普通高等教育“十二五”规划教材€¦ · 打印、演示文稿中的图表来源...
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普通高等教育“十二五”规划教材
信息化办公软件高级应用 （第二版）
李永平 主编
北 京
内 容 简 介
本书基于微软公司的 Office 2010 软件，以项目驱动的方式进行编写，
所选择的项目均来自于实际工作中有一定难度的日常事务。全书内容分为
Word 高级应用篇、Excel 高级应用篇、PowerPoint 高级应用篇和综合应用
篇，共包含 13 个项目。每个项目均以“背景与项目”、“项目分析”、“实施”、
“总结”、“实践与体会”共 5 个方面的内容进行描述。
本书可作为本科、高职高专院校所有专业的办公自动化教材，也可以
作为有一定 Office 基本操作能力人员的自学用书或参考资料，还可以作为
企事业单位办公人员计算机应用的培训教材。
图书在版编目(CIP)数据
信息化办公软件高级应用/李永平主编. —2 版. —北京：科学出版社，
2013 （普通高等教育“十二五”规划教材） ISBN 978-7-03-038426-3
Ⅰ. ①信… Ⅱ. ①李… Ⅲ. ①办公自动化-应用软件-高等学校-教材
Ⅳ. ①TP317.1
中国版本图书馆 CIP 数据核字（2013）第 196879 号
责任编辑：孙露露 / 责任校对：王万红 责任印制：吕春珉 / 封面设计：耕者设计工作室
出版 北京东黄城根北街 16 号
邮政编码：100717 http://www.sciencep.com 印刷
科学出版社发行 各地新华书店经销 *
2013 年 8 月第 一 版 2013 年 8 月第一次印刷
开本：787×1092 1/16 印张：13
字数：297 000
定价：26.00 元
（如有印装质量问题，我社负责调换< >）
销售部电话 010-62142126 编辑部电话 010-62138221
版权所有，侵权必究 举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303
前 言
随着信息技术的高速发展，Office 软件作为办公辅助工具已经成为现实。目前出版
的与 Office 软件相关的教材，通常以功能介绍为主线，附以小型样例。读者通过这些教
材内容的学习，只能初步掌握软件的功能操作，对于解决难度大且复杂的问题往往无从
着手。本书基于微软公司的 Office 2010 软件，以项目驱动的方式进行编写，所选择的项
目均来自于实际工作中有一定难度的日常事务；每个项目均以“背景与项目”、“项目分
析”、“实施”、“总结”、“实践与体会”共 5 个方面的内容进行描述。本书以实际应用为
主线，剖析 Office 软件的功能体系与解决问题的方法和途径，体现软件的设计思想精髓，
从而提高读者应用办公软件的高度与深度。 本书共分为 Word 高级应用篇、Excel 高级应用篇、PowerPoint 高级应用篇和综合应
用篇。Word 高级应用篇分为 4 个项目，分别为创建与使用文档模板—— 公文模板的制作、
长文档处理之—— 毕业论文的编排、长文档处理之二—— 科技书籍的编排、长文档处理
之三—— 图书的校对与修订；Excel 高级应用篇分为 4 个项目，分别为单表应用—— 学生
成绩分析、多表应用—— 才艺比赛成绩管理、多工作簿应用—— 家庭理财、类数据库和
数据透视图表应用—— 进销存管理；PowerPoint 高级应用篇分为两个项目，分别为母版
设计与内容制作—— 企业基本情况介绍、演示文稿演讲策划 —— 海州汽车新品上市暨品
牌传播策划案；综合应用篇分为 3 个项目，分别为邮件合并 —— 学生成绩单打印及信封
打印、演示文稿中的图表来源 —— 企业销售分析的汇报、系统与安全 —— 文件的管理与
加密。 本书可作为本科、高职高专院校所有专业的办公自动化教材，也可以作为有一定
Office 基本操作技能人员的自学用书或参考资料，还可以作为企事业单位办公人员计算
机应用的培训教材。 本书是在《信息化办公软件高级应用》第一版基础上改编而成的，对原来的内容进
行了删减与增加。其中，新增项目 5 由李永平编写，新增项目 11 由涂金德编写。项目 7由韩春玲编写，其余项目均由李永平改编升级。
本书由李永平担任主编。第一版参加编写的人员有李永平、赵春波、涂金德、唐云
廷、肖四友、王明、朱晓鸣、梁律、何绍木、谢红霞、沈宁、单天德、刘心怡。参加第
一版编写的人员均为一线教师，在教学方面积累了丰富的经验，为第二版编写奠定了良
好的基础。同时，本书得到杭州开元书局熊盛新总经理的大力支持与帮助，华南交通大
学的伊俊敏博士对本书提出了很多宝贵的意见与建议，在此表示衷心的感谢。 由于编者水平有限，加之编写时间仓促和工作繁忙，书中不妥之处在所难免，恳请
广大读者不吝赐教，不胜感激。
目 录
Word 高级应用篇
项目 1 创建与使用文档模板——公文模板的制作 ······················································· 2 项目 2 长文档处理之一——毕业论文的编排 ···························································· 13 项目 3 长文档处理之二——科技书籍的编排 ···························································· 32 项目 4 长文档处理之三——图书的校对与修订 ························································ 63
Excel 高级应用篇
项目 5 单表应用——学生成绩分析 ·········································································· 76 项目 6 多表应用——才艺比赛成绩管理 ··································································· 96 项目 7 多工作簿应用——家庭理财 ········································································· 107 项目 8 类数据库和数据透视图表应用——进销存管理 ············································· 117
PowerPoint 高级应用篇
项目 9 母版设计与内容制作——企业基本情况介绍 ················································ 134 项目 10 演示文稿演讲策划——海州汽车新品上市暨品牌传播策划案 ······················ 146
综合应用篇
项目 11 邮件合并——学生成绩单打印及信封打印 ·················································· 160 项目 12 演示文稿中的图表来源——企业销售分析的汇报 ······································· 170 项目 13 系统与安全——文件的管理与加密 ···························································· 187
附录 ························································································································· 197 参考文献 ·················································································································· 201
Word 高级应用篇
项目 1 创建与使用文档模板——公文模板的制作
背景与项目
企事业单位的办公人员在处理日常工作中必须使用计算机进行文档的编制与处理，例
如，编制公文文件、传真件、信函、工作计划、会议进程安排、统计报表等。有些办公人
员在制作文档时采用 原始的操作方法，即输入文字→排版→打印，其效率很低，并且形
不成企业的文档规范；有些办公人员将已有的文件进行复制，在原来的文字与格式上进行
修改，结果出现该改的地方未改，不该改的地方进行了修改的情况，尤其在长文档中错误
很难查出。这两种操作方法都是不科学的。微软公司在 Office 套件中提供了样本模块和
Office.com 模板，在进行文档编制前，事先通过系统模板快速生成所需的文档，可在自动
生成的文档中按照企业的要求进行格式与样式的修改，并另存为文档模板。由于软件不可
能提供所有工作中遇到的文档模块，用户也可以在空白文档中建立需要的文档模板。这些
模块建立后，用户在每次编制文档时，首先调用模板，然后按照模板进行编写内容，完全
省去了文字排版的时间，不但提高了工作效率，而且使编制出来的文档更规范、美观。 本项目根据某学校的公文文档规范，建立公文文档的模板，以供长期使用。通过该
项目的学习，可掌握 Word 文档模板的创建与使用。
项目分析
Word 2010 提供了空白文档模板文件 Normal.dotm，常用应用文档的样本模板若干个，
也可通过 Internet 使用 Office.com 模板。样本模板与 Office.com 模板基本上提供了日常所
需的应用文档向导与模板，用户可通过自动向导与模板快速形成所要建立的文档。要建立
公文文档模板，可先使用样本模板或 Office.com 模板形成基本的公文模板，再根据用户所
在单位的格式要求修改， 后形成公文模板，以供日后使用。如图 1.1 所示为“海州职业
技术学院文件”流行公文样张。其中，版头内容、发文字号中的“海职院任〔 〕号”、
文头线、“主题词：”、“发：”等一次设置好后就不要改动，正文标题、正文、主题词内
容、发文机关、行文日期等用域代码定义字体与字号后或用样式功能进行格式的设置，以
文件名为“海州职业技术学院公文模板.dotx”存放到\Documents and Settings\[用户
名]\Application Data\Microsoft\Templates 下，其中[用户名]视不同机器所建立的用户名不
同而不同，编制流行公文时只需调用该文档模板就可很快完成文档的制作。 同样的道理，其他应用文档模板也可根据公文模板制作的方法进行创建。
实施
1. 调用 Office.com 下的公文模板
打开 Word，单击“文件”选项卡，单击“新建”按钮，在“文件”菜单栏的右边
项目 1 创建与使用文档模板—— 公文模板的制作
3
海州职业技术学院文件
海职院任〔2005〕4 号
关于张三等职务任免的通知
经院党委研究，学院决定：
张三任人文系主任，免去其人文系副主任的职务；
李四任工商管理系副主任。
以上两位同志任职实行试用期制，试用期为一年。
二○○五年四月十九日
主题词：干部任免 张三等 通知 发：分院，各系（部）、机关处室、教辅部门，后勤公司。
海州职业技术学院办公室 2005 年 4 月 19 日印发
版头
发文字号
文头线
正文标题
正文
主题词
行文
日期发文
机关
图 1.1 海州职业技术学院流行公文样张
出现如图 1.2 所示的操作界面。
图 1.2 Office.com 操作界面
单击 Office.com 模板下的“行政公文、启事与声明”图标，系统出现如图 1.3 所示
信息化办公软件高级应用（第二版）
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的“行政公文、启事与声明”下模板。
图 1.3 模板操作界面
单击“公文-通知”图标，单击图 1.3 右边的“下载”图标，系统显示“公文向导”
起始页，单击“下一步”按钮，系统出现如图 1.4 所示的文档。
0000001 机密★一年
特 急
×××××文件
×××〔2001〕1 号
关于×××××××的通知
××××××××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××
××××××。
×××××××××××××××××××××××××
×××××。
×××××××××××。
×××××××。××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××。
附件：1.××××××××××××
2.××××××××××××
二○○一年一月一日
（×××××）
主题词：×× ×× ××
抄送：××××××××，××××××××，××××××
×××××。
××××××××××××× 2001 年 4 月 25 日 印发 图 1.4 公文模板文档
2. 用“域”功能修改公文模板
用自动公文向导功能实现的公文格式与海州职业技术学院的公文格式有比较大的
项目 1 创建与使用文档模板—— 公文模板的制作
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差异。首先删除无关文字，并输入固定的文字，如“主题词：”、“发：分院、各系（部）、
机关处室、教辅部门、后勤公司”、“印发”等。 非固定文字的格式用域功能进行设置，设置好要输入内容的提示及文字的字体、字
号、修饰等格式。公文中非固定文字有发文字号、正文标题、正文、主题词、发文机关、
行文日期等，这些非固定文字格式域，可分为“文档自动化”和“日期与时间”类别，
在输入点设置好域后，使用时对应输入内容，即可成功。 如要设置“正文标题”域，在正文标题处，按 Ctrl+F9 组合键，系统出现花括号“｛｝”，
在花括号内右击，系统出现如图 1.5 所示的快捷菜单。 单击“编辑域”命令，系统弹出如图 1.6 所示的对话框。
图 1.5 域设置快捷菜单 图 1.6 “域”设置对话框
单击“请选择域”下“类别”的下拉箭头，选择“文档自动化”，系统出现如图 1.7所示的对话框。
图 1.7 文档自动化域设置对话框
选择“域名”为 MacroButton，选择“宏名”为 AcceptChangesInDoc，在“显示文
字”文本框中输入“[单击此处输入正文标题]”，单击“确定”按钮，在文档插入点处显
示“[单击此处输入正文标题]”的内容。因为用 Office.com 的模板，在对应的输入位置
已经具有文字的格式，所以不必再设文字格式，若其格式与本单位的格式不同，可进行
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重新设置，设置的操作与一般文字格式设置操作相同。同理，其他的文字型内容根据以
上的操作均能实现。 若要进行行文日期的域设置，在行文日期处，按 Ctrl+F9 组合键，系统出现花括号
“｛｝”，单击快捷菜单选项“编辑域”，在对话框中单击“请选择域”下“类别”的下拉
箭头，选择“日期和时间”，系统出现如图 1.8 所示的对话框。
图 1.8 日期和时间域设置对话框
选择“域名”为 CreateDate，选择“2013 年 4 月 1 日”日期格式，单击“确定”按
钮，在文档插入点处，显示系统的日期。 经修改后的文档，其显示结果如图 1.9 所示。
海州职业技术学院文件
海职院[单击此处输入文件含义] 〔[此处输入年份] 〕[此处输入文号] 号
[单击此时输入正文标题]
[单击此处输入正文]
海州职业技术学院
二〇〇八年十一月十九日
主题词：[单击此处输入主题词] 发：分院，各系（部）、机关处室、教辅部门，后勤公司。
[单击此处输入发文机关] 2008 年 11 月 19 日印发
二○一三年四月一日
2013 年 4 月 1 日印发 图 1.9 修改后的公文模板
项目 1 创建与使用文档模板—— 公文模板的制作
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3. 公文模板的保存
如图 1.9 所示的公文，其文件格式为.docx，要作为长期使用的公文文档模板，在保
存时其保存类型选择为“文档模板（*.dotx）”，系统会自动保存到 \Documents and Settings\[用户名]\Application Data\Microsoft\Templates 文件夹下，以便使用时能快速定位
到模板所在位置。 好将设置好的文档模板在其他盘做好备份，以免 Windows 系统重装，或 Office
应用系统重新安装造成自行设置的文档模板丢失。
4. 公文模板的调用
自行保存的文档模板存放在 Office 应用系统默认“我的模板”图标指定的文件夹
下，打开 Word，单击“文件”选项卡，单击“新建”，在“新建”对话框中单击“我的
模板”，单击“海州职业技术学院公文模块”图标，单击“确定”按钮，系统即生成如
图 1.9 所示的文档编辑状态。
5. 创建样式模板
有些单位的公文文件变化较多，其内容、位置经常变动，用户可创建样式模板，以
供编辑时使用。对于那些对公文格式、内容要求非常熟悉的办公人员，使用样式模板编
制文档，也能快速、标准地制作出应用文档。 Word 所提供的样式功能，可对应用文档中所出现的多层标题、正文、页眉/页脚、
题注、目录、索引等进行格式的定义。定义好的样式，用户在输入文字前进行套用。样
式模板在科技图书编写过程中显得非常有用。 Word 应用系统提供的样式格式近 100 个，但在使用过程中牵涉到的样式不会很多。
应根据应用文档编制的需要，建立有效样式，满足应用文档编制的需要。 根据图 1.1 所示海州职业技术学院流行公文样例的要求，样式模板需要建立版头样
式、发文字号样式、正文标题样式、正文样式、主题字样式、发文机关样式等。除正文
样式外，其他 5 个样式先分别基于标题 1、标题 2、标题 3、标题 4、标题 5 样式，再根
据公文对字体、字号及段落排版的要求，进行修改。 运行 Word 系统进入新空白文档编辑状态。 单击“开始”选项卡，单击“样式”功能区的对话框启动器，在屏幕右边出现如
图 1.10 所示的窗格。所列样式的多少取决于样式显示选择与用户设置。 此时下拉“样式”功能区中样式匹配框，系统列表如图 1.11 所示。
图 1.10 样式窗格 图 1.11 样式选择匹配列表
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单击样式窗格右下角的样式管理图标 ，系统出现如图 1.12 所示的“管理样式”
对话框。 单击“推荐”标签，选中“标题 2”，单击“显示”按钮，同理操作至“标题 5”，
单击“确定”按钮（“标题 6”至“标题 9”呈灰色，为非活动状态）。 下拉“样式”功能区中样式匹配框，系统列表如图 1.13 所示。
图 1.12 “管理样式”对话框 图 1.13 经设置后的样式选择匹配列表
比较图 1.11 和图 1.13 发现，经设置后的样式选择匹配列表，在列表框中多出了“标
题 2”～“标题 5”。 要设置公文的版头样式，右击“标题 1”，系统出现如图 1.14 所示的快捷菜单。选
择“修改”命令，系统出现如图 1.15 所示的对话框。
图 1.14 样式管理 图 1.15 “修改样式”对话框
项目 1 创建与使用文档模板—— 公文模板的制作
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在“名称”文本框中输入“版头”，单击“格式”下拉按钮，选择“字体”，系统显
示如图 1.16 所示的对话框。 在图 1.16 所示对话框中，设置字体格式为（宋体、常规、小初、红色），单击“确
定”按钮，字体设置完毕。同理，可对段落、编号、边框等进行设置。 标题 2、标题 3、标题 4、标题 5 及正文的设置类同于标题 1 的设置方法，只不过是
对字体、字号、颜色等格式作不同的选择而已。设置后的结果如图 1.17 所示。
图 1.16 “字体”对话框 图 1.17 公文样式设置结果
设置完毕后，另存为模板文件，文件名为“海州职业技术学院公文样式.dotx”。
6. 样式模板文件的使用
首先用样式模板创建空白文档。在输入或编排内容时必须严格遵循样式使用规则，
根据内容对应的样式，先选择样式，再输入内容，对于已经输入的内容，选中内容，再
选择样式进行套用。已经按样式输入的内容，当光标移动到某插入点，系统的工具栏会
显示对应的样式格式。 对于整体版面，如觉得某个标题的格式不满意，可以通过重新修改样式进行改变，
修改后系统会自动对所有该标题的内容更新成修改后的格式。
7. 模板的加载与作用
某些信息化办公人员几乎每天都在使用同一个应用文档模块，如科技书籍的编辑；
或在某段时间使用用一文档模块，如教师修改学生的论文。 好的办法是打开应用文档
后，再加载模板的样式，即将已经设置好的样式加载到空白文档的模板文件 Normal.dotm中。模板加载后，Word 打开应用文档或空白文档，Word 所提供的样式就是加载后的样
式。用已有的模板文件将样式加载到 Normal.dotm 中，不仅可以节省样式设置的时间，
还可使整个文档系统产生标准。
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将“海州职业技术学院公文样式.dotx”模板文件中的标题 1、标题 3、标题 5 的格
式加载到 Normal.dotm 中，其操作为新建空白文
档，单击“开发工具”选项卡，单击“加载项”
功能区中的“加载项”按钮，系统打开如图 1.18所示的对话框。
单击“选用”按钮，系统出现如图 1.19 所示
的对话框。 选择“海州职业技术学院公文样式.dotx”文
件，单击“打开”按钮，系统返回到如图 1.18 所
示的对话框。此时“文档模板”文本框中的
“Normal”改为带路径的“海州职业技术学院公文
样式”。若要将“海州职业技术学院公文样式.dotx”文件中的所有样式都加载到 Normal.dotm 文件
中，只需选中“自动更新文档样式”复选框即可；
若只加载部分样式，单击“管理器”按钮，系统出现如图 1.20 所示的对话框。
图 1.19 “选用模板”对话框
将“海州职业技术学院公文样式.dotx”中的标题 1、标题 3、标题 5，通过“复制”
按钮复制到 Normal.dotm 中，单击“关闭”按钮，加载完毕。当 Word 重新新建空白文
档时，系统按加载后的样式格式，如图 1.21 所示。将如图 1.21 所示与如图 1.10 所示空
白文档的样式进行比较，将原空白文档中相同标题的格式进行覆盖（标题 1），原来没有
的新增（标题 3、标题 5），原来已有的保持原来的样式格式（标题 2、正文）。 若想将 Normal.dotm 样式格式恢复到系统默认样式格式，只要将 Normal.dotm 删除
即可，Word 新建空白文档，当在磁盘上找不到 Normal.dotm 时，会自动重新给出
Normal.dotm 文件。
图 1.18 “模块和加载项”对话框
项目 1 创建与使用文档模板—— 公文模板的制作
11
图 1.20 “管理器”对话框 图 1.21 加载后的文档样式
总 结
文档模板能提供快速、正确的文档编制样式和格式。Word 应用系统提供了空白文
档模板 Normal.dotm；微软根据现实生活中的各种应用文档的共性，综合了应用文档的
编排样式、应用类型、基本信息、输出格式等，形成了各种向导与内置模板，基本上能
满足日常应用文档制作的需求。向导与模板不仅提供快速生成文档的功能，同时提供了
文档的格式、基本信息的要求，对于非文秘专业人员来说，无疑提供了制作应用文档便
利。由于向导功能是由程序实现的，它不可能达到随心所欲的格式与要求。另外，应用
文的类型与格式众多，系统也不可能包罗万象，用户可通过向导快速生成应用文档后，
再使用“域”进行少量的修改，形成自己所需的文档模板；从 Office 2010 版本开始，用
户可以通过互联网获取 Office.com 模板。 常用的 3 种文档保存方式的适用范围如下。 （1）保存为文档：影响单个文件。 （2）保存为文档模板：影响以此模板为基础的所有文件。 （3）保存为 Normal.dotm：影响范围为所有文档。 初学者使用 Word 编制文档时，其操作步骤通常如下： （1）输入文档内容。 （2）根据内容的重要层次不同进行字体、字号、修饰、字距、行距等方面的设置。 （3）进行页面的设置。 （4）打印输出。 使用文档模板创建文档，其操作步骤如下： （1）事先建好文档模板（一次建成、多次使用）。 （2）使用模板新建文档。 （3）按内容要求选择域或样式，进行套用。 （4）输入文档内容。 （5）打印输出。 前者操作简单，但缺乏系统性，每次都要做一些重复的工作，效率低，尤其是在长
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文档编排过程中，容易出现同一层次标题的格式不一致的情况；而后者，对初学者来说，
难度较大，但具有良好的系统性，能充分体现微软公司所提供的先进方法。同时所编制
出来的文档规范、一致性好，工作效率也得到提高。 域是一种代码，可以用来控制许多在 Word 文档中插入的信息，实现自动化功能。
插入域有两种方法。按下 Ctrl+F9 组合键后即会出现域开始符{和域终止符}，在弹出的
快捷菜单中选择“编辑域”，在弹出的窗口中选择所需的域插入文档中。这种方法的好
处是不用记住繁多的域代码，直观且不易出错。对于一些常用的域，如页码、日期和时
间、自动图文集、索引和目录等，都可以用功能图标进行驱动，便于用户快速使用。如
果用户对域代码十分熟悉的话，可手工插入域。方法为：将光标移到要插入域的地方，
按 Ctrl+F9 组合键后即会出现域开始符{和域终止符}（注意：不是通过键盘直接输入大
括号{和}），在其中可直接手工输入或编辑域代码。如任务中的“[单击此处输入正文]”，其域代码为“{ MACROBUTTON AcceptAllChangesInDoc [单击此处输入正文]}”。域
代码的功能非常强大，在以后的项目中将会有更多的应用。
实践与体会
1. 制作一份用户单位的传真模板。 2. 构建个人总结的样式模板，结构如下： 个人工作总结 张三 [开头语] 总结小标题：政治思想方面 教学教研方面 科技与社会服务方面 培训与业务水平提高方面 存在的问题与不足 [结束语] 3. 体会向导和模板应用的意义及相互之间的关系。 4. 想一想用户日常接触到的应用文档中 适合构建的样式模板。构建模板后，再进
行编制内容。 5. 用帮助文件查一查“关于域”的作用与使用方法的内容。
项目 2 长文档处理之一 ——毕业论文的编排
背景与项目
大学生在毕业之前总要进行毕业论文的撰写，通常根据指导教师下发的纸质论文编
写内容要求、格式编排要求，使用 Word 编辑工具在空白文档中首先书写摘要、正文、
参考文献、附录等内容，再参照论文格式编排要求进行编排。这些工作往往是一届又一
届地重复着，而有些学生始终没有较好解决以下 3 个主要问题，导致论文的编写效率低
下，效果也不理想。 （1）编排结构不完整。 （2）编排格式不规范。 （3）图表编号与文中说明编号交叉混乱。 为了解决以上这些问题，提高论文撰写的效率，本项目着重介绍以下几个方法： （1）通过定制并使用论文的结构模板来解决论文结构不完整的问题。 （2）通过定制并使用论文的样式模板来解决编排格式不规范的问题。 （3）通过自动编号功能来解决论文中符号和编号交叉混乱的问题。 结构模板是将论文中的那些固定不变的内容在模板中设置好，主要指论文的框架内
容，如封面、目录、摘要等，而那些可变的内容可以使用域来进行提示，这一方面保证
了论文结构、内容的完整性；另一方面便于学生们套用模板去撰写论文相关内容，从而
省去了撰写公共模块所要花费的时间。样式模板是将论文所要用到的各个样式在模板中
设置好，在撰写论文时只要套用模板中的样式，便可使编写出来的论文完全符合格式规
范，一旦要求修改某个层次标题的格式，只要修改对应的样式格式，重新更新后系统便
会自动修改所有该层次标题的格式，即收到一动牵百动的效果。自动编号功能主要采用
题注、交叉引用、多级符号等来实现。在论文编排过程中还涉及其他一些技术，包括页
眉/页脚、书签、目录、批注和修订等的使用技巧。如果能合理地使用这些技巧，可提高
论文的撰写效率，以达到事半功倍的效果。 本项目根据某高校的毕业论文书写规范，介绍了如何定制毕业论文的结构模板与样
式模板，并使用这些模板进行论文的高效编排，同时还阐述了论文编排过程中所涉及的
其他一些关键技术。通过本项目的学习可掌握一般毕业论文在编排过程中的各种不可缺
少的技术。
项目分析
本项目按照某高校的毕业论文编写规范来讲解。以下是毕业论文的具体撰写要求： （1）采用 A4 纸；页边距：上 3 厘米，下 2 厘米，左 3 厘米，右 2 厘米；装订线 1
厘米；页眉距边界 2 厘米，页脚距边界 1 厘米。
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（2）正文第一级标题为黑体、三号字，居中，单倍行距，段前 2 行，段后 2 行；第
二级标题为黑体、四号字，左对齐，单倍行距，段前 1 行，段后 1 行；第三级标题为黑
体、小四号字。正文内容中：中文为宋体、小四号字，英文为 Times New Roman、小四
号字，行距均为 20 磅。 （3）“摘要”、“目录”、“致谢”、“附录”，“参考文献”等为黑体、三号字，“ABSTRACT”
为 Times New Roman、加黑、三号字，均居中，单倍行距，段前 2 行，段后 2 行。中文
摘要内容为宋体、小四号字，摘要内容后下空一行打印“关键词”，为黑体、小四号字，
其后关键词为宋体、小四号字；英文摘要内容为 Times New Roman、小四号字，英文摘
要内容后下空一行打印“Keywords”为 Times New Roman、加黑、小四号字，其后关键
词为小写 Times New Roman、小四号字。目录内容：中文为宋体、小四号字，英文为
Times New Roman、小四号字，依次排列各章节、致谢、附录、参考文献等。 （4）采用页眉“杭州电子科技大学本科毕业设计”，页脚“1，2，3…”，字体均为宋体、
五号字，居中。封面不需要页眉、页脚，摘要与目录只有页眉，正文既有页眉也有页脚。 （5）图应有图名、图号，均为宋体、五号字，居中，列在图的下方。表格应有表名、
表号，均为宋体、五号字，居中，列在表的上方。 其中论文的封面具有固定的格式，如图 2.1 所示，只要按照其中的各个样式进行设
置并使用即可。
图 2.1 毕业论文封面格式
项目 2 长文档处理之一——毕业论文的编排
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在进行论文编排过程中，首先要进行页面设置，包括如何设置页边距、纸张、版式等。
其次是定制并使用论文的结构模板，保证论文内容的完整性和次序的准确性，包括设置结
构模板中的固定不变的部分和可变的部分。然后，着重进行样式的创建和设置，这为论文
编排格式的准确性提供了保障，包括如何新建或设置章节、目录、题注、页眉/页脚等样
式。之后将设置好样式的文档定制为样式模板，并对此样式模板进行套用并修改其中的样
式。由于论文中的封面、摘要目录、正文包含不同的页眉/页脚内容，因此要对论文进行
分节设置并对不同的节设置不同的页眉/页脚内容，为论文的一次性打印提供条件，并使
用脚注对文档内容进行注释说明，使用尾注对引用的文献进行说明，从而增加论文的可读
性。本项目还通过使用题注、交叉引用、多级符号等技术来实现论文的自动编号，不但降
低论文编号的混乱性，而且避免因手动修改编号而带来的效率低下问题以及不可避免的错
误。 后，通过使用书签来快速定位那些操作较频繁的文本区，并实现自动插入目录，使
用批注和修订进行点评或提出修改意见，以及使用翻译工具进行翻译和同义词库查找。
实施
1. 页面设置
单击“页面布局”选项卡，单击“页面设置”功能区对话框启动器，在系统弹出的
对话框中设置页边距，如图 2.2 所示。 选择“纸张”标签，设置纸张大小为 A4；再选择“版式”标签，设置页眉/页脚距
边界的距离分别为 2 厘米与 1 厘米，如图 2.3 所示。
图 2.2 设置页边距 图 2.3 设置版式
2. 结构模板的创建和使用
1）结构模板固定框架的定制 首先定制论文封面的固定架构。按照如图 2.1 所示的封面格式要求输入论文封面内
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容并进行设置，结果如图 2.4 所示。 除了封面，摘要（包括中英文摘要）、目录、致谢、参考文献、附录等的标题都是
固定不变的，因此也要进行添加，具体操作与封面的设置类似，这里不再多说，具体的
设置结果如图 2.5 所示，其中论文的章节内容在目录与致谢之间。
图 2.4 论文封面固定框架 图 2.5 中英文摘要、目录、致谢等固定结构
2）结构模板可变内容的设置 首先来设置封面中的可变内容。封面中的年号、题目、学院等都是由学生的具体情
况来定的，因此是可变的。 单击“插入”选项卡，下拉“文本”功能区里的“文档部件”，选择“域”，在“类
别”下拉列表中选择“文档自动化”，在域名中选择“MacroButton”，并在“显示文字”
文本框中输入自己想要显示的文本内容，比如“[在此插入年号]”，如图 2.6 所示，之后
单击“确定”按钮退出。
图 2.6 插入域
摘 要
关键词：
Keywords：
ABSTRACT
目 录
致 谢
参考文献
附 录
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题目、学院、专业等可按照同样的方法插入域。之后，对插入的域设置各自的样式，
后封面结构模板的效果如图 2.7 所示。
图 2.7 论文封面结构模板
在摘要、目录、参考文献等内容中也可插入不同的域，可在其中插入一些说明文本，
具体结构模板的效果如图 2.8～图 2.13 所示。由于正文的内容错综复杂，在定制结构模
板时没有对其进行很详细的设置。
摘 要
[在此插入中文摘要内容] 本科毕业设计（论文）摘要以简要文字介绍研究课
题的目的、方法、内容及主要结果。在论文摘要中，要突出本课题的创造性成果
或创新见解。
关键词：[在此插入中文关键词] 本科毕业设计（论文）关键词是表述论文主题内
容信息的单词或术语，其数量一般为 3－6个。 ～ 图 2.8 中文摘要结构模板
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ABSTRACT
[在此插入英文摘要内容] 英文摘要的内容要与中文摘要相一致。
Keywords：[在此插入英文关键词] 每一个英文关键词必须与中文关键词相对应。 图 2.9 英文摘要结构模板
目 录
[在此插入目录] 目录是论文各组成部分的小标题，文字应简明扼要。一般的说，
本科毕业设计（论文）目录按三级标题编写，应标明页数，以便阅读。目录中的
标题应与正文中的标题一致。目前通用的标题序次结构有以下二种，文科类一般
采用第一种，理工科类一般采用第二种。
第一种序次：一、（一）、1…… 第二种序次：1.、1.1、1.1.1……
两
地
……
…… 图 2.10 目录结构模板
致 谢
[在此插入致谢内容] 简述自己通过做毕业设计（论文）所获得的体会，并对
指导教师以及相关人员致谢。致谢的文字虽不多，却是论文不可缺少的内容。 图 2.11 致谢结构模板
参考文献
[在此插入参考文献内容]
参考文献是毕业设计（论文）不可缺少的组成部分，也是作者对他人知识成果的
承认和尊重。参考文献的引用和著录应符合规范，引用的资料具有权威性，并对
毕业设计（论文）有直接的参考价值。所列出的参考文献不得少于 10 篇，其中外
文文献不得少于 2 篇，发表在期刊上的学术论文不得少于 4 篇。参考文献应按文
中引用出现的顺序来编序，附于文末。 图 2.12 参考文献结构模板
3. 建立和设置样式
论文内容通常由标题与正文两个方面组成。标题的不同层次分别由不同的字体、字
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附 录
[在此插入附录内容] 附录包括不宜放在正文中但又直接反映工作成果的资
料，如调查问卷、公式推演、编写程序、实验数据等内容。附录的篇幅不宜过大，
若附录部分内容较多，可单独装订成册。 图 2.13 附录结构模板
号加以区分，对于较长的论文通常还要分章、节、目、点，这些章、节、目、点除了用
不同的字体、字号加以区分外，还要用多级项目编号进行标注。因此，标题部分通常用
样式中的标题 1～标题 9 进行对应设置，如“章”对应“标题 1”、“节”对应“标题 2”、“目”对应“标题 3”、“点”对应“标题 4”。内容部分一般采用统一的字体、字号，段
落设置通常使用“正文”样式格式。 样式是字体、段落、制表位、边框、语言、图文框、编号、快
捷键可设置特性的组合，如图 2.14 所示，将这一组合作为集合加以
命名和存储就成了样式。应用样式时，将同时应用该样式中所有的
格式设置指令。在长文档的编排过程中，样式的使用显得格外重要，
用户可以通过设置格式样式来一次性构建不同标题和正文及其他
内容（如题注、页眉/页脚等）的格式。在输入文字前，事先选定
对应的格式样式，这样当内容输入完毕后，就不需要再进行排版。
若对某个标题或内容的格式不满意，只要修改其样式，系统将修改
所有与之对应标题的格式，这样给文档的编排带来了极大的方便。
4．创建标题样式模板
根据论文对标题格式的要求，其标题结构如图 2.15 所示。用三级目录进行样式设
置，其“标题 1”对应“章”、“标题 2”对应“大点”、“标题 3”对应“小点”。
图 2.15 论文标题结构
单击“开始”选项卡，单击“段落”功能区里的“多级列表”下拉按钮，选择“定
义新的多级列表”，打开“定义新多级列表”对话框，如图 2.16 所示。 在“单击要修改的级别”中选择“1”，将“此级别的编号样式”选择为“一，二，
三…”，之后将“编号格式”设置成“第一章”，即在“一”前面与后面分别加上“第”
与“章”，选择“编号对齐方式”为“居中”。之后按照同样的道理，分别设置 2 级编号
为“一、二、三…”，3 级编号为“1，2，3…”。 后，在“将级别链接到样式”下拉列
图 2.14 格式样式可
设置的内容
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表中，将标题 1、标题 2、标题 3 进行对应链接设置。
图 2.16 “定义新多级列表”对话框
经过以上的设置之后，选择“标题 1”样式，编辑界面自动出现“第一章”，此时可
输入“绪论”并按回车键，进入“正文”样式。当再一次选择“标题 1”样式，编辑界
面自动出现“第二章”。可以通过单击工具栏中的“增加缩进量”按钮来切换到下一级
编号，若当前是标题 1 级别，则切换到标题 2 级别，同样可以通过单击工具栏中的“减
少缩进量”按钮来切换到上一级编号，若当前是标题 2 级别，则切换到标题 1 级别。
5. 论文内容设置
论文内容主要包括文字、图表、脚注和尾注、页眉与页脚、页码等。 1）文字 论文中的文字部分通常使用“正文”样式，正文设置主要有内容的字体、字号、行
距、字距等，主要集中在“字体”与“段落”中的设置。这些设置在初、高中的“信息
技术”课程中都已经介绍到，在此不再叙述。 2）图表 图表的使用，一是对每张图表要进行编号；二是在针对图表进行文字说明时要注明图
号或表号。Word 2010 提供“题注”和“交叉引用”配对使用，一旦增加或删除图表时，
系统可自动更新图号或表号，以及在文字中与之对应的图号或表号的内容，免去因增加
或删除一张图表时，需对后面的图表进行重新编号和修改文字时对编号的修改之苦。 （1）题注。题注是为图片、表格、公式等对象进行自动编号的标签，是可以包含章
节号的一个样式。题注可以进行自动插入和手动插入。 下面主要采用自动插入题注的方式，例如在论文中插入图片后自动在图片下面添加
题注。 单击“引用”选项卡，单击“题注”功能区中的“插入题注”，系统弹出如图 2.17
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所示的对话框。 单击“新建标签”按钮，建立一个名为“图”的标签，如图 2.18 所示。
图 2.17 插入题注 图 2.18 新建标签
单击“确定”按钮后，在“题注”对话框中单击“自动插入题注”按钮，将自动插
入的题注放置到图的下方，设置结果如图 2.19 所示。 单击“确定”按钮回到“题注”对话框。单击“编号”按钮可以对题注的编号进行
设置，选中“包含章节号”复选框，对格式、章节起始样式、分隔符进行相应的设置，
如图 2.20 所示。
图 2.19 自动插入题注 图 2.20 设置题注编号
这样设置之后，插入的题注编号中将包含章号。例如，用户在第一章中插入一张系
统组成结构图，图下面自动添加了题注“图 1.1”，如图 2.21 所示。 若在此图前面再插入一张新的图，则系统组成结构图下的题注会自动更新成
“图 1.2”，如图 2.22 所示。然后，添加题注文字为“系统组成结构图”并居中，效果如
图 2.23 所示。
图 2.21 插入图片后自动添加题注 图 2.22 题注自动更新
子系统一
子系统二
子系统三
……
系统名称
图 1.1 图 1.2
系统名称
子系统一
子系统二
子系统三
……
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对于手动插入题注，则在插入图片、表格、公式等对象之后不会自动添加题注，用
户只要在那些需要插入题注的地方进行手动插入即可。由于实现起来基本上与自动插入
题注相类似，而且更简单，下面只简略地介绍。 将光标移动到要插入题注的位置，单击“引用”选项卡，单击“题注”功能区里的
“插入题注”按钮，经过新建标签并设置编号后，单击“确定”按钮，即可插入题注。 （2）交叉引用。交叉引用是对文档中其他位置的内容的动态引用，例如，“如图 1.1
所示”，“见表 1”，“请参阅图 1.3”等。 将光标移动到要插入交叉引用的位置，单击“引用”选项卡，单击“题注”功能区
中的“交叉引用”，在“交叉引用”对话框中选择“引用类型”为“图”，“引用内容”
为“只有标签和编号”，再选择题注“图 1.2 系统组成结构图”，如图 2.24 所示，最后单
击“插入”按钮。
图 2.23 添加题注文字后的效果 图 2.24 交叉引用
这样就成功地使用了交叉引用，具体效果如图 2.25 所示。 3）脚注和尾注 （1）插入脚注或尾注。先将光标移到要插入脚注或尾注的位置，单击“引用”选项卡，
单击“脚注”功能区的对话框启动器，系统出现“脚注和尾注”对话框，如图 2.26 所示。
图 2.25 使用交叉引用的效果 图 2.26 插入脚注和尾注
选择编号格式为“I，II，III…”，单击“插入”按钮，则自动向光标位置添加了一
子系统一
子系统二
子系统三
……
系统名称
子系统一
子系统二
子系统三
……
系统名称
图 1.2 系统组成结构图
系统分成多个子系统，具体划分如图 1.2 所示。
使用交叉引用
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个脚注（尾注）的引用编号，而且光标自动移动到脚注（尾注）窗格中并自动插入注释
编号。在其中输入“原文出处：Word 高级应用”，结果如图 2.27 所示。 （2）脚注和尾注的转换。脚注和尾注之间可以实现直接转换。选定脚注（尾注）窗
格中的注释，右击，在弹出的快捷菜单中选择“转换为尾注”（“转换为脚注”）命令，
可将所选的脚注（尾注）转换为尾注（脚注）。也可以单击“插入”选项卡，单击“引
用”功能区的对话框启动器，在弹出的对话框中单击“转换”按钮，在弹出的“转换注
释”对话框中可以进行指定的转换，如图 2.28 所示。
图 2.27 插入脚注的效果 图 2.28 脚注与尾注的互相转换
4）分节、页眉和页脚 由于论文的页眉和页脚只是应用于论文的内容部分，其封面、目录等处无需设置页
眉与页脚，这就要用到 Word 2010 的分节功能，使设置的页眉和页脚应用于本节，而不
是应用于整个文档。“节”的应用不只是应用于页眉与页脚，
也可应用于页面设置等。 （1）分节。分节符是插入到文档中的一种标记，代表一节
的结束。使用了分节设置之后，用户就可以在同一个文档中包含
多种不同的页面格式、段落格式、页眉/页脚和页码设置等，而
且实现它们的一次性打印，不需要将具有不同页面格式的内容切
割到不同的文档。 分节符类型包括“下一页”、“连续”、“偶数页”与“奇数
页”4 种类型。其中“下一页”表示下一节的起始位置另起一
页；“连续”表示下一节将换行开始；“偶数页”表示下一节将
在当前页后的下一个偶数页开始；“奇数页”表示下一节将在
当前页后的下一个奇数页开始。 插入分节符很简单，先将光标移到要插入的位置，然后单
击“页面布局”选项卡，单击“页面设置”功能区的“分隔符”
下拉列表，出现如图 2.29 所示的界面。 在图 2.29 中，选择指定类型的分节符，然后单击确定退出。此时，当单击“开始”
选项卡的“段落”功能区中的“显示/隐藏编辑标记”按钮时，将在插入位置后面出现分
节符标记，如果插入的是“连续”的分节符，则效果如图 2.30 所示。
图 2.30 连续的分节符标记
如果分别在论文的封面后面、摘要目录后面插入一个分节符，那么封面、摘要目录、
正文所在的页将分别对应“第 1 节”、“第 2 节”和“第 3 节”。这样用户就可以对这 3
图 2.29 插入分隔符
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节分别设置不同的页面格式，当然也可以设置不同的页眉与页脚。 （2）页眉和页脚的设置方法。首先按分节设置的方法将封面、摘要目录、正文切分
成 3 节，然后单击“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能区中单击“页眉”或“页脚”
按钮，进入页眉/页脚编辑界面。滚动页面到“第 2 节”，在页眉中输入“杭州电子科技
大学本科毕业设计”，如图 2.31 所示。
图 2.31 插入页眉
为了保证封面（“第 1 节”）不包含页眉，而摘要与目录（“第 2 节”）包含页眉，只
要取消选中“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一条页眉”按钮，这样“第 1 节”与
“第 2 节”可以有不同内容的页眉与页脚。“页眉和页脚”工具栏如图 2.32 所示。
图 2.32 “页眉和页脚”工具栏
对于正文（“第 3 节”），它既要设置页眉，也要设置页脚。由于系统默认已经将页眉与
页脚设置成与上一节相同，因此第 3 节只要设置页脚即可。在页脚中要插入当前的页码，
只要选择“页眉和页脚”功能区中的“插入页码”，然后进行居中显示即可。页脚设置结果
如图 2.33 所示，“第 1 节”、“第 2 节”和“第 3 节”的页眉/页脚结果对照如图 2.34 所示。
图 2.33 页脚设置结果
图 2.34 3 节页眉/页脚对照
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6. 中英文翻译
在撰写论文过程中，往往要对摘要或者其他内容进行翻译。Word 2010 集成了强大
的翻译功能，这为撰写论文时的翻译工作提供了很好的帮助。 1）文本翻译 选中要翻译的文本，可以是一个词组、一段正文或整个文档，然后单击“审阅”选
项卡，单击“语言”功能区中的“翻译”列表，或者直接右击，在弹出的快捷菜单中选
择“翻译”命令，如图 2.35 所示。
图 2.35 文本翻译
此时会在右边打开“信息检索”任务窗格，将翻译的目标语言选为“英语（美国）”，
则翻译结果如图 2.36 所示。当然，也可以直接将要翻译的文本复制到搜索栏中，之后选
择要翻译成哪种语言，并单击搜索栏后的搜索按钮即可。 单击图 2.36 中的“翻译选项”，打开“翻译选项”对话框，在其中可以设置双语词
典和机器翻译时可使用的语言，如图 2.37 所示。 2）同义词库查看 此功能只对英文才有效。选择要查看同义词库的英文单词或句子，单击“审阅”选
项卡的“校对”功能区中的“同义词库”按钮，或者直接右击，在弹出的快捷菜单中选
择“同义词”→“同义词库”命令，如图 2.38 所示，其结果如图 2.39 所示。 单击图 2.39 中的“信息检索选项”按钮，打开“信息检索选项”对话框，在其中可
以激活多种同义词库以及其他的一些服务，如图 2.40 所示。