etapas del mejoramiento continuo

8/17/2019 Etapas Del Mejoramiento Continuo

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Apuntes Organización Institucional1 de 3

METODOLOGÍA DE LOS ESTUDIOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO:La metodología de los estudios de O y S es el procedimiento s is temát ico y ordenado aseguir para desarrol lar estudios de mejoramiento administ rat ivo.Metodología puede def in i rse como el conjunto de m étodos seguidos en una invest igación,es un procedimiento s is temát ico y ordenado para real izar a lgo.La ejecución de un estudio de O y S puede or ig inarse de diversas formas. Puede ser e l

resul tado de una preocupación de la Di rección de la empresa, de sol ic i tudes de los Jefesde l ínea, de propuestas de la unidad interna de O y S o de sugerencias de consul toresexternos.

ETAPAS:

ETAPA 1 :Preparación del estudio:A. Def in ic ión del objet ivo:Si b ien muchas veces se posee una idea más o menos concreta de lo que se desea,en otras se hace referencia a las consecuencias de un problema s in poderident i f icar con precis ión la causa que los provoca.Para conocer los mot ivos que determinaron la decis ión de real izar e l estudio, sedesarrol lan entrev is tas personales con la Di rección de la empresa, en las cuales se

busca obtener información suf ic iente.De las respuestas se determinará:

- extensión del t rabajo- l imi tac iones a tener en cuenta, sean de t ipo pol í t ico, legal , f inanciero o s icosocia l .- Relaciones consul tor-empresa.

B. Examen prel iminar:Determinados lo más c laramente los objet ivos a alcanzar se debe real izar unexamen prel iminar que serv i rá para:

- conocer la real idad y ver i f icar las s i tuaciones que or ig inaron el estudio- determinar en forma pr imar ia la naturaleza de los problemas- cerc iorarse sobre la magni tud de los problemas a resolver y e l volumen de información

a obtener- obtener información para la p lani f icación y la organización del t rabajo- auscul tar la moral de t rabajo y e l compromiso de los jefes de línea y del personal.- Retroal imentarse para conf i rmar, a justar o modif icar e l objet ivo in ic ia lmente f i jado.

C. Plani f icación del t rabajo:Con la información del examen prel iminar se procede a la p lani f icación del t rabajo. ,o sea, determinar las act iv idades a real izar, su secuencia, e l t iempo que demandarácada una, los productos a obtener en cada etapa del t rabajo, los métodos a ut i l izar ,así como los recursos humanos, mater ia les, tecnológicos y f inancieros necesar ios.A cont inuación se confecciona la propuesta de t rabajo que será elevada para laaprobación por parte de la empresa.La misma se compone de los s iguientes capí tu los:

- Antecedentes de la empresa consul tora (en caso de consul tar ía externa)- Programa de t rabajo: objet ivo, a lcance, metodología, resul tados esperados,

act iv idades a desarrol lar y p lazos de real ización.- Condic iones de contratac ión (consul tar ía externa)- Equipo consul tor .

ETAPA 2. Relevamiento de informaciónAprobada la propuesta de t rabajo presentada, se da comienzo al re levamiento deinformación.La s is temat ización de la información re levada impl ica, también, la ut i l izac ión de losinstrumentos apl icables a las dist intas técnicas involucradas en los estudios demejoramiento administ rat ivo.

ETAPA 3. Diagnóst ico de la s i tuación actual .Concluido el re levamiento y real izada la val idación y s is temat ización de la informaciónrelevada, debe darse in ic io a la etapa de anál is is que culminará con el d iagnóst ico de las i tuación actual .E l propósi to de poner de mani f iesto los problemas que presenta la organización, se lograa t ravés de la comparación, cotejo o contratac ión, del “ser” - real idad actual - con el“debe ser” - estado deseado -


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El diagnóstico de la si tuación actual se somete a anál isis y aprobación de los nivelesdi rect ivos y gerencia les de la organización : Informe de avance.

ETAPA 4. Diseño de soluc iones:

Esta etapa de diseño es esencia lmente creat iva, requiere de la imaginación delAnal is ta para crear soluc iones que permi tan resolver los problemas detectados en elanál is is y enunciados en el d iagnóst ico.

Esta etapa se desarrol la en dos partes:A. Diseño general :

Cont iene los l ineamientos básicos de soluc ión a las fa l las detectadas, inc luye lasrecomendaciones de modi f icaciones, agregados o el iminaciones que se sugieren paracambiar la real idad actual .Aquí se elabora un nuevo Informe de avance. Es fundamental en esta etapa que losresponsables de los órganos involucrados en los cambios estén concient izados de lasoluc ión a ser adoptada.

B. Diseño detal lado:Aprobado el modelo general presentado se procede a diseñar las soluc iones en formadetal lada.Dicho diseño involucra la confección de gráf icos y la redacción de manuales, deacuerdo con el objeto de estudio y las recomendaciones planteadas.

ETAPA 5. Informe f inal .A l terminar la formulación del d iseño detal lado, se ha de redactar un informe que s intet iceel estudio en su tota l idad.Debe prestarse especia l atención al lenguaje ut i l izado, e l que debe ser c laro senci l lo ,preciso y c omprensib le.Un contenido standard de informe puede ser:

• Int roducción: resumen del or igen y propósi to del t rabajo.• Diagnost ico de la s i tuación actual : s íntes is de los problemas detectados,

fundamentación de los mismos y s intét ica referencia a las consecuencias negat ivasque los mismos producen en la organización.

• Diseño detallado de las soluc iones: detal le de las soluc iones recomendadas yfundamentación de las mismas.

• Programación de la implantación: s i la labor del anal is ta impl ica también laimplantación de las recomendaciones propuestas se presenta el cronograma con las

act iv idades a cumpl i r y los t iempos previstos de ejecución.• Conclus iones: breve referencia a los resul tados que esperan lograrse de

implantarse las soluc iones suger idas.• Anexos: gráf icos, manuales y otros instrumentos diseñados.

SERREALIDAD

ACTUAL

DEBERSER

ESTADODESEADO

Diagnóstico de la Situación Actual

Relevamiento deinformación

Modernización administrativa y Teoríade la Organización Formal


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ETAPA 6. Implantación:Una vez aprobado el informe f inal , se enfrenta la etapa que impl ica la puesta enpráct ica de las recomendaciones presentadas.La implantación puede ser real izada por la l ínea, por e l Anal is ta de O y S, o por lal ínea con el asesoramiento y apo yo del Anal is ta.Esta etapa comprende 4 fase:

A. Programación de la implantación:Esta fase se di r ige a ident i f icar las act iv idades que deben ejecutarse durante laimplantación, a determinar e l t iempo que requer i rá cada una de el las y a establecer lanecesar ia interre lac ión que deben mantener las d iversas tareas preparator ias.B. Preparación de la implantación:Impl ica el cumpl imiento de las tareas preparator ias necesar ias que son asignadas,generalmente, a personas que t ienen responsabi l idades de l ínea.C. Puesta en práct ica:Es el momento en el cual se in ic ia efect ivamente la implantación. La misma puede sertota l o parc ia l , así como por sust i tuc ión completa o in ic iada en parale lo.TOTAL: se implantan los cambios en forma masiva.PARCIAL: se real izan exper iencias pi loto que permi ten ver i f icar su adaptación enalgunas áreas de la organización y progresivamente se proyectan hacia las restantes

áreas.SUSTITUCIÓN COMPLETA: cuando un nuevo s is tema, a part i r de una fecha dada,reemplaza a uno anter ior .SUSTITUCIÓN EN PARALELO: cuando el nuevo s is tema se pone en práct ica,manteniendo por c ier to t iempo el s is tema anter ior .D. Evaluación de resul tados:Una vez implantados los cambios, es conveniente real izar un seguimiento hasta sufuncionamiento sat is factor io por un t iempo prudencial , durante el cual e l Anal is taevalúa los resul tados obtenidos y compara los mismos con los objet ivos esperados.

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