guÍa del proceso de compras menores · 2016. 10. 31. · proceso de compra actual con otro proceso...

GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 V04.01

Fecha: 08/08/2016

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 56

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES

Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F1B2-E4GC v04.01

Fecha 08/08/2016

Versión v04.01

Cliente Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP

Asunto / Detalle GUÍA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo- República Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio

v00.00 24 15/12/2014 Creación del documento

V00.01 26 22/12/2014 Revisión del documento

V00.02 58 28/01/2015 Adaptación del documento con el portal transaccional

V01.00 58 29/01/2015 Revisión final del documento

V02.00 55 02/07/2015 Revisión final del documento

V03.00 65 27/10/2015 Actualización final del documento Fase 1B1



DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Yaraida Volquez Capacitación

mailto:[email protected]


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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Gianina Cáceres

Ingrid De Jesús

Angélica Consuegra

Orquídea Almonte

Marianelly Aparicio

Fecha:



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INDICE

1. PROCESO DE COMPRAS MENORES ...................................................................... 5 2. CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES ...................................... 6 3. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES .................................... 10 4. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) ............................................... 36 5. EVALUACIÓN .......................................................................................................... 41 6. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) ............................................................................... 46 7. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 55



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1. PROCESO DE COMPRAS MENORES

El objetivo del procedimiento de compras menores es realizar las compras y

contrataciones de bienes y servicios bajo un procedimiento simplificado, que permita

eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la ley.

Creación del Procedimiento

Borrador Planeación

Apertura de Ofertas (Sobre

Económico)

Evaluación Selección

(Adjudicación)

Creación del Contrato

Gerenciamiento del Contrato



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2 CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES

La creación del procedimiento en el Portal Transaccional inicia con:

1. Registrarse con el usuario y clave asignado.

2. Una vez ingresado al Portal Transaccional hay diferentes opciones para crear el proceso:

Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio

Ir a Menú del Comprador

Hacer clic en “Tipos de procesos”

Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores

Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras

Menores son:

A. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en “Tipos de procesos”



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Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores

B. Desde la Opción “Ir a” que está ubicado en el barra de menú de inicio *Hacer clic en el botón crear proceso”


C. En el botón “Menú” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Selecciona la opción “Menú del comprador”

En este paso se podrá visualizar las compras realizadas por el usuario en sus distintos estados, en la parte superior derecha tendrá incluido el botón “Crear nuevo proceso” para realizar nuevos procesos de compras.


Imagen 5. Continuación de la Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores



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2.1 CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES

3. Después de haber ingresado a la pantalla de procesos de compras

deberá iniciar con el proceso de Compras Menores.

Imagen 8. Proceso de Compras Menores



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4. Una vez pulsado el botón “Crear” se abrirá un cuadro, donde se tendrá

que completar las informaciones relacionadas al proceso.

Imagen 9. Crear Proceso Compras Menores

Las informaciones que deberá completar son las siguientes:

Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto

Nombre: Es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.: Compra de Suministros gastables.

Unidad de requisición: Será el área o unidad de compra que realiza el proceso.

Equipo: Es el equipo de trabajo (usuarios o grupos) que intervendrán en el proceso completo. El Portal transaccional lo traerá por defecto.

5. Una vez completados estos datos pulsar el botón , el portal

transaccional guardara la información suministrada y traerá un formulario

dividido en bloques donde deberá completar la información del proceso.



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2. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES

Una vez completado con el procedimiento de la creación de compras menores le

mostrará un formulario dividido en bloques en los que se deberán completar los

datos solicitados.

En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible:

Tipo de procedimiento Referencia del procedimiento Nombre de la compra Unidad de requisición Equipo

Imagen 8. Post-it

Para completar el formulario de creación de Compras Menores deberá completar

los siguientes pasos:

Imagen 10. Bloques de procesos



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Paso 1: Información General

Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques:

Bloque 1. Información General: este bloque se deberá completar la siguiente información:

• Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el Portal transaccional.

• Nombre: nombre de la compra que se está realizando.

• Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando.

• Proceso relacionado: en este campo se elegirá si se quiere asociar el proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente.

Bloque 1:

Información General

Bloque 2: Información del

Contrato

Bloque 3:

Ubicación del Contrato

Bloque 4: Configuración de Equipo y Flujos

Bloque 5 : Plan Anual de Compras

Bloque 6:

Información Presupuestal

Bloque 7 : Documentos

Internos

Bloque 8 : Fase Observaciones



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Imagen 11. Bloques de procesos

Bloque 2. Información de Contrato: este bloque se compone de la siguiente manera:

• Objeto: se deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones están Bienes y Servicios.

Bienes: En caso de elegir Bienes el Portal Transaccional desplegara una justificación de la modalidad de contratación donde se deberá elegir entre:

Decreto presidencial Resolución de la Máxima Autoridad Organismo de Financiación Externo

Imagen 12. Objeto del contrato -Bienes



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Servicios: Si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato, deberá

seleccionar una de estas opciones:

Servicios

Consultorías

Consultorías basada en la calidad de los servicio

Imagen 13. Objeto del contrato -Servicio

En el portal transaccional se activa un check box donde se elegirá la justificación de la modalidad y la duración estimada del contrato como muestra esta imagen.

Imagen 14. Información del Contrato- Objeto Servicios

Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de

requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el portal transaccional dará

la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de

acuerdo a los clasificadores geográficos.

Imagen 15. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección



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Imagen 16. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección

Bloque 4: Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación: En este paso el equipo y flujo de aprobación esta predeterminado según como se ha configurado en la entidad.

Imagen 17. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación

Bloque 5. Plan Anual de Compras: traerá la pregunta ¿Es una adquisición

planeada? Si o No.

El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si

sea una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde

añadirá la adquisición por el PACC.

Imagen 18. Plan Anual de Compras



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En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada.

Imagen 19. Plan Anual de Compras

Bloque 6. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos

que estará disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el

Equipo del procedimiento.

Imagen 17. Documentos Internos

Imagen 21. Buscar Documentos Internos

Imagen 22. Documentos Internos anexados

Después de añadir todos los datos hacer clic en el botón “Guardar y Cerrar expediente del procedimiento”.



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Bloque 7. Fase de observaciones: En este bloque se deberá seleccionar las opciones SI o No. La opción No deberá quedar seleccionada por defecto si no se va a realizar la fase de observación (Borrador). Si selecciona la opción SI el procedimiento tendrá dos fases (Fase de observación y la Fase de Selección).

Imagen 23. Fase de Observaciones

Nota: Un procedimiento con fase de observaciones tendrá la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones del proceso de compras. En la fase de observación los proveedores no podrán presentar ofertas.

Después de añadir todos los datos se deberá hacer clic en el botón “Guardar” y después hacer clic en el botón “Aprobar”, inmediatamente se habilitará los pasos siguientes para completar.



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Paso 2: Configuraciones del Procedimiento

En este paso se establecerá las fechas, horas, forma de pago, si se limita o no a pymes y configuración del presupuesto.

El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación:

Bloque 1. Cronograma: este bloque se compone de la siguiente forma:

Zona horaria

Fecha de publicación del aviso de convocatoria

Adquisición de Pliego de Condiciones Específicas

Presentación de aclaraciones al Pliego de Condiciones / Especificaciones

Técnicas / Términos de Referencia

Reunión Aclaratoria

Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas.

Presentación de Oferta Económica

Bloque 1. Cronograma

Bloque 2. MiPymes

Bloque 3. Pago de Anticipos

Bloque 5. Visita al lugar de ejecución

Bloque 6. Lotes

Bloque 7. Observaciones

Bloque 8. Configuraciones Avanzadas



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Apertura del Sobre Económica

Acto de Adjudicación

Notificación de Adjudicación

Constitución de Garantía de Fiel Cumplimiento

Suscripción de Orden de Compras / Orden de Servicios

Publicación de Orden de Compras / Orden de Servicios

Plazo de validez de las ofertas

Imagen 24. Cronograma



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Bloque 2. Mi Pymes: Este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de

compras especialmente a Pymes o Mi Pymes Mujeres.

En caso de seleccionar que no el portal transaccional le mostrará una

pantalla como muestra la imagen.

Imagen 25. Limitar proceso a Mi pymes respuesta NO

Si elige SI, el campo “Limitar este proceso a Mi pymes” va a quedará visible y el

proceso va a ser para la compañía clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes

Mujeres

Imagen 26. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI

Bloque 3. Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del

proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no

desea pagar anticipo.

Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del

anticipo y el porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen

Imagen 27. Pago de Anticipos



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En caso de seleccionar NO el portal transaccional le mostrará esta imagen.

Imagen 28. Pago de Anticipos opción No

Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones

“SI o No” en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el

procesos de compras. (El portal transaccional trae cotejado la opción NO

por defecto)


En caso de seleccionar la opción SI deberá completar los datos solicitados como

muestra la imagen


Bloque 5. Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones “SI o NO”

(campo obligatorio).

La opción “NO” estará marcada por defecto.

Imagen 31. Lotes con respuesta NO



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Si se selecciona la opción “SI” deberá definir la cantidad y nombres de los lotes.

Imagen 32. Lotes con respuesta SI

Bloque 6. Observaciones: este bloque se podrá poner cualquier

observación relacionado al proceso de compras.

Imagen 33. Observaciones

Bloque 7. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la

opción SI el portal transaccional le permitirá configurar número decimales

del precio de los artículos y el precio total, por igual se encontrará el modo

de presentación de ofertas.

Imagen 34. Configuraciones avanzada respuesta NO

Imagen 35. Configuraciones avanzada respuesta SI



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Paso 3: Artículos y Preguntas

En este paso se facilitará la descripción, cantidad, código UNSPSC, precio unitario

y precio total del proceso de compras, por igual se establecerá preguntas dirijas al

proveedor para que se complete cuando se realice la oferta.

Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, el portal transaccional

da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite.

Imagen 36. Artículos y preguntas

El portal transaccional tiene diferentes opciones que permite que el usuario pueda

preguntar y clasificar sus artículos. De esta manera su compra puede ser más

eficacia.

Imagen 37. Artículos y preguntas

Agregar Sección: Esta opción permite que los usuarios puedan clasificar sus

artículos por categoría.

Agregar pregunta: Esta opción permite formular preguntas a los proveedores

sobre el artículo que se está adquiriendo. Estas preguntas pueden ser tanto de

lógica, respuestas múltiples o anexos. Ej. Tienen escritores tamaño 10x10.



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Borrar seleccionado: Esta opción permite eliminar algún artículo seleccionado.

Guardar plantilla: Este permite salvar la lista de artículos como una plantilla para

luego ser utilizada en otro proceso, esto facilita al usuario realizar la compra en

otra ocasión.

Guardar como Pdf: Esta información permite guardar la lista de artículos en

formato pdf.

Editar preguntas: Esta opción permite definir el contenido de la pregunta y su

valoración para el proceso.

Agregar artículos: Esta opción permite agregar artículos a la lista de artículos.

Borrar Artículos: Esta opción permite eliminar artículos agregados a la lista de

artículos.

Paso 4. Evaluación

En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se

harán a este proceso. El portal transaccional hace la pregunta:

Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:

Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable).

Imagen 38. Evaluación de criterios

En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que

podrá configurar la evaluación:

Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no

editable).

Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).

Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la

opción “No” esta seleccionada por defecto). Si elige la opción SI, significa que los



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criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre

interesado.

Imagen 39. Evaluación respuesta que SI

Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del

modelo de evaluación deberá pulsar el botón Editar, el portal transaccional habilita

los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de

manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno.

Imagen 40. Configuración del modelo de evaluación



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Luego debe pulsar el botón Agregar criterio y el portal transaccional le traerá una

línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el

botón. Borrar seleccionado le permitirá eliminar criterios ya creados y

Comprobar suma le permitirá validar el porcentaje asignado a cada criterio este

dentro del rango 100.

Imagen 41. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado

Imagen 42. Configuración del modelo de evaluación

Paso 5. Documentos del procedimiento:

Bloque Comentarios externos En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores.

Imagen 43. Comentarios externos



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Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones:

Crear desde documento tipo: Opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: Son documentos que han sido cargados previamente en el

menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: Opción que le permite al usuario adjuntar documentos que se

encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: Podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el

documento que desea borrar.

Imagen 44. Opciones de pago

Paso 6. Documentos Habilitantes

Contiene los siguientes bloques:

Bloque Documentos Habilitantes En este bloque el portal transaccional mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.



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Imagen 45. Documentos Habilitantes

Bloque otros documentos

Imagen 46. Bloque otros documentos

Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “SI” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos).



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Paso 7. Invitación

Una vez completado toda la información del proceso de compras se deberá guardar la

información y hacer clic en el botón Finalizar Consulta para que el paso de Invitación y

Configuración del presupuesto queden desbloqueados. En este paso se deberán invitar

mínimo 3 proveedores.

Imagen 47. Invitación de Proveedores

El portal Transaccional automáticamente agregará a los proveedores que pertenecen al código UNSPSC. También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar de manera directa. El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee y que estén registrados en el portal transaccional. Deberá pulsar el botón Buscar y el portal transaccional traerá la lista de todos los proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere

luego de invitar finalmente hacer clic en el botón azul que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la

entidad proveedora y pulsando .



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Imagen 48. Buscar y Añadir Proveedores



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Paso 8. Configuración del Presupuesto

El paso Configuración del presupuesto estará disponible en la fase de selección y solamente queda desbloqueado después de hacer clic en “Finalizar Consulta” y antes de la publicación del proceso.

Imagen 49. Configuración del Presupuesto

Este apartado tiene los siguientes bloques:

Bloque configuración del presupuesto

Destino del gasto: deberá elegir entre dos opciones: (1) Inversión y (2) Funcionamiento. Este campo es obligatorio.

Origen de los recursos: deberá elegir entre las siguiente: (1) Fuente general, (2) Fuentes con destino específico, (3) Fuentes de recursos propios, (4) Transferencias, (5) Crédito interno, (6) Fuentes de terceros, (7) Comprobantes en proceso de pagos (pasivos



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financieros), (8) Fuentes contables, (9) Crédito externo y (10) Donación externa. Este campo es obligatorio.

.

Integración manual: el Portal Transaccional define si es una integración manual, si está cotejado, o automática, si no está cotejado. Campo no editable. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en caso de ser integración manual este campo es obligatorio y editable. Documento justificativo: se debe adjuntar un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que se va a comprar. Este campo sólo es visible y obligatorio cuando la integración es manual en caso contrario no queda visible. Total estimado: el valor que se muestra en este campo es el mismo valor de la sumatoria de los artículos agregados en el Sobre 2 de Propuesta económica. Cuenta presupuestaria: el Portal Transaccional presenta la información que ha sido cargada en la lista de precios. La misma posee las siguientes columnas:

Cuenta presupuestaria: muestra el número de la cuenta la que posee el presupuesto.

Valor: muestra el valor a ser consumido de la cuenta. Configurar: es en donde se deberá colocar los datos de la cuenta presupuestaria.

Preventivo:

Se ejecutará a través del paso 8 de configuración del procedimiento cuando se esté

creando un proceso, el sistema hará una integración con el SIGEF una vez se hayan

completado los pasos.



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El usuario deberá pulsar el botón Configurar para editar las cuentas, el sistema le

mostrará la siguiente pantalla en donde deberá editar las cuentas y las partidas

correspondientes y pulsar el botón guardar.



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Una vez completados los datos requeridos, pulsar el botón , los proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y dentro del Portal Transaccional que le indica que está invitado a participar en la oportunidad. A continuación pulsar el botón publicar y el proceso quedará publicado.

A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: El procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente.

Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la

información. Finalizar: El portal transaccional asume los datos y coloca visible la opción

“Publicar si faltará por completar algún dato el portal transaccional emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir.

Si hay flujo de aprobación asociado: Si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.

-

- Si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta del portal transaccional y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes.

- Si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.

Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”

Publicación Diferida



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Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el portal transaccional le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.

Una vez publicado el procedimiento

-Es de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información del mismo. -Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado.

- Cancelar proceso: el portal transaccional obligará a el usuario que justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). Esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. -Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en el portal transaccional, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan, a través de las opciones:

Consultas activas (sin estar logueado) Búsqueda de procedimientos de acceso público (estando logueado) El pliego de condiciones específicas podrá ser retirado por todo interesado a

través de la plataforma.



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Declaración Desierto

Imagen 56. Declaración Desierta

Si no se presentase ningún interesado a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones debidamente motivada. Esto se realizará a través de la herramienta de Mensajes, seleccionando la opción “Mensaje público”. -En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento.

Imagen 57. Aviso de Declaración Desierta



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3 APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO)

Las ofertas de los proveedores son recibidas en el portal transaccional con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la opción para iniciar el proceso de apertura, botón “Abrir”. Sólo se tendrá acceso al contenido del Sobre Económico.

Apertura y evaluación de sobre económico

El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El portal transaccional pública la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas.

Imagen 58. Ofertas Encriptadas

Una vez visualizado las ofertas se deberá seleccionar si se calificaran o descalificaran los pendientes. Una vez seleccionado las opciones se hará clic en el

botón .

Imagen 59. Calificar / Descalificar ofertas



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Los Oferentes que no integren en su Propuesta Económica la Garantía de Seriedad de Oferta conforme lo establezca el Pliego de Condiciones específicas quedan excluidos. La exclusión se realizará en la Fase de apertura, en la opción Descalificar, y justificando la causa de exclusión.

Imagen 60. Fase de apertura Calificar o Descalificar



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Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1:

Imagen 61. Vía 1 para evaluación económica

Vía 2:

Imagen 62. Vía 2 para evaluación económica



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El portal transaccional indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras y contrataciones genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios que podrán ser adjuntados en el paso documentos correspondientes a la fase de apertura, de esta forma peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas en el Portal Transaccional.

Imagen 63. Evaluación económica

Imagen 64. Análisis de la evaluación económica



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Imagen 65. Reporte de la evaluación económica



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3. EVALUACIÓN

Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento. Se puede realizar la evaluación en el portal transaccional o fuera del mismo. En el portal transaccional hay dos opciones distintas para hacer la evaluación:

1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, hay la opción “evaluación”

2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget “evaluación”.

Al hacer el clic en el botón “Evaluación” el portal transaccional muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos:

Bloque detalles del proceso:

Id procedimiento (relleno automático)

Id técnico (relleno automático).

Imagen 61. Bloque detalle del proceso de evaluación

Bloque información general:

Referencia de la evaluación (campo obligatorio)

Nombre de la evaluación

Imagen 66. Bloque Información general de evaluación

Después se le dará clic al botón crear.



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Imagen 67. Evaluación creada

Se le dará clic al botón “Crear análisis” para hacer el análisis de la evaluación.

Imagen 68. Crear análisis



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Imagen 69. Análisis de evaluación

Imagen 70. Evaluación comparativa creada



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Imagen 71. Análisis de la evaluación proveedores

Imagen 72. Puntuación de evaluación



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Imagen 73. Finalizar evaluación

Imagen 74. Evaluación admitida



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4. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN)

La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:

En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación.

A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la

entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.

A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base

en ese análisis.

En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación.

Siempre que se crea una adjudicación, el portal transaccional le asigna una

numeración única (ID de la adjudicación).

Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos:

1. Paso Información General

Bloque Título

• Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Tipo de Selección: campo rellenado automáticamente por el portal

transaccional. no editable. • Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por el

portal transaccional. no editable.

Imagen 75. Bloque titulo



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Bloque Resumen

• Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable).

• Título del proceso: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable).

• Descripción: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable).

• Fase: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. (Campo no editable).

• Otras Referencias/Id: Campo rellenado automáticamente por (Campo no editable).. No editable.

Imagen 76. Bloque Resumen

Bloque Datos Generales

• Referencia del Procedimiento: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional (Campo no editable).

• Título del proceso: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Proceso de selección: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional.

• Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

Imagen 77. Bloque Datos Generales



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Bloque Información del Contrato

• Tipo de Contrato: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Lugar de Ejecución: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Total Estimado: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

Imagen 78. Bloque Información del Contrato

Bloque Comentarios sobre Selección

• Comentario: Casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación.

Imagen 79. Bloque Comentarios a la Selección

Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir

Documento.”

Imagen 80. Bloque Anexos a la Adjudicación



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Bloque Configuración del Presupuesto

• Destino del gasto: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Origen de los recursos: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Integración Manual: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: Campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Documento justificativo: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Total Estimado: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

Imagen 81. Bloque Configuración del Presupuesto

Bloque de la Unidad de Compras

Imagen 82. Bloque Unidad de Compras

Bloque Aprobadores para la apertura

Imagen 83. Bloque Aprobadores para la apertura



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Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:

• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.)

• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por el portal transaccional. No editable.

• Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir.

• Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores.

• Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un comentario para una oferta en concreto.

• Opción para ver el detalle de la oferta.

Imagen 84. Clasificación

Bloque Lista Cantidades

Una vez confirmados los artículos a adjudicar el portal transaccional presenta la

lista final de los adjudicatarios, con la siguiente información:

• Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total



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• Contrato (el portal transaccional genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el portal transaccional le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato).

• Opción para evaluar el proveedor • Opción para ver la lista de los artículos • Borrar.



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Imagen 85. Lista de Cantidades

Seleccionado el proveedor se dará clic al botón agregar artículos y luego hacer clic en agregar seleccionado el portal transaccional habilitará un bloque Artículos a Seleccionar.

Imagen 86. Artículos a Seleccionar

Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”, para continuar. El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor está o no al día con el pago de impuesto con DGII y TSS. Si el resultado de la verificación es CERTIFICADO=FALSE, un mensaje con la respuesta debe ser mostrado en la pantalla y no deberá ser posible adjudicar el proveedor.

En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden seleccionar la opción “¿tiene acuerdo de pago?” (en este caso deberá adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago).



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Imagen 87. Anexar certificación del Proveedor

Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del servicio estar inactivo (configurado en la consola de Administración) debe ser posible continuar la adjudicación sin validación.

Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor

adjudicado, deberá pulsar el botón guardar, de esta manera, el Portal

Transaccional habilitará el paso 2 “Informe final”.

Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación,

el Portal Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación.

Bloque lista de proveedor Seleccionados

Una vez confirmado los artículos a adjudicar el Portal Transaccional presentará la

lista final de los adjudicatarios con la siguiente información:

o Nombre del proveedor o Descripción de los lotes (si existen) o número de artículos seleccionados o valor total de la oferta o Precio total estimado o Contrato (el Portal Transaccional generará automáticamente el

contrato y al pulsar sobre su referencia el Portal Transaccional direcciona a la creación del contrato)

o Tipo o Seleccionar proveedores o Borrar



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Imagen 88. Lista de proveedor Seleccionados

Una vez completados los pasos anteriores, se deberá pulsar el botón “Crear”, de esta manera el Portal Transaccional habilitará el paso 2 “Informe final”.

Informe final

El Portal Transaccional tendrá la opción de notificación a todos los proveedores que han enviado su oferta al proceso de compras, en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación o crearlo desde el mismo informe.

Imagen 89. Informe Final



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5 CREACIÓN DEL CONTRATO

Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados.

Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo.

Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.

Pasos del Contrato:

El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de ser enviado al proveedor.

Los pasos son los siguientes:

Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de

Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).

A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;

Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.

Paso 1.

Información general

Paso 2.

Condiciones

Paso 3.

Bienes y servicios

Paso 4.

Documentos del Proveedor

Paso 5.

Documentos del Contrato

Paso 6.

Configuración del procedimiento

Paso 7.

Ejecución del Contrato

Paso 8.

Facturas del Contrato

Paso 9.

Modificaciones del Contrato

Paso 10.

Incumplimientos



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Los estados del contrato son:

Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido

Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado “Aprobado”. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).


guÍa del proceso de compras menores · 2016. 10. 31. · proceso de compra actual con otro proceso...

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