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採購驗收快速入門實務

總務處

1

綱要:

一、採購作業

二、驗收作業

三、付款作業

四、空間規劃

五、工程&裝修

六、設備採購

七、承攬管理

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一、採購作業

3

一、採購作業(1/14)

1.採購時填寫「採購申請單」或「費用支出申請單」，並依各採購總金額規定檢附相關文件。

單價未達1萬填「費用支出申請單」，單價1萬以上

填「採購申請單」。

學校經費未達5萬及計畫經費未達10萬由單位逕行核

銷。

本校自營實習場所供應之標的，僅須檢附一家估價

單，無需填寫限制性招標申請書。

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一、採購作業(2/14)

依採購總額檢附文件：

採購總額 估價單 合約書

草約 採購

規範表 納稅 證明

商情分 析表

底價單 投標 須知

審核 權限

學校經費未達5萬及

計畫經費未達10萬 0

單位 主管

學校經費5萬以上及

計畫經費10萬以上

~未達50萬

3 ●

(30萬以上)

總務長

50萬以上~未達100

萬 3 ● ● ● ● ● ●

100萬以上 1 ● ● ● ● ● ● 校長

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一 、採購作業(3/14)

2.確認採購所需之規格內容、交貨條件、付

款條件及其他履約必要條件。

確認擬採購規格（或規範）及數量，不可特定廠牌型

號。

確認交貨期限：需考量存放空間可以安裝的時間。

付款條件如非一般原則，需先和會計室討論，並明訂

於合約中。

其他要件：勞工安全衛生法列管之危險性機械設備及

輻射相關設備，需依規定辦理，以維護校園安全。

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一、採購作業(4/14)

採購總額10萬以上未達100萬，應公告於採購資訊；

預算系統詢問是否公告時，請點選「是」。

公告及取得3家報價單後，即可送出採購單進行採購

程序。

應公告而未公告，申請單送至總務處時會退回單位重

新公告。

3.採購金額10萬元(含)~未達100萬元，需將採

購品項及詳細規格公告於本校「採購資訊」。

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一、採購作業(5/14)

採購公告系統新增內容：

(1)廠商點選「標的名稱」後，顯示“廠商報價注意事項”

畫面，提醒廠商報價需瞭解相關事項。

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一、採購作業(5/14)

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一、採購作業(6/14)

採購公告系統新增內容：

(2)於公告採購案詳細資訊畫面提供制式【空白報價單】

供廠商下載利用。

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報價單範本：

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一、採購作業(7/14)

4.審核廠商提供報價單內容是否完整與正確

￭ 各廠商報價單採購物品名稱與數量是否一致?規格是否

符合需求?報價單是否有列出廠牌型號?

￭ 確認報價單送至總務處是否已超過報價單有效期限?

￭ 報價單應有保固年限，用電設備需有消耗能源。

￭ 報價單上是否有公司印章或報價章及聯絡資訊（含公

司電話及聯絡人姓名）。

￭ 不同廠商報價文件格式、內容是否為同一人或同一廠

商繕寫或出具，如瑕疵處相似或雷同，廠商地址、電

話號碼、傳真機號碼、手機號碼、聯絡人、電子郵件

位址或網址相同者。

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一、採購作業(8/14)

5.審核報價廠商資格

￭ 廠商登記或設立證明的營業項目是否符合報價資格，廠

商資格查詢網址如下：

￭ 商工登記公示資料查詢服務

http://findbiz.nat.gov.tw/fts/query/QueryBar/queryInit.do

￭ 財政部稅務入口網

http://service.etax.nat.gov.tw/etwmain/front/ETW113W1

http://findbiz.nat.gov.tw/fts/query/QueryBar/queryInit.dohttp://service.etax.nat.gov.tw/etwmain/front/ETW113W1

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一、採購作業(9/14)

冷卻水塔工程採購案，廠商營業項目不符

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一、採購作業(10/14)

公司名稱不同，負責人相同。

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一、採購作業(11/14)

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一、採購作業(12/14) 6.依採購案類別應會簽圖資中心、安環室或總務處事營組。

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一、採購作業(13/14) 7.新購電腦、筆記型電腦需填寫「資訊設備新

購評估表且需報廢同等量(含)以上的設備。

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8.使用計畫經費進行工程建置或裝修，需額外

編列空污費。

￭ 空污費計算方式與工程類別分類方式

http://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asp

￭ 營建工程空氣污染防制費線上試算

http://114.33.11.52/pre_cost/index.php

一、採購作業(14/14)

http://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://114.33.11.52/pre_cost/index.php

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二、驗收作業

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二、驗收作業(1/10)

複驗權限~依採購總價

採購總額

複驗權限

1萬以上~

未達30萬

30萬以上~

未達50萬

50萬以上~

未達100萬 100萬以上

保管組承辦人 ● ● ● ●

保管組組長 ● ● ●

總務長 ● ●

會計室(監驗) ● ●

校長(指派人員) ●

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二、驗收作業(2/10) 1

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3

交貨後7個工作日內單位辦理初驗

交貨日期：同出貨單簽收日期。

初驗完成日：單位驗收當日。

履約期限：議價時約定之日期。

品質認定人：含會簽單位用印。

初驗記錄單：填寫原則如下

1.因單位未按期間內完成驗收程序。

2.廠商交貨物品有問題或缺件。

3.未提供實驗儀器實驗數據。

4.辦理分次驗收。

5. 其他特殊情形。

以上請填寫初驗記錄留下資料，務必

請廠商簽名並請廠商限期改善。

初驗後7個工作日內送保管組

驗收申請單及採購申請單。

合約書﹙30萬以上﹚。

出貨單

功能測試紀錄(報告)。

保管組7個工作日內進行複驗

◆複驗當日單位備妥下列文件查核： 1.說明書→中文說明書

2.授權書→系統、軟體

3.設備出廠證明書→產品出產序號

4.保固書→保管組複驗完成後起算 年

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初驗紀錄單(保管組網頁表單下載)

二、驗收作業(3/10)

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設備功能測試記錄(報告)範例

二、驗收作業(4/10)

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二、驗收作業(5/10) ◆ 交貨日期：

系統點單會自動帶出交貨日期(點單當日) ，若與廠商出貨單或單位簽收日期不符，可自行於系統修改為正確交貨日期；手動修改日期請務必蓋章。

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二、驗收作業(6/10)

◆ 客製化物品之型號請填寫訂製品。

◆ 品質認定人欄位或相關說明欄位

須會簽相關單位之設備：

1.圖資中心→電腦、筆電、伺服器、

網路佈線工程、一般套裝軟體、網

頁製作及需圖資中心協助開發之客

製化軟體。

2.事營組→視聽、土建、機電、冷氣

機、照明、電信及安裝儀器，需裝

設水電管線(路)等設備。

3.安環室→職業安全衛生法列管之危

險性機械設備及輻射相關設備。

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二、驗收作業(7/10)

注意事項 1. 各項設備請確實拆封測試各項功能是否完善；複驗時，若

設備未拆封及測試，將另擇期驗收並呈報總務長，適時對

單位承辦人進行教育訓練。

2. 訂有合約者請確認是否如期交貨，如逾履約日期，請通知

總務處辦理罰違約金事宜；此外合約已註記需完成教育訓

練才付款，單位初驗也應確認是否完成教育訓練再送單。

3. 電腦、螢幕、筆電、印表機及影印機須貼上「尊重智慧財

產權」貼紙，未貼貼紙請至保管組領取。

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二、驗收作業(8/10)

校內財產未達耐用年限擬報廢 (維修不符合成本、發生重大災害事故等狀況)時，因應會計室要求，增加向沙鹿稽徵所報備作業。

1. 單位填寫報廢申請單辦理報廢流程。

2. 保管組填寫「營利事業固定資產及設備報廢或災害

申請表」，並檢附「該設備之財產目錄」與「待報

廢之財產設備照片(需顯示日期與財產編號)」。

3. 將以上表單資料，郵寄至沙鹿稽徵所。

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二、驗收作業(9/10)

校內財產未達耐用年限擬報廢 (維修不符合成本、發生重大災害事故等狀況)時，因應會計室要求，增加向沙鹿稽徵所報備作業。

4. 沙鹿稽徵所收件後，當日或隔日將主動聯繫學校

是否進行書審或實地審查通知。

A. 書審 → 寄待報廢設備銷毀照片。

B. 實地審查 → 指派人員檢核。

5. 經完成上述流程後，再將財產報廢單與相關資料

進行校內報廢作業。

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二、驗收作業(10/10)

營利事業固定資產及設備報廢或災害申請表

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三、付款作業

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三、付款作業(1/5)

付款期程

付款方式 付款日期

（例假日順延） 領取方式

匯款轉帳

(一般)

每月 15、30 網銀預約付款（實

際付款日為次月 14 日，國科

會計畫為即期）

直接匯入廠商金融帳戶，銀行於

預約付款及付款時以 e-mail 通

知。（廠商扣手續費 30 元，醫

院、學校、公家機關不扣手續）

支票

(退匯重開等

特殊狀況)

每月 15 日寄發（付款日為次

月 14 日，國科會計畫為即期） 以掛號方式郵寄

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三、付款作業(2/5)

廠商資料建檔

￭ 新合作廠商及舊有合作廠商未提供帳戶者， 應提供：

1.廠商匯款同意書

2.戶名為公司之【存褶影本】

￭ 廠商匯款同意書下載路逕：

總務處出納組→表單下載 →廠商匯款同意書

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三、付款作業(3/5)

帳號錯誤態樣

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三、付款作業(4/5)

帳號錯誤重新付款

￭ 帳戶錯誤重新付款：付款銀行通知退匯，

帳款將重新送至會計室改以支票方式支付

寄發，付款時程將會延後；需再請廠商提

供【廠商匯款同意書】、【存褶影本】

重新修正資料。

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付款-帳款查詢

三、付款作業(5/5)

￭ 帳款查詢： 廠商帳款查詢請至：弘光首頁→校友來賓 →整合資訊統(舊)→訪客→行政-付款明細 查詢。(須事先與出納組連絡索取密碼)

￭ 校內查詢(限申請人或受款人本人)：弘光首頁→校務資訊→校務資訊系統(舊) →全校共用系統→付款明細查詢。

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四 、空間規劃

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四、空間規劃 (1/9)

整修窗戶

(1)忘記裝紗窗(網)

(2)忘記裝窗簾

窗簾 紗窗

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裝修天花板

(1)沒有顧慮到照明→(燈管/燈泡)

(2)沒安裝電扇

(3)沒安裝消防感應設備

電扇 電燈

消防感應設備

四、空間規劃 (2/9)

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隔間

(1)需要網路

(2)安裝電話

(3)冷氣設備

(4)重新粉刷牆面後，門窗和窗簾顯得太老舊

四、空間規劃 (3/9)

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裝水槽

(1)沒規劃給排水設施→水槽裝好了，無法給水及排水。

(2)無說明冷熱水需求→一般排水管無法承受熱水。

四、空間規劃 (4/9)

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排水設備

排水設施規劃不完善

→空間的水可以排出去，卻沒規劃水最後排到哪裡

四 、空間規劃 (5/9)

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裝設備

(1)沒有先評估放置設備的空間是否有足夠的供電能力。

→插電後…卻無法啟動。

→插電後…機器故障了。

→插電後…「Boom」~整間、整層樓或整棟樓跳電了！

(2)沒有事先規劃插座位置及數量

→設備安裝完畢，卻沒有插座可以插

→買了N個設備，只有only one的插座

→過度使用延長線，造成環境危險

四、空間規劃 (6/9)

(3)供電設備完成後，有分110V和220V的插座

→已有特殊標示(紅殼及白殼)、標示伏特值

→務必於課前宣導，別拿110V的設備，拆除封條插到220V的插座

→220V的插座不是只有「T」型，也有跟110V一樣的形狀唷!!!!!!

傳統想法的220插座@@#

四、空間規劃 (7/9)

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四、空間規劃 (8/9) (3) 要思考整體空間的美感及消防設備

→設備下方一堆管很難看。規劃時即應思考如何美化，一併施工。

→消防設備、逃生動線均不得受阻礙。

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也許在空間上會需要……

桌椅(一般的/特殊的)、櫥櫃(三層櫃/四層櫃/N層櫃)、OA

板、監視設備、特殊材質的設施、其他個別需求之設備…

單位的需求，單位最清楚!!! 務必於規劃時， 認真清楚的思考提出單位所要的需求唷(!!)

四、空間規劃 (9/9)

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五、工程&裝修

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五、工程&裝修(1/14)

※自行發包之工程案，會辦總務處事營組時，請購單位需提供：

A.施工位置圖說

B.施工項目之設計圖說

C.施工規範

D工程詳細價目表(預算報價)

E工程詳細價目表(空白標單)

※上述資料可請廠商協助提供，亦可自己做。

※若有打除、穿牆、鑿孔等損及結構之工程項目請先確認結構

安全性無虞，再以圖說標示位置，並視工程內容格局變化提

供平面配置圖。

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五、工程&裝修 (2/14) 施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範

工程詳細價目表(預算報價)

工程詳細價目表(空白標單)

B棟整棟

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五、工程&裝修 (3/14)

「施工項目之設計圖說」之內容務必與「工程詳細價目表」

是【一致】的。

Ex1：工程詳細價目表項目有10個110v插座，

但施工圖說中只劃了8個 110插座。

Ex2：工程詳細價目表寫3處排水孔，

但施工圖說中沒有劃出排水孔的位置。

施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)

工程詳細價目表(空白標單)

不一致，就會退件請單位修正

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須配合工程詳細價目表進行設計

五、工程&裝修 (4/14)

廠商提供的

施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)

工程詳細價目表(空白標單)

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須配合工程詳細價目表進行設計

五、工程&裝修(5/14) 施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範

工程詳細價目表(預算報價)

工程詳細價目表(空白標單)

單位自己畫 也是可以的

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五、工程&裝修 (6/14) 施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範

工程詳細價目表(預算報價)

工程詳細價目表(空白標單)

1、訂定基本性能之設計、施工、與驗收規範

2、要求送審項目及資料

3、保固年限之要求

4、遵守校方之交通、環安衛管理等規範

5、…..

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五、工程&裝修 (7/14)

「工程詳細價目表」的規格一定要明確。

文字不好表達的可以用圖或照片來輔助說明。

Ex1：工程詳細價目表寫4張椅子。

原木椅？鐵椅？有無輪子？有無靠背？高背或低背？…

Ex2：工程詳細價目表中寫油漆牆面一式。

應該有數字的一定要用量化數字來表示，才能正確抓出

預算。油漆牆面應該寫「??平方公尺」

施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)

工程詳細價目表(空白標單)

不明確，就會退件請單位修正

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五、工程&裝修 (8/14)

「預算報價」把單價及複價金額拿掉之後就是「空白標單」。

「空白標單」的用途： 1：找其他廠商訪價。

2：採購標單。

施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)

工程詳細價目表(空白標單)

貨比三家不吃虧！

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五、工程&裝修 (9/14)

1.「一定要」填寫安環室的承攬管理作業表」，並善盡現場管理之責。

2. 施工前「一定要」通知事營組的大哥，才能協助單位要求施工品質。

稽核室的內外稽核都會檢查這張表

單，請單位在發包給外部廠商時，

一定要填寫這張表單唷!!!!!!

※單位務必請廠商填寫安環室的承攬管理表(FM-11100-060 )

五、工程&裝修 (10/14)

※開工前：開工協調會議

於開工前進行重要事項宣

達、不同廠商之間之作業

協調、廠商應配合校內規

範之注意事項……等，並

做會議紀錄及簽到。

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五、工程&裝修 (11/14)

單位須視情況進行該工程之工務會議，並將會議紀錄留

存及寄發相關人員以確保校方及廠商之權益。

※施工期間：工務會議

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五、工程&裝修 (12/14)

1.每週一提供上一週的工程進度報告及施工照片請發mail，

寄至：club15735@hk.edu.tw。

2.工程進度表之空白表單由事營組提供。 範例如下：

※施工期間：工程進度報告

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五、工程&裝修 (13/14)

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五、工程&裝修 (14/14) ※驗收時

請承攬廠商提供「驗收資料」(含施工前中後照片)，若為分

期驗收，應提供「估驗資料」，由承辦單位自行核對確認資

料裡的內容正否正確、驗收功能性是否符合需求，再會簽事

營組。

事營組為「協驗」不是「品質認定人」

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六、設備採購

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六、設備採購 (1/4)

購買耗能設備，在點採購單前，請先知會事營組，

事營組先協助單位做空間電力評估，提供適當的

用電安全建議。

※不是點採購單才會簽。

1.耗能設備購買前….

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2.耗能設備購買時…. A.請於估價單上寫上消耗功率後，再與採購單一起會簽事營組。

B.進行更新單位的能源審查資料

每年10月會通知各單位進行能源審查，

更新能源設備資料。立即更新能源審

查資料，在此提醒大家：設備購入後

立即更新，屆時輕鬆交資料！

六、設備採購 (2/4)

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3.耗能設備購買時….

空調設備：請選擇日立、三菱、大金等品質較穩定的廠牌，

以利日後維修。

採購時認明三個重要的標章： 環保標章

節能標章

省水標章

六、設備採購 (3/4)

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4.耗能設備的採購準則

能源

管理

使用

採購 維護

廢棄

選擇較省能的設備

當用則用，當省則省

落實定期維護保養，提高效能

汰舊換新，減少不必要的浪費

六、設備採購 (4/4)

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七、承攬管理

七、承攬管理(1/8)

民法第490條：

稱承攬者，謂當事人約定，一方為他方完成一定之工作，他方俟工作完成，給付報酬之契約。

約定由承攬人供給材料者，其材料之價額，推定為報酬之一部。

校內承攬案例：

1.請廠商來辦公室進行冷氣維修或安裝，完成工作後給付

費用給廠商。

2.排球館更換燈具，請廠商施作後給付費用。

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職業安全衛生法

第26條

事業單位以其事業之全部或一部分交付承攬時，應於

事前告知該承攬人有關其事業工作環境、危害因素暨

本法及有關安全衛生規定應採取之措施。

承攬人就其承攬之全部或一部分交付再承攬時，承攬

人亦應依前項規定告知再承攬人。

如A公司要安裝冷氣，將工作發包給B公司，A公司應該先告知

要注意哪些危險的事項及必要資訊，並留下記錄備查。

若B公司又將工程給C公司，B公司也應先告知C公司注意事項。

職業安全衛生法要求事項： 危害預防及危害告知義務

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七、承攬管理(2/8)

職業安全衛生法

第25條

事業單位以其事業招人承攬時，其承攬人就承攬部分

負本法所定雇主之責任；原事業單位就職業災害補償

仍應與承攬人負連帶責任。再承攬者亦同。

原事業單位違反本法或有關安全衛生規定，致承攬人

所僱勞工發生職業災害時，與承攬人負連帶賠償責任。

再承攬者亦同。

如A公司找B公司人員安裝冷氣，安裝過程因故受傷或死亡除B

公司須依法賠償之外，A公司也須負連帶責任。

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職業安全衛生法要求事項：

危害預防及危害告知義務

七、承攬管理(3/8)

職業安全衛生法

第27條

事業單位與承攬人、再承攬人分別僱用勞工共同作業時，為防

止職業災害，原事業單位應採取下列必要措施：

一、設置協議組織，並指定工作場所負責人，擔任指揮、監督

及協調之工作。

二、工作之連繫與調整。

三、工作場所之巡視。

四、相關承攬事業間之安全衛生教育之指導及協助。

五、其他為防止職業災害之必要事項。

事業單位分別交付二個以上承攬人共同作業而未參與共同作業

時，應指定承攬人之一負前項原事業單位之責任。

A公司找B公司一同進行大樓改建工作，A公司需要設置溝通的組織（協

議組織）並負責法定管理項目。 70

職業安全衛生法要求事項： 危害預防及危害告知義務

七、承攬管理(4/8)

案例介紹 【新北市訊】新北市政府勞動檢查處102.04.05日上午11時左右，接獲消防局通報，三重區重新路5段某辦公大樓發生1名工人墜落意外，謝姓承包商委託今漢電器公司前往安裝冷氣，當時今漢電器公司所僱勞工黃○德（男性，62歲）正站在2樓窗臺協助冷氣安裝，過程中疑似因下雨造成窗臺溼滑，使得黃員不慎失足墜落地面，墜落高度約4公尺，雖經送往署立臺北醫院急救，最後仍宣告死亡。 勞檢處表示，依安全衛生設施規則281條第1項規定，雇主對於在高度2公尺以上之高處作業，勞工有墜落之虞者，應使勞工確實使用安全帶、安全帽及其他必要之防護具，否則一旦疏忽，將造成不幸的事件發生。 勞檢處目前已要求雇主立即停工配合調查，未來在缺失改善計畫未送勞檢處核備前不得復工；至於雇主未做好安全設備以致勞工發生職災死亡一事，因已涉及刑事責任，未來將移送地檢署偵辦。此外，新北市政府勞工局亦將協助勞工家屬處理後續職災慰助事宜。

冷氣安裝 不慎墜落

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七、承攬管理(5/8)

案例介紹

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七、承攬管理(6/8)

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四、承攬管理(7/8) 案例介紹

如何管理？

1.由發包單位請廠商填寫「承攬管理作業表」（至安環室表 單下載專區下載），並依照表格內容進行檢核。（第26條）

2.不定期巡視廠商工作現況，若發現危險事項立即告知，必要時

通知安環室協助處理。

3.安環室每半年彙整調查各單位承攬數量，並確認是否有發生意

外事故。

4.承攬作業過程如有疑問請電洽安環室（2251燕宗）。

詳情請參考本校「承攬管理作業」辦理，

文件至教品中心網頁「內控文件」中下載。

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四、承攬管理(8/8)

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~感謝聆聽~