做好內部控制的眉眉角角 -...

做好內部控制的眉眉角角做好內部控制的眉眉角角

2012/11/28 做好內部控制的眉眉角角 1

大綱（品質文化的塑造）

壹

貳

參

做好內部控制的眉眉角角 22012/11/28

壹、淡江大學簡介壹、淡江大學簡介


規模介紹

學生28,113人專任教師819人

兼任教師人

39學系46碩士班

兼任教師646人職員702人

22在職專班17博士班

校友230,000人 199個學生社團 20個研究中心


資料統計101年10月

全面品質管理之路 2012：連續15年「企業最愛大學生」維持私校第一 2011：100年度「校務自我評鑑」 2009：98學年度推行「品管圈競賽活動」 2009：獲頒「第19屆國家品質獎－機關團體獎」 2008：97學年度淡江大學挑戰「第19屆國家品質獎」 2008：97學年度淡江大學挑戰第19屆國家品質獎」 2007：96學年度淡江大學挑戰「第18屆國家品質獎」 2006：95學年度創置「淡江品質獎」 2001：90學年度淡江大學挑戰「第12屆國家品質獎」 1993：82學年度開始舉辦「淡江大學TQM研習會」淡江大學創辦人建邦博士導質管念 1992：淡江大學創辦人張建邦博士導入全面品質管理理念 1990：行政院設置「國家品質獎」 1980：NBC節目「為什麼日本能我們不能（If Japan Can Why Can’t 1980：NBC節目為什麼日本能我們不能（If Japan Can. Why Can t

We?）」 1950：「淡江英語專科學校」成立 1946：戴明（W. E. Deming）受邀重建日本工業


TQM發展歷程緣起1992

發展期精進期

導入期紮根期

發展期

建立評鑑與獎勵確立辦學理念-淡江品質

屋

領導者負責規劃設置組織推動

建立制度全員參與

建立評鑑與獎勵制度持續檢討與改進

屋申請各種認證，標竿學習挑戰「國家品質獎」研訂KPI，追求辦學績效設置組織推動

舉辦研習(討)會加速推進資訊化

團隊合作確實執行PDCA

執行績效評估研訂KPI，追求辦學績效設置「淡江品質獎」舉辦「淡江品管圈競賽」

，教育訓練


品質保證稽核處沿革

1993設置

「教育品質管制委員會」

2000 設置「教育品質管理組」，隸屬「教育發展中心」

2004 「教育品質管理組」與「高等教育研究中心」合併為「高等教育研究與評鑑中心」，隸屬「教育學院」

2005 更名為「教育品質管理委員會」

「高等教育研究與評鑑中心」改制為2006 高等教育研究與評鑑中心」改制為「教育評鑑發展組」，隸屬「學習與教學中心」

2011學校財團法人及所設私立學校內部控制制度石實施辦法(98年12月9日發布)與「教育評鑑發展組業務成2011 法(98年12月9日發布)與「教育評鑑發展組」業務成立「品質保證稽核室」

2012 「品質保證稽核室更名為「品質保證稽核處


2012 「品質保證稽核室」更名為「品質保證稽核處」

品質保證稽核處工作項目會議與獎項計畫與評鑑計畫與評鑑大學排名內部控制與稽核

學校年度總收入在新臺幣二十億元以上，且學生人數在二萬人以上者應依學校規模校務情況及管數在二萬人以上者，應依學校規模、校務情況及管理需要，配置隸屬於校長之專任稽核人員一人至數人，執行內部稽核業務；必要時，得設專責稽核單人，執行內部稽核業務；必要時，得設專責稽核單位，並置稽核主管一人。


貳、內部控制導入與落實貳、內部控制導入與落實


你想要那一輛車？

A車 B車 C車


品質保證稽核處的行動準繩

策略策略(行動的準繩)

合理化

標準化自働化

水平展開，提升效率

合理化-持續改善，增強效度

標準化-行動一致，提高信度

-水平展開，提升效率


規劃步驟


推行三部曲

規格系統績效規格系統績效

規格規格

系統系統

績效績效格

能被

格能被

統不被

統不被

效要能

效要能

認同認同

排斥排斥

彰顯彰顯


校務發展計畫-教學重點目標

改善教學環境

打造各學院教學特色

建構優質教學環境

打造各學院強項品牌打造各學院教學特色

提升生源多元化

打造各學院強項品牌

防止本校成為區域性大學教提升生源多元化

延聘業師與大師

防止本校成為區域性大學

落實與產業接軌學特

發展學分學程提升學生就業競爭力色

強化英語授課發展

深化姊妹校交流

打造優質英語授課環境

拓展師生國際視野深化姊妹校交流拓展師生國際視野


校務發展計畫-研究重點目標

改善研究環境建構重點研究領域先進設備

打造頂尖研究領域

提升產學合作

強力扶植重點研究領域

提升研發成果應用能量

研究提升產學合作

延聘熊貓級教授

提升研發成果應用能量

加速建立重點研究領域

究特色

形塑特色學系建立品牌

五年一貫學碩士學位提升研究生素質

2012/11/27

加強國內外校際研究合作擴展國際視野與建立研究人脈


校務發展計畫-教學教學預期效益評估表


校務發展計畫-研究研究預期效益評估表


績效指標管理TQM關鍵績效指標（KPI）

填寫「教學/行政單位TQM工作計畫與績效評估系統」。

為使績效管考機制與校務發展計畫目標更加緊密結合

100學年度起，結合新財務資訊系統，於學年初訂定發展性計畫之KPI，於期末進度管考。

納入平衡計分卡概念

掌握各項發展性計畫實際執行現況，參考BSC概念，檢視校務發展。


自我檢視校務自我評鑑教學單位自我評鑑教學單位自我評鑑教師教學評量Cheers雜誌私校獎補助審查意見私校獎補助審查意見我國大學學術聲譽排名各項評鑑委員意見各項評鑑委員意見教學卓越計畫校友意見企業主意見企業主意見


追蹤事項考核表

編號

委員意見及建議

主辦單位教品會

具體因應方預定完成執行成效執行成效教品會

執行成效及目標達成

號及建議具體因應方案及執行方式

預定完成時間

執行成效說明結案情形及目標達成提交教品會追蹤考核


標竿學習行政參訪團87至101學年度共計13次136人87至101學年度共計13次136人

中華卓越經營協會（原國家品質獎得獎者聯誼會）校內觀摩淡江品質獎獎勵方式

獎金15萬元、獎狀、獎座獎萬元獎狀獎座品管圈競賽活動獎勵方式獎勵方式

前三名頒獎金，依序3萬、2萬及1萬元參賽圈員每人頒發獎狀一紙參賽圈員每人頒發獎狀紙


參、從實務作業談內控經驗參、從實務作業談內控經驗


內部控制的目的

1 營運效能之提升1 營運效能之提升

2 資產之安全

3 財務報導之可靠性

4 法令的遵循

資料來源：學校財團法人及所設私立學校內部控制制度實施辦法第2條


資料來源：學校財團法人及所設私立學校內部控制制度實施辦法第2條。

內部控制制度修訂

二版（101年）初版（99年）依據辦事規章及設置辦

法之單位職掌。含人事財務營運事

含人事、財務及營運事項等，共113項作業。

含人事、財務及營運事項等，共416項作業。


作業項目數對照表事項作業項目數初版二版

人事事項 11 40財務事項 11 53

教學事項 10 23學生事項 9 76

營

總務事務 10 38研究發展事項 4

7產學合作事項 4營運事項

國際交流及合作事項 15 20資訊處理事項 9 94圖書事項 1 25項學習與教育發展事項 17 19推廣教育事項 5 4體育事項 3 4募款事項 3 4文書管理事項 -- 8

關係人交易 1 1合計 113 416


依單位職掌訂定內控制度人事事項：人力資源處負責

管理企劃組單位職掌內部控制制度作業管理企劃組單位職掌內部控制制度作業(一)人事編制擬訂與規劃事項 1.人事編制擬訂與規劃事項作業(二)教師之聘任、解聘、資遣、改

敘承辦事項2.教師聘任作業3 教師資遣及解聘作業敘承辦事項 3.教師資遣及解聘作業4.教師改敘作業

(三)教師評鑑事項 5.教師評鑑事項作業(四)教師資格送審案承辦事項 6 教師資格送審案承辦事項作業(四)教師資格送審案承辦事項 6.教師資格送審案承辦事項作業(五)教師研究獎助承辦事項 7.教師研究獎助承辦事項作業(六)教師教學獎勵承辦事項 8.教師教學獎勵承辦事項作業( )(七)職工之任免遷調承辦事項 9.職工聘僱作業

10.職工免聘作業11 職工輪調作業11.職工輪調作業12.職工升等作業… …


內部

增列作業架構圖部控制

流程圖增列權責單位

制手控制重點對應作業流程說明冊格

控制重點對應作業流程說明

格式

(101年)(101年)


作業架構圖依據組織架構及單位職掌

(一)人事編制擬訂與規劃事項(AO1.1) 教師聘任(AO1.2.1)教師聘任(AO1.2.1)一、管理

( )

(三)教師評鑑事項(AO1.3)

教師資遣及解聘(AO1.2.2)

教師改敘(AO1.2.3)(二)教師之聘任、解聘、資遣、改敘承辦事項 (AO1.2)

教師資遣及解聘(AO1.2.2)

教師改敘(AO1.2.3)

理企劃組

(AO1)

( ) ( )

(四)教師資格送審案承辦事項(AO1.4)

(五)教師研究獎助承辦事項(AO1.5)

職工聘僱(AO1.7.1)

職工免職(AO1.7.2)

職工輪調(AO1.7.3)人事

職工聘僱(AO1.7.1)

職工免職(AO1.7.2)

職工輪調(AO1.7.3)(AO1) (五)教師研究獎助承辦事項( )

(六)教師教學獎勵承辦事項(AO1.6)

(七)職工之任免遷調承辦事項(AO1.7)

職工升等(AO1.7.4)

敘薪(AO1.8.1)

事事項(AO)

職工升等(AO1.7.4)

敘薪(AO1.8.1)

二、

(七)職工之任免遷調承辦事項(AO1.7)

(九)人事資料庫業務維護事項(AO1.9)

(八)職員工薪津作業事項 ( AO1.8)薪津發放(AO1.8.2)

調整待遇(AO1.8.3)

考核通知(AO1 8 4)

薪津發放(AO1.8.2)

調整待遇(AO1.8.3)

考核通知(AO1 8 4)職能福利

(九)人事資料庫業務維護事項(AO1.9)

(十)人事命令發布事項(AO1.10)

(十一)各類聘書、聘函及契約書製作事項(AO1.11)

考核通知(AO1.8.4)

聘書製作(AO1.11.1)

聘函製作(AO1.11.2)

考核通知(AO1.8.4)

聘書製作(AO1.11.1)

聘函製作(AO1.11.2)


利組

(AO2)

( )

契約書製作(AO1.11.3)

案例：教師聘任作業流程圖


內部稽核目的

協助董事會、校長檢核內部控制制1度之有效程度。

衡量學校法人及學校營運之效果及效率

2效率。

適時提供改進建議，確保內部控制制度得以持續有效實施。

3制度得以持續有效實施

資料來源：學校財團法人及所設私立學校內部控制制度實施辦法


內部稽核作業流程

校長遴選內內稽小組選擬定稽核計稽小組委員及召集人

內稽小組選定稽核項目畫並陳送校長核定

開始

執行稽核作內稽小組審撰寫稽核報告並陳送校執行稽核作業內稽小組審議稽核結果告並陳送校長及監察人

追蹤改善情內稽小組審議改善追蹤撰寫追蹤報告並陳送校結束追蹤改善情形議改善追蹤結果告並陳送校長及監察人

結束


內部稽核小組校長核准成立經費稽核小組與業務稽核小組。委員由校長遴選並任命召集人委員由校長遴選，並任命召集人。每組委員與召集人共9名。每學期原則開會2次。榮譽職

校長稽核長1名秘書1名榮譽職。

主要任務：

秘書1名行政人員4名研究人員4名

品質保證稽核處

要任務決定稽核項目審議稽核結果

內部稽核

審議稽核結果審議改善結果

經費業務

註：直屬校長之一級單位


註：直屬校長之級單位

內部稽核之業務比重

學校一般企業

50%財務稽核

50%業務稽核

80%財務稽核

20%業務稽核財務稽核

50%20%

50%50%

80%


重點稽核項目教育部來函注意事項研究計畫執行研究計畫執行各項助學措施：學雜費減免、弱勢助學、就學貸

款免學費方案等款、免學費方案等

校內自訂1 決算重大採購案41 決算與修繕案4

2 預算教學卓越經費5

3 學輔專款現金收支及保管6


風險評估表風險評比風險程度（請勾選）

人事事項作業項目高中低高中低01 人事編製擬訂與規劃事項作業 V

02 教師聘任作業 V02 教師聘任作業 V

03 教師資遣及解聘作業 V

04 教師改敘作業 V04 教師改敘作業 V

05 教師評鑑作業 V

06 教師資格送審案承辦事項作業 V

07 教師研究獎助承辦事項作業 V

…

40 教職員工人事資料袋製作事項作業 V40 教職員工人事資料袋製作事項作業 V


稽核計畫

稽核目的

稽核項目

稽核

稽核對象核計畫實施期程畫

稽核方法稽核方法

稽核重點


稽核作業項目(101學年度)

共36項

經費稽核17項業務稽核19項經費稽核17項業務稽核19項

… …… …


稽核執行

控制重點

委員及召集人簽名


稽核發現缺失或可改善事項

受稽單位主管及一級主管簽名


改善追蹤

追蹤至改善事項完成


稽核與追蹤報告稽核與追蹤結果內部稽核小組委員審議內部稽核小組委員審議受稽單位列席改善執行單位列席

主要內容主要內容稽核報告

稽核目的範圍及結果稽核目的、範圍及結果追蹤報告稽核發現、建議及追蹤結果

學期總結學期總結做好內部控制的眉眉角角 442012/11/28

稽核與追蹤總結報告

稽核報告（當學年度）追蹤報告（前期）


內部稽核案例


案例一：學生請假作業

緣由：媒體報導(100.12.20)

受稽單位：學生事務處

每月請假數：約7,500 件

抽樣：抽檢100年12月請假單


淡江大學檢核工作底稿淡江大學檢核工作底稿

符合：符合相關規定及作業程序。異常：未依作業程序或作業程序有瑕疵。缺失：未依法規，或全部檢核項目均異常，或同

一檢核項目3個以上異常。不適用：未發生相關事項。

6.陪產假：須檢附具婚姻關係之配偶分娩證明，給陪產假三日，得分次申請。但應於配偶給陪產假三日得分次申請但應於配偶分娩日前後三日內請畢。


淡江大學內部稽核觀察、建議及回覆紀錄表內部稽核觀察建議及回覆紀錄表

2.假別理由：(1)有請假理由與假別不符情

2.假別理由：(1)建議宣導各項假別之請假規(1)有請假理由與假別不符情

形。(2)直系親屬死亡，依規定給予喪假7日。有分次申請喪假，其合計給假天數9日。(3)對於有給假天數限制之假

(1)建議宣導各項假別之請假規定，預防學生不依假別請假或隨意填寫請假事由，以及准假權責未發現事由不符，卻簽章核准情形。並請加強工讀生之教育訓練避免發生事由不符(3)對於有給假天數限制之假

別(如產假、喪假)，請假系統無限制請假天數之功能。

教育訓練，避免發生事由不符，即核章收件之情形。(2)對於有給假天數限制之假別，請研議如何避免學生分次申請時，給假超過規定。

建議提升系統功能對於有(3)建議提升系統功能，對於有給假天數限制之假別，將申請天數及累計申請天數做設定，並即時告知學生，避免給假天數超過規定。數超過規定


淡江大學追蹤工作底稿

101年6月

101年9月

已於101年6月執行。

101年9月10日經程式設計師測試，

101年9月 & 104年9月

現行學務系統無法支援該功能，將於104年9月資訊處新學務系統程式建置完成後實施。將於本學期101年10月24日學生事務會議提出修改請假規則，並於年9月務會議提出修改請假規則並於104年9月資訊處新學務系統程式建置完成後實施。


案例二：聘僱作業抽檢100學年度新聘教職員工業務。

助教之聘僱無法源依據。發現

研議法規，規範其聘任、工作權利與義務。改善

建立法源依據成效建立法源依據。成效


案例三：財物採購作業查核99學年度依政府採購法執行之限制性招標採購案。標採購案。

限制性招標，申請時未檢附足資證明發現

限制性招標申請時未檢附足資證明文件。發現

申請限制性招標，依規定檢附證明文件。或改採共同供應契約及公開改善招標方式。

改善

避免違反法規。成效


內部控制與稽核的困境與機會

有依法有據吹毛求疵

困避免觸法缺乏彈性困境

預防問題增加困擾與機

去惡揚善稽核報告

機會

勇於求証申訴管道


敬請指教敬請指教


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