excel 2010 final

5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 1/219

0



1

Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010

Chức năng Backstage View

Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tấ t cả các ứng dụng trong gói

Office 2010.

Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), h ỗ

trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấ n.

Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhi ều lệnh, như cho phép

ai sửa tài liệu, kích cỡ file...



2

Thêm tính năng Sparkline

Excel luôn có dữ liệu đồ thị và bi ểu đồ r ất phong phú để mô tả dữ liệu và xu

hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới -

Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini)

hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cáchnhanh nh ất và đơn giản nh ất để thêm thành ph ần đồ thị hi ển thị vào một cell.



3

parkline là cch hữu ích để thêm một y ế u t ố trực quan nhanh và gọn.

Tính năng Slicers

Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có th ể giúp bạn giải thíchdữ liệu của bạn d ễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực

quan sâu thông qua s ố lượng lớn dữ liệu.

Ví dụ, bạn có th ể sử dụng licers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có th ể

nhanh chóng tìm th ấ y những thông tin có liên quan

Khi dữ liệu trong bảng Pivot Table thay đổi, Slicer sẽ tự động được cập nhật.



4

Định dạng dữ liệu có điều kiện

Chức năng conditional format mới bao g ồm nhi ề ki ểu định dạng và icons và

khả năng tô sng chỉ những mục được chỉ định như gi trị lớn nh ấ t, nhỏ nh ấ t...với chỉ 1 cú click chuột

Đây là chức năng rấ t hay trong Excel 2010. N ế u bạn có một bảng với nhi ều s ố

liệu khc nhau, thông thường để đnh gi dữ liệu, chúng ta thường dùng các

hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không c ần dùng

hàm, càng không c ần l ấ y dữ liệu ra khỏi bảng mà v ẫn có th ể đnh gi chính xcdữ liệu qua cách làm n ổi bật các ô theo một điều kiện định s ẵn. Thực hiện nhưsau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu c ần đnh gi, sau đó bấ m nút

Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc:

Ki ểu đnh gi này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không

phải trích riêng ra ngoài như cc phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực

hiện “sàng lọc tại ch ỗ” bằng cách làm n ổi bật lên những ô đúng với điều kiện

hoặc quy luật do bạn quy định. au đây là hai nhóm quy luật chính:

Highlight Cells Rules: làm n ổi bật các ô theo một trong cc điều kiện:Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (b ằng) một giá

trị so snh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có

chứa chu ỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian),

Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).

Khi bạn chọn xong một điều kiện làm n ổi bật, sẽ xu ấ t hiện một hộp thoại

yêu c ầu bạn nhập giá trị c ần so sánh và màu tô n ổi bật cho ô phù hợp với

điều kiện so snh đó. Xong, bạn b ấ m OK để chương trình thực thi trongbảng tính.

Top/Bottom Rules: quy luật này g ồm cc điều kiện: Top 10 Items (đnhd ấ u 10 ô có giá trị lớn nh ất), Top 10% (đnh dấ u 10% s ố ô có giá trị lớn

nh ất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô

có giá trị lớn hơn gi trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có

giá trị nhỏ hơn gi trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đnh giá



5

theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu c ầu bạn nhập s ố

ô c ần làm n ổi, ch ẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùybạn tinh chỉnh, sau đó bấ m OK để hoàn t ấ t.

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:

Data Bars: bạn b ấ m chọn ki ểu đnh gi này, chọn một màu ưng { trongmenu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xu ấ t hiện cột màu

đnh gi mức độ dữ liệu giúp bạn d ễ dàng so snh cũng như nhận ra sự

tăng giảm của s ố liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì s ố liệu của bạn càng

có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị th ấ p.

Color Scales: ki ểu đnh gi này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu

khác nhau, ứng với m ỗi màu là mức độ th ấ p, trung bình và mức độ cao.

Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích

trong menu hiện ra và sẽ th ấy chương trình p dụng lên vùng chọn của

bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình b ằng cách chọn Color

Scales > More Rules.

Icon Sets: b ấ m chọn Icon Sets, chọn một nhóm bi ểu tượng mong mu ốn,

chương trình sẽ tự động đặt các bi ểu tượng trước ô dữ liệu của bạn,

giúp bạn có cái nhìn trực quan v ề bảng tính.

Ví dụ d ấ u bi ểu thị s ố liệu ở mức độ cao nh ấ t, d ấ u bi ểu thị s ố liệu ở mức trung

bình, và d ấ u bi ểu thị s ố liệu th ấp dưới cả mức trung bình, đng bo động. M ỗi

bi ểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so snh và tiến hành đặt bi ểu tượng

thích hợp vào từng ô theo giá trị ph ần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ

chung của cả cột hoặc dòng.

Bạn có th ể định lại quy luật đnh giá này b ằng cách chọn More Rules trong

nhóm Icon Sets.

Ngoài những ki ểu định dạng có điều kiện trên, bạn có th ể tạo riêng cho mình

những quy luật đnh gi khc bằng cách b ấ m nút Conditional Formatting >

New Rule, tuy nhiên việc này r ấ t m ấ t thời gian. T ốt nh ấ t bạn nên sử dụng

những quy luật có s ẵn mà Excel đã cung cấ p r ất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không

vừa ý với cc định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không m ấ t dữ liệu, bạn b ấ m



6

Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các ki ểu xóa như Clear

Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả

sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).

Có th ể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 r ấ t thú vị, nó cho phépchúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày r ấ t khoa học và b ắt m ắt. Đặc

biệt nh ấ t là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đnh gi,sàng lọc dữ liệu chu ẩn xc và độc đo. Chắc ch ắn khi sử dụng chức năng này,bạn sẽ th ấ y hứng thú hơn rấ t nhi ều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.

PivotTables và PivotCharts

Gi ống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách d ễ dàngtrong giao diện mới này. T ấ t cả những cải thiện mới v ề việc lọc được cung c ấ pcho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và

các menu nội dung được cung c ấp để bạn có th ể phân tích dữ liệu trong bi ểu

đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của bi ểu đồ hoặc các

thành ph ần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có th ể thực hiện cho các

bi ểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng bi ểu đồ mà bạn

áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một b ổ sung

nâng c ấp để theo cch mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.

Share Workbook



7

Microsoft Excel 2010 có th ể tích hợp với SharePoint để cung c ấ p các công cụ

quản lý nội dung d ễ hi ểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức,

nâng cao năng suấ t làm việc nhóm.



8

Chương 1: Làm Quen Với Microsoft

Excel

Giới thiệu Excel

Excel là gì:

Microsoft Excel là một ph ần m ềm hay là một chương trình ứng dụng bảng,

giúp ta d ễ dàng hơn trong việc thực hiện:

Tính ton đại s ố, phân tích dữ liệu

Lập bảng bi ểu báo cáo, t ổ chức danh sách

Truy cập các ngu ồn dữ liệu khác nhau

Vẽ đồ thị và cc sơ đồ

Tự động hóa các công việc b ằng các macro

Và nhi ều ứng dụng khc để giúp chúng ta có th ể phân tích nhi ều loại hình bài

toán khác nhau.

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc

(tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì m ỗi workbook có th ể chứa nhi ều

sheet (bảng tính), do vậy bạn có th ể t ổ chức, lưu trữ nhi ều loại thông tin có liên

quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa r ấ t nhi ều

worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.

Worksheet: Còn gọi t ắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó cònđược gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhi ều ô (cell), cc ô được t ổ chức

thành các cột và cc dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một

Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa

được 256 cột và 65,536 dòng).

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ

thị. Một chart sheet r ấ t hữu ích khi bạn mu ốn xem riêng lẻ từng đồ thị.



9

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ th ể hiện trên cc tab đặt tại góc tri dưới của

cửa s ổ workbook. Để di chuy ển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nh ấ pchuột vào tên sheet c ần đế n trong thanh sheet tab.

Các thành phần của Workbook

Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLX” (dựa trên chu ẩn XML

giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được d ễ dàng hơn) thay cho định

dạng chu ẩn trước đây là “.XL”.



10

Giao diện Excel

Nút lệnh Office chứa các lệnh r ất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới,

mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh

Office gi ống như menu File của các phiên bản trước.

Chúng ta có th ể ch ế bi ế n thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta

hay sử dụng nh ấ t. Nh ấ n vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh

c ần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. N ế u các nút lệnh ở đây còn qu ít

bạn có th ể nh ấ n chọn More Commands… để mở cửa s ổ điều ch ế thanh lệnh

truy cập nhanh.



11

Các lệnh trong menu Office

Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh



12

Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh

Ribbon là gì?

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh

menu truy ền th ống thành các cụm lệnh d ễ dàng truy cập được trình bày ngay

trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page

Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Thanh công cụ Ribbon

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình

làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các ki ểu m ẫu có s ẵn, chèn

hay xóa dòng hoặc cột, s ắp x ế p, tìm ki ế m, lọc dữ liệu,…



13

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng bi ểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh v ề việc hi ển thị bảng tính và thi ế t lập in ấ n.

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),

công cụ ki ểm tra theo dõi công thức, điều khi ển việc tính toán của Excel.

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,

phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh ki ễm l ỗi chính tả, h ỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các

ô, các thi ế t lập bảo vệ bảng tính.

View: Thi ế t lập các ch ế độ hi ển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia

màn hình, …

Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình

viên, những người có hi ểu bi ế t v ề VBA. Để mở nhóm này nh ấ n vào nút Office

Excel OptionsPopular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.

Add-Ins: Tab này chỉ xu ấ t hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiệních b ổ sung, các hàm b ổ sung,…

Sử dụng menu ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi mu ốn thực hiện một thao tc nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng bi ểu, đồ

thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nh ấ p phải chuột lên đối tượng đó. Lập

tức một thanh menu hiện ra chứa các lệnh thông dụng có th ể hiệu chỉnh hay

áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.



14

Menu ngữ cảnh

Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa s ổ

Mở Excel

Thao tác:

B1. Từ màn hình (cửa s ổ) chính của Windows nh ấ p chuột nút Start ở góc dưới

bên trái

B2. Di chuy ển chuột lên trên đế n chữ All Programs, r ồi di chuy ển chuột sang

phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đế n chữ Microsoft OfficeExcel 2010 thì dừng lại.

B3. Nh ấ p chuột vào bi ểu tượng để khởi động Excel.

Phóng to, thu nhỏ cửa s ổ Excel



15

Các nút điều khiển cửa sổ Excel

Thu nhỏ cửa s ổ Excel

Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa s ổ đang mở to Nh ấ p chuột chuột vào

nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa s ổ Excel sẽ được thu gọn lại thành

một bi ểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start .

Phóng to cửa s ổ Excel

Thao tác:

Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa s ổ đang bị thu nhỏ

Nh ấ p chuột vào bi ểu tượng thu gọn của Excel trên thanh

Taskbar bên phía dưới màn hình

Thoát khỏi Excel

Nh ấ p chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng

có th ể thoát Excel b ằng cách nh ấ n nút Officech ọn Exit Excel .

Thao tác với ô và vùng

Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

Địa chỉ một ô trong Excel được xc định bởi tiêu đề cột và s ố thứ tự của dòng.

Một vùng trong bảng tính được xc định b ằng địa chỉ của ô ở góc trên bên tráicủa vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có d ấu : phân cch). Đặc

biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xc định là <tên cột>:<tên cột> (ví

dụ cột A thì được xc định ng ắn gọn là A:A) và <s ố dòng>:<s ố dòng> (ví dụ

địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).



16

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và

s ố dòng là 11, vùng được bao bởi nét ch ấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu

tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cu ối của vùng là H12.

Địa chỉ ô và vùng

Chọn vùng

N ế u dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuy ển ô hiện hành đế n góc trênbên trái của vùng c ần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xu ống dưới qua phải đế nvị trí ô cu ối cùng của vùng và thả chuột. N ế u dùng phím thì sau khi chọn ô đầu

tiên bạn giữ phím Shift trong khi nh ấ n phímvàđể đế n ô cu ối của vùng và

thả các phím. (Bạn cũng có th ể làm ngược lại là chọn ô cu ối của vùng trước và

kéo chọn đế n ô đầu tiên).

Khi mu ốn chọn cả sheet hiện hành thì nh ấ n <Ctrl+A>, còn mu ốn chọn cả

workbook (nghĩa là chọn t ấ t cả các sheet) thì nh ấ p phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.

Sao chép và di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đế n một nơi nào đó trongbảng tính và dữ liệu g ốc còn nguyên, còn di chuy ển vùng thì cũng như sao chépnhưng dữ liệu g ốc sẽ được di dời đế n vị trí mới. Để sao chép hay di chuy ển



17

trước tiên bạn phải chọn vùng c ần sao chép hay di chuy ển, sau đó có th ể dùng

nút lệnh, phím t ắt hay dùng chuột để thực hiện:

Dùng Ribbon:

Chọn vùngHomenhóm Clipboard nh ấ n nút hay (Copy hay

Cut ), đến nơi đích và Homenhóm Clipboard nh ấ n nút (Paste). Bạn có

th ể gọi các lệnh trên từ menu ngữ cảnhnh ấ p phải chuột.

Chuột:

Chọn vùnggiữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n ế u là sao chép (không giữ

thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuy ển)kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay

di chuy ển đế n và thả chuột.

Dán đặc biệt (Paste Special)

Trong qu trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt

từ bộ nhớ vào với một s ố chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn

hãy sử dụng Paste Special… au khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao

chép đế n và nh ấ p phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste

Special có một s ố lựa chọn như bảng sau:

Giải thích hộp thoại Paste Special



18

H ạ ng mụ c Mô tả

All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn

Formulas Dán giá trị và công thức, k hông định dạng

Values Chỉ dán giá trị và k ết quả của công thức, không định dạng

Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức

Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức

Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích

All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn

All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền

Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột

Formulas and number

formats

Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số,

các định dạng khác bị loại bỏ.

Values and number

formats

Dán vào giá trị, k ết quả của công thức và các định dạng gốc của

các con số.

None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào

Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích

Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của

vùng nguồn.

Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của

vùng nguồn.

Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của

vùng nguồn



19

Skip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng

đích

Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngượ c lại

Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn

Đặt tên vùng

Việc đặt tên vùng có lợi r ấ t lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán

như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và d ễ hi ểu công dụng của nó hơn làcc địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chi ếu tính ton ít sai sót hơn vàdi chuy ển hay chọn các vùng đã được đặt tên r ấ t nhanh chóng từ Name box

(hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng tr ắng và

d ấ u ch ấ m, tên phải b ắt đầu là ký tự không được b ắt đầu là s ố, tên không được

đặt gi ống cc địa chỉ tham chi ế u. Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng c ần đặt

tênchọn nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại

New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope,

nhập chú thích n ế u c ần, xong thì nh ấ n OK. Ngoài ra bạn còn có th ể đặt tên trực

ti ế p từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined

Names Create from Selection hoặc dùng menu ngữ cảnh.



20

Mu ốn mở hộp thoại quản l{ cc tên đã đặt bạn vào nhóm FormulasDefined

NamesName Manager . Từ hộp thoại bạn có th ể đặt tên mới, hiệu chỉnh

thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của cc vùng không dùng đến,…

Thêm chú thích cho ô

hêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hi ểu thông tin mà ô đang

chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review

CommentsNew Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có th ể

nh ấ p phải chuột lên ô c ần chú thích và chọn Insert Comment .

Để đọc chú thích chỉ c ần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review CommentsNext hay Previous.

Để ẩn/ hiện chú thích vào Review CommentsShow All Comments ( ẩn/

hiện t ấ t cả) hoặc Show/ Hide Comment ( ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn).

Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô c ần hiệu chỉnh chú thíchReview

CommentsEdit Comment . Ngoài ra để nhanh bạn có th ể nh ấ p phải chuột

và chọn Edit Comment từ menu ngữ cảnh.

Xóa chú thích vào chọn ô c ần xóa chú thíchReview CommentsDelete.

Hoặc nh ấ p phải chuột và chọn Delete Comment .

Minh họa cho hiện các chú thích



21

Chèn, xóa ô, dòng và cột

Chúng ta có th ể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành

trong worksheet và dịch chuy ển cc ô đang chọn qua phải hoặc xu ống dưới.

Tương tự, ta có th ể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên

trái và có th ể xóa đi cc ô, cc dòng và cột.

Chèn ô tr ố ng

B1. Chọn các ô mà bạn mu ốn chèn các ô tr ống vào đó (muốn chọn các ô không

liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).

B2. Chọn Homechọn nhóm CellsInsert Insert Cells… B3. Chọn lựa chọn

phù hợp trong hộp thoại Insert

Chèn dòng

B1. Chọn một hoặc nhi ều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu ốn chèn

s ố dòng tương ứng phía trên các dòng này.

B2. Chọn Homechọn nhóm CellsInsert Insert Sheet Rows

Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn



22

Chèn cột

B1. Chọn một hoặc nhi ều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu ốn chèn s ố

cột tương ứng phía bên trái các cột này.

B2. Chọn Homechọn nhóm CellsInsert Insert Sheet Columns

Xóa các ô, dòng và c ột

B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột c ần xóa

B2. Chọn HomeCellsDeletechọn ki ểu xóa phù hợp (xem hình)

Thay đổi độ rộng cột và chi ều cao dòng

Trong worksheet ta có th ể qui định độ rộng cột từ 0 đế n 255, đây chính là số ký

tự có th ể hi ển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi

độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chi ều cao của dòng qui định từ 0 đế n

409, đây là đơn vị đo lường b ằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chi ều cao

mặc định của dòng là 12.75 point, khi chi ều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Cc bước

điều chỉnh dòng cột:

B1. Chọn dòng hoặc cột c ần điều chỉnh chi ều cao hoặc độ rộng

B2. Chọn HomeCellsFormat Chọn lệnh phù hợp

Row Height: chọn lệnh này để qui định chi ều cao của dòng

AutoFit Row Height: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chi ều cao dòng cho

phù hợp với nội dung.



23

Column Width: chọn lệnh này để qui định độ rộng cột

AutoFit Column Width: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho

phù hợp với nội dung.

Default Width: chọn lệnh này khi bạn mu ốn qui định lại độ rộng mặc định cho

worksheet hay cả workbook. Ta có th ể qui định chi ều cao dòng và độ rộng cột

cho cả worksheet hay cả workbook b ằng cách chọn cả worksheet hay cả

workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cch thay đổi chi ều cao dòng và độ

rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tc nhanh hơn. Muốn thay

đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đế n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xu ấ thiện ký hiệu và kéo chuột v ề bên phải để tăng hoặc kéo v ề bên tri để giảm độ

rộng cột. Tương tự, mu ốn thay đổi chi ều cao dòng nào hãy rê chuột đế n bêndưới s ố thứ tự dòng cho xu ấ t hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc

kéo xu ống dưới để tăng chi ều cao dòng.

Ta có th ể qui định chi ều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả

workbook b ằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện

lệnh.



24

Ngoài cách thay đổi chi ều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng

chuột để thao tc nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đế n

phía bên phải tiêu đề cột đó cho xu ấ t hiện ký hiệu và kéo chuột v ề bên phải

để tăng hoặc kéo v ề bên tri để giảm độ rộng cột. Tương tự, mu ốn thay đổichi ều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới s ố thứ tự dòng cho xu ấ t hiện ký

hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ống dưới để tăng chi ều cao

dòng.

N ố i (Merge) và bỏ nố i các ô (Split)

N ố i nhi ều ô thành một ô

Khi n ối nhi ều ô thành một ô, n ế u t ấ t cả cc ô đều có dữ liệu thì bạn c ần chuy ển

h ế t dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô c ần merge vì chỉ có dữ

liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.

B1. Chọn các ô c ần n ối lại.

B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center . Để canh chỉnh dữ liệu

trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment .

Chuy ển một ô đã n ố i v ề lại nhi ều ô

Sau khi chuy ển ô đã nối v ề lại nhi ều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng

bên trái.



25

B1. Chọn ô đang bị n ối.

B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells

đều được.

Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt

Bạn có th ể dùng chuột, các phím, thanh cu ốn dọc, thanh cu ốn ngang,

sheet tab, các t ổ hợp phím t ắt đề di chuy ển qua lại giữa cc sheet hay đi đế n

cc nơi bấ t kz trong bảng tính.

Thanh cuố n dọc, thanh cuố n ngang

Thanh cu ốn dọc và thanh cu ốn ngang được gọi chung là các thanh cu ốn (scrollbars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có th ể hi ển thị (cho xem) một ph ần của bảng

tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cu ố n d ọc để xem ph ần bên trên hay

bên d ướ i bảng tính và dùng thanh cu ố n ngang để xem ph ần bên trái hay bên

phải của bảng tính.

Thanh cu ốn dọc là thanh dài nh ấ t, n ằm dọc ở bên l ề phải; hai đầu có hai mũitên lên và mũi tên xu ống; ở giữa có thanh trượt để cu ốn màn hình lên xu ống.

Thanh cu ốn ngang là thanh n ằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đế m lên. Có

hình dạng gi ống thanh cu ốn dọc, chỉ khác là n ằm ngang.

Thanh cuốn ngang

Thao tác:

Nh ấ p chuột vào mũi tên sang tri để cu ốn màn hình đi sang tri.

Nh ấ p chuột vào mũi tên sang phải để cu ốn màn hình sang phải.

Thanh Sheet tab

Để di chuy ển qua lại giữa các sheet ta nh ấ p chuột lên tên của sheet trên thanh

sheet tab. Ngoài ra chúng ta có th ể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuy ển đế nsheet li ền trước sheet hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuy ển đế n sheet

li ền sau sheet hiện hành. Để trở v ề sheet đầu tiên bạn nh ấ p chuột và nút



26

trên thanh sheet tab và để đế n sheet cu ối cùng thì bạn nh ấ p chuột vào nút

trên thanh sheet tab. N ế u mu ốn đế n một sheet nào đó trong trường hợp có

quá nhi ều sheet thì bạn hãy nh ấ p phải chuột vào thanh và chọn tên

sheet c ần đế n.

Sử dụng các t ổ hợp phím t ắt để di chuy ển

Để đến được nơi cần thi ế t trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cu ốn các

thanh cu ốn ngang và dọc, cc phím mũi tên thì bạn nên nhớ các t ổ hợp phím ở

bảng bên dưới để giúp di chuy ển được nhanh hơn.

Nh ấ n phím Di chuy ển

→ hoặc Tab Sang ô bên phải

← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái

↑ Lên dòng

↓ Xuống dòng

Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành

Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet

Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet

Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình

Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình



27

Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính

Thao tác với workbook

Tạo mới workbook

Chọn nút OfficeNew , một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung c ấ pnhi ều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo m ẫu

dựng s ẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook tr ống,

bạn chọn Blank workbook và nh ấ p nút Create.

Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình

Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình

F5 Mở hộp thoại Go To

End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống

End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống

End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống

End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống

Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành

Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành



28

Mở workbook có s ẵn trên đĩ a

Một tập tin có s ẵn có th ể được mở b ằng nhi ều cách:

1. Chọn nút Officechọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có

th ể có t ối đa 50 tên tập tin được sử dụng g ần đây nhất trong danh sch này (để điều chỉnh thì nh ấ n vào nút OfficeExcel Options Advanceph ần Display

Show this number of Recent Documents ).

2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin

và nh ấ p chuột hai l ần lên tên tập tin.

3. Chọn nút OfficeOpen, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open,

chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin c ần



29

mở sau đó nhấ n nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp

thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được

những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in

Browser (Mở tập tin b ằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (R ấ thữu dụng trong trường hợp tập tin bị l ỗi).

Lưu workbook

Một điều c ần lưu { khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện

lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không

t ốn nhi ều thời gian nhưng nế u máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có th ể m ấ ttong cả giờ làm việc của bạn. Nh ằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover , Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc

định là 10 phút lưu một l ần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút

OfficeExcel OptionsSave, sau đó đnh dấ u chọnvào Save AutoRecover

information every minutes.

Một s ố cch lưu workbook:

1. Chọn nút OfficeSave

2. Nh ấ p chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access

Tollbar ).



30

3. Dùng t ổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.

N ế u tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiế p các ph ần cập nhật,

còn n ế u là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong

hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên chotập tin tại hộp File name, chọn ki ểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấ n nút

Save để lưu trữ.

Minh họa lưu tập tin

Qui t ắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui t ắt đặt tên tập tin của

Windows. Tên tập tin có th ể dài tới 255 ký tự bao g ồm cả khoảng tr ắng. Tuy

nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : *“

< > |

Để bảo mật tập tin, chúng ta có th ể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải bi ế tmật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cch tà đạo!).

B1. Nh ấ n nút OfficeSave As, hộp thoại Save As hiện ra.

B2. Nh ấ n nút Toolschọn General Options…, hộp thoại General Options hiện

ra



31

B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau

để tăng bảo mật). au đó nhấ n nút OK

B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. au đó nhấ n nút OK

B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. au đó nhấ n nút OK

B6. Nh ấ n nút Save để hoàn t ấ t.

Dùng mật mã bảo vệ workbook

Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao

có đuôi .xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở

workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook),

Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).

Đóng workbook

Một s ố cch đóng workbook:

1. Chọn nút OfficeClose

2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).

3. Dùng t ổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. N ế u workbook có sự thay đổi

nội dung thì Excel sẽ nh ắc bạn lưu lại cc thay đổi đó.

S ắp x ế p workbook

Chi mở nhi ều workbook cùng lúc và c ần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta

nên s ắp x ế p lại: Rê chuột nh ấ n vào nhóm lệnh View chọn nút Arrange All

Chọn ki ểu b ố trí thích hợp.



32

Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel

Thao tác với worksheet

Chèn thêm worksheet mới vào workbook

Có nhi ều cách thực hiện:

1. Nh ấ n vào nút trên thanh sheet tab

2. Dùng t ổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.

3. Nh ấ n chọn nhóm Homeđế n nhóm CellsInsert Insert sheet

4. Nh ấ p phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert …, hộp thoại Insert hiện

ra, chọn Worksheet và nh ấ n nút OK . Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiệnhành.



33

Minh họa chèn sheet mới

Đổi tên worksheet

Nh ấ p phải chuột lên tên sheet c ần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ

tên mới vào, xong nh ấ n phím Enter. Tên sheet có th ể dài tới 31 ký tự và có th ể dùng khoảng tr ắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : /

\ ? *

Xóa worksheet

Mu ốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:

1. Chọn sheet mu ốn xóachọn nhóm Homechọn nhóm CellsDelete

Delete sheet

2. Nh ấ p phải chuột lên tên sheet mu ốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa

OK .

S ắp x ế p thứ tự các worksheet

Có nhi ều cách thực hiện s ắp x ếp worksheet như:

1. Nh ấ p trái chuột lên tên sheet c ần s ắp x ế p và giữ chuột kéo đế n vị trí mới và

thả chuột.



34

2. Khi có quá nhi ều sheet thì dùng cách này, nh ấ p phải chuột lên tên sheet c ần

s ắp x ế p, chọn Move or Copy …. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nh ấ p chọn

lên tên sheet trong danh sách mà bạn mu ốn di chuy ển sheet đến trước nó, sau

đó nhấ n OK .

Sao chép worksheet

Nh ấ p phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy …chọn vị trí đặt bản sao trong

vùng Before sheet đnh dấ u chọn vào hộp Creat a copy nh ấ n nút OK.

Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nh ấ n gi ữ ph í m Ctrl r ồi dùng chuột chọn lên

tên sheet c ần sao chépgiữ trái chuột rê đế n vị trí đặt bản sao trên thanh

sheet tabthả trái chuột.

Để sao chép nhi ều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhi ều

sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhi ều sheet bạn hãy giữ phím

<Ctrl + nh ấ p chuột> để chọn sheet.

Để chép một hay nhi ều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ

workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy … và nhớ chọn tên

workbook đích tại To book ( n ế u chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao

chép cc sheet đế n một workbook mới).

Chọn màu cho sheet tab



35

Việc tô màu giúp quản l{ thanh sheet tab được t ốt hơn. Để tô màu cho các

sheet tab bạn chỉ c ần nh ấ p phải chuột lên tên sheet c ần tô màu, ti ế p theo hãy

chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.

Ẩn/ Hiện worksheet

Khi bạn không mu ốn ngưới khác th ấ y một hay nhi ều sheet nào đó thì bạn có

th ể ẩn nó đi. Không thể ẩn h ế t các sheet trong workbook mà phải còn lại ítnh ấ t một sheet không bị ẩn. Mu ốn ẩn sheet bạn chỉ c ần nh ấ p phải chuột lên

tên sheet mu ốn ần và chọn Hide th ế là sheet đã được ẩn. Khi mu ốn cho hiện

trở lại một sheet, bạn nh ấ p phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide…sau đó chọn tên sheet c ần cho hiện và nh ấ n nút OK .



36

Sử dụng các ch ế độ hi ển thị trong quá trình thao tác

Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu

nhỏ các cửa s ổ để có được góc nhìn t ốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một

worksheet dưới nhi ều góc độ khác nhau, hoặc chia cửa s ổ worksheet thành

nhi ều Tab để d ễ dàng tham chi ế u, hay giữ c ố định tiêu đề một danh sách dài

trong khi cu ốn các thanh cu ốn,…

Sử dụng thanh Zoom

Excel 2010 b ố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm

việc của bảng tính. Thanh zoom n ằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có

th ể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đế n tới 400%, phóng to

thì nh ấ n và nút d ấ u cộng còn thu nhỏ thì nh ấ n vào nút d ấ u trừ.

Thanh Zoom

Xem và so sánh worksheet trong nhi ều cửa s ổ

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn mu ốn xem một worksheet hay các

worksheet trong cùng một workbook dưới nhi ều góc độ khác nhau, m ỗi một

nhân bản để xem sẽ được g ắn thêm chỉ s ố phía sau tên tập tin. Chọn nhóm

View Window New Window

Để so snh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn ti ế p nhóm View

Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cu ốn



37

thanh cu ốn ở cửa s ổ này thì cửa s ổ kia cũng được cu ốn theo. Để t ắt tính năngcu ốn đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (n ế u nó

đang bật).

Chia khung bảng tính làm nhi ều ph ần và c ố định vùng tiêu đề

Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong

tính toán c ần phải thực hiện nhi ều việc tham chi ếu. Để chia cửa s ổ bảng tính:

Đặt ô hiện hành tại vi trí c ần chia trên bảng tính, sau đó chọn View Window

Split . Để bỏ khung bảng tính thì nh ấ n nút Split lại một l ần nữa hoặc nh ấ pchuột 2 l ần lên đường chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cu ốn

dọc và ngang có một ng ấ n nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có bi ểu tượng

(công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốnchia trên cửa s ổ làm việc của bảng tính.

Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngang

Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn h ỗ trợ bạn c ố định một vùng nào đótrên cửa s ổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc c ố định

này r ấ t hữu ích vì nó giúp ta luôn th ấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn

hình xu ống phía dưới để nhập liệu. Để c ố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí

c ần c ố định, sau đó chọn View

Window

Freeze Panes

chọn ki ểu c ố địnhphù hợp. N ế u chọn:

Freeze Panes: Sẽ c ố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành

Freeze Top Row: C ố định dòng đầu tiên đang nhìn thấ y của danh sách

Freeze First Column: C ố định cột đầu tiên đang nhìn thấ y của danh sách



38

Minh họa cố định các tiêu đề

Để bỏ c ố định thì vào ViewWindowFreeze PanesUnfreeze Panes

Sử dụng Watch Window

Tính năng này giúp ta theo dõi cc ô trong qu trình tính ton. Bạn mu ốn giám

st ô nào thì đưa nó vào danh sch gim st ở cửa s ổ của Watch Window . Gọi

cửa s ổ Watch Window bạn chọn nhóm FormulasFormula Auditing

Watch Window , sau đó chọn ô c ần theo dõi và nh ấ n vào nút Add Watch

trên cửa s ồ Watch Window .

Cửa sổ Watch Window



39

Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong

Excel

Nhập liệu, hiệu chỉnh

Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học.

Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượ ng này không

chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.

Nhập liệu

Nhập s ố , chu ỗi, thời gian, ngày tháng năm

B1. Trên worksheet, chọn ô c ần nhập liệu

B2. Nhập vào con s ố, chu ỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn c ần

B3. Nhập xong nh ấ n Enter (ô hiện hành chuy ển xu ống dưới) hoặc Tab (ô hiện

hành chuy ển qua phải) để k ế t thúc.

Lưu ý:

N ế u nhập các con s ố vào mà Excel hi ển thị ##### là do chi ều rộng cột không

đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột.

Mặc định Excel sẽ dùng d ấ u ch ấ m (.) để phân cách ph ần s ố nguyên và ph ần s ố

thập phân.

Khi nhập các con s ố mà các con s ố này không c ần tính toán thì bạn nên định

dạng ô là Text trước khi nhập (Homenhóm Number chọn Text từ danhsách).

Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong

Control Panel Regional and Language Options.

Khi nhập ngày dùng d ấ u / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-

2007. Khi mu ốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi mu ốn dùng định

dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+#>.



40

Khi nhập thời gian và mu ốn định dạng theo chu ẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P

vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, n ế u không Excel tự

hi ểu là AM. Khi mu ốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi

mu ốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ

<Ctrl+Shift+@>. Mu ốn nhập cùng một nội dung cho nhi ều ô, bạn hãy chọn các

ô và nhập liệu vào sau đó nhấ n <Ctrl+Enter>. Ngoài ra còn có th ể sử dụng chức

năng AutoFill (ph ần sau). Mu ốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhi ều sheet,

bạn hãy chọn cc sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, ti ế p theo

nhập liệu (có th ể m ấ t dữ liệu do bị nhập đè lên cc ô có dữ liệu). Để bỏ chọn

các sheet thì nh ấ p phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.

Ví dụ nhập các loại dữ liệu

Nhập các ký tự đặc biệt

B1. Mu ốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong

ô.

B2. Chọ ọn Symbol

B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự c ần, có th ể đổi ki ểu Font tại hộpFont.

B4. Nh ấn nút Insert để chèn.



41

Ví dụ chèn vào ô

Hủy lệnh (Undo), phục h ồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng

Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nh ấ n chuột lên nút hay dùng phím

<Ctrl+Z>

Đang nhập liệu vào ô mu ốn hủy thì nh ấ n phím ESC

Để phục h ồi lệnh vừa hủy thì nh ấ n nút hay dùng phím <Ctrl+Y>

Để thực hiện lại lệnh sau cùng nh ấ n <Ctrl+Y>

Hiệu chỉnh nội dung

Xóa nội dung các ô B1. Chọn một hoặc nhi ều ô c ần xóa



42

B2. Nh ấ n Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung cc định

dạng của ô v ẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có th ể vào Homenhóm Editing

Clear ( ) và chọn các lệnh:

Clear All: Xóa t ấ t cả nội dung và định dạng

Clear Formats: Chỉ xóa ph ần định dạng của ô

Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng

Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô n ế u có

Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table)

Nhập đè lên ô có s ẵn nội dung

Mu ốn nhập đè lên cc ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập

vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ m ất đi và thay bằng nội dung

vừa nhập đè.

Hiệu chỉnh nội dung các ô

Mu ốn hiệu chỉnh nội dung s ẵn có của ô bạn làm các cách sau:

1. Nh ấ p chuột hai l ần lên ô c ần hiệu chỉnhdùng chuột hoặc cc phím mũi

tên di chuy ển đến nơi cần hiệu chỉnhdùng phím Backspace hoặc Delete để

xóa một s ố nội dung sau đó nhập vào nội dung mới.

2. Chọn ô c ần hiệu chỉnh và nh ấ n F2 để vào ch ế độ hiệu chỉnh và làm tương tự

như trên

3. Chọn ô c ần hiệu chỉnh, sau đó nhấ p chuột vào thanh công thức (Formula)

Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu

Sử dụng chức năng AutoFill

Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các m ẫu

AutoFill có s ẵn. Ngoài ra bạn còn có th ể tạo thêm các m ẫu phục vụ cho công

việc của mình.



43

Danh sách Auto Fill có s ẵn

Các giá trị khởi đầu Chu ỗi sau khi mở rộng

1, 2, 3 4, 5, 6

9:00 10:00, 11:00, 12:00

Mon Tue, Wed, Thu

Monday Tuesday, Wednesday, Thursday

Jan Feb, Mar, Apr

Jan, Apr Jul, Oct, Jan

Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00

15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct

1999, 2000 2001, 2002, 2003

1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,...

Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...

Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On

backorder,...

Text1, textA text2, textA, text3, textA,...

1st Period 2nd Period, 3rd Period,...

Product 1 Product 2, Product 3,...

Bạn mu ốn điền các s ố lẻ trong khoảng từ 1 đế n 25 vào cột A bạn làm như sau:

B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào s ố 1

B2. Chọn ô ti ế p theo A2 nhập vào s ố 3 (bước nhảy b ằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng

s ố 2 vào ô chứa s ố lẻ trước đó để có được s ố lẻ k ế ti ế p).



44

B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuy ển chuột xu ống d ấ u vuông nhỏ màu đen (Fillhandle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột bi ế n thành d ấ u cộng màu

đen.

B4. Giữ trái chuột kéo xu ống phía dưới cho đế n khi hiện s ố 25 thì dừng lại.

Khi bạn mu ốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành

cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các

cách sau:

1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức c ần sao chép, sau đó giữ

Fill handle và kéo theo hướng bạn c ần (lên, xu ống, trái hay phải). Khi đó dữ

liệu hay bi ểu thức sẽ được sao chép.

2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) c ần sao chép và t ấ t cả các ô c ần sao dữ

liệu đến, sau đó vào Homenhóm EditingFill chọn hướng phù hợp

(Down, Right, Up, Left ).

Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút OfficeExcel OptionsPopular

trong ph ần trong ph ần Top options for working with Excel chọn Edit

Custom Listshộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh

sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nh ấ n nút Add để thêm vào

Custom lists và k ể từ lúc này bạn có th ể sử dụng chức năng AutoFill với danh

sách tự tạo của bạn.



45

Mu ốn xóa một danh sách thì bạn chỉ c ần chọn danh sch đó và nhấ n nút

Delete.

N ế u mu ốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sch đó và hiệu chỉnh trong ô

List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nh ấ n nút Add .

Sử dụng chức năng Automatic Completion

Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chu ỗi văn bản gi ống nhau

ở cc ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn

khó chịu, để bật t ắt bạn vào nút OfficeExcel Optionschọn Tab Advance

tại Editing optionsEnable AutoComplete for cell values.

S ử d ụng chứ c năng AutoCorrect

AutoCorrect giúp bạn sửa các l ỗi chính tả nhập liệu khi nhập b ằng ti ế ng Anh,

ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay cc đoạn văn bản lặp đi lặp

lại. Chúng ta có th ể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào

danh sách của AutoCorrect . Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo

cc bước sau:



46

B1. Chọn nút OfficeExcel OptionsProofing AutoCorrect Options

B2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới

có tác dụng

B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã t ốc ký)

B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã t ốc

ký)

B5. Nh ấ n nút Add để thêm vào danh sách

Ð ể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung

mới vào hai hộp Replace và With, sau đó nhấ n nút Replace. Mu ốn xóa một

mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấ n nút Delete.

Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn



47

Định dạng

Định dạng chung

Cc nút định dạng thông dụng của Excel được b ố trí r ấ t thuận lợi truy cập trongnhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel,

m ỗi khi c ần định dạng bạn chỉ việc nh ấ n chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.

Định dạng văn bản và số

Khi c ần cc định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh

thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Homenhóm Cells

Format Format Cells…



48

Giải thích hộ p thoại Format Cells

Định dạng Mô tả

Tab Number

Category Danh sách các loại định dạng s ố, giá trị

Sample Hi ển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo

cc định dạng bạn chọn

Decimal places T ối đa có thể có 30 s ố sau d ấ u thập phân, chỉ áp dụng

cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage,

và Scientific.

Use 1000 Separator

(,)

Chọn ô này n ế u mu ốn có d ấ u phân cách giữa hàng

nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number



49

Negative numbers Chọn loại định dạng th ể hiện cho s ố âm, chỉ áp dụng

cho dạng Number và Currency.

Symbol Chọn loại ký hiệu ti ền tệ, chỉ áp dụng cho dạng

Currency và Accounting

Type Chọn ki ểu hi ển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho

các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.

Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khc để áp dụng định dạng giá trị,chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special.

Tab Alignment

Text alignment

Horizontal

Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo

chi ều ngang. Mặc định Excel canh l ề tri cho văn bản,

l ề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các l ỗi được

canh giữa.

Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo

chi ều dọc. Mặc định Excel canh l ề dưới cho văn bản.

Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.

Orientation Chọn cc hướng của văn bản trong các ô.

Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đế n 90

độ

Text control Wrap

text

Nội dung trong ô được xu ống nhi ều dòng tùy thuộc

vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi ti ế t ph ần

dưới)

Shrink to fit Giảm kích cở chữ để t ấ t cả nội dung trong ô vừa với độ

rộng cột

Merge cells N ối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên)

Right-to-left Text Xc định trình tự đọc và canh l ề



50

direction

Tab Font

Font Chọn ki ểu Font cho các ô, font mặc định là CalibriFont style Chọn ki ểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ,

ki ểu mặc định là Regular.

Size Kích thước font chữ , từ cở 1 đế n 1638 và mặc định là

cở chữ 11 point.

Underline Chọn ki ểu gạch chân cho văn bản trong danh sách,

mặc định là None.

Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do

Excel tự chọn màu)

Normal font N ế u chọn sẽ loại bỏ cc định dạng Font khác và trở v ề

dạng bình thường

Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn bản

Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên

Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xu ống dưới

Preview Xem trước k ế t quả định dạng bạn vừa chọn

Tab Border

Line Chọn ki ểu và kích cở cc đường kẻ khung, sau đó chọn

các nút bên hộp Border để kẻ

Presets Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ cc đường

phân cách giữa các ô

Color Chọn màu cho cc đường kẽ

Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các

đường bao các ô



51

Tab Fill

Background Color Chọn màu n ền cho các ô. Fill Effects cung c ấ p các hiệu

ứng tô màu n ền (xem chi ti ế t ph ần dưới).

More Colors B ổ sung thêm các màu và công cụ pha ch ế màu.

Pattern Color Các m ẫu màu n ền

Pattern Style các ki ểu m ẫu tô n ền ô. Xem trước k ế t quả chọn màu và

ki ểu m ẫu tại Sample

Tab Protection

Locked Khóa việc thay đổi, di chuy ển, xóa, … cc ô, chỉ có tác

dụng khi sheet được bảo vệ

Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được

bảo vệ (xem ph ần sau)

General Excel mặc định dùng ki ểu này để định dạng giá trị, khi

s ố dài hơn 12 s ố thì định dạng

General chuy ển sang dạng Scientific

Number Dùng để định dạng các con s ố, bạn có th ể chọn d ấ uphân cách thập phân và qui định s ố con s ố sau d ấ uthập phân, đồng thời có th ể chọn ki ểu hi ển thị s ố âm.

Currency Dùng để định dạng cc đơn vị ti ền tệ cho các giá trị, tacó th ể chọn d ấ u phân cách thập phân và định s ố con

s ố sau d ấ u thập phân, đồng thời có th ể chọn ki ểu hi ểnthị s ố âm.

Accounting Dùng để định dạng cc đơn vị ti ền tệ trong k ế toán, nó

đặt ký hiệu ti ền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.

Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy

theo chọn lựa tại ph ần Type và Locale (location). Các

Type có d ấu () là định dạng l ấ y từ hệ th ống (Control



52

Panel ).

Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và th ờ i gian tùy

theo chọn lựa tại ph ần Type và Locale (location). Các

Type có d ấu () là định dạng l ấ y từ hệ th ống (Control

Panel ).

Percentage Định dạng này l ấ y giá trị trong ô nhân với 100 và thêm

d ấ u % vào sau k ế t quả, bạn có th ể chọn d ấ u phân cách

thập phân và qui định s ố con s ố sau d ấ u thập phân.

Fraction Định dạng này hi ển thị con s ố dưới dạng phân s ố tùy

theo Type bạn chọn.

Scientific Hi ển thị con s ố dưới dạng khoa học <Con s ố E+n>. Ví

dụ, s ố 12345678901 định dạng theo Scientific là

1.23E10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có th ể chọn d ấ uphân cách thập phân và qui định s ố con s ố sau d ấ uthập phân.

Text Định dạng nội dung ô gi ống như những gì nhập vào k ể cả các con s ố.

Special Định dạng các con s ố dạng mã bưu chính (ZIP Code), số

điện thoại, s ố bảo hi ểm …

Custom Dùng để hiệu chỉnh cc mã định dạng đang p dụng

hay tạo mới cc định dạng do bạn áp dụng. Ta có th ể

thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo

ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem ph ần sau)

Sử dụng Wrap Text

Khi bạn mu ốn đoạn văn bản dài trong ô có nhi ều dòng thì bạn dùng chức năngwrap text hoặc dùng <Alt+Enter> để xu ống dòng tại vị trí mong mu ốn.

B1. Chọn ô c ần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1



53

B2. Chọn Home Alignment chọn Wrap Text ( ). N ế u dòng không tự

động mở rộng là do ô bị thi ế t lập chi ều cao c ố định, bạn vào HomeCells

Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height

Xoay chữ (Orientation)

B1. Chọn các ô c ần xoay chữ A1:D1

B2. Chọn Homenhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise

Định dạng khung (border)

Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô

b ằng nét mãnh và màu t ấ t cả đường kẽ là màu đỏ.B1. Chọn danh sách c ần kẽ khung B2:E18

B2. Chọn Homenhóm CellsFormat Chọn Format Cells

B3. Vào Tab Border , chọn màu là Red ( ) tại Color

B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset

B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset

B6. Nh ấ n OK hoàn t ấ t



54

Hiệu ứng tô n ền ô (Fill effect)

B1. Chọn vùng c ần tô màu n ền B2:E18

B2. Chọn Homenhóm CellsFormat Chọn Format Cells

B3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects…

B4. Chọn các màu c ần ph ối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2

(Blue)

B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn ki ểu thứ 3

B6. Nh ấ n OK hai l ần để hoàn t ấ t.



55

Tự động định dạng có điều kiện.

Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các m ẫu trong dữ liệu

và sử dụng r ất đơn giản. Chỉ c ần đnh dấ u một nhóm các ô và kích vào

Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn,

bạn sẽ th ấ y preview của nó ngay lập tức. Có th ể gán cho m ỗi ô một màu để

phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu

trong su ốt phản ánh giá trị của ô… Cch thức ti ến hành này cho phép đơn giản

hơn rấ t nhi ều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của

Excel 2003.



56

Bảng và định dạng bảng (table)

Excel thi ế t lập s ẵn r ấ t nhi ều bi ểu m ẫu định dạng bảng và còn h ỗ trợ tạo thêm

các bi ểu m ẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các bi ểu m ẫu tự tạo thêm và cho

phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có th ể hiệu chỉnh định dạng bảng khi c ần

thi ế t.

Áp đị nh d ạng bảng cho danh sách và chuy ể n danh sách thành bảng

B1. Chọn danh B2:E18

B2. Chọn Homenhóm Styleschọn Format As Table

B3. Cửa s ổ Style liệt kê r ấ t nhi ều bi ểu m ẫu định dạng bảng, chọn một trong các

bi ểu m ẫu. Ví dụ chọn m ẫu Light s ố 9

B4. Cửa s ổ Format As Table hiện lên nh ấ n OK để xác nhận.

Để tạo m ẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho

bi ểu m ẫu mới và nh ấ n Format để ch ế bi ế n bi ểu m ẫu.

Mu ốn xóa một m ẫu tự tạo thì vào HomeStyleFormat As Table, tại ph ần

Custom nh ấ p phải chuột lên bi ểu m ẫu và chọn Delete.



57

Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table ToolsTab Design trên thanh

Ribbon

Xóa ki ểu định dạng bảng đang áp dụng và chuy ển bảng v ề danh sách

Để xóa một ki ểu định dạng bảng đang p dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại

Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( )chọn Clear . Đế n lúc này

vùng chọn v ẫn còn là

bảng do vậy nó có cc tính năng của bảng.



58

Để chuy ển một bảng v ề thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab

Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range.

Sử dụng m ẫu định dạng tài liệu (Document Themes)

Các m ẫu tài liệu dựng s ẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ

chuyên nghiệp và r ấ t d ễ sử dụng. Các bi ểu m ẫu tài liệu được thi ế t k ế s ẵn với

nhi ều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhi ều hiệu ứng đẹp m ắt. Ngoài ra

chúng ta còn có th ể hiệu chỉnh và ch ế bi ế n các m ẫu này.

Để áp dụng bi ểu m ẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes

Chọn một bi ểu m ẫu từ danh sách.

Có th ể hiệu chỉnh bi ễu m ẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lạiki ểu Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.

Lưu { bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.

Tạo bi ểu m ẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themeschọn

Colorschọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themeschọn

Fontschọn Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.

Khi đổi ki ểu m ẫu khc đồng loạt cc đối tượng được áp dụng bi ểu m ẫu thayđổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.



59

Tìm và thay thế dữ liệu

Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay th ế dữ liệu:

• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home

• Chọn Find hoặc Replace



60

• Hộp thoại Find and Replace xu ấ t hiện, nhập từ mu ốn tìm trong mục Find

What (n ế u bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ mu ốn tìm trong mục Find

What và từ thay th ế trong mục Replace with (n ế u bạn chọn Replace ở bước

trên).

• Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Sort (s ắp x ế p) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu

trong một bảng tính được thi ế t lập dựa trên các tiêu chu ẩn.



61

S ắp x ế p

Để thực hiện một s ắp x ế p theo chi ều tăng dần hay giảm d ần trên một cột:

• Đnh dấ u các ô mu ốn được s ắp x ế p

• Kích nút Sort & Filter trên tab Home

• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Tùy chỉnh s ắp x ế p

Để s ắp x ế p nhi ều hơn một cột:


• Chọn cột mà bạn mu ốn s ắp x ếp đầu tiên

• Kích Add Level

• Chọn cột ti ế p theo bạn mu ốn s ắp x ế p

• Kích OK



62

Lọc dữ liệu

Bộ lọc cho phép bạn chỉ hi ển thị dữ liệu mà đp ứng các tiêu chu ẩn nh ất định.

Để sử dụng bộ lọc:

• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn mu ốn lọc

• Trên tab Home, kích ort & Filter

• Kích nút Filter

• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên

• Kích Text Filter

• Kích Words bạn mu ốn lọc



63

• Để không áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter

• Kích Clear



64

Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các

Hàm

Giới thiệu công thức và hàm:

Giới thiệu công thức (Formula)

Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rấ t nhi ều, n ế u không có các công thức

thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức

để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công

thức này sẽ tự động cập nhật cc thay đổi và tính ra k ế t quả mới giúp chúng tađỡ t ốn công sức tính lại nhi ều l ần. Vậy công thức có các thành ph ần gì?

Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó b ắt đầu là d ấu = và sau đó làsự k ế t hợp của các toán tử, các trị s ố, cc địa chỉ tham chi ế u và các hàm.

Ví dụ:

Ví dụ về công thức

Các toán tử trong công thức

Toán tử Chức năng Ví dụ K ế t quả

+ Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6

- Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41

* Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5



65

/ Chia =3/3 3 chia 3 là 1

^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 L ấ y

căn bậc 4 của 16 thành 2

& N ối chu ỗi =”Lê” & “Thanh” N ối chu ỗi “Lê” và “Thanh”lại thành “Lê Thanh”

= B ằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: FALSE

> Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: FALSE

< Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: TRUE

>= Lớn hơn hoặc

b ằng

=A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: FALSE

<= Nhỏ hơn hoặc

b ằng

=A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: TRUE

<> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: TRUE

, D ấ u cách các

tham chi ế u=Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế t

quả: 9

: Tham chi ế umãng

=Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: 9

khoảng

tr ắng

Trả v ề các ô

giao giữa 2

vùng

=B1:B6 A3:D3 Trả v ề giá trị của ô

Thứ tự ưu tiên của các toán tử



66

Toán tử Mô tả Ưu tiên

: (hai ch ấ m) (1 khoảng tr ắng) , (d ấ uph ẩy)

Toán tử tham chi ế u 1

– S ố âm (ví dụ –1) 2

% Ph ần trăm 3

^ Lũy thừa 4

* và / Nhân và chia 5

+ và – Cộng và trừ 6

& N ối chu ỗi 7

= < > <= >= <> So sánh 8

Giới thiệu hàm (Function)

Hàm trong Excel được lập trình s ẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chứcnăng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta ti ế t kiệm được

r ấ t nhi ều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong

Excel r ất đa dạng bao trùm nhi ều lĩnh vực, có những hàm không yêu c ầu đối

s ố, có những hàm yêu c ầu một hoặc nhi ều đối s ố, và cc đối s ố có th ể là b ắt

buộc hoặc tự chọn.

Ví dụ:

=Rand(): hàm không có đối s ố

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm 3 đối s ố

=PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhi ều đối s ố và đối s ố tùy chọn

Trong Excel 2010 có cc hàm chính như sau:

Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…



67

Hàm l ấ y dữ liệu từ A: Cubeset, Cubevalue,…

Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….

Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…

Hàm luận l{: If, And, Or,…

Hàm tham chi ế u và tìm ki ếm: Choose, Vlookup, Offet,… Hàm ton và lượng gic: Log, Mmult, Round,…

Hàm th ống kê: tdev, Var, CountIf,…

Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên

ở các ph ần sau.

Nhập công thức và hàm

Nhập công thức trong Excel r ất đơn giản, mu ốn nhập công thức vào ô nào bạn

chỉ việc nhập d ấu = và sau đó là sự k ế t hợp của các toán tử, các trị s ố, cc địachỉ tham chi ế u và các hàm. Bạn có th ể nhìn vào thanh Formula để th ấy được

trọn công thức. Một điều h ế t sức lưu { khi làm việc trên bảng tính là tránh

nhập trực ti ế p các con s ố, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đế n tham

chi ế u.

Ví dụ:

Minh họa dùng tham chiếu trong hàm



68

Trong ví dụ trên, ở đối s ố thứ nh ấ t của hàm NPV chúng ta không nhập trực

su ấ t chi ế t tính 10% vào hàm mà nên tham chi ếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì

n ế u lãi su ất có thay đổi thì ta chỉ c ần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ

thu được k ế t quả NPV mới ngay không c ần phải chỉnh sửa lại công thức.

Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem

lại cch đặt tên vùng ở bài s ố 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có th ể

làm như sau:

B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV(

B2. Nh ấ n F3, cửa s ổ Paste Name hiện ra

B3. Chọn LaiSuat và nh ấ n OK

B4. Nhập d ấ u ph ẩ y (,) và gõ F3

B5. Chọn DongTien và nh ấ n OK

B6. Nhập d ấu đóng ngoặc r ồi nhập d ấ u +

B7. Nh ấ p chuột vào ô B2

B8. Nh ấ n phím Enter

Chèn tên vùng vào công thức



69

Một trong những cách d ễ dàng nh ất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng

thư viện hàm. Khi bạn mu ốn sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon

chọn nhóm Formulas Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm c ần

sử dụng. Ngoài ra bạn có th ể nh ấ n vào nút để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi c ần tìm hi ểu v ề hàm này bạn chỉ c ần nh ấ n vào

Help on this function.

Hộp thoại Insert Function

Tham chiếu trong công thức

Các tham chi ế u sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi t ốn công sửa

chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chi ế usau:

Tham chi ếu địa chỉ tương đố i: Các dòng và cột tham chi ế u sẽ thay đổi

khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đế n vị trí khác một lượngtương ứng với s ố dòng và s ố cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4

Tham chi ếu địa chỉ tuyệt đố i: Các dòng và cột tham chi ế u không thay

đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

Tham chi ế u h ỗn hợp: Ph ối hợp tham chi ếu địa chỉ tương đối và tuyệt

đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.



70

Lưu ý: D ấu $ trước thứ tự cột là c ố định cột và trước thứ tự dòng là c ố định

dòng. Nh ấ n phím F4 nhi ều l ần để (tuyệt đối) c ố định/ bỏ c ố định dòng hoặc

cột.

Nh ấ n phím F4 nhi ều l ần để (tuyệt đối) c ố định/ bỏ c ố định dòng hoặc cột.

Ví dụ: Tính thành ti ền b ằng S ố lượng nhân Gi. Đổi sang giá trị Thành ti ền sang

VND. Tính t ổng các cột Thành ti ền và cột VND.

Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối

B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter . au đó quét chọn cả vùng D2:D14 và

gõ <Ctrl+D>. Vào các ô D3, D4... D14 ta th ấ y công thức các dòng tự động được

thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta

dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta mu ốn khi sao chép công thức

xu ống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.

B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter , sau đó chép công thức xu ống các ôE3:E14. Chúng ta c ần c ố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta mu ốn khi

sao công thức xu ống thì các công thức sao chép v ẫn tham chi ếu đế n ô B17 để

tính toán.

B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15.

Lưu ý:



71

Tham chi ếu đến địa chỉ ở worksheet khc nhưng cùng workbook thì có dạng

Tên_sheet!Đị a_chỉ _ô. Ví dụ:

=A2*Sheet2!A2

=A2’Thong so’!B4

Khi tên sheet có chứ a khoảng tr ắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’

Tham chi ếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng

*Tên_Workbook+Tên_sheet!Địa_chỉ _ô.

Ví dụ:

=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4

=A2’*Bai tap 2.xlsx+heet3’!A4

Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản tr ắng để trong cặp nhy đơn ‘ ’

=A2’C:\Tai lieu\*Bai tap 2.xlsx+heet3’!A4

Khi tham chi ếu đế n workbook khác mà workbook này không mở

=A2’\\DataServer\Excel\*Bai tap 2.xlsx+heet3’!A4

Khi tham chi ếu đế n tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng

Các lỗi thông dụng (Formulas errors)

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của

dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần



72

chung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số

dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.

Các hàm trong excel

a. Nhóm hàm về thống kê

AVEDEV (number1, number2, ...) Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các

điểm dữ liệu theo trung bình của

chúng. Thường dùng làm thước đo về

sự bi ến đổi của tập s ố liệu

AVERAGE (number1, number2, ...) Tính trung bình cộng

AVERAGEA (number1, number2, ...) Tính trung bình cộng của các giá trị,bao g ồm cả những giá trị logic

AVERAGEIF (range, criteria1) Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo một điều kiện

AVERAGEIFS (range, criteria1,

criteria2, ...)

Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo nhi ều điều kiện

COUNT (value1, value2, ...) Đế m s ố ô trong danh sách

COUNTA (value1, value2, ...) Đế m s ố ô có chứa giá trị (không r ỗng)

trong danh sách

COUNTBLANK (range) Đế m các ô r ỗng trong một vùng

COUNTIF (range, criteria) Đế m s ố ô thỏa một điều kiện cho



73

trước bên trong một dãy

COUNTIFS (range1, criteria1, range2,

criteria2, ...)

Đế m s ố ô thỏa nhi ều điều kiện cho

trước

DEVSQ (number1, number2, ...) Tính bình phương độ lệch cc điểm dữ

liệu từ trung bình m ẫu của chúng, r ồi

cộng cc bình phương đó lại.

FREQUENCY (data_array, bins_array) Tính xem có bao nhiêu giá trị thường

xuyên xu ấ t hiện bên trong một dãy giá

trị, r ồi trả v ề một mảng đứng các s ố.

Luôn sử

dụ

ng hàm nàyở

dạ

ng công

thức mảng

GEOMEAN (number1, number2, ...) Trả v ề trung bình nhân của một dãy

các s ố dương. Thường dùng để tính

mức tăng trưởng trung bình, trong đólãi kép có các lãi bi ến đổi được cho

trước...

HARMEAN (number1, number2, ...) Trả v ề trung bình điều hòa (nghịchđảo của trung bình cộng) của các s ố

KURT (number1, number2, ...) Tính độ nhọn của tập s ố liệu, bi ểu thị mức nhọn hay mức ph ẳng tương đối

của một phân b ố so với phân b ố

chu ẩn

LARGE (array, k) Trả v ề giá trị lớn nh ấ t thứ k trong mộttập s ố liệu

MAX (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị lớn nh ấ t của một tập giá

trị

MAXA (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị lớn nh ấ t của một tập giá

trị, bao g ồm cả các giá trị logic và text



74

MEDIAN (number1, number2, ...) Tính trung bình vị của các s ố.

MIN (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t của một tập giá

trị

MINA (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t của một tập giá

trị, bao g ồm cả các giá trị logic và text

MODE (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị xu ấ t hiện nhi ều nh ấ ttrong một mảng giá trị

PERCENTILE (array, k) Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong

một mảng dữ liệu

PERCENTRANK (array, x, significance) Trả v ề thứ hạng (vị trí tương đối) của

một trị trong một mảng dữ liệu, là s ố

ph ần trăm của mảng dữ liệu đó

PERMUT (number, number_chosen) Trả v ề hoán vị của cc đối tượng.

QUARTILE (array, quart) Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu.

Thường được dùng trong khảo sát dữ

liệu để chia các tập hợp thành nhi ều

nhóm...

RANK (number, ref, order) Tính thứ hạng của một s ố trong danh

sách các s ố

SKEW (number1, number2, ...) Trả v ề độ lệch của phân ph ối, mô tả

độ không đối xứng của phân ph ối

quanh trị trung bình của nó

SMALL (array, k) Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t thứ k trong một

tập s ố

STDEV (number1, number2, ...) Ước lượng độ lệch chu ẩn trên cơ sở

m ẫu

STDEVA (value1, value2, ...) Ước lượng độ lệch chu ẩn trên cơ sở



75

m ẫu, bao g ồm cả những giá trị logic

STDEVP (number1, number2, ...) Tính độ lệch chu ẩn theo toàn th ể tập

hợp

STDEVPA (value1, value2, ...) Tính độ lệch chu ẩn theo toàn th ể tập

hợp, k ể cả chữ và các giá trị logic

VAR (number1, number2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên m ẫu

VARA (value1, value2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên m ẫu, bao

g ồm cả các trị logic và text

VARP (number1, number2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên toàn th ể tập hợp

VARPA (value1, value2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên toàn th ể

tập hợp, bao g ồm cả các trị logic và

text.

TRIMMEAN (array, percent) Tính trung bình ph ần trong của một

tập dữ liệu, b ằng cách loại tỷ lệ ph ần

trăm của cc điểm dữ liệu ở đầu và ở

cu ối tập dữ liệu.

b. Nhóm hàm về phân phối xác suất

BETADIST (x, alpha, beta, A, B) Trả v ề giá trị của hàm tính mật độ

phân ph ối xác su ất tích lũy beta.

BETAINV (probability, alpha, beta, A,

B)

Trả v ề nghịch đảo của hàm tính mật

độ phân ph ối xác su ất tích lũy beta.

BINOMDIST (number_s, trials,

probability_s, cumulative)

Trả v ề xác su ấ t của những l ần thử

thành công của phân ph ối nhị phân.

CHIDIST (x, degrees_freedom) Trả v ề xác xu ấ t một phía của phân

ph ối chi-squared.



76

CHIINV (probability, degrees_freedom) Trả v ề nghịch đảo của xác xu ấ t một

phía của phân ph ối chi-squared.

CHITEST (actual_range,

expected_range)

Trả v ề giá trị của xác xu ấ t từ phân

ph ối chi-squared và s ố bậc tự dotương ứng.

CONFIDENCE (alpha, standard_dev,

size)

Tính khoảng tin cậy cho một kz vọng

lý thuy ế t

CRITBINOM (trials, probability_s,

alpha)

Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t sao cho phân

ph ối nhị thức tích lũy lớn hơn hayb ằ

ng giá trị

tiêu chu ẩn. Thườ

ng dùng

để bảo đảm các ứng dụng đạt ch ấ t

lượng...

EXPONDIST (x, lambda, cumulative) Tính phân ph ối mũ. Thường dùng để

mô phỏng thời gian giữa các bi ế n c ố...

FDIST (x, degrees_freedom1,

degrees_freedom2)

Tính phân ph ối xác su ất F. Thường

dùng để tìm xem hai tập s ố liệu có

nhi ều mức độ khác nhau hay không...

FINV (probability, degrees_freedom1,

degrees_freedom2)

Tính nghịch đảo của phân ph ối xác

su ất F. Thường dùng để so snh độ

bi ế n thiên trong hai tập s ố liệu

FTEST (array1, array2) Trả v ề k ế t quả của một phép thử F.

Thường dùng để xc định xem hai

m ẫu có cc phương sai khc nhau haykhông...

FISHER (x) Trả v ề phép bi ến đổi Fisher tại x.

Thường dùng để ki ểm tra giả thuy ế tdựa trên hệ s ố tương quan...

FISHERINV (y) Tính nghịch đảo phép bi ến đổi Fisher.

Thường dùng để phân tích m ối tương



77

quan giữa các mảng s ố liệu...

GAMMADIST (x, alpha, beta,

cumulative)

Trả v ề phân ph ối tích lũy gamma. Có

th ể dùng để nghiên cứu có phân b ố

lệch

GAMMAINV (probability, alpha, beta) Trả v ề nghịch đảo của phân ph ối tích

lũy gamma.

GAMMLN (x) Tính logarit tự nhiên của hàm gamma

HYPGEOMDIST (number1, number2,

...)

Trả v ề phân ph ối siêu bội (xác su ấ tcủa một s ố l ần thành công nào đó...)

LOGINV (probability, mean,

standard_dev)

Tính nghịch đảo của hàm phân ph ối

tích lũy lognormal của x

(LOGNORMDIST)

LOGNORMDIST (x, mean,

standard_dev)

Trả v ề phân ph ối tích lũy lognormalcủa x, trong đó logarit tự nhiên của x

thường được phân ph ối với các tham

s ố mean và standard_dev.

NEGBINOMDIST (number_f,

number_s, probability_s)

Trả v ề phân ph ối nhị thức âm (trả v ề

xác su ấ t mà sẽ có number_f l ần th ấ tbại trước khi có number_s l ần thành

công, khi xác su ất không đổi của một

l ần thành công là probability_s)

NORMDIST (x, mean, standard_dev,

cumulative)

Trả v ề phân ph ối chu ẩn (normal

distribution). Thường được sử dụngtrong việc th ống kê, g ồm cả việc ki ểm

tra giả thuy ế t

NORMINV (probability, mean,

standard_dev)

Tính nghịch đảo phân ph ối tích lũychu ẩn

NORMSDIST (z) Trả v ề hàm phân ph ối tích lũy chuẩn



78

t ắc (standard normal cumulative

distribution function), là phân ph ối có trị trung bình cộng là ero (0) và độ lệch

chu ẩn là 1

NORMSINV (probability) Tính nghịch đảo của hàm phân ph ối

tích lũy chuẩn t ắc

POISSON (x, mean, cumulative) Trả v ề phân ph ối poisson. Thường

dùng để ước tính s ố lượng bi ế n c ố sẽ

xảy ra trong một khoảng thời gian

nh ất định

PROB (x_range, prob_range,

lower_limit, upper_limit)

Tính xác su ấ t của các trị trong dãy

n ằm giữa hai giới hạn

STANDARDIZE (x, mean,

standard_dev)

Trả v ề trị chu ẩn hóa từ phân ph ối

bi ểu thị bởi mean và standard_dev

TDIST (x, degrees_freedom, tails) Trả v ề xác su ấ t của phân ph ối Student

(phân ph ối t), trong đó x là gi trị tính

từ t và được dùng để tính xác su ấ t.

TINV (probability, degrees_freedom) Trả v ề giá trị t của phân ph ối Student.

TTEST (array1, array2, tails, type) Tính xác xu ấ t k ế t hợp với phép thử

Student.

WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) Trả v ề phân ph ối Weibull. Thường sử

dụng trong phân tích độ tin cậy, như

tính tu ổi thọ trung bình của một thi ế tbị.

ZTEST (array, x, sigma) Trả v ề xác su ấ t một phía của phép

thử z.

c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tính



79

CORREL (array1, array2) Tính hệ s ố tương quan giữa hai mảng

để xc định m ối quan hệ của hai đặc

tính

COVAR (array1, array2) Tính tích s ố cc độ lệch của m ỗi cặpđiểm dữ liệu, r ồi tính trung bình các

tích s ố đó

FORECAST (x, known_y's, known_x's) Tính toán hay dự đon một giá trị tương lai bằng cách sử dụng các giá trị hiện có, b ằng phương php hồi quy

tuy ế n tính

GROWTH (known_y's, known_x's,

new_x's, const)

Tính toán sự tăng trưởng dự ki ế n

theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các

dữ kiện hiện có.

INTERCEPT (known_y's, known_x's) Tìm điểm giao nhau của một đường

th ẳng với trục y b ằng cách sử dụng các

trị x và y cho trước

LINEST (known_y's, known_x's, const,stats)

Tính th ống kê cho một đường b ằngcch dùng phương php bình phươngt ối thi ểu (least squares) để tính đường

th ẳng thích hợp nh ấ t với dữ liệu, r ồi

trả v ề mảng mô tả đường th ẳng đó.Luôn dùng hàm này ở dạng công thức

mảng.

LOGEST (known_y's, known_x's, const,stats)

Dùng trong phân tích h ồi quy. Hàm sẽ tính đường cong hàm mũ phù hợp với

dữ liệu được cung c ấ p, r ồi trả v ề mảng

gía trị mô tả đường cong đó. Luôndùng hàm này ở dạng công thức mảng

PEARSON (array1, array2) Tính hệ s ố tương quan momen tíchpearson (r), một chỉ mục không thứ



80

nguyên, trong khoảng từ -1 đế n 1,

phản ánh sự mở rộng quan hệ tuy ế ntính giữa hai tập s ố liệu

RSQ (known_y's, known_x's) Tính bình phương hệ s ố tương quanmomen tích Pearson (r), thông qua

cc điểm dữ liệu trong known_y's và

known_x's

SLOPE (known_y's, known_x's) Tính hệ s ố góc của đường h ồi quy

tuy ế n tính thông qua cc điềm dữ liệu

STEYX (known_y's, known_x's) Trả

v ề

sai s ố

chu ẩ

n củ

a trị

dự

đon yđối với m ỗi trị x trong h ồi quy.

TREND (known_y's, known_x's,

new_x's, const)

Trả v ề các trị theo xu th ế tuy ế n tính

d. Các hàm tài chính - financian functions

ACCRINT (issue, first_interest,

settlement, rate, par, frequency, basis,calc_method)

Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán

trả lãi theo định kz

ACCRINTM (issue, settlement, rate,

par, basis)

Tính lãi tích lũy đối với chứng khoán

trả lãi theo kz hạn

AMORDEGRC (cost, date_purchased,

first_period, salvage, period, rate,

basis)

Tính kh ấ u hao trong m ỗi tài khóa k ế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài

sản (sử dụng trong các hệ th ống k ế toán theo ki ểu Pháp)

AMORLINC (cost, date_purchased,

first_period, salvage, period, rate,

basis)

Tính kh ấ u hao trong m ỗi tài khóa k ế

toán (sử dụng trong các hệ th ống k ế toán theo ki ểu Pháp)

COUPDAYBS (settlement, maturity,

frequency, basis)

Tính s ố ngày k ể từ đầu kz lãi tới ngày

k ế t toán



81

COUPDAYS (settlement, maturity,

frequency, basis)

Tính s ố ngày trong kz lãi bao g ồm cả

ngày k ế t toán

COUPDAYSCN (settlement, maturity,

frequency, basis)

Tính s ố ngày từ ngày k ế t toán tới ngày

tính lãi k ế ti ế p

COUPNCD (settlement, maturity,

frequency, basis)

Trả v ề một con s ố th ể hiện ngày tính

lãi k ế ti ế p k ể từ sau ngày k ế t toán

COUPNUM (settlement, maturity,

frequency, basis)

Tính s ố l ần lãi su ấ t phải trả trong

khoảng từ ngày k ết ton đến ngày đohạn

COUPPCD (settlement, maturity,frequency, basis)

Trả v ề một con s ố th ể hiện ngàythanh toán lãi l ần trước, trước ngày

k ế t toán

CUMIPMT (rate, nper, pv,

start_period, end_period, type)

Tính lợi tức tích lũy phải trả đối với

khoản vay trong khoảng thời gian giữa

start_period và end_period

CUMPRINC (rate, nper, pv,start_period, end_period, type)

Trả v ề ti ền v ốn tích lũy phải trả đốivới khoản vay trong khoảng thời gian

giữa start_period và end_period

DB (cost, salvage, life, period, month) Tính kh ấ u hao cho một tài sản sử

dụng phương php số dư giảm d ần

theo một mức c ố định (fixed-declining

balance method) trong một khoảng

thời gian xc định.DDB (cost, salvage, life, period, factor) Tính kh ấ u hao cho một tài sản sử

dụng phương php số dư giảm d ần

kép (double-declining balance

method), hay giảm d ần theo một tỷ lệ

nào đó, trong một khoảng thời gian

xc định.



82

DISC (settlement, maturity, pr,

redemption, basis)

Tính tỷ lệ chi ế t kh ấ u của một chứng

khoán

DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) Chuy ển đổi giá dollar ở dạng phân s ố

sang giá dollar ở dạng thập phân

DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) Chuy ển đổi giá dollar ở dạng thập

phân s ố sang giá dollar ở dạng phân s ố

DURATION (settlement, maturity,

coupon, yld, frequency, basis)

Tính thời hạn hiệu lực Macauley dựa

trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn

hiệu lực là trung bình trọng giá trị hiện

tạ

i củ

a dòng luân chuy ể

n ti ề

n mặ

t và

được dùng làm thước đo về sự phản

h ồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phi ế u)

EFFECT (nominal_rate, npery) Tính lãi su ấ t thực t ế h ằng năm, biế ttrước lãi su ất danh nghĩa hằng năm vàt ổng s ố kz thanh toán lãi kép m ỗi năm

FV (rate, nper, pmt, pv, type) Tính giá trị kz hạn của sự đầu tư dựatrên việc chi trả c ố định theo kz và lãi

su ấ t c ố định

FVSCHEDULE (principal, schedule) Tính giá trị kz hạn của một v ốn ban

đầu sau khi áp dụng một chu ỗi các lãi

su ấ t kép (tính giá trị kz hạn cho một

đầu tư có lãi suất thay đổi)

INTRATE (settlement, maturity,

investment, redemption, basis)

Tính lãi su ấ t cho một chứng khoán

đầu tư toàn bộ

IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) Trả v ề khoản thanh toán lãi cho một

đầu tư dựa trên việc chi trả c ố định

theo kz và dựa trên lãi su ất không đổi



83

IRR (values, guess) Tính lợi su ấ t nội hàm cho một chu ỗi

cc lưu động ti ền mặt được th ể hiện

bởi các trị s ố

ISPMT (rate, per, nper, pv) Tính s ố ti ền lãi đã trả tại một kz nàođó đối với một khoản vay có lãi su ấ t

không đổi, sau khi đã trừ s ố ti ền g ốc

phải trả cho kz đó.

MDURATION (settlement, maturity,

coupon, yld, frequency, basis)

Tính thời hạn Macauley sửa đổi cho

chứng khoán dựa trên đồng mệnh giá

$100

MIRR (values, finance_rate,

reinvest_rate)

Tính tỷ su ấ t doanh lợi nội tại trong

một chu ỗi luân chuy ển ti ền mặt theo

chu kz

NOMINAL (effect_rate, npery) Tính lãi su ất danh nghĩa hằng năm,bi ết trước lãi su ấ t thực t ế và các kz

tính lãi kép m ỗi năm

NPER (rate, pmt, pv, fv, type) Tính s ố kz hạn để trả khoản vay trongđầu tư dựa trên từng chu kz, s ố ti ền

trả và tỷ su ấ t lợi tức c ố định

NPV (rate, value1, value2, ...) Tính hiện giá ròng của một khoản đầu

tư bằng cách sử dụng tỷ lệ chi ế u kh ấ uvới các chi khoản trả kz hạn (trị âm) và

thu nhập (trị dương)

ODDFPRICE (settlement, maturity,

issue, first_coupon, rate, yld,

redemption, frequency, basis)

Tính giá trị trên m ỗi đồng mệnh giá

$100 của chứng khoán có kz đầu tiên

lẻ (ng ắn hạn hay dài hạn)

ODDFYIELD (settlement, maturity,

issue, first_coupon, rate, pr,


Trả v ề lợi nhuận của một chứng

khoán có kz tính lãi đầu tiên là lẻ

(ng ắn hạn hay dài hạn)



84

ODDLPRICE (settlement, maturity,

last_interest, rate, yld, redemption,

frequency, basis)

Tính giá trị trên m ỗi đồng mệnh giá

$100 của chứng khoán có kz tính lãi

phi ế u cu ối cùng là lẻ (ng ắn hạn hay dài

hạn)

ODDLYIELD (settlement, maturity,

last_interest, rate, pr, redemption,

frequency, basis)

Tính lợi nhuận của chứng khoán có kz

cu ối cùng là lẻ (ng ắn hạn hay dài hạn)

PMT (rate, nper, pv, fv, type) Tính ti ền phải trả đối với khoản vay có

lãi su ất không đổi và chi trả đều đặn

PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) Tính khoả

n v ố

n thanh toán trong mộ

t

kz hạn đã cho đối với một khoản đầu

tư, trong đó việc chi trả được thực

hiện đều đặn theo định kz với một lãi

su ất không đổi

PRICE (settlement, maturity, rate, yld,


Tính giá trị chứng khon trên đồng

mệnh giá $100, thanh toán lợi tức

theo chu kz

PRICEDISC (settlement, maturity,

discount, redemption, basis)

Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100

của một chứng khon đã chiế t kh ấ u

PRICEMAT (settlement, maturity,

issue, rate, yld, basis)

Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100

của một chứng khoán phải thanh toán

lãi vào ngày đo hạn

PV (rate, nper, pmt, fv, type) Tính giá trị hiện tại của một khoảnđầu tư

RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) Tính lãi su ấ t m ỗi kz trong một niên

kim

REVEICED (settlement, maturity,

investment, discount, basis)

Tính s ố ti ền nhận được vào kz hạn

thanh toán cho một chứng khon đầu



85

tư toàn bộ

SLN (cost, salvage, life) Tính chi phí kh ấu hao (theo phương

php đường th ẳng) của một tài sản

trong một kz

SYD (cost, salvage, life, per) Tính kh ấ u hao theo giá trị còn lại của

tài sản trong định kz xc định

TBILLEQ (settlement, maturity,

discount)

Tính lợi nhuận tương ứng với trái

phi ế u cho trái phi ế u kho bạc

TBILLPRICE (settlement, maturity,

discount)

Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho

trái phi ế u kho bạc

TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) Tính lợi nhuận cho trái phi ế u kho bạc

VDB (cost, salvage, life, start_period,

end_period, factor, no_switch)

Tính kh ấ u hao tài sản sử dụng trong

nhi ều kz

XIRR (values, dates, guess) Tính lợi su ấ t nội hàm cho một loạt lưuđộng ti ền mặt không định kz

XNPV (rate, values, dates) Tính tỷ giá ròng cho một dãy lưu động

ti ền mặt không định kz

YIELD (settlement, maturity, rate, pr,


Tính lợi nhuận đối với chứng khoán

trả lãi theo định kz

YIELDDISC (settlement, maturity, pr,

redemption, basis)

Tính lợi nhuận h ằng năm cho chứng

khon đã chiế t kh ấ u

YIELDMAT (settlement, maturity,

issue, rate, pr, basis)

Tính lợi nhuận h ằng năm của chứng

khoán trả lãi vào ngày đo hạn

e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách

DAVERAGE (database, field, criteria) Tính trung bình các giá trị trong một

cột của danh sách hay các trị của một

cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện



86

được chỉ định.

DCOUNT (database, field, criteria) Đế m các ô chứa s ố liệu trong một cột

của danh sách hay các trị của một cơ

sở dữ liệu, theo một điều kiện đượcchỉ định.

DCOUNTA (database, field, criteria) Đế m các ô "không r ỗng" trong một

cột của danh sách hay các trị của một

cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện

được chỉ định.

DGET (database, field, criteria) Trích mộ

t giá trị

từ

mộ

t cộ

t củ

a mộ

t

danh sch hay cơ sở dữ liệu, khớp với

điều kiện được chỉ định.

DMAX (database, field, criteria) Trả v ề trị lớn nh ấ t trong một cột của

một danh sách hay của một cơ sở dữ

liệu, theo một điều kiện được chỉ định.

DMIN (database, field, criteria) Trả v ề trị nhỏ nh ấ t trong một cột củamột danh sách hay của một cơ sở dữ

liệu, theo một điều kiện được chỉ

định.

DRODUCT (database, field, criteria) Nhân các giá trị trong một cột của



định.

DSTDEV (database, field, criteria) Ước lượng độ lệch chu ẩn của một tập

hợp theo m ẫu, b ằng cách sử dụng các

s ố liệu trong một cột của một danh

sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo

một điều kiện được chỉ định.



87

DSTDEVP (database, field, criteria) Tính độ lệch chu ẩn của một tập hợp

theo toàn th ể các tập hợp, b ằng cách

sử dụng các s ố liệu trong một cột của



định.

DSUM (database, field, criteria) Cộng các s ố trong một cột của một

danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,

theo một điều kiện được chỉ định.

DVAR (database, field, criteria) Ước lượng sự bi ế n thiên của một tập

hợp dựa trên một m ẫu, b ằng cách sử dụng các s ố liệu trong một cột của



DVARP (database, field, criteria) Tính toán sự bi ế n thiên của một tập

hợp dựa trên toàn th ể tập hợp, b ằng

cách sử dụng các s ố liệu trong một cộtcủa một danh sách hay của một cơ sở

dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ

định.

GETPIVOTDATA (data_field,

pivot_table, field1, item1, field2,

item2,...)

Trả v ề dữ liệu được lưu giữ trong báo

cáo PivotTable. Có th ể dùng

GETPIVOTDATA để l ấ y dữ liệu t ổng k ế t

từ một báo cáo PivotTable, với điềukiện là phải th ấy được dữ liệu t ổng k ế ttừ trong bo co đó.

Nói chung về Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách

Microsoft Excel cung c ấ p nhi ều hàm dùng cho việc phân tích dữ liệu trong danh

sch hay cơ sở dữ liệu. Những hàm này b ắt đầu b ằng chữ D.



88

M ỗi hàm đều sử dụng 3 đối s ố là database, field và criteria; những đối s ố này là

các tham chi ếu đế n các mảng trong bảng tính.

* database : Là một dãy các ô tạo nên danh sch hay cơ sở dữ liệu. Một cơ sở

dữ liệu là một danh sách dữ liệu g ồm những m ẩu tin, và có cột dữ liệu là cáctrường (field). Dòng đầu tiên trong danh sách luôn chứa tên trường.

* field : Cho bi ế t cột nào được sử dụng trong hàm. field có th ể được cho ở

dạng text với tên cột được để trong cặp d ấ u ngoặc kép (như "Age", "Yield"...)

hay là s ố đại diện cho vị trí của cột (1, 2, ...)

* criteria : Là một dãy các ô chứa điều kiện. Có th ể dùng b ấ t cứ dãy nào cho

ph ần điều kiện này, mi ễn là dãy đó có ít nhấ t một tên cột và một ô bên dưới

tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm bài Một s ố ví dụ v ề cách dùng

Criteria để nhập điều kiện ở sau đây).

HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN

Một s ố lưu { khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel:

Excel h ỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng

hệ ngày b ắt đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày b ắt đầu từ 1904. Tài liệu này

được di ễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows.

Hệ th ống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thi ế t lập trong Regional Options của

Control Panel. Mặc định là hệ th ống của Mỹ "Thng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy). Bạn có th ể sửa lại thành hệ th ống ngày của VN "Ngày/Thng/Năm"(dd/MM/yyyy).

Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chu ỗi

văn bản. Công thức tham chi ế u tới giá trị đó sẽ trả v ề l ỗi.

=NOW() Cho hiện ngày giờ của hệ th ống

=TODAY() Cho ngày của hệ th ống

=DAY(D) Cho giá trị ngày của D (Trả v ề thứ tự của ngày trong tháng từ một giá

trị ki ểu ngày tháng)

=MONTH(D) Cho giá trị tháng của D



89

=YEAR(D) Cho giá trị năm của D

=DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính s ố ngày giữa 2 m ốc ngày tháng dựa trên cơ sở

một năm có 360 ngày.

=EDATE Trả v ề m ốc thời gian xảy ra trước hoặc sau m ốc chỉ định

=EOMONTH Trả v ề ngày cu ối cùng của tháng xảy ra trước hoặc sau m ốc chỉ định

Hàm HOUR()

Cho bi ế t s ố chỉ giờ trong một giá trị thời gian

Cú pháp: = HOUR(serial_number)

serial_number: Bi ểu thức thời gian hoặc là một con s ố chỉ giá trị thời gian

Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ)

Hàm MINUTE()

Cho bi ế t s ố chỉ phút trong một giá trị thời gian

Cú pháp: = MINUTE(serial_number)


Ví dụ: Bây giờ là 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút)

=MONTH Trả v ề s ố tháng của một giá trị ki ểu ngày tháng.

=NETWORKDAYS Trả v ề s ố ngày làm việc trong m ốc thời gian đưa ra sau khi trừ

đi ngày nghĩ và ngày lễ.

=NOW Trả v ề ngày giờ hiện tại trong hệ th ống của bạn.

Hàm SECOND()

Cho bi ế t s ố chỉ giây trong một giá trị thời gian

Cú pháp: = SECOND(serial_number)




90

Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây)

Hàm TIME()

Trả v ề một giá trị thời gian nào đó

Cú pháp: = TIME(hour, minute, second)

hour: S ố chỉ giờ, là một con s ố từ 0 đế n 23. N ế u lớn hơn 23, Excel sẽ tự trừ đimột bội s ố của 24.

minute: S ố chỉ phút, là một con s ố từ 0 đế n 59. N ế u lớn hơn 59, Excel sẽ tính

lại và tăng số giờ lên tương ứng.

second: S ố chỉ giây, là một con s ố từ 0 đế n 59. N ế u lớn hơn 59, Excel sẽ tính lạivà tăng số phút, s ố giờ lên tương ứng.

Ví dụ:

TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM

TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM

TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM

Cũng như DATE(), hàm TIME() rấ t hữu dụng khi hour, minute, second là

những công thức mà không phải là một con s ố, nó sẽ giúp chúng ta tính toán

chính xc hơn

Hàm TIMEVALUE()

Chuy ển đổi một chu ỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để

có th ể tính ton được

Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text)

time_text: Chu ỗi văn bản c ần chuy ển đổi

Ví dụ:

TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM)

=WEEKDAY Trả v ề s ố thứ tự của ngày trong tu ần từ giá trị ngày tháng.



91

=WEEKNUM Trả v ề s ố thứ tự của tu ần trong năm từ giá trị ngày tháng.

=WORKDAY Trả v ề ngày làm việc xảy ra trước hoặc sau m ốc thời gian đưa ra.

Trong công việc h ằng ngày, ch ắc h ẳn chúng ta hay nghĩ đế n chuyện việc làm

này của mình m ấ t h ế t m ấ y ph ần trăm của một năm, ví dụ, một ngày ngủ h ế t 6

ti ế ng, là 1/4 ngày, vậy một năm chúng ta ngủ h ế t 25% (hic) thời gian...

Hoặc một nhân viên của công ty xin nghỉ việc vào thng 5, lương tính theo năm,vậy công ty phải trả cho người đó bao nhiêu phần trăm lương khi cho nghỉ việc?

Excel có một hàm để tính tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm, và

cho phép tính theo nhi ều ki ểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theoki ểu Mỹ hay theo ki ểu châu Âu...):

Hàm YEARFRAC()

(Dịch từ chữ Year: năm, và Frac = Fraction: tỷ lệ)

Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis])

start_date, end_date: Ngày thng đại diện cho ngày b ắt đầu và ngày k ế t thúc

của khoảng thời gian c ần tính toán. Nên nhập b ằng hàm DATE(), hoặc dùng

một k ế t quả trả v ề của một công thức khác, vì có th ể sẽ xảy ra l ỗi n ế u bạn nhập

trực ti ếp ngày thng dưới dạng text.

basis: Một con s ố, quy định ki ểu tính:

* 0 : (hoặc không nhập) Tính toán theo ki ểu B ắc Mỹ, một năm có 360 ngày chia

cho 12 tháng, một tháng có 30 ngày.

* 1 : Tính toán theo s ố ngày thực t ế của năm và số ngày thực t ế của từng tháng

* 2 : Tính toán theo một năm có 360 ngày, nhưng số ngày là s ố ngày thực t ế của từng tháng

* 3 : Tính toán theo một năm có 365 ngày, và số ngày là s ố ngày thực t ế của

từng tháng



92

* 4 : Tính toán theo ki ểu Châu Âu,m ỗi tháng có 30 ngày (n ế u start_date hoặc

end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày

30 của thng đó)

Ví dụ: Tính tỷ lệ giữa ngày 15/3/2010 và ngày 30/7/2010 so với 1 năm:

YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37%

Tính s ố ngày chênh lệch theo ki ểu một năm có 360 ngày

Hiện nay, v ẫn còn một s ố hệ th ống k ế toán dùng ki ểu tính thời gian là một

thng coi như có 30 ngày và một năm coi như có 360 ngày!

Gặp trường hợp này, việc tính toán thời gian sẽ không đơn giản, vì thực t ế thì

s ố ngày trong m ỗi thng đâu có giống nhau.

Có lẽ vì nghĩ đế n chuyện đó, nên Excel có một hàm dành riêng cho các hệ

th ống k ế toán dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày, đó là hàm DAY360.

Hàm DAYS360()

Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method])

start_date, end_date: Ngày thng đại diện cho ngày b ắt đầu và ngày k ế t thúccủa khoảng thời gian c ần tính toán. Nên nhập b ằng hàm DATE(), hoặc dùng

một k ế t quả trả v ề của một công thức khác, vì có th ể sẽ xảy ra l ỗi n ế u bạn nhập

trực ti ếp ngày thng dưới dạng text.

method: Một giá trị logic (TRUE, FALE) để chỉ cách tính toán, theo ki ểu châu

Âu hay theo ki ểu Mỹ.

* FALSE: (hoặc không nhập) Tính toán theo ki ểu Mỹ: N ế u start_date là ngày 31

của thng, thì nó được đổi thành ngày 30 của thng đó. Nế u end_date là ngày

31 của tháng và start_date nhỏ hơn 30, thì end_date được đổi thành ngày 1

của tháng k ế ti ế p.

* TRUE: Tính toán theo ki ểu châu Âu: H ễ start_date hoặc end_date mà rơi vàongày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của thng đó.



93

Ví dụ: So sánh s ố ngày chênh lệch giữa 01/01/2008 và 31/5/2008 theo ki ểu

một năm có 360 ngày và theo kiểu thường (dùng hàm DATEDIF)

DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150

DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149

DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151

Tính s ố ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian

Bình thường, n ế u l ấ y ngày tháng trừ ngày tháng, k ế t quả sẽ bao g ồm luôn

những ngày l ễ, ngày nghỉ, v.v... Còn n ế u tính s ố ngày làm việc trong một

khoảng thời gian, thì phải trừ bớt đi những ngày không làm việc.

Trong Excel có một hàm chuyên để tính toán những ngày làm việc giữa hai

khoảng thời gian mà không bao g ồm các ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và những

ngày nghỉ khc được chỉ định: Hàm NETWORKDAY (đúng nguyên nghĩa của

nó: net workdays).

Dĩ nhiên hàm này chỉ thích hợp với những cơ quan làm việc 5 ngày một tu ần,

chứ như chúng ta, làm tu ốt, có khi là 365 ngày một năm (hic) thì hàm này vô

tác dụng!

Hàm NETWORKDAYS()

Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays])

start_date, end_date: Ngày thng đại diện cho ngày b ắt đầu và ngày k ế t thúc

công việc. Nên nhập b ằng hàm DATE(), hoặc dùng một k ế t quả trả v ề của một

công thức khác, vì có th ể sẽ xảy ra l ỗi n ế u bạn nhập trực ti ếp ngày thng dưới

dạng text.

holidays: Danh sách những ngày nghỉ ngoài những ngày thứ Bảy và Chủ Nhật.

Danh sách này có th ể là một vùng đã được đặt tên. N ế u nhập trực ti ế p thì phải

bỏ trong cặp d ấ u móc {}.

Ví dụ: Công thức tính s ố ngày làm việc giữa ngày 1/12/2010 và ngày

10/1/2011, trong đó có nghỉ ngày Noel (25/12) và ngày T ế t Tây (1/1):



94

= NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"})

Hàm DATEDIF()

Có lẽ cách d ễ nh ấ t khi mu ốn tính ton ngày thng năm là dùng hàm DATEDIF().

Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit)

start_day: Ngày đầu

end_day: Ngày cu ối (phải lớn hơn ngày đầu)

unit: Chọn loại k ế t quả trả v ề (khi dùng trong hàm phải gõ trong d ấ u ngoặc

kép)

y : s ố năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối

m : s ố tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối

d : s ố ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối

md : s ố ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cu ối, mà không phụ

thuộc vào s ố năm và số tháng

ym : s ố tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối, mà không phụ thuộc vàos ố năm và số ngày

yd : s ố ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối, mà không phụ thuộc vào

s ố năm

Ví dụ:

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm)

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng)

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày)

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1)

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1)

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1)



95

*Tính tu ổi (2):

Ở bài trước, tôi đã đưa ra một cái công thức để tính tu ổi dài thoòng như vầy:

= YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate),

DAY(Birthdate)) > TODAY())

Đó là khi chưa biết đế n hàm DATEDIF().

Bây giờ, với DATEDIF(), công thức trên chỉ ng ắn như vầy thôi, mà ra k ế t quả v ẫn

chính xác:

= DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y")

Ví dụ, hôm nay là ngày 09/01/2007:

* Với ngày sinh là 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật r ồi),

DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39

Nhưng với ngày sinh là 11/1/1969 (chưa tổ chức sinh nhật),

DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38

*Tìm một giờ, phút, giây nào đó tính từ lúc này

Như tôi đã nói ở trên, hàm TIME() sẽ tự động điều chỉnh k ế t quả của một giá trị thời gian khi những thông s ố trong hàm không hợp lý (giờ > 24, phút và giây >

60). Và do đó, khi cần tính toán hoặc tìm một giá trị thời gian nào đó kể từ lúc

này (hoặc b ấ t kz lúc nào), người ta thường sử dụng hàm TIME().

Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho ra k ế t quả là thời gian vào 12 ti ế ng nữa k ể từ

lúc này:

= TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Không gi ống như hàm DATE(), bạn không th ể đơn giản cộng thêm giờ, phút,

hay giây trong hàm TIME(). Ví dụ công thức sau đây chỉ làm m ỗi chuyện là tăngthêm 1 ngày vào ngày thng năm và thời gian hiện tại:

= NOW() + 1



96

N ế u bạn mu ốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào một giá trị thời gian, bạn phải

tính thời gian cộng thêm đó theo một tỷ lệ của một ngày. Ví dụ, bởi vì một

ngày thì có 24 giờ, nên một giờ được tính như là 1/24. Cũng vậy, bởi vì một giờ

thì có 60 phút, nên một phút sẽ được tính như là 1/24/60 (của một ngày). Và

cu ối cùng, bởi vì có 60 giây trong một phút, nên 1 giây trong một ngày sẽ được

tính b ằng 1/24/60/60.

*Tính t ổng thời gian

Khi tính t ổng thời gian, bạn nên phân bi ết hai trường hợp sau đây:

* Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, bây giờ là 8 giờ, cộng thêm 2 ti ế ng nữa, là

10 giờ... Hoặc bây giờ là 23 giờ, cộng thêm 3 ti ế ng nữa là 2 giờ sáng (chớ không

phải 26 giờ)... N ế u cộng ki ểu này thì bạn cứ cộng bình thường, dùng hàm

TIME() và n ế u c ần thì theo bảng hướng d ẫn ở trên.

* Cộng t ổng thời gian làm việc: M ỗi ngày tôi làm việc 18 ti ế ng, vậy hai ngày tôi

làm m ấ y ti ế ng? là 36 ti ếng. Nhưng nế u bạn dùng format bình thường dạng thời

gian thì Excel nó sẽ tự quy ra (36-24) = 12:00... Để được k ế t quả là 36:00, bạn

phải định dạng thời gian cho ô theo ki ểu:

[h]:mm:ss (giờ n ằm trong một cặp d ấ u ngoặc vuông)

L ấ y lại định dạng ngày tháng

Đôi khi, bạn nhận được một cái database mà không hi ểu vì một l{ do gì đó, cellchứa ngày thng năm nó như sau: 20070823,

nghĩa là nó được định dạng theo ki ểu YYYYMMDD.

Trường hợp này, không th ể dùng Format Cell của Excel để định dạng lại, mà

bạn phải dùng đế n hàm DATE(year, month, day)

và các hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), MID() và RIGHT() để l ấ y các trị s ố ngày,

tháng, năm cho hàm DATE():

Tôi giả sử con s ố 20070823 này đang nằm ở cell A1, thì công thức LEFT(A1, 4)

sẽ cho ta trị s ố của năm, MID(A1, 3, 2) sẽ cho trị s ố của tháng

và RIGHT(A1, 2) sẽ cho trị s ố của ngày.



97

Giả sử trong Control Panel của bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu

dd/mm/yyyy, và cell nhận k ế t quả của bạn đã được định dạng theo ki ểu ngày

thng năm,

bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với 3 tham s ố là 3 công thức vừa làm ở trên, ta sẽ có:

=DATE(LEFT(A1, 4), MID(A1, 5, 2), RIGHT(A1, 2))→ 23/8/2007

HÀM TÌM KI Ế M VÀ THAM CHI Ế U

Bao g ồm các hàm tìm ki ế m và tham chi ế u r ấ t hữu ích khi bạn làm việc với CSDL

lớn trong EXCEL như kế ton, tính lương, thuế ...

=ADDRE(row_num, column_num *, abs_num+ *, a1+ *, sheet_text+) Dùng để

tạo địa chỉ dạng chu ỗi ký tự, theo chỉ s ố dòng và chỉ s ố cột được cung c ấ p.

row_num: S ố thứ tự dòng của địa chỉ

column_num: S ố thứ tự cột của địa chỉ

abs_num: Ki ểu địa chỉ (tuyệt đối hay tương đối) - mặc định là tuyệt đối

a1: Dạng địa chỉ (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định là TRUE

sheet_text: Tên của sheet chứa địa chỉ - mặc định là không có

=AREAS(reference) Trả v ề s ố vùng tham chi ế u trong một tham chi ế u. M ỗi vùng

tham chi ế u có th ể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính.

reference: Là một hoặc nhi ều vùng tham chi ế u mà bạn c ần đế m. N ế u mu ốn

đưa nhiều vùng rời rạc nhau vào công thức thì bạn phân cách chúng b ằng d ấ u

ph ẩy, n ếu không ngăn bằng d ấ u ph ẩy, Excel sẽ không đế m (xem ví dụ 3 dướiđây)

=CHOOSE Trả v ề giá trị trong mảng giá trị tại vị trí được chỉ định.

=COLUMN(reference) Trả v ề s ố thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái

của vùng tham chi ế u.



98

reference: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô. N ế u reference bỏ tr ống thì COLUMN()

trả v ề s ố thứ tự cột của ô chứa công thức.

=COLUMNS(array) Trả v ề s ố cột của vùng tham chi ế u.

array: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô, mảng tham chi ế u

=HYPERLINK(link_location, friendly_name) Tạo một siêu liên k ế t, một liên k ết để

mở một tài liệu...

link_location: Đường d ẫn đế n tài liệu c ần mở, nhập ở dạng chu ỗi ký tự.

Link_location có th ể chỉ đế n một ô đặc biệt, tên của một dãy ô trong một trang

bảng tính hoặc một bảng tính, hoặc chỉ đế n một đnh dấ u (bookmark) trong

Microsoft Excel. Link_location cũng có thể chỉ đế n một tập tin lưu trên ổ cứng,hoặc một đường d ẫn truy xu ấ t nội bộ trên một máy chủ hoặc một đường d ẫn

tài nguyên URL trên mạng intranet, internet.

- Link_location có th ể là một chu ỗi ký tự đặt trong d ấ u nháy kép, hoặc một ô

nào đó chứa đường d ẫn dưới dạng chu ỗi ký tự.

- N ế u link_location liên k ết đế n một tài nguyên không t ồn tại, sẽ xu ấ t hiện l ỗi

khi bạn kích vào ô chứa hàm HYPERLINK() này.

firendly_name: Là nội dung hi ển thị trong ô chứa hàm HYPERLINK(), có th ể là

một s ố, hoặc chu ỗi ký tự. Nội dung này sẽ hi ển thị b ằng màu xanh và có gạch

chân, n ế u không có firendly_name thì chính link_location sẽ hi ển thị.

- Firendly_name có th ể là một giá trị, một chu ỗi ký tự, một tên mảng, hoặc một

ô liên k ết đế n một giá trị hoặc một chu ỗi văn bản.

- N ế u firendly_name liên k ết đế n một giá trị bị l ỗi, thì chính tên cái l ỗi đó sẽ

được hi ển thị để thay th ế cho nội dung bạn c ần.

Ví dụ:

=HYPERLINK("http://example.microsoft.com/report/bu dget report.xls", "Click

for report")

sẽ hi ển thị: Click for report, và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính

budget report.xls của trang web http://example.microsoft.com/report



99

=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)

sẽ hi ển thị nội dung của ô F10 và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính

book2.xls ở thư mục GPE của ổ F

=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)

sẽ hi ển thị nội dung của ô F10 và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính

book2.xls ở thư mục GPE của ổ F

=MATCH Trả v ề vị trí của một giá trị trong bảng dữ liệu

=INDEX Trả v ề một giá trị trong bảng dữ liệu tương ứng với chỉ mục của nó.

Tìm ki ế m trong nhi ều cột

Đôi khi, cc dữ liệu dùng để tìm ki ế m không n ằm ở một cột mà trong nhi ều cột.

Ví dụ, bạn có một danh sch đã được tách s ẵn họ và tên riêng ra hai cột.

Người ta yêu c ầu dựa vào họ và tên để xc định chức vụ.

Chúng ta có th ể dùng một cột phụ để n ối họ và tên lại r ồi tìm theo cột phụ...

Nhưng có lẽ không c ần, vì tôi sẽ dùng hàm INDEX() và MATCH() với công thức

mảng.

Hàm MATCH() có một cú php ít người bi ết đến, đó là:

=MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type)

value1 & value2 là các dữ liệu để tìm (ví dụ họ và tên)

array1 & array2 là các cột (hoặc hàng) chứa các dữ liệu dùng để tìm ki ếm đó

Và đây là cú php dùng INDEX() ghép với MATCH() trong công thức mảng:

{=INDEX(reference, MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type))}

=INDIRECT(ref_text [, a1])

ref_text là tham chi ế u tới một ô (có th ể là dạng A1 hoặc dạng R1C1), là tên

định nghĩa của một tham chi ế u, hoặc là một tham chi ế u dạng chu ỗi.



100

-N ế u ref_text không hợp lệ, INDIRECT() sẽ báo l ỗi #REF!

-N ế u ref_text chứa tham chi ếu đế n một bảng tính khác thì bảng tính này phải

đang mở, n ế u không, INDIRECT() cũng bo lỗi #REF!

a1 là giá trị logic xc định dạng tham chi ế u bên trong ref_text.

a1 = TRUE (hoặc là 1, hoặc không nhập) là ki ểu tham chi ế u A1

a1 = FALSE (hoặc là 2) là ki ểu tham chi ế u R1C1

Trả v ề giá trị của một tham chi ế u từ chu ỗi ký tự. Tham chi ếu được trả v ề ngay

tức thời để hi ển thị nội dung của chúng. Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi

mu ốn thay đổi tham chi ế u tới một ô bên trong một công thức mà không c ần

thay đổi công thức đó.

=LOOKUP Dò tìm một giá trị

Hàm LOOKUP

Dùng để dò tìm một giá trị từ một dòng hoặc một cột trong một dãy ô hoặc

một mảng giá trị.

Hàm LOOKUP() có hai dạng: Vec-tơ (vector form) và Mảng (array form)

* Dạng Vec-tơ: LOOKUP() tìm kiế m trên một dòng hoặc một cột, n ế u tìm th ấ ysẽ trả v ề giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) được chỉ định.

* Dạng Mảng: LOOKUP() tìm ki ế m trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của một mảng

giá trị, n ế u tìm th ấ y sẽ trả v ề giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cu ối

cùng trong mảng đó.

Vector form (dạng vec-tơ)

Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector)

lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm ki ế m trong lookup_vector. Nó có th ể

là một s ố, một ký tự, một giá trị logic, một tên đã được định nghĩa của một

vùng ô hoặc một tham chi ếu đế n một giá trị.



101

lookup_vector: Là một vùng mà chỉ g ồm một dòng (hoặc một cột) có chứa

lookup_value. Những giá trị chứa trong vùng này có th ể là một s ố, một ký tự

hoặc một giá trị logic.

- lookup_vector phải được s ắp x ế p theo thứ tự tăng dần, n ế u không, LOOKUP()có th ể cho k ế t quả không chính xác.

- N ế u không tìm th ấ y lookup_value trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ l ấ y giá

trị lớn nh ấ t mà nhỏ hơn hoặc b ằng lookup_value.

- N ế u lookup_value nhỏ hơn gi trị nhỏ nh ấ t trong lookup_vector thì LOOKUP()

sẽ báo l ỗi #NA!

result_vector: Là một vùng mà chỉ g ồm một dòng (hoặc một cột) chứa giá trị trả v ề. Kích thước của result_vector b ắt buộc phải b ằng kích thước của

lookup_vector.

^^ Array form (dạng mảng)

Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array)

lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm ki ế m trong array. Nó có th ể là một s ố,

một ký tự, một giá trị logic, một tên đã được định nghĩa của một vùng ô hoặcmột tham chi ếu đế n một giá trị.

- N ế u không tìm th ấ y lookup_value trong array thì LOOKUP() sẽ l ấ y giá trị lớn

nh ấ t mà nhỏ hơn hoặc b ằng lookup_value.

- N ế u lookup_value nhỏ hơn gi trị nhỏ nh ấ t trong cột hoặc hàng đầu tiên

trong array thì LOOKUP() sẽ báo l ỗi #NA!

array: Là một vùng chứa lookup_value, có th ế là s ố, ký tự, hoặc giá trị logic.

Dạng mảng của LOOKUP() g ần tương đương như hàm VLOOKUP() hoặc

HLOOKUP().

Khác biệt ở ch ỗ VLOOKUP() và HLOOKUP() tìm ki ế m trên cột (hoặc dòng) đầu

tiên, còn LOOKUP() tìm ki ế m trên cột hoặc trên dòng tùy thuộc vào dạng mảng

được khai báo:



102

- N ế u array là mảng có s ố cột nhi ều hơn số dòng thì LOOKUP() sẽ tìm trên dòng

đầu tiên.

- N ế u array là mảng có s ố dòng nhi ều hơn số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột

đầu tiên.

- Trường hợp array là mảng có s ố dòng b ằng s ố cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên

cột đầu tiên.

- VLOOKUP() và HLOOKUP() l ấ y k ế t quả trên cột (hoặc) dòng được chỉ định, còn

LOOKUP() luôn luôn l ấ y k ế t quả trên dòng (hoặc cột) cu ối cùng.

- Các giá trị trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của array phải được s ắp x ế p theo thứ

tự tăng dần, n ế u không, LOOKUP() có th ể cho k ế t quả không chính xác.

Hàm GETPIVOTDATA()

Trả v ề dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có th ể dùng

GETPIVOTDATA() để l ấ y dữ liệu t ổng k ế t từ một báo cáo PivotTable, với điều

kiện là phải th ấy được dữ liệu t ổng k ế t từ trong bo co đó.

Để nhanh chóng nhập công thức GETPIVOTDATA(), bạn có th ể gõ d ấ u = vào ô

mu ốn nhận dữ liệu t ổng k ế t, r ồi nh ấ p vào ô chứa s ố liệu t ổng k ế t của báo cáoPivotTable.

Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2,

item2,...)

data_field : Tên trường chứa dữ liệu t ổng k ế t của báo cáo PivotTable. Tên này

phải được đặt trong một cặp d ấ u nháy kép.

pivot_data : Tham chi ếu đế n một ô, dãy ô, hoặc tên dãy ô bên trong một báoco PivotTable. Thông tin này được dùng để xc định báo cáo PivotTable nào

chứa dữ liệu trả v ề.

field1, item1, field2, item2,... : Có th ể có từ 1 đế n 126 (với Excel 2003 trở v ề

trước thì con s ố này chỉ là 14) cặp tên field và item mô tả dữ liệu mu ốn trả v ề.

Những cặp này có th ể thuộc b ấ t cứ loại nào. N ế u tên field và item không là

ngày tháng hoặc s ố liệu, c ần phải đặt chúng trong cặp d ấu nhy kép. Đối với



103

loại báo cáo OLAP PivotTable, items có th ể bao g ồm đầy đủ đường d ẫn l ẫn tên

của item. Một cặp field và item của OLAP PivotTable có th ể như sau:

"[Product]","[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]"

Lưu {:

* Các field hay item tính toán và các phép tính tự tạo có th ể được đặt trong

phép tính GETPIVOTDATA.

* N ế u pivot_table là một dãy có chứa nhi ều hơn 1 bo co PivotTable, dữ liệu

trả v ề sẽ là từ bo co được tạo ra sau cùng.

* N ếu đối s ố field và cc đối s ố của item mô tả chỉ m ỗi một ô, giá trị của ô đósẽ được trả v ề mà không c ần bi ế t giá trị đó là chuỗi, là s ố, là l ỗi, hay là một thứ

gì đó...

* N ế u item chứa ngày tháng, giá trị phải được bi ểu di ễn dưới dạng một chu ỗi

s ố hoặc được thi ế t lập b ằng cch dùng hàm DATE() để giá trị đó sẽ không bi ế n

đối khi bảng tính được mở ở một máy khác, có hệ th ống định dạng ngày tháng

khác với nơi tạo ra nó. Ví dụ, một item tham chi ế u tới ngày 5 thng 3 năm 1999có th ể được nhập là 36224 hay DATE(1999, 3, 5). Thời gian có th ể được nhập

như một giá trị thập phân hoặc b ằng cách dùng hàm TIME().

* N ế u pivot_table không phải là một dãy có chứa báo cáo PivotTable,

GETPIVOTDATA() sẽ trả v ề l ỗi #REF!

* N ếu cc đối s ố miêu tả một field không th ể th ấy được, hoặc n ế u chúng g ồm

một trường không hi ển thị, GETPIVOTDATA() cũng sẽ trả v ề l ỗi #REF!

Hàm DGET()

Trích một giá trị từ một cột của một danh sch hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều

kiện được chỉ định.

Cú pháp: = DGET(database, field, criteria)

=OFFSET(reference, rows, cols [, height] [, width]) Trả v ề một vùng tham chi ế u

từ một vùng xu ấ t phát.



104

Đây là một trong những hàm r ấ t hay của Excel, và được ứng dụng r ấ t nhi ều.

Nó dùng để tham chi ếu đế n một vùng nào đó, bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy

ô, với một khoảng cch được chỉ định.

reference: Là vùng mà bạn mu ốn làm điểm xu ất pht để tham chi ế u đế n vùng

khác. Reference phải chỉ đế n một ô hoặc một dãy ô liên tục, n ế u không, hàm sẽ

báo l ỗi #VALUE!

rows: S ố dòng dời lên (hoặc xu ống) tính từ reference, nhập s ố dương nế umu ốn dời xu ống, hoặc s ố âm n ế u mu ốn dời lên.

cols: S ố cột dời sang phải trái (hoặc phải) tính từ reference, nhập s ố dương nế u

mu ốn dời sang phải, hoặc s ố âm n ế u mu ốn dời sang trái.

height: Là s ố dòng (độ cao) của vùng tham chi ế u c ần trả v ề.

width: Là s ố cột (độ rộng) của vùng tham chi ế u c ần trả v ề.

Ghi chú:

* N ế u s ố dòng (rows) hoặc cột (cols) vượt ra ngoài phạm vi bảng tính, hàm sẽ

báo l ỗi #REF!

Độ cao (height) và độ rộng (width) n ế u không nhập, thì xem như nó bằng với

độ cao và độ rộng của vùng xu ấ t phát (reference)

=ROW(reference) Trả v ề s ố thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô. Trả v ề s ố

thứ tự dòng của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chi ế u.

reference: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô. N ế u reference bỏ tr ống thì ROW() trả

v ề s ố thứ tự cột của ô chứa công thức.

=ROWS(array) Trả v ề s ố dòng của vùng tham chi ế u.

array: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô, mảng tham chi ế u

=TRANSPOSE(array) Chuy ển một vùng dữ liệu ngang thành dọc và ngược lại.

Hàm TRANPOE() luôn luôn được nhập ở dạng công thức mảng (nh ấ n Ctrl-

Shift-Enter sau khi nhập)



105

array: Là mảng dữ liệu c ần hoán chuy ển

N ế u s ố cột trong vùng nhập công thức nhi ều hơn số hàng của array, hoặc s ố

hàng trong vùng nhập công thức nhi ều hơn số cột của array, hàm sẽ báo l ỗi

#NA tại những ô bị dư ra.

=VLOOKUP(giá trị tìm, vùng c ần tìm, cột c ần l ấ y, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên cột đầu tiên và trả v ề ...

Hàm tìm ki ế m và tham chi ế u theo cột.

Vùng c ần tìm: thường để ở ch ế độ giá trị tuyệt đối: $

Cột c ần l ấ y: ở vùng c ần tìm.

Cách tìm: Tìm theo 2 giá trị:

0: Cột bên trái của vùng c ần tìm không s ắp x ế p (ng ầm định)

1: S ắp x ếp tăng dần.

=HLOOKUP(giá trị tìm, vùng c ần tìm, hàng c ần l ấ y, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên hàng đầu tiên và trả v ề ... - gi ống hàm VLOOKUP

HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC

Bao g ồm các hàm v ề toán học và lượng giác giúp bạn có th ể giải một bài toán

đại s ố, giải tích, hoặc lượng giác từ ti ểu học đến đại học...

Lưu { đế n quy cách hi ển thị s ố của VN và của U. Để luôn nhập đúp một giá trị

ki ểu s ố bạn hãy sử dụng bàn phím s ố.

=ABS Tính trị tuyệt đối của một s ố

=ACOS Tính nghịch đảo cosin

=ACOSH Tính nghịch đảo cosin hyperbol

=ASIN Tính nghịch đảo sin

=ASINH Tính nghịch đảo sin hyperbol

=ATAN Tính nghịch đảo tang



106

=ATAN2 Tính nghịch đảo tang với tọa độ

=ATANH Tính nghịch đảo tang hyperbol

=CEILING Là tròn đế n bội s ố g ần nh ấ t

=COMBIN Tính t ổ hợp từ s ố ph ần tử chọn

=COS Tính cosin của một góc

=COSH Tính cosin hyperbol

=DEGREE Đổi radians sang độ

=EVEN Làm tròn một s ố đế n s ố nguyên ch ẵn g ần nh ấ t.

=EXP Tính lũy thừa cơ số e

=FACT Tính giai thừa của một s ố

=FACTDOUBLE Tính lũy thừa c ấ p 2

=FLOOR Làm tròn xu ống đế n bội s ố g ần nh ấ t do bạn chỉ.

=GCD Tìm ước s ố chung lớn nh ấ t

=INT(X) Làm tròn xu ống s ố nguyên g ần nh ấ t (Hàm l ấ y giá trị là ph ần nguyên-

Hàm cho giá trị là ph ần nguyên của X)

=LCM Tìm bội s ố chung nhỏ nh ấ t

=LN Tính logarit cơ số tự nhiên của một s ố

=LOG Tính logarit

=LOG10 Tính logarit cơ số 10

=MDETERM Tính định thức của ma trận

=MINVERSE Tìm ma trận nghịch đảo

=MMULT Tính tích 2 ma trận

=MOD(a,b) Hàm cho giá trị là ph ần dư của phép chia a:b



107

=MROUND Làm tròn một s ố đế n bội s ố của s ố khác.

=MULTINOMIAL Tỷ lệ giai thừa t ổng với tích các giai thừa của các s ố.

=ODD Làm tròn đế n một s ố nguyên lẽ g ần nh ấ t.

=PI Trả v ề giá trị pi

=POWER Tính lũy thừa của một s ố

=PRODUCT Tính tích các s ố

=QUOTIENT L ấ y ph ần nguyên của phép chia

=RADIAN Đổi độ sang radians.

=RAND Trả v ề một s ố ng ẫu nhiên trong khoảng 0 và 1

=RANDBETWEEN Trả v ề một s ố ng ẫu nhiên trong khoảng do bạn chỉ định

Hàm ROMAN()

Dùng để chuy ển đổi một s ố dạng Ả-rập sang dạng s ố La-mã

Cú pháp: = ROMAN(number, form)

number: S ố c ần chuy ển đổi

form: dạng chuy ển đổi

0 (hoặc TRUE, hoặc không nhập): Dạng c ổ điển

1 cho đế n 3: Dạng c ổ điển nhưng được rút gọn, s ố càng lớn rút gọn càng nhi ều

(xem thêm ở ví dụ)

4 (hoặc FALSE): Dạng hiện đại

Chú ý:

* number phải là s ố dương, nế u number < 0 hàm sẽ báo l ỗi #VALUE!

* N ế u number là s ố thập phân, ROMAN() chỉ chuy ển đổi ph ần nguyên của nó



108

* Hàm ROMAN() chỉ xử l{ được tới s ố lớn nh ấ t là 3999, n ế u number > 3999

hàm sẽ báo l ỗi #VALUE!

au khi đã chuyển đổi, k ế t quả sẽ là một dữ liệu dạng text, và không th ể tính

toán với nó được nữa

Ví dụ:

ROMAN(499, 0) = CDXCIX = ROMAN(499) = ROMAN(499, TRUE)

ROMAN(499, 1) = LDVLIV

ROMAN(499, 2) = XDIX

ROMAN(499, 3) = VDIV

ROMAN(499, 4) = ID = ROMAN(499, FALSE)

ROMAN(2008) = MMVIII

=ROUND(X,n) Hàm làm tròn n s ố của X

N ếu n dương (n>0) sẽ làm tròn s ố bên phải k ể từ vị trí d ấ u ch ấ m thập phân.

N ế u n âm (n<0) sẽ làm tròn s ố bên trái k ể từ vị trí d ấ u ch ấ m thập phân.

=ROUNDDOWN Làm tròn một s ố hướng xu ống zero

=ROUNDUP Làm tròn một s ố hướng ra xa zero.

=SIN Tính sin của một góc

=SINH Tính sin hyperbol của một s ố

=SUM Tính t ổng của các s ố

=DSUM (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chu ẩn) Hàm tính t ổng trong cột giá

trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chu ẩn trong vùng dữ liệu.

VD: Tính t ổng ti ền lương những người 26 tu ổi.

Hàm SUMIF()

Tính t ổng các ô trong một vùng thỏa một điều kiện cho trước.



109

Cú pháp: = SUMIF(range, criteria, sum_range)

Range : Dãy cc ô để tính t ổng, có th ể là ô chứa s ố, tên, mảng, hay tham chi ế uđế n các ô chứa s ố. Ô r ỗng và ô chứa giá trị text sẽ được bỏ qua.

Criteria : Điều kiện để tính t ổng. Có th ể ở dạng s ố, bi ểu thức, hoặc text. Ví dụ,

criteria có th ể là 32, "32", "> 32", hoặc "apple", v.v...

Sum_range : Là vùng thực sự để tính t ổng. N ế u bỏ qua, Excel sẽ coi nhưsum_range = range.

Lưu {:

* Sum_range không nh ấ t thi ế t phải cùng kích thước với range. Vùng thực sự để

tính t ổng được xc định b ằng ô đầu tiên phía trên bên trái của sum_range, và

bao g ồm thêm những ô tương ứng với kích thước của range. Ví dụ:

- N ế u Range là A1:A5, Sum_range là B1:B5, thì vùng thực sự để tính t ổng là

B1:B5

- N ế u Range là A1:A5, Sum_range là B1:B3, thì vùng thực sự để tính t ổng là

B1:B5

- N ế u Range là A1:B4, Sum_range là C1:D4, thì vùng thực sự để tính t ổng là

C1:D4

- N ế u Range là A1:B4, Sum_range là C1:D2, thì vùng thực sự để tính t ổng là

C1:D4

* Có th ể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: d ấu ? đại diện cho một ký tự,

d ấu đại diện cho nhi ều ký tự (n ếu như điều kiện là tìm những d ấ u ? hoặc *,

thì gõ thêm d ấ u ~ ở trước d ấ u ? hay *).

Khi điều kiện để tính t ổng là những ký tự, SUMIF() không phân biệt chữ

thường hay chữ hoa.

Hàm SUMIFS()

Tính t ổng các ô trong một vùng thỏa nhi ều điều kiện cho trước.



110

Cú pháp: = SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2,

criteria2, ...)

um_range : Dãy cc ô để tính t ổng, có th ể là ô chứa s ố, tên, mảng, hay tham

chi ếu đế n các ô chứa s ố. Ô r ỗng và ô chứa giá trị text sẽ được bỏ qua.

Criteria_range1, criteria_range2... : Có th ể có từ 1 đến 127 vùng dùng để liên

k ế t với cc điều kiện cho vùng.

Criteria1, criteria2... : Có th ể có từ 1 đến 127 điều kiện để tính t ổng. Chúng có

th ể ở dạng s ố, bi ểu thức, hoặc text. Ví dụ, criteria có th ể là 32, "32", "> 32",

hoặc "apple", v.v...

Lưu {:

* M ỗi ô trong sum_range chỉ được tính t ổng n ế u t ấ t cả cc điều kiên tươngứng với ô đó đều đúng. Nế u thỏa cc điều kiện, nó sẽ b ằng 1, còn không, thì nó

b ằng 0.

* Không gi ống như những đối s ố range và criteria của hàm SUMIF, trong hàm

SUMIFS, m ỗi vùng criteria_range phải có cùng kích thước và hình dạng gi ống

như sum_range.

* Có th ể dùng các ký tự đại diện trong cc điều kiện: d ấ u ? đại diện cho một ký

tự, d ấu đại diện cho nhi ều ký tự (n ếu như điều kiện là tìm những d ấ u ? hoặc

*, thì gõ thêm d ấ u ~ ở trước d ấ u ? hay *)

Khi điều kiện để đế m là những ký tự, SUMIFS() không phân biệt chữ thường

hay chữ hoa.

Hàm SUMSQ()

Dùng để tính t ổng cc bình phương của các s ố

Cú pháp: = SUMSQ(number1, number2, ...)

number1, number2, ... : Có th ể dùng đế n 255 tham s ố (với Excel 2003 trở v ề

trước, con s ố này chỉ là 30)



111

Các tham s ố (number) có th ể là một s ố, là một mảng, một tên, hay là một tham

chi ếu đế n một ô chứa s ố, v.v...

Ví dụ: SUMSQ(3, 4) = (3^2) + (4^2) = 9 + 16 = 25

Ba hàm sau đây có cch dùng và cú php tương tự nhau:

Hàm SUMX2MY2(), Hàm SUMXPY2() và Hàm SUMXMY2()

Để d ễ nhớ tên của ba hàm này, bạn đọc chúng từ trái sang phải với các quy

ước sau:

SUM = T ổng, M (Minus) = Trừ (hiệu s ố), P (Plus) = Cộng (t ổng s ố), 2 = Bình

phương, X và Y là hai mảng gì đó, có chứa nhi ều ph ần tử x và y

Vậy, định nghĩa và cch tính ton của 3 hàm này là:

= SUMX2MY2: T ổng của hiệu hai bình phương của các ph ần tử tương ứng

trong 2 mảng dữ liệu

= SUMX2PY2: T ổng của t ổng hai bình phương của các ph ần tử tương ứng trong

2 mảng dữ liệu

= SUMXMY2: T ổng của bình phương của hiệu các ph ần tử tương ứng trong 2mảng dữ liệu

Cú pháp:

= SUMX2MY2(array_x, array_y)

= SUMX2PY2(array_x, array_y)

= SUMXMY2(array_x, array_y)

array_x và array_y là các dãy ô hoặc giá trị ki ểu mảng

Lưu {:

* array_x và array_y b ắt buộc phải có cùng kích thước, n ế u không, hàm sẽ báo

l ỗi #NA!



112

* N ế u trong array_x hoặc array_y có những giá trị ki ểu text, ki ểu logic hoặc

r ỗng, thì sẽ được bỏ qua (không tính), tuy nhiên các giá tr ị = 0 v ẫn được tính.

=TAN Tính tang của một góc

=TANH Tính tang hyperbol của một s ố

=TRUNC C ắt bớt ph ần thập phân của s ố

Hàm SUMPRODUCT() Tính t ổng các tích các ph ần tử tương ứng trong các mảng

giá trị

Sum = T ổng-Product = Tích

SUMPRODUCT = T ổng của tích (các mảng dữ liệu)

Cú pháp: = SUMPRODUCT(array1, array2, ...)

array1, array2, ... : Có th ể dùng từ 2 tới 255 mảng (với Excel 2003 trở v ề trước

thì con s ố này chỉ là 30) và các mảng này phải cùng kích thước với nhau

Lưu {:

* N ế u các mảng không cùng kích thước, SUMPRODUCT sẽ báo l ỗi #VALUE!

* B ấ t kz một ph ần tử nào trong mảng không phải là dữ liệu ki ểu s ố, sẽ được

UMPRODUCT coi như bằng 0 (zero)

Hàm SUBTOTAL là một hàm r ấ t linh hoạt nhưng cũng là một trong cc hàm hơikhó sử dụng của Excel. Điều khó hi ểu thứ nh ấ t chính là cái tên của nó, vì nó

thực sự làm được nhi ều thứ hơn { nghĩa của tên hàm. Đối s ố thứ nh ấ t của hàm

b ắt buộc bạn phải nhớ con s ố đại diện cho phép tính c ần thực hiện trên tập s ố

liệu (trong Excel 2010 có tính năng AutoComplete giúp chúng ta khỏi nhớ cáccon s ố này). Hàm UBTOTAL được Microsoft nâng c ấ p k ể từ phiên bản Excel

2003 với sự gia tăng cc tuz chọn cho đối s ố thứ nh ấ t của hàm, tuy nhiên điều

này d ẫn đế n sự không tương thích với các phiên bản cũ nế u chúng ta sử dụng

cc tính năng mới b ổ sung này.

Đối s ố đầu tiên của của hàm UBTOTAL xc định hàm thực sự nào sẽ được sử

dụng khi tính ton (xem trong danh sch bên dưới). Ví dụ n ếu đối s ố là 1 thì



113

hàm SUBTOTAL hoạt động gi ống nhưng hàm AVERAGE, nếu đối s ố thứ nh ấ t là9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động gi ống nhưng hàm UM.

SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng

dữ liệu tuz theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối s ố thứ nh ấ t.

Cú pháp: = SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,...)

Function_num: Các con s ố từ 1 đến 11 (hay 101 đến 111) qui định hàm nào sẽ

được dùng để tính toán trong SUBTOTAL

Ref1, ref2: Cc vùng địa chỉ tham chi ế u mà bạn mu ốn thực hiện phép tính trên

đó.

Trong Excel 2010, bạn có th ể dùng đế n 254 ref (với Excel 2003 trở v ế trước thì

con s ố này chỉ là 29)

Ghi chú:

* N ếu có hàm UBTOTAL khc đặt l ồng trong cc đối s ố ref1, ref2,... thì các

hàm l ồng này sẽ bị bỏ qua không được tính, nh ằm trnh trường hợp tính toán

2 l ần.

Đối s ố function_num n ế u từ 1 đế n 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao g ồm

cả các giá trị ẩn trong tập s ố liệu (hàng ẩn). Đối s ố function_num n ế u từ 101

đế n 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập s ố

liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).

* Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán t ấ t cả các hàng bị ẩn bởi lệnh

Filter (Auto Filter) mà không phụ thuộc vào đối s ố function_num được dùng (1

gi ống 101...).

Hàm UBTOTAL được thi ế t k ế để tính toán cho các cột s ố liệu theo chi ều dọc,

nó không được thi ế t k ế để tính theo chi ều ngang.

* Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D, do vậy n ế u dữ liệu tham chi ế u dạng 3-

D (Ví dụ v ề tham chi ế u 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo

l ỗi #VALUE!

Hàm SQRT()



114

Dùng để tính căn bậc hai của một s ố

Cú pháp: = SQRT(number)

number: S ố thực, dương (nế u number < 0 hàm sẽ báo l ỗi #NUM!)

Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con s ố -16

SQRT(16) = 4

SQRT(A2) = #NUM!

SQRT(ABS(A2)) = 4

Hàm SQRTPI()

Dùng để tính căn bậc hai của một s ố nhân với Pi (= 3.14159265358979)

Cú pháp: = SQRTPI(number)

number: S ố thực, dương nhân với Pi (n ế u number < 0 hàm sẽ báo l ỗi #NUM!)

Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con s ố -16

QRT(1) = 1.772454 (căn bậc hai của Pi)

QRT(2) = 2.506628 (căn bậc hai của 2*Pi)

Hàm SIGN()

Trả v ề d ấ u của s ố: 1 n ế u là s ố dương, 0 (ero) nế u là s ố 0 và -1 n ế u là s ố âm.

Cú pháp: = SIGN(number)

Ví dụ:

SIGN(10) = 1

SIGN(4-4) = 0

SIGN(-0.057) = -1

Hàm SERIESSUM()

Dùng để tính t ổng lũy thừa của một chu ỗi s ố, theo công thức sau đây:



115

series (x, n, m, a) = a1*x^n + a2*x^(n+m) + a3*x^(n+2m) + ... + ai*x^(n+(i-1)m)

Cú pháp: = SERIESSUM(x, n, m, coefficients)

x : giá trị nhập vào cho chu ỗi lũy thừa

n : lũy thừa khởi tạo để tăng tới x

m : bước tăng cho mỗi ph ần tử trong chu ỗi

coefficients : tập hợp hệ s ố sẽ được nhân với m ỗi lũy thừa của x

Các thông s ố này phải là các dữ liệu ki ểu s ố, n ế u không, hàm sẽ báo l ỗi

#VALUE!

Ví dụ:

SERIESSUM(5, 0, 2, {1, 2, 3, 4}) = 64,426

Di ễn giải chi ti ế t: (x = 5, n = 0, m = 2, coefficients = 1, 2, 3, 4)

=1*5^0 + 2*5^(0+2) + 3*5^(0+2*2) + 4*5^(0+3*2) = 64426

HÀM THỐNG KÊ

Bao g ồm các hàm s ố giúp bạn giải quy ế t các bài toán th ống kê từ đơn giản đế nphức tạp.

=AVEDEV Tính bình quân độ phân cực

=AVERAGE(vùng) Tính trung bình cộng các s ố.

=AVERAGEA Tính trung bình cộng các giá trị

=DAVERAGE (vùng dữ liệu, cột c ần tính, vùng tiêu chu ẩn) Hàm tính trung bìnhcác giá trị trong cột thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chu ẩn trong vùng dữ liệu.

Hàm AVERAGEIF()

Trả v ề trung bình cộng (s ố học) của t ấ t cả cc ô được chọn thỏa mãn một điều

kiện cho trước.

Cú pháp: = AVERAGEIF(range, criteria, average_range)



116

range : Là một hoặc nhi ều ô c ần tính trung bình, có th ể bao g ồm các con s ố, các

tên vùng, các mảng hoặc các tham chi ếu đế n các giá trị...

criteria : Là điều kiện dưới dạng một s ố, một bi ểu thức, địa chỉ ô hoặc chu ỗi, để

qui định việc tính trung bình cho những ô nào...

average_range : Là tập hợp các ô thật sự được tính trung bình. N ế u bỏ tr ống

thì Excel dùng range để tính.

Lưu {:

* Các ô trong range n ế u có chứa những giá trị luận lý (TRUE hoặc FALSE) thì sẽ

được bỏ qua.

* Những ô r ỗng trong average_range cũng sẽ được bỏ qua.

* N ế u range r ỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIF sẽ báo l ỗi #DIV/0!

* N ế u có một ô nào trong criteria r ỗng, AVERAGEIF sẽ xem như nó bằng 0.

* N ế u không có ô nào trong range thỏa mãn điều kiệu của criteria, AVERAGEIF

sẽ báo l ỗi #DIV/0!

* Bạn có th ể các ký tự đại diện như ?, trong criteria (dấ u ? thay cho một ký tự nào đó, và dấ u * thay cho một chu ỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là

chính các d ấ u ? hoặc *, thì bạn gõ thêm d ấu ~ trước nó.

* average_range không nh ấ t thi ế t phải có cùng kích thước với range, mà các ô

thực sự được tính trung bình sẽ dùng ô trên cùng bên trái của average_range

làm ô b ắt đầu, và bao g ồm thêm những ô tương ứng với kích thước của range.

Hàm AVERAGEIFS()

Trả v ề trung bình cộng (s ố học) của t ấ t cả cc ô được chọn thỏa mãn nhi ều

điều kiện cho trước.

Cú pháp: = AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1,

criteria_range2, criteria2, ...)

average_range : Vùng c ần tính trung bình, có th ể bao g ồm các con s ố, các tên

vùng, các mảng hoặc các tham chi ếu đế n các giá trị...



117

criteria_range1, criteria_range2, ... : Vùng chứa những điều kiện để tính trung

bình. Có th ể khai báo từ 1 đế n 127 vùng.

criteria1, criteria2, ... : Là cc điều kiện để tính trung bình. Có th ể khai báo từ 1

đến 127 điều kiện, dưới dạng s ố, bi ểu thức, tham chi ế u hoặc chu ỗi...

Lưu {:

* N ế u average_range r ỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIFS sẽ báo l ỗi

#DIV/0!

* N ế u có một ô nào trong những vùng criteria_range r ỗng, AVERAGEIFS sẽ xem

như nó bằng 0.

* Những giá trị logic: TRUE sẽ được xem là 1, và FALSE sẽ được xem là 0.

* M ỗi ô trong average_range chỉ được tính trung bình n ế u thỏa t ấ t cả điều kiện

quy định cho ô đó

* Không gi ống như AVERAGEIF(), mỗi vùng criteria_range phải có cùng kích

thước với average_range

* N ế u có một ô nào trong average_range không th ể chuy ển đổi sang dạng s ố,

hoặc n ế u không có ô nào thỏa t ấ t cả cc điều kiện, AVERAGEIFS sẽ báo l ỗi

#DIV/0!

* Có th ể các ký tự đại diện như ?, cho cc điều kiện (d ấ u ? thay cho một ký tự

nào đó, và dấ u * thay cho một chu ỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là

chính các d ấ u ? hoặc *, thì bạn gõ thêm d ấu ~ trước nó.

Hàm COUNT() Đế m ô dữ liệu chứa s ố (đế m s ố ô không tr ống) - đế m s ố ô có

trong vùng. Nhưng chỉ đế m những ô có ki ểu dữ liệu là ki ểu s ố.

Cú pháp=COUNT(vùng)

=COUNTA Đế m s ố ô chứa dữ liệu

=COUNTIF(Vùng c ần đếm, ô điều kiện) Hàm đếm có điều kiện - đế m s ố ô có

trong vùng với điều kiện đã chỉ ra ở ô điều kiện.

Hàm COUNTIF đế m ô có ki ểu dữ liệu là ki ểu s ố và cả ki ểu ký tự.



118

=DCOUNT(vùng dữ liệu, cột c ần đế m, vùng tiêu chu ẩn) Đế m s ố ô chứa lượng

giá trị s ố trong cột thoả mãn đk trong vùng tiêu chuẩn tìm ki ế m trong vùng dữ

liệu.

VD: Đếm xem có bao nhiêu người có mức lương là 500000.

=MAX(vùng) Tìm s ố lớn nh ấ t trong vùng

=MAXA Tìm giá trị lớn nh ấ t

Hàm DMAX()

Cú pháp: = DMAX(database, field, criteria)=DMAX (vùng dữ liệu, cột giá trị,vùng tiêu chu ẩn)

Hàm tính giá trị cao nh ấ t trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu

chu ẩn trong vùng dữ liệu.

VD: Tìm xem những người 26 tu ổi ai cao lương nhấ t.

=MIN(vùng) Tìm s ố nhỏ nh ấ t trong vùng

=MINA Tìm giá trị nhỏ nh ấ t

Hàm DMIN()

Cú pháp: =DMIN(database, field, criteria)=DMIN (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng

tiêu chu ẩn)

Hàm tính giá trị nhỏ nh ấ t trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu

chu ẩn trong vùng dữ liệu.

VD: Tìm xem những người 26 tu ổi ai th ấp lương nhấ t.

=RANK(ô c ần x ế p thứ, vùng c ần so sánh) Tìm vị thứ của một s ố trong dãy s ố.

Vùng c ần so snh: Thường để ở ch ế độ giá trị tuyệt đối: $

Hàm DVARP()

Cú pháp: = DVARP(database, [field,] criteria)



119

Tính toán sự bi ế n thiên của một tập hợp dựa trên toàn th ể tập hợp, b ằng cách

sử dụng các s ố liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ


Hàm DVAR()

Cú pháp: = DVAR(database, [field,] criteria)

Ước lượng sự bi ế n thiên của một tập hợp dựa trên một m ẫu, b ằng cách sử

dụng các s ố liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,


Hàm DSUM()

Cú pháp: = DSUM(database, field, criteria)

Cộng các s ố trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo

một điều kiện được chỉ định.

Hàm DSTDEVP()

Cú pháp: = DSTDEVP(database, field, criteria)

Tính độ lệch chu ẩn của một tập hợp theo toàn th ể các tập hợp, b ằng cách sử dụng các s ố liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,


Hàm DSTDEV()

Cú pháp: = DSTDEV(database, field, criteria)

Ước lượng độ lệch chu ẩn của một tập hợp theo m ẫu, b ằng cách sử dụng các s ố

liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điềukiện được chỉ định.

Hàm DPRODUCT()

Cú pháp: = DPRODUCT(database, field, criteria)

Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,




120

Đế m s ố ô r ỗng trong bảng tính

Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISBLANK(range), 1, 0))} với range là vùng dữ

liệu c ần ki ểm tra.

Đế m s ố ô chứa những giá trị không phải là ki ểu s ố

Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISNUMBER(range), 0, 1))} với range là vùng

dữ liệu c ần ki ểm tra.

Đế m s ố ô bị l ỗi

Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISERROR(range), 1, 0))} với range là vùng dữ

liệu c ần ki ểm tra.

HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU

Bao g ồm các hàm xử lý chu ỗi văn bản như trích lọc, tìm ki ế m, thay th ế , chuy ển

đổi chu ỗi văn bản trong Excel.

Hàm ASC()

Dùng để đổi các ký tự double-byte sang các ký tự single-byte cho những ngôn

ngữ sử dụng bộ ký tự double-byte.

Cú pháp: = ASC(text)

text : Là chữ hoặc tham chi ếu đế n một ô có chứa chữ. N ế u text không chứa b ấ tkz m ẫu tự nào thuộc loại double-byte, thì text sẽ không được chuy ển đổi.

Ví dụ: = ASC("Excel") = Excel

=CHAR Chuy ển s ố thành ký tự

=CLEAN Xóa ký tự không phù hợp

=CODE Trả v ề mã s ố của ký tự đầu tiên

Hàm CONCATENATE

Công dụng: Dùng n ối nhi ều chu ỗi lại với nhau

Công thức: =CONCATENATE(text1,text2,...)



121

Ví dụ: =CONCATENATE("Giải pháp", "Excel", " - ", "Công cụ tuyệt vời của bạn)

→ Giải pháp Excel - Công cụ tuyệt vời của bạn

=DOLLAR Chuy ển định dạng s ố thành ti ền tệ

Hàm EXACT

Công dụng: Dùng để so sánh hai chu ỗi với nhau.

Công thức: =EXACT(text1,text2)

Hàm EXACT phân biệt chữ thường và chữ hoa.

N ế u 2 chu ỗi text1, text2 gi ống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả v ề TRUE; n ế u không,

sẽ trả v ề trị FALSE

Ví dụ:

=EXACT("Giải pháp", "Giải php") → TRUE

=EXACT("Giải pháp", "Giải Php") → FALE

=FIXED Chuy ển một s ố sang định dạng văn bản

=LEFT(X,n) Hàm LEFT l ấ y n ký tự từ bên trái sang của văn bản X

=LEN Tính độ dài một chu ỗi

=LOWER Chuy ển thành chữ thường.

=PROPER Chuy ển ký tự đầu m ỗi từ thành chữ hoa

Hàm MID Dùng để trích xu ấ t một chu ỗi con (substring) từ một chu ỗi

Công thức: =MID(text, start_num, num_chars])=MID(X, m, n)

Hàm MID l ấ y n ký tự trong chu ỗi X b ắt đầu từ vị trí m.

text: chu ỗi văn bản c ần trích xu ấ t

start_num: vị trí b ắt đầu trích ra chu ỗi con, tính từ bên trái sang

num_chars: s ố ký tự của chu ỗi con c ần trích ra



122

- num_chars phải là s ố nguyên dương

- start_num phải là s ố nguyên dương

- N ế u start_num lớn hơn độ dài của chu ỗi thì k ế t quả trả v ề sẽ là chu ỗi r ỗng

Ví dụ: =MID("Karen Eliabeth Hammond", 7, 9) → Eliabeth

Hàm REPLACE

Công dụng: Dùng để thay th ế một ph ần của chu ỗi b ằng một chu ỗi khác, dựa

vào s ố ký tự được chỉ định

Công thức: =REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)

old_text: chu ỗi văn bản c ần được xử lý

start_num: vị trí b ắt đầu tìm cái sẽ thay th ế , tính từ bên trái sang

num_chars: s ố ký tự của chu ỗi c ần được thay th ế

new_text: chu ỗi văn bản sẽ thay th ế cho s ố ký tự đã chọn bởi start_num và

num_chars

Cái khó của hàm này là xc định được bởi start_num và num_chars. Làm saobi ết được b ắt đầu từ đâu và thay thế bao nhiêu chữ? Tôi gợi ý nhé:

- Bạn dùng hàm FIND() hoặc EARCH() để xc định vị trí b ắt đầu (start_num)

- Dùng hàm LEN() để xc định s ố ký tự của chu ỗi sẽ được thay th ế (num_chars)

Ví dụ: đế thay s ố 2007 b ằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007

Dùng công thức như sau:

=REPLACE(A1, FIND("2007", A1), LEN("2007"), "2008")→ Expense Budget for

2008

Với A1 = Expense Budget for 2007

Hàm RIGHT Dùng để trích xu ấ t ph ần bên phải của một chu ỗi một hoặc nhi ều ký

tự tùy theo sự chỉ định của bạn



123

Công thức: =RIGHT(text [,num_chars])=RIGHT(X,n)

Hàm RIGHT l ấ y n ký tự từ bên phải sang của văn bản X

text: chu ỗi văn bản c ần trích xu ấ t ký tự

num_chars: s ố ký tự c ần trích ra phía bên phải của chu ỗi text, mặc định là 1

- num_chars phải là s ố nguyên dương

- N ế u num_chars lớn hơn độ dài của chu ỗi thì k ế t quả trả v ề sẽ là toàn bộ

chu ỗi text

Ví dụ: =RIGHT("Karen Eliabeth Hammond", 7) → Hammond

=REPT Lặp lại một chu ỗi

=SUBSTITUTE Thay th ế một chu ỗi xc định

Hàm FIND và Hàm SEARCH

Công dụng: Dùng để tìm vị trí b ắt đầu của một chu ỗi con (substring) trong một

chu ỗi

Công thức:

=FIND(find_text, within_text [, start_num])

=SEARCH(find_text, within_text [, start_num])

find_text: chu ỗi văn bản c ần tìm (chu ỗi con)

within_text: chu ỗi văn bản chứa chu ỗi c ần tìm (chu ỗi mẹ)

start_num: vị trí b ắt đầu tìm trong chu ỗi within_text (mặc định là 1)

Một s ố lưu {:

- K ế t quả của hai hàm này là một con s ố, chỉ vị trí b ắt đầu (tính từ start_num)

của find_text trong within_text

- Dùng SEARCH() khi mu ốn tìm một chu ỗi b ấ t kz. Ví dụ: SEARCH("e",

"Expenses") sẽ cho k ế t quả là 1.



124

- Dùng FIND() khi mu ốn tìm chính xác một chu ỗi có phân biệt chữ hoa, chữ

thường. Ví dụ: FIND("e", "Expenses") sẽ cho k ế t quả là 4.

- N ế u không tìm th ấ y find_text, hàm sẽ báo l ỗi #VALUE

- Có th ể dùng những ký tự đại diện như , ? trong find_text của hàm SEARCH()

- Với hàm SEARCH(), n ế u mu ốn tìm chính ký tự * hoặc ? thì gõ d ấu ~ trước ký

tự đó ( ~ hoặc là ~?)

=TEXT Chuy ển một s ố sang text.

Hàm T

Công dụng: Trả v ề một chu ỗi n ế u trị tham chi ế u là chu ỗi, ngược lại, sẽ trả v ề chu ỗi r ỗng - Ki ểm tra dữ liệu ki ểu text

Công thức: =T(value)

Hàm này ít khi được dùng.

Hàm SUBSTITUTE

Công dụng: Dùng để thay th ế một chu ỗi này b ằng một chu ỗi khác. Hàm này

cũng tương tự hàm REPLACE(), nhưng dễ sử dụng hơn.

Công thức: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text [,instance_num])

text: chu ỗi văn bản g ốc, c ần được xử lý

old_text: chu ỗi văn bản c ần được thay th ế

new_text: chu ỗi văn bản sẽ thay th ế vào

instance_num: s ố l ần thay th ế old_text b ằng new_text, n ế u bỏ qua thì t ấ t cả

old_text tìm được sẽ được thay th ế b ằng new_text

Ví dụ: đế thay s ố 2007 b ằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007

Dùng công thức như sau:

=UBTITUTE("Expense Budget for 2007", "2007", "2008") → Expense Budgetfor 2008



125

HÀM THAY TH Ế CHUỖI NÀY BẰNG CHUỖI KHÁC (Substituting One Substring for

Another)

Có nhi ều chương trình có khả năng tìm kiế m một s ố đoạn văn và thay thế nó

b ằng đoạn văn khc.

Excel cũng có khả năng làm chuyện đó bằng cch dùng hàm. Đó là hàmREPLACE và hàm SUBSTITUTE.

=TRIM Xóa những ký tự tr ắng bên trong chu ỗi.

=UPPER Chuy ển ký tự thường thành hoa.

Hàm VALUE

Công dụng: Dùng để đổi một chu ỗi đại diện cho một s ố thành ki ểu s ố

Công thức: =VALUE(text)

text phải là định dạng s ố, ngày tháng hoặc b ấ t kz một thời gian nào mi ễn là

được Excel công nhận.

N ế u 2 chu ỗi text1, text2 gi ống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả v ề TRUE; n ế u không,

sẽ trả v ề trị FALSE

Ví dụ:

Để trích ra s ố 6500 trong SQA6500, bạn có th ể dùng hàm RIGHT()

=RIGHT("QA6500", 4) → 6500

Tuy nhiên k ế t quả do hàm RIGHT() có được sẽ ở dạng text, bạn không th ể nhân

chia cộng trừ gì với ci "6500" này được.

Để có th ể tính toán với "6500", bạn phải đổi nó sang dạng s ố:

=VALUE(RIGHT("QA6500",4)) → 6500

Cũng là 6500, nhưng bây giờ bạn có th ể cộng trừ nhân chia với nó.

*Trích xu ấ t họ và tên (ví dụ dùng để trích cho tên ti ế ng Anh, bỏ qua tên đệm)



126

Cch làm là dùng hàm FIND() để tìm những khoảng tr ắng phân cách giữa họ và

tên, sau đó dùng hàm LEFT() để tách ph ần tên, và hàm RIGHT() để tách ph ần

họ.

Để l ấ y ph ần tên (First Name), chúng ta dùng công thức sau (giả sử họ tên n ằmở cell A2):

=LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1)

Nghĩa là dùng hàm FIND() để tìm vị trí của ký tự tr ắng đầu tiên k ể từ bên trái, ví

dụ nó là vị trí thứ 5,

khi đó hàm LEFT() sẽ xc định được cái tên này g ồm có 4 chữ (= 5-1).

Để l ấ y ph ần họ (Last Name), chúng ta dùng công thức:

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2))

Bạn tự dịch câu này nhé!

*Trích xu ấ t họ, tên đệm và tên (ví dụ với tên ti ế ng Anh, ph ần tên đệm được

vi ế t t ắt)

Cách làm gi ống như bài Trích xuấ t họ và tên ở trên, tuy nhiên có khác mộtchút, để trích thêm ph ần tên đệm.

Giả sử Họ và Tên (full name) n ằm ở cell A2, và đang có gi trị là Karen E.

Hammond

Đầu tiên, như bài trên, dùng công thức sau để tách ph ần Tên (first name):

=LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1) → Karen

Công thức FIND(" ", A2) sẽ cho k ế t quả là 6, là vị trí của khoảng tr ắng đầu tiên

(sau chữ Karen).

Để tìm vị trí của khoảng tr ắng thứ hai, thì bạn phải gán vị trí b ắt đầu tìm

(start_num) là 7, hoặc là b ằng k ế t quả của FIND(" ", A2) cộng thêm 1:

=FIND(" ", A2, FIND(" ",A2) + 1)



127

R ồi dùng k ế t quả của công thức này làm tham s ố cho hàm RIGHT() để trích ra

ph ần Họ (last name):

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2, FIND(" ", A2) 1)) → Hammond

Để trích ph ần tên đệm, dùng hàm FIND() để tìm vị trí của d ấ u ch ấ m (.) r ồi đưavào trong công thức của hàm MID() để tìm ký tự đứng trước d ấ u ch ấ m:

=MID(A2, FIND(".", A2) - 1, 1) → E

HÀM LOGIC

Hàm AND

Có lẽ khỏi giải thích nhỉ. AND có nghĩa là VÀ. Vậy thôi. Dùng hàm này khi mu ốnnói đế n cái này và cái này và cái này......

Cú pháp: AND(logical1 [, logical2] [, logical3]...)

logical: Những bi ểu thức sẽ được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALE)

N ế u t ấ t cả các bi ểu thức đều đúng, hàm AND() sẽ trả v ề giá trị TRUE, và chỉ c ần

1 trong các bi ểu thức sai, hàm AND() sẽ trả v ề giá trị FALSE.

Bạn có th ể dùng hàm AND() b ấ t cứ ch ỗ nào bạn mu ốn, nhưng thường thì hàm

AND() hay được dùng chung với hàm IF().

Ví dụ:

=IF(AND(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus")

N ế u giá trị ở B2 và ở C2 lớn hơn 0, thì (thưởng) 1.000, còn n ế u chỉ c ần một

trong 2 ô B2 hoặc C2 nhỏ hơn 0, thì không thưởng chi cả.

=FALSE(): Có th ể nhập trực ti ế p FALSE vào trong công thức, Excel sẽ hi ểu đó làmột bi ểu thức có giá trị FALSE mà không c ần dùng đế n cú pháp của hàm này

Hàm IF

=IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) : Dùng để ki ểm tra điều kiện

theo giá trị và công thức



128

Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) N ếu điều kiện đúng thì hàm trả v ề giá

trị 1, ngược lại hàm nhận giá trị 2

Cái lập luận: "N ếu tôi đúng thì làm cho tôi ci này, nế u tôi sai thì làm cho tôi cái

kia".. Có lẽ trong chúng ta ai cũng hiểu.

Một tình hu ống đơn giản nh ấ t

Cú pháp: IF(logical_test, value_is_true)

logical_test: Một bi ểu thức sẽ được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALE)

value_is_true: giá trị trả v ề khi bi ểu thức logical_test được ki ểm tra là đúng(TRUE)

Ví dụ:

=IF(A1 >= 1000, "It's big!")

Nghĩa là, nế u giá trị ở A1 lớn hơn hoặc b ằng 1000, thì k ế t quả nhận được sẽ là

"It's big!", còn không, n ế u A1 nhỏ hơn 1000, kế t quả sẽ là FALSE.

Một ví dụ khác, giả sử bạn có một bảng đnh gi mức độ bán ra, mua vào của

một danh mục hàng hóa dài, và bạn mu ốn theo dõi những mặt hàng có doanhs ố bn ra không đạt yêu c ầu để điều chỉnh chi ến lược kinh doanh của mình,

b ằng cách gán những d ấ u "<" bên cạnh nó, h ễ ph ần trăm doanh số càng th ấ pthì những d ấ u hiệu "<" càng nhi ều...

Bạn có th ể dùng hàm IF(), theo m ẫu:

=IF(cell<0, flag)

Với cell là giá trị doanh s ố mà bạn mu ốn theo dõi, và flag là d ấ u hiệu để mô tả,ví dụ, cell chứa giá trị doanh s ố là B2:

=IF(B2<0, "<<<<<")

Để những d ấ u "<" tỷ lệ thuận với mức sụt giảm doanh s ố bán hàng, bạn có th ể

dùng hàm REPT(), với công thức:

REPT("<" , B2 * -100)



129

Ở đây, phải nhân giá trị của B2 với -100, bởi vì chúng ta chỉ xét những trường

hợp B2<0

Và công thức hoàn chỉnh để th ể hiện mức độ sụt giảm doanh s ố của từng mặt

hàng sẽ là:

=IF(B2<0, REPT("<" , B2 * -100))

Những hàm IF l ồng nhau

Trong cuộc s ống đời thường, có m ấ y ai d ễ dàng ch ấ p nhận chuyện "một cái

n ế u", phải không các bạn.

Chúng ta thường sẽ dùng ki ểu, n ế u... r ồi nhưng mà nế u... nhi ều khi kéo dài đế n

vô tận!

Trong Excel cũng vậy. Giả sử, chúng ta x ế p loại học tập, n ếu điểm trung bình

(ĐTB) lớn hơn 9 thì giỏi, vậy ĐTB nhỏ hơn 9 thì dở? Chưa, ĐTB nhỏ hơn 9nhưng lớn hơn 7 thì kh ci đã, rồi ĐTB nhỏ hơn 7 nhưng chưa bị điểm 5 thì

trung bình, chỉ khi nào ĐTB nhỏ hơn 4 thì mới gọi là dở (cái này tôi chỉ ví dụ

thôi, các bạn đừng sử dụng để x ế p loại nhé).

Khi đó, chúng ta sẽ dùng những hàm IF() l ồng nhau, IF() này n ằm trong IF() kia.Sau này chúng ta sẽ học cách ghép thêm nhi ều điều kiện khác vào nữa.

Ví dụ, tôi l ấ y lại ví dụ đã nói ở bài trước:

=IF(A1 >= 1000, "Big!", "Not big")

Bi giờ thêm chút, A1 lớn hơn 1000 là "big" rồi, nhưng chẳng lẽ 10000 thì cũngchỉ là "big" ? Có lẽ nên tặng thêm một danh hiệu cao hơn:

=IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), "Not big")

Hoặc là, đồng ý r ằng <1000 là "Not big", nhưng nó khc "mall" chứ (tui không

lớn, chưa chắc tui nhỏ), vậy chúng ta thêm một định nghĩa "mall" thử xem:

=IF(A1 >= 1000, "Big!", IF(A1 < 100, "Small", "Not big"))

Bạn để ý nhé, ở đây tôi đặt cái IF "con" không gi ống như ở trên, sao cũng, miễn

là đừng sai cú pháp của IF().



130

Và n ế u thích, bạn có th ể ghép t ấ t cả lại:

=IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), IF(A1 < 100, "Small", "Not

big"))

Chĩ cần một lưu {, là những d ấu đóng mở ngoặc đơn. Nế u bạn đóng và mở

không đúng lúc hoặc không đủ, Excel sẽ không hi ểu, hoặc là cho các bạn k ế tquả sai đấ y.

Hàm IFERROR

Trong quá trình thao tác với bảng tính, không ít l ần chúng ta gặp l ỗi, và cũngkhó mà trnh được l ỗi. Ví dụ, một công thức đơn giản thôi =A/B có th ể gây l ỗi

#DIV/0! n ếu như B bằng 0, hoặc gây l ỗi #NAME? n ế u A hoặc B không t ồn tại,gây l ỗi #REF! n ếu có ô nào đó liên kế t với A hoặc B bị xóa đi...

Tuy nhiên, đôi lúc chúng ta lại c ần phải lợi dụng chính những cái l ỗi này, ví dụ

sẽ đặt ra một tình hu ống: n ế u có l ỗi thì làm gì đó... Gọi nôm na là BẪY LỖI.

Có lẽ vì vậy mà hàm này có hai chữ đầu là IF; IFERROR = n ế u xảy ra l ỗi (thì)...

MS Excel 2003 trở v ề trước có hàm ISERROR(value), với value là một bi ểu thức.

N ế u bi ểu thức này gặp l ỗi, ISERROR() sẽ trả v ề giá trị TRUE, còn n ế u bi ểu thứckhông có l ỗi, ISERROR() trả v ề giá trị FALSE.

Và chúng ta thường dùng ISERROR() kèm với IF:

=IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression)

N ếu như biểu thức (expression) có l ỗi, công thức trên sẽ l ấ y giá trị ErrorResult

(một ô r ỗng, hoặc một thông báo l ỗi, v.v..), ngược lại, sẽ l ấ y chính giá trị bi ểu

thức đó.

Ví dụ: =IF(ISERROR(A/B), "", A/B)

Cái b ấ t tiện khi phải dùng vừa IF() vửa ISERROR() là chúng ta phải nhập cái bi ểu

thức hai l ần: một l ần trong hàm ISERROR() và một l ần ở tham s ố value_is_False

của IF()



131

Có th ể cái b ấ t tiện vừa nói trên không đng kể, tuy nhiên cách sử dụng này làm

cho công thức của chúng ta trở nên khó dùng hơn,

bởi vì n ế u thay cái bi ểu thức(expression), thì chúng ta phải thay đổi nguyên cả

công thức.

Excel 2010 dường như hiểu được sự b ấ t tiện đó, nên đã gộp hai hàm IF() và

ISERROR lại thành một, đó là IFERROR()

Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error)

_____value: Bi ểu thức có th ể sẽ gây ra l ỗi

_____value_if_error: k ế t quả trả v ề n ế u value gây ra l ỗi

N ế u bi ểu thức value không gây l ỗi, IFERROR() sẽ l ấ y bi ểu thức đó, còn nế u nó

có l ỗi thì l ấ y cái bi ểu thức value_if_error.

Ví dụ, công thức =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) n ế u dùng IFERROR() thì sẽ là

=IFERROR(A/B, "")

Bạn th ấy đấ y, IFERROR() ng ắn gọn và d ễ hi ểu hơn nhiều.

=NOT (logical) : Đảo ngược giá trị của cc đối s ố

Hàm OR

OR có nghĩa là HOẶC. Dùng hàm này khi mu ốn nói đế n cái này hoặc cái này hay

cái kia... ci nào cũng được, mi ễn là phải có ít nh ấ t 1 cái!

Cú pháp: OR(logical1 [, logical2] [, logical3]...)

logical: Những bi ểu thức sẽ được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALE)

N ế u t ấ t cả các bi ểu thức đều sai, hàm OR() sẽ trả v ề giá trị FALSE, và chỉ c ần 1

trong các bi ểu thức đúng, hàm OR() sẽ trả v ề giá trị TRUE.

Gi ống như hàm AND(), bạn có th ể dùng hàm OR() b ấ t cứ ch ỗ nào bạn mu ốn,

nhưng thường thì hàm OR() hay được dùng chung với hàm IF().

Ví dụ:



132

=IF(OR(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus")

N ế u giá trị ở B2 hoặc ở C2 lớn hơn 0 (tức là chỉ c ần 1 trong 2 ô lớn hơn 0), thì(thưởng) 1.000, còn n ế u cả 2 ô B2 hoặc C2 đều nhỏ hơn 0, thì không thưởng

chi cả.

=TRUE(): Có th ể nhập trực ti ế p TRUE vào trong công thức, Excel sẽ hi ểu đó làmột bi ểu thức có giá trị TRUE mà không c ần dùng đế n cú pháp của hàm này

Bỏ qua những ô bị l ỗi khi chạy công thức

Ví dụ: Cột Gross Margin (cột D) của bảng tính dưới đây có chứa một s ố ô gặp

l ỗi chia cho 0 (#DIV/0!), do bên cột C có những ô tr ống.

Để tính trung bình cộng của cột D, k ể những ô có l ỗi #DIV/0!, phải dùng công

thức mảng như sau:

{=AVERAGE(IF(ISERROR(D3:D12), "", D3:D12))}

(nghĩa là nế u gặp những ô có l ỗi thì coi như nó bằng r ỗng)

Xc định tên của cột (Determining the Column Letter)

Trong Excel có hàm COLUMN(), cho ra k ế t quả là s ố của cột (ví dụ, gõ hàm nàytrong cột B thì k ế t quả sẽ là 2).

Nhưng đôi khi bạn mu ốn k ế t quả là tên của cột chứ không mu ốn đó là con số

(B chứ không phải là 2), thì làm sao?

Đây là một v ấn đề đòi hỏi sự khôn khéo một chút, vì tên cột trong bảng tính

chạy từ A đế n Z, từ AA đế n AZ... và cho tới tận cùng là XFD (!)

Có một hàm giúp chúng ta tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, đó là hàmCELL("address"), ví dụ $A$2, hoặc $B$10...

Hàm CELL(info_type [,reference])

Với info_type là một tham s ố đã được định nghĩa (sẽ nói kỹ hơn trong những

bài sau)



133

Và reference là cell mà bạn chỉ định, n ế u bỏ tr ống thì Excel sẽ l ấ y ngay cái cell

có chứa công thức CELL().

Trong bài này, để tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, chúng ta sẽ dùng công thức

CELL() với info_type là "address"

Tinh ý một chút, ta th ấ y tên của cột chính là những chữ cái n ằm giữa hai d ấ udollar ($) trong ci địa chỉ tuyệt đối này.

B ắt đầu làm nhé: dùng hàm MID() trích ra chữ cái từ vị trí thứ 2 trong địa chỉ tuyệt đối của cell:

=MID(CELL("Address"), 2, num_chars)

Ci khó là ci num_chars này đây, vì tên cột thì có th ể là 1, 2, hoặc 3 ký tự (ví

dụ: A, AA hoặc AAA). Vận dụng hàm FIND thôi:

FIND("$", CELL("address"",A2), 3) - 2

Giải thích chút nhé: Dùng hàm FIND(), tìm vị trí của d ấu $ trong ci địa chỉ tuyệt

đối của cell, và b ắt đầu tìm từ vị trí thứ 3 trong ci địa chỉ này.

Tại sao phải trừ đi 2? Công thức trên sẽ chỉ ra vị trí (là một con s ố) của d ấ u $

thứ hai trong địa chỉ tuyệt đối của cell, tức là cái d ấ u $ phía sau tên cột,

phải trừ đi 2 tức là trừ bớt đi 2 ci $, lúc này k ế t quả sẽ chính là s ố ký tự của

tên cột (1 chữ, 2 chữ hoặc 3 chữ)

Bây giờ, công thức hoàn chỉnh sẽ như sau:

=MID(CELL("Address"), 2, FIND("$", CELL("address"), 3) - 2)

Công thức này áp dụng cho chính cell chứa công thức.

N ế u mu ốn tìm tên cột tại một cell nào đó, bạn chỉ việc thêm địa chỉ (hoặc một

ci gì đó tham chiếu đến địa chỉ này) của cell mu ốn tìm vào phía sau cái

"address"

Ví dụ, mu ốn tìm tên của cell AGH68, bạn gõ:



134

=MID(CELL("Address", AGH68), 2, FIND("$", CELL("address", AGH68), 3) - 2) →AGH

Lập mã s ố tự động

Có nhi ều danh mục khách hàng hoặc danh mục hàng hóa được lập mã s ố b ằng

cách dùng vài ký tự đầu của tên khách hàng (hoặc tên hàng hóa) k ế t hợp với

một con s ố.

Cch đặt mã s ố tự động như vậy r ấ t d ễ làm trong Excel, b ằng cách sử dụng

những hàm xử l{ văn bản và chu ỗi.

Giả sử danh mục của chúng ta n ằm ở cột A và b ắt đầu tại cell A2.

Trước tiên, chúng ta hãy tách 3 ký tự đầu tiên của danh mục và định dạng cho

nó thành những chữ in hoa, b ằng công thức:

UPPER(LEFT(A2, 3))

Ti ế p theo, tận dụng chính s ố của những hàng trong bảng tính để lập mã s ố tự

động: ROW(A2),

và định dạng sao cho những con s ố này luôn có 4 chữ s ố, b ằng công thức:

TEXT(ROW(A2),"0000")

Và đây là công thức hoàn chỉnh:

=UPPER(LEFT(A2, 3)) & TEXT(ROW(A2), "0000")

Hàm BETADIST()

Trả v ề giá trị của hàm tính mật độ phân ph ối xác su ất tích lũy beta.

Thông thường hàm này được dùng để nghiên cứu sự bi ế n thiên v ề ph ần trămcác m ẫu, ví dụ như khoảng thời gian mà người ta dùng để xem TV trong một

ngày ch ẳng hạn.

Cú pháp: = BETADIST(x, alpha, beta, A, B)

x : Giá trị giữa A và B, dùng để tính mật độ hàm.



135

alpha & beta : Tham s ố của phân ph ối.

A : Cận dưới của khoảng x, mặc định là 0.

B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.

Lưu {:

* N ế u có b ấ t kz đối s ố nào không phải là s ố, BETADIST() trả v ề giá trị l ỗi

#VALUE!

* N ếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETADIT() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!

* N ế u x < A, x > B hay A = B, BETADIST() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!

* N ế u bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETADIST() sẽ sử dụng

phân ph ối tích lũy beta chu ẩn hóa.

Hàm BETAINV()

Trả v ề nghịch đảo của hàm tính mật độ phân ph ối xác su ất tích lũy beta.

Nghĩa là nế u xác su ấ t = BETADIST(x, ...) thì x = BETAINV(xác su ấ t, ...)

Thường dùng trong việc lên k ế hoạch dự n, để mô phỏng s ố l ần mở rộng xácsu ấ t, bi ế t trước thời gian b ổ sung kz vọng và độ bi ến đổi.

Cú pháp: = BETAINV(probability, alpha, beta, A, B)

Probability : Xác su ấ t của bi ế n c ố x trong phân ph ối xác su ất tích lũy beta.

alpha & beta : Tham s ố của phân ph ối.

A : Cận dưới của khoảng x, mặc định là 0.

B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.

Lưu {:

* N ế u có b ấ t kz đối s ố nào không phải là s ố, BETAINV() trả v ề giá trị l ỗi #VALUE!

* N ếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETAINV() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!

* N ếu probability ≤ 0 hay probability > 1, BETAINV() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!



136

* N ế u bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETAINV() sẽ sử dụng

phân ph ối tích lũy beta chuẩn hóa.

* BETAINV() sử dụng phương php lặp khi tính mật độ phân ph ối. Với

probability cho trước, BETAINV() lặp cho tới khi k ế t quả chính xác trong khoảng±0.0000003. N ế u BETAINV() không hội tụ sau 100 l ần lặp, nó sẽ trả v ề giá trị l ỗi

#NA!

Ví dụ:

BETAINV(0.6854706, 8, 10, 1, 3) = 2

Hàm BINOMDIST()

Trả v ề xác su ấ t của những l ần thử thành công của phân ph ối nhị phân.

BINOMDIT() thường được dùng trong các bài toán có s ố lượng c ố định các

phép thử, khi k ế t quả của các phép thử chỉ là thành công hay th ấ t bại, khi các

phép thử là độc lập, và khi xác xu ất thành công là không đổi qua các cuộc thử

nghiệm.

Ví dụ, có th ể dùng BINOMDIT() để tính xác su ấ t khoảng hai ph ần ba đứa trẻ

được sinh ra là bé trai.

Cú pháp: = BINOMDIST(number_s, trials, probability_s, cumulative)

Number_s : S ố l ần thử thành công trong các phép thử.

Trials : S ố l ần thử.

Probability_s : Xác su ấ t thành công của m ỗi phép thử.

Cumulative : Một giá trị logic để xc định hàm tính xác su ấ t.

= 1 (TRUE) : BINOMDIST() trả v ề hàm tính xác su ất tích lũy, là xc suấ t có s ố l ần

thành công number_s lớn nh ấ t.

= 0 (FALSE) : BINOMDIST() trả v ề hàm tính xác su ất điểm (hay là hàm kh ối

lượng xác su ấ t), là xác su ấ t mà s ố l ần thành công là number_s.

Lưu {:



137

* N ế u number_s và trials là s ố thập phân, chúng sẽ được c ắt bỏ ph ần lẻ để trở

thành s ố nguyên.

* N ế u number_s, trials hay probability_s không phải là s ố, BINOMDIST() trả v ề

giá trị l ỗi #VALUE!

* N ế u number_s < 0 hay number_s > trials, BINOMDIST() trả v ề giá trị l ỗi

#NUM!

* N ế u probability_s < 0 hay probability_s > 1, BINOMDIST() trả v ề giá trị l ỗi

#NUM!

Ví dụ:

BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781

BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125

Hàm CHIDIST()

Trả v ề xác xu ấ t một phía của phân ph ối chi-squared.

Phân ph ối chi-squared k ế t hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh các

giá trị quan sát với các giá trị kz vọng.

Ví dụ, một thí nghiệm v ề di truy ền có th ể giả thi ế t r ằng th ế hệ k ế ti ế p của các

cây tr ồng sẽ thừa hưởng một tập hợp các màu s ắc nào đó; bằng cách so sánh

các giá trị quan st được với các giá trị kz vọng, có th ể th ấy được giả thi ế t ban

đầu là đúng hay sai.

Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom)

x : Giá trị dùng để tính phân ph ối.

degrees_freedom : S ố bậc tự do.

Lưu {:

* N ếu cc đối s ố không phải là s ố, CHIDIST() trả v ề giá trị l ỗi #VALUE!

* N ế u x < 0, CHIDIST() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!



138

* N ế u degrees_freedom không phải là s ố nguyên, ph ần thập phân của nó sẽ bị c ắt bỏ để trở thành s ố nguyên.

* N ế u degrees_freedom < 1 hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả v ề giá

trị l ỗi #NUM!

CHIDIT() được tính toán theo công thức: CHIDIST = P(X > x), với X là bi ế nng ẫu nhiên chi-squared.

Ví dụ:

CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001

Hàm NORMINV()

Trả v ề nghịch đảo của phân ph ối tích lũy chuẩn.

Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev)

probability : Xác su ấ t ứng với phân ph ối chu ẩn

mean : Giá trị trung bình cộng của phân ph ối

standard_dev : Độ lệch chu ẩn của phân ph ối

Lưu {:

* N ế u có b ấ t kz đối s ố nào không phải là s ố, NORMINV() sẽ báo l ỗi #VALUE!

* N ế u probability nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 1, NORMINV() sẽ báo l ỗi #NUM!

* N ế u standard_dev nhỏ hơn hoặc b ằng 0, NORMDINV() sẽ báo l ỗi #NUM!

* N ế u mean = 0 và standard_dev = 1, NORMINV() sẽ dùng phân b ố chu ẩn.

* NORMINV() sử dụng phương php lặp đi lặp lại để tính hàm. N ế u NORMINV()

không hội tụ sau 100 l ần lặp, hàm sẽ báo l ỗi #NA!



139

Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc)

Sort (s ắp x ế p) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu

trong một bảng tính được thi ế t lập dựa trên các tiêu chu ẩn.

Sắp xếp

Để thực hiện một s ắp x ế p theo chi ều tăng dần hay giảm d ần trên một cột:

• Đnh dấ u các ô mu ốn được s ắp x ế p


• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Tùy chỉnh sắp xếp

Để s ắp x ế p nhi ều hơn một cột:


• Chọn cột mà bạn mu ốn s ắp x ếp đầu tiên

• Kích Add Level

• Chọn cột ti ế p theo bạn mu ốn s ắp x ế p

• Kích OK



140

Lọc dữ liệu

Bộ lọc cho phép bạn chỉ hi ển thị dữ liệu mà đp ứng các tiêu chu ẩn nh ất định.

Để sử dụng bộ lọc:

• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn mu ốn lọc

• Trên tab Home, kích ort & Filter

• Kích nút Filter

• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên

• Kích Text Filter

• Kích Words bạn mu ốn lọc



141

• Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter

• Kích Clear

4.2 PivotTable và PivotChart



142

Là những công cụ phân tích dữ liệu r ấ t mạnh trong Excel. Chúng có th ể bi ế nnhững con s ố dường như vô nghĩa trong một kh ối dữ liệu kh ổng l ồ thành

những con s ố có nghĩa. PivotTable và PivotChart rấ t d ễ sử dụng, nhưng chúngcũng có một s ố v ấn đề phức tạp không th ể tránh khỏi.

Giới thiệu PivotTable và PivotChart

Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản

Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây:

Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có th ể dùng để tạo ra mộtPivotTable. Dữ liệu thông kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ th ể

thao, đại diện cho 3 mi ền (region) trong một tu ần (từ ngày 06 đế n ngày

12/6/2005). Cột D là s ố khách hàng của từng loại dụng cụ th ể thao, cột E là

t ổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi ti ế t của từng mặt hàng.

Đây là một s ố câu hỏi mà bạn có th ể phải trả lời dựa vào bảng tính đó:

Doanh thu của dụng cụ c ắm trại (Camping) tại m ỗi mi ền ?



143

Tại m ỗi cửa hàng, ngày nào trong tu ần là ngày đông khch nhấ t?

Tại m ỗi cửa hàng, mặt hàng nào bn được nhi ều nh ấ t?

Ngày nào trong tu ần (nói chung) là ngày bán ế nh ấ t?

Tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sẽ hướng d ẫn bạn tạo ra một

PivotTable để th ấy được t ổng doanh thu mặt hàng Camping của m ỗi mi ền.

Để b ắt đầu, bạn c ần bảo đảm r ằng bạn đang chọn môt ô (b ấ t kz ô nào) n ằm ở

trong vùng chứa dữ liệu mà bạn mu ốn tạo PivotTable. R ồi, bạn nh ấ n nút

PivotTable n ằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon:

Excel sẽ hi ển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây:



144

Trong hộp thoại này, bạn th ấ y r ằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đãđược nhập s ẵn trong hộp Table/Range. N ếu như cc nút tùy chọn được chọn

gi ống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy nh ấ n

OK để đóng hộp thoại này.

Excel sẽ tạo một Sheet mới, và nó sẽ trông gi ống như hình sau đây:

Người ta gọi đây là ci vỏ của một PivotTable. Trong cái vỏ này, bạn sẽ th ấ y: Ở

bên trái là vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hi ển thị các yêu c ầu của bạn sau

khi bạn đã hoàn tấ t một PivotTable. Ở bên phải là cửa s ổ PivotTable Field List,

là nơi mà bạn sẽ quy ết định những dữ liệu nào sẽ được hi ển thị trên

PivotTable, và cách s ắp x ế p của chúng. Tôi sẽ trình bày với bạn chi ti ế t v ề cái

PivotTable Field List này trong một bài khác. Còn bây giờ bạn cứ ti ế p tục đã.

Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy nh ấ n vào mục Region để chọn

nó (hoặc bạn nh ấ n vào hộp ki ểm ngay bên cạnh nó cũng được). Bạn sẽ th ấ ymục Region này tự động xu ấ t hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field



145

List, đồng thời PivotTable cũng tự động hi ển thị tên của 3 mi ền: Midwest,

Northeast và South trong côt A:

Ti ế p tục, bạn nh ấ n vào Camping để chọn nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xu ấ thiện trong vùng Values ở phía cu ối PivotTable Field List, đồng thời, ở cột B

hi ển thị t ổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với m ỗi mi ền.

Cu ối cùng, bạn nh ấn vào ci mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of

Camping trong khung Values, chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra.



146

Hộp thoại Value Field Settings xu ấ t hiện. Nh ấ n vào cái nút Number Format.

Hộp thoại Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, chọn Currency. Xong nh ấ n OK hai

l ần để đóng tấ t cả các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ gi ống như sau hình say.N ếu thích, và cũng dễ xem hơn, bạn nh ấn vào ô A3, nơi đang có chữ Row

Labels, sửa nó lại thành Region:



147

Hy vọng r ằng bạn sẽ th ấ y việc tạo ra một PivotTable d ễ như thế nào. Vâng, nó

r ất đơn giản, và n ế u có những yêu c ầu phức tạp hơn, thì cũng vậy thôi. Xin nói

thêm một vài khía cạnh khác của PivotTable:

Khi môt PivotTable được kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List sẽ xu ấ t hiện.Những Field được chọn vào trong báo cáo PivotTable sẽ được in đậm và có

một d ấ u ki ểm ở ngay bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuấ t hiện ở những vùng

bên dưới của PivotTable Field List, cho chúng ta bi ế t vai trò của chúng trong

PivotTable. Để kích hoạt một PivotTable, bạn nh ấ n vào một ô b ấ t kz trong vùng

báo cáo PivotTable. Còn n ế u không mu ốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc nh ấ n ra

ngoài, b ấ t kz ch ỗ nào trong bảng tính.

Bạn sẽ th ấ y ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có mộtnút mũi tên xổ xu ống (drop-down arrow). Nút này có chức năng tương tự chức

năng AutoFilter. Nh ấn vào đó, bạn có th ể lựa chọn những mục mu ốn xem

thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó là Select All (xem t ấ t cả). Ví dụ,

bạn chỉ mu ốn xem doanh thu dụng cụ c ắm trại của riêng mi ền Midwest mà

thôi, bạn nh ấ n vào nút này, nh ấ n vào mục (Select All) để t ắt nó đi, rồi nh ấ n vào

mục Midwest, bạn sẽ có k ế t quả như hình sau:



148

Tạo một báo cáo PivotTable với nhi ều cột

Ví dụ ở bài trước chỉ là một trong những bo co PivotTable đơn giản nh ấ t.Trong bài này, bạn sẽ học cách tạo một báo cáo PivotTable phức tạp hơn, cónhi ều cột cũng như nhiều hàng hơn.

Bạn xem dữ liệu sau đây. Nó là dữ liệu của những cửa hàng cho thuê băngvideo:



149

Các hàng dữ liệu trong bài này được thi ế t k ế khác với bài trước. M ỗi hàng

trong bảng đại diện cho một th ể loại video của một cửa hàng (được ghi ở cột

B). Con s ố ở cột Title là s ố lượng đầu phim thuộc th ể loại đó. Mục đích của

chúng ta là tạo một PivotTable để trình bày những thông tin ở một dạng d ễ

xem hơn.

Cc bước để tạo ra một cái vỏ của PivotTable, tôi đã trình bày ở bài 1. N ế u bạn

làm đúng, hộp thoại PivotTable Field List của bạn sẽ gi ống như sau:



150

Trong danh sách các Field sẽ có Store, Category và Titles. Hãy nh ấ n chọn cả ba.

Excel sẽ làm giúp bạn các việc sau:

Đem Store và Category vào trong hộp Row Labels

Đem Tiltes vào trong hộp Values, với cái tên là Sum of Titles

Trình bày các thông tin vào vùng báo cáo PivotTable

K ế t quả được minh họa ở hình sau đây:



151

Có th ể những gì hi ển thị trên máy của bạn không gi ống cái hình này. N ếu nhưbạn mu ốn nó gi ống hệt hình này, hãy nh ấ n nút phải chuột vào tên của một cửa

hàng nào đó trong cột A (Clarkville ch ẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, r ồi bạn

đnh dấ u vào các tùy chọn của tab Layout & Print gi ống như tôi đã làm tronghình sau đây; và nếu như ci tên trong ô A3 đang là RowLabels, hãy đổi nó

thành Store. Bạn sẽ có một PivotTable y hệt như hình ở trên.



152

Cho dù đây là một báo cáo PivotTable r ất chính xc, nhưng nó không phải là cái

tôi mu ốn. Trong trường hợp này, Store và Category đang nằm chung trong một

hàng, đều là Row Labels; còn tôi thì mu ốn Category phải là một cột riêng, là

Column Labels.

Làm th ế nào để chuy ển một mục ở Row Labels thành Column Lables? Có hai

cách:

Trong hộp thoại PivotTable Field List, trong vùng Row Labels, bạn hãy

nh ấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, và chọn lệnh Move To

Column Labels.

N ếu như bạn khéo sử dụng chuột, bạn có th ể "n ắm" và "kéo" cái mục

Category ra khỏi vùng Row Labels r ồi "thả" nó vào vùng Column Labels.

Sau khi làm xong một trong 2 cách trên, bạn sẽ th ấ y PivotTable gi ống như sau:



153

So sánh với bảng dữ liệu ban đầu, PivotTable d ễ đọc hơn nhiều. Nhìn vào bảngbáo cáo này, chúng ta có th ể so sánh s ố lượng đầu phim của từng th ể loại

video giữa các cửa hàng với nhau (xem theo cột), hoặc so sánh s ố đầu phim

giữa các th ể loại video của một cửa hàng với nhau (xem theo hàng). Nhìn vào

PivotTable, bạn có th ể trả lời ngay cửa hàng nào có nhi ều phim hành động

nh ấ t, phải không?

Bạn có th ấ y r ằng: việc di chuy ển một Field từ Row Labels sang Column Labels,

làm cho PivotTable dường như là xoay bảng dữ liệu từ dọc thành ngang. Chữ "xoay", trong ti ế ng Anh, là "pivot". Vậy bạn hi ểu PivotTable là gì r ồi chứ?

N ếu như từ nãy giờ, bạn vừa đọc bài này, vừa tự thực hành, thì bạn hãy lưu lại

bảng tính. Chúng ta sẽ sử dụng PivotTable vừa tạo ra này cho bài sau: Tạo một

bi ểu đồ xoay (PivotChart). Hẹn gặp lại.



154

Tạo một PivotChart

Một PivotChart ch ẳng có gì khc hơn là một bi ểu đồ Excel, được tạo ra từ dữ

liệu của một PivotTable. Thật ra thì cũng có một vài tính năng mà bạn không

tìm th ấ y ở những bi ểu đồ bình thường. Tuy nhiên, ph ần lớn thì một PivotChart

cũng giống như bấ t kz một bi ểu đồ nào trong Excel, những thao tác với các

bi ểu đồ, hoặc việc định dạng cho nó, ch ẳng có gì khác.

N ế u bạn bi ế t ch ắc r ằng bạn sẽ c ần đế n một PivotChart, bạn có th ể tạo ra

PivotTable và PivotChart cùng một l ần. Thay vì nh ấ n vào nút PivotTable trong

nhóm Insert trên thanh Ribbon (như tôi đã trình bày ở bài 1), bạn hãy nh ấ n vào

ci mũi tên nhỏ ở dưới ci nút đó, và chọn lệnh PivotChart. R ồi thì bạn cũng sẽ

gặp hộp thoại tạo một PivotTable như ở những bài trên, nhưng khi tạo xong

PivotTable, thì Excel cũng sẽ tự động tạo luôn một PivotChart đi kèm theo.

Bây giờ chúng ta sẽ học cách tạo ra một PivotChart từ PivotTable mà bạn đãthực hành ở bài s ố 2, bài toán v ề các cửa hàng bán video. Bạn l ần lượt theo các

bước sau:

Ch ắc ch ắn r ằng bạn đang kích hoạt PivotTable. N ếu như không muốn

th ấ y cái hộp thoại PivotTable Field List, bạn có th ể t ắt nó đi. Hộp thoạinày có th ể bật t ắt b ấ t cứ lúc nào b ằng cái nút này (trong nhóm

PivotTable|Options trên thanh Ribbon):

Nh ấ n nút PivotChart trong nhóm PivotTable|Options trên thanhRibbon. Excel sẽ hi ển thị hộp thoại Insert Chart, như hình sau:



155

Chọn Column trong danh sách Templates ở bên trái, r ồi nh ấ n vào bi ểu

tượng thứ hai (stacked column) ở hàng đầu tiên trong khung bên tay

phải.

Nh ấ n OK để tạo bi ểu đồ.

Bạn sẽ có một bi ểu đồ như hình sau. Mỗi cửa hàng (tore) được đại diện bởi

một "bar" trong bi ểu đồ, và trong m ỗi "bar" này chứa s ố lượng th ể loại phim(Category) có trong cửa hàng đó, được phân biệt bởi các màu khác nhau.



156

Khi bạn nh ấ n vào bi ểu đồ, tức là bạn kích hoạt PivotTable, Excel sẽ hi ển thị hộp

thoại PivotChart Filter Pane như bạn th ấ y ở hình trên. Bạn có th ể dùng AxisFields và Legend Fields trong hộp thoại này để lọc các dữ liệu, điều chỉnh

PivotChart hi ển thị hay không hi ển thị bi ểu đồ của một loại dữ liệu nào đó. Bấ tkz việc lọc dữ liệu nào bạn thực hiện trong hộp thoại này, cũng sẽ được áp

dụng trong PivotTable, và bi ểu đồ sẽ tự động vẽ lại theo những thay đổi trong

PivotTable.

Ví dụ, tôi nh ấ n vào Axis Fields, và chỉ chọn hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd.

Bi ểu đồ sẽ tự động vẽ lại như sau:



157

Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable

Chúng ta có th ể sử dụng nhi ều loại dữ liệu để làm ngu ồn cho một PivotTable:

Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong cùng một Workbook

Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Workbook khác

Sử dụng dữ liệu k ế t hợp từ nhi ều ngu ồn khc nhau nhưng có cấ u trúc

gi ống nhau (consolidate ranges)

Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác

Những bài sau đây sẽ l ần lượt điểm qua từng loại dữ liệu này.



158

Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel

Có lẽ cách d ễ nh ất và cũng được nhi ều người sử dụng nh ấ t là sử dụng dữ liệu

của một bảng tính Excel để làm ngu ồn cho PivotTable. Dữ liệu này có th ể n ằm

trong cùng một bảng tính, như đã được trình bày ở bài 1.

Mọi việc sẽ trở nên r ất đơn giản khi bạn tạo một PivotTable trong cùng bảng

tính chứa dữ liệu ngu ồn. Dữ liệu này phải được thi ế t k ế theo dạng một List

(trong Excel 2003), một Table (Excel 2010), với những yêu c ầu sau:

Hàng đầu tiên chứa tên các Field (hoặc tên của các cột)

Hàng thứ hai và những hàng ti ế p theo chứa dữ liệu

Không có hàng bỏ tr ống, nhưng có thể có những ô tr ống

Để tìm hi ểu kỹ hơn về c ấ u trúc của một Table, bạn có th ể tham khảo ở bài

"Phân tích dữ liệu vớ i các Table".

N ế u có một ô n ằm ở đâu đó trong vùng dữ liệu ngu ồn này được chọn khi bạn

mở hộp thoại Create PivotTable, Excel sẽ tự động xc định địa chỉ của toàn bộ

vùng dữ liệu và nhập nó vào trong mục Table/Range của hộp thoại. N ế u bạn

mu ốn xc định chính xc địa chỉ của vùng dữ liệu ngu ồn, bạn có th ể chọn một

trong 3 cách sau:

Chọn một ô trong vùng dữ liệu trước khi mở hộp thoại. Địa chỉ của vùng

dữ liệu sẽ được nhập vào tự động

Nhập trực ti ếp địa chỉ của vùng dữ liệu trong mục Table/Range của hộp

thoại

Sử dụng nút Select trong hộp thoại để chọn vùng dữ liệu

http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=11863











159

Có một cách r ấ t hay và r ất nên làm để chỉ cho Excel bi ế t vùng dữ liệu n ằm ở

đâu, là tạo một cái tên (Name) cho vùng dữ liệu. Sử dụng Name thì tiện lợi hơnviệc nhập địa chỉ hoặc chọn vùng dữ liệu m ỗi khi bạn mu ốn tham chi ếu đế nchúng.

Tuy nhiên, n ế u bạn sử dụng một Table của Excel 2010 để làm dữ liệu ngu ồn

cho PivotTable, thì bạn khỏi c ần quan tâm đế n Name, bới chính bản thân Table

đã có sẵn một cái tên, khi bạn tạo nó. Và khi đã có Name của dữ liệu ngu ồn,

bạn chỉ việc nhập trực ti ế p cái tên này vào trong mục Table/Range của hộp

thoại Create PivotTable. Ví dụ, ở hình sau đây, dữ liệu ngu ồn của PivotTable là

một dãy có tên là SalesData:



160

Sử dụng dữ liệu ngu ồn từ một bảng tính Excel khác

N ế u dữ liệu mà bạn sẽ dùng trong PivotTable n ằm tron một bảng tính khác, các

bước th ể tạo PivotTable hơi khc một tí. Bạn sẽ phải xc định dãy ô (địa chỉ)chứa dữ liệu ngu ồn, và tên của workbook chứa dữ liệu ngu ồn.

Cách d ễ nh ất để thực hiện việc này, là mở đồng thời hai bảng tính. Môt cái sẽ

chứa PivotTable, một cái chứa dữ liệu ngu ồn. R ồi làm theo cc bước sau:

Chọn (kích hoạt) workbook sẽ tạo PivotTable.

Nh ấ n nút PivotTable trong tab Insert của Ribbon để mở hộp thoại

Create PivotTable.

Hãy ch ắc ch ắn r ằng tùy chọn Select a Table or Range đang được chọn.

Nh ấ n nút Select n ằm ở phía bên phải của khung Table/Range, một hộp

thoại Create PivotTable "nhỏ" như sau đây sẽ xu ấ t hiện:

Nh ấ n Alt+Tab hoặc nh ấ n vào workbook chứa dữ liệu ngu ồn để kích hoạt

nó. Bạn sẽ v ẫn th ấ y cái hộp thoại Create PivotTable "nhỏ".

Chọn dãy chứa dữ liệu ngu ồn cho PivotTable. Địa chỉ của nó, bao g ồm cả

tên của workbook, sẽ tự động nhập vào trong hộp thoại Create

PivotTable "nhỏ":

Nh ấ n vào nút Select trên cửa s ổ Create PivotTable "nhỏ" để ch ấ p nhận

vùng chọn và đóng nó lại, quay v ề hộp thoại Create PivotTable "lớn".

Nh ấ n OK để quay v ề bảng tính với PivotTable vừa tạo.

Khi một PivotTable được "link" tới một bảng tính bên ngoài, bạn chỉ có th ể cập

nhật (update) PivotTable n ếu đường link này tới bảng tính ngu ồn còn t ồn tại.



161

Khi bảng tính chứa dữ liệu ngu ồn bị đổi tên, bị dời đi chỗ khác, hoặc bị xóa,

bạn sẽ không th ể cập nhật PivotTable. Excel sẽ hi ển thị một thông báo l ỗi n ế ubạn c ố làm việc đó.

Có th ể bạn th ắc m ắc là tại sao có nhi ều người không làm một PivotTable trongcùng một bảng tính, mà lại làm PivotTable trong một bảng tính khác? Việc này,

thật ra r ấ t hữu ích, nh ất là đối với những dữ liệu kh ổng l ồ, c ồng k ềnh. Có lẽ bạn

đã biế t những bảng tính chứa một bảng dữ liệu lớn thì chạy chậm như thế nào.

Khi đặt PivotTable trong một bảng tính khác, bạn v ẫn có th ể có được những

th ống kê, mà không c ần thi ế t phải mở dữ liệu ngu ồn ra. Hoặc khi bạn mu ốn

th ống kê dữ liệu từ nhi ều ngu ồn khác nhau, bạn có th ể tạo một workbook

trung gian, chứa nhi ều PivotTable, mà m ỗi PivotTable thì "link" đế n một dữ

liệu ngu ồn riêng.

Có một điều bạn c ần nên bi ế t, là bản thân PivotTalbe không bao giờ tự

"refresh" dữ liệu, nghĩ a là nó không th ể tự động cập nhật khi dữ liệu ngu ồn

thay đổi, b ấ t k ể dữ liệu ngu ồn n ằm trong cùng một workbook với PivotTable

hay n ằm trong một worbook khác. Việc tính toán lại bảng tính (recalculated)

cũng không cập nhật lại dữ liệu cho PivotTable.

Bạn phải thực hiện chuyện "refresh" b ằng tay. B ằng hai cách:

Nh ấ n chuột phải vào PivotTable và chọn lệnh Refresh Data

Nh ấ n vào nút Refresh n ằm trong tab PivotTable|Option trên Ribbon

(bạn chỉ th ấ y tab này khi bạn kích hoạt PivotTable).

Sử dụng nhi ều dãy dữ liệu có cùng c ấ u trúc (Multiple Consolidation

Ranges)

Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhi ều dãy dữ liệu có cùng c ấ u

trúc), thật ra không phức tạp như ci tên của nó. T ấ t cả chỉ đơn giản là tạo một



162

PivotTable dựa trên hai hoặc nhi ều bảng dữ liệu (là Table, hay là List trong các

version trước). Những ngu ồn dữ liệu này có th ể n ằm trong cùng một bảng tính,

hoặc n ằm trong những bảng tính khc nhau. Nhưng, chức năng Create

PivotTable của Excel 2010 mà chúng ta đã làm quen từ đầu đế n giờ, lại không

h ỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy chọn này. Để sử dụng

được Multiple Consolidation Ranges, chúng ta phải c ầu viện đế n chức năngPivotTable and PivotChart Wizard, một chức năng có trong những version

trước của Excel. Trong Excel 2010, chức năng này v ẫn còn, nhưng bị ẩn đi. Để

gọi nó ra, bạn phải sử dụng những phím t ắt dùng để gọi PivotTable and

PivotChart Wiard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P.

N ếu như bạn thuộc t ấ t cả các phím t ắt để gọi lệnh trên menu của Excel 2003,

thì bạn có th ể sử dụng chúng trong Excel 2010, cho dù Ribbon của Excel 2010

thì ch ẳng gi ống gì Menu Bar của Excel 2003.

Để sử dụng được Multiple Consolidation Ranges, b ắt buộc m ỗi danh sách mà

bạn mu ốn dùng làm dữ liệu ngu ồn cho PivotTable phải có cùng c ấ u trúc, có

nghĩa là tấ t cả những tiêu đề cột (n ằm trên hàng đầu tiên) và tiêu đề dòng

(n ằm trong cột đầu tiên bên trái) phải gi ống hệt nhau. N ếu như có một hàng

nào, hoặc cột nào n ằm riêng lẻ, thì chúng sẽ không được tích hợp vào trong

báo cáo PivotTable.

Đây là một ví dụ v ề các ngu ồn dữ liệu có th ể sử dụng với chức năng MultipleConsolidation Ranges:

Để khởi động "Wizard", bạn hãy nh ấ n Alt+D r ồi nh ấ n thêm phím P. Và tại Step

1, nh ấ n vào tùy chọn Multiple Consolidation Ranges:



163

Sau khi nh ấ n Next để sang Step 2a, bạn sẽ có 2 tùy chọn:

Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo ra một Page

Field đơn, với m ỗi vùng dữ liệu ngu ồn là môt mục (item) trong Page

Field đó. Page Field có thể tạm hi ểu như là chức năng lọc "c ấ p 1" của

PivotTable. Trong cửa s ổ PivotTable Field Lists, Page Field chính là

những mục n ằm trong khung Report Filter. N ếu không có, xem như PageField = All (xem t ấ t cả các dữ liệu).

I will create the page fields — Dùng tùy chọn này để tự tạo các Page

Field của riêng bạn. Bạn có th ể tạo t ối đa là 4 Page Field, m ỗi Page Field

lọc ra một thành ph ần nào đó của các dữ liệu.

Tạo một trang tổng hợp duy nhất với chức năng Create a single page field for

me

Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tôi vừa trình bày ở bài trước. Bạn sẽ

th ấ y có 3 danh sách, m ỗi danh sách là một phương n tuyển dụng nhân viên cụ

th ể cho các bộ phận. Và cả 3 danh sch đều có cùng c ấu trúc, cũng như tiêu đề

của các hàng, cột này là gi ống nhau. Để tạo một PivotTable dựa vào 3 danh

sách này, bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo cc bước tôi

đã trình bày ở bài trước, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đnh dấ u vào tùy



164

chọn Create a Single-Page Field, r ồi nh ấ n Next để sang Step 2b, r ồi theo các

bước sau:

Nh ấ n vào nút Select ở bên phải hộp Range

Chọn dãy A3:B9 trong bảng tính.

Nh ấ n lại vào nút Select để đưa dãy vừa chọn vào trong khung Range.

Ghi chú: Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9

trong bảng tính, Excel sẽ tự hiểu là bạn đã nhấn nút Select rồi, nên cũng sẽ bỏ qua

luôn bước 3 này. Khi bạn kết thúc việc chọn dãy bằng chuột, Excel sẽ đưa bạn vào

thẳng bước 4 sau đây.

Nh ấ n nút Add để thêm dãy vừa chọn vào trong danh sách All Ranges.

Lập lại bước 1 đến bước 4 để chọn và thêm vào danh sách All Ranges hai

dãy D3:D9 và G3:G9. Tới đây, màn hình của bạn sẽ gi ống như sau:

Nh ấ n Next để sang Step 3.

Tại đây, bạn có th ể chọn New Worksheet để tạo PivotTable trong một

Sheet mới, hoặc chọn Existing worksheet và nh ấ n chuột vào nơi bạn

mu ốn tạo PivotTable ngay trong bảng tính này.

Click Finish.



165

Bạn sẽ có một PivotTable như sau:

Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có một mũi tên xổ xu ống, bạn có

th ể dùng nó để lọc ra cột mu ốn xem. Trong trường hợp này, do các dữ liệu

ngu ồn chỉ có một cột (Employees), nên nút này không c ần dùng đến, nhưngn ế u các dữ liệu ngu ồn của bạn có nhi ều cột, bạn sẽ c ần dùng đế n nó. Nhãn

Row Labels cũng có một mũi tên xổ xu ống, dùng để lọc ra những hàng mu ốn

xem. Những nút x ổ xu ống này là điểm đặc trưng mà bạn có th ể th ấ y trong t ấ t

cả các PivotTable.

Còn nút x ổ xu ống của nhãn Page1 thì có gì đặc biệt? Nó cho phép bạn lọc ra dữ

liệu ngu ồn nào mu ốn xem, như bạn th ấ y ở hình sau đây, khi nhấ n vào nó. Các

mục Item1, Item2 và Item3 tham chi ếu đế n 3 dữ liệu ngu ồn mà bạn đã dùnglàm dữ liệu ngu ồn cho PivotTable. Bạn có th ể chọn t ổng hợp dữ liệu theo t ấ t cả

các ngu ồn (All), hoặc chỉ 1 ngu ồn nào đó. Nế u mu ốn t ổng hợp nhi ều hơn 1

ngu ồn dữ liệu, bạn phải nh ấ n vào tùy chọn Select Multiple Items.



166

Bạn hãy thử sử dụng các nút x ổ xu ống bên cạnh cc nhãn, để xem chúng làm

việc như thế nào. Lọc là một trong chức năng quan trọng nh ấ t của một

PivotTable, bạn c ần hi ểu rõ cách lọc của một PivotTable, để có th ể d ễ dàng ti ế pcận với những chức năng cao cấp hơn.

Trong PivotTable mà chúng ta đã thực hành trong bài này, có cột Grand Total,

là một mặc định của PivotTable. Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu ngu ồn của chúng

ta chỉ có 1 cột, nên không c ần thi ết đế n cột Grand Total, tôi sẽ nói v ề cách bỏ

cái cột này đi trong bài sau.

Tạo một PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ những dữ liệu nguồn có cùngcấu trúc

Trong công việc h ằng ngày, nh ấ t là khi phải thường xuyên t ổng hợp những dữ

liệu ki ểu như: Bo co doanh thu qu{ I, Bo co doanh thu qu{ II, Bo codoanh thu quý III, v.v..., bạn nên sử dụng PivotTable, với tùy chọn thứ 2 khi

đang ở trong Step 2a của PivotTable and PivotChart Wizard: I will create the

page fields.

Tùy chọn này r ấ t thích hợp khi t ổng hợp từ nhi ều ngu ồn dữ liệu có cùng c ấ utrúc, mà những ngu ồn dữ liệu đó có cùng tiêu đề, chỉ khác vài con s ố dùng để

t ổng hợp (theo qu{, theo năm, theo thng...), chẳng hạn như bảng tính này:



167

Đây là 4 bảng t ổng hợp s ố học sinh đạt yêu c ầu theo từng môn, và theo từng

học kz trong hai năm học 2005, 2006; cả 4 đều có chung tiêu đề Year ...

Semester ....

Chúng ta hãy thử. Bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các

bước tôi đã trình bày ở bài 2.3, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đnh dấ u vàotùy chọn I will create the page fields, r ồi nh ấ n Next để sang Step 2b, r ồi theo

cc bước sau:

1. Nhập kh ối dữ liệu ngu ồn thứ nh ấ t (A2:B8) vào trong khung Range

2. Nh ấ n nút Add để thêm nó vào trong danh sách All Ranges

3. Lập lại hai bước trên ba l ần, để thêm 3 kh ối dữ liệu còn lại (D2:D8,

A11:B17, và D11:E17) vào trong danh sách All Ranges. Tại thời điểm này,màn hình của bạn sẽ gi ống như hình sau:



168

4. Nh ấ n vào tùy chọn 2 ở ph ần How many page fields do you want?

5. Bạn sẽ th ấ y ph ần đang mờ mờ ở dưới cùng của hộp thoại PivotTable and

PivotChart Wizard mở ra 2 cái: Field one và Field two (bạn chỉ có th ể có

t ối đa 4 trang tổng hợp).

6. Tới đây, hãy tạm dừng một chút để vạch ra một vài { tưởng cho việc

th ống kê dữ liệu. Bạn c ần có bao nhiêu trang t ổng hợp? Hay nói cách

khác, bạn c ần th ống kê dữ liệu theo m ấy tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề

của 4 dữ liệu ngu ồn. Ở đó chúng ta có hai năm học: 2005 và 2006, và hai

học kz (semester): học kz 1 và học kz 2. Vậy, { tưởng hay nh ấ t, có lẽ là

th ống kê theo năm để lọc ra dữ liệu của từng năm, hoặc cả 2 năm; vàđồng thời cũng thống kê theo từng học kz, để lọc ra dữ liệu của từng học

kz hoặc cả 2 học kz. Như vậy, chúng ta c ần có hai trang t ổng hợp, đó là l{do tại sao ở bước 4 trên đây, tôi nói bạn nh ấ n vào tùy chọn 2. Mời bạn

ti ế p tục:



169

7. Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy này là s ố liệu

của học kz 1 năm 2002.

8. Nhập Year 2002 vào trong Field one.

9. Nhập Semester 1 vào trong Field two.

10. Chọn ti ế p dãy thứ hai: D2:E8, dãy này là s ố liệu của học kz 1 năm 2003.

11. Nhập Year 2003 vào trong Field one.

12. Bởi vì trong Field two đã có sẵn Semester 1, nên thay vì nhập, bạn có th ể

chọn nó từ nút mũi tên xổ xu ống.

13. Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy này là s ố liệu của học kz 2 năm 2002.

14. Chọn Year 2002 từ nút mũi tên xổ xu ống cho Field one.

15. Nhập Semester 2 vào trong Field two.



170

16. Chọn dãy cu ối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one và Semester

2 cho Field two từ cc nút mũi tên xổ xu ống.

Nh ấ n Next để hoàn t ấ t PivotTable và đặt nó ở trong cùng Sheet hay trong một

Sheet khác, tùy bạn. Thành quả của chúng ta gi ống như sau, là một PivotTablet ổng hợp t ấ t cả s ố học sinh đạt yêu c ầu của cả hai năm học 2002 và 2003,

th ống kê chi ti ế t theo từng môn học:

N ế u bạn nh ấ n nhãn Page 1, bạn sẽ có hai lựa chọn: Year 2002 và Year 2003;

cũng vậy, khi nh ấ n nhãn Page 2, bạn sẽ có hai lựa chọn: Semester 1 và

Semester 2.

Bởi vì trong PivotTable này chỉ có 1 cột, nên bạn có th ể bỏ cái Grand Total đib ằng cách: nh ấ n phải chuột vào ngay nhãn Grand Total, và chọn Remove

Grand Total từ menu mở ra.



171

Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu ngu ồn từ một báo cáo

PivotTable đã có

Lựa chọn cu ối cùng cho việc tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable

hoặc một PivotChart đã có. Nói cch khc, ta sử dụng Summary Data của mộtPivotTable đã có làm Raw Data cho bo co thứ hai.

Có hai cch để tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable đã có:

N ế u bạn sử dụng Excel 2010, bạn chỉ việc gọi lệnh tạo một PivotTable

như vẫn thường làm, và chọn một PivotTable có s ẵn làm dữ liệu ngu ồn

cho nó.

N ế u bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đnh dấ u vào tùychọn Another PivotTable or PivotChart Report ở bước 1 (tùy chọn này

chỉ xu ấ t hiện khi bảng tính của bạn đã có chứa ít nh ấ t một PivotTable).

Sau khi bạn nh ấ n Next, bạn sẽ th ấ y một danh sách các PivotTable hoặc

PivotChart đang có, rồi bạn chọn một ci để làm dữ liệu ngu ồn.

Tại sao lại sử dụng một PivotTable đã có để làm dữ liệu ngu ồn cho một

PivotTable khác? Trong nhi ều trường hợp, ít nh ất là lúc ban đầu, bản



172

PivotTable thứ hai sẽ có cùng một dữ liệu ngu ồn với bản PivotTable thứ nh ấ t.

Nhưng với việc định dạng cho bản PivotTable thứ hai, bạn sẽ tạo ra được hai

cách xem cho cùng một dữ liệu ngu ồn, r ấ t hữu dụng cho một s ố giải pháp xử lý

dữ liệu. Ví dụ, bạn đã có một PivotTable t ổng hợp dữ liệu, nhưng có lẽ v ẫn còn

một ít r ắc r ối (vì dữ liệu có nhi ều v ấn đề c ần xử lý). B ằng cách tạo thêm một

PivotTable nữa dựa vào PivotTable đã có, bạn sẽ có được một cái nhìn cụ th ể

hơn, dễ xem hơn về dữ liệu ngu ồn.

Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu ngu ồn từ một PivotTable

đã có, sẽ ít chi ế m dụng bộ nhớ hệ th ống hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu

ngu ồn. Thi ết nghĩ đây cũng là một v ấn đề c ần cân nh ắc khi chúng ta phải xử lý

những dữ liệu lớn.

Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable

Excel có một s ố công cụ được thi ế t k ế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn

sẽ th ấ y những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xu ấ t hiện khi có

một PivotTable được kích hoạt.

Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design

Tìm hi ểu PivotTable Field List

Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải đụng đến thường xuyên nh ấ t khi làm việc với

PivotTable là Field List. Bạn dùng Field List để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được

đưa vào bo co PivotTable, và sắp x ế p chúng trong báo cáo.

Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo r ỗng. Khi

đó, PivotTable Field List hiển thị t ấ t cả những Field có trong dữ liệu ngu ồn. Đâylà một ví dụ:



173

Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa có field nào được

chọn

Để thêm một field nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ c ần đnh dấ u vào

hộp ki ểm ngay bên cạnh tên field. Excel sẽ thêm field đó vào một trong 4 vùng

n ằm ở ph ần dưới của PivotTable Field List.

B ốn vùng này là:

1. Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ đượcdùng để lọc toàn bộ dữ liệu ngu ồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hi ển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter.

2. Columns Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ

được dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.

3. Row Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được

dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable.



174

4. Values: Những Field nào được thêm vào trong vùng này sẽ được tính

t ổng theo mặc định và hi ển thị trên vùng nội dung chính (main body) của

PivotTable, nói cch khc, đây chính là những th ống kê từ dữ liệu ngu ồn,

mà bạn mu ốn có khi sử dụng PivotTable.

Khi bạn đnh dấ u ki ểm vào một field nào đó, làm sao Excel biế t bạn mu ốn đemfield đó vào vùng nào ? Đơn giản thôi: N ế u field chỉ chứa những dữ liệu là s ố,

thì nó sẽ được đem vào trong vùng Values, còn n ế u field có chứa những loại

dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó sẽ được đem vào trong vùng Row

Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem field vào trong vùng nào thì không quan

trọng. Bởi vì bạn có th ể di chuy ển các field từ vùng này sang vùng khác, n ế uth ấ y c ần thi ế t.

Xem ví dụ sau đây, minh họa một PivotTable cùng với Field List của nó. Bạn sẽ

bi ế t cách tạo ra PivotTable này trong bài sau. Còn bây giờ, hãy lướt qua các

vùng mà tôi đã đnh số trong hình, tương ứng với 4 vùng của Field List mà tôi

vừa trình bày ở trên.

1. Region được đặt trong vùng Report Filter, và nó n ằm trong vùng Filter

của báo cáo (ở trên cao, góc trái), có chức năng lọc toàn bộ dữ liệu

ngu ồn.

2. Date được đặt trong vùng Row Labels, và nó là cc tiêu đề hàng của báo

cáo PivotTable.

3. Store được đặt trong vùng Column Labels, và nó là cc tiêu đề cột của

báo cáo PivotTable.

4. Camping (chính xc hơn, là um of Camping) được đặt trong vùng

Values, và nó là các dữ liệu đã được lọc ra trong báo cáo PivotTable.

Bài ti ế p theo sẽ trình bày cách sử dụng Field List để s ắp x ế p cách trình bày một

PivotTable theo như { bạn mu ốn.



175

........

PivotTable Field List , với các field đã được thêm vào trong 4 vùng bên dưới



176

Sử dụng PivotTable Field List

Ở bài trước, bạn đã biế t r ằng khi đưa một Field vào trong một vùng của Field

List, thì nó sẽ n ằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cch khc, việc đưa Fieldvào một trong b ốn vùng của Field List sẽ ảnh hưởng th ế nào đế n c ấ u trúc của

PivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi c ấu trúc đó bằng cách sử

dụng Field List.

Trước h ế t, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cu ối bài này). Yêu

c ầu đặt ra là th ống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bnđược theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region).

Bạn theo cc bước sau:

1. Nh ấ n con trỏ vào b ấ t kz ô nào trong vùng dữ liệu.

2. Nh ấ n nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create

PivotTable.

3. Nh ấ n OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "r ỗng" như hình sau:

Hình 3.4. PivotTable, lúc ban đầu



177

4. Trong Field List, chọn (click vào hộp ki ểm ở ngay bên trái) các Field Store,

Region, Camping, và Date.

Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ gi ống hình 3.5.

PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa

Bạn th ấy đấ y. Field Camping và Store đều được đặt trong vùng Values, bởi

Excel th ấ y chúng chứa toàn các dữ liệu ki ểu s ố. Field Region và Date được đemvào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu ki ểu ngày tháng

và text.

Dĩ nhiên, cấ u trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta c ần, chính xác

hơn, về cơ bản thì nó chả có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là th ống kê

lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bn được theo cửa hàng



178

(Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). T ấ t cả những gì c ần làm để

đạt được mục đích, là sắp x ế p lại các field trong các vùng của Field List.

Bạn có th ể di chuy ển một field sang vùng khác b ằng hai cách:

Click vào field mu ốn di chuy ển và rê (drag) nó vào trong vùng khác.

Nh ấn vào nút mũi tên xổ xu ống bên cạnh tên field (ở trong một vùng nào

đó), rồi chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn mu ốn

dời field này đế n).

Dùng nút mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter

Và thực hiện những việc sau:

Dời field Region vào vùng Report Filter

Dời field Store (đang mang tên là um of tore) vào vùng Column Labels

PivotTable của bạn lúc này sẽ gi ống như hình sau:



179

PivotTable sau khi được chỉnh sửa

Cu ối cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng ti ền tệ:

Nh ấn vào nút mũi tên xổ xu ống cạnh field Sum of Camping trong vùng

Values

Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại

Value Field Settings.



180

Chọn Value Field Setting cho field Sum of Camping

Nh ấ n vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen

thuộc.



181

Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells

Chọn loại định dạng Currency (ti ền tệ), r ồi nh ấ n OK hai l ần để trở v ề

PivotTable.

PivotTable của bạn cu ối cùng sẽ gi ống như sau, và đó cũng là tấ t cả những gì

chúng ta mu ốn.



182

PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu

Thi ế t lập các tùy chọn cho PivotTable Field List

Hộp thoại Field List sẽ tự động hiện ra m ỗi khi bạn nh ấ n chuột vào b ấ t kz ch ỗ

nào trong PivotTable, nghĩa là khi PivotTable được kích hoạt thì hộp thoại Field

List sẽ tự động mở ra. Tuy nhiên, bạn có th ể đóng hộp thoại Field List b ằng

cách nh ấ n vào nút Field List trên Ribbon Options (và nh ấ n vào một l ần nữa để

mở nó ra lại).

Nhấn vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List

Cũng giống như mọi hộp thoại khác, bạn có th ể di chuy ển Field List tới b ấ t kz

nơi nào bạn thích b ằng cách nh ấn vùng tiêu đề của hộp thoại và rê chuột đi,hoặc thu nhỏ nó lại hay mở rộng nó ra b ằng cách nh ấ n và kéo các cạnh biên.



183

Bình thường, hộp thoại Field List hi ển thị danh sách các Field ở phía trên, và

s ắp x ế p 4 vùng dữ liệu sẽ hi ển thị trong PivotTable ở bên dưới. Bạn có th ể thay

đổi sự s ắp x ế p này b ằng cách nh ấ n vào cái nút n ằm ở phía trên bên phải của

hộp thoại Field List, và chọn 1 trong 5 ki ểu hi ển thị từ menu mở ra:

Chọn các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Fiel d List

Hộp thoại Field List còn có một tùy chọn nữa, n ằm ở góc dưới bên trái: Defer

Layout Update, giúp bạn tạm ngưng việc tự động cập nhật dữ liệu trong

PivotTable.



184

Nhấn vào nút này để tạm thời ngưng chức năng tự động cập nhật cho PivotTable

Bình thường, tùy chọn này không được bật. B ấ t kz những thay đổi nào của bạn

trong hộp thoại Field List (di chuy ển, thêm, xóa các field, thi ế t lập định dạng s ố

cho một field nào đó, v.v...) sẽ được cập nhật ngay tức kh ắc trong PivotTable.

N ế u bạn có môt PivotTable lớn, phức tạp, nh ấ t là khi PivotTable sử dụng ngu ồn

dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc tự động cập nhật này sẽ di ễn ra khá chậm chạp

và m ấ t thời gian. Bạn có th ể bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngưng

việc tự động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách b ố trí các Field vào cácvùng dữ liệu, bạn nh ấ n nút Update để t ấ t cả những thay đổi của bạn được cập

nhật cùng một lúc.



185

Chương 5: Đồ Thị Trong Excel

Giới thiệu đồ thị

Đồ thị giúp trình bày cc số liệu khô khan b ằng việc vẽ thành cc hình ảnh trực

quan, d ễ hi ểu. Đồ thị được liên k ết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó

khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tươngứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ d ễ dàng và đẹp như bâygiờ. Excel có r ấ t nhi ều ki ểu đồ thị khc nhau phục vụ cho nhiều mục đích khcnhau của r ấ t nhi ều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau

khám phá th ế giới đồ thị của Excel trong bài học này. Đồ thị là một đối tượng

(object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và bi ểu di ễn thành hình ảnhvới màu sắc và ki ểu dáng r ấ t phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thị đó là

đồ thị nằm trong WorkSheet (còn gọi là Embedded chart) và Chartheet. Để

chuy ển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thịChart

ToolsDesignLocationMove Chart chọn Object in + Tên Sheet (đồ thịn ằm trong Worksheet) hay chọn New sheet + Nhậ p tên ChartSheet vào.

Chọn ChartSheet hay Embedded chart



186

Vẽ đồ thị Phần này trình bày cc bước vẽ đồ thị từ một bảng s ố liệu cho trước và một s ố

tùy chọn của đồ thị. Kế t quả nghiên cứu v ề sự thõa mãn của cc nhóm khch

hàng phân theo độ tu ổi được cho như hình bên dưới, nế u chúng ta dùng k ế tquả này để bo co cũng không có vấn đề gì, tuy nhiên bo co sẽ sinh động vàthuy ết phục hơn nế u chúng ta bi ến cc con số này thành đồ thị để được nhìnth ấ y một cch trực quan hơn.

ảng số liệu nghiên cứu

Hãy làm theo cc bước sau để vẽ đồ thị: B1. Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn

luôn cc nhãn của cc cột. B2. Chọn ki ểu đồ thị từ RibbonInsert Charts.Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khc nhau, ví dụ chúng ta chọn nhóm

ColumnClustered Column.



187

Chọn kiểu đ thị

B3. Xong bước 2 là chúng ta đã có ngay một đồ thị dạng cột như hình trên, tuy

nhiên chúng ta có thể đổi cc bố trí của cc thành phần trên đồ thị. họn đ thị Chart ToolsDesignChart Layout Chọn cch bố trí thích hợp. Ví dụ tachọn ki ểu Layout 3 trong Chart Layout.



188

Lựa chọn layout

B4. Đảo cc chuỗi s ố liệu từ dòng thành cột và ngược lại: Chart ToolsDesign

DataSwitch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi cc đồ thị ởbước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn. Ví dụ chúng ta muốn nhóm cc

nhóm tu ổi lại để dễ so snh giữa cc thng với nhau.

Đảo dòng cột



189

B5. Nếu thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi sang ki ểu khcb ằng cch: Chart ToolsDesignTypeChange Chart Type, hộp thoạiInsert Chart hiển thị liệt kê toàn bộ cc kiểu đồ thị hiện có của Excel tha hồ chobạn lựa chọn.

Hộp thoại Insert Chart và chọn kiểu đ thị khác

B6. Ngoài ra, nếu bạn thấy tông màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart

ToolsDesignChart Styleschọn More ( ).



190

Chọn Chart Style

Các thao tác trên đồ thị

Nhận biết các thành phần trên đồ thị

Các thành phần thông dụng



191

1. Chart Title 7. Horizontal Axis

2. Chart Area 8. Data Table

3. Plot Area 9. Horizontal Axis

itle

4. Data Label 10. Vertical

Gridlines

5. Legend 11. Vertical Axis

6. HorizontalGridlines

12. Vertical AxisTitle

Một số thành phần chỉ có trong đồ thị -D

Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị

Side wall: Màu/ hình nền ở cc cạnh bên của đồ thị

Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị Column depth: Độ sâu của cc thành phần biểu di ễn chu ỗi s ố liệu dưới

dạng 3-D.

b. Các thao tác với đồ thị

Chọn thành phần trên đồ thị

Cch dễ nh ất là dùng chuột nh ấp lên thành phần cần chọn, thành phần được

chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xu ấ t hiện bao quanh.

Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta có th ể dùng cc phím mũi tên để di

chuy ển đến cc thành phần trong đồ thị.

Ngoài ra, bạn có th ể chọn cc thành phần tại Chart Tools Format Current

Selection



192

C họn thành phần trên đ thị

Di chuyển đồ thị

Đồ thị là Embedded Chart, nhấp tri chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọnđồ thị di chuyễn, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm k{ hiệu mũi tên 4 chiều(xem hình dưới).

Giữ tri chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khc.

Thay đổi kích thước đồ thị

Đồ thị là Embedded Chart, hấp tri chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọnđồ thị cần thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm.

Di chuyển chuột vào cc nút này, giữ tri chuột và kéo hướng vô tâm đồ thịđể thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to.

Sao chép đồ thị

Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím <Ctrl+C> để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di

chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấn <Ctrl+V> để dn đồ thị vào.

Xóa đồ thị

Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart heet, trướctiên hãy chọn Chart heet, sau đó nhấ p phải chuột và chọn Delete từ menu

ngữ cảnh hiện ra.

Thêm các thành phần của đồ thị



193

Chọn đồ thịchọn Chart ToolsDesignChart Layouts Sử dụng cc nhómlệnh tạo cc thành phần tương ứng trên đồ thị được thi ế t k ế s ẵn như tựa đề,

chú thích, cc nhãn, đường lưới,…

Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thịMột s ố thành phần trong đồ thị có thể di chuy ển được như tựa đề, chú thích,

nhãn. Mu ốn di chuy ển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nó, sau

đó nhấp và giữ tri tại cạnh của thành phần và kéo đến vị trí mới trong đồ thị.

Ngoài ra có thể vào Chart ToolsLayout chọn từ cc danh sch thiế t k ế s ẵn.

Để xóa thành phần nào, bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đó và nhấ nphím Delete.

Các thành phần trên đ thị

In đồ thị In đồ thị cũng giống như in cc đối tượng khc của Excel lưu { Print Preview

trước khi in để đảm bảo trang in được trọn vẹn nội dung.

N ế u bạn mu ốn in đồ thị thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thị và nhấ pnút Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang chọn.

Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị

Việc hiệu chỉnh và định dạng cc thành phần trên đồ thị ta có thể dùng Ribbonhay dùng cc hộp thoại. Cch dễ thực hiện nh ất là nhấ p phải chuột lên thànhphần cần định dạng và chọn Format … hay nhấ n <Ctrl+1>. au đây là minh họa

hiệu chỉnh và định dạng một s ố thành phần của đồ thị.

Hiệu chỉnh Chart Area



194

Chúng ta có th ể hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bóng…cho Chart Area b ằnh cch: chọn Chart Areanh ấ p phải chuộtchọn Format

Chart Area…

Định dạng Chart Area

Ngoài ra bạn có th ể vào RibbonChart ToolsFormat nhóm Shape

Styles có cung c ấ p r ấ t nhi ều m ẫu định dạng dựng s ẵn r ất đẹp.

Ghi chú:

Fill: Nhóm lệnh liên quan đế n tô n ền cho thành phần đang chọn

Border Color: Nhóm lệnh liên quan đế n kẻ khung và màu sắc của thànhphần đang chọn



195

Border Styles: Cc kiểu đường két kẻ khung của thành phần đang chọn.

Shadow: Liên quan đế n việc đổ bóng cho thành phần đang chọn

3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần đang chọn.

Định dạng bng ibbon

Hiệu chỉnh Flot Area

Chọn Plot Area Chart Tools Format Shape Styles chọn ki ểu địnhdạng

Mu ốn phóng to/ thu nhỏ Plot Area Nh ấ p chuột tri vào cc nút bao quanPlot Area và kéo hướng vô Plot Area để thu nhỏ và hướng ra ngoài Plot Area

để phóng to.

Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,…

Tùy theo ki ểu đồ thị đang xử l{ mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh cc loại tiêu

đề của ki ểu đồ thị đó.

Để thêm tiêu đề chính cho đồ thị vào: Chart ToolsLayout LabelsChart

Titlelựa chọn ki ểu từ danh sch



196

Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart ToolsLayout

Labels Axis Titleslựa chọn ki ểu từ danh sch

Để thêm chú thích vào Chart ToolsLayout LabelsLegend lựa chọn

ki ểu từ danh sách

Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart ToolsLayout LabelsData Labels

lựa chọn ki ểu từ danh sch

Để thêm bảng dữ liệu vào Chart ToolsLayout LabelsData Tablelựa

chọn ki ểu từ danh sch.

Ngoài ra chúng ta có thể chèn cc Text Box vào đồ thị Chart ToolsLayout

Insert Text Box .

Hiệu chỉnh chú thích cho đ thị t hộp thoại Data Source

Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc



197

Mu ốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn chọn Plot Area, rồi vào Chart

ToolsLayout AxesGridlineschọn ki ểu phù hợp từ danh sch.

Để hiệu chỉnh màu sắc, ki ểu của đường lưới nào thì chọn nó và vào Chart

ToolsFormat Shape Stylechọn ki ểu và màu sắc theo nhu cầu.

Hi ệu chỉnh t Mu ốn hiệu chỉnh thông s ố cho trục trên đồ thị thì bạn hãy

chọn trụcnh ấ p phải chuộtchọn Fomat Axis… au đây là giải thích ccthông s ố trong hộp thoại Format Axis.

Hộp thoại Format xis tùy theo giá trị của trục mà bạn chọn

Value Axis

Hầu hết cc đồ thị trình bày gi trị trên trục tung và phân nhóm trên trụchoành. Cc bạn nên chọn thử để bi ết rõ hơn công dụng của cc tùy chọn.



198

Minimum Xc định gi trị nhỏ nh ất trên trục (gi trị khởi đầu)

o Auto Để Excel tự xc định

o Fixed Qui định gi trị nhỏ nh ất cho trục

Maximum Xc định gi trị lớn nhất trên trục (gi trị kế t thúc)



Major unit Xc định gi trị cc khoảng chia chính trên trục.

o Auto Để Excel tự xc địnho Fixed Qui định gi trị nhỏ nh ất cho trục

Minor unit Xc định gi trị cc khoảng chia phụ trên trục.



Values in reverse order Đảo thứ tự s ắp x ếp cc gi trị trên trục Logarithmic scale Chuy ển cc gi trị trên trục sang hệ logarith với cơ số do taqui định tại Base (không th ể dùng cho gi trị âm hay bằng 0)

Display units Chọn đơn vị hiển thị trên trục.

Show display units label on chart Cho hi ển thị cc nhãn đơn vị trên đồ thị

Major tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch chính trên đồ

thị.

o None Không sử dụng

o Inside Hi ển thị phía bên trong trục

o Outside Hi ển thị phía bên ngoài trục

o Cross Hi ển thị cắt ngang trục



199

Minor tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch phụ trên đồthị.

Axis labels Xc định cch hiển thị cc nhãn trên trục

o None Không sử dụng

o High Hi ển thị phía bên phải trục

o Low Hi ển thị phía bên tri trục

o Next to Axis Hi ển thị kế bên trục (theo mặc định)

Horizontal axis crosses Cc lựa chọn qui định cch mà trục tung cắt trục

hoành (Đối với đồ thị 3-D đó chính là tùy chọn Floor crosses at )

o Automatic Do Excel tự xc định.

o Axis value Xc định gi trị mà cc trục sẽ giao nhau

o Maximum axis value Hai trục sẽ giao nhau tại gi trị lớn nhất trên trục(tung)

Category Axis

Interval between tick marks Xc định sự th ể hiện cc nhóm theo khoảng chia

(có bao nhiêu nhóm trong một khoảng chia, thường là một nhóm).

Interval between labels Xc định sự xu ấ t hiện của nhãn theo khoảng chia

o Automatic Excel tự xc định (thường là 1)

o Specify interval unit Xc định nhãn sẽ xuấ t hiện sau bao nhiêu khoảng

chia trên trục.

Categories in reverse order Cc nhóm thể hiện theo thứ tự ngược lại

Label distance from axis Xc định khoảng cch của nhãn so với trục

Axis Type Xc định loại trục sử dụng như Automatic , Text axis hoặc Date axis



200

Major tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch chính trên đồthị.

Minor tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch phụ trên đồ

thị.


Vertical axis crosses Cc lựa chọn qui định cch mà trục tung cắt trục tung

o Automatic Do Excel tự xc định.

o At category number Xc định số nhóm mà tại đó cc trục sẽ giao nhau

o At maximum category Hai trục sẽ giao nhau tại gi trị lớn nhất trêntrục

Position Axis Qui định cch hiển thị của cc nhóm và nhãn trên trục (Dùngcho đồ thị 2-D area, column, và line).

o On tick marks Hiện ngay k{ hiệu phân cách

o Between tick marks Hiện giữa cc k{ hiệu phân cách

Time Scale Axis

Minimum Xc định gi trị (ngày) nhỏ nh ất trên trục (ngày bắt đầu)

Maximum Xc định gi trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kế t thúc)

Major unit Xc định khoảng chia chính trên trục (đơn vị là ngày, thng haynăm)

Minor unit Xc định khoảng chia phụ trên trục (đơn vị là ngày, thng haynăm)

Base Unit Xc định đơn vị tính cho trục

Dates in reverse order Hi ển thị theo thứ tự ngược lại trên trục

Axis Type Xc định loại trục sử dụng như Automatic , Text axis hoặc Date axis



201

Major tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch chính trên đồthị.

Minor tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch phụ trên đồ

thị.


Vertical Axis crosses Cc lựa chọn qui định cch trục tung giao với trục hoành

o Between dates Do Excel tự xc định

o At date Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào

o At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục

Position Axis Qui định cch hiển thị của cc nhóm và nhãn trên trục (Dùngcho đồ thị 2-D area, column, và line).

o On tick marks Hiện ngay k{ hiệu phân cch

o Between tick marks Hiện giữa cc k{ hiệu phân cch

Các thao tác với chu ỗi s ố liệu trong đồ thị

Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị

Chọn chu ỗi s ố liệu trên đồ thị (Ví dụ: chọn đường cung)

Nh ấ n phím Delete trên bàn phím để xót chu ỗi khỏi đồ thị



202

Minh họa xóa chui đường cung khỏi đ thị

Thêm chuỗi mới vào đồ thị

Chọn đồ thị cần thêm chuỗi mới vào.

Chart ToolsDesignDataSelect Data. Hộp thoại Select Data Source

xu ấ t hiện.

Nh ấ p nút Add , hộp thoại Edit Series xu ấ t hiện

Đặt tên cho chu ỗi mới tại Series Name (b ằng tham chi ế u hoặc nhập trực ti ếptên vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values

Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chu ỗi mới vào đồ thị bằng cch chép (Ctrl+C )

dữ liệu của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thị và dn (Ctrl+V ) vào đồ thị.



203

Minh họa thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3200 vào đồ thị

Thay đổi chuỗi số liệu

Cũng với ví dụ trên nhưng ta muốn chỉ vẽ cho 2 sản ph ẩm Giày và Dép

Chọn đồ thị cần chỉnh sửa

Chart ToolsDesignDataSelect Data. Hộp thoại Select Data Source

xu ấ t hiện.

Chọn chu ỗi cần chỉnh sửa, nh ấ p nút Edit , hộp thoại Edit Series xu ấ t hiện

Chọn lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tương tự cho cc chuỗi s ố

liệu khc.



204

Minh họa thay đổi chui số liệu

Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng hàm eries cho đồ thị. Cú php như sau: =

Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó:

Series_name: (tùy chọn) tham chi ếu đế n ô chứa tên chu ỗi, bạn có th ể nhập

văn bản trực ti ếp vào nhớ đặt trong cặp nhy kép.

Category_labels: (tùy chọn) tham chi ếu đế n vùng chứa cc nhãn cho ccnhóm s ố liệu trên trục, nế u bỏ tr ống Excel tự đnh số cc nhóm bắt đầu là số 1.

Có th ể nhập trực ti ếp cc nhãn vào Tab cch nhau bằng d ấ u ph ẩy và đặt trong

cặp ngoặc móc {}.

Values: (b ắt buộc) tham chi ếu đế n vùng chứa s ố liệu của cc chuỗi cần vẽ.

Order : (b ắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ của cc chuỗi (n ếu đồ thị

có nhi ều hơn 1 chuỗi)

Sizes: (chỉ dùng cho đồ thị bong bóng – Bubble chart) Tham chi ếu đế n vùng

chứa dữ liệu v ề kích thước của bong bóng trong đồ thị kiểu Bubble (sử dụngtrong phân tích tài chính). Cc gi trị có thể nhập trực ti ế p Tab cch nhau bằng

d ấ u ph ẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.



205

Minh họa hàm Series của chuỗi số liệu tháng 3200

Thêm đường xu hướng vào đồ thị

Khi vẽ cc đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xuhướng để bi ết được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu. Một tập s ố liệu

có th ể có nhi ều đường xu hướng tùy theo cch phân tích của chúng ta. Để

thêm đường xu hướng bạn vào:

Chart ToolsLayout AnalysisTrendlinechọn ki ểu đường xu hướngtừ danh sách hay vào More Trendline Options…



206

Minh họa thêm đường xu hướng vào đ thị



207

Chương 6: Định Dạng Trang Và In

Bảng Tính

Các ch ế độ hi ển thị trang trong Excel

Excel 2010 h ỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấ n, với nhi ều ch ế độ xem trực quan

giúp bạn có th ể th ấy được k ế t quả in ngay trên màn hình.

Có 3 ch ế độ hi ển thị là Nornal View , Page Layout View và Page Break Preview .

Để truy cập các ch ế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Viewschọn

ki ểu xem. Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình

nhập liệu, tính ton,… trên bảng tính và là ch ế độ mặc định của Excel.

Page Layout View: Là ch ế độ xem trước khi in, trong ch ế độ này bạn v ẫn

có th ể tính toán và nhập liệu.

Page Break Preview: Hi ển thị bảng tính Excel với các d ấ u phân trang, tại

đây bạn có th ể chia lại trang b ằng cách kéo thả cc đường chia cáchtrang.

Thi ế t lập thông s ố cho trang in

T ấ t cả các tùy chọn thi ế t lập thông s ố trang in có tại nhóm Page Layout

nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn l ề trang, Orientation: chi ều trang

ngang hay dọc, Size: tùy chọn kh ổ gi ấ y, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks:

tùy chọn ng ắt trang, Background : chèn hình n ền, Print Titles: tùy chọn in tiêu

đề lặp lại trên m ỗi trang,…). Bạn có th ể thi ế t lập các thông s ố tại đây hoặc vào

hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào

nhóm Page Layout đế n nhóm Page Setupnh ấ n vào nút



208



209

Chiều trang in (Orientation)

1. RibbonPage LayoutPage SetupOrientationchọn Portrait (trang

dọc)/ chọn Landscape (trang ngang)

2. Trong hộp thoại Page Setupchọn ngăn PageOrientationchọn chi ều

trang in Portrait / Landscape

Kh ổ gi ấ y (Size)

1. RibbonPage LayoutPage SetupSizechọn kh ổ gi ấ y

2. Trong hộp thoại Page Setupchọn ngăn PagePage sizechọn gi ấ y

Canh l ề gi ấ y (Margins)

1. RibbonPage LayoutPage SetupMarginschọn ki ểu chừa l ề

2. Trong hộp thoại Page Setupchọn ngăn Marginsnhập các giá trị vào Top

(l ề trên), Bottom (l ề dưới), Left (l ề trái), Right (l ề phải), Header (l ề tiêu đề đầu



210

trang), Footer (l ề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa:

Horizontally (canh giữa trang theo chi ều ngang) và Vertically (canh giữa trang

theo chi ều dọc)

Chọn vùng in (Set Print Area)

Quét chọn vùng c ần in, vào RibbonPage LayoutPage SetupPrint Area

Set Print Area.

Ngắt trang (Page Break)

Chèn ng ắt trang ngang: Di chuy ển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ng ắt

trang tại cột A, sau đó vào RibbonPage Layout Page Setup

BreaksInsert Page Break . (N ếu không để ở cột A sẽ ng ắt trang theo

chi ều ngang và dọc)

Bỏ từng d ấ u ng ắt trang: Di chuy ển ô hiện hành đế n ô n ằm ngay dưới

d ấu, sau đó vào RibbonPage Layout Page SetupBreaks

Remove Page Break .

Bỏ t ấ t cả đnh dấ u ng ắt trang: RibbonPage Layout Page Setup

BreaksReset All Page Breaks.

Thêm hình nền (Background)

Vào Ribbon Page Layout Page Setup Backgroundchọn hình lưu trữ

trên máynh ấ n nút Insert

In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)

Vào Ribbon Page Layout Sheet Options Headings chọn Print

In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang

B1. Vào RibbonPage LayoutPage SetupPrint Title

B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng s ố 1 vào$1:$1

B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A$A:$A

B4. Nh ấ n OK hoàn t ấ t.



211

Hình minh họa chọn in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A

Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in

Trong một s ố trường hợp ta c ần in nén hay phóng to nội dung vào một s ố trang

nh ất định khi đó ta dùng RibbonPage Layout Scale To Fit Scale. Ta có

th ể thu nhỏ tài liệu đế n 10% và phóng to tới 400%.

Ngoài ra ta có th ể ép Excel in tài liệu ra với s ố trang ta qui định tại Ribbon

Page Layout Scale To Fit Width và RibbonPage Layout Scale To

Fit Height.

In đường lưới của các ô

Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn RibbonPage Layout

Sheet OptionsGridlinePrint.

Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer)

Header chứa các thông tin xu ấ t hiện ở đầu m ỗi trang và Footer chứa các thông

tin xu ấ t hiện ở cu ối m ỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/



212

Footer trong hộp thoại Page etup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản

này làm b ằng một cách khác d ễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có th ể chèn

hình vào.

Vào RibbonView chuy ển sang ch ế độ xem Page Layout Ti ế n hành thêmHeader và Footer vào.

Lưu ý bạn phải nh ấ p chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design

mới hiện ra.

Các nút lệnh trong thanh Design

Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer

Nút lệnh Mã lệnh Chức năng

&[Page] Hi ển thị s ố trang tài liệu

&[Pages] Hi ển thị t ổng s ố trang được in

&[Date] Hi ển thị ngày hiện tại

&[Time] Hi ển thị giờ hiện tại

&[Path]&[File] Hi ển thị đường d ẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin

và Tên tập tin

&[File] Hi ển thị tên tập tin

&[Tab] Hi ển thị tên sheet

Không có Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đế n hình

c ần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture,



213

chọn hình và nh ấ n nút Insert.

Không có Thi ế t lập các thông c ố cho hình chèn vào.

Do Excel dùng ký hiệu & để b ắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn

văn bản trong Header và Footer c ần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu

này 2 l ần &&. Ví dụ bạn mu ốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header thì hãynhập “Công thức && Hàm”. Cc lựa chọn khác của Header và Footer:

Different First Page: N ế u chọn thì bạn có th ể thi ế t lập thông tin khác vào

header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trangcòn lại trong tài liệu.

Different Odd & Even Pages: N ế u chọn, thì bạn có th ể đặt header/

footer khác nhau cho các trang ch ẵn và các trang lẻ.

Scale With Document: N ế u chọn, kích thước chữ của header/ footer sẽ

tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.

Align With Page Margins: N ế u chọn, l ề trái và l ề phải của header/ footer

canh đều với l ề trái và l ề phải của tài liệu.

Thi ế t lập thông s ố hộp thoại Print

Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Officechọn Print hay nh ấ n t ổ hợp phím

<Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang c ần in, chọn s ố lượng

bản sao và một s ố tùy chọn khác.



214

Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nh ấ n lệnh OfficePrint

Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay cc sheet đang chọn.

Entire workbook: In toàn bộ workbook

Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, n ế u chọn

thì chỉ in bảng này.

Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua t ấ t cả các thi ế t lập vùng in

đã thực hiện.



215

Các lưu ý khác

Ngăn không cho in một số vùng

Trong một s ố trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn khôngmu ốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ẩn các dòng hay cột chứa thông

tin đó. HomeCellsFormat Chọn lệnh ẩn.

Tô màu chữ gi ống với màu n ền của các ô.

Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm.

Ngăn không cho in các đối tượng

Một s ố đối tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn khôngmu ốn in thì làm như sau:

B1. Nh ấ p phải chuột lên đối tượng và chọn Size and Properties.

B2. Chọn ngăn Properties trong hộp thoại

B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object .



216

Chương 7: Làm Việc Với Macro

Macro

Macros là cc tính năng cao cấ p, có th ể làm tăng t ốc độ chỉnh sửa hay định

dạng mà bạn có th ể thực hiện thường xuyên trong một bảng tính Excel. Chúng

ghi lại những hành động mà bạn đã chọn ở menu để cho một chu ỗi các hành

động đó có thể được hoàn thành trong một bước.

Ghi một Macro

Để ghi một Macro:

• Kích tab View trên vùng Ribbon

• Kích Macros

• Kích Record Macro

• Nhập tên cho Marco (không chứa d ấ u cách)

• Nhập một phím t ắt

• Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả



217

Để thực hiện Macro:

• Kích Macro

• Kích Stop Recording

Thực thi Macro

Để thực thi một Macro từ phím t ắt, chỉ c ần ấ n vào phím mà bạn đã chọn để

chạy Macro. Hoặc bạn có th ể xem t ấ t cả các Macro và thực thi b ằng cách:

• Kích Macros

• Kích View Macros

• Chọn một Macro và kích Run



218