点击【保存】�【提交】�选择主管审批。

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2. 2. 2. 2. 作为差旅申请作为差旅申请作为差旅申请作为差旅申请((((只适用于香港员工只适用于香港员工只适用于香港员工只适用于香港员工))))：：：：

（1） 在【【【【工作交接情况工作交接情况工作交接情况工作交接情况】】】】一栏填写出差的““““成本中心成本中心成本中心成本中心””””。

在【【【【预支费用预支费用预支费用预支费用】】】】一栏填写出差的““““预算费用预算费用预算费用预算费用””””。

（2）主管审批后，HR 就可以将数据转为 excel 表格，有需要时交与财务作为差旅付款凭证。

（（（（3333））））主管审批后主管审批后主管审批后主管审批后，，，，员工交员工交员工交员工交““““差旅报告差旅报告差旅报告差旅报告””””给财务部时给财务部时给财务部时给财务部时，，，，请附上已审批的出差申请电邮副本作凭证请附上已审批的出差申请电邮副本作凭证请附上已审批的出差申请电邮副本作凭证请附上已审批的出差申请电邮副本作凭证。。。。

( ( ( (如下圖如下圖如下圖如下圖))))

25

((((九九九九) ) ) ) 休假管理操作细则休假管理操作细则休假管理操作细则休假管理操作细则

一一一一. . . . 工作日历工作日历工作日历工作日历

(1）查询自己的工作日历

在【员工自助】�【我的勤务】�【工作日历】中，可以看到自己哪天上班、哪天休息、上班

时间如何。

（2）主管查询员工的工作日历

在【经理自助】�【部门勤务】�【工作日历】中，可以看到所有员工哪天上班、哪天休息、

上班时间如何。

点击【查询】�选择开始及截止日期�选择【部门】�【确定】

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二二二二. . . . 休假类别及休假规则休假类别及休假规则休假类别及休假规则休假类别及休假规则

休假申请说明休假申请说明休假申请说明休假申请说明：：：：

（1） 内地员工的哺乳假暂不在系统处理。

（2） 如有额外的假期是系统中没有的, 须联系 HR处理。

((((1111)))) 内地员工休假类别内地员工休假类别内地员工休假类别内地员工休假类别

(2)(2)(2)(2) 香港员工休假类别香港员工休假类别香港员工休假类别香港员工休假类别

三三三三. . . . 假期查询假期查询假期查询假期查询

（1）点击【员工自助】�【假期查询】�选择【年度】，点击左侧列举的【休假类别】。

员工可以看到自己所有休假类别的详细资料及可使用的节余小时。

如有差异，请联络 HR 跟进处理。

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（2）点击右侧的【详细信息】，可以看到自己该休假类别在该年度的详细休假记录。

四四四四．．．．申请休假步骤申请休假步骤申请休假步骤申请休假步骤：：：：

（1）新建【休假申请】单据

28

（2）选择【休假类别】

（3）点击【增行】一次，表体会增加一行记录。

若同一休假类别，可填多项休假申请，只须继续点击【增行】。

按表体要求逐格点击，并填写申请休假的开始及结束日期时间、休假事由等数据。

（4）填写完毕后，核对系统自动计算出来的【休假合计工时】是否正确。

（5）核对无误后点击【保存】�【提交】�选择主管审批。

说明：

① 同一休假类别在提交后，要待审批程序完成，才可提交新的单据。

② 若要申请不同的休假类别，只要返回【考勤申请】，重复以上 1-5 步骤。

③ 填写过程中如有错误，点击【删行】取消记录。

④ 或点击【修改】更改内容，修改无误后点击【保存】�【提交】�选择主管审批。

29

注意注意注意注意::::

① 休假为严格控制的, 同一休假类别申请在【提交】后，要待审批程序完成，才可提交新的单据。

② 即是主管没有审批的, 无法【保存】新建的单据。(见下图)

建议解决方法建议解决方法建议解决方法建议解决方法::::

① 没有任何审批的休假申请单据, 员工只要将该单据【收回】, 参考(四.(三) 修改单据)步骤；

② 之后继续【增行】及编写新申请的休假内容;

③ 核对无误后点击【保存】�【提交】�选择主管审批。

五五五五、、、、HRISHRISHRISHRIS 系统问题及技术建议系统问题及技术建议系统问题及技术建议系统问题及技术建议

基于技术限制, 系统所发出之电邮通知是由第三方的电邮系统代为发出。Lotus Notes 电邮系统在

任何情况下都识别为垃圾电邮。因此收件者务必自行通过手动的一次性释放此电邮并移置白名单中。

30

问: 何解我不能在屏幕上看到完整 HRIS 版面 ？

答: 这跟你屏幕的解像度有关。请将之更改为 1024×768 -- HRIS 系统之最佳比率。

1. 将你的鼠标置在桌面的某处，右键单击并选择「内容（R）」。

2. 点击设定值，然后选择「1024×768 个像素」幕分辨率，单击「确定」。

3. 完成后，您应该能够从你的屏幕上看到 HRIS 系统全屏。

31

Q: How come I can’t see full page on the screen on HRIS?

A: Perhaps it has something to do with resolution of your screen. Please change it to 1024

x 768 pixels, recommended resolution for HRIS system.

1. Right click somewhere on the desktop and select "Properties". You will see a window similar

to the following:

2. The Display Properties window will then appear, click on "Settings" tab.-

3. Drag the slider to change the screen resolution to 1024x768 pixels, click “OK” to save

your settings or "Apply" to view them before saving them.

4. You should then be able to view HRIS system on a full screen basis.

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