上海师范大学

档案归档辅导手册

2017 年

目 录

一、2017 年档案移交截止时间…………………………………………………………………………………1

二、各部门、学院档案归档流程………………………………………………………………….………….2

三、南大档案管理系统操作指南

（一）登录南大档案管理系统

1、南大档案管理系统注意事项……………………………………………………………7

2、南大档案管理系统“兼容性视图”设置………………………….…………….8

3、“受信任站点”设置………………………………………………………….…………….14

4、登录南大档案管理系统………………………………………………….………………17

（二）输入案卷级和文件级条目………………………………………………….……………....24

（三）打印案卷移交目录…………………………………………………………….………………..56

（四）打印卷内文件目录、打印备考表…………………………………….…………………65

四、党群、行政等档案的归档要求及常见错误

（一）归档要求…………………………………………………………………………….…………………70

（二）常见错误…………………………………………………………………………….………….…….70

（三）关于密级的设置建议……………………………………………………….………….………73

（四）案卷退回………………………………………………………………………….…………….……74

五、教学档案归档内容及操作方式

（一）本、专科……………………………………………………………………….………………..………75

（二）学生成绩替换要求……………………………………………………….……………...………76

（三）研究生

1、学籍和学业成绩记录…………………………………………………..…….….……….92

2、博士学位评审文件…………………………………………………………..….…………93

3、硕士学位评审文件………………………………………………………..….….………..94

（四）学院夜大学、教学点夜大学…………………………………………………….…………95

六、档案综合查询系统操作………………………………………………………………………..…………97

七、档案馆（博物馆、校史馆）各办公室工作范围及办公电话…………………………107

八、收集指导办公室（个人分工）……………………………………………………………..……….108

九、声像档案、电子档案录入南大档案管理系统的要求（将以电子邮件方式发送

给各位老师）

1

2017 年档案移交截止时间

一、以下档号的部门移交截止时间为 2017 年 6 月 23 日

党群（DQ）、行政（XZ）、学院党政（XY）、教务处（JX13.19）、研究生

院（JX12.22）、学工部（JX13.21）、社科处（KY）、科技处（KY）、国际

交流处（WS）、基建处（JJ）、信息办（JJ）、出版（CB）

另：1、青年学院学生成绩（JX13.19.9）

2、教务处学生辅修专业成绩（JX13.19.3）、四六级外语成绩

（JX13.19.8）、普通话及计算机等级考试成绩（JX13.19.8）

二、教学（JX）类档案档案移交截止时间为 2017 年 12 月 22 日

1、各学院学生成绩总单和成绩登分表（含夜大、本专科）

2、各学院硕博士研究生学籍和学业成绩记录（或学业成绩记录）、

学位论文评审文件

3、本科学生答题试卷（SJ）

2

各部门、学院档案归档流程

一、收集：部门预立卷

1、依据：《上海师范大学部门预立卷工作方法 》

办理完毕的文件及时进行收集、整理，按材料的类别归卷，

文件盒或文件夹上要标明类别目录号。

2、要求：

（1）既要反映部门基本工作和常规工作，又要突出部门年度重点。

（2）发布于上海师大主页（校级）或者本部门、学院网站上的重要

活动所产生的照片、音频、视频以及相关纸质文件都需要收集预立

卷，并进行归档工作。

3、归档范围：

严格遵循《上海师范大学归档范围和保管期限表》的规定执行，

可根据实际增添新的重要内容。

新增添的内容在进行组卷之前，请先联系收集指导室进行咨询。

二、组卷：分类立卷

（一）、党群、行政等

原则：根据文件构成的特点（即文件的共同点）对归档文件进行分类

立卷。通常可按四个特征立卷，一般应以“问题”为主，兼顾

时间等其他特征。

1、按问题立卷。

“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作、人物或事件

3

等。将反映同一问题的请示与批复、通知与决定、总结与计划、

正件与附件等放一起归档，一般为一事一卷。

2、按作者立卷。

“作者”是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织或个人。将

同一作者的某些文件组成案卷。

3、按时间立卷。

就是按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的

文件组合为案卷。

4、按项目立卷。

科研、产品、基建、设备项目文件材料，根据“成套性”原则，组

成一题一案卷或一题多案卷。

注意：

不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，

放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；

跨年度的规划放在针对的第一年立卷；

跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；

非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

（二）、教学档案

1、研究生：成绩总单（永久）

学位评审文件（长期）

2、本专科：成绩总单（永久）

4

原始成绩登分表（长期）

每个班一份专业课考试的全班学生手写答案的试卷

（长期，归在“试卷库”）

3、夜大学：成绩总单（永久）

原始成绩登分表（长期）

4、自学考试：毕业生登记表 （永久）

毕业证书签收单（永久）

（三）、整理：去除金属物、热敏纸复印、敲页码

1、去除金属物：包括订书钉、曲别针、大头针及其他金属物

2、热敏纸、字迹不清楚的档案需加深复印，附在原件后归档

3、要求：不得使用废纸打印文稿作为档案归档

凡文件落款有签章的，签章必须完整

4、敲页码：

（1）凡是有字迹的页面都需要敲页码

（2）页码格式：001、002、003……132

（3）页码位置：正面右上角、反面左上角

（A3 与 A4 位置相同）

三、输入南大档案管理系统（详细步骤参见操作指南）

（一）添加案卷

1、党群、行政类案卷正题名书写规范

案卷标题要简明、确切的反映文件内容，需要包括时间、责任者、

内容、文种等，体式一致、文字简练。

5

2、教学档案案卷正题名书写规范

（1）研究生：

成绩：上海师大人文学院 2012 届法律史、国际关系、民俗学、课

程与教学论、文艺学专业硕士研究生学籍和学业成绩记录

学位评审文件：上海师大人文学院 2009 级中国古代文学专业尹廷

银硕士学位评审文件

（2）本专科：

成绩总单：上海师大人文学院 2008 级汉语言文学（师范）专业本

科（1）班学生成绩总单

原始成绩登分表：上海师大人文学院 2008 级汉语言文学（师范）

专业本科（1）班学生原始成绩登分表

试 卷：上海师大商学院 2012 级经济学（中美合作）专业专升

本学生《产业经济学》考试试卷

（3）夜大学：

成绩总单：上海师大教育学院夜大学 2010 级教育学专业专升本

（1）班学生成绩总单

原始成绩登分表：上海师大教育学院夜大学 2010 级教育学专业专

升本（1）班学生原始成绩登分表

*教学班、行政班

（二）添加文件

1、党群、行政档案的文件正题名书写规范

例：上海师大宣传部 2016 年工作总结

6

上海师大宣传部 2016 年工作计划

若是红头文件，则直接将其文件标题作为档案的文件级正题名

2、教学档案文件正题名的书写规范

例：上海师大人文学院 2008 级汉语言文学（师范）专业本科（1）班

学生成绩总单：张三 12345678790（或者 1234567890 张三）

若复制学生的姓名和学号进行黏贴，请务必将复制后的姓名和学号

间的空格删去。

四、检查

（一）自查：分卷是否合理

金属物是否已去除

案卷目录输入是否正确

（二）致电收集指导室做移交前的最后检查

电话：64322590

五、打印卷内文件目录、备考表、案卷移交目录

（详细步骤参见操作指南）

卷内文件目录：1 份（放在每个对应案卷的最前边）

备考表：1 份（需分管领导签字，放在每个对应案卷的最后）

案卷移交目录：2 份（档案移交档案馆时双方签字并各留 1 份）

六、移交档案馆

进行移交前请务必致电收集指导室相关老师，确认档案无误后，

按约定时间进行档案移交工作。

7

南大档案管理系统操作指南

（一）登录南大档案管理系统注意事项

1、南大之星档案管理系统域名：http://dagl.shnu.edu.cn

2、推荐使用 Windows 系统自带 Internet Explorer 浏览器登录并使用

南大之星档案管理系统。

其余例如 360、搜狗、火狐、谷歌、QQ、遨游等第三方浏览器均

可能出现系统不兼容问题。

3、高版本 Internet Explorer 初次登录南大之星档案管理系统需要进行

“兼容性视图设置”，才可正常使用档案管理系统。

8

（二）、“兼容性视图”设置以及“受信任站点”设置

1、IE8 浏览器兼容性视图设置

（1）单击“工具”按钮，选择“兼容性视图设置”

（图 1）

9

（2）确认添加此网站内容为“shnu.edu.cn”，并单击“添加”按钮。

（图 2）

10

（3）添加后的状态如下图所示，之后单击“关闭”，并重启浏览器。

（图 3）

11

2、IE11 兼容性视图设置

（1）单击浏览器右上角工具“ ” 图标，选择“兼容性视图设置”

（图 4）

12

（2）确认添加此网站内容为“shnu.edu.cn”，单击“添加”按钮。

（图 5）

13

（3）添加后的状态如下图所示，之后单击“关闭”，并重启浏览器。

（图 6）

14

3、添加“受信任站点”

（1）选中“工具”，点击“Internet 选项”

（图 7）

15

（2）选择“安全”，点击“受信任站点”，选中“站点”，进入站点设置界面

（图 8）

16

（3）将 http://www.shnu.edu.cn改为 https://www.shnu.edu.cn，点击“添加”，之后“关闭”即可。

（图 9）

17

4、登录南大档案管理系统

（1）登录学校主页：“机构设置”——“直属单位”

（图 10）

18

（2）选中“档案馆（博物馆、校史馆）”，进入档案馆主页

（图 11）

19

（3）选中“档案管理系统”，进入南大档案管理系统登录界面。

（图 12）

20

（4）在相应位置输入用户名和密码，点击“登录”即可。

（图 13）

21

（5）首次登录或者长时间未使用电脑登录时，系统会要求允许添加三个插件，请务必点击“允许”、“用于此站点的选项”、

“总是允许”。安装完插件后重新输入用户名和密码即可正常登陆。

（图 14）

22

（图 15）

Internet Explorer 阻止了一个来自 shnu.edu.cn 的弹出窗口

23

（图 16）

Internet Explorer 阻止了一个来自 Shnu.edu.cn 的弹出窗口

24

（二）输入案卷级和文件级目录

1、先添加案卷，再添加本案卷内对应的文件

（1）两处“添加案卷”任选其一，进入添加案卷界面

（图 17）

推荐选择这一个进行添加

25

（2）录入案卷的对应内容（详细内容参见“3、添加案卷、文件需要录入的具体信息”）

（图 18）

26

2、添加文件

（1）两处“添加文件”任选其一，进行文件条目的添加。

（图 19）

27

（2）录入文件的相应内容：（详细内容参见“3、添加案卷、文件需要录入的具体信息”）

（图 20）

28

3、添加案卷、文件应该录入的具体信息 （1）一级目录：党群（DQ）行政（XZ）、学院党政（XY）等档案：“01” 与“人文学院”之间有 1 个空格。

教学（JX）档案：分别为“本专科”、“研究生”、“夜大学”、“自学考试”等。

（图 21）

29

教学（JX）档案的一级目录：

（图 22）

30

（2）二级目录：为档案产生的年度（文件级与案卷级相同）。

（图 23）

31

（3）三级目录：党群（DQ）行政（XZ）、学院党政（XY）等档案：空着。 教学（JX）档案：学院或者部门名称。

（图 24）

32

教学档案的三级目录：

（图 25）

33

（4）馆室代号：徐汇校区填“XH”，表示存放在徐汇校区档案馆。 奉贤校区填“FX”，表示存放在奉贤校区档案馆。

（图 26）

34

（图 27）

35

（5）全宗号：全部填“01”（不区分任何部处、学院、校区，只要是上海师范大学校内产生并移交给档案馆的档案全部填“01”）。

（图 28）

36

（6）实体分类号：档案年度+分类号（例如 DQ、XZ、XY、JX、KY、JJ 等） 例如：2016-XY01 表明是人文学院 2016 年党政档案 2016-XZ12.1 表明 2016 年人事处档案 注意：档案年度一定要与“二级目录”年度保持一致 2016-DQ11 表明 2016 年学校办公室档案

（图 29）

37

（7）案卷级——案卷/盒号：档案的案卷号，同一个实体分类号下，每年从 1 开始流水记号。

（图 30）

38

文件级——文件案卷号及件号（1.0001 表明第 1 卷的第 1 份文件；1.0013 表明第 1 卷的第 13 份文件；12.0025 表明第 12 卷的第 25 份文件）

（图 31）

39

（8）保管期限：按照《上海师范大学档案归档范围及保管期限表》要求选择填入。

（图 32）

40

（9）密级：参照《关于密级设置的建议》

（图 33）

41

（10）正题名：案卷标题要简明，确切反映本案卷中所有文件内容，一般包括责任者、内容、时间、文种等 例：上海师大统战部 2015 年工作计划、工作总结 中华人民共和国教育部办公厅、教育部司局 2015 年下发有关研究生工作的通知

（图 34）

42

（11）第一责任者：案卷级：归档单位或学院 文件级：文件形成单位或个人（如发文单位、签订合同双方、填表个人、项目负责人、学位申请人等） 教学档案的第一责任者参考“五、教学档案归档内容和操作方式 ”

（图 35）

43

（12）页数：案卷级：实数，例如 8，29，139

文件级：文件起始页并且保持三位数：如 001，005，030，121…….126/139

每个案卷的的最后一个文件页数：起始页/终止页，例如 126/139，表明最后一个文件从 126 页开始到 139 页结束。

案卷级页数：

（图 36）

44

文件级页数：

（图 37）

45

文件级页数：最后一个文件

（图 38）

46

（13）时间：案卷级：本案卷中最早的文件时间+最晚的文件时间。 例如 20160105-20161223

文件级：本文件产生的时间（保持八位数的日期，年月日之间不加“.”，如 20160921）

案卷级时间：

（图 39）

47

文件级时间：

（图 40）

48

（14）归档单位：与档案馆进行档案移交的单位名称

案卷级归档单位：

（图 41）

49

文件级归档单位：

（图 42）

50

（15）存址：档案存放地址，如“档案馆-徐汇”或者“档案馆-奉贤”。案卷级和文件级存址相同。

（图 43）

51

（16）文号、图号：红头文件的文号需要录入（只有文件级条目输入时才有“文号、图号”，案卷级没有）

（图 44）

52

（17）载体：按照档案的实际载体进行选择

（图 45）

53

（18）文本：原件或复印件等一定要进行选择

（图 46）

54

（19）文种：根据文件的实际文种进行选择

（图 47）

55

（20）输入员：兼职档案员的姓名（案卷级和文件级相同）

（图 48）

56

（三）打印案卷移交目录

1、在“档案文件信息管理”界面选中“打印当前”，进入“目录打印”界面

（图 49）

57

2、在“目录打印”界面选中“案卷移交目录（A4 横向）”，检查“选择打印范围的案卷列表”是否是自己要打印的案卷号

（图 50）

点击这个倒三角“ ”

即可出现（图 51）所示的案

卷档号列表

58

3、检查无误后点击“打印预览”，进入预览界面进行第一次打印预览。

（图 51）

59

4、此时如若出现（图 52）的界面，请点击“确定”即可恢复正常预览（图 53）。

（图 52）

60

5、（图 53）

61

6、在（图 53）界面轻点鼠标右键进行第二次打印预览，进入到打印设置界面。

（图 54）

62

7、在打印设置界面选中设置图标，进入页面设置界面，进行页边距、页眉、页脚设置

（图 55）

63

8、案卷移交目录页边距“上、下、左、右“”全部为 10.05、页眉、页脚全部为“空”。设置完成后点击“确定”返回打印设置界面。

（图 56）

卷内目录的页边距与此相同

备考表的的页边距：左 12.05

右 10.05

上 20.15

下 18.05

页眉、页脚全部为“空”

64

9、此时点击打印按钮，进行打印即可。（案卷移交目录 2 份，卷内目录 1 份、备考表 1 份）

（图 57）

65

（四）打印卷内文件目录、备考表

1、在“档案文件信息管理”界面选中“打印当前”，进入“目录打印”界面

（图 58）

66

2、选中“卷内目录（通用）”，其后步骤与“打印案卷移交目录”相同，可以参考。

（图 59）

67

（图 60）

卷内目录打印完成后，请

将其按照档号分别放在对

应案卷的最上方。

68

3、选择“备考表（A4）”打印备考表，其余步骤参考“打印案卷移交目录”。

（图 61）

69

4、备考表打印完成后，需要各部处、学院分管档案工作的领导在“检查人”位置签名或者盖章。

（图 62）

备考表打印完成，且分管领

导在“检查人”位置签字或盖

章后，请将其按照档号分别

放在对应案卷的最后。

70

党群、行政等档案的归档要求及常见错误

一、归档要求：及时完整归档

1、2017 年党群、行政、学院党政等非教学档案的归档、移交的截止

时间为 2017 年 6 月 23 日。

2、教学档案的归档截止时间为 2017 年 12 月 22 日。

友情提示：每年年终的归档情况反馈表中记录的归档时间将以最

后一份案卷进行移交的时间为标准。

例如：部门 A 于 2017 年 4 月 28 日移交了 23 卷 2016 年档

案，7 月 3 日又补交了 6 卷 2016 年档案，则其档案

移交时间为 20170703。

教学档案与此相同。

二、常见错误

1、页数格式错误

（1）案卷级页数：不加“0”，保持实数格式，如某案卷有 98 页，则

页数为“98”；有 9 页，则页数为“9”；有 123 页，则页数为“123”。

（2）文件级页数：保持 3 位数格式，若不足 3 位数，则需加“0”补

齐 3 位数。

例如：某一个文件从第 9 页开始，则该文件的页数为“009”； 从第

58 页开始，则该文件页数为“058”；从 112 页开始，则该文件的

页数为“112”；

注意：每个案卷的最后一个文件，其页数格式为“起始页/终止页”，

71

如果从 112 页开始的某一个文件是整本案卷的最后一份文件， 135

是这个文件的最后一页的页码，则该文件的页数格式为“112/135”。

如果最后一个文件只有 1 页，页码为 011，则其页数为“011/011”

2、保管期限错误

保管期限的选择请参考《上海师范大学归档范围和保管期限表》

注：会议记录、大事记等一般设为“永久”。

3、题名拟写不规范

（1）案卷题名要简明扼要，确切反映案卷内文件的内容，一般包括

时间、责任者、内容、文种等。

“上海师范大学”统一简称“上海师大”

案卷的正题名都要加上“部门+年份”

同一年份的计划总结统一到自然年归档

一般文件的正题名照抄原文的正题名即可，特殊情况，如工作总

结、计划等需要补充完整。

例如：上海师大统战部 2016 年工作总结、工作计划

详细要求及示例请参阅《关于档案正题名拟写的详细说明》，该

说明可以在上海师范大学档案馆主页上的“下载专区”中下载。

（2）红头文件等收发文件一般先按照发文单位分好类别再进行组卷，

特殊情况请咨询档案收集指导室。

例如：中华人民共和国教育部办公厅、教育部司局 2015 年下发

的有关研究生工作的通知

中华人民共和国国务院学位委员会 2015 年下发的有关研

72

究生工作的通知

（3）文件的正题名如若涉及人名，尽可能将成员姓名全部录入，名

字的各个字之间不加空格，人名与人名之间加空格。

例如：张三 李四 王五 赵六

（4）金属物没有去除

移交档案馆的档案必须去除所有的金属物，如订书钉、曲别针等

（5）双面打印的文件，背面没有敲页码

每一张文件的正面右上角都需要敲好页码，如若文件背面有内

容则需在背面的左上角敲页码

横版打印的文件（如学生成绩单）则需在正面右下角敲页码，

例如下图

（6）各种非 A4 尺寸的文档（如荣誉册、嘉宾签名薄、节目单、各类

73

活动手册、书籍等）尽可能作为独立案卷归档，不要与 A4 文档

放在同一案卷内。

友情提醒：各部处、学院归档的荣誉进行归档前请提前联系收集

指导室，由指导室给予相应档号。

（7）卷内文件顺序混乱（以下为正确的排列顺序）

红头文件在前、拟文稿纸在后：

正题名中不需要体现“拟文稿纸”字样

批复在前，请示在后：二者一一对应放在一起，不能分开组卷

卷内红头文件应按照发文号的顺序进行排序

（8）同一年的工作计划和总结没有统一归档

同一年份的工作计划、工作总结放在同一个案卷中组卷归档

例如：上海师大人事处 2015 年工作总结、工作计划（案卷）

（9）原始的会议记录本没有归档

原始会议记录本必须归档，若无原始记录，只有整理后的会议纪

要，则会议纪要必须由与会者签字并加盖本部门（学院）公章，

之后进行归档

（10）归档文件（尤其是合同、协议、荣誉证书等）必须为原件。

三、关于密级设置的建议

各文件密级由各部门、学院内部根据本部门、学院的具体情况确定，

档案馆不做统一要求，以下内容为密级选择的建议。

绝密级：1、党委常委会会议纪要、记录

2、校长办公会会议纪要、记录

74

3、校人事工作领导小组会议纪要、记录

4、校财经工作领导小组会议纪要、记录

5、其他涉及全校性质的不宜公开的档案资料

机密级：1、案件材料（标题统一为：上海师大纪委、监察处 20**年

关于***的专卷，其中***为涉案人姓名）

2、其他涉及个人的处罚、处分、审计文件

秘密级：各二级单位的原始会议记录

内部级：仅供归档的的二级单位自己可见，且不涉密

公开级：可在校园网内公开，未来在条件许可情况下能在全社会公开

四、如若出现以下情况，案卷将会退回原单位重新修改

1、移交前未与收集指导室沟通、进行电话检查

2、案卷纸张数超过 150 张

3、文件顺序或页码出现错误导致全卷必须重新组卷

4、归档文件未按要求处理，出现无效的复印件、公章不全等问题

5、案卷内缺少某一个（或某些）文件，则本案卷全部退回

6、移交的案卷页数或次序等与南大档案管理系统里录入条目不一致。

7、文件里的修订章个数超过 2 个，则文件原件退回重新制作。

五、出版刊物归档

若本单位兼职档案员不进行出版刊物归档，则统一交由收集指导室陈

瑶老师（联系电话：64321104）进行归档。

75

教学档案归档内容及操作方式

一、 本、专科生归档内容及操作方式（延长、补修学生成绩登分表单独组卷，操作方式参考本册第 96 页）

内容 操作方式

要求归档种类 1、成绩总单（永久） 2、原始成绩登分表（长期） 3、试卷（长期、放试卷库）

时间（8 位日期） 责任者

成绩总

单

组卷厚度 按班级成卷

案卷正题名 上海师大人文学院 2011 级汉语言文学（师范）专业本科（1）班学生成绩总单

本卷最早 – 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件正题名 上海师大人文学院 2011 级汉语言文学（师范）专业本科（1）班学生成绩总单：张三 123456789（姓名+全角空一格+学号）

注：姓名和学号位置可以互换

入学 – 毕业 20110901-20150630

学院简称 （人文学院）

原始成

绩登分

表

案卷正题名 上海师大人文学院 2011 级汉语言文学（师范）专业本科（1）班学生原始成绩登分表

本卷最早 - 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件正题名 上海师大人文学院 2011 级汉语言文学（师范）专业本科（1）班学生 2011-2012 年第一学期原始成绩登分表

本学期考试教师签

名最早-最晚（或者

本学期起止时间）

学院简称 （人文学院）

试卷 案卷正题名（文

件题名相同）

上海师大人文学院 2011 级汉语言文学（师范）专业本科（1）班学生《中国当代文学史》考试试卷

考试时间（或该学

期起-止时间） 学院简称

（人文学院）

76

二、学生成绩替换

（一）要求：1、替换的成绩必须为学生的最终成绩单、仍在进行补修证书的同学不接受替换 2、每年 4 月、10 月集中进行成绩替换，其他时间不接受替换成绩单的移交。

3、移交替换成绩时，必须填写《替换成绩移交单》（如下图）

77

（二）填写档号和敲页码步骤说明

1、填写档号

（1）打开 IE 浏览器，在地址栏输入 dagl.shnu.edu.cn，按回车键，进入南大管理系统登录页面

78

（2）输入用户名和密码，进入南大系统

79

（3）鼠标左键点击菜单项中“档案管理”，进入档案管理页面

（4）进入档案管理页面

鼠标左键点击

80

（5）鼠标左键点击教学档案前面的“田”符号，查看教学档案表

点击鼠标左键

81

（6）查看教学档案表，鼠标左键点击教学（临时），进入档案查询页面

（7）进入档案查询页面

82

（8）鼠标左键点击“表内查询”前面的“田”符号，打开查询窗口

83

（9）打开查询窗口，在检索条件输入框输入学生学号，并按回车键，查询学生信息

84

（10）查询结果页面

85

（11）档案检索结果目录中有“档号（案卷号）”一栏

（12）按照“档号（案卷号）”一栏，将“01-2015-JX13.16-1.0026”去掉“01-”剩下的“2015-JX13.16-

1.0026”填入替换成绩移交单里的档号一栏，每份成绩单都要填入相应的档号

86

2、填写页码和在替换成绩单上敲页码

（1）查询结果页面

87

（2）档案检索结果目录中有“全文”一栏

（3）鼠标左键点击符号 ， 进入全文查看窗口

点击鼠标左键

88

（4）进入全文查看窗口，鼠标左键点击“浏览”下面的 符号，进入成绩单浏览页面

鼠标左键点击

89

（5）成绩单浏览页面里，成绩单共两页，第一页的页码是 012，那么替换的成绩单页码从 012 开始，

如果替换的成绩单有两页，号码分别为 012，013，如果替换的成绩单有三页，比原来多一页，那么号

码分别为 012，013，013-1.

鼠标左键点击

90

（6）将新页码填入替换成绩移交单里的页码一栏，每份成绩单都要填入相应的页码

最初该同学成绩单的第一

页的页码是“012”

91

（7）在教务处新的成绩单上敲页码时，注意页码的位置和方向规定如下：

92

三、研究生归档内容及操作方式

内容 操作方式

要求归档种类 1、学籍和学业成绩记录（永久） 2、学位论文评审文件（长期）

时间（8 位日期） 责任者

学籍和学业成绩记录

组卷厚度 套用 A4 格式，4 页纸。35+5 人

博

士

案卷正题名 上海师大人文学院 2015 届博士研究生学籍和学业成绩记录

（有些是“学业成绩记录“”，标准是按照表头来写） 本卷最早 - 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件正题名 上海师大人文学院 2015 届博士研究生学籍和学业成绩记

录：张三 123456789（姓名+全角空一格+学号）注：姓名和

学号位置可以互换学

入学 - 毕业 20120901-20150630

学院简称 （人文学院）

硕

士

案卷正题名 上海师大人文学院 2015 届 文艺学、汉语言文学、中国古典

文献学 专业硕士研究生学籍和学业成绩记录 本卷最早 - 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件正题名 上海师大人文学院 2015 届文艺学专业硕士研究生学籍和学

业成绩记录：张三 123456789

入学 - 毕业 20120901-20150630

学院简称 （人文学院）

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内容 操作方式

时间（8 位日期） 责任者

学位评审文件

博

士

案卷题名 上海师大人文学院 2012 级文艺学专业张三博士学位评审

文件 本卷最早 - 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件题名

1、博士学位申请书 填表日期 申请人姓名

2、研究生选题报告书 填表日期 申请人姓名

3、博士学位论文答辩申请书 答辩日期 申请人姓名

4、博士学位论文评阅意见书 填表日期 评阅人姓名

5、博士学位论文自评表 填表日期 申请人姓名

6、博士学位论文答辩情况表 答辩日期 答辩秘书姓名

7、博士学位论文答辩表决票 落款时间 学位评定委员

会 学院分委

员会 8、学位评定分委员会表决票 落款时间

9、毕业研究生登记表 填表日期 申请人姓名

94

内容 操作方式

时间（8 位日期） 责任者

学位评审文件

硕

士

案卷题名 上海师大人文学院 2012 级文艺学专业张三硕士学位评审

文件 本卷最早 - 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件题名

1、硕士学位申请书 填表日期 申请人姓名

2、研究生选题报告书（或硕士学位论文工作计划） 填表日期 申请人姓名

3、硕士学位论文答辩申请书 答辩日期 申请人姓名

4、硕士学位论文评阅意见书（或论文评议表） 填表日期 评阅人姓名

5、硕士学位论文答辩情况表 答辩日期 答辩秘书姓名

6、硕士学位论文答辩表决票 落款时间 学位评定委员

会 学院分委

员会 7、学位评定分委员会表决票 落款时间

8、毕业研究生登记表 填表日期 申请人姓名

延迟答辩 学籍和学业成绩记录、学位评审文件均放答辩通过年（证书编码年）归档

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四、学院夜大学、教学点夜大学归档内容及操作方式

内容 操作方式

要求归档种类 1、成绩总单（永久） 2、原始成绩登分表（长期）

时间（8 位日期） 责任者

成绩总

单

组卷厚度 按班级成卷

案卷正题名 上海师大人文学院夜大学 2011 级汉语言文学（师范）专业本

科（1）班学生成绩总单 本卷最早 – 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件正题名 上海师大人文学院夜大学 2011 级汉语言文学（师范）专业本

科（1）班学生成绩总单：张三 123456789（姓名+全角空一格

+学号）注：姓名和学号位置可以互换学

入学 – 毕业 20110301-20150115

学院简称 （人文学院）

原始成

绩登分

表

案卷正题名 上海师大人文学院夜大学 2011 级汉语言文学（师范）专业本

科（1）班学生原始成绩登分表 本卷最早 - 最晚的

时间 学院简称

（人文学院）

文件正题名 上海师大人文学院夜大学 2011 级汉语言文学（师范）专业本

科（1）班学生 2011-2012 年第一学期原始成绩登分表

本学期考试教师签

名最早-最晚（或者

本学期起止时间）

学院简称 （人文学院）

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内容 操作方式

时间（8 位日期） 责任者

各学院夜大学、教学点夜大学

延长、补修成绩单

案卷正题名

一般放在毕业年归档，跟随该专业正常毕业的学生成绩之后，

如果人数较多，则可以独立组成案卷。

如：上海师大人文学院夜大学 2009、2010 级各专业延长毕业

学生成绩总单

该案卷内所有学生

入学-修到此成绩单

的时间

学院简称 （人文学院）

文件正题名 上海师大人文学院夜大学 2012 级社会工作专业专升本（2）班

学生成绩总单：张三 123456789（姓名+全角空一格+学号） 注：姓名和学号位置可以互换学

入学 –修到此成绩

单的时间 20110301-20150115

学院简称 （人文学院）

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上海师范大学档案馆综合查询系统使用介绍

一、简单介绍

1、上海师范大学档案馆综合查询系统访问网址：http://dacx.shnu.edu.cn

（图 63）

98

2、在输入框内输入检索关键词进行检索

（图 64）

友情提醒：

1、当所有档案类别均为蓝色字体时（图 64），在输入框内输入关键词“张三”，则有关张三的所有“照片、音频、视频、校报、教师著作、学生

学籍、学生档案查询”等类别的档案都会被进行检索。

2、当档案类别中的某一个蓝色字体变为红色字体时，表明只搜索该类别的档案（图 65）。例如“照片档案”四个字变成红色，在输入框中输入

“继续教育学院”，则检索结果为有关继续教育学院的所有馆藏照片档案。

（图 65）

可查询的档案类别

99

二、操作演示：

1、当档案类别（指照片档案，音频档案等）均为蓝色时在输入框输入检索关键词“张斌”，点击“查询”

（图 65）

2、关于“张斌”的所有档案资料都会显示在页面里（图 66）

100

（图 66）

101

3、关于“张斌”的照片档案点击图片即可看大图，点击“更多”可看更多的检索结果。

（图 67）

102

4、关于“张斌”的音频档案资料（图 68），点击“试听”可在线听音频（图 69）

（图 68）

（图 69）

103

5、关于“张斌”的视频档案资料（图 70），点击播放键可在线看视频

（图 70）

（图 71）

104

6、关于“张斌”的校报档案资料（图 72），点击浏览可看具体信息（图 73）

（图 72）

（图 73）

105

7、关于“张斌”的著作（图 74），图片可以看放大封面图片，若想查看具体内容，需到档案馆进行查阅。

（图 74）

106

8、关于“张斌”的学籍信息资料（图 75），点击链接可看具体信息（图 76）

（图 75）

（图 76）

107

档案馆（博物馆、校史馆）办公室部分工作范围及办公电话

科室 工作范围（部分） 联系方式

人事档案室 教工、学生人事档案查询、利用 64323856

收集指导室

全校党政、科研、教学、财会、

基建、设备、声像、出版、外事

等所有档案的收集

徐汇 64322590

奉贤 57123945

保管利用室 档案查询、利用

徐汇 64321104

奉贤 57123945

奉贤 57122420

档案编研室 人物、著作、校史实物等征集，

口述档案制作，档案编研

徐汇 64322260

奉贤 57122420

校史馆（徐汇） 日常接待，校史内容更新 64322260

校史馆（奉贤） 日常接待、校史内容更新 57122420

博物馆 日常接待 64324672

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收集指导室分工及联系电话

崔海莉：人文、哲学与法政、外语、教育、音乐、美术、商、谢晋、

对外汉语、天体物理等学院教学档案。电话：64322590

位慧慧：党群、行政、国际交流处、社科处、科技处、教务处、研究

生院、学工部、基教中心的档案。电话：64322590

陈瑶：学院党政、基建、设备、出版、产品、财会等档案，继续教育

学院及校外教学点，徐汇校区数理、生环、旅游、体育、信机、

建工、马克思等学院教学档案。电话：64321104

余灿：奉贤校区档案（包括奉贤管委会、教务处、基建处、设备处档

案，以及生环、体育、信机、建工、青年学院等教学档案）。

电话：57123945

李菁：电子、声像等档案的收集整理、利用，数据更新（成绩单替换

等），档案数字化工作。电话：64322590