想擁有平衡的「組合式

生活」，提升工作效率、不

再瞎忙亂加班，是其中一

個重要因子。只要懂得利

用一些小訣竅，就能減少

工時，更有自由追求自己

想要的生活。《Cheers》雜

誌整理出5種可組成正向循

環的時間管理步驟，並詳

細解說如後。

工具篇：創造你的關鍵1小時

封面故事

1 善用早晨「黃金時間」「一日之計在於晨」，一早起床，大腦剛開機，不

僅身體狀況最佳，前一天的壓力也已排除，所以思

緒特別清晰、幹勁十足。若能善用早晨黃金時間，

1小時的工作效率可比下午的2個小時。

☞ 每天提早1小時出門

清晨是外在雜務、電話最少的時間，想要擁有無人

打擾、自行運用的工作時間，試試每天提早1小時

踏進辦公室，不但避開交通尖峰期，更可以提早考

慮今日每件工作的順序並開始著手準備，甚至順手

將一些瑣碎的事情處理完畢。

☞ 重要工作盡量在早上10點前完成

早上10點前，可謂一天的黃金時段，這時間內可以

做哪些事情？

□ 試著模擬今天的工作流程。若擔任主管職務，

可將指示部下的工作預先想好，整理給下屬的指示

或建議。盡量文字化使之明確，為部屬指出具體工

作方向。

□ 瀏覽網站、看新聞，吸取新知，獲得業界相關

資訊。

□ 利用通勤中的零碎時間辦公事。

□ 修補人際關係。早晨通常是人一天當中心情最

好的時刻，拿起電話，這時正是與他人重修舊好的

最佳時機！

□ 確認每日行程表。

☞ 以一對一會談取代大堆頭早會

日本時間管理專家高井伸夫認為，一般公司開早會

經常是召集一大群人，然後進行毫無焦點的討論，

效率並不高。他建議主管以「與部屬的個別會談」

取代集體會議，但最好事先列出會議大綱，主要的

問題包括「目前工作上遇到哪些困難、你打算怎麼

做」等等，讓部屬預先有所準備。屆時，雙方就大

綱討論，便很有效率，可能10分鐘就解決。

時間管理術

高效工作

步驟練出

文│吳永佳

插畫│張慧嵐

1

2

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5

善用早晨「黃金時間」

排定時間表每日行事曆

集中注意力有效處理新進資訊

從工作流程節省上班時間

妥善管理時間與能量

1

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2 排定時間表、每日行事曆確認了當天的待辦事項後，接下來就是拿出行事曆，

把這些工作排進去。安排時間表時，有以下幾個原則：

☞ 只要情況許可，就把工作委派或發包出去

把「別人做比自己做更有效率」的工作，盡量發包出

去。不要事必躬親，要懂得適時授權。

☞ 每項工作壓上時間

接到一個案子，不管有無確切期限，自己先設一個預

計完成時間。然後回推一下每天需要花多少時間才能

做完，並訂出進度表。尤其是大型專案，更須細分出

較小的任務，分段逐日完成及檢視，才能保持平穩的

腳步，邁向目標。

☞ 排定事務優先順序，但保持彈性

依照工作本身價值，判斷出輕重緩急和優先順序後，

分別列入「緊急清單」或「重要清單」等。萬一遇到

突發狀況，比方某個專案進度嚴重落後，就必須另排

時間，補上進度，因此，行程表要預留部份彈性空

間，以備不時之需。

除了工作上的時間表，建議你為生活也建立一套例行

的「行程表」。這是指生活中被你視為「非常重要」、

「不可或缺」的活動，最好預先排進時間表，避免受

外來次要之事擠壓。例如：

每天早上7:30 ～ 8:30念英文

每天中午跟一位同事用餐

每晚就寢前，計畫一下明天要做的事

週日上午必去教會

每年暑假必陪家人出國旅遊

3 集中注意力效率最大的敵人，通常來自各種內在、外在干擾。當

注意力無法集中時，也就很難把工作做好。在圖表1

「專注象限」顯示的4種專注程度中，橫軸代表專注的

品質，從渙散到集中；縱軸則代表注意力的分布，從

窄到寬。當我們處於右上角的區域時，表現會最好。

若想集中注意力，有以下建議：

☞ 拒絕一心兩用

分心，會讓你兩頭都做不好。例如開會時，不要同時

滑手機，否則容易漏掉會議重要訊息，也讓與會者感

覺未受尊重。

☞ 試著一天在某個時段「斷絕聯繫」

關掉電子郵件，或是讓手機調到靜音，專心處理手上

最重要的事。每天固定在同一時間這麼做，讓專注成

為習慣。

☞ 透過冥想、打坐或靜心，

練習掌控自己的注意力

冥想時，可從自數呼吸開始，先從1數

到10，不到1分鐘就可以完成。當注意力能夠愈來愈

集中後，可以重複多做幾次。

集中

注意力寬

注意力窄

分心

有邏輯

善於分析

工作導向

精確

有條理

策略區

直覺

開放

有想像力

有玩心

隱喻

全貌區

呆滯

恍神

混亂

精神渙散

情緒失控

散漫區

膚淺

沒有效率

衝動

短視

斷斷續續

被動反應區

專注象限，高效工作需要「策略區」圖表1

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5 從工作流程節省上班時間好好檢視一下每天的工作流程，你會發現，有很多時

間可以被節省出來。時間管理專家、台灣大學化學工

程學系教授呂宗昕曾提出節省時間的「同類法則」（圖

表2）：

☞ 工作前先適當分類

例如將工作分為文書型工作、連絡型工作、商議性事

務，或思考型工作等等。

☞ 同類型的工作一起做

盡量在同一時段做同類型的事，一次回覆所有信件，

一次閱讀所有公文、一次打完連絡電話等。可節省不

同事務間的「切換時間」，且在工作速度上產生「遞

增」效應。

☞ 類似的問題一併思考

同類型的問題，在解決對策上可能更容易類推，可有

效縮短思考方案的時間。

☞ 可合併的會議一起召開

如此可節制開會的頻率及次數，且在相關議題上取得

一致結論，降低出現前後矛盾的機率。

4 有效處理各種新進資訊面對外來不斷湧入的訊息，不可能置之不理。但若不

懂得聰明整理歸類，只會手忙腳亂，甚至淹沒在雜亂

無章的資訊汪洋裡。

美國知名企業顧問蘿拉‧史塔克（Laura Stack）曾提

出6D資訊管理流程，包括：

☞ 丟棄（Discard）

☞ 丟給別人（Delegate）

☞ 動手做（Do）

☞ 訂定日期（Date）

☞ 丟進資料夾（Drawer）

☞ 擋掉訊息（Deter）

不妨運用這6個D，套用在日常工作最常見的3種訊

息——紙本文件、email與語音留言上：

□ 一收到訊息，馬上決定怎麼做，不要猶豫不決。

□ 不必要的email直接刪除。

□ 把email轉寄給相關人士，然後決定刪除或將它分類

歸檔。

□ 若是這則訊息當下判斷只需3分鐘就可以處理完，

那就馬上處理。

□ 預定後續處理email的時間。當下沒空處理的

email，最好還是設定回覆期限，以免一放就忘。

□ 分類email，然後歸檔移到個人的資料夾中。每天清

理收件匣一次。

□ 取消訂閱不需要的電子報。

資料來源：《早上十點以前搞定工作》、《這樣WORK才WORK！》、《上班8小時，練習只做重要的事》、《時間管理黃金法則》、《其實你做太多了！》

節省時間的同類法則

節省工作時間

事務型工作

節省思考時間

思考型工作

節省會議時間

會議型工作

同類型工作

一起做

類似的問題

一併思考

工作前先適當分類

同類法則

可合併的會議

一起召開

圖表2

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