기업 경쟁력 강화를 위한 차세대 통합 문서 ... · 기업경영현안 •...
TRANSCRIPT
기업
경쟁력
강화를
위한
차세대
통합
문서
환경
Knowledge Research Group
May. 15th, 2008
-2-
KRG…
. . . Providing INSIGHT Into IT Market
. . Developing Business STRATEGY
. . Supporting Marketing ACTIVITY
Korea IT Company Evaluation PJT
e-Business Level Valuation PJT(산업자원부)
Annual Digital Contents Market Analysis(정보통신부)
Annual Software & IT Service Market Research/Analysis(정보통신부)
Annual IT Market Databook
Annual Game Market Analysis(문화관광부)
Emerging Market Analysis
IT Market DataBase Service
Annual IT Spending Pattern Analysis
IT Research & ConsultingIT Research & Consulting
Key ProjectKey Project
-3-
Client
기타
100여
개사
기타
100여
개사
-4-
Contents
I.
기업
문서
환경
현안과
이슈
II.
기업
전자
문서의
효율적
관리
방안
-5-
기업 경영 현안
•
최근 국내 기업의 핵심 경영 이슈는 ‘비용
절감과 내부 업무프로세스의 효율성제
고’ 로 나타남
–
경기침체와 경쟁심화로 원가 및 비용절감
에 대한 압박이 가중되고 있음을 시사
–
또한, 업무프로세스 효율 극대화하기 위해
다양한 노력을 하고 있는 것으로 나타남
–
최근의 국내경제상황을 반영하여 위기 경
영 및 상시 대응체제 마련도 주요 이슈로
대두
–
또한 고객중심경영이 기업 경영의 ‘기본’ 원칙으로 자리잡고 있음을 보여주는 결과
–
고도화된 협업시스템에 대한 기업들의 요
구가 증가하는 추세
순위 주요
이슈
1 비용절감 및 업무효율성 제고
2 비상 경영체제 대응 강화
3 고객만족도 제고
4 글로벌화
5 협업과 커뮤니케이션
6 신규사업추진 및 제품개발
7 매출 및 수익 증대
주요 기업 현안은 비용 절감과 업무 효율성 제고, 위기 경영 제고
(Data Source: KRG, 2006)
기업주요이슈
* 매출 1000대기업 IT Manager
-6-
기업 IT투자 현황
76.4%
36.9% 39.9% 39.7%28.5%
11.5%
12.4%
27.4% 24.7%31.5%
25.5%
34.6%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
ERP DW CRM KM EP BPM
기도입 도입계획
기업솔루션도입환경
(Data Source: KRG, 2006)
[매출 1000대 기업 평균 IT투자 규모] [전략 솔루션 투자 현황]
•
ERP, DW, CRM 등 기간 애플리케이션에 대한 투자는 꾸준히 증가하고 있는 추세
•
하지만, 전략 솔루션이 통합 문서 기반과 연계되지 못해 새로운 문제를 야기시킴
비용 절감과 업무 효율성 제고 등과 같은 기업 현안 해결을 위해서 지속적인 IT투자진행
[단위: 백만원]
10,421
11,133
11,690
9,500
10,000
10,500
11,000
11,500
12,000
2005년 2006년 2007년(E)
6.8%
* 매출 1000대기업 투자현황 조사결과
5.0%
-7-
기업 문서 환경 현안과 이슈
84.5% 89.5% 85.6% 89.1%96.7%
0%
50%
100%
제조 금융 서비스 공공 평균
기업의 전자문서화가 진전됐음에도 불구하고 기업의 문서환경은 새로운 문제를 야기
79.4% 82.6% 81.6%97.9%
85.4%
0%
50%
100%
제조 금융 서비스 공공 평균
전자문서유통비율
전자결재비율
종이 및 운송 비용 절감
거래시간
단축
및
업무
효율성
제고
업무생산성
향상으로
인한
기업
실적향상
표준화된
문서를
사용하게
되므로, 서류의
중복
이나
오류감소
혜택
새로운문제
중요문서의
전자문서
표준화
진척이
미흡(중요
문서의
경우
종이가
아직까지
유효한
수단)
전자문서의
특성상
보안사고
위험을
항상
내포
하고
있으며,
업무프로세스와
기업문서와의
연계가
원활하지
않아
비효율적
기업문서의
기하급수적인
증가는
중요문서검색
등
관리효율화에
어려움을
가져옴(Data Source: NIA,KRG, 2006)
-8-
기업 문서 환경의 문제점 인식
A
현재 기업문서환경에
여러 가지 문제점이 있다
33.6%
B
66.4%
기업문서환경의문제점
현재 기업문서환경에
문제점이 없다
기업 중 66.4%은 현재의 기업 문서 환경에 문제점이 있다고 생각
•
국내기업들의 2/3은 현재의 기업 문서
환경에 많은 문제점에 노출되어
있으며, 전자화 이전과 다른 새로운
문제점이 대두되고 있는 상황
•
이를 개선하기 위해서 다양한 투자와
노력을 진행
– 표준화를 추진하기 위해서 각종
인증사업 추진(ISO 9001, ISO14001, TL9000, TS16949 등)
– 2006년 국내 기업 시스템 보안투자규모
8200억원
– 기업내, 기업간 협업시스템 구축을 위해
투자되는 비용은 약 2조원
– 기업의 문서관리 시스템 구축 및 데이터
Archiving구축비용 등 약 1000억원
이상의 관리비용발생
(Data Source: KRG, 2006)
-9-
기업 문서 환경의 문제점
대내외간의협업문제,19.1%
기업기밀유출(보안),23.0%
문서표준화문제,29.5% 기업문서저
장 및 통합관리의 어
려움,21.1%
기타(인증,서명),7.3%
기업문서환경의문제점
•
대부분의 기업들은 지속적인 투자에도
불구하고 표준화, 보안, 협업, 저장 등
기업 문서관리에 어려움을 겪고 있음
–기업 문서 환경에서 가장 큰 애로사항은
문서의 표준화 문제(29.5%)로 기업별로
표준문서의 규격화가 진행되고 있지만, 다량의 기업문서양식이나 상이한 포맷이
표준화의 장애요인요인으로 작용
– 최근의 기밀유출사고는 DRM, 내부전산망 감시시스템 등 보안시스템에
대한 비용을 증가시킴
– 대내•외 문서기반의 커뮤니케이션
활성화와 협업을 강화하기 위해서
기업애플리케이션에 대한 투자가
병행되는 추세
– 디지털화의 진전으로 전자문서의 양이
기하급수적으로 증가함에 따라 문서관리, Archiving과 같은 추가적인 비용이 발생
기업들은 문서표준화, 보안, 협업, 저장 및 통합관리 등에 어려움을 겪고 있음
(Data Source: KRG, 2006)
-10-
기업문서관리의 문제점- 표준화
신규SW구매나시스템구축,59.2%
뷰어사용,14.1%
불법SW사용, 26.7%
문서표준화문제해결방법
(Data Source: KRG, 2006)
전자문서의 표준화 문제를 해결하기 위한 방법으로 신규SW구매나 시스템을 구축
90.6%
46.6%
57.6%
98.3%
19.7%
0.0%
기업공공
MS워드 아래아한글 훈민정음및기타
워드프로세서도입현황
매년 1400 억원 지출
•
호환성 문제를 해결 하기 위해서 기업들은 매년 약 1400억원의 비용을 지출
– 기업과 공공기관의 표준 워드프로세서의 차이로 대부분의 기업들이 2개 이상의
워드프로세서를 구매(워드프로세서 중복구매)
–기업규모가 클수록, 기업의 업무프로세스가 복잡할 수록 표준문서화의
필요성은 증가
3종,56.1%
4종,14.3%
2종,17.2%
1종, 7.4% 5종이상,5.0%
1종 2종 3종 4종 5종이상
기업의 문서
포맷 3종 이상
-11-
기업문서관리의 문제점- 보안
기업보안투자현황
(Data Source: KISA 2006)
기업의 보안 투자는 연간 약 1조원 규모지만, 여전히 많은 문제를 안고 있음
6,2616,967
8,2289,439
0
2000
4000
6000
8000
10000
2004 2005 2006 2007
(단위: 억원)
•
최근 PC의 도난 및 해킹, 내부자 유출
등에 인한 보안 사고가 급증
– 전자문서가 종이문서에 비하여 손쉽게
위조,변조, 훼손 또는 멸실될 수 있어
기밀문서유출에 가능성이 높음
– 대기업은 DRM, 내부전산망 감시시스템
등 보안관리 시스템을 비교적 잘 구축한
편이지만, 개인단위의 기밀노출에는
속수무책
– 기술개발 중심의 중소기업이나
벤처기업은 보안투자가 미미한 편
•
시스템 차원에서의 보안수준은
높아지고 있지만, 개인 사용자
레벨에서의 보안 수준은 아직까지
낮은 수준
CAGR 14.7%
-12-
기업문서관리의 문제점- 보안
기업기밀문서유출사고
피해경험
500억 이상
39.0%39.0%
회사기밀
정보유출
피해없음,
79.5%
회사기밀
정보유출
피해없음,
79.5%
회사기밀
정보유출
피해있음,
20.5%
회사기밀
정보유출
피해있음,
20.5%
23.2%23.2%
17.1%17.1%
9.8%9.8%2.4%2.4%1.2%1.2%
피해규모
100~500억
10~50억
1~5억
5~10억
1억 미만
국정원 산업기밀보호센터에 의하면 기밀문서 유출 피해규모는 연간 30조원으로 추산
•
국정원 산업기밀보호센터에 의하면
기물문서 유출로 인한 산업
피해규모는 2003년~2006년까지
90조원에 달하는 것으로 나타남
•
대한상공회의소 조사결과 국내기업
400개 기업을 대상으로 조사할 결과
82개사가 기밀유출 피해를 본 것으로
나타남. – 기밀 유출 빈도도 평균 3.2회
– 피해금액은 1억 미만~ 500억원
이상으로 다양한 분포를 보이고 있으며, 최근의 피해규모는 1천억원 이상의
대형화 추세
•
근본적인 문서보안 시스템에 대한
검토가 필요한 시점
(Data Source: 국정원, 대한상공회의소, 2006)
-13-
기업문서관리의 문제점- 협업
다수의 기업간 협업에는 체증적인 비용이 발생
•
비정형화된 데이터, 상이한 시스템
환경으로 인해 협업과 커뮤니케이션을
위한 비용지출은 증가하는 추세
– 파트너와의 협력이 중요시되면서, 시스템 구축, 전자문서 개발비용의
중복
등의 비용구조가 발생
–협력업체와 실시간으로 업무처리를 하기
위한 투자가 진행
•
거래기업이 많을 수록, 파트너와의
협업이 중요할 수록, 그에 상응한
투자가 진행될 전망
– 주요 기업들이 협업 및 커뮤니케이션
통합에 초점을 둔 차세대 워크
플레이스(업무) 환경 구현에 높은 관심
– 현대차그룹, SK그룹, 한진그룹 등은
기업 내 생산성 향상을 위한 협업 및
커뮤니케이션 통합프로젝트를 추진
기업내•외협업비용
거
래
기
업
수
비용
-14-
기업문서관리의 문제점- 통합관리
기업문서통합관리필요성
(Data Source: KRG, 2006)
2/3 기업이 문서 통합 관리 ‘필요하다’ 인식
통합관리필요성없
다27.9%
통합관리필요성있
다72.1%
•
대부분의 기업들이 문서통합관리의
필요성에 공감하고 있는 것으로
나타남–기업의 문서통합관리의 중요성이
증가함에도 불구하고 통합관리를
진행하고 있는 기업은 전체 기업의
¼정도에 불과한 실정
– 통합관리의 저해요인은 예산부족, 문제인식부족, 내부프로세스의 개선에
대한 조직의 저항 등이 주요 요인
•
향후 기업들은 기업문서 통합관리를
위한 투자를 진행할 것으로 전망
-15-
기업문서관리의 문제점- 통합관리
기업문서저장관리
종이와 전자문서의 병행 사용으로 매년 약 1조 5천억원의 비용이 발생
•
기업들은 종이문서의 저장 및 관리에
막대한 비용을 지출
– 종이와 전자문서의 병행 사용으로
은행(1,500억), 보험(900억), 카드(1,200억), 제조업(1조원) 등
비용발생
– 종이문서의 디지털화에 추가적인
비용이 발생
•
아직까지 중요문서의 저장관리에는
종이문서가 대부분을 차치
– 전자문서의 보안상의 취약성, 법률지원의 미흡으로 전자문서와
종이문서가 병존하는 상황
– 특히, 금융권의 경우 법제도의 미비로
전자문서의 효력 인정에 미온적
기업문서의 저장관리에는 종이문서, 전자문서 등이 혼재되어 있는 상태
-16-
ll. 기업 전자 문서의 효율적 관리 방안
내부문서의 통합과 표준화
기업
문서의
보안강화
−
기업의 다양한 포멧 문서와 데이터(doc, xls, hwp, tif, vsd, dwg 등)의 통합과 표준화
필요성이 대두
−
업무프로세스와 기업문서와의 연계강화를 통해서 업무효율성 제고 노력 가속화
기업
내ㆍ외부간의
협업
및
커뮤니케이션
활성화
효율적인
기업문서의
통합관리
−
전자문서가 종이문서에 비하여 손쉽게 위조,변조, 훼손 또는 멸실될 수 있어 보안에 취약−
DRM 등 기업의 문서 보안 투자는 아직까지 낮은 수준−
내부 기밀 문서 유출사고가 빈번하게 나타남에 따라서 기업의 보안 투자 강화 움직임
−
기업 업무프로세스에 근거한 협업과 커뮤니케이션 모델이 아직까지는 미흡한 상태−
커뮤니케이션 활성화, 내부-기업간의 협업에 대한 중요성이 점차 확대되면서, 기업의 투자가
집중될 것으로 예상
−
기업문서의 기하급수적인 증가는 데이터 관리/저장관리 등 효과적인 관리를 통합 비용절감
방안이 필요
−
비용효율적인 기업문서관리 방안에 대한 기업들의 인식개선으로 통합관리는 지속적으로 추진할
것으로 전망
효율적인 기업전자문서관리의 KSF는 표준화, 보안, 협업, 통합관리
-17-
ll. 기업 전자 문서의 효율적 관리 방안
현재의 단순한 시스템과의 연계, 데이터의 교환으로는 기업경쟁력확보에 어려움
•
현재의 기업의 문서환경은 종이기반의 문서환경, 전자문서 기반, 혼용하는
방식 등이 존재
•
전자문서환경이라 할지라도 프로세스에 기반하고 있지 않고, 기업의
기간업무와 연계되어 있지 않기 때문에 많은 문제를 야기하고 있음
사용자
-18-
ll. 기업 전자 문서의 효율적 관리 방안
국내사례 해외사례
한국전자거래진흥원 표준 전자문서 제정
–XML이 포함된 PDF등과 같은 국제적인 범용표
준의 활용을 권장
공인전자문서 법적효력 인정(2007년)–공인받은 전자문서가 종이문서와 동일한 법적
효력을 인정(전자거래 기본법 개정)
산업기술의 유출방지 및 보호에 관한 법률
(2007년 3월 시행)
– 국가핵심기술 유출에 대한 처벌 강화
–
대기업의 보안강화로
R&D부분에서 PDF의 사
용과 활용이 점차 증가하는 추세
국가기록원은 ‘전자기록물 영구보존’기술로
PDF/A을 채택(2006년6월)
–기록물관리시스템’에서 영구보존 대상문서는
변환모듈을 통해 PDF/A포맷으로 변환하여 관리
과기부 훈령으로 국가 R&D사업 연구노트
PDF/A 채택(2007년)
–국가 R&D사업 연구노트를 의무화하면서 보관
방안으로
PDF/A를 의무화(2007년12월)
범용성과 보안성이 높은 PDF문서의 적용 사례가 증가
북미 및 유럽에서 PDF는 국제 표준 전자문서
솔루션으로 활용
–
미국, 영국, 호주 네덜란드 등 전세계의 수많은
정부 기록 보존 기관에서 PDF파일을 공식기록기
준으로 사용
– 디지털 문서의 ISO표준으로 PDF파일을 사용
미국 ‘NSA(국가안보국:National Security Agency) 권고안’(2006년)
–내부 문서보안을 위해 PDF/A, 문서의 사용과 활
용을 권장
–
부주의하게 노출될 메타데이타 관리에도 최적
의 솔루션
미국 국세청, FDA 등의 기관에서 PDF 공식
양식으로 지정(1997년)
–
미국 국세청에서는 개인세금 신고양식은 범용
성이 높은 PDF문서로 배포
–
미국 FDA의 신약승인과정에 표준화된 전자문
서 양식을 사용
-19-
ll. 기업 전자 문서의 효율적 관리 방안
기업시스템과 업무, 문서간의 유기적인 연계와 통합이 최적의 모델
ERPDW SCM CRM
PortalEAI
재무/ 회계
생산/ 품질 마케팅
/홍보
경영
정보
영업/ 판매
인사
관리
PDF based Document Workflow
범용성
높은
표준문서
범용성
높은
표준문서
높은
문서보안
높은
문서보안
문서기반
협업기능
문서기반
협업기능
문서통합
관리
문서통합
관리
비즈니스
프로세스
연계
비즈니스
프로세스
연계
-20-
ll. 기업 전자 문서의 효율적 관리 방안
기업문서환경개선을통해얻을수있는 Benefit
보편적이고 호환성이 높은 표준화 문서
•
PDF기반의 표준문서의 채택은 기업의 원활한 업무프로세스를 지원하며, 높은 범용
성으로 새로운 기업문서환경을 제공
•
PDF기반의 새로운 기업문서환경은 기업시스템과의 업무와의 유기적 연계를 지원
높은 보안성은 기밀유출로 인한 피해를 방지
•
PDF문서의 높은 보안 수준은 기업기밀유출 우려를 감소시켜 잠재적인 위험
과 피해를 최소화 할 것으로 기대
•
메타데이타의 관리 및 제어를 통해 기업 보안 수준을 업그레이드
전자문서기반의 협업을 통해 업무생산성 향상에 기여
•
PDF문서에 탑재된 커뮤니케이션 툴들은 문서기반의 협업시스템 구축과 차세
대 워크플레이스환경 구현에 기여
•
이전보다 진전된 협업환경은 기업의 업무생산성을 향상
기업문서의 통합 관리를 통해 비용효율적인 기업환경 구축
•
PDF문서로 통합된 기업표준문서는 기업의 문서관리 비용을 획기적으로 절감
시킬 것으로 예상
•
이러한 기업문서관리의 효율화는 기업의 경쟁력 강화에 이바지할 것임
-21-
Conclusion
““The The RRoad tooad toNext GenerationNext Generation
DocumentDocument WorkflowWorkflow””
B1
B2
B3
B4
B5 Business workflow
Document standard
Advanced document Security
Interactive Collaboration
Efficient document Management
