EASY-A konference

Program

09:30 Kaffe10:00 Velkomst v/Tue Korsgaard10:10 Elevbetalinger v/ Tue Korsgaard og Jytte Michelsen10:40 Pause10:55 Elevbetalinger, fortsat 11:10 VEU-skemaer v/ Cay Berg Nielsen, SU-Styrelsen  11:30 Frokost12:15 Foråret 2008 v/Tue Korsgaard12:30 AMU-nyt v/Tue Korsgaard og Kirsten Bergløv, Gitte Vandet 13:15 Pause13:30 AMU, fortsat 13:50 Spørgsmål, evaluering og afslutning v/Tue KorsgaardCa. 14:00 Slut

Praktiske forhold

Ideer søges…

• Hvad kunne spare jer for allermest indtastning? • Hvordan kan vi gøre det på en smartere måde? • Hvor er EASY-A virkelig tung at danse med?• Hvilke vinduer er meget svære at anvende?

Opkrævning på fag på hold og nyt fakturalayout

v/ Jytte Michelsen

6

Opkrævning på fag på hold

- enten opkrævning på selve holdet- eller opkrævning på fag på hold

Du får en advarselhvis du forsøger at oprette begge dele !

- det er lige taget ud fordi der er fejl i forbindelse med sletning af elever – kommer senere igen !!

7

Fakturalayout

Fakturaer som udskrives på grundlag af D438 Opkrævning af elevbetalinger i Navision.

• Teksten indrykkes – hold, elev og gebyr. • Eleverne kommer i alfabetisk orden efter efternavn:

Holdets kort betegnelse og periode.Elevens navn, cpr.nr...Gebyrets tekst og Rate

Faktura som udskrives på grundlag af D635 Individuelt betalingsgrundlag medtager oplysning om ’Kunde kontostreng’ som linie 3.

8

Fakturalayout• Eksempel

på faktura til en debitor for flere elever på holdet.

• Indrykninger

9

Fakturalayout• Eksempel på

faktura til en debitor opkrævet som individuelt betalingsgrundlag

• Kunde kontostreng

10

HUSK:Hold øje med admsys.uni-c.dk her vil der komme besked

når de 2 nævnte fejl er rettet:

• Opkrævning kun på holdet eller opkrævning kun på fag-på-holdet

• Sletning af elev på holdet efter opkrævning på fag-på-hold er sket

11

Vejledninger:

12

Spørgsmål??

Du må også gerne vente med dine spørgsmål til sidst på dagen !

Udligninger af EASY-A fakturaer/kreditnotaer

v/Jytte Michelsen

14

NAVISION

Indbetalingen knyttes sammen med fakturaen ved hjælp af Udligningsbilag og Udligningsbilagsnr.

Kreditnota knyttes sammen med oprindelig faktura ved bogføring – nummeret kommer aut. med over fra

EASY-A- hvis kreditnotaens beløb kommer fra én faktura

I begge tilfælde så er bilaget udlignet, men ikke de enkelte poster i bilaget. Det sker ved hjælp af

Masseudligning bruges når indbetalingen/kreditnotaen svarer nøjagtigt til

den oprindelige faktura

Udligninger (linie for linie) i alle andre tilfælde

15

Når en opkrævning er gennemført i EASY-A og bogført i Navision, så kommer der forhåbentlig nogen penge i kassen !

Indbetaling registreres i Navision med udligning af fakturaenf.eks. Finans Kassererkladde eller Salg Indbetalingskladde

Udligning af de enkelte fakturalinierSalg Periodiske aktiviteter Selveje Udligninger

Udligninger (linie for linie) eller Masseudligning (alle linier)

16

Masseudligning

Salg Periodiske aktiviteter Selveje MasseudligningTast debitornr. og vælg Udskriv eller Vis-udskrift – nu er alle linier

på de bilag, der er knyttet sammen udlignet.

17

Masseudligning

Salg Periodiske aktiviteter Selveje MasseudligningDer kan også dannes en udskrift

18

LinieudligningSalg Periodiske aktiviteter Selveje Udligninger

• find debitor og bilag• tryk på knappen Funktioner og Opdater (højre hjørne)• sæt vingen udfor den bilagslinie der skal udlignes – eller de

bilagslinier• luk vinduet

19

Check af manglende indbetalinger/udligningerVinduer: Salg Debitor Saldo (RV)

D432 Betalingsoversigt pr. debitorD433 Betalingsoversigt pr. aktivitetD434 Betalingsoversigt pr. forløbsgruppe

D435 Betalingsoversigt pr. person

Udskrifter: Salg Rapporter Debitorpost ikke udlignet

B494 OpkrævningsdebitorlisteC494 Restanceliste

20

Salg Debitor Saldo (RV) - der er flere fakturaer som endnu ikke er indbetalt

- der er et restbeløb på opkrævningen som endnu ikke er indbetalt (næstsidste linie)

21

D434 Betalingsoversigt pr. forløbsgruppe –feltet betalt er nu J eller N og Betalt dato er bilagets betalingsdato

22

Salg Rapporter Debitorpost ikke udlignet Under Indstillinger sættes evt. en forfaldsdato. Hvis ingen debitor vælges udskrives for alle. Hvis ingen forfaldsdato sættes fås alle.

23

Salg Rapporter Debitorpost ikke udlignet – viser hvilke fakturaer som endnu ikke er helt udlignet, men ikke om de enkelte fakturalinier er udlignet.

24

Salg Periodiske aktiviteter Selveje Udestående udligningsoversigtSporingsID (=Opkrævningsnr. i EASY-A) er knyttet sammen med hver enkelt debitorfaktura og kan også ses på udskriften under Masseudligning.

25

Salg Periodiske aktiviteter Selveje Udestående udligningsoversigt – her står sporings ID også. Man skal efterfølgende ind på Udligninger og markere hvilke bilagslinier indbetalingen dækker

26

B494 Opkrævningsdebitorliste – nu fremgår det hvilke bilag på fakturaen som er udlignet

27

C494 Restanceliste – ikke udlignede kursusgebyrer på ÅU og AMU skal bestilles hver for sig.Kriterier for hvad og hvem, der medtages på udskriften:

Beløbet skal have gebyrtypen ’Kursusgebyr’Beløbet skal være opkrævetForfaldsdatoen skal ligge før skæringsdatoen/tælledatoen for det afgrænsede kvartal (ÅU) eller åe-bidraget skal have en

indberetningsdato i det afgrænsede kvartal (AMU)Betalingsstatus er 1 eller 6

28

Og nu nogen af de specielle situationer !

En elev slettes på holdet – opkrævning på selve holdet - der dannes én kreditnota pr. elev

• D400Synkronisering mellem Navision og EASY-A igangsættes automatisk

• Loglinierne viser hvad der er overført til Navision• Kreditnotaen bogføres i Navision og derefter Udligninger

29

Sletning af en eller flere elever på holdet - hvor der er opkrævet pr. fag

Nyhed fra www.admsys.uni-c.dk

30

Ændring af gebyret på opkrævningslinierne

- hvor der er allerede er opkrævet

Nyhed fra www.admsys.uni-c.dk

31

Bogføring af kreditnota for en faktura/en del af faktura som allerede er udlignet med en indbetaling• Kreditnotaen får aut. opsat den oprindelige fakturas

nummer – dette skal slettes inden bogføringen kan ske.

32

Masseudligning

- når indbetalingen fuldt ud udligner det samlede beløb på fakturaen ved at fakturaen er knyttet sammen med indbetalingen i kassekladden - det kan også være for flere fakturaer ad gangen bare de enkelte fakturaer er udlignet fuld ud

Udligninger (linie for linie)

- når indbetalingen ikke sker for hele fakturaen- når en kreditnota skal udligne/delvis udligne en faktura

33

Vejledninger:

34

Spørgsmål

og god arbejdslyst !

Foråret i EASY-A

EASY-A 10g

Database server

EASY-A 10g

Database serverApplication

server

AMU-nyt

Program

• AMU-indberetningen • ÅE-rekvirenter• Genudskrivning af gamle beviser• Ny holdoversigt• AMU-elever med på skolehjemlister • Åbent Værksted

Holdplacering Skolefag-på-

holdplacering

Skolefag-på-holdplacering

4103

-41

06-

B650

Indberetningskladde

Jens

Lone

Mads

Jens

Lone

Mads

Hjælp til kontrolIndberetningskladde

Jens

Lone

Mads

B777 Kontrol af AMU-indberetningskladde1. Elever der mangler kursiststatus

2. Kursiststatus 1 med forkert betalingsstatus (ikke 1, 3,5 eller 6)

3. Kursiststatus 2 uden betalingsstatus 2 eller 5

Jens

Lone

Hjælp til bedre kontrol Holdplacering

Skolefag-på-holdplacering

Skolefag-på-holdplacering

4103

-41

06-

Jens

Lone

Mads

Jens

Lone

Mads

C777 Kontrol af AMU-indberetningskladde1. Elever der mangler kursiststatus

2. Kursiststatus 1 med forkert betalingsstatus (ikke 1, 3,5 eller 6)

3. Kursiststatus 2 uden betalingsstatus 2 eller 5

Hjælp til bedre kontrol

Jens

Lone

Mads

B772 Frasorterede bidrag ved AMU-indberetningenÅrsag: Holdet eller skolefaget overlapper et årsskift

Årsag: Der er ikke angivet en ÅE-rekviret

Etc

Etc.

Forbedret B650 på store skoler

• Fremover kan supplerende kladdeindberetninger afgrænses på: – Aktivitetsafdeling – Ansvarsområde – Projektområde – ÅE-rekvirent

ÅE-rekvirenter – og –typer

aktiveret.revalidend/forrevalidend.

fleksjob 6 ugers selvvalgt uddannelse

Rekvirent Type

ÅE-rekvirenter

ÅE-rekvirenter

• Hvad gør man hvis der er fejl i ÅE-rekvirenterne? – Forkert adresse– Forkert betegelse

– EASY-Supporten er svaret.

Udskrivning af AMU-beviser

EASY-F

1.600.000 personer5.700.000 beviser

Oprettelse af gamle AMU-kursister • Der kan stadig mangle kursister fra konverteringen i den

central kursusbase• Løsning:

– Alle kan fremover oprette kursusplacering i AMUBC– På sigt skal alt genindlæses og det er undervejs.

• Hvornår må man oprette en gammel kursist?

B847 Vedligholdelse af centrale….

Flytning af kursister på aflyste hold• Ministeriet ønsker bedre udfyldning af AMU-hold• Har en udvidelse af efteruddanelse.dk i tankerne, så

skolerne kan få et overblik over potentielt aflysttruede hold.

C323

AMU-elever med på ud- og hjemrejseliste

AMU-elever med på ud- og hjemrejseliste

Åbent Værksted - AMU

VinduerneGennem de seneste versioner af EASY-A er der kommet nye vinduer og ændret på vinduer for at gøre det nemmere at administrere Åbent Værksted• A326 Hold• B879 Værksteder • A335 Skolefag på hold • A335f Pladser for skolefag• A890 Skolefag• B702a Tilstededage• B472 Beregn varighed (batchjob)• B885 ÅV-oversigt• A422 Gebyr for aktivitet• A424 Opkrævning for aktivitetsplacering

A326 Hold

B879 Værksteder

Pladser på A335 Skolefag på hold

A890 Skolefag

B702a Tilstededage

Hvis man ændrer i Tilstededage, skal man efterfølgende køre jobbet B472 Beregn varighed for at få den rigtige varighed på B702 Holdplacering – AMU og B704 AMU-bidrag

Overbliksvinduet: B885 ÅV-oversigt Her ser du først ugedag

og dato. Anden række viser antallet af ledige pladser for de fag, der er vist nederst. Tredje række viser summen af første tal i brøkerne nederst, altså hvor mange skolefag-på-holdplaceringer man har en given dag. Samme elev tæller to gang, hvis han er på to skolefag samme dag.

Brøken viser antallet af elever på faget / antallet af pladser.I dette tilfælde er der altså overbooket med 1 elev. Hvis ikke der er udfyldt antal pladser pr. skolefag vil der stå ?.

De første kolonner viser: Hold, skolefag, niveau og ÅV-navn

Udskrift B886 Oversigt over skolefag på holdplaceringer

A422 Gebyr for aktivitetMulighed for gebyr på skolefag

A424 Opkrævning for aktivitetsplacering

Mulighed for gebyr på hvert enkelt skolefag ved Åbent Værksted

Afslutning

?

Ideer søges…

• Hvad kunne spare jer for allermest indtastning? • Hvordan kan vi gøre det på en smartere måde? • Hvor er EASY-A virkelig tung at danse med?• Hvilke vinduer er meget svære at anvende?

Kontrol af betalingsdato

Skæringsdatoen

1. Kvartal1-1-07 31-3-07

Betalingsperiode

12-5-07

Hvordan finde Navision datoen?

• Betalingsdatoen for det bilag, der udligner fakturen