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FORME SEGUM115ATTO

II CONTRALORÍA REGIONAL METROPOLITANA DE SANTIAGO

UNIDAD DE APOYO AL CUMPLIMIENTO

Hospital Clínico de la Universidad de Dr. José Joaquín Agui

■-. Números de informe: 1.014/2016

31 de julio de 2017

CONTRALORIA GENERAL DE LÁ REPÚBLICA II CONTRALORIA REGIONAL METROPOLITANA DE SANTIAGO


II CRM N°: 881/2017 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE II CRM_UAC N°: 697/2017. INDICA.

REFS. N°: 183.455/2017

SANTIAGO, 11. JUL 1 7* O 9 4 6

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del informe de seguimiento al Informe Finar N° 1.014 de 2016, sobre auditoría a las adquisiciones de medicamentos efectuadas por el Hospital Clínico de la Universidad de Chile, Doctor José JoaqUín Aguirre.

Saluda atentamente a Ud.,

MORELIA ORELLANA ORESJEFE

UNIDAD DE APOYO AL CUMPIJIAIENTC CONTRALORIA' REGIONAL

MIs-rRoPrusANIA 4 IANTIHne

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AL SEÑOR RECTOR. UNIVERSIDAD DE CHILE PRESENTE

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UNIDAD DE SEGUIMIENTO DE SUMARIOS DE FISCALÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO II CONTRALORÍA REGIONAL METROPOLITANA DE SANTIAGO.

CONTRALÓRÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA II CONTRALORÍA REGIONAL METROPOLITANA DE SANTIAGO


II CRM ' NO: 881/2017 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE II CRMUAC .N°: 698/2017 INDICA.

REFS. No:' 183.455/2017

SANTIAGO, 3 1. JU.L 1 7* O O 9 4 4 7

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del informe de seguimiento al Informe Final N° 1.014 de 2016, sobré auditoría a las adquisiciones de medicamentos efectuadas por el Hospital Clínico de la Universidad de Chile, Doctor José Joaquín Aguirre.


MORELIA ORELLAN FLORES

-DE -APOYO AL CUNHPLINIIENTC II cONIPALORÍA REGIONAL

METRQPOLITANA PE ZA.1111A00

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'..'FJ.) L.

AL SEÑOR CONTRALOR UNIVERSITARIO UNIVERSIDAD DE CHILE PRESENTE

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA II CONTRALORÍA REGIONAL METROPOLITANA DE SANTIAGO


II CRM N°: 881/2017 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE II CRM_UAC N°: 696/2017 INDICA. REF. • N°: 183.455/2017

SANTIAGO, 3 1..11111 7 *009448

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del inforine de seguimiento al Informe Final N°1.014 de 2016, sobre auditoría a las adquisiciones de'medicamentos efectuadas por, el Hospital Clínico de la Universidad de Chile, Doctor José Joaquín Aguirre.

' Saluda atentamente a Ud.,

MORELA ORELLANA OREO JEFE

uNIDAD RE APOYO AL CUMPLIMIENTO u CON TRALORIA nwoorott.

METRoPotITANA DE SANTIAGO

I pl AL SEÑOR • DIRECTOR GENERAL HOSPITAL CLÍNICO DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE DOCTOR JOSÉ JOAQUÍN AGUIRRE PRESENTE

CONTRALQRÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA II CONTRALORÍA REGIONAL METROPOLITANA DE SANTIAGO


II CRM N°. II CRMUAC

881/2017 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE 699/2017 INDICA.

REF. N°: 183.455/2017

SANTIAGO, 3 1. JUL 1 7* O a 9 4 4 9

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del informe de seguimiento al Informe Final N° 1.014 de 2016, sobre auditoría a las adquisiciones de medicamentos efectuadas por el Hospital Clínico de la Universidad de Chile, Doctor José Joaquín Aguirre.


MOREL.:1 ORELLANA Ft. ES JEFE

UNTAD DF APOYO AL CUMPLIAtIEWC DONMLORIA 'REGIONAL

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A LA SEÑORA JEFA UNIDAD DE CONTROL DE GESTIÓN INTERNA OF. DE PARA HOSPITAL CLÍNICO DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE DOCTOR JOSÉ JOAQUIN AGUIRRE

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0 7 AGO 2017



II CRM N° 881/2017 INFORME DE SEGUIMIENTO AL II CRM UAC N° 695/2017 INFORME FINAL N° 1.014 DE 2016, REF.

N° 183.455/2017 SOBRE AUDITORÍA A LAS ADQUISICIONES DE MEDICAMENTOS EFECTUADAS POR EL HOSPITAL CLÍNICO DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE, DOCTOR JOSÉ JOAQUÍN AGUIRRE.

3 1 JUL 2017 SANTIAGO,

De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N° 1.014, de 20.16, sobre auditoría al proceso de compra de productos farmacéuticos realizadas por el Hospital Clínico de la Universidad de Chile, Doctor José Joaquín Aguirre, en adelante e indistintamente HCUCH o el hospital, al margen del portal Mercado Público, es decir, sin regirse por las disposiciones de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. El funcionario que ejecutó esta fiscalización fue el señor Luis López Rodríguez.

El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N° 1.014, de 2016, y la respuesta del Director General del Hospital Clínico de la Universidad de Chile, remitida mediante su oficio ordinario N° 361, de 2017, a ésta Contraloría Regional.

Los antecedentes aportados fueron analizados con el objeto de comprobar la pertinencia de‘ las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican.

A LA SEÑORA CONTRALORA REGIONAL II CONTRALORÍA REGIONAL METROPOLITANA DE SANTIAGO PRESENTE

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De los controles de medicamentos realizados en la Bodega de Medicamentos e

I nsumos Clí nicos, BIC, del HCUCH, durante el año 2015, se efectuaron dos

recuentos de inventario al 1'00% de las existencias, los días 14 de noviembre y 18

de diciembre de dicha anualidad, los cuales, además de los fármacos objeto de la

presente revisión , incluyeron' el rubro de lbs insumos clínicos, advirtiéndose que los

Mencionados procedimientos de Control físico de las produCtos fueron liderados por

el propio Jefe de BIC, quien posteriormente informó de sus resultados a la jefatura

correspondiente, lo que evidenció debilidades, de control, atendida la falta de

i ndependencia en la ejecución del citado procedimiento, al tener dicho funcionario

responsabilidad directa sobre los bienes revisados,,con el riesgo que no reporte

acerca de eventuales faltantes u otras deficiencias que pudieran afectar su propia

gestión , tampoco se ajustó a lo establecido en los numérales 57 y 58 de la

resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este Organismo de Control, que Establece

Normas de Control Interno.

En su respuesta al preinforme, el 'Director General del HCUCÑ señaló que el

inventario del 14 de noviembre de 2015, fue solicitado por el Departamento de

Abastecimiento y efectuado por el Departamento de Cohtabilidad. A su vez, indicó .

que aquel correspondiente al 18 de di ciembre de la misma anualidad fue solicitado

por este último departamento, el que también actuó como contraparte en dicho

procedimiento.

En el I nforme Final. N° 1 .014, de 2016, se mantuvo la observación, y se instruyó al

hospital acreditar la participabión de funcionarios del Área de Finanzas y del

Departamento de Contabilidad y Control de Inventario, en la toma de los inventarios

realizados en los meses de noviembre y diciembre de 2015.

Observación clasificada en el Informe Final N° 1 ,014 de 2016, como (C): compleja: . -

Manifestó que los aludidos Puesto que el hospital acredito Por cuanto si

inventarlos se tratan -de controles que los controles objetados por servicio evidenció

internos solicitados por el' este Organismo de Control del controles

departamento ;de abastecimiento, período 2015 correspondían a alternativos sobre

que realiza bada jefe de bodega , lo controles de gestión interna, se las bodegas, por

que se enmarca dentro de los verif icó la evidencia funcicinarios

procesos de control de gestión de proporcionada respectó del independientes a

las mismas jef aturas, por lo que las inventario efectuado en el año quienes cumplen

áreas de Finanzas y el 2016, lol citados días 16, 21 y 23 funciones en cada

Departamento de Contabilidad no de diciembre, los que fueron bodega , procede

participan de ellos. visados por el jefe de subsanar la Contabilidad del HCUCH, y observación .

Agregó que, sin embargo, finanzas comunicados por dicho jefe, a la efectúa una toma anual de - Gerencia General con memos inventario, control que para el año N" 45, 46 y 47, de 1 de marzo de 2015 fue realizado el día 18 de 2017, con lo que se acredita la diciembre en la bodega de insumos particiPacion adicional de clínicos y el 19 de diciembre•en la personal de finanzas in esos bodega de insumos genérales. controles.

Finalmente, procedió adjuntar evidencia de la toma de inventarios para medicamentos, insumos

• clínicos y generales, para el año 2016, realizado los días 16, ,21 y 23, de diciembre de ese año.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA

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En relación con la normativa interna de los procesos de compra del hospital, esta Entidad de Control objetó que no existe un manual que regule en detalle dichos procedimientos, lo que no se condice con lo establecido en los numerales 1 y 43, dé la referida resolución exenta N° 1.485, de 1996, que disponen que la autoridad del servicio debe asegurar el establecimiento, revisión y actualización de una estructura de control interno, la que, además, debe estar claramente. documentada y disponible para su,verificación:

En su respueSta al preinforme, para ambas observaciones, el Director General del HCUCH manifestó que la citada estructura orgánica está contemplada en el Manual de Procedimientos de Abastecimiento, el cual se encuentra en proceso de actualización. Añadió, que una vez concluido, será remitido junto con el acto administrativo que lo apruebe.

En el Informe Final N° ,1.014, de 2016, se mantuvieron ambas la observaciones, hasta que el hospital remitiese en un plazo de 60 días hábiles, el Manual de Procedimientos de Abastecimiento y el acto administrativo que lo apruebe.

Observaciones clasificadas 'en el Informe Final N° 1.014, de 2016, como (C): complejas. . • . •

En el preinforme de observaciones se determinó que el HCUCH no ha formalizado la estructura orgánica del departamento dé abastecimiento, /estableciendo, entre otros, su organización,' funciones, atribuciones y responsabilidades, lo que incumple los artículos 30 y 5°, de la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los órganos de la Administración del Estado, que dispone que las decisiones que adopte la Administración se expresarán por medio de actos administrativos, los que se expresarán por escrito o por medios electrónicos. , ' -

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

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Mediante un recuento de inventarios realizado por este Organismo de Control a los productos

almacenados en la Bodega de Medicamentos e Insumos Clínicos, se detectó la existencia de

Ítems de fármacos vencidos o deteriorados, los cuales, si bien se encontraban adecuadamente

separados e identificados respecto de los demás, permanecían en dicha condición por más de 9

meses, sin que se concretara, su baja, con evidente riesgo de pérdida o sustracción. El detalle de ,

dichos productos se mostró en el anexo N° 7, del aludido Informe Final N° 1 .014, de 2016. También ,

se verif icó que por medio del memorándum N° 3.692, de 26 de diciembre de 2015, la Jefa (S) del

Departamento de Abastecimiento, se solicitó al Gerente de Finanzas y Red de 'Negocios, la

correspondiente autorización de baja de esos productos, sin embargo, al 28 de septiembre de 2016,

dicha autoridad no se había pronunciado sobrelal requerimiento.

Lo descrito incumplió lo contenido en el inciso 2°, del articulo r, de la ya citada ley N° 19.88(), en-

relación al principio de celeridad.

En su respuesta al preinforme de observaciones, el fICUCH señaló qué las resoluciones de baja

correspondientes a los medicamentos e insumos clínicos del período auditado, se encuentran

actualmente en tramitación. 4

En el Informe Final N° 1 .014, de 2016, se mantuvieron ambas observaciones, y se instruyó al

hospital acreditar en un plazo de 60 días hábiles, la regularización de las diferencias de inventario

detectadas en el año 2015, con sus respectivos ajustes y documentación de respaldd, como también

los actos administrativos que dan cuenta de la baja de los medicamentos e insumos clínicos

vencidos.

Observaciones clasificadas en el Informe Final N° 1 .014, de 2016, corno (C)'. complejal

Respecto los recuentos de inventario, eféctuados por la Bodega de Medicamentos e Insumos

Cl í nicos, BIC, los días 14 de noviembre y 18 de diciembre, ambos del año 2015, se constató que la

admi nistración del liCUCH no efectuó un -anál isis de las diferencias detectadas en dichos

procedimientos, precisadas en la tabla N° 4, del Informe Final N° 1 .014, de 2016, discrepancias que

se detallan en los anexos N°°3 y 4, respecto del inventario de noviembre de 2015, y en los anéxos

Nr's 5y 6, para aquel efectuado en diciembre del mismo año, todos del aludido Informe Final .

También se objetó que tampoco se efectuó un ajuste en el sistema que registraban las existencias

de bodega y en las cuentas contables que-controlañ dichos prod uctos, condición que se mantenía

hasta el 28 de septiembre de 2016; con el consiguiente riesgo de incurrir en decisiones de compra

erróneas al no contar con la información-actualizada sobre la disponibi lidad de medicamentos.

Lo anterior vulneró el principio de control previsto en-los artículos 30 y 11 -, de la ley N° 18.575,,

Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Además, se apartó

del principio contable de exposición, contenido en el ofidio circular N° 60.820, de 2005, de esta

Entidad de Control, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nadión.

Lo argumentado por el establecimiento` de 'salud en su respuesta, no permitió desvirtuar lo

observado.

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tres de ellos, entre el.recuento físico de los mismos y lo registrado én el sistema INFORMAT, tal corno se

- detalló en la tabla N° 5, del Informe Final N° 1:014, de 2016, lo que vulneró el principio de control previsto en el artículo 3°, de la referida ley N° 18.575.

En su respuesta al preinforme de observaciones, el hospital manifestó que las diferencias detectadas en los medicamentos Abatacept (250 Mg.) y Anidulafungina (100 Mg.), por un total de $ 131.015, provienen del año 2014, y que a la fecha no han sido ajustadas. Sobre el fármaco Dalteparina Sod. (5.000 U.I.), no se pronuncia respecto de las 16 unidades faltantes, por un valor de $40.000.

En el Informe Final N° 1.014, de 2016, se mantuvo la observación, y se instruyó á HCUCH -efectuar el análisis , de los faltantes de inventario de los medicamentos Abatacept, (250mg.), Anidulafungina (100mg.) y Dalteparina Sod. (5.000 U.I.), debiendo, acreditar documentadamente ante esta Entidad de Control, lá regularización de las señaladas partidas.

Observación clasificada en -el Informe Final N° 1.014, de 2016, como (C): compleja .

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CONCLUSIONES.

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que el Hospital Clínico de la Universidad de Chile, Doctor José Joaquín Aguirre, realizó acciones que permitieron subsanar la observación contenida en el cuadro N° 1 del presente informe de seguimiento.

No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N° 2, con las acciones derivadas que se indican, dándose por concluido el proceso de seguimiento.

Por otra parte, se deja constancia que el sumario administrativo ordenado instruir en el Informe Final N° 1.014, de 2016, en virtud de la observación del acápite II. Examen de la materia auditada, numeral 1. Compras efectuadas fuera del portal Mercado Público; fue iniciado mediante la resolución exenta N° 386, del Director General del Hospital Clínico de la Universidad de Chile, Doctor José Joaquín Aguirre, de 17 de abril de 2017.

Transcríbase al Rector y al Contralor Universitario, de la Universidad de Chile, y al Director General del Hospital Clínico Doctor José Joaquín Aguirre y a la Jefa de la Unidad de Control de Gestión Interna de dicho hospital. •

Saluda atentámente a Ud.,

MORELIA ORELLANA FLORES JEFE

UNIDAD DE APOYO AL CUMPLIMIENTO II COI~LORIA REGIONAL

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