www.cynulliad.cymru

Cynulliad Cenedlaethol Cymru Y tîm Adnoddau Dynol

Uwch-reolwr Prosiect

Pecyn Gwybodaeth AC-074-19 – Rhif y cynllun

2

Croeso gan Bennaeth TGCh, Darlledu a’r Swyddfa Rhaglen a Newid

Mark Neilson

“Croeso, Diolch am eich diddordeb mewn ymgeisio am y rôl hon yng Nghynulliad Cenedlaethol Cymru. Rydym yn chwilio am reolwr prosiect profiadol i ymuno â ni yn y Swyddfa Rhaglen a Newid. Mae'r tîm cymharol newydd hwn yn gyfrifol am sefydlu, rheoli ac adrodd ar brosiectau newid sefydliadol sy'n cael eu goruchwylio gan Fwrdd Gweithredol y Cynulliad.

Yn y tîm, byddwch chi'n gweithio'n agos gyda'r Pennaeth Newid a'r dadansoddwyr busnes i droi syniadau, nodau a phroblemau ein holl adrannau yn brosiectau neu fentrau y gellir eu cyflawni. Yn y rôl hon byddwch mewn cysylltiad ag uwch-reolwyr a gwahanol dimau yn y sefydliad, a byddwch yn chwarae rhan fawr yn y gwaith o wella ein ffyrdd o ddarparu gwasanaethau i gydweithwyr, Aelodau'r Cynulliad, a'r cyhoedd. Rydym yn sefydliad cynhwysol lle mae cyfleoedd cyflogaeth yn agored i bawb, ac mae hyn yn ein helpu i ddenu’r ystod ehangach o wybodaeth, sgiliau a phrofiad. Felly, rydym yn arbennig o awyddus i gael ceisiadau gan bobl anabl a chan bobl dduon, Asiaidd a Lleiafrifoedd Ethnig. Mae rhagor o wybodaeth am ein hymagwedd tuag at amrywiaeth a chynhwysiant, ac am y gydnabyddiaeth allanol a gawsom, ar ein gwefan. Rydym yn cynnig amrywiaeth eang o batrymau gwaith, gan geisio sicrhau cydbwysedd rhwng eich ffordd o fyw a gofynion busnes. Er mai 37 awr yw ein hwythnos waith arferol, bydd pob cais am weithio'n hyblyg yn cael ei ystyried o ddifrif. Os yw'r syniad o weithio yn y rôl heriol hon yn eich cyffroi, ac os ydych yn teimlo bod gennych y profiad angenrheidiol, byddem yn awyddus i glywed gennych”.

3

Cyfeirnod y swydd: AC-074-19

Teitl y swydd: Uwch-reolwr Prosiect

Cyflog: £39,739 - £47,626 (Band Rheoli 1 – SEO)

Gwasanaeth: TGCh, Darlledu, a’r Swyddfa Rhaglen a Newid

Lleoliad: Cynulliad Cenedlaethol Cymru, Tŷ Hywel, Bae Caerdydd

Patrwm gwaith: Swydd amser llawn yw hon. Fodd bynnag, ystyrir trefniadau gweithio hyblyg, yn amodol ar sicrhau y caiff anghenion y Cynulliad a’i Aelodau eu diwallu.

Cliriad diogelwch: Penderfynwyd bod angen fetio diogelwch ar lefel ‘SC’ ar gyfer y swydd hon. O ran yr ymgeiswyr nad oes ganddynt gliriad ar y lefel hon ar hyn o bryd, byddent yn cael eu penodi yn amodol ar gwblhau'r fetio diogelwch yn llwyddiannus ar y lefel hon.

Diben y swydd: Fel Uwch-reolwr Prosiect yn y Swyddfa Rhaglen a Newid, byddwch yn datblygu ac yn rheoli nifer o brosiectau amrywiol mewn amgylchedd heriol a deinamig. Mae'r rôl hon yn gyfle gwych ichi gael effaith sylweddol ar y sefydliad, gan helpu i weithredu newidiadau sy'n gwella gwasanaethau i Aelodau'r Cynulliad a’u staff, a’ch cydweithwyr yng Nghomisiwn y Cynulliad.

Byddwch yn gyfrifol am ddiffinio, pennu cwmpas, a chynllunio prosiectau ac am sicrhau eu bod yn rhedeg o ddydd i ddydd, gan adrodd i fyrddau ac uwch staff ynghylch cynnydd, cyllideb, risgiau a materion eraill. Bydd y mathau o brosiectau y byddwch yn eu rheoli yn amrywio, gan gynnwys gweithredu systemau TG newydd a newid busnes ehangach sy'n helpu i gyflawni nodau strategol y sefydliad.

Byddwch yn rheoli gweinyddiaeth pob prosiect, gan sicrhau ein bod yn bodloni ein rhwymedigaethau llywodraethu trwy gadw dogfennaeth gywir, gyfredol, a thrwy fonitro risgiau, materion a chyllidebau. Byddwch yn sicrhau bod gan brosiectau y bobl iawn yn gweithio arnynt ar yr adeg iawn trwy gynllunio adnoddau yn effeithiol, a byddwch yn meithrin ac yn rheoli perthnasoedd da gyda chydweithwyr a phartneriaid allanol trwy gydol oes pob prosiect.

Gan adrodd i Bennaeth Rhaglen TGCh, byddwch yn gweithio'n agos gyda chydweithwyr yn y Swyddfa Rhaglen a Newid, gan gynnwys y Pennaeth Rheoli Newid, rheolwyr prosiect, cydgysylltwyr rhaglenni a dadansoddwyr busnes. Byddwch hefyd yn gweithio'n agos gydag Aelodau'r Cynulliad a'u staff, a chyda chyflenwyr a chontractwyr.

4

Ynglŷn â'r rôl:

Rod Tonge, Uwch-reolwr Prosiect

Uwch-reolwr Prosiect ydw i yn y Swyddfa Rhaglen a Newid a sefydlwyd yn ddiweddar yng Nghynulliad Cenedlaethol Cymru.

Mae'r rôl wedi rhoi cyfle imi reoli prosiectau amrywiol a diddorol sydd wedi gwneud gwahaniaeth gwirioneddol i'r ffordd yr ydym ni'n gwneud pethau ac mae wedi caniatáu imi weithio gyda sawl tîm a sawl cydweithiwr yn y

Cynulliad. Mae adrodd i Fyrddau a gweithio'n agos gydag Uwch-swyddogion Cyfrifol prosiectau wedi rhoi cyfle imi weithio gyda Chyfarwyddwyr ac uwch staff, ac mae wedi rhoi dealltwriaeth ragorol i mi o sut mae'r sefydliad yn gweithio.

Yn ogystal ag ennill llawer o brofiad ymarferol yn ystod fy amser yma, rwyf wedi cael cyfle i ennill cymwysterau rheoli prosiect a rhaglen proffesiynol, ffurfiol, gan gynnwys Agile ac MSP. Mae'r Cynulliad hefyd yn lle gwych ar gyfer datblygu sgiliau arwain a rheoli, ac mae'n cynnig llawer o gyfleoedd ar gyfer hyfforddiant a datblygu gyrfa.

Mae bod yn rhan o dîm newydd wedi bod yn gyfle gwych i mi a’m cydweithwyr gyfeirio sut rydym yn datblygu ein gwasanaethau. Fel tîm, rydym ni ar hyn o bryd yn adolygu ein prosesau a'n ffyrdd o weithio i sicrhau bod y cymorth rydym yn ei ddarparu i gydweithwyr a'r sefydliad cystal ag y gall fod. Mae'n amser gwych i ymuno â ni.

Cyfrifoldebau craidd:

Y prif dasgau:

• Gweithio gyda chydweithwyr i bennu cwmpas a diffinio prosiectau sy'n sicrhau buddion strategol clir i'r sefydliad;

• Rheoli prosiectau ar eu hyd, gan ddefnyddio methodolegau priodol (yn seiliedig ar egwyddorion Prince2 neu Agile);

• Nodi risgiau a materion prosiect a’u rheoli, gan uwchgyfeirio lle bo hynny'n briodol;

• Sicrhau bod y ddogfennau perthnasol ar gyfer pob cam yn oes y prosiect yn cael eu cynhyrchu a'u cynnal yn gywir ac yn gyson, gan gynnwys mandadau prosiect, achosion busnes, adroddiadau uchafbwyntiau, y logiau ar gyfer risg, materion, camau gweithredu a phenderfyniadau, a’r adroddiadau cau prosiectau;

5

• Rheoli cyllideb prosiectau; llunio adroddiadau ariannol rheolaidd ar gyfer prosiectau; bod yn atebol am reoli gwariant yn ôl proffil y gyllideb; adrodd ynghylch unrhyw wyro oddi wrth gynlluniau gwariant a rhoi rhybuddion ymlaen llaw yn ei gylch; a rhoi adroddiadau diweddaru rheolaidd ar gyllid y prosiect i uwch-swyddogion cyfrifol a staff cyllid;

• Adrodd yn ôl yn rheolaidd i’r byrddau prosiect, ac i'r Bwrdd Buddsoddi yn ôl y gofyn, ynghylch cynnydd y prosiect tuag at gyflawni amcanion, targedau a cherrig milltir y cytunwyd arnynt.

• Arwain ar gyfathrebu prosiectau, gan gynnwys datblygu a chynnal y cynllun cyfathrebu, a chynnal perthnasoedd gwaith rhagorol gyda'r uwch-swyddog cyfrifol a’r prif ddefnyddwyr;

• Gweithio gyda chydweithwyr yn y Swyddfa Rhaglen a Newid i sicrhau bod yr elfennau o brosiectau sy'n ymwneud â newid busnes yn cael eu cyfathrebu, eu cyflwyno i'r sefydliad, a'u rheoli'n effeithiol;

• Gweithio gyda'r Pennaeth Newid a chyda Dadansoddwyr Busnes i sicrhau bod buddion prosiect yn cael eu diffinio, eu monitro a'u gwerthuso trwy gydol oes y prosiect hwnnw;

• Rheoli eich llwyth gwaith eich hun yn effeithiol a chael yr hyfforddiant sy'n ofynnol i gyflawni dyletswyddau'r swydd a gwella perfformiad.

Sgiliau a chymwyseddau penodol i'r swydd:

Mae’r adran hon yn nodi'r sgiliau a’r profiad yr ystyrir eu bod yn hanfodol ar gyfer y swydd hon, a hefyd y rhai yr ystyrir eu bod yn ddymunol. Dylech gyfeirio at y rhain yn eich cais

Penodol i'r swydd:

1. profiad profedig o gynllunio, rheoli a chyflawni prosiectau yn llwyddiannus;

2. lefel dda o gymhwysedd technegol mewn perthynas â dulliau ac adnoddau rheoli prosiectau, gan feddu ar gymwysterau rheoli prosiectau cydnabyddedig Agile a ‘dull rhaeadru’ (e.e. Prince2);

3. sgiliau rhyngbersonol a chyflwyno rhagorol, a'r gallu i ymgysylltu ag ystod eang o staff ar wahanol lefelau.

Meini prawf dymunol

1. Cymhwyster Rheoli Rhaglen Cydnabyddedig.

6

Meini prawf o ran y Gymraeg:

Mae’r sgiliau ieithyddol ar gyfer y swydd hon wedi’u hasesu fel Lefel Cymraeg Cwrteisi.

Dylai ymgeiswyr fod yn gallu:

Ynganu enwau Cymraeg, ateb y ffôn, cyfarch neu gyflwyno pobl yn ddwyieithog

deall a defnyddio ymadroddion cyfarwydd, bob dydd, yn rhagweithiol

Deall testunau byr iawn lle mae pobl yn rhoi gwybodaeth sylfaenol amdanynt eu hunain neu eraill mewn gohebiaeth, ar ffurflenni neu ddehongli cynnwys drwy ddefnyddio'r dechnoleg sydd ar gael iddynt.

Bydd y sgiliau hyn yn cael eu hasesu fel rhan o’r broses ddethol. Os nad yw'r ymgeisydd llwyddiannus yn meddu ar y sgiliau hyn, disgwylir iddo ymrwymo i'w dysgu yn ystod cyfnod y cytunir arno.

Ceir enghreifftiau o’r hyn a ddisgwylir mewn asesiad Cymraeg lefel cwrteisi ar ein gwefan adnoddau

Meysydd cymhwysedd ac ymddygiadau'r lefel:

Dyma’r cymwyseddau penodol y bydd disgwyl ichi eu dangos yn y swydd hon.

Byddwn yn profi'r meysydd cymhwysedd a ganlyn yn y cyfweliad/asesiad:

Sicrhau canlyniadau i’n cwsmeriaid

• gweithio mewn partneriaeth i nodi anghenion cwsmeriaid a rhoi atebion ymarferol ar waith;

• blaenoriaethu adnoddau er mwyn darparu gwasanaethau yn brydlon, o fewn y gyllideb ac yn unol â’r safonau ansawdd y cytunwyd arnynt, a hynny yn y meysydd lle ceir yr effaith fwyaf.

Arweinyddiaeth

• gweithio ar draws meysydd gwasanaeth i ddatblygu, ysbrydoli a symbylu tîm prosiect effeithiol, a defnyddio adnoddau yn y ffordd orau wrth gyflawni amcanion a chanlyniadau busnes;

• dangos ymrwymiad personol i sbarduno a hyrwyddo newid.

Gweithio gydag eraill a’u gwerthfawrogi

• dangos parodrwydd i ymgynghori'n eang â phob rhanddeiliad a rheoli perthnasoedd â sefydliadau a chontractwyr allanol perthnasol.

7

Dysgu a gwella

• gweld y darlun mawr a gwneud cysylltiadau rhwng materion gwahanol, gan ystyried blaenoriaethau busnes a blaenoriaethau gwleidyddol;

• y gallu i nodi ac ystyried ystod o opsiynau a datblygu canlyniadau ymarferol.

Cyfleoedd datblygu y mae’r swydd yn eu cynnig: Mae'r swydd yn darparu cyfle ichi ddatblygu eich uwch-sgiliau rheoli prosiectau, a darperir hyfforddiant pellach ar gyrsiau rheoli rhaglenni a rheoli prosiectau cydnabyddedig. Darperir cyfleoedd hyfforddi ehangach hefyd, a bydd eich cysylltiad rheolaidd ag uwch staff a thimau drwy’r Cynulliad yn eich helpu i ddatblygu eich dealltwriaeth o'r sefydliad. I gael rhagor o wybodaeth am y swydd hon, cysylltwch â Bedwyr Jones ar 0300 200 6496.

8

Buddion:

9

Ein gwerthoedd:

Mae ein gwerthoedd yn rhan o bopeth a wnawn. Gyda'n gilydd, rydym wedi creu cyfres o werthoedd sy'n dathlu'r ffordd yr ydym yn gweithio gyda'n gilydd, ac sy'n ein hatgoffa o bwy yr ydym a'r hyn sy'n bwysig inni.

PARCH

Rydym yn gynhwysol ac yn garedig, ac

rydym yn gwerthfawrogi cyfraniadau ein

gilydd wrth ddarparu gwasanaethau

rhagorol

ANGERDD

Rydym yn bwrpasol wrth gefnogi

democratiaeth, gan dynnu ynghyd i

wneud gwahaniaeth i bobl Cymru

BALCHDER

Rydym yn arddel arloesedd ac yn

dathlu ein llwyddiannau fel tîm

UN TÎM YDYM NI

Edrychwn ymlaen at weld sut y mae eich gwerthoedd yn cyd-fynd â'n gwerthoedd ni, er mwyn i chi allu ein helpu i feithrin diwylliant cadarnhaol a chynhwysol.

10

Ein hieithoedd swyddogol (Cymraeg a Saesneg):

Rydym yn gwbl ymrwymedig i wella ein gwasanaethau dwyieithog rhagorol yn barhaus ac i fod yn sefydliad gwirioneddol ddwyieithog lle gall Aelodau’r Cynulliad, y cyhoedd a'r staff ddewis gweithio neu gyfathrebu'n naturiol drwy ddefnyddio’r naill iaith swyddogol neu’r llall, neu’r ddwy iaith, a lle caiff y defnydd o’r ddwy iaith ei annog a’i hwyluso'n rhagweithiol.

Er nad ydym yn ei gwneud yn ofynnol i bob un o'n staff fod yn rhugl yn ein dwy iaith swyddogol, rydym yn disgwyl iddynt oll ymrwymo i ddarparu gwasanaethau yn ein hieithoedd swyddogol. I’r graddau hynny, rydym yn disgwyl i bob aelod o staff sy’n cael ei benodi gan y Cynulliad fod â sgiliau lefel cwrteisi yn y Gymraeg, neu i gaffael y sgiliau hyn yn ystod cyfnod y cytunir arno. Caiff pob swydd ei hasesu yng nghyd-destun gallu’r maes gwasanaeth i ddarparu gwasanaethau dwyieithog i’n cwsmeriaid ac mae rhai swyddi, felly, yn gofyn am lefel uwch o Gymraeg i hwyluso hynny, a nodir gofynion o’r fath uchod.

Amrywiaeth a chynhwysiant:

Rydym yn awyddus i feithrin diwylliant cynhwysol yn ein sefydliad, gan ddenu'r ystod ehangaf o dalent a’i chadw ac, yn sgil hynny, sicrhau bod ein holl gyflogeion yn cyrraedd eu potensial llawn, ni waeth beth yw eu cefndir. Rydym am i'n gweithlu fod yn fwy cynrychioliadol o bob rhan o gymdeithas ar bob lefel yn y sefydliad.

Rydym yn croesawu ceisiadau gan ystod amrywiol o bobl, o bob cefndir a chyda llawer o sgiliau, profiadau a safbwyntiau gwahanol. Rydym yn arbennig o awyddus i annog ceisiadau gan bobl anabl a phobl o gefndiroedd du, Asiaidd a lleiafrifoedd ethnig, oherwydd nad oes cynrychiolaeth ddigonol o'r grwpiau hyn yn ein gweithlu ar hyn o bryd. Mae rhagor o wybodaeth am ein hymagwedd tuag at amrywiaeth a chynhwysiant ar gael ar ein gwefan.

Caiff pob penodiad ei wneud yn ôl teilyngdod.

Ymgeisiwch nawr!

Manylion am y broses ddethol: Mae’n ofynnol i ymgeiswyr lenwi ffurflen gais gan roi sylw i’r meini prawf sy’n benodol i’r swydd ac i’r cymwyseddau allweddol.

Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau: 10.00 09 Mawrth 2020.

Rhaid anfon ffurflenni cais wedi'u llenwi at Swyddi@cynulliad.cymru erbyn y dyddiad cau.