文書の類型 保存期間(年)別表2（第39条関係）...
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別表２（第３９条関係）
東京工業大学法人文書保存期間基準
管理運営関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
法人印の制定，廃止及び改刻に関するもの ３０
教育，研究及び事務組織の設置並びに改廃に関するもの ３０
学部・学科・講座・学科目等の設置及び改廃に関するもの ３０
法令・規則・通達等で本学の規則の規範となるもの ３０
諸規則の制定・改廃に関するもの ３０
訴訟に関するもの ３０
本学の沿革記録に関するもので重要なもの ３０
役員会・経営協議会・教育研究評議会・教授会の記録に関す
るもので重要なもの ３０
学長選考会議の記録に関するもので重要なもの ３０
本学が発行する広報・学報・職員録等（保存用） ３０
その他３０年の保存期間が必要であると認めるもの ３０
文部科学省等からの諸令達・通達及び往復書簡で重要なもの １０
入学式，卒業式，学位記授与式，その他本学が主催する記念行事に関するもので重要なもの １０
本学の沿革記録に関するもの １０
各種委員会の記録に関するもので重要なもの １０
各種統計調査に関するもので重要なもの １０
その他１０年の保存期間が必要であると認めるもの １０
文書処理に関する表簿 ５
文部科学省等からの諸令達・通達及び往復書簡 ５
入学式，卒業式，学位記授与式，その他本学が主催する記念行事に関するもの ５
学長会議，事務局長会議，総務部長会議などに関するもので重要なもの ５
役員会・経営協議会・教育研究評議会・教授会の記録に関するもの ５
学長選考会議の記録に関するもの ５
部局長等会議の記録に関するもの ５
各種委員会の記録に関するもの ５
法人印使用簿 ５
学術講演会の実施に関するもの ５
各種統計調査に関するもの ５
文部科学省等への報告等で重要なもの ５
本学が発行する広報・学報・職員録等に関するもの ５
後援名義に関するもの ５
その他５年の保存期間が必要であると認めるもの ５
他機関からの通知文書 ３
その他３年の保存期間が必要であると認めるもの ３
学内通知文書 １
陳情，請願に関するもの １
その他１年の保存期間が必要であると認めるもの １
週間・月間予定 １年未満
学長会議，事務局長会議，総務部長会議などに関するもの １年未満
会議室などの使用に関するもの １年未満
文部科学省等への報告等 １年未満
その他１年未満の保存期間と認めるもの １年未満
人事関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
栄典・表彰に関するもの １０
その他１０年の保存期間が必要と認めるもの １０
財形に関するもの ５
就業規則の作成又は変更に係る労働者の意見に関するもの ５（届出後）
労働基準法等に基づく労使協定に関するもの ５（有効期間終了後）
労働組合との協約に関するもの ５（有効期間終了後）
勤務時間報告書 ５
職員別給与簿 ５
基準給与簿 ５
給与の口座振込申出・変更申出書 ５（口座振に
よらなくなっ
た後)
給与所得者の配偶者特別控除申請書及び給与所得者の保険料控除申請書 ５
給与所得者の扶養控除等申請書 ５
源泉徴収票控（給与簿により確認可能なものを除く） ５
退職所得の受給に関する申請書 ５
その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
研修に関するもの ３
その他３年の保存期間が必要と認めるもの ３
レクリエーションに関するもの １
身分証明書に関するもの １(有効期間終了後）
その他１年の保存期間が必要と認めるもの １
学術研究関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
放射性同位元素の取扱に関するもので重要なもの ３０
その他３０年の保存が必要と認めるもの ３０
放射性同位元素の取扱に関するもので特に重要なもの １０（当該事業所廃止後）
放射性同位元素の取扱に関するもの １０
その他１０年の保存が必要と認めるもの １０
放射性同位元素の教育訓練に関するもの ５
特殊高圧ガスに関するもので特に重要なもの ５（当該施設廃止後）
特殊高圧ガスに関するもの ５
組換えＤＮＡ実験の審査等に関するもの ５（当該実験終了後）
クローン研究の審査等に関するもの ５（当該実験終了後）
その他５年の保存が必要と認めるもの ５
産学連携関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
役員等の発明の届出に関するもの １０（当該権利消滅後）
役員等の発明の権利の帰属に関するもの １０（当該権
利消滅後）
特許の出願及び維持に関するもの １０（当該権
利消滅後）
特許以外の知的財産に関するもの １０（当該権利消滅後）
その他１０年の保存が必要と認めるもの １０
日本学術振興会特別研究員及び外部研究者等の受入に関するもの ５
ベンチャー・ビジネス・ラボラトリーの管理運営及び産学連携事業への支援に関するもので重要なもの ５
産学連携に関するもので重要なもの ５
受託研究に関するもの ５（契約期間終了後）
共同研究に関するもの ５（契約期間終了後）
研究交流促進法第１１条第２項に基づく大学所有の敷地の廉価使用認定申請に関するもの ５
共同試験研究促進税制の証明に関するもの ５
科学研究費補助金（経理事務を除く｡)に関するもの ５
奨学寄附金（経理事務を除く ）に関するもの ５。
寄附講座及び寄附研究部門（経理事務を除く｡)に関するもの ５
各種の研究助成制度にかかる申請手続に関するもの ５
その他５年の保存が必要と認めるもの ５
ベンチャー・ビジネス・ラボラトリーの管理運営及び産学連携事業への支援に関するもの ３
産学連携に関するもの ３
その他３年の保存が必要と認めるもの ３
ベンチャー・ビジネス・ラボラトリーの管理運営及び産学連携事業への支援に関するもので軽微なもの １
その他１年の保存が必要と認めるもの １
国際学術関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
学術の国際交流協定に関するもので特に重要なもの ３０
名誉博士号授与に関するもの ３０
その他３０年の保存が必要と認めるもの ３０
学術の国際交流協定に関するもので重要なもの １０
国際研究集会派遣研究員等に関するもの １０
ユネスコ水資源と環境プログラムに関するもの １０
中国赴日留学生予備教育に関するもの １０
日本学術振興会拠点大学方式による学術交流に関するもの １０
その他１０年の保存が必要と認めるもの １０
学術の国際交流協定に関するもの ５
各種研究員の受入に関するもの ５
日本学術振興会等の学術交流に関するもの ５
国際協力機構に関するもの ５
各種の研究助成制度に係る申請手続きに関するもの ５
国際的な交流事業に関するもの ５
国際交流に関する調査及び報告に関するもの ５
その他５年の保存が必要と認めるもの ５
外国人来訪者の接遇に関するもの ３
職員の海外渡航に関するもの ３
その他３年の保存が必要と認めるもの ３
会計関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
財務諸表 永年
固定資産台帳 ３０
境界査定に関する決裁文書 ３０
登記に関する文書 ３０
不動産管理に関する文書(土地に関する文書) ３０
宿舎現況記録 ３０
その他３０年の保存期間が必要と認めるもの ３０
総勘定元帳 １２
予算に関する書類 １２
予算差引簿 １２
その他１２年の保存期間が必要と認めるもの １２
概算要求に関する決裁文書 １０
不動産管理に関する文書（土地以外のもの） １０
防火管理に関する決裁文書 １０（計画変更後）
その他１０年の保存期間が必要と認めるもの １０
合計残高試算表 ７
現金出納簿 ７
預金出納簿 ７
有価証券台帳 ７
棚卸資産管理簿 ７
伝票及び帳票 ７
その他の決算に関する書類 ７
その他７年の保存期間が必要と認めるもの ７
物品管理に関する文書 ６
その他６年の保存期間が必要と認めるもの ６
中小企業者の契約実績額等に関する決裁文書 ５
契約に係る検査に関する決裁文書 ５
予定価格に関する決裁文書 ５
旅行命令簿 ５
旅費の支給にかかる添付書類 ５
契約伺に関する決裁文書 ５
開札結果に関する決裁文書 ５
技術審査に関する決裁文書 ５
固定資産税に関する決裁文書 ５
仕様策定に関する決裁文書 ５
仕様書案に対する意見招請に関する決裁文書 ５
会計機関及び補助者に関する決裁文書 ５実地監査等の報告 ５
政府調達に係る苦情処理に関する決裁文書 ５
政府調達の調査・統計に関する決裁文書 ５
特許権等の専用実施権設定に関する決裁文書 ５
特定調達契約に係る一般競争等に関する記録票 ５
その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
資格審査に関する文書 ３
宿舎の居住証明に関する決裁文書 ３
宿舎の損害賠償金に係る決裁文書 ３
宿舎の貸与承認に関する決裁文書（同居含） ３
宿舎の入居若しくは専用開始の延期の承認又は貸与取消しの承認に関する決裁文書 ３
宿舎の明渡猶予承認に関する決裁文書 ３
不動産貸付管理簿 ３
その他３年の保存期間が必要と認めるもの ３
政府調達に関する官報掲載に関する決裁文書 １
その他１年の保存期間が必要と認めるもの １
教務関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
学生の懲戒等身分の異動に関するもので重要なもの ３０
卒業証書発行台帳及び修了証書発行台帳 ３０
学位授与に関するもの ３０
その他３０年の保存期間が必要と認めるもの ３０
学生の懲戒等身分の異動に関する文書 １０
日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもので重要なもの １０
学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもので重要なもの １０
その他１０年の保存期間が必要と認めるもの １０
日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもの ５
学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもの ５
入学料，授業料等の免除に関するもので重要なもの ５
健康診断表，学生相談記録等学生及び職員の健康管理に関するもので重要なもの ５
学生の就職先に関するもので重要なもの ５
学生証等各種証明書発行に関するもので重要なもの ５
学生団体に関するもので重要なもの ５
課外教育の実施に関するもので重要なもの ５
学生教育研究災害障害保険に関するもの ５
入学手続書類 ５
定期試験に関するもの ５
シラバス ５
その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
入学料，授業料等の免除に関するもの ３
健康診断表，学生相談記録等学生及び職員の健康管理に関するもの ３
学生の就職先に関するもの ３
学生証等各種証明書発行に関するもの ３
学生団体に関するもの ３
課外教育の実施に関するもの ３
休講に関するもの ３
福利厚生施設の利用に関するもの ３
学生の生活支援に関するもの ３
その他３年の保存期間が必要と認めるもの ３
施設関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
かしの修補等の請求の際に必要となるもの（設計図書等） １０
その他１０年の保存期間が必要と認めるもの １０
工事の設計積算に関するもの ５
工事請負契約に関するもの（かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く） ５
設計監理委託に関するもの ５
工事の施工管理に関するもの（かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く） ５
その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
競争参加者資格審査に関するもの ３
工事契約・施工に関する報告に関するもの ３
その他３年の保存期間が必要と認めるもの ３
施設維持管理に関するもの（定期検査の結果の記録に関する １（当該施設ものを除く） 廃止後）
その他１年の保存期間が必要と認めるもの １
図書館関係文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
蔵書目録 ３０
蔵書統計 ３０
利用統計 ３０
その他３０年の保存期間が必要と認めるもの ３０
貴重図書に係る基準等の決裁文書 １０
資料の収集及び整理に係る基準等の決裁文書 １０
資料の受入及び除籍に係る基準等の決裁文書 １０
資料の寄贈及び交換に係る基準等の決裁文書 １０
資料の閲覧及び貸出に係る基準等の決裁文書 １０
参考業務に係る基準等の決裁文書 １０
その他１０年の保存期間が必要と認めるもの １０
他機関との相互利用に関する決裁文書 ５
資料の除籍に関する決裁文書 ５
資料の購入に関する決裁文書 ５
資料の寄贈及び交換に関する決裁文書 ５
資料の製本及び修理に関する決裁文書 ５
その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
整理業務に関する決裁文書 ３
閲覧業務に関する決裁文書 ３
貸出業務に関する決裁文書 ３
資料の利用に関する決裁文書 ３
文献複写に関する決裁文書 ３
図書館広報誌等の作成に係る決裁文書 ３
その他３年の保存期間が必要と認めるもの ３
図書館の利用に関する決裁文書 １
図書館利用者名簿 １
その他１年の保存期間が必要と認めるもの １
教員保有文書
文 書 の 類 型 保存期間(年)
学部・学科・ ＲＩ施設入退室記録 ５
講座等の管理 専攻会議 学科会議 教官選考委員会の資料・, ,・運営関係文 議事録 ５
書 その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
実験機器等利用記録 １
毒劇物，薬品，動物等の受払及び管理記録 １
コピー機のカード使用記録，電子ロックカー
ドの使用簿 １
その他１年の保存期間が必要と認めるもの １
教員選考応募書類 １年未満
ホームページ １年未満
ネットワーク管理用ファイル １年未満
教育関係文書 学年末・中間試験問題 ５
学士論文，修士論文 ５
レポートの課題 ５
その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
就職関係書類（求人リスト） ３
その他３年の保存期間が必要と認めるもの ３
口述試験評価メモ，打合せメモ １
試験の答案 １
提出レポート １
就職関係書類（会社案内・求人要項及び教員名義による推薦書(控)等) １
学生指導連絡文書（写） １
その他１年の保存期間が必要と認めるもの １
学生助言記録カード 在学期間
講義出欠表 １年未満
研究関係文書 各種研究助成金に関する申請書 ５
外部機関に提出した報告書 ５
科学研究費（個人経理）関係書類 ５
その他５年の保存期間が必要と認めるもの ５
研究グループ打ち合わせ資料 １年未満
研究会記録，報告書草案，討議資料 １年未満
研究集会・国際会議の事務関連書類 １年未満