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Chapitre cinq

COMPTABILITE ET GESTION FINANCIERE

Bien tenir ses comptes est impératif

Une bonne gestion est source de confiance

Le bénévolat n’implique pas l’irresponsabilité

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Ce chapitre comprend deux volets essentiels : l’organisation de la comptabilité et la gestion financière, c’est à dire l’établissement du budget et l’orientation des dépenses en fonc-tions des objectifs retenus par le Conseil d’administration.

LA TENUE DES COMPTES DE VOTRE ASSOCIATION

Il est impératif de bien tenir ses comptes. La comptabilité

- fournit les informations nécessaires au suivi et au contrôle des activités de l'association,

- permet d'enregistrer les recettes et de rendre compte de l'emploi des ressources,

- constitue un moyen de preuve en cas de contrôle fiscal, - fait apparaître les besoins de financement, - permet d'obtenir une image de l'évolution de la situation finan-

cière sur plusieurs années. En résumé, la comptabilité est un moyen de gestion indispensable au bon fonctionnement de votre association.

L'ORGANISATION DE LA COMPTABILITE.

Le présent paragraphe vous propose un système simple, basé sur une comptabilité de trésorerie, pouvant être mis en œuvre par une personne n'ayant pas de connaissances comptables. La tenue d'une comptabilité ne nécessite pas l'achat de registres coû-teux. Vous pouvez tenir vos comptes sur un ou plusieurs registres ou cahiers cousus, ou sur informatique, ou enregistrer manuellement les opéra-tions sur des tableaux pré-imprimés (par exemple en photocopiant les modèles proposés dans les fiches présentées en fin de chapitre). Si les journaux comptables sont constitués de feuillets mobiles, il est conseillé d'en numéroter les pages et de les classer par exercice comp-table (dans un classeur ou dans un dossier), en séparant :

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- les journaux de trésorerie, - les pièces justificatives, - les extraits de compte reçus des banques, - les états financiers annuels (bilan, compte de résultat, budget,...).

Il est conseillé de conserver tous les documents comptables et les piè-ces justificatives pendant plusieurs années (souvent 4 ans, durée varia-ble en fonction des législations nationales).

LES JOURNAUX DE TRESORERIE

Les livres comptables sont constitués par un ou plusieurs journaux de trésorerie où sont enregistrées chronologiquement et en détail chacune des opérations financières réalisées par l'association. Les journaux de trésorerie peuvent être tenus à la main (écriture ma-nuscrite à l'encre), ou dactylographiés, ou saisis sur informatique. Il est conseillé de tenir un journal de trésorerie pour chaque compte ouvert dans un établissement bancaire au nom de l'association (compte courant ou compte d'épargne), et un journal de caisse si votre associa-tion réalise des opérations en espèces. La fiche N°5.1 présente un exemple de journal de trésorerie. Il y a lieu de prévoir pour chaque opération : - la date de l'opération, - le numéro d'ordre, - le libellé, - l'indication du montant de la recette dans la colonne « entrée » ou de la dépense dans la colonne « sortie », - et de renseigner la colonne « solde ».

Régie d’avance et Journal de caisse. Il n’existe pas toujours de banque proche et il arrive que des sommes soient conservées en espèces. Souvent des cotisations reçues avec retard ne donnent pas lieu à ver-sement sur le compte et sont affectées à une caisse constituant la régie d’avances.

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Destinée à couvrir de menus frais, cette régie d’avance, le plus souvent tenue par le trésorier, doit être parfois ré-alimentée à partir du compte en banque ou du compte postal. 1. Le montant des espèces détenues dans la caisse au premier jour de l'exercice comptable est enregistré dans la colonne "solde", 2. Chaque opération financière est enregistrée dans l'ordre chronologi-que, dans la colonne appropriée : "recettes" ou "dépenses", 3. Le solde en caisse est calculé si possible après chaque mouvement ; il doit être fréquemment vérifié avec les espèces se trouvant dans la caisse (chaque comptage pourra être mentionné sur le journal de caisse). Attention : le fait qu’une dépense soit consignée dans le journal de caisse et que la régie d’avance soit tenue par le trésorier ne dis-pense pas de la fourniture de pièces justificatives.

LES PIECES COMPTABLES JUSTIFICATIVES.

Toutes les opérations enregistrées sur les différents journaux de tréso-rerie doivent être impérativement justifiées par un document compta-ble. Il est conseillé de numéroter chaque mouvement de trésorerie (dépense ou recette) et de reporter ce numéro sur chacune des pièces justificati-ves, qui seront classées par numéro d'ordre. Cette règle ne doit comporter aucune exception, en particulier pour les dépenses qui doivent toujours faire l'objet d'un justificatif. Si pour les petites sommes un ticket de caisse peut être suffisant, il est nécessaire que les dépenses importantes soient justifiées par une facture. Les pièces comptables, en particulier les factures, doivent être des ori-ginaux. Les photocopies ne sont pas admises. Attention ! Si votre association rembourse à certains administrateurs des frais qui ne peuvent être justifiés par une facture (tels que dépenses de téléphone), il est vivement conseillé de leur demander d'établir une demande de remboursement comportant leurs nom et adresse ainsi que la date et leur signature.

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Encadré 5.1. Conseils concernant les pièces justificatives

Si, pour certaines petites dépenses, vous ne disposez que de simples bordereaux comme pièces justificatives, prenez la précau-tion de faire viser ces bordereaux par deux personnes. Le principe de la double signature sera également appliqué pour les rembour-sements des frais engagés par tel ou tel administrateur .Certains frais, comme taxi ou téléphone, ne peuvent pas être accompa-gnées de pièces justificatives. Pour une plus grande transparence, il est vivement conseillé de faire établir pour ces petites dépenses une demande de remboursement comportant le nom et l'adresse, la date et la signature de l'intéressé. Cette pièce sera visée par deux administrateurs dont le Président. Lors de l'enregistrement des écritures sur les livres de trésorerie de l'association, il est utile de vérifier : - la conformité de chaque dépense avec l'objet de l'association, - la force probante de la pièce justificative (un paiement ne doit pas pouvoir être considéré comme une distribution de bénéfices ou constituer un salaire masqué).

LA GESTION FINANCIERE

LES MOYENS DES APE

Les membres élus des APE ne perçoivent aucune rémunération, toutes les fonctions étant bénévoles. La plus grande partie des recettes proviennent des cotisations des pa-rents. Celles ci sont le plus souvent collectées par les membres du Bu-reau; et parfois par le directeur ou le chef d'établissement. En général, cette cotisation annuelle est demandée dès l'inscription de l'élève à l'école, à la rentrée, et est exigée avant la fin du premier trimestre. Les APE locales reversent un pourcentage des cotisations perçues aux instances provinciales et nationales, souvent de l'ordre de 5%. La fiche N° 5.2 récapitule les ressources d’une APE.

LE VRAI ROLE DU TRESORIER

Contrairement à ce que l'on peut penser, les comptables ne font pas forcément les meilleurs trésoriers.

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La mission du trésorier est de permettre à l'association de respecter, dans le domaine financier, trois objectifs prioritaires : la régularité, la sécurité et l'efficacité.

La régularité : veiller au respect des lois et des textes réglementai-res ;

La sécurité : sauvegarder le patrimoine et la pérennité de l'associa-tion ; en particulier le trésorier doit :

- surveiller l'équilibre de la situation financière de l'associa-tion ; - donner son avis sur les dépenses importantes, exceptionnelles ou nouvelles ; - informer régulièrement le Conseil d'Administration de la si-tuation financière ; - faire rentrer les recettes (adhésions, cotisations, subventions ...).

L'efficacité : le trésorier est avant tout un gestionnaire qui doit tra-duire financièrement une volonté politique, et proposer des actions pour réaliser les objectifs de l'association et pour la développer.

Le trésorier doit inciter le Conseil d'Administration à utiliser les res-sources financières pour réaliser l'objet de l'association qui ne doit ja-mais être perdu de vue. Le trésorier doit être impliqué dans les décisions du Conseil d'Admi-nistration. Son rôle ne doit pas se réduire à celui d'un « teneur de li-vres ».

L’équilibre du résultat comptable Le trésorier s'assure en permanence que les dépenses de l'association sont couvertes par ses recettes. Il doit faire partager cet objectif par le Conseil d'Administration

L’équilibre du résultat de chaque exercice L'équilibre du résultat comptable est l'objectif affiché : le résultat comptable doit être le plus près possible de « zéro », il sera en réalité légèrement bénéficiaire ou déficitaire. Cet objectif d'équilibre peut être assoupli en fonction :

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- des résultats des années antérieures : on peut prévoir un exercice dé-ficitaire si les exercices précédents ont été bénéficiaires, ce qui a per-mis de constituer des réserves, - de l’âge de l'association : les comptes d'une nouvelle association sont au départ souvent déficitaires : les coûts d'une nouvelle implantation (bulletins d'adhésion et professions de foi) sont lourds par rapport au nombre d'adhérents probables des premières années.

L'équilibre de chaque activité Si votre association réalise des activités accessoires (édition d'un jour-nal, bourse aux livres, organisation de kermesse, de congrès...), il est souhaitable que le résultat de chaque activité soit équilibré (les dépen-ses de chaque activité doivent être couvertes par ses recettes propres). Ceci évitera, en cas d'arrêt d'une de ces activités, de mettre votre asso-ciation en difficulté. Cela n’empêche pas que certaines activités qui permettent, en principe, de générer quelques excédents (achats groupés de livre, kermesses, tombolas) puissent servir à l’équilibre d’autres plus sensibles.

L'équilibre du budget de fonctionnement Il est souhaitable que le budget de fonctionnement soit équilibré : les recettes appelées aussi produits, doivent couvrir les dépenses ou char-ges. Produits (recettes) les plus courantes : - les cotisations des adhérents (que vous recevrez principalement en

début d'année scolaire) ; - les subventions (de la mairie, à demander dès le début de l'année

civile, des opérateurs économiques comme l'association des com-merçants, ....) ;

- les recettes et bénéfices des diverses activités organisées par l’APE ( kermesse, tombola, …).

Charges et dépenses de fonctionnement à prévoir : - les frais de fonctionnement du Bureau ; - les dépenses relatives à la vie de l’association :

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- les contributions au fonctionnement de l‘école et au financement des projets

- les cotisations à verser aux autres instances de l'APE ou, pour l'APE nationale, à la FAPE ;

- l’amortissement des investissements (équipement, travaux, …).

LA PRESENTATION DES COMPTES

L'ETABLISSEMENT DES COMPTES ANNUELS

La date d'arrêté des comptes Les comptes sont arrêtés une fois par an, à une date fixe définie libre-ment par les statuts ou les dirigeants de l’association (l’arrêt des comp-tes n'est pas obligatoirement effectué le 31 décembre). Il est souhaitable, mais non obligatoire, que les comptes annuels reflè-tent les opérations financières effectuées par votre association durant une année scolaire. La période comprise entre deux dates d'arrêté est un exercice comptable.

La forme des comptes annuels Même si votre association n’est pas tenue de présenter ses comptes an-nuels selon les principes comptables, il est conseillé d'utiliser la pré-sentation habituelle des comptes annuels des sociétés commerciales, afin d’en faciliter la compréhension. Les documents comptables annuels établis par votre association pour-ront comporter : - un bilan financier, présentant la situation patrimoniale de votre as-sociation à la date d'arrêté des comptes - un compte de résultat, présentant d'une part le total des recettes (ou produits), d'autre part le total des dépenses (ou charges), d'un exercice comptable, et le résultat qui en découle, - un budget prévisionnel pour l'exercice suivant. Ces documents comptables seront de préférence dactylographiés, car ils sont destinés à être remis à vos adhérents et éventuellement à l'or-ganisme susceptible de vous subventionner.

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L'arrêté comptable consiste à présenter sous forme de tableaux : - la situation financière de l'association à une date donnée (sur le

bilan), - les opérations financières réalisées durant une période comptable

(sur le compte de résultats).

La clôture des journaux de trésorerie Les soldes en banque sont vérifiés avec les extraits de compte reçus de chaque banque, les états de rapprochement sont établis par écrit, Les espèces en caisse sont vérifiées, le comptage est mentionné sur le journal de caisse Les recettes et les dépenses sont totalisées pour chaque compte ban-caire et pour la caisse. Il est conseillé de changer de page lors du changement d'exercice comptable.

L'établissement du compte de résultat Un exemple de compte de résultat est donné dans la fiche N° 5.4. Le compte de résultat est un tableau qui présente la synthèse des opéra-tions financières effectuées durant la période considérée (appelée exer-cice comptable). Il correspond donc au regroupement des opérations figurant sur les journaux de trésorerie : a) les recettes encaissées sont regroupées par nature ; il y a lieu de tota-liser toutes les recettes de même nature encaissées pendant l'exercice. b) les dépenses payées sont regroupées par nature de la même ma-nière ; les regroupements sont effectués de façon à donner une infor-mation suffisamment détaillée sur l'origine des recettes et l'objet des dépenses, en évitant cependant un excès de détail. Il y a lieu de vérifier que le total des recettes et celui des dépenses re-groupées dans le compte de résultat sont égaux à la somme des totaux (recettes et dépenses) des différents journaux de trésorerie. Aucune compensation ne doit être effectuée, afin de respecter l'un des principes comptables : la règle de non compensation des opérations.

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Le résultat de l'exercice est bien évidemment égal à la différence entre les produits et les charges. Le bénéfice réalisé par une association est appelé « excédent », la perte est nommée « déficit ».

L'établissement du bilan financier annuel Un exemple de bilan est donné dans la fiche N°5.5 Le bilan présente la situation financière à la date de l'arrêté comptable. C'est un tableau comportant deux sections: - l'actif, qui détaille les avoirs de l'association, à la date exacte d'arrêté des comptes : le montant des sommes déposées sur les comptes bancai-res ou sur les comptes d'épargne et les espèces détenues en caisse. - le passif. Les associations à caractère non lucratif n'étant pas tenues de suivre les règles comptables du Code de Commerce, vous pouvez ne pas indiquer les dettes de votre association (qui seront enregistrées dans les dépenses de l'exercice de leur paiement). La différence entre l'actif et les dettes représente le patrimoine, appelé « situation nette », qu'il est d'usage de porter au passif (pour présenter un tableau équilibré). La vérification indispensable à effectuer est l'augmentation du patri-moine (la situation nette) durant l'exercice, que l'on obtient en calculant la différence entre : - la situation nette apparaissant au bilan arrêté à la date de clôture ; - la situation nette apparaissant au bilan précédent, qui doit être

identique au résultat apparaissant sur le compte de résultat de l'exercice.

Attention ! Le bilan devant représenter le patrimoine total de l'association, il ne faut pas oublier d'y faire figurer tous les actifs de votre as-sociation : les fonds déposés à la banque, mais aussi les espèces, et surtout les comptes d'épargne. La présentation d'un bilan ne comportant à l'actif que le solde en banque, alors que des som-mes sont déposées sur un compte d'épargne, pourrait être com-paré au délit de présentation de faux bilan, et pourrait avoir des conséquences dommageables, en particulier si les comptes an-nuels sont remis à des tiers (en cas de demande de subvention).

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L'établissement du budget prévisionnel Le budget doit être établi en se basant sur les données du compte de résultat de l'exercice précédent, et en tenant compte des projets ou des décisions du Conseil d'administration (extension sur la commune voi-sine, ouverture d'un nouveau lycée, lancement d'un journal d'informa-tion ...). Le budget a la même présentation que le compte de résultat (détail des recettes, puis détail des dépenses, et montant du résultat). Il ne com-porte pas de centimes. Un budget prévisionnel doit normalement être équilibré (résultat pro-che de zéro), sauf dans des cas particuliers (nouvelle association, dé-pense importante décidée après des exercices bénéficiaires qui ont permis de mettre des fonds en réserve ...). Le budget prévisionnel doit respecter la simple règle de prudence :

− les recettes peuvent être légèrement sous estimées (on n'est ja-mais certain de les encaisser) ;

− les dépenses peuvent tenir compte d’éventuelles augmentations. Pensez à vérifier la cohérence des chiffres de votre budget prévisionnel avec ceux de l'exercice précédent : toute variation importante doit pou-voir être expliquée, tant au cours de l'Assemblée Générale, qu'à ceux à qui vous demandez une subvention. Votre budget doit faire apparaître clairement le montant de la ou des subventions qui seront demandées (il est parfois nécessaire de deman-der une somme supérieure à celle que l'on espère réellement obtenir). Vous aurez plus de chance d'obtenir une subvention si votre bud-get est équilibré (résultat égal à zéro franc), ou légèrement défici-taire.

LE CONTROLE EXTERNE, COMMISSARIAT AUX COMPTES

Toute association ou groupement qui reçoit des fonds de ses membres ou des subventions de l'extérieur doit avoir un organe de contrôle : le commissariat aux comptes. Cet organe est composé de deux ou trois membres. Il est chargé de la vérification des comptes de l'association.

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Les commissaires aux comptes ne siègent pas au Conseil d'administra-tion. Ils peuvent à tout moment demander que tous les documents comptables soient mis à leur disposition pour en effectuer le contrôle. Les résultats des contrôles sont adressés en priorité aux dirigeants. Un contrôle devra être fait au moins une fois par mandat du Président et du Bureau, et se situer avant l'Assemblée générale pour qu'il y soit rendu compte.

LA PRESENTATION DES COMPTES A L'ASSEMBLEE GENERALE

Selon les statuts, le règlement intérieur ou les usages de votre associa-tion, les comptes annuels, bilan, compte de résultat et budget prévi-sionnel sont :

− préparés par le trésorier de l'association, − vérifiés par les commissaires aux comptes, − arrêtés par le Conseil d'administration au cours d'une réunion du

Conseil, − présentés par le trésorier à l'approbation de l'Assemblée géné-

rale.

RESPONSABILITES ET CONTROLES

LA RESPONSABILITE DES DIRIGEANTS

Le dévouement et le désintéressement des dirigeants, l'exercice gratuit de leur mandat, ne sont pas des raisons suffisantes pour les exonérer en toutes circonstances de leurs responsabilités : le bénévolat n'implique pas l'irresponsabilité.

Mise en cause de la responsabilité des dirigeants La responsabilité individuelle des "dirigeants" d'une association peut être retenue par le tribunal dans les deux cas suivants :

− lorsque l'association ne peut faire face au paiement de ses det-tes ;

− lorsque les dirigeants ont commis des fautes lourdes.

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Sur le plan pénal, les dirigeants peuvent être inculpés en cas : − d'actes commis au détriment de l'association (détournement de

fonds, abus de confiance ...) ; − d'infractions propres aux associations (absence de déclara-

tion,...) ; − et souvent de non respect des obligations sociales, fiscales, ou

comptables.

Qui sont les "dirigeants" de votre association ? Il y a lieu de se référer aux statuts de l'association qui doivent désigner l'organe chargé de la direction de l'association. Le plus souvent, l'association est dirigée par un Conseil d'administra-tion composé d'administrateurs élus par l'Assemblée générale. Tous les administrateurs élus sont présumés dirigeants de l'association, qu'ils soient chargés ou non de responsabilités ou de fonctions précises, qu'ils soient ou non membres du Bureau. Par ailleurs, pourra être considéré comme dirigeant de fait, toute per-sonne exerçant au sein de l'association une activité de gestion ou de di-rection, « souverainement et en indépendance ». Rappel ! Toute opération financière doit être conforme aux statuts :

− les recettes doivent être conformes aux "ressources" prévues dans les statuts de l'association ;

− les dépenses doivent être conformes à l'objet de l'association, et ne procurer aucun avantage financier aux adhérents ou aux ad-ministrateurs (attention au délit d'abus de biens sociaux).

En conclusion, il est inutile de vous recommander de gérer votre asso-ciation en bon père de famille et de s'interdire d'être prête-nom à des fonctions d'administrateur. Au contraire, l'acceptation des fonctions de dirigeant doit se traduire par une participation effective à la gestion de l'association, afin d'as-sumer ces responsabilités en connaissance de cause. En cas de désaccord sur la gestion, un dirigeant peut manifester sa dé-sapprobation par une démission. Il s'assurera que ce changement de di-

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rigeant a fait l'objet d'un écrit transmis au Bureau et au Conseil d'admi-nistration, car seule cette notification, opposable aux tiers, met fin offi-ciellement à ses responsabilités de dirigeant.. En cas de négligence des nouveaux dirigeants, ou de désaccord grave, le dirigeant sortant peut adresser un courrier à la Préfecture (et au be-soin à la banque et aux fournisseurs), pour les aviser de la cessation de ses fonctions. Que toutes ces recommandations ou mises en garde ne vous détournent cependant pas de votre volonté de participer de manière désintéressée à la vie de votre association. Leur but est de vous inciter à le faire avec prudence et clairvoyance et de veiller à la mise en place d'un double contrôle.

LE CONTROLE INTERNE

Il est du devoir du Conseil d'administration de surveiller la situation financière de l'association. Faire une confiance aveugle à votre trésorier ou à votre président (même si leur honnêteté est légendaire), constitue une négligence qui pourrait être reprochée au Conseil, et démontre un désintérêt qui n'est d'ailleurs pas toujours apprécié par les trésoriers. Comme pour toutes les règles de fonctionnement interne, il appartient au Conseil d'administration de définir les modalités de contrôle de la situation financière. A titre d'exemple, le trésorier peut présenter chaque trimestre au Conseil le compte de résultat provisoire, comparé avec le budget prévi-sionnel. Les documents comptables annuels préparés par le trésorier doivent être examinés par les commissaires aux comptes et analysés par le Conseil avant leur présentation pour approbation à l'Assemblée Géné-rale annuelle.

La séparation des fonctions financières Afin de préserver la sécurité financière de votre association, il est im-portant de mettre en place la séparation des fonctions. Une seule per-sonne ne doit pas pouvoir réaliser des opérations financières seule et sans contrôle. Cependant, il peut être décidé que les opérations finan-

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cières de faible montant (par exemple inférieures à 30 000 francs CFA puissent être réalisées par une seule personne, afin de ne pas alourdir ou gêner la gestion quotidienne.

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Encadré 5.2. Opérations financières ne devant pas être réalisées par une seule personne

1 - Etablir des paiements : Une règle simple à appliquer : la double signature déposée à la banque (à partir d'un certain montant).

2 - Passer des commandes : Toute dépense importante doit être décidée par au moins deux administrateurs qui s'assureront : - que la dépense est conforme à l'objet de l'association ; - que son montant n'est pas excessif, en fonction de la situation financière de l'association ; - que l'achat est réalisé au meilleur prix pour la qualité ou le service attendu. Tout achat à crédit ou à durée indéterminée devrait donner lieu à une com-mande écrite, ou à un contrat écrit établi au nom de l'association (et précisant l'objet de la commande, le prix convenu, le délai de livraison et de règlement). Cet écrit évite également les risques de contestation avec le fournisseur.

3 - Recevoir les chèques : Par exemple, les chèques d'adhésion devraient : - être réceptionnés et enregistrés par le secrétaire (ou par le trésorier adjoint) sur le registre des adhérents ; - puis être transmis au trésorier pour être encaissés et enregistrés sur le journal de banque.

4 - Surveiller les soldes des comptes en banque : Une méthode facile : faire expédier les extraits de compte à une personne diffé-rente (par exemple le président) que celle qui est chargée de tenir le livre de banque (en général le trésorier). Le président s'informe du solde du compte en banque, puis il transmet l'extrait de compte au trésorier qui le vérifie avec ses livres. La séparation des fonctions doit permettre de rendre impossibles les détourne-ments les plus fréquemment constatés dans les associations : - établir et signer seul des chèques à son ordre ou à l'ordre de proches, sans mo-tif, allant jusqu'à mettre le compte de l'association à découvert, en particulier lorsque les extraits de compte sont expédiés par la banque chez l'émetteur des chèques ; - encaisser sur son compte personnel les chèques dont l'ordre n'est pas rempli (souvent les adhésions), sans les enregistrer sur le registre des adhérents ni sur le journal de banque.

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CONCLUSION La gestion financière constitue la pierre de touche de toute Association : c'est en effet sur la gestion que l'Association se-ra jugée. Pour prévenir tout reproche de laxisme, de favoritisme de complaisance - pour ne pas parler de malversation - il y a lieu d'adopter des règles et des procédures rigoureuses, tant pour la gestion des fonds propres de l'association que pour celle des subventions et des contrats de partenariat. Il faut encore que les responsables comptables, les trésoriers mais aussi les commissaires aux comptes, soient bien formés pour les tâches qui leur incombent afin de garantir une ges-tion financière saine et rigoureuse. L'exécution du budget doit être conforme aux prévisions et toute modification doit être approuvée par le Conseil d'ad-ministration et le cas échéant par le partenaire ou le bailleur de fonds. Le cas échéant, on n'hésitera pas à faire appel à des professionnels pour éclairer les délibérations du Conseil.

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FICHE FAPE N°5.1 JOURNAL DE TRESORERIE

NOM DE L'ASSOCIATION

adresse du siège social

EXERCICE COMPTABLE

période :

JOURNAL DE TRESORERIE (tracé simple)

Descriptif de l'opération Dépenses Recettes Solde Date Nature Libellé Report(1) 3456.70 08/04/97 Chèque Photocopies 123.45

09/04/97 Chèque Subvention 1234.56

09/04/97 Espèce Timbres 23.00

12/04/97 Chèque Location salle 40.00

15/04/97 Espèce Tombola kermesse 354.00

Totaux

Il est possible d'affecter à chaque opération un poste de dépense ou un poste de re-cette (ajout d'une colonne "poste" au tableau précédent). Des sous-totaux par postes sont alors réalisables. Cette deuxième méthode permet de d'obtenir facilement un bi-lan dont l'examen (comptabilité analytique) est précieux pour une gestion financière optimisée de l'association (Où passe l'argent? Qu'est-ce qui nous coûte le plus? A combien revient le journal? Etc.). (1)Report du dernier solde de la page précédente ou du solde de l'exercice précédent.

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FICHE FAPE 5.2 RESSOURCES D’UNE APE

Les ressources de l’association sont constituées par : - les cotisations et souscriptions des membres – les recettes provenant des manifestations et des activités lucratives (kermesses, fêtes scolaires, théâtre, etc.) – les contributions des personnes physiques ou morales, nationales ou in-ternationales – les recettes à titre exceptionnel (autorisées par la loi) – les subventions de l’Etat ou Collectivités locales – les dons et legs. Un budget doit être équilibré en recette et en dépenses. Pour ce faire, si les cotisations constituent l’actif, les dépenses diverses comme le fonc-tionnement de l’association, l’entretien et les réparations, divers investis-sements et équipements, etc., en constituent le passif A titre indicatif, voici les différents postes qui peuvent figurer au budget d’une association. ACTIF PASSIF

Cotisations des membres Assurances Remboursement de la Fédération et de l’Union pour participation au congrès et à des réunions Résultats de collectes, bénéfices des fêtes Subvention de la Nation, de la Ré-gion, de la Commune Vente de livres Recettes diverses

Cotisations fédérales ou quote part Assurances Indemnité de déplacement aux re-présentants de l’association, aux réunions et au congrès de la Fé-dération Appointement du personnel et du secrétariat Frais de correspondance, télé-phone, imprimés, circulaires, bulle-tins. Organisation de fêtes, de récep-tions. Subvention à des organismes di-vers Achats de livres

NB : Concernant le « sponsoring », il est déconseillé aux associations membres de la FAPE de rechercher un partenariat avec des sociétés qui développent des pro-duits contraires à l’éthique et à la morale de l’enfant (alcool, tabac,…)

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FICHE FAPE 5.3 BUDGET D’UNE APE

Le budget d’une association membre de la FAPE peut être présenté comme suit.

Produits ou Ressources ou Recettes

Charges ou Emplois ou Dépenses

• Cotisations APE

• Subventions

• Dons et legs

• Recettes ou produits divers - vente de journaux - objets d'art - manifestations culturelles - kermesse - salons de théâtre - tombola - maraîchage - travaux manuel

• Fonctionnement du Bureau APE (dépenses permanentes)

- fourniture + matériel - électricité - eau - lubrifiants - autres fournitures - Services consommés - PTT + presse - frais financiers et de ges-tion(compte bancaire) - autres charges + pertes di-verses

• Frais divers - personnel - formation - mission - transport - frais et taxes

• Investissement

- matériel informatique - entretien du siège (bâti-ments) - autres travaux et presta-tions

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FICHE FAPE N°5.4 LE COMPTE DE RESULTAT

NOM DE L'ASSOCIATION

adresse du siège social

EXERCICE COMPTABLE

période : COMPTE DE RESULTAT RECETTES ENCAISSEES Versements reçus des adhérents 13680.00 Cotisations Abonnements à la revue dons

12500.00 480.00 700.00

Subventions reçues 8500.00 Subvention de la mairie Subvention pour le forum des métiers

6000.00 2500.00

Autres produits 4460.00 Ventes de livres Location de livres Vente de porte-documents

3750.00 350.00 360.00

TOTAL RECETTES ENCAISSEES 26640.00 26640.00 CHARGES PAYEES Charges de fonctionnement 5468.50 Affranchissements Remboursements timbres au Bureau Téléphone/fax Photocopies Fournitures de bureau Assurance responsabilité civile

3800.00 354.00 350.00 540.00 124.50 300.00

Coût des imprimés distribués 2400.00 Bulletins de rentrée Photocopies pour tract d'information

900.00 1500.00

Reversement au comité sectoriel 2040.00 Cotisation au comité Abonnements à la revue

1560.00 480.00

Coût des produits divers 5400.00 Achats de livres Organisation du forum des métiers

1250.00 4150.00

TOTAL CHARGES PAYEES 15308.50 15308.50 RESULTATS EXCEDENTAIRE 11331.50

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FICHE FAPE N°5.5 BILAN FINANCIER ANNUEL

NOM DE L'ASSOCIATION

adresse du siège social

EXERCICE COMPTABLE

période :

BILAN FINANCIER au 31 mars 1997

ACTIF

Valeurs bru-tes

Amortisse-ments

Valeurs nettes

Disponibilités au 31 mars 1997 15203.51

Compte à Nom de la banque 4212.14

Livret d'épargne de 5000.00

Autres placements 5134.17

Espèces en caisse 857.20

TOTAL ACTIF 15203.51 0.00 15203.51

PASSIF

Situation nette

Réserves au 31 mars 1996 13023.07

Résultat du dernier exercice 2180.44

Situation nette au 31 mars 1997 15203.51 15203.51

TOTAL PASSIF 15203.51 15203.51

L'ACTIF doit détailler tous les avoirs de l'association à la date exacte d'arrêté des comptes LA SITUATION NETTE correspond au total du patrimoine de l'association à la date exacte d'arrêté des comptes