公文處理

報告人：陳虎生

98年9月4日

處理公文的依據

公文程式條例（民國96年3 月21日修正）

文書處理手冊（行政院 94年 1 月修正）

教育部《重訂標點符號手冊》修訂版（97年12

月）

公文程式條例的重要條文

第6條 公文應記明國曆年、月、日。

機關公文，應記明發文字號。

第7 條 公文得分段敘述，冠以數字，採

由 左而右之橫行格式。

第8 條 公文文字應簡淺明確，並加具

標點符號。

第10條 公文之附屬文件為附件，附

件在二種以上時， 應冠以數字。

公文分類

一、令：公布法律、發布法規命令及人事命令二、呈：對總統有所呈請或報告時使用三、咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用四、函：各機關處理公務

• 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復• 下級機關對上級機關有所請求或報告• 同級機關或不相隸屬機關間行文• 民眾與機關間之申請及答復

五、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用

六、其他公文：1.書函 5.簽 9.證明書 13.紀錄2.開會通知單 6.報告 10.證書或執照 14.節略3.公務電話紀錄 7.箋函或便箋 11.契約書 15.說帖4.手令或手諭 8.聘書 12.提案 16.定型化表單

「函」的結構

發文機關

機關地址及傳真、承辦人電話

受文者

速別

密等及解密條件或保密期限

發文日期

發文字號

附件

本文：

一段式：主旨

二段式：主旨、說明（或經過、原因）

三段式：主旨、說明、辦法

（或建議、請求、擬辦、

核示事項）

正本

副本

蓋章戳

一、每個段名不冠數字(項次)，段名後則須加

冒號「 ： 」

二、主旨：

（一） 為全文 精要 ，以說明行文目的與期望，應力

求具體扼要

（二）主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫

（三）案情簡單可用「主旨」一段完成者，不必

硬性分割為二（主旨、說明）、三段（主

旨、說明、辦法）

三、在「說明：」段名中：

（一）如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫。

（二）每行文字均不可高 於 冒號。

（三）如分項條列，應另列（行）縮格書寫。

（四）項次寫法：

一、二、三、……

（一）（二）（三） ……

１、２、３、 ……

（１）（２）（３）……

（五） 「說明：」之段名，可因內容改用「經過」、「原因」

等名 稱。

四、 「辦法：」段名：可因內容改用「建議」 、 「請

求」 、 「擬辦」 、 「核示事項」 等名稱。

中國文化大學 函

受文者：教育部 校址：臺北市華岡路55號

發文日期：中華民國 年 月 日 聯絡人：李 ○○

發文字號： 校人字第 號 聯絡電速別：最速件密等及解密條條件或保存期限：

附件：

主旨：檢陳本校 年上半年教師借調名冊乙份，請 鑒核。說明：

一、依 鈞部 年 月 日台人 一 字第 號函辦理。

二、本校教師之借調，均依照 鈞部 年 月 日台人字第 號函及教師借調處理原則之規定辦理。

正本：教育部副本：本部總務處、會計室 、人事室

校長 ０００

公告的結構

一、 三段式：主旨、依據、公告事項

（或說明）

二、主旨：公告……

三、各段寫法與函之結構 略同。惟僅「依據 」，引據法規條文或機關來函，非必要不敘來文日期、字號

內政部 公告

發文日期：中華民國00年00月00日

發文字號：００字第0000000000號

主旨：公告民國00年 出 生 役 男應辦理身家調 查。依據：徵兵規則。公告事項：

一、民國00年出生男子，本年已屆徵兵年齡，依法應接受徵兵處理。

二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所

在地( 鄉 、 鎮 、市、區)公所公告之時

間、地點及手續，前往辦理申報登記。

部 長 ０ ０ ０（登報用免署首長職銜姓名）

中國文化大學 公告

發文日期：中華民國00年00月00日

發文字號：００字第0000000000號

主旨：公告96學年度研究所碩士班入學錄取名單。依據：96學年度研究所招生委員會議決議。公告事項：正取○○○等25名，備取○○○等10名

，錄取名單如附。

校 長０００（登報用免署首長職銜姓名）

錯誤的公文

公文的作法

函的結構：主旨、說明、辦法；三段式、

二段式、一段式。

分段要領

主旨：全文精要、目的與期望 具體扼要

說明：說明事實、來源或理由 詳細敘述

辦法：可改用建議、擬辦、核示事項 具體

要求

製作要領：簡、淺、明、確；簡明扼要、標點符號。

公文處理 時限

一般公文

最速件： 日；會簽： 小時 。

速件： 日；會簽： 小時 。

普通件： 日；會簽： 小時 。

限期公文：來文或其他規定訂有期限者。

使用公文夾(各機關得視實際需要自行訂定)

最速件：紅色 速件：藍色

普通件：白色 機密件：黃色

一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核，避免最速件過於浮濫。

引述語

一、起首引述

對上級機關或首 長： 奉

對平行機關或首長 ： 准

對下行機關或首 長： 據

二、引述結語

對上級機關或首 長 ： 奉悉

對平行機關或首長 ： 敬悉、悉

對下行機關或首長 ： 已悉

三、表明依據對直屬上級機關：遵照其他各級機關：依照、 根據

四、二度敘及上級機關：諒蒙 鈞察對平行或下級機關：諒達、 計達

經辦語

對直屬上級機關或首長：遵經、遵即

其他各級機關：業經、旋經、迭經、均經、經已

准駁語

一、准語

對下級機關或首長：應予照准、准予照辦、准予（同意）備查

對平行機關：敬表同意、同意照辦

二、駁語

對下級機關或首長：恕難照准、應予免議、應予緩議、應毋庸議、應予駁回

對平行機關：恕難同意、無法照辦、歉難同意

期望（目的）語

一、一般公文對上級機關或首長：請 鑒核（函報部、

會）、請 核示（校內簽稿）、請 鑒察對平行機關：請 查照、請 察照、請 查

照辦理、請 查核辦理、請 惠予辦理對下行機關：希 查照、希 照辦、希 切

實辦理「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一

律改為「請」

• 備註：查照，公文用語「知悉」之意；又查察按照之意，如「查照辦理」之意。

二、要求函復

對平行機關：請 查照見復、請 查照辦理見復、請查明見復、請 惠復

對下行機關：希 辦理見復

三、要求轉知

對平行機關：請 查照轉告

對下行機關：希 查照轉告、希 轉行照辦

四、要求備查

對上級機關或首長：請 鑒核備查、請 核備

對平行機關：請 查照備案

抄送語

一、對上級機關或首長：抄陳

二、對平行機關、單位或人員：抄送

三、對下行機關或人員：抄發

附送語

一、對上級機關或首長（函報部、會）：檢陳、附陳

二、對平行或下行機關：檢送、檢附、附、附送

結束語

一、對總統簽末用：謹呈

二、對其他行政首長簽末用：謹陳、敬陳、右陳

三、便條、便箋用：此致、此上

一般用詞

一、對於其他機關的稱謂，在公文中第一次 出現時建議用全銜，如「行政院文化建設委員會」、「行政院國家科學委員會」；第二次以後才用簡稱，如「文建會」、「國科會」 。

二、上行文主旨請示語「請鑒核」中的「鑒」字，建議採慣用的「鑒」，而不用「鑑」，直屬上級機關用「請 鑒核」，未隸屬之上級機關可用「請鑒察」或「請 詧照」。平行文一般多使用「請查照」。

習慣用詞

一、描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數字部分，仍用國字書寫。如「第二專長」、「五年教育促進方案」、「九年一貫課程」、「十二年國教」、「星期三」及「九十五學年度第二學期辦理學生生活輔導計畫」等。

二、簽稿內涉及數字之敘寫，如「802,534,567元」請敘寫為「8億0,253萬4,567元」；「12,492,345人」請敘寫為「1,249萬2,345人」；「26,457班」請敘寫為「2萬6,457班」，以求一致性。

三、收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上「整」字；公文簽稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上「整」字。

正本收受者

一、發送內部單位或人員之公文受文者：本校教務處、總務處、資訊中心；本校○學院○院長○ ○ 、本校市政學系黃教授○ ○ 、本校教務處李○ ○先生 女士 。

二、受文者應標示機關（構）或學校之全銜，如「行政院文化建設委員會」，禁用簡稱如文建會、國科會。

副本收受者書寫

「副本」書寫方式建議：他機關（單位）列於第行，並以全銜名之。內部單位列於第 行，可簡寫，但數單位同列時，第 個單位前加冠「本校」，如「本校教務處、會計室、商學院、資訊中心」。

因副本如列承辦單位，原則上由承辦人存用，故避免於本單位後加列發文單位之同仁或承辦人。

標點符號的使用

頓號 、

一、用於並列連用的詞、語之間：（一）喜、怒、哀、樂、愛、惡、欲，叫

做七情。

（二）子路、曾皙、冉有、公西華侍坐。

（《論語．先進》）

二、用於標示條列次序的文字之後：（一）一、忠勇為愛國之本。

二、孝順為齊家之本。

三、仁愛為接物之本。（二）甲、……

乙、……

丙、……

（三）１、……

２、……

３、……

分號 ；

用於分開複句中平列的句子。

勤勞能幫助農人，使他收穫豐富；幫助工人，使他產品精美；幫 助商人，使他貨物暢銷；幫助學生，使他成績優良。

冒號 ：

用於總起下文，或舉例說明上文。

一、主旨：

二、中國四大奇書：《水滸傳》、

《三國演義》、《金瓶梅》、

《西遊記》。

一位成功的企業家，必定具備了許多過人之處，如：堅毅奮 的精神、周密詳備的思慮、超人一等的企業眼光等。

引號 「」『』

引號分單引號及雙引號，通常先用單引號，如果有需要，單引號 內再用雙引號，依此類推。

一般引文的句尾符號標在引號之內。

你們這種「善意」，我們都已經領教過了。

刪節號 ……

用於節略原文、語句未完、意思未盡，或表示語句斷斷續續等。

差不多先生差不多要死的時候，一口氣斷斷續續地說道：「活人 同死人也差……差……

差……不多，……凡事只要……差……差 ……

不多……就……好了，……何……必……

太……太認真呢？」他說完了這句格言，就確定地斷了氣。

書名號 甲式：﹏﹏ 乙式：《 》〈 〉

用於書名、篇名、歌曲名、影劇名、文件名、字畫名等。

《禮記》、《四書集註》 、《青少年文庫．傲慢與偏見》

間隔號 ．

一、用於書名號乙式書名與篇章卷名之間。二、用於書名號乙式套書與單本書名之間。三、用於原住民命名習慣之間隔。 四、用於翻譯外國人的名字與姓氏之間。

《禮記．禮運》

尤哈尼．伊斯卡卡夫特

喬治．華盛頓

國字整數與小數分界處也可使用間隔號，如：「三．五公里」。

報告完畢。祝大家健康快樂！