2019年度 情報リテラシー（第５回）2018/05/20

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レポート作成と文書作成ソフトの機能（２） （複数ページの資料作成）

概要 この回では，文書作成ソフトを用いた複数ページに渡る文書作成において，有用とされる機能について解説する．主に文書構造を示すための「見出し」「ページ」の設定を「スタイル」という機能を用いて実施する．

1. 課題の確認 作成する文書︓A4 複数ページの文書 利用するソフトウェア︓Microsoft Word

1.1. 演習の内容 大学で作成するレポートは，１ページで完結させるのが一般的である．しかし，ゼミ等で作成する報

告書，卒業論文では複数ページで作成される場合がある． 実際にビジネス等で作成する報告書は，１ページで完結することはほとんどなく，「見出し」によっ

て文書構造を設計して，報告内容をまとめる．ここで，見やすい構造とするために「章」「節」などの見出しが設定された，読み手が理解しやすいレイアウトが求められる．

1.2. 文書ファイルの準備 長文テキストのレイアウト練習のために，著作権切れの小説データを利用する．ここでは青空文庫 1

で公開されている「銀河鉄道の夜（宮沢賢治：一部抜粋）」をダミーテキストとして利用する． なお青空文庫には「人間失格」や「舞姫」など著名な文学が公開されているので，利用を勧める．

2. 演習

2.1. 表紙の作成 「タイトル」「著者」を記載した表紙を作成する．ここでは，通常の「フォント設定」「書式設定」

を利用して，適宜レイアウトを行う． まず，目次の下に改行を一つ入れ，［挿入］タブの［ページ］にある［ページ区切り］をクリックす

る．すると，カーソルがあった場所を最後に次のページへカーソルが飛ばされる． ［ページ］には，［表紙］というコマンドもあるが，特に凝ったデザインをする必要がなければ，利

用しない．

ページ設定

1 http://www.aozora.gr.jp/

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通常であれば，ページ区切りを設定しても画面上には何も表示されない．ページ区切りを設定している箇所を明示したい場合は［ホーム］タブの［段落］にある［編集記号の表示非表示］をクリックする．

編集記号の表示・非表示と「改ページ記号」

2.2. アウトラインの作成 ここでは，［アウトライン］の設定を行う．［アウトライン］は，段落番号と同様に連番を振る機能

であるが，階層構造を持つ見出し（章，節など）を作成できる． 今回題材にしている小説には，階層が存在しないので，仮の形で見出しを作成する．2 ページ目にあ

る（Word の画面左下にページ番号と全体のページ数が記載されている）「午后の授業」の下に「見出し２（ダミー）」「見出し３（ダミー）」「見出し３´（ダミー）」「見出し２´（ダミー）」がある．これにアウトラインを設定する．

まず，「午后の授業」にカーソルを置き，［段落］メニューの［アウトライン］ボタンをクリックす

る．すると，サブメニューが表示されるため，［リストライブラリ］の 6つ目にある形式をクリックする． クリック後，カーソルのあった行に「第１章」という文字が追加される．次に［書式コピー］を利用

して，以下４行にも同じ書式を設定する．

［アウトライン］の設定

設定が終わると，「第５章」まで表示される．次に「見出し２」の頭にカーソルを置き，キーボードの［TAB］キー，もしくは［インデントを増やす］ボタンをクリックする．すると「第２章」が「第１節」に切り替わり，階層が構成される．Word 上に［ナビゲーションウィンドウ］（左のウィンドウ）が表示されていると，文書構造が登録されていることを確認できる． 次に，「見出し３」「見出し３’」にカーソルを置き［インデントを増やす］を２回設定する．増やし

すぎた場合は，インデントを減らせばよい．最後に「見出し 2’」にインデントを１回設定する． このようにすれば，Word の機能として「章，節」などの文書構造を設定することができる．これは，

後に解説する「目次の設定」で役に立つ．

これは編集記号であり、文書印刷時には無視される。

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2.3. スタイルの登録 ここでは［スタイル］の登録方法を解説する．先に設定した［アウトライン］において，第 1 章に適

当なフォント設定を施す（例えば「明朝体」「太字」など）．ここで設定したレイアウトを後の見出しにも利用することにする．このように繰り返し同じレイアウトを利用したい場合，［書式コピー］を利用せずに［スタイル］の登録によって作業を効率化できる．

スタイル設定

スタイルは，文書上で繰り返し用いられるレイアウト設定を登録し，適宜呼び出せる機能である．ここでは，いくつかの文書スタイルを作成して登録・利用してみる． まず，「見出し 1」を登録する．アウトラインを施したため，自動的に「見出し 1」の設定が存在す

るが，フォント設定などは登録されていない．これを登録するには，フォント設定を施した「午后の授業」にカーソルを置き，［スタイル］上の［見出し１］を右クリックする． 表示されたメニューから［選択箇所と一致するように…を更新する］をクリックする．

アウトラインの登録

すると，［アウトライン］の設定が更新され，設定したフォント設定などが登録される．一度登録すれば，同じレイアウトを施したい箇所に，簡単に設定できるようになる．

アウトラインの設定

次に，「活版所」「家」「ケンタウル祭の夜」「天気輪の柱」「北十字とプリオシン海岸」「鳥を捕る人」に同じ設定を施す 2．該当する行にカーソルを置き，先に設定した［スタイル］の［見出し１］をクリックすると，アウトラインやフォント設定を含めた，見出し１に登録されたレイアウトが設定される．

2 見出しの箇所は、フォント色を青色に設定している。

スタイルを右クリック

更新をクリック

登録されたスタイル

設定が反映される

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次に，本文の一字下げや，インデント設定を施したのちに，「本文０１」へスタイルを登録する．登録したスタイルを用いて，本文の段落にレイアウトを設定せよ． 全ての段落に「本文０１」3を設定したのち，一部段落のレイアウト（文字の大きさ，色，インデント

など）を設定し，スタイル「本文０１」を更新せよ．すると，「本文０１」が設定された全ての段落が，同じレイアウトに変更される．

【補足】ユーザ設定のアウトライン

アウトライン設定には，ユーザで新たに設定を作成することもできる．例として，「通常の段落設定」を「text00」，「セリフの箇所」を「speech」として登録する． まず，「ではみなさん…」の箇所の一行目に空白を入れて「１字下げ」，左右のインデントを［ページレ

イアウト］タブの［インデント］を利用し「左に１字，右に２字」に設定する． 次に，5行ほど下にある「ジョバンニさん…のでしょう．」のセリフにインデント「左に３字，右に３字」

を設定する． 以上でレイアウトが確定したので［スタイル］に登録する．通常の段落設定を施した箇所にカーソルを置

き，［ホーム］タブの［スタイル］設定において，下向き矢印に線が引かれている箇所をクリックする．すると，スタイル設定が拡張表示される．

スタイル設定の「その他」ボタン

表示された拡張表示にある［スタイルの作成］をクリックする．表示されたウィンドウで「text00」と名前を入力し［OK］をクリックする．すると，カーソルを置いている箇所の設定が，新しいスタイル設定として登録される．同様の方法で，セリフの箇所の設定を「speech」として登録する．

新しいスタイルの登録 このようにスタイルを登録すると，Word の文章で文書構造を意識した統一的なレイアウト設定を施すこ

とができる．次に１ページのみで構わないので，登録したスタイル設定に該当する箇所に「text00」と「speech」を設定する（動作を見るだけなので，大体で構わない）． 次に，「speech」が設定された行のレイアウト設定を一括で変更する．例えば，フォント設定を「ゴシッ

ク」「斜体」「青色」にする．その後，［スタイル］設定にある「speech」を右クリックし［選択箇所と一致するように…を更新する］をクリックする． すると，「speech」が設定されている箇所が全て，登録されたレイアウトに変更される．このように［ス

タイル］を設定しておくことで，文書作成後の調整が非常に効率的になる．

3 このスタイルは、作業ファイル独自に用意されたものである。

ここをクリック

スタイルの作成をクリック

名前を入力

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2.4. ページ番号の設定 ここでは，文書にページ番号を設定する．ページ番号の設定は Word上にいくつか用意されているた

め，簡単にページ番号を設定できる． ［挿入］タブの真ん中より少し右にある［ページ番号］をクリックする．するとサブメニューが表示

されるので，利用したいレイアウトのページ番号をクリックする（一般的にはページの下部，真ん中 or右にページを記載する）．すると，所定の箇所にページ番号が追加される．

ページ番号の設定

なお，先ほどの表紙作成において［挿入］→［表紙］を利用し，Word の機能として表紙を作成していると，表紙の後から１ページ目が始まる．これは［ページレイアウト］の［区切り］を活用することでも同じことができる．また，挿入されたページ番号の箇所をダブルクリックすることで，通常の「フォント」「書式設定」でページ番号のレイアウトを変更できる．

2.5. ヘッダー・フッターの設定 「ヘッダー・フッター」を利用して，文書全体に統一的に表示される情報を記載することができる．

例えば「作成者の名前」「日付」「文書のタイトル」などである． これを設定するのは，余白の範囲にある「ヘッダー（頭）」「フッター（足）」という箇所である．

なお，先のページ番号設定は「フッター」に登録されている．「ヘッダー・フッター」の設定は［挿入］メニューにコマンドが用意されているが，これを利用せず簡易な方法で作成してみる． 文書にある余白の上部（ヘッダーが入る箇所）をダブルクリックする．すると本文が薄い表示され，

ヘッダーの編集状態になり，上部メニュー表示が切り替わる．

ヘッダーの編集画面

この状態で，テキスト入力やレイアウト設定を行えば，ヘッダーの文字列を作成できる．編集を終わる場合は，メニュー上にある「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックするか，本文の箇所をダブルクリックする．

配置したい箇所を選ぶ

番号の書式を選択する

［ヘッダー/フッターツール］が表示される。

編集を終わる際は［…閉じる］ボタン。

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ヘッダーの設定

【補足】ヘッダー・フッターのオプション なお，ヘッダーやフッターの設定は，先頭ページのみ別，奇数・偶数別にも設定できる．例えば，先頭ペ

ージのみ「日付」，その他は「文書タイトル」としたい場合，ヘッダーをダブルクリックし，［ヘッダー/フッターツール］にある［オプション］→「先頭ページのみ…」にチェックを入れる．

ヘッダー・フッターのオプション

すると，先頭ページとその他ページのヘッダーを別途作成できるようになるため，適宜，文字列を入力する．これは，見開きで文書を作成する場合に，左ページに「章のタイトル」，右ページに「全体タイトル」を表示したり，ページ番号を外側に寄せたりすることができる．

【課 題】

今回の作業で作成したデータを，ファイル名「学籍番号 情報リテラシー第５回」として保存し，メールの添付ファイルとして提出．送信メールは大学メール．提出期限は 5/20（講義中に提出）．

必ず，件名に「組－学籍番号 情報リテラシー 第５回課題」を記載すること 例）３組 学籍番号 P19991 の場合． 3-991 情報リテラシー 第５回課題

※今回からは件名が正しく記載されていないメールは受け取らない．

ヘッダー/フッターの内容は、通常グレー表示になる。

ヘッダー/フッターのオプション