採購稽核技巧＆報告撰寫研析

報告人：林姿琰

法務部採購稽核小組 稽查員

99.4.8

稽核技巧＆報告撰寫 2

報 告 大 綱

前言

稽核任務＆功能

稽核方法＆技巧

稽核報告撰寫

參考架構

撰寫原則

範例分享

小提醒

結語

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上級機關

監辦 監督

組小

稽核 查核

調查

廠商

疑義

異議

申訴

稽察

採購案

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稽核小組任務

依據：採購稽核小組組織準則

任務：稽核監督機關辦理採購有無違反政府採購法令

資格：具有採購相關專門知識之人員

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擴大稽核功能

採購稽核小組績效考核作業要點建立採購作業參考程序&文件範例

分類統計彙整採購缺失

積極導正、減少或防範採購缺失

提供予工程會具參考價值之稽核案例

採購程序合理性之稽核現階段政府採購稽核作業重點事項

提供諮詢服務

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稽核方法＆技巧

實地稽核 Vs 書面稽核面對面訪談 Vs 電話訪談

重點稽核 Vs 全面稽核ㄧ定要找到重點 Vs 還是要找到重點

提供參考資料→搏感情

讚美、鼓勵、同理心→建立信任

借力使力審計部、工程會、上級機關、直屬長官

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訪談技巧舉例

緊張受訪者：協助、健康檢查

技工辦採購：採購承辦人員由職員掛名，實為技工辦→同工不同酬、主管下手

冷凍食品無標示：請問、請問、請問…

電梯會說話：問→察言觀色

解讀不同

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查核技巧舉例

副食品採購→去看冷凍庫 【履約】

大型機械採購詢問如何操作？使用次數？有無紀錄？ 【採購效益】

派遣人力採購→看勞保、薪資資料及勞動契約 【機關&受僱人權益】

資訊維護服務案→看廠商派駐人員基本資料及維護紀錄 【履約品質】

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如何激勵採購人員

同理心

在長官面前讚美

提供實質協助

採購法規交流

其他機關採購實務經驗交流

協助導正監辦、需求單位、開標主持人、主驗人等錯誤觀念

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採購法規資料夾

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稽核相關資料夾

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稽核報告用途

作業規則規定

採購稽核小組作業規則 §7、8

機關改進依據

監察、民意、檢調等機關要求及參考

採購稽核小組工作成果

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報告撰寫依據-1

第七條 專案小組辦理稽核監督，應於完成後

十五日內向稽核小組提出稽核監督報告

，經核定後函送採購機關。

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報告撰寫依據-2

第八條 稽核小組認採購機關有違反本法之情形者，除應依本法規定處理外，應函知機關採行改正措施，並副知其上級機關及審計機關。

前項違反本法之情形，其情節重大者，得另通知機關追究相關人員責任，有犯罪嫌疑者，應移送該管司法機關處理。

稽核小組對於前二項執行情形，應予追蹤管制。

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報告寫給誰看

受稽核機關

採購承辦人

採購單位主管

監辦單位

需求單位

機關首長及授權人

外部機關

稽核範圍內其他機關

中央採購稽核小組

部會署(地方)採購稽核小組

審計機關、民意機關

司法機關

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報告綱要 (參考架構)－1

前言－採購案背景說明

機關及承辦人基本資料、購案名稱、案號、稽核時間及地點、招(決)標方式、預算＆底價＆決標金額、決標之過程、決標標比、得標及未得標廠商資訊等

待稽核澄清事項－稽核重點

關鍵作業為主、其他作業為輔

稽核結果及意見

可依採購階段撰寫、須與稽核重點呼應

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報告綱要 (參考架構)－2

結論段－處理意見

請機關檢討研提具體改正(進)措施

請機關或其上級機關建立作業範例(本)

請機關說明、更正、補正書面資料或程序

違反採購法令副知其上級機關及審計機關

情節重大追究相關人員責任

涉有貪瀆之虞副知法務部政風司

犯罪嫌疑移送該管司法機關處理

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報告撰寫原則

重要性－切中核心

有所本－引經據典

改進建議－中肯可行

平衡報導－提升士氣

寫好文章－文句通順、措詞適切、避免錯別字

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引經據典

政府採購法規(條項款目、引述內容)

本法 施行細則 子法 作業規定 錯誤態樣..

機關內規

上級機關 本機關

相關解釋令函(繕發機關名稱、令函字號、引述與稽核意見相關之內容)

例外－不合理、欠周延

等標期或履約期間過短、規格限制

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遣詞用字－1

無法更正者(例：已決標案件招標文件錯誤)

爾後請注意改進。

嗣後應請注意校對，避免類此錯誤發生。

建請爾後參照行政院公共工程委員會最新版本之○○○○(招標文件名稱)範本，並視個案需要予以增刪，以資周全。

採購程序錯誤：爾後請注意改進依相關規定(或法規名稱條、項、款次；工程會解釋函之日期、文號等)辦理。

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遣詞用字－2

招(開、決)標、驗收紀錄等應更(補)正

請更正，並提供相關資料備核(填寫錯誤者)

請補正，並提供相關資料備核(漏未填寫或簽章等)

不符採購法相關規定

不符(法規名稱條項款目或解釋函之文號等)之規定

核與XXXXXXXX之規定不符(未合、未盡相符)

核與XXXXXXXX之規定尚屬有間

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遣詞用字－3

查無缺失階段或程序

XX階段：經核(查)未發現不符(相關法規)情事

驗收階段：本案依規定簽請指派主驗人，並於規定期間內完成驗收，製作驗收紀錄並附履約標的照片，相關程序符合規定，值得肯定。

有關本案底價核定之程序經核(查)尚無不符(相關法規)情事。

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工程會範例

http://www.pcc.gov.tw

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案例分享政府電子採購網http://web.pcc.gov.tw/／採購輔助／稽核作業／查詢報告→參考其他機關稽核報告

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案例分享

彙整共同性缺失

工程會、審計部

臺北市政府

法務部

其他機關網站

其他參考案例

審計部查核報告(審核通知)

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審計機關查核報告

查核緣起

背景說明

查核依據

交查機關

依據法規

查核範圍

對象、事項

查核限制

採抽查

未查核部分

查核重點

查核事實

案件背景及執行情形

擬處理意見

奉核後繕發查核意見

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小提醒

熟悉工程會函頒「現階段政府採購稽核作業重點事項」& 稽核報告缺失事項

參考審計部彙整各機關共同性缺失

報告內容如經長官修正，要詳閱修改之處並探討原因，避免相同的錯誤再發生

稽核結果及意見與採購文件交叉索引

以輔導代替監督 以鼓勵代替責難

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結語

報告完畢 感謝聆聽

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