corex ビジネスドキュメント作成研修 (パワーポイント研修)

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ビジネスドキュメント作成研修

(パワーポント研修)

株式会社コレックス


本資料の前提

• 本資料は、Microsoft Powerpoint (パワーポント) 2007以降 (Windows版)

のスキル向上のために作成されている。

1

対象となる環境

OS

Microsoft Powerpoint のバージョン

Windows

2007以降


スキル向上のモデル

Powerpointに限らず全てのスキルは、知識を得た後に『反復』することで、業務

で使いものになるレベルまで到達することができる。

2

業務で使いものにな

るレベル

実践知識習得

反復(+レビュー&フゖードバック)

基礎知識習得

研修や書籍での知識習得だけでは、スキルレベル

として全く不充分

レビュー&フゖードバックを受けつつ、本人が反復を

行って初めて、充分なレベルに到達できる

スキルレベル

時間

反復時の成長曲線の角度は、反復の頻度・フゖードバックの質・モチベーション・地頭

等により定まる


本プログラムで得られるもの

• 本プログラムは、Powerpointにおける”基礎知識”は取得済みの参加者に、

”実践知識”を理解してもらうことを目的に作成している。

3

基礎知識

実践知識

Powerpointの基本的な使い方

(例)起動方法・図形の作り方・テキストの書き方・保存など

Powerpointを業務で使用する際の効率的な使い方

(例)本プログラムに記載

書籍・研修・e-Learning など

研修・上位者(上司/先輩等)からの指導など

前ページ記載の通り、研修参加後に自身で『反復』しないと、スキルは伸びないので注意

定義・例一般的な習得方法

本プログラムの対象


目的達成の

ステップ

本プログラムのねらい

4

目的分かりやすいビジネスドキュメントを

素早く作れるようになること

分かりやすいビジネスドキュメントの条件/作り方を

理解していること

使用頻度の高い図形/表現方法を知っていること

スピーデゖなパワーポント操作方法を知っている

こと


目次

1.本プログラムのねらい

2.分かりやすいビジネスドキュメントの条件

3.分かりやすいビジネスドキュメントの作り方

1. Step1.事前準備

2. Step2.ストーリー構築

3. Step3.スラド作成

4.パワーポントの効率的な使い方

1. パワーポントの機能

2. 操作のスピードゕップ

5.おわりに

5


ビジネスドキュメントとは？

本プログラムにおいて、ビジネスドキュメントとは、ビジネスにおける目的を達成

するために作成される、プレゼンテーション形式の成果物のことを指す。

6

ビジネスドキュメント

ビジネスにおける目的を達成するためのもの

プレゼンテーション形式（多くの場合は、MS-Powerpoint

形式）

※あくまでも「本プログラムにおいて」です。一般的には、報告書や議事録、メールなどもビジネスドキュメントと呼ばれることがあります。

本研修における定義


分かりやすいビジネスドキュメントの条件

分かりやすいビジネスドキュメントを作るためには、「全体のストーリー」と

「1枚1枚のスラド」の両方に気を配る必要がある。

7

分かりやすいビジネスドキュメントの条件

① 全体のストーリーが論理的に

つながっている

② 各スラドで伝えたいことが

明確に記載されている


1. Logical Thinking(ロジカルシンキング)

本プログラムの対象スキル

8

Logical Communication

3. Documentation(ドキュメンテーション)

ストーリーやメッセージを考える

考えたストーリーやメッセージをスラドで表現する

ビジネスドキュメントをゼロから完成させるためには、大きく3系統のスキルが必要

だが、本プラグラムでは「Documentation」スキルを主な対象とする。

2. Communication(コミュニケーション)

本プログラムの主な対象


目次










5.おわりに

9


ビジネスドキュメントの作成手順

• 分かりやすいビジネスドキュメントを作成するには、いきなりスラドを作り

出すのではなく、しっかりとスラド作成前の作業を行うことが重要である。

10

Step1

事前準備

Step2

ストーリー構築

Step3

スラド作成

目的・最も伝えたいことを明確にする

ターゲットを想定するターゲットの期待・前

提を想定する

最も伝えたいことを伝えるステップを考える

ステップをさらに細分化し、ストーリーを考えて並べてみる

スラドを作成する

必要に応じて戻る

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Step1

事前準備

Step2


Step3

スラド作成



提を想定する





Step1: 事前準備（1/2）

• 事前準備では、ドキュメントの目的・最も伝えたいこと・ターゲットおよび

ターゲットプロフゔルを明確にする。

12

目的

最も伝えたいこと

メンターゲット

ターゲットプロフゔル

このビジネスドキュメントを使って成し遂げたいこと

目的を「文章・ターゲットへの呼びかけ」の形で表現したもの資料自体の結論

ドキュメントの読み手・聞き手(複数いる場合は、最も重要な人)

ターゲットの性格・ンセンテゖブに加え、述べようと思っていることに関して前提知識：何をどこまで知っ

ているのか期待：何を知りたいのか・何

を求めているのか

方向性の合意をする購入意思決定してもらうなど

弊社のソリューションを買ってください

人事部佐藤部長

性格：成果に厳しく理知的ンセンテゖブ：会社から成

果として認められること。そのための採用人数確保

前提知識：自社の採用プロセスと各プロセスの数字

期待：とにかく応募者数を増やしてほしい

定義例


Step1: 事前準備（2/2）

• 事前準備で明確にした内容は、後の工程で重要になってくるため、無意識的

にできるようになるまでは、メモをしておいた方がよい。

13

あれ？何をどこまで伝えれば良かった

んだっけ？

事前準備で必要な内容については全部考えたぞ！

たくさんスラドを作ってるうちに…

というようなことにならないように、目的・最も伝えたいこと・メンターゲット・ターゲットプロフゔル(知識と期待)は、何かにメモしておいた方がよい


Step1

事前準備

Step2


Step3

スラド作成



提を想定する





Step2: ストーリーとは

• ストーリーとは、「最も伝えたいこと」を伝えるために、必要な要素をつなぎ

合わせた話の流れであり、ストーリーがよくないと聞き手の理解が得られない

15

こうで

こうだから

こうだよね

だからこうなるよね

1枚のスラドで伝えられることは限られている

ため、一定以上の複雑なことを伝えたい場合は

「話の流れ」(=ストーリー)が必要

結局何が言いたいんだ？？

ストーリーが悪いと…

え？なんでそうなる

の？

理解が得られない = 目的を達成できない

読み手


Step2: ストーリーの作り方

• ストーリーは、「最も伝えたいこと」をブレクダウンして作成していく。

詳細化した「伝えたいこと」を「メッセージ」と呼ぶ。

16

最も伝えたいこと：「この商品を買ってください」

貴社の課題はXXXですね

弊社の商品によってその課題は解決されます

XX円を支払っていただければ手に入ります

現状なりたい姿そのギャップギャップがあることによる損の大きさ

商品の内容商品により得られる利益

商品の価格商品を得るまでの時間

•あなたの現状はXXですね•でもYYになりたくないですか？•そこには大きな差がありますね•その差は辛くないですか？

•この商品はこういう商品です•だから、YYになれるんです

•商品はXX円です•手に入るまでにX日かかります

詳細化した「伝えたいこと」＝『メッセージ』ブ

レイクダウン

ブレイクダウン


法則② 言葉や概念の定義は先に説明してから、それを使う

例) 「営業プロセスとは？」という説明を先にしてから、「営業プロセスについての提案」を説明する。

そうしないと、書き手と読み手で「営業プロセス」についての解釈が異なる場合があり、混乱を招く。

法則① 先に全体像を説明してから、各詳細を説明する

例) プランの全体像 → 売上増加についてのプラン → コスト削減についてのプラン …


• 分かりやすいストーリーは、読み手が理解しやすい法則に基づいている。

17

全体詳細① 詳細② …

定義の解説定義を使った

説明①定義を使った

説明②…

目標と現状課題と原因解決策 …

法則③ よくあるストーリーの雛型を使う例) 目標、現状があり、その差分=課題となり、その原因を掘り下げ、それをつぶす解決策がある、というよくある流れ（原因→結果や過去→未来などの、一般的な「流れ」に従うことも含む）



• ストーリー検討の際には、ターゲットプロフゔルも考慮する。

18


最も伝えたいことを、伝えるために必要な情報を細かく分ける効果的に伝わる順番に並べる

ターゲットプロフゔル

既に知っていることは軽めに、知らないことはしっかり興味のある部分はしっかり、など

ストーリー

前提知識・期待などにより、強弱をつける



• 慣れないうちは、作成中のストーリーは必ず文章にして（ストーリーリスト

を作成して）、文章を見ながらストーリーのつながりを検証すること。

19

ストーリーリスト

Agenda①

Agenda②

Agenda③

スラド1のタトル








スラド1のメッセージ








メッセージだけ読んでみて

話がつながるかを検証する

（通常は、何度もやり直す）

※パワーポントで作成すると無駄に時間がかかる場合があるので、エクセルやメモ帳で作成した方がよい


＜補足＞1スラド1メッセージの原則

• 複数のメッセージを1枚のスラドに盛り込むと、聞き手が混乱するので、

1スラドには1メッセージにするよう注意する。

20

今は何について話してるのかなぁ…？

結局ここでは何が言いたいん

だ？？

こっちは①で、こっちは②で…あ、言い忘れましたが、さっきのを補足するとこういうことです

プレゼンター聞き手①の話は終わっ

たみたいだけど、質問して大丈夫

かなぁ…？

スラド

メッセージ①

メッセージ②

1スラドに複数メッセージがあると、論点がぼやけて聞き手が混乱する

「さっきの」ってどっちの

話!?


Step1

事前準備

Step2


Step3

スラド作成



提を想定する





スライドを作成してみると

ストーリーがつながらない

(=分かりにくい)部分が必

ず出てくるので、その際は

ストーリーを修正する

Step3: スラド作成の手順

• スラドは、ストーリーリストに沿って1枚ずつ作成していくが、実際に作成

してみてストーリーがつながらない場合は、ストーリーリストから修正する。

22

ストーリーリスト

















スラド1作成

スラド2作成

スラド3作成

…


Step3: スラドの典型的構成

• スラドは、タトル・メッセージ・ボデゖから成り、メッセージを説明して

いる部分がボデゖである。（逆に、ボデゖを要約するとメッセージになる）

23

タトル

メッセージ

ボデゖ

ボデゖは、メッセージを分かりやすく図で説明

これはあくまでも「よくあるパターン」

メッセージをスラド上部に書かないケースもある

（メッセージが自明の場合や、口頭で伝える場合など）


Step3: スラド作成時の基本原則

• 分かりやすいスラドを作るためには、「1スラド1メッセージ」「使用する

色数は3色以下」「パーツの統一」等の基本原則に従った方が良いとされている。

24

P.17参照原則①

1スラド1メッセージ

原則②

使用する色数は3色以下

原則③

パーツの統一

明るさの違いは1色とみなす＝白～黒は明るさだけの違いなので、1色扱い

白～黒と、基本色（コーポレートカラー）の2色はほぼ必ず使用するので、それ以外の色は1色のみにする

同じ意味合いを表現する場合は、同じ形・同じ色にする

少なくとも1スラドの中ではこの原則は守る。スラド全体で統一するとさらに良い。

内容


＜補足＞1スラド3色の原則

• 1スラド（できればドキュメント全体）では使用する色を3色以下におさ

える。

25

無彩色赤橙黄緑青紫

明るさ

暗

明

この縦1列が「1色」


②～～ ③～～

＜補足＞同パーツ同意味合いの原則

• 同じ意味合いを表現する場合は、同じ形・同じ色にしないと、混乱を招きや

すい。

26

例えば、こんなスラドがあると…

貴社の課題です

課題

①～～ ②～～ ③～～

・・・・・・・・・・・・・・・

・・・・・・・・・・・・・・・

・・・・・・・・・・・・・・・

色が違うところは強調？

四角と角丸四角の違いはなん

だ？

→ 聞き手は色々考えてしまう

聞き手

貴社の課題は「①～～」「②～～」「③～～」と考えています。

①～～→ 余計なことを考えずにすっと頭に入ってくる


Step3: 使用頻度の高い図形

• ボックス、テキストボックス、線、矢印、ブロック矢印あたりは、使用頻度

が高いため、さまざまな使い方を覚えておくことで、表現力が上がる。

27

ボックス

テキストボックス

線

矢印

ブロック矢印

てきすとてきすと

例


Step3: 使用頻度の高い図形 - ボックス -

• ボックスの使用頻度はその中でも極めて高いため、典型的な使用方法は全て

マスターすること。

28

◆文字の囲みとして

種類①

種類②

種類③

種類①の説明

種類②の説明

種類③の説明

◆種類、行ラベルを表現するため ◆領域部分を囲うため

白背景・黒文字・線あり


薄い背景・黒文字・線あり


濃い背景・白文字・線あり

※白背景の際は、塗りつぶしを「塗りつぶしなし」ではなく、「単色」で色を「白」にすること（塗りつぶしなしだと、ボックスをマウスで選択するときに、線に合わせないといけない）


Step3: 使用頻度の高い図形 - テキストボックス -

• テキストボックスの使用頻度も同様に極めて高いため、典型的な使用方法は

全てマスターすること。

29

このように文章を書きます。通常は、背景は透明です。

自動調整は、できるだけ「テキストに合わせて

～」にしましょう。

テキストボックスの領域が広くて、中身が少ない

ものは頻繁に見かけますが、位置合わせがしづら

くなるので、おすすめしません。

テキストボックスの領域が広くて、中身が少ないもの


Step3: 使用頻度の高い図形 - 線 -

• 線は、図形などを指し示したりつないだりするときに使用する。また、スラ

ド内の領域を分ける際にも使用する。

30

このように、何かを指し示すときに使用する

指し示す場合は、特別な理由がない限り図形同士を結合しておく*1

*1: MS-Powerpoint2003までは、線とコネクタ(結合可能な線)は別の図形扱いだったが、2007以降は同じになった

結合状態非結合状態

種類①

種類②

種類③

種類①の説明

種類②の説明

種類③の説明

◆スラド内の領域を分けるため

◆図形などを指し示すため

結合されていると、端が赤丸になり、図形を移動させると結合されている線も同時に動く


Step3: 使用頻度の高い図形 - 矢印 -

• 矢印は、図形同士の関係性を表現する際に使うことが多い。また、時間やグラフ

などの”軸”を表現する必要があるときにも使用する。

31

◆図形同士の関係性を表現するため

プロセス表示の例

ステップ① ステップ② ステップ③ 特別な理由がない限り図形同士を結合しておくこと（前ページ参照）

ステップ④

◆軸を表現するため

応募数

日数

始点も矢印にして、両矢印を作ることが可能

矢印の羽の大きさを選択することも可能


Step3: 使用頻度の高い図形 - ブロック矢印 -

• ブロック矢印は、矢印自体に意味を持たせたい場合に使用する。

32

上下の角丸ボックスをつなぎたいわけではなく、矢印自体に意味を持たせたい

この矢印は、「スラド中央の図を受けて」という意味を持つ

◆矢印自体に意味を持たせるため（例）

この矢印は、「流れ」をあらわしている


Step3: たまに使用する図形（1/3）

• 三角形、L字ボックス、ホームベース、丸、吹き出しは、たまに使用するの

で、一応使い方のバリエーションは押さえておいた方がよい。

33

三角形

L字ボックス

ホームベース

丸

吹き出し

例



• 三角形、L字ボックス、ホームベースは、使用頻度は高くないが、覚えてお

くと便利。

34

三角形

L字ボックス

ホームベース

◆時系列の1点を表現するため

最終報告中間報告

塗りつぶし正三角形を使用することが多い

◆ブロック矢印の代わりとして

原因①

結果

原因②

◆複雑な領域を囲むため

黄色いひし形をドラッグすると領域を変えられる

回転と領域変更を行って、ちょうど良い形・大きさにする→ 塗りつぶしを「なし」にして、囲いとして利用

◆ステップを表現するため

Step1事前準備

Step2ストー

リー構築

Step3スラド

作成

◆時系列上の領域を表現するため

作業

待ち



• 丸と吹き出しも、使用頻度は高くないが、覚えておくと便利。

35

丸

吹き出し

◆領域を囲うため ◆文字を囲うため

結果

原因① 原因②

◆「誰かが言っている・思っている」を表現するため

この黄色いひし形を…

結局…？

こっちは①で…

言っている

思っている

◆領域を囲うため

ここに説明

線も一緒に作ってくれるボックス部分に説明を書いたりする

どの吹き出しも、

テキストを書ける

部分が狭いので、

注意すること

※折り返しをなし

にしたり、透明な

テキストボックス

を重ねたりするこ

とで対応


Step3: 使用頻度の高い表現方法

• 表、グラフ、ガド/デゖバダー、ラスト/画像は、表現方法としての使

用頻度が高いので、使い方をマスターしておく。

36

表グラフ

ガド/デゖバダーラスト/画像

Msg Cont View Check

NA Done Done

NA

NA

NA Done

NA Done

Done Done

応募数

日数

Step1事前準備

Step2ストー

リー構築

Step3スラド

作成

Step1事前準備

Step2ストー

リー構築

Step3スラド

作成

Step1事前準備

Step2ストー

リー構築

Step3スラド

作成

ガドデゖバダー


Step3: 表現方法 - 表（1/2） -

• 表の作成方法は「表機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」

「テキストボックスと線で作成」があり、場合によって使い分ける。

37

Powerpoint表機能 Excelから貼り付け

リボンから「挿入」→「表」にて作成

Powerpoint2007以降は、キレな表が作れるようになったので、積極的に使用してもよいが、使用頻度は低い

Excelで表を作り、Powerpointに貼り付けたい部分を選択→コピー

リボンから「ホーム」→「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」を選択

図(拡張メタフゔル)を選択

Msg Cont View Check

NA Done Done

NA

NA

NA Done

NA Done


Step3: 表現方法 - 表（2/2） -

• 表の作成方法は「表機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」

「テキストボックスと線で作成」があり、場合によって使い分ける。

38

ボックス/テキストボックスと線で作成

目的





弊社のソリューションを買って

目的





弊社のソリューションを買って

ボックス

テキスト定義例

定義例


Step3: 表現方法 - グラフ（1/6） -

• グラフの作成方法は「グラフ機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボック

スで作成」があり、場合によって使い分ける。

39

Powerpointグラフ機能

リボンから「挿入」→「グラフ」にて作成

0

2

4

6

分類

1

分類

2

分類

3

分類

4

系列 1

系列 2

系列 3

裏でExcelが立ちあがり、データを入れると、グラフができる





40

Excelから貼り付け

まずExcelのグラフ機能でグラフを作成し、グラフ部分（外枠）をコピー

リボンから「ホーム」→「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」を選択

図(拡張メタフゔル)を選択

57%30%

13%

得票率

Yes

No

その他


⑤そうすると、塗りつぶしや線の色など、好きに変更できる

②ダゕログがでるので「はい」を選択

①まず、グループ化を解除する


• Excelから拡張メタフゔルで貼りつけたグラフは、「グループ化の解除」

を行うことで、Powerpointの図形に分解することができる

41

57%30%

13%

得票率

Yes

No

その他グラフを右クリック→「グループ化」→「グループ解除」

③その後、もう一度グループ化を解除する

④バラバラの図形になる





42

ボックスで作成

応募数

月

3 4

9

14

9

17

6月 7月 8月 9月 10月 11月

（人）

0

軸は矢印で作成

棒部分はボックスで

作成

文字はテキストボックスで作成

数字に厳密性を求めない場合で、きれいに作りたい場合は、この方法が最もよい

ただし、円グラフや折れ線グラフを作成するのはかなり手間がかかるので、棒グラフのみにした方がよい



• グラフを作成する場合は、むやみに色数を増やさない方がきれいに見える。

43

0

2

4

6

分類

1

分類

2

分類

3

分類

4

系列 1

系列 2

系列 30

2

4

6

分類

1

分類

2

分類

3

分類

4

系列 1

系列 2

系列 3

こちらが初期設定になっているため、とりあえず作ると色がバラバラ

スラドで使用している他の色をふまえて、統一しておくと見栄えが良くなる



• グラフを作成した場合は、見てほしい部分の強調を忘れないこと。

44

30%

13%

57%

Excelから貼り付けし、図形に分解した上で、注目してほしい部分の線の色を赤に、太さを5ptにした

円グラフの強調例棒グラフの強調例

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

6月 7月 8月 9月 10月 11月

目立つ色でのボックス矢印をグラフに重ねた


Step3: 表現方法 - ガド/デゖバダー -

• ガド/デゖバダーは、聞き手/読み手に流れを思い出させる効用があるの

で、使用できるときは積極的に使用した方が良い。

45

流れ物事の流れや手順を示したもの

ガド

流れや構成要素をまず説明し、その後続くスラドのどこか（通常は右上）に小さく入れておくことで、「今何について書かれているのか」が分かりやすくなる

構成概念や構成要素を示したもの

デゖバダー

スラドとスラドの間に挟む、「これからこれについて書かれています」を表現するためのスラド（目次スラドやタトルスラドを使用することが多い）

例) このようなスラドを、目次3-3に入る直前に追加する


クリップゕート

Step3: 表現方法 - ラスト/画像（1/4） -

• ラスト/画像は、うまく使用すると聞き手/読み手の理解促進に役立つが、

無意味な使用は混乱を招くので注意すること。

46

◆ラストの種類

リボンから「挿入」→「クリップゕート」

右側に出る領域で、検索し、表示された画像をスラドにドラッグ&ドロップ

自作

図形を駆使して作る

例) ビル例) ピクトグラム





47

◆ラスト使用例

説明の前にラストを入れることで、文字だけの場合に比べ、読み手がメージしやすくなる

ラストで人を表現することで、読み手が感情をメージしやすくなる

クリップゕート自作ラスト





48

◆画像の使用方法

PCにある画像フゔルを使用

リボンから「挿入」→「図」フゔル検索のダ

ゕログが出るので、使用したい画像フゔルを選ぶ

Microsoft提供の画像を使用

リボンから「挿入」→「クリップゕート」

右側に出る領域で、「種類」で「写真」にチェックを入れ、検索


縦か横のいずれかだけ拡大縮小したいときは『トリミング』をする


• ラスト/画像は、縦横比が崩れると見た目が悪いので、崩さないこと。

(Excelから拡張メタファイルで貼りつけた表も同様)

49

ここ(赤丸部分)をドラッグ&ドロップすると縦横比が崩れる

ここ(青丸部分)をドラッグ&ドロップすると縦横比が維持される

画像をダブルクリックするとリボン上に「図ツール」の「書式」が出てくる→「トリミング」を選択

黒い太線をドラッグ&ドロップすると、画像を「削る」ことができる


Step3: 使用頻度の高い表現方法（補足）

• 箇条書き/段落番号は、テキストが書けるところにはどこでも使用できる。

使用頻度はとても高いので、使いこなせるようマスターすること。

50

Step1 Step2 Step3

Step1 Step2 Step3

1. Step12. Step23. Step3

箇条書き段落番号

A) Step1B) Step2C) Step3

箇条書き/段落番号は、テキストが書けるところにはどこでも使用ができるいろいろな種類がある

注意！

段落を、「・」や「〓」をタピングして作成する(段落もどき)と、後々整える作業が大変なので、やらないこと

例）・これが「・」を使った段落もどきのテストです。・後々作業が大変なので、やめましょう。


Step3: 表現方法 - 箇条書き/段落番号（1/4） -

• 箇条書き/段落番号を使いこなすためには、まず「ルーラー」を表示させる

ことが必要。

51

何もないところで右クリック→ 「ルーラー」を選択(既に選択されている場合は、チェックマークがついている)

ルーラーが表示される

テキスト部分を選択すると、テキストの長さに合わせてルーラーの稼働域が限定され、ンデントマーカーが表示される

インデントマーカー

稼働域が限定



• 箇条書き/段落番号は、選択されているテキストを右クリック→「箇条書

き」もしくは「段落番号」で設定できる。

52

テキストを選択し、右クリック→「箇条書き」もしくは「段落番号」

テキストが書かれている図形を選択し、リボンから「ホーム」→「箇条書き」「段落番号」でも設定できる



• ルーラーの操作は、箇条書きをきれいに見せるために必須なので、必ず覚え

ること。

53

箇条書きの使い方ルーラーの使い方

ンデントマーカー初期状態


ンデントマーカー全体を右に移動

箇条書きの記号も2行目も、同じ位置から始まる

一番下の四角いつまみを少し右に移動させると、全体が右に寄る

箇条書きの使い方

ルーラーの使い方

ンデントマーカー下だけ右に移動

下側の三角のつまみだけを少し右に寄せると、文字部分のみ右に寄る

この状態が最もキレイ



• 箇条書き設定やルーラー操作は、テキスト全体を選択しないと、「その行」

のみが対象となってしまうので、テキスト全体を選択してから行う。

54


上の行にのみカーソルが当たってる状態で

箇条書き操作

箇条書きの使い方

ルーラーの使い方

上の行にのみカーソルが当たってる状態で

ルーラー操作

上の行だけ箇条書きが設定

上の行だけ折り返しが設定

必ず文章全体を選択してから実行すること


実は!?

Step3: 使用頻度の低い表現方法

• ゕニメーション、スマートゕート、ワードゕート、ビデオ/サウンドなど、

派手な表現方法は、ビジネスドキュメントではあまり使用しない。

55

ゕニメーションスマートゕート

ワードゕートビデオ/サウンド

1st

Step

2nd

Step

3rd

Step

スマートゕートは

ビジネス寄りのも

のが多いので、使

える場合は使って

も良いがカスタマ

ズ性が低いので

注意


Step3: スラド作成時の注意点（1/2）

• 作成者は内容が頭に入っているのであまり気付かないが、ドキュメントを初めて

見る読み手は、様々な要因で混乱することが多いので、注意すること

56

スライド全体を通して同じものは同じ言葉で表現すること

例) タトルスラドに「採用促進プロジェクト」と書かれていて、中のスラドには、

「採用最大化プロジェクト」などと書かれていると、読み手は「その2つは同じことを

指しているのか？違うことを言っているのか？」で混乱する

全体像を表現せずに、個別の話に入らないこと

例) 提案書において、各メニューの詳細説明や効果のスラドが何枚も続くと、読み手は

「いったいどこまで続くのか？」が分からないため、どのタミングでどのように頭を

働かせれば良いか分からず混乱する

特殊な言葉や多くの解釈が可能な言葉は、定義をすること

例) 唐突に「貴社の採用環境は～～」と書かれていても、このドキュメントにおいて

「採用環境」が何を指すのかが分からず混乱する

(もしくは、読み手の勝手な解釈で先に進んでしまい、後で混乱する)


Step3: スラド作成時の注意点（2/2）

• フォント、フォントサズ、位置などは、ドキュメント全体を通して可能な限り

揃えること。

57

タトルの位置・フォント・フォントサズは全スラド合わせる

メッセージの位置・フォント・フォントサズ・箇条書きの有無は全スラド合わせる

その他の部分は、フォントを全スラド合わせる

スラド番号の位置・フォント・フォントサズは全スラド合わせる

全角(日本語)フォント：

半角(英数字)フォント：

おすすめフォント

1. スラドの図形を全選択

(何も選択していない状態でCtrl+A)

2. 「フォント」で全角フォントを選択

3. 「フォント」で半角フォントを選択

4. 全スラドで繰り返す

フォント統一方法

MS PゴシックMS UI GothincメリオArial

※本資料で使用しているのは、全角半角ともに「メリオ」


目次










5.おわりに

58


パワーポントの機能

• 使用頻度の高いパワーポントの機能として、13種類を紹介する

1. スラドの操作 (挿入・コピー・貼付)

2. スラドマスタ

3. ヘッダー/フッター/日付・スラド番号

4. 図形のテキスト編集

5. 図形の修飾

6. 図形のコピー・貼付

7. 書式のコピー・貼付

8. 図形の移動・整列

9. 図形の拡大縮小

10. 図形の回転

11. 図形のサズ変更

12. 図形の順序の入れ替え

13. 既定の図形に設定

59


パワーポントの機能 - 1.スラドの操作 -

• スラドは、ゕウトランペンにおける操作で挿入・コピー・貼付を行う

ことができる。

60

アウトラインペイン(

領域)

スライドが並んでいる

ゕウトランペンでスラドを右クリックすると、メニューが表示される※ショートカットは覚えましょう

切り取り (Ctrl+X)

クリックしたスラドを切り取る(コピーされる)

コピー (Ctrl+C)

クリックしたスラドをコピーする

貼り付け (Ctrl+V)

コピーしたスラドを、選択しているスラドの

下に貼り付ける

新しいスラド (Ctrl+M)

空のスラドを、選択しているスラドの下に作

成する

スラドの複製 (Ctrl+D)

選択しているスラドと同じものを作成する

(コピー・貼り付けを同時に行うメージ)

使用頻度が高いメニュー


パワーポントの機能 - 2.スラドマスタ -

• スラドマスタは、全てのスラドのテンプレートとなる。

61

リボンから「表示」→「スラドマスタ」にて、マスタの確認画面を表示できる※通常の画面に戻るときは、「マスタ表示を閉じる」を選択

通常の画面に戻る

レゕウトの中身新しいスラドを作ったときに、あらかじめ表示されている図形を定義しておく(タトルボックスやロゴ、線など)

レゕウト一覧


パワーポントの機能 - 3.ヘッダー/フッター -

• ヘッダー/フッター機能で、コピーラト、日付、スラド番号などを調整

できる。

62

リボンの「挿入」→「ヘッダーとフッター」でダゕログが表示される

ページ番号の設定は、リボンから「デザン」→「ページ設定」

※ページ番号をタトルスラドに表示しないようする場合、「スライド開始番号」を「0」にしておかないと、タトルの次のスラドの番号が「2」になってしまうので注意。


【図形にテキストを入れる方法】

まず図形を選択する(マウスでクリックする)その後、

① そのままタピングする

(もとから何かのテキストが入っている場合は、

後ろに足される)

② F2キーを押す

(もとから何かのテキストが入っている場合は、

テキストが全選択された状態になる)

③ 右クリック→「テキストの編集」を選択

④ (もとから何かのテキストが入っている場合)

文字の部分をマウスでクリックする

パワーポントの機能 - 4.図形のテキスト編集 -

• 図形は、いくつかの方法で中にテキストを書くことができる。

63

図形作成

テキスト！

テキスト編集

※図形にテキストボックスを重ねるやり方は、特殊な事情がない限りやらない


パワーポントの機能 - 5.図形の修飾（1/2） -

• 図形の修飾は、図形を右クリックし「図形の書式設定」を押して開いた画面で

行う。図形以外でも「XXの書式設定」というメニューがある場合は修飾可能。

64

塗りつぶし、線の色、線のスタイル、テキストボックスは使用頻度が高いので一度は全て使用してみておくこと


パワーポントの機能 - 5.図形の修飾（2/2） -

• (参考) 図形で、塗りつぶしの色がある程度濃い色の場合は、線を「なし」にし

た方が見栄えが良い。

65

見出し見出し

特に線の色が「黒」だと、見栄えの悪さが際立つ

線あり(黒) 線なし

見出し見出し

線の色が塗りつぶしと同系色だったり、灰色の場合はまだまし

線あり(同系色) 線あり(灰色)

基本的には、全ての線の色を、濃いめのコーポレートカラーで統一しておいた方が良い


パワーポントの機能 - 6.図形のコピー・貼付 -

• 図形のコピー・貼り付けの方法はいくつかあるが、使用頻度は極めて高いの

で、必ず全て覚えておくこと。

66

コピー・貼り付け機能を使用する

図形を選択して、右クリック→「コピー」→「貼り付け」(もしくは、Ctrl+C → Ctrl+V)

マウスを使用する

マウスでドラッグしながら、Ctrlキーを押した状態でドロップする※特に使用頻度が高いので要マスター

図形を選択して、Ctrl+D


パワーポントの機能 - 7.書式のコピー・貼付 -

• パワーポントでは、書式のみをコピーして貼り付けることができる。

67

テストコピーテストコピー

この図形の書式のみをこの図形に貼り付けた

※書式…塗りつぶし、線の色・太さ・種類、文字の種類・大きさ・色など

【方法①】コピーしたい書式を持つ図形を選択し、リボンから「ホーム」→「書式のコピー/貼り付け」を選択→ 貼り付けたい図形をクリック

【方法②】コピーしたい書式を持つ図形を選択し、Ctrl+Shift+C→ 貼り付けたい図形を選択し、Ctrl+Shift+V※これも要マスター

書式のコピー・貼り付け方法


パワーポントの機能 - 8.図形の移動・整列（1/3） -

• 図形の移動は、矢印キーを用いて行う方法と、マウスでドラッグ&ドロップ

で行う方法の2種類がある。

68

矢印キーを用いて行う方法

矢印キーを用いて図形を移動させる場合、1回で「グリッド」に合わせる量だけ進む

何もないところで右クリック→「グリッドとガド」を選択すると、設定画面が表示される

ここにチェックを入れた状態で…

「間隔」を変更すると、1回の矢印キーで進む量が変わる



• 図形の移動は、矢印キーを用いて行う方法と、マウスでドラッグ&ドロップ

で行う方法の2種類がある。

69

マウスを用いて行う方法

マウスでのドラッグ&ドロップは、好きなところに移動させることができる(ドラッグで移動を開始し、ドロップしたところに置かれる)

※MS-Powerpoint2010からは、ドラッグ中に他の図形の端や中心を、表示してくれるようになったため、便利

◆マウスで移動するときに、以下のキーと組み合わせる方法も覚えておくこと

Ctrlキーを押しながらドロップその図形がコピーされる

Shiftキーを押しながらドラッグ水平もしくは垂直にしか移動しない

Altキーを押しながらドラッグ非常に細かい単位で移動できる

※組み合わせも可能ShiftキーとCtrlキーを両方押しっぱなしにしてドロップすると、水平・垂直に図形をコピーできる※要マスター



• 図形同士が少しでもずれていると、スラドの見栄えが著しく悪くなるので、

複数図形がある場合は、整列機能を用いて合わせること。

70

Step1

Step2

Step3

端があっていない

図形同士の間隔があっていない

わずかな差でも、読み手は気付いてしまい、内容への信頼感まで薄れてしまう可能性があるので、必ず合わせる

整列の方法

Step1

Step2

Step3

①全ての図形を選択する ②リボンから「ホーム」→「配置」→「配置」→「左揃え」を選択

③ 「配置」→「上下に整列」を選択

Step1

Step2

Step3


パワーポントの機能 - 9.図形の拡大縮小 -

• 図形の位置関係を保ったまま拡大・縮小するときは対象となる図形をグルー

プ化してから行う。

71

これらの図形をそのまま全部選択して拡大すると…

こうなってしまう…(位置関係が保持されない)

グループ化してから拡大すると…(全て選択して右クリック→

「グループ化」→「グループ化」)

図形同士の位置関係を保ったまま拡大された！


パワーポントの機能 - 10.図形の回転 -

• 図形の回転はマウスでドラッグ&ドロップする方法と、角度を数値で入力す

る方法の2種類がある。

72

マウスで行う方法

図形を選択したときに表示される、緑色のハンドルをドラッグ&ドロップすると図形を回転させられる

角度を数値で入力する方法

図形を右クリック→「配置とサズ」を選択

ここに回転角度を入力して閉じると、回転する


パワーポントの機能 - 11.図形のサズ変更 -

• 図形のサズは、マウスでドラッグ&ドロップする以外にも、数値を入力し

て変更することができる。

73

図形を右クリック→「配置とサズ」を選択

ここにcm単位で数値を入力して閉じると、サズが変更される

数値を入力してサズを変更

「今よりも何%大きい/小さいか」を入力することも可能

「縦横比を固定する」にチェックを入れておくと、高さと幅のどちらか一方を変更すると、縦横比を合わせてサズ変更してくれる


パワーポントの機能 - 12.図形の順序の入れ替え -

• 図形の前後関係（重なった場合、どちらがより上に表示されるか）を変更す

ることもできる。

74

①

②

③②

③

①

前後関係を変えたい図形を右クリック「最前面へ移動」or「最背面へ移動」


パワーポントの機能 - 13.既定の図形に設定 -

• よく使う書式を既定の図形として登録しておくことで、新しく図形を作る際

にその書式を用いることができる。

75

コピー

新しく図形を作る際にこの書式を使いたい場合

図形を右クリック→「既定の図形に設定」

新しく図形を作ると設定した書式が使われる


目次










5.おわりに

76


操作のスピードゕップ：キー操作（1/2）

• キー操作は、大きくショートカットキーとゕクセラレータキーに分類できる

が、一般的にはどちらも「ショートカットキー」と呼ばれることが多い。

77

ショートカットキーゕクセラレータキー

リボンからメニューを辿ると複数ステップかかるものを、1つのキー操作で行える

中央揃えにしたい

中央揃えにしたい

Ctrl+E を押す→ ショートカットキー

リボンからメニューを辿る行為を、マウスではなくキー操作で行う

何もないところで、Altキーを押すと、リボンにゕルフゔベットが表示される

表示されているキーを押すと、どんどん下の階層が選択できるようになり、最終的に目当てのメニューをキー操作のみで選択できる。(マウスを合わせる必要がない)


操作のスピードゕップ：キー操作（2/2）

• 本資料では、「押しながら」を「+」、「押して離したあと」を「→」で

表現する。

78

Ctrl + Shift + C

Ctrlを押しながら Shiftも押しながら Cを押す

Ctrl、Shiftキーを押しっぱなしにしておいて、その状態でCを押す

Alt → H → S → H

1. Altキーを押して離す2. Hを押して離す3. Sを押して離す4. Hを押す

押しっぱなしのキーはなく、都度離す

「〒」の例「→」の例


ショートカットキーの活用：Office共通（1/2）

• メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。

ショートカットキーが設定されているものは、ゕクセラレータキーではなく、

積極的にショートカットを使用した方が速い

79

【フゔル操作】

Ctrl + S

F12

Ctrl + P

Ctrl + N

Ctrl + O

フゔルを上書き保存する

名前を付けてフゔルを保存

フゔルを印刷する

フゔルを新規作成する

フゔルを開く

【コピー・貼り付け】

Ctrl + C

Ctrl + V

Ctrl + X

コピー

貼り付け

切り取り

【文字修飾】

Ctrl + B

Ctrl + I

Ctrl + U

太字にする

斜体にする

下線をひく


ショートカットキーの活用：Office共通（2/2）

• メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。

ショートカットキーが設定されているものは、ゕクセラレータキーではなく、

積極的にショートカットを使用した方が速い

80

【操作の前後】

Ctrl + Z

Ctrl + Y

操作を1つ前に戻す

操作を1つ先に進める

【その他】

Ctrl + A

F4

全ての図形を選択

直前の動作を繰り返す

【文字の検索・置換】

Ctrl + F

Ctrl + H

文字の検索

文字の置換

※Powerpointにおいては、全スラドで置換されてしまうので、置換の使い勝手はよくない


ショートカットキーの活用：Powerpoint固有

• Powerpoint固有のショートカットキーも多数あるので、必ず覚える。

81

Ctrl + L

Ctrl + R

Ctrl + [

文字を左寄せにする

文字を右寄せにする

文字サズを小さくする

Ctrl + ] 文字サズを大きくする

Ctrl + E 文字を中央揃えにする

Ctrl + Shift 〒 C書式のコピー

Ctrl + Shift 〒 V

書式の貼り付け

【書式の変更】【書式の変更】

【グループ化・解除】

Ctrl + G グループ化

Ctrl + Shift 〒 G

グループ解除

【スラドショー】

F5スラドショーの開始(はじめから)

Shift + F5スラドショーの開始(現在のスラドから)


ゕクセラレータキーの活用（1/2）

• リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、ゕクセラレータ

キーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。

82

【回転】

Alt → H → G → O →

R

L

V

H

図形を右に90°回転

図形を左に90°回転

図形を上下反転

図形を左右反転

Alt → H → G → A →

L

C

R

T

M

B

図形を左に整列

図形を左右中央に整列

図形を右に整列

図形を上に整列

図形を上下中央に整列

図形を下に整列

【整列】


ゕクセラレータキーの活用（2/2）

• リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、ゕクセラレータ

キーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。

83

【書式の変更】

Alt → H → F → Sフォントサズの変更

Alt → H → F → Fフォントの変更

Alt → H → F → Cフォントカラーの変更

【その他】

Alt → E → S形式を選択して貼り付け

※Powerpoint2003までのゕクセラレータキーなので、将来的にはなくなる可能性もある(Powerpoint2010現在では使用可能)

Alt → H → S → H図形の選択

Alt → H → O図形の書式設定画面を開く

Alt → W → Mスラドマスタの表示


＜補足＞Windows共通のゕクセラレータキー

• ゕクセラレータキーの表記方法は、パワーポントのみではなく、

Windows(OS)や、他のゕプリケーションでも共通である。

84

カッコの中に、下線がひかれたゕルフゔベットがある場合、Altを押しながらそのゕルフゔベットを押すと、その部分にカーソルが移動する。(マウスでクリックしたときと同じ状態になる)

ボタンの場合は、そのボタンが押された状態になる(=マウスでクリックしたときと同じ状態)

※上記はエクセルの「ページ設定」画面

＜補足＞Tabキーを押すと、次の入力可能項目にカーソルが飛ぶ


便利なマウス操作の活用

• パワーポントはマウス操作が多いが、キーと組み合わせることで、作業時

間が大幅に短縮されるものがあるので、覚えておくこと。

85

Ctrlキーを押しながらドロップ

その図形がコピーされる

Shiftキーを押しながらドラッグ

水平もしくは垂直にしか移動しない

Altキーを押しながらドラッグ

非常に細かい単位で移動できる

※組み合わせも可能例) ShiftキーとCtrlキーを両方押しっぱなしにしてドロップすると、水平・垂直に図形をコピーできる ※要マスター

パワーポントの機能- 8.図形の移動・整列（2/3） -

参照

◆図形をマウスのドラッグ&ドロップで移動させる際のキーとの組み合わせ


スラド貼り付けの方法（1/2）

• 他のPowerpointフゔルからスラドをコピーしてきて貼り付けると、カラー

パレットの違いから、色合いが全く異なる場合がある。

86

別のフゔルのスラドを色合いが全く異なる場合がある

スラドごと貼りつけると…

原因

テーマの色のパレットが異なるから


スラド貼り付けの方法（2/2）

• もともとの色合いをそのまま使用したい場合は、スラドを貼り付けた後に、

「貼り付けのオプション」→「元の書式をそのまま使う」を選択する。

87

「貼り付けのオプション」ボタンをクリックすると、選択肢が表示されるので、「元の書式をそのまま使う」を選択する

ゕウトランペンで貼り付けると右下に「貼り付けのオプション」のボタンが表示される

「貼り付けのオプション」

ボタン

もとのスラドの色合いのまま貼り付けができた


目次










5.おわりに

88


おわりに：パワーポント上達の秘訣

89

1. 「読み手は理解しやすいか」を考え続けること

2. 必ず準備をしっかりすること(おろそかにしないこと)

3. たくさんスライドを見て、気に入った表現方法はどんどん流用すること

4. 慣れるまで一時的に作業効率が落ちても、ショートカットキーなどの効率化を進めること

5. 細かいところまで気を配ること(フォント、図形の位置など)


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