håndbok for etablering av nav-kontor med … · web viewen veileder for deg som leder: om...

Håndbok for etablering av NAV-kontor med nedtellingskalender

2 Håndbok for etablering av NAV-kontorVersjon 1.0

2


InnholdsfortegnelseForord.................................................................................................................................4Oppbygging og bruk av håndboken....................................................................................5Suksessfaktorer..................................................................................................................7Overordnede krav og faglige prinsipper.............................................................................7Prosessfremstilling og kritisk tidslinje med avhengigheter.................................................8Data- og telefoniløsninger i NAV-kontoret...........................................................................91. Prioriterte mål - oppstartskriterier....................................................102. Målarbeid..........................................................................................11

2.1 Skape felles forståelse for målene med reformen.............................112.2 Kartlegge lokale forhold....................................................................112.3 Utarbeide virksomhetsplan med lokale mål for NAV-kontoret...........12

3. Samarbeid mellom kommune og stat...............................................133.1 Enighet om rammer og mål for etableringsprosessen......................133.2 Utarbeide og få besluttet lokal samarbeidsavtale.............................13

4. Prosjektorganisering.........................................................................154.1 Etablere prosjektorganisasjon...........................................................154.2 Utarbeide kommunikasjonsplan........................................................16

5. Tjenesteinnhold og samhandling......................................................175.1 Avklare statlig og kommunalt tjenesteinnhold i NAV-kontoret..........175.2 Avklare samhandling med andre aktører..........................................185.3 Avklare hvordan statlige forvaltningsoppgaver skal ivaretas............18

6. Arbeidsprosesser og -rutiner.............................................................206.1 Beskrive arbeidsprosesser i NAV-kontoret........................................206.2 Utarbeide HMS-, sikkerhets-, beredskaps- og kontorrutiner..............21

7. Roller, organisering og personalløp..................................................237.1 Tilsette mellomledere.......................................................................237.2 Utarbeide beskrivelse av den enkelte rolle.......................................237.3 Avklare organiseringen av NAV-kontoret..........................................247.4 Innplassere medarbeidere med roller og fullmakter.........................24

8. Kultur- og kompetanseutvikling........................................................268.1 Utarbeide lokal kompetanseplan......................................................268.2 Planlegge og gjennomføre nødvendige kompetansetiltak................278.3 Planlegge og gjennomføre tiltak for kulturbygging...........................27

9. Fysisk utforming, IKT og telefoni.......................................................299.1 Inngå avtaler om fordeling av utgifter og drift av NAV-kontoret.......299.2 Detaljering av kontorløsning og klargjøring av lokaler......................299.3 Detaljering av kontorløsning og klargjøring av lokaler......................31

3


ForordInnen utgangen av 2009 skal det i et likeverdig partnerskap mellom Arbeids- og velferdsetaten og den enkelte kommune etableres NAV-kontor i samtlige av landets kommuner. Denne håndboken anbefaler noen sentrale målsettinger for etableringen av NAV-kontoret. De viktigste er formulert som oppstartskriterier. Med utgangspunkt i disse oppstartskriteriene gir håndboken anbefalinger om aktiviteter som må finne sted lokalt for at disse skal nås og NAV-kontoret skal bli etablert samt tidsbruk knyttet til disse aktivitetene.

Organisering og ledelse av den lokale etableringsprosessen må den enkelte kommune og Arbeids- og velferdsetaten lokalt ta stilling til. Håndboken anbefaler at etableringen av kontoret organiseres som et prosjekt.

Hovedbruker av håndboken er den fremtidige lederen av NAV-kontoret/prosjektleder med ansvar for etablering av NAV-kontoret. Dette bør være samme person og omtales i håndboken som prosjektleder.

Vi anbefaler sterkt at den fremtidige lederen av NAV-kontoret er på plass senest seks måneder før kontoret skal åpne. Ut fra erfaringene med NAV-pilotkontorene vil dette gi bedre ledelse og lette overgangen fra utviklings- og omstillingsarbeidet til regulær drift.

Hvor lang tid det tar å etablere et NAV-kontor vil avhenge av en lang rekke lokale forhold. Håndboken omhandler sentrale aktiviteter som må gjennomføres de siste seks månedene før et kontor kan åpne. Kortere tidsrom anbefaler vi ikke. Det forutsettes da at den enkelte kommune og Arbeids- og velferdsetaten lokal har avklart hvor NAV-kontoret skal være lokalisert, valgt lokaler, rekruttert NAV-leder, forberedt arbeidet med lokal samarbeidsavtale, samarbeid og involvering av tillitsvalgte, og annet sentralt forarbeid.

Håndboken inneholder ikke en uttømmende liste over alle de aktiviteter som skal gjøres lokalt før kontoret er etablert. Den forutsetter at prosjektlederen har eller skaffer seg nødvendig kompetanse knyttet til gjennomføringen av denne type prosjekt.

Håndboken kan heller ikke gi noen fullstendig oppskrift på hvordan prosjektleder, rådmann og NAVs fylkesdirektør legger forholdene til rette for en god prosess. Vi vet imidlertid at dialog og lokalpolitisk forankring er en forutsetning for å få til gode løsninger og et vellykket sluttprodukt.

Lykke til med etableringen av kontoret!

(Sign) (Sign)Olav Ulleren Tor Saglie

Administrerende direktør DirektørKS Arbeids- og velferdsdirektoratet

4


Oppbygging og bruk av håndbokenDette er en håndbok for etablering av NAV-kontor. Håndboken er et hjelpemiddel som gir anbefaleringer knyttet til aktiviteter som må finne sted for at kontoret skal bli etablert, og tidsbruk knyttet til disse aktivitetene. Håndboken omhandler sentrale aktiviteter som må gjennomføres de siste seks månedene før kontoret kan åpne. Håndboken har ikke ambisjon om å si noe om en lang rekke aktiviteter som må være gjennomført i linjeorganisasjonene i forkant av disse siste seks månedene før åpning av kontoret. Håndboken har ei heller ambisjon om å si noen om driften av det fremtidige kontoret etter at det er etablert.

Håndboken er en sammenstilling av tidligere plan- og prosessdokumenter benyttet i forbindelse med etablering av NAV-pilotkontorene. Håndboken erstatter de tidligere således følgende dokumenter:

Håndbok for innføring av innhold i NAV-kontor (publisert 27.06.06)1

Plan for etablering av pilotkontor (distribuert 30.03.06) Milepælsoversikt for etablering av pilotkontor (distribuert 18.08.06) Aktivitetsoversikt for oppfølging av pilotkontor (distribuert 03.11.06)

Håndboken består av to deler: Nedtellingskalender (Excel-dokument) og informasjonshefte (Word-dokument). Nedtellingskalenderen og informasjonsheftet har identisk struktur. Begge dokumentene er bygd opp tematisk og hvert kapittel (hovedaktivitet) inneholder oversikt over delaktiviteter som er sentrale i etableringsprosessen.

Nedtellingskalenderen er bygd opp med arkfaner som korresponderer med kapitlene i informasjonsheftet. Nedtellingskalenderen gir en oversikt over sentrale hoved- og delaktiviteter som det må arbeides med i etableringsprosessen samt en anbefaling på når aktivitetene skal påbegynnes og avsluttes for at kontoret skal være ferdig etablert innen planlagt dato for oppstart. En nærmere veiledning for bruk av nedtellingskalenderen finnes på arkfane ”Forside” i nedtellingskalenderen.

Informasjonsheftet er ment å være et oppslagsverk der man kan slå opp dersom det er behov for mer informasjon om aktivitetene som er listet opp i nedtellingskalenderen. I informasjonsheftet finnes også oversikt over dokumenter, maler, linker til intra- og internett, mv. som er relevante for gjennomføring av aktivitetene. I informasjonsheftet finnes også henvisninger til maler som kan benyttes i gjennomføringen av den enkelte aktivitet. Fra nedtellingskalenderen er støtteteksten og utfyllende informasjon i informasjonsheftet tilgjengelig via lenker fra den aktuelle arkfane.2

Det anbefales at brukeren av håndboken gjør seg kjent med hele informasjonsheftet og refererte dokumenter før man starter arbeidet med å utvikle lokale planer og aktivitetsoversikter.

Nedtellingskalenderen kan utvides til å inneholde en fullstendig, lokal aktivitetsoversikt. Alternativt kan man i det enkelte lokale etableringsprosjekt utarbeide en lokal aktivitetsoversikt i et eget dokument, og bruke nedtellingskalenderen som en rettesnor i dette arbeidet.

I arbeidet med å tilpasse nedtellingskalenderen til lokale forhold må prosjektleder ta stilling til følgende problemstillinger for å skaffe en uttømmende oversikt over alle delaktiviteter:

1) Hvilke aktiviteter må gjøres før NAV-kontoret kan åpnes?1 Håndbok for innføring av innhold i NAV-kontor vil fremdeles være tilgjengelig på Navet (det statlige intranettet) og på Kommunenavet (http://kommune.nav.no). 2 For at hyperlenkene i nedtellingskalenderen skal fungere må nedtellingskalenderen og informasjonsheftet være lagret i samme mappe på server/pc. Hvis informasjonsheftet blir lagret under ett nytt navn må hyperlenkene fra nedtellingskalenderen til informasjonsheftet oppdateres.

5


2) Når må disse aktivitetene være gjennomførte og når må aktivitetene starte opp for at de skal være gjennomførte innen den aktuelle dato?

3) Hvem er (hoved-)ansvarlig for å gjennomføre aktivitetene?

Svarene på disse spørsmålene vil være avhengige av lokale forhold, blant annet størrelsen på den kommunen hvor kontoret skal etableres. Håndboken skiller ikke mellom små og store kommune i sine anbefalinger over hvilke aktiviteter som må gjennomføres før kontoret kan åpne. Bruker av håndboken må selv foreta en vurdering av nødvendige aktiviteter basert på en lang rekke lokale forhold, også kommunestørrelse.

All informasjon knyttet til etablering av NAV-kontor vil i løpet av desember 2006 bli samlet under èn lenke på det statlige intranettet (Navet // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor) og deretter bli holdt løpende oppdatert. Tilsvarende informasjon som finnes på Navet vil også være tilgjenglig på internett gjennom http://kommune.nav.no (Kommunenavet).3 Det pågår faglig utviklingsarbeid på flere områder, f eks utarbeides det strategier for oppfølging av brukere, for sykefraværsarbeid, og for markedsarbeid og arbeidslivskontakt. Etter hvert som dokumenter, retningslinjer eller strategier innen disse utviklingsområdene foreligger vil disse bli gjort tilgjengelige på intra- og internett. Brukere av håndboken anbefales derfor gjennom hele etableringsprosessen å holde seg orientert om den informasjonen som er tilgjengelig på intra- og internett.

3 http://kommune.nav.no vil være tilgjengelig fra medio januar 2007.

6


Suksessfaktorer En god prosess – dialog og forankringEn god dialog mellom alle aktører er avgjørende for hvilke mål man setter, hvordan man arbeider for å nå målene og for å finne gode løsninger. Særlig viktig forankringen av prosjektet i kommune og stat.

Vi anbefaler sterkt at: Reformens visjon, vedtatte mål og hovedtrekkene i prosjektgjennomføringen må

være godt forankret hos beslutningstagere og ansatte. Lokal prosjektplan angir 2-3 verdier som skal ligge til grunn for samarbeidet i

prosjektet. Det skapes møtepunkter blant beslutningstagere og ansatte som sikrer god

kommunikasjon. Prosjektlederen forstår og utnytter både formelle og uformelle beslutningsarenaer. Prosjektlederen evner å skape et miljø for en god dialog. Dialog og forankring vies kontinuerlig oppmerksomhet.

Vi forutsetter at prosjektlederen har eller tilegner seg den kompetansen/erfaringen dette krever. Fylkesdirektør og rådmann har et klart ansvar for å bidra til dialog og nødvendig forankring.

Øvrige suksessfaktorer for etablering av kontoret er: God samordning mellom prosjekt og linjeorganisasjonene Prosjektets mandat definerer oppgaver, ansvar og fullmakter som ligger til

prosjektet, og det settes klare mål for etableringen av kontoret. Det etableres arenaer og prinsipper for hvordan uklarhet eller uenighet omkring

oppgaver, ansvar og fullmakter skal identifiseres og løses.

MedbestemmelseEtablering av et NAV-kontor er en omstillingsprosess. I denne omstillingsstillingsprosessen er et godt samarbeid mellom tillitsvalgte og ledelsen en forutsetning for å skape en forutsigbar og ryddig prosess. I forbindelse med organisering av det lokale etableringsprosjektet er det viktig å avklare hvordan medbestemmelse skal utøves. Utøvelse av medbestemmelse i NAV-kontoret må også avklares i forhold til medbestemmelse i kommunen for øvrig og på fylkesnivå i statsetaten. Ansvar for å få på plass disse avklaringene tilligger rådmann, NAVs fylkesdirektør og prosjektleder/leder av NAV-kontoret.

Overordnede krav og faglige prinsipperDen største faglige utfordringen i etableringen av kontoret vil være å få på plass ”NAV-faget”. I dette legges faglig samordning av tjenestene som skal tilbys brukerne for å nå målsettingen med reformen. Punktene nedenfor beskriver det faglige nivået kontoret bør ha ved oppstart.

1. Brukerne skal oppleve en rask og helhetlig behovsavklaring og et samordnet og kvalitativt godt tjenestetilbud

2. Kontorene skal utformes slik at det legges til rette for egenaktivitet, blant annet gjennom selvbetjeningsløsninger

3. Kontorene skal organiseres slik at man frigjør ressurser til oppfølgingsoppgaver4. Beslutningsmyndighet skal ligge nær brukeren5. Det skal legges til rette for tett og individuelt tilpasset oppfølging 6. Brukere som har behov for sammensatte tjenester og tjenester fra etaten over tid

skal tilbys en kontaktperson og få tilbud om individuell plan7. Kontorene skal sikre god samhandling med arbeidsgivere og andre aktører som

understøtter en god måloppnåelse

7


Prosessfremstilling og kritisk tidslinje med avhengigheter

Figur 1 Trinn i etableringsprosessen

NAV, 06.12.2006 Side 13

Kritisk tidslinje og hovedfaser i etablering av lokalt NAV-kontor, med avhengigheter

0-1-2-3-4-5-6-7-8-12 til -9måneder før åpning

IKT (og telefoni)Etablering av NAV basis IKT

Krav-spesifikasjon

EØS utlysning(anbudskonkurranse)

Lokaler(mulig tidslinje – vil variere ift. lokale forhold)

OmbyggingInngåelse av leiekontrakt

Ledelserekruttering(tidslinje baserer seg på ekstern rekruttering da denne er lengst)

Krav ogannonsering

Intervjuer/innstilling

Eventuell 3 måneders oppsigelsestid

Faglig innhold ogpersonalløpet Bruker

beskrivelserArbeids-

prosesserRolle-

beskrivelser BemanningVisjon og mål

Kompetansebyggingiht. definerte roller

Inngåelse av lokalsamarbeidsavtale

Enighet om hovedpunkter (administrativt nivå)

Politiskbehandling

= Avhengigheter

Figur 2 Kritisk tidslinje for etablering av NAV-kontoret

8


Data- og telefoniløsninger i NAV-kontoretIKT og telefoni byr på utfordringer, blant annet fordi stat og kommune må gjøre store tilpasninger i sine systemer for å få en integrert IKT-løsning i NAV-kontoret. Der staten er pålagt effektiv og konsistent utvikling og drift av nasjonale applikasjoner, har kommunene utviklet individuelle løsninger basert på krav fra ansatte, innbyggere og andre lokale forhold.

Arbeids- og velferdsetaten jobber med å utrede om det er mulig å utarbeide telefoni- og dataløsninger som i større grad tar hensyn til lokale behov. Dette arbeidet forventes å være klart i andre halvår 2007.

De neste tre årene skal det i snitt etableres en NAV-lokasjon annenhver dag. Dette krever standardiserte løsninger og sentral koordinering. Staten har ingen mulighet verken teknisk eller økonomisk til å spesialtilpasse sine løsninger til hver enkelt kommunes særegne behov. Pr. 31.12.2006 er det bare to løsninger som ivaretar det lokale NAV-kontorets behov for IKT-løsninger, hvor vi anbefaler den integrerte løsningen.

Den integrerte løsningen omtales som ”NAV IKT basisløsning”. Den er godkjent av daværende Arbeids- og sosialdepartementet, og utarbeidet av en arbeidsgruppe med deltagere fra Aetat, trygdeetaten, SHdir og KS. Hovedelementene i NAV IKT basisløsning er:

Felles e-post og kalender. Kalenderen viser oversikt over de som jobber i NAV-kontoret

Felles NAV-arbeidsflate med tilgang til: o vanlige kontorstøtteverktøy o statlige saksbehandlersystemero kommunens sosialsystemo internett og felles intranett

Personkort (felles oversikt over nøkkeldata om brukeren på tvers av saksbehandlingssystemene Arena, Infotrygd og kommunens sosialsystem)

Telefoni. Det etableres en felles telefoniløsning og nye telefonnummer for alle medarbeiderne i Arbeids- og velferdsdirektoratet og på NAV-kontoret.

Staten dekker en stor andel av kostnadene for den enkelte kommune i den integrerte løsningen.

Det eneste reelle alternativ til NAV IKT basisløsning er at stat og kommune hver for seg setter opp separate data- og telefoniløsninger. Der vil saksbehandlerne måtte ha to pc’er og to telefoner å forholde seg til. Denne løsningen anbefaler vi ikke.

9


1. Prioriterte mål - oppstartskriterierOppstartskriteriene er sentrale anbefalinger som gjelder mål for faglig nivå, organisering, ledelse og fysisk etablering for NAV-kontoret ved oppstart. Kommune og stat lokalt må bli enige om hvorvidt disse oppstartskriteriene er tilpasset det lokale ambisjonsnivået.

Gjennom lokale diskusjoner om oppstartskriterier må man også være bevisste andre forhold som må være avklart før et NAV-kontor skal kunne åpne. Dette gjelder særlig forhold som er lovpålagte eller som følger av krav til hvordan et offentlig kontor skal etableres og drives. Gjennom denne prosessen vil de lokale målene bli definert.

Det anbefales at man lokalt som et minimum har blitt enige om at NAV-kontoret skal ha nådd følgende tilstand før det kan åpne:

Anbefalt tilstand ved oppstart av kontoret1. Lokal samarbeidsavtale er undertegnet og politisk behandlet i kommunen. 2. Lokale mål er definert, og ansatte har vært gjennom en forankringsprosess av målene

med reformen. 3. Ledelse med nødvendige fullmakter er på plass. 4. Alle medarbeidere er innplassert ihht gjeldende personalreglement, og fått tildelt klart

beskrevne roller. Plan for kompetansetilføring slik at ansatte kan fylle rollene er utarbeidet.

5. Organisering og dimensjonering er tilpasset lokal brukersituasjon. Arbeidsprosessene i kontoret er beskrevet slik at bruker møter et samordnet mottak og en samordnet oppfølgingstjeneste.

6. Plan for markedsarbeid og arbeidslivskontakt samt oppfølging av prioriterte brukergrupper er godkjent.

7. Operative IKT-løsninger som understøtter arbeidsprosessene er på plass og kan betjenes av ansatte.

8. Rutiner for HMS-, informasjonssikkerhet og beredskap samt arkiv- og interne økonomirutiner er på plass.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Prioriterte mål -

oppstartskriterier Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Prioriterte mål - oppstartskriterier Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Rammeavtale mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om NAV Veileder til lokal samarbeidsavtale

10


2. MålarbeidHensikten med denne aktiviteten er å utarbeide en lokal virksomhetsplan for NAV-kontoret som er basert på NAV-reformens mål og verdier. For å kunne utarbeide en virksomhetsplan er det nødvendig å ha foretatt en kartlegging av lokale forhold og vurdert disse forholdene opp mot kontorets ressurssituasjon.

2.1 Skape felles forståelse for målene med reformen

Delaktiviteten skal sikre at hovedmålene og verdiene med reformen og målbildet for NAV-kontoret er forankret hos alle ansatte, og tilpasset lokale utfordringer og rammebetingelser. Bildet av hva NAV-kontoret skal være, hva det skal oppnå, hva det bør inneholde og hvordan det skal oppleves av brukerne skal være et utgangspunkt for den videre planleggingen av etableringen av NAV-kontoret.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Alle medarbeiderne kjenner målene

med reformen og er bevisste på det nye.

Medarbeidere, brukere og involverte parter er inneforstått med hva målene for NAV-kontoret er.

Snakk om hovedmålene og verdiene i reformen og hva det betyr for ansatte og brukere. Vær konkret, eksemplifiser.

Gjennomgå ønsket fremtidsbilde for NAV-forvaltningen: Hva som er nytt, hva NAV-kontorene må oppnå og hva som må gjøres for å få det til?

Bli kjent med funksjonene i NAV-kontoret.

Bli kjent med hovedoppgavene til NAV-kontoret og hva målet med arbeidet skal være.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Målarbeid Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Målarbeid St.prp. 46 (2004-2005) Ny arbeids- og velferdsforvaltning St.meld. 9 (2006 – 2007) Arbeid, velferd og inkludering Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Samtalepakke 1 Basiskompetanse (versjon 2.0)

2.2 Kartlegge lokale forhold

Aktiviteten skal gi et godt fundament for planleggingen av kontorets virksomhet og gi grunnlag for å vurdere dimensjonering av virksomheten, planlegging av tjenester og virkemidler i den enkelte kommune samt for vurdering av samhandling med samarbeidspartnere og andre enheter.

11


Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Kontoret har det nødvendige

datagrunnlaget for utarbeidelse av lokal tjenestestrategi og dermed kunnskapsgrunnlaget for koordineringen av velferdspolitikken lokalt og mot tilgrensende kommuner og statlige spesialenheter.

Kontoret har det nødvendige grunnlaget for å utarbeide en realistisk virksomhetsplan.

Få oversikt over resultat- og styringskrav for NAV-kontoret.

Kartlegge ressurser, herunder lønns-, drifts- og stønadsbudsjetter.

Skaffe faktaoversikt over publikumstilstrømning og brukerbeholdning.4

Skaffe faktaoversikt om kommunens demografi.5

Skaffe faktagrunnlag om arbeidsmarkedet.6


kapittel Målarbeid Standard statlig tjenestemeny Veileder til lokal samarbeidsavtale

2.3 Utarbeide virksomhetsplan med lokale mål for NAV-kontoret.

Delaktiviteten skal sikre at lokal virksomhetsplan for videre drift av kontoret er utarbeidet og vedtatt før åpning.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Virksomhetsplan for kontoret er

utarbeidet og vedtatt. Arbeidet med virksomhetsplan bør ta

utgangspunkt i partenes eksisterende planverk.

Arbeidet med virksomhetsplan bør forankres blant ansatte.


kapittel Målarbeid Mål og disponeringsbrev til NAV-kontoret fra både stat og kommune, el lign Veileder til lokal samarbeidsavtale

4 Hente historikk fra de tre tidligere kontorene og se hva som faktisk er gjort i forhold til brukerne i kommunen (Andel besøkende pr dag, hvem er de og når kommer de, hva etterspør de av tjenester, hvor mange trenger jobb, inntektssikring, oppfølging ved sykemelding, attføring, rehabilitering, tverrfaglig oppfølging, kontantstøtte, boligstøtte, etc. Hvor mange (langtids-) sosialklienter er det i kommunen.) Bearbeid datagrunnlaget og vurder forventet tilstrømming til kontoret f eks ett år frem i tid. 5 Befolkningsgrunnlag og –struktur, brukersammensetning, ledighetsstruktur, sykefravær, utdanningsnivå, etc.

6 Skaffe oversikt over næringsliv, utdanningsinstitusjoner, arbeidsmarkedsbedrifter, tiltaksarrangører, IA-virksomheter, samarbeidspartnere og bransjer i kommunen/regionen.

12


3. Samarbeid mellom kommune og statHensikten med denne aktiviteten er å få på plass en lokal samarbeidsavtale samt å få etablert klare rammer og mål for etableringsprosessen. Aktiviteten er en videreføring av forutgående samarbeid mellom den enkelte kommune og Arbeids- og velferdsetaten.

3.1 Enighet om rammer og mål for etableringsprosessen

Delaktiviteten skal sikre at kommune og stat er enige om sentrale rammer og mål for etableringsprosessen.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Intensjonsavtale for

etableringsprosessen er undertegnet. Enighet om rammer og mandat for

styring og rapportering i etableringsprosessen.

Avklart roller og ansvar i prosessen, herunder prosjektleder er på plass.

Avklart rammer for medbestemmelse i etableringsprosessen.

Avklart rammer for brukermedvirkning i etableringsprosessen.

Avklart prinsipper for tjenesteinnhold i NAV-kontoret.

Avklart prinsipper for ledelse av NAV-kontoret.

Enighet om kriteriene for åpning av NAV-kontoret.

Etabler faste og regelmessige arenaer for samarbeid på strategisk og operativt nivå.

Rådmann og fylkesdirektør etablerer rutiner for oppfølging av etableringsprosessen.

Fokuser på dialog og forankring. Skap forståelse for og kunnskap om

forutsetningene for samarbeid mellom kommune og stat. Del kunnskap om hverandres virksomhetsområder.

Sørg for at medarbeidere har kjennskap til betingelsene for etableringsprosessen.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Samarbeid kommune

og stat Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Samarbeid kommune og stat St.prp. 46 (2004-2005) Ny arbeids- og velferdsforvaltning St.meld. 9 (2006 – 2007) Arbeid, velferd og inkludering Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Rammeavtale mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om NAV Veileder til lokal samarbeidsavtale Mal for intensjonsavtale (må utarbeides) Rapport – ”Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i

NAV-kontor” Samarbeidspartnere for NAV-kontor

3.2 Utarbeide og få besluttet lokal samarbeidsavtale

Delaktiviteten skal sikre at lokal samarbeidsavtale er undertegnet og politisk behandlet i god tid før åpning av NAV-kontoret. Undertegnet og politisk godkjent lokal samarbeidsavtale er en forutsetning for å kunne åpne NAV-kontoret.

13


Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Lokal samarbeidsavtale med tilhørende

avtaler er undertegnet av kommune og stat og politisk behandlet i kommunen.

Det er tett samarbeid med prosjektleder, kommunen og NAV fylkesledd i arbeidet. Konkret ansvarsfordeling i arbeidet vil avhenge av lokale forhold.

Utkast til lokal samarbeidsavtale oppdateres i takt med arbeid med andre aktiviteter i etableringen av NAV-kontoret.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Samarbeid kommune

og stat Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Samarbeid kommune og stat Veileder til lokal samarbeidsavtale

14


4. ProsjektorganiseringHensikten med aktiviteten er å avklare roller og ansvar for etablering av NAV-kontoret. Organiseringen av arbeidet med etablering av kontoret vil være opp til det enkelte prosjekt.

Det en forutsetning for etableringen av NAV-kontoret at brukermedvirkning og medbestemmelse finner sted. Brukermedvirkning i etableringsprosessen kan f eks skje gjennom deltakelse i referansegrupper eller gjennom et brukerutvalg. Medbestemmelse lokalt skjer gjennom eksisterende medbestemmelsesapparat i kommune og stat. Forventningsavklaring – både internt i NAV-kontoret og eksternt overfor befolkning, brukere og samarbeidspartnere - er en viktig del av arbeidet med etablering av NAV-kontoret. Gjennom utarbeidelse og bruk av en kommunikasjonsplan vil man kunne sørge for slike forventningsavklaringer.

4.1 Etablere prosjektorganisasjon

Delaktiviteten foreslår hvordan organisering av det lokale etableringsprosjektet kan foregå. Dette gjelder i de tilfeller hvor man lokalt velger å organisere arbeidet med etablering av NAV-kontor som et formelt prosjekt. Det er viktig ved etableringen av prosjektorganisasjonen å ivareta hensyn til kommunikasjon og forankring.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Mandat for prosjektet et gitt. Prosjektet er organisert med

prosjektgruppe og arbeidsgrupper. Prosjektplan og andre

prosjektdokumenter er utarbeidet. Rutiner for rapportering er etablert. Roller og ansvar i prosjektgruppen er

tildelt. Kriterier for avslutting av prosjektet er

avtalt. Brukerutvalg for etableringsprosessen

er etablert. Det er avklart hvordan

medbestemmelse skal utøves.

Støtte til utforming av lokal prosjektorganisasjon fås fra utviklingsprosjektet i NAV fylkesledd. Mange kommuner har også stor kompetanse med prosjekt som arbeidsform.

Det lokale etableringsprosjektet bør utarbeid kriterier for hvordan selve etableringsprosjektet bør avsluttes, f eks krav til sluttrapport, dokumentasjon/ slutthåndtering av rapporter mv, formell avlevering fra prosjektorganisasjonen til linjeorganisasjonen, mv.

Gjennomføring av en interessentanalyse vil gi oversikt de aktører og arenaer som prosjektet må forholde seg til i sitt arbeid.

Håndbok for etablering av NAV-kontor brukes som utgangspunkt for arbeidet med lokal prosjektplan, mv.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Prosjektorganisering Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Prosjektorganisering Rammeavtale mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om NAV Veileder til lokal samarbeidsavtale Maler for prosjektdokumenter (link til Navet og Kommunenavet) Innføringsbok i prosjektarbeid, f eks

o Jessen, Svein Arne (2005): Prosjektledelse trinn for trinn: en håndbok for ledelse av små og mellomstore prosjekter (1. utgave). Universitetsforlaget, Oslo.

o Andersen, Erling S (2005): Prosjektledelse: et organisasjonsperspektiv (1. utgave). NKI-forlaget, Bekkestua.

Rapport – ”Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i NAV-kontor”

15


4.2 Utarbeide kommunikasjonsplan

Hensikt med aktiviteten er å sikre riktig og god informasjonsflyt internt i det fremtidige NAV-kontoret og eksternt overfor innbyggere i kommunen, samarbeidspartnere og næringsliv. Kommunikasjonsplanen skal også avklare roller og ansvar for informasjonsarbeidet og arenaer for kommunikasjon. God tilgang til korrekt informasjon er en forutsetning for medvirkning og innflytelse i arbeidet med etableringen, både for brukere og ansatte.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Kommunikasjonsplan er utarbeidet. Kommune og stat er koordinerte i sitt

informasjonsarbeid. Kontoret har rutiner for å kommunisere med

brukere og samarbeidspartnere i uforutsette situasjoner, f eks hvis telefon- og dataløsninger er nede.

Prinsipper for mediehåndtering er utarbeidet, inkludert ansvarsfordeling i informasjonsarbeidet mellom NAV-kontoret, kommunens administrasjon og NAV fylkesledd.

Kommunens kommunikasjonsansvarlig og kommunikasjonsrådgivere i NAV fylkesledd vil kunne gi støtte til utarbeidelse av kommunikasjonsplan.

Tenk igjennom hvorfor informasjonen skal gis, hvem trenger informasjon, hvilken informasjon skal gis, hvordan skal informasjonen kommuniseres, når skal informasjonen gis, hvilke informasjonsarenaer og – kanaler bør etableres (interessentanalyse).

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Prosjektorganisering Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Prosjektorganisering Lokal kommunikasjonsplan – en ramme

16


5. Tjenesteinnhold og samhandlingHensikten med aktiviteten er å avklare hvilke tjenester som kommune og stat tilbyr i NAV-kontoret. For å sikre et helhetlig tjenestetilbud til kommunens innbyggere er det nødvendig å avklare hvordan NAV-kontoret skal samhandle med kommunale og statlige enheter, næringsliv og andre samarbeidspartnere. Dette for å sikre at brukerne opplever en rask og helhetlig behovsavklaring og et samordnet tjenestetilbud.

Det er viktig at arbeidet med delaktivitetene i dette kapitlet skjer i parallell, og at kontorets samlede tjenester, grensesnitt mot øvrige enheter samt håndtering av statlige forvaltningsoppgaver bidrar til å nå målene med reformen.

5.1 Avklare statlig og kommunalt tjenesteinnhold i NAV-kontoret

Delaktiviteten skal skape en felles tjenestemeny for NAV-kontoret, bygget opp rundt brukers behov samt forankre og øke bevisstheten rundt målet med og innholdet i de enkelte tjenestene.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Kontoret har en felles tjenestemeny

basert på brukernes behov i gjeldende kommune.

Det er avklart om kontoret skal være tilknyttet kundesenter.

Kontoret har klare og tydelige rutiner for hvordan kanalisere brukere til selvbetjeningsløsninger.

Alle på kontoret har en felles bevissthet rundt den nye tjenestemenyen, de enkelte tjenestenes egenskaper, kontorets brukergrupper og formålet med tjenestene.

Tjenestene i NAV-kontoret er rettet inn mot målene i reformen.

Grensesnittet mot øvrige kommunale og statlige tjenester er avklart.

Få oversikt over kommunale og statlige tjenester i NAV-kontoret.

Planlegge tjenesteinnholdet i kontoret basert på kartleggingen av lokale forhold.

Sette opp kontorets felles tjenestemeny og sortere denne i ulike tjenesteområder.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Tjenesteinnhold og

samhandling Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Tjenesteinnhold og samhandling St.prp. 46 (2004 – 2005) Ny arbeids- og velferdsforvaltning St.meld. 9 (2006 – 2007) Arbeid, velferd og inkludering Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Tjenesteinnhold i NAV-kontoret Standard statlig tjenestemeny for NAV-kontor Veileder til lokal samarbeidsavtale Samarbeidspartnere for NAV-kontor Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Link til informasjon om tilknytting til kundesenter (må utarbeides)

5.2 Avklare samhandling med andre aktører

Delaktiviteten skal sikre et tydelig grensesnitt og gode rutiner for samhandling mellom NAV-kontoret og andre aktører. Et eksempel på dette er rutiner for hvordan NAV-kontoret

17


tilbyr tjenester i forhold til helsesektoren, utdanningsinstitusjoner og andre aktører som har tjenester som grenser opp mot det som NAV-kontoret leverer. Selv om planene for oppgavedeling mellom NAV-kontor og spesialenheter ikke er klarlagt på alle punkter, er det er viktig at NAV-kontorene er forberedt på at dette vil komme. Denne prosessen er en viktig forutsetning for gjennomføring av NAV-reformen. Organisering av tjenestene er også en sentral del av lokal samarbeidsavtale mellom kommune og stat.Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Grensesnittet mot øvrige kommunale og

statlige tjenester er avklart. Det er avklart om kontoret skal være

tilknyttet kundesenter. Det er utarbeidet klare og gode

samhandlingsrutiner mellom NAV-kontoret og øvrige aktører.

Formalisert samarbeid med viktigste samarbeidspartnere er opprettet.

Opprette dialog om samhandling med statlige spesialenheter, andre NAV-kontor, samarbeidspartnere og øvrige aktører, f eks helse/omsorg, utdanning, arbeidsmarkedsbedrifter, partene i arbeidslivet, arbeidstilsyn og tiltaksleverandører, m fl.

Avklar hvordan brukerhenvendelser skal håndteres ved NAV-kontoret dersom saken behandles hos spesialenhet.



kapittel Tjenesteinnhold og samhandling Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Tjenesteinnhold i NAV-kontoret Standard statlig tjenestemeny for NAV-kontor Samarbeidspartnere for NAV-kontor Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Veileder til lokal samarbeidsarbeidsavtale Link til informasjon om tilknytting til kundesenter (må utarbeides)

5.3 Avklare hvordan statlige forvaltningsoppgaver skal ivaretas

Delaktiviteten skal sikre at en så langt som mulig kan skille ut de oppgavene som ikke krever brukernærhet til en egen avdeling internt i NAV-kontoret, eller en egen spesialenhet i fylket. Målet med aktiviteten er å få lagt et mest mulig effektivt skille mellom oppgaver som krever brukersamhandling og oppgaver som ikke krever brukersamhandling samt å skille ut enkle oppgaver innenfor dette tjenesteområdet for hurtig betjening.

18


Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Kontoret har identifisert oppgaver og

arbeidsprosser innenfor økonomiske ytelser som ikke krever brukersamhandling

Mest mulig av arbeidet med økonomiske ytelser som ikke krever brukernærhet er skilt ut og samlet i egen avdeling internt i kontoret eller i spesialenhet.

Kontoret har avklart rutiner for hvordan de økonomiske ytelsene tilbys brukerne, og forberedt seg på at disse rutinene vil endres når oppgavene knyttet til statlige økonomiske ytelser reorganiseres i NAV.

Det er avklart hvordan kontoret og den enkelte medarbeider skal håndtere tildeling av rammebevilgninger og tilskudd, f eks tildelinger til arbeidsmarkedstiltak.

Kontoret har avklart hvordan kompetanse opprettholdes på ytelsesområdene i NAV-kontoret der saker blir behandlet andre steder.

Forberede kontoret på signaler som er gitt om framtidig oppgavedeling mellom NAV-kontoret og spesialenheter gjennom å starte opp arbeidet med å skille ut ikke-brukernære produksjonsoppgaver selv om videre utviklingsløp ikke er klarlagt (gjelder statlige økonomiske ytelser).

Identifisere de oppgaver og arbeidsprosser for økonomiske ytelser som ikke krever brukersamhandling og kan legges bort fra publikumsmottaket.

Vurdere og avklare hvordan vilkår for økonomiske ytelser skal følges opp.

Identifisere interne og eksterne grensesnitt mellom oppgavene og lage rutiner for best mulig arbeidsflyt i kontoret og i fylket.



kapittel Tjenesteinnhold og samhandling Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Tjenesteinnhold i NAV-kontoret Standard statlig tjenestemeny for NAV-kontor Samarbeidspartnere for NAV-kontor Veileder til lokal samarbeidsavtale Link til informasjon om statlige spesialenheter (må utarbeides)

19


6. Arbeidsprosesser og -rutiner Alle medarbeidere skal kjenne de felles prinsipper for arbeidsmetoder i NAV som skal bidra til å forenkle arbeidet og til å gjøre bistandsløpene mer forutsigbare for brukerne samt sikre likebehandling i forvaltningen. Aktiviteten skal bidra til å sikre kontinuitet og forutsigbarhet for den enkelte ansatte ved at de får kjennskap til hvordan tjenestene leveres fra første brukerkontakt til brukeren når målet om arbeid eller økt deltakelse. Aktiviteten skal bidra til at medarbeiderne arbeider systematisk for å avdekke og imøtekomme brukernes behov.

6.1 Beskrive arbeidsprosesser i NAV-kontoret

Delaktiviteten skal sikre at medarbeidere i NAV-kontoret er kjent med modellen for arbeidsprosesser. Med arbeidsprosesser forstås de kjeder av tjenester og samhandlingsmønstre rettet mot brukerne som fører fra en førstehenvendelse til et endelig mål for brukeren. Arbeidet med arbeidsprosessene i NAV-kontoret skal sikre at kontoret gir brukerne et samordnet og individuelt tilpasset tjenestetilbud, og at kontoret legger til rette for aktiv brukermedvirkning.

20


Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Medarbeidere har kunnskap om den

overordnede modellen for arbeidsprosesser i NAV-kontoret.

Kontoret har tydelige beskrivelser for arbeidsprosesser innenfor mottak, oppfølging, forvaltning og markedsarbeid/arbeidslivskontakt.

Kontoret har tydelig beskrivelse av hvordan man møter brukerne i ulike faser i oppfølgingsløpet.

Arbeidsprosessene i kontoret skal sørge for at brukere opplever et koordinert tjenestetilbud med fokus på arbeid og deltakelse.

Det er avklart om kontoret skal være tilknyttet kundesenter.

Kontoret har klare og tydelige rutiner for hvordan kanalisere brukere til selvbetjeningsløsninger.

Rutiner for saksgangen innad i den enkelte avdeling/team og mellom avdelinger/team i NAV-kontoret er på plass.

Kontoret har en tydelig og praktisk orientert beskrivelse av hvordan brukermedvirkning skal finne sted.

Arbeidet med aktiviteten forutsetter at kontoret har oversikt over brukerbeholdning.

Arbeid med aktiviteten bør foregå i arbeidsgrupper med bred deltakelse blant ansatte.

Arbeid med aktiviteten bør foregå i tett samarbeid med lokalt brukerutvalg/lokale brukerorganisasjoner samt partene i arbeidslivet.

Arbeidsgruppene bør arbeide med hvordan kontoret møter brukeren i oppfølgingsløpet (kartlegging, arbeidsevnevurdering, planarbeid, gjennomføring av tiltak og evaluering).

Kontoret bør gjennomføre felles kompetansehevende tiltak for medarbeidere innenfor veiledning og skjønnsutøvelse.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Arbeidsprosesser og -

rutiner Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Arbeidsprosesser og -rutiner Arbeidsmetoder i NAV-kontor Basiskompetanse (versjon 2.0) Brukermedvirkning på systemnivå i Arbeids- og velferdsetaten Brukermedvirkning i NAV: Bakgrunn, begrunnelse og forståelse – individnivå og

systemnivå Samtalepakke 4 Link til informasjon om tilknytting til kundesenter (må utarbeides)

6.2 Utarbeide HMS-, sikkerhets-, beredskaps- og kontorrutiner

Delaktiviteten skal sikre at NAV-kontoret tilfredsstiller lovpålagte krav til HMS, informasjonssikkerhet og beredskap samt at interne kontorrutiner er på plass ved åpning av kontoret. Aktiviteten skal også sikre at kontoret har en enhetlig servicenorm og at kontorets medarbeidere er bevisste sin rolle som servicemedarbeidere.

21


Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring NAV-kontorets HMS-, sikkerhets- og

beredskapsrutiner skal tilfredsstille kravene til både kommune og stat.

Felles rutiner for HMS er etablert og NAV-kontoret er definert som ett verneområde.

Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap er etablert.

Åpnings- og telefontid er avtalt. Standard for omdømmearbeid,

brukermedvirkning og service er på plass. Arkivrutiner som støtter opp om kontorets

saksgang og administrasjon er på plass.

Leder er ansvarlig for delaktiviteten. Kommunens HMS-ansvarlig og fylkesleddets

sikkerhetskoordinator vil være støttespiller i arbeidet med å utarbeide NAV-kontorets rutiner.

Det er viktig at arbeidet med denne delaktiviteten ses i sammenheng med arbeid med fysisk utforming av kontoret når det gjelder taushetsplikt og personvern.

Arbeid med aktiviteten bør foregå i arbeidsgrupper med bred deltakelse blant ansatte. Utarbeidelse av rutiner er en god arena for involvering av medarbeidere.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Arbeidsprosesser og -

rutiner Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Arbeidsprosesser og -rutiner Kommunens HMS, sikkerhets- og beredskapsrutiner, el lign Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap

1. Styringsdokument2. Mal for lokal beredskapsplan3. Mal for lokal sikkerhetsinstruks

En veileder for deg som leder: Om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS) i NAV.

Veiledningspakke for HMS Overordnede HMS-rutiner

1. Forebygging og oppfølging av sykefravær2. Forebygging og oppfølging av vold/trusler3. Forebygging av brann og beredskapsplan4. Forebygging og oppfølging av arbeidsskader5. Avvikshåndtering

22


7. Roller, organisering og personalløpHensikten med aktiviteten få etablert kontoret organisatorisk med nødvendige roller og avdelinger/team ihht gjeldende personalrutiner i kommune og stat.

7.1 Tilsette mellomledere

Delaktiviteten skal sikre at mellomledere er på plass så tidlig som mulig i etableringen av NAV-kontoret. Tidlig rekrutterte mellomledere er blant annet fordelaktig for arbeidet med innplassering av medarbeidere, organisering av kontoret og utforming av arbeidsprosesser og saksflyt i kontoret.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Lederrollen er beskrevet med krav til

stillingen og fullmakter. Mellomledere er tiltrådt med

nødvendige fullmakter.

Fremtidig leder av NAV-kontoret bør lede tilsettingsprosessen.

Tilsettingsprosessen bør starte tidlig pga utlysning, oppsigelsestid og tiltredelsestidspunkt.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Roller, organisering og

personalløp Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Roller, organisering og personalløp Samtalepakke 3 Personreglement for kommune og stat, el lign Rapport – ”Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i

NAV-kontor” Veiledning til karriererefleksjon Veiledning til innplassering av nye ledere i NAV – prosessbeskrivelse Veileder til lokal samarbeidsavtale

7.2 Utarbeide beskrivelse av den enkelte rolle

Delaktiviteten skal sikre at kontoret har utarbeidet beskrivelser for de nye rollene og krav til kompetanse og personlig egenskaper knyttet til disse.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Skriftlige rollebeskrivelser for alle roller i

NAV-kontoret foreligger. Klart definert innhold og ansvar i den

enkelte rolle. Krav til kompetanse for å fylle den enkelte

rolle.


Rollene må gjenspeile hvilke arbeidsprosesser som er definert. De ulike rollene skal knyttes mot hele eller deler av definerte arbeidsprosesser.



kapittel Roller, organisering og personalløp Nye roller i NAV-kontor Samtalepakke 3 Mal for rollebeskrivelser (må utarbeides)7.3 Avklare organiseringen av NAV-kontoret

Delaktiviteten skal sikre at kontoret er organisert på en måte som understøtter arbeidsprosessene nødvendige for at kontoret når målene med reformen. Organiseringen

23


av kontoret skal sikre at det skapes arenaer for samhandling rundt brukere på tvers av tidligere faggrenser.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Kontoret er organisert i avdelinger/team. Kontoret er organisert med et samordnet

mottak og en samordnet oppfølgingstjeneste.

Fysisk beskrivelse av hvordan kontoret skal organiseres på overordnet nivå er bestemt (f eks publikumsmottak oppfølging, ansattearealer, og arealer for andre funksjon, etc).

Medbestemmelsesapparat er tidlig informert om arbeidet med organisering av NAV-kontoret.

Fremtidige leder(-e) og mellomledere bør lede arbeide med detaljorganisering av kontoret.



kapittel Roller, organisering og personalløp Nye roller i NAV-kontor Samtalepakke 3

7.4 Innplassere medarbeidere med roller og fullmakter

Delaktiviteten skal sikre at innbemanning i avdelinger/team er basert på utarbeidede rollebeskrivelser og at innbemanningen skjer ihht gjeldende personalrutiner i kommune og stat. Innbemanning skal være forutsigbar og gjennomføres på en målrettet og løsningsorientert måte.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Plan for innbemanning med kriterier for

innbemanningen er besluttet. Medarbeidere er innplassert i

avdelinger/team med roller og nødvendige fullmakter.

Det er gjennomført omstillingssamtale mellom medarbeider og leder der hvor medarbeiders ansvar/oppgaver/ arbeidssted endres.

Medarbeiderne kjenner sin rolle/roller og forventninger til disse.

Håndboken forutsetter at nye ledere i NAV-kontoret er på plass når innplassering skal foregå. Hvis nye ledere ikke er på plass må ansvar og roller for omstillingsarbeidet avklares mellom gamle og nye ledere.

Rollebeskrivelse bør brukes som et grunnlag for innbemanningsprosesser.

Forut for innplassering bør det ha vært gjennomført en refleksjonssamtale om endringer i målsettinger, arbeidsmetoder og jobbperspektiv som etaten og medarbeiderne står foran.

Refleksjonssamtaler skal gjennomføres med alle medarbeidere, helst enkeltvis, men kan gjennomføres samlet i mindre grupper når forholdene ligger til rette for det.

24




kapittel Roller, organisering og personalløp Tilpasningsavtale for Arbeids- og velferdsetaten Protokoll om innplassering i ny organisasjon for ansatte i Arbeids- og

velferdsetaten Personalreglement for kommune og stat, el lign Rapport – ”Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i

NAV-kontor” Verktøykasse for ledere, blant annet

o Prinsipper for involvering og eierskap i endringsprosesseno Fra god til bedre: Slik blir vi til arbeids- og velferdsetaten (prinsipper og

policy for innplassering i ny etat) o Samtalepakke 3 o Omstilling, reaksjoner – håndtering – verktøykasse for ulike samtaler med

lenker til mer utfyllende teksto Karriererefleksjon – Støtte til ledere i jobbsøkingsprosessen

Veiledning til refleksjonssamtale om NAV m/mal for refleksjonssamtale

Veiledning til omstillingssamtale m/mal for omstillingssamtale Veiledning til karriererefleksjon Veiledning til den vanskelige samtale

Veileder til lokal samarbeidsavtale

25


8. Kultur- og kompetanseutviklingHensikten med denne aktiviteten er å gi samtlige medarbeidere en basiskompetanse. Med basiskompetanse forstås den faglige og kulturelle plattform som er felles for alle NAV-medarbeidere uansett rolle og arbeidsområde. Basiskompetansen skal bidra til innlæringen av rollespesifikkompetanse og bidra til å danne grunnlaget for arbeidet meden felles kultur- og verdiforståelse i NAV-kontoret. Arbeidet med kultur- og kompetanseutvikling er avhengig av arbeidet med målsettinger for NAV-kontoret.

8.1 Utarbeide lokal kompetanseplan

Delaktiviteten skal sikre at NAV-kontoret har gjennomført en kompetansekartlegging med en GAP-analyse, og at lokal kompetanseplan er besluttet. Kompetansekartleggingen skal vise hvorvidt kontoret som helhet har tilstrekkelig kompetanse til å betjene sine brukere. Kartleggingen skal også vise hvorvidt den enkelte medarbeider har tilstrekkelig kompetanse og trygghet til å fylle sin rolle.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Kompetansekartlegging for kontoret som

helhet og for hver medarbeider er gjennomført.

Den gjennomførte kompetansekartleggingen har resultert i en lokal kompetanseplan for kontoret som helhet og for den enkelte ansatt.

Arbeidet med delaktiviteten kan ha følgende struktur: 1) kompetansekartlegging, 2) behovsvurdering, 3) GAP-analyse, 4) lokal kompetanseplan.

Kompetansekartleggingen bør skje i samarbeid med fagmedarbeidere innenfor opplæring/kompetansearbeid i kommunen, fylkesmannen og i statlig fylkesledd.

Kompetansekartleggingen har fokus på medarbeidernes grunnleggende kompetanse innenfor veiledning og skjønn, fagspesifikk kompetanse og IKT-ferdigheter, mv. Kartleggingen gjennomføres på et praktisk og operativt nivå.

Lokal kompetanseplan bør inneholde kompetansetiltak beskrevet i sentral kompetanseplan for NAV-forvaltningen.

Kompetanseplanen bør ha tidshorisont som strekker seg ut over tidspunkt for åpning av kontoret, f eks at den gjelder for nærmeste 12-måneders periode.

Kompetanseplanen bør skille mellom kritiske kompetansetiltak som bør gjennomføres før åpning av kontoret og tiltak som er en del av en faglig utvikling på sikt.

Kompetansen til statlige og kommunalt ansatte i NAV-kontoret må kartlegges i forhold til de roller som skal fylles i NAV-kontoret. Statsansatte skal ha dokumentert egen kompetanse i Dossier kompetansekartleggingsverktøy. Denne kompetansekartleggingen kan brukes som utgangspunkt for kompetansekartleggingen i NAV-kontoret.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Kultur- og

kompetanseutvikling Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Kultur- og kompetanseutvikling Sentral kompetanseplan for NAV-kontor (må utarbeides)

26


Mal for kompetansekartlegging (må utarbeides) Mal for lokal kompetanseplan (må utarbeides) Veileder til lokal samarbeidsavtale

8.2 Planlegge og gjennomføre nødvendige kompetansetiltak

Delaktiviteten skal sikre at nødvendige kompetansetiltak er planlagt og gjennomført før åpning av kontoret. Delaktiviteten skal også sikre at arbeidet med kompetanse fortsetter etter at kontoret er åpnet.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Alle på kontoret har tilegnet seg

(gjennomgått og forstått) basiskompetanse for NAV-kontor.

Rollespesifikk opplæring for medarbeidere med konkrete behov for fagkompetanse er gjennomført basert på kompetansekartleggingen og ihht lokal opplæringsplan.

Opplæring i metode for implementering av IKT i NAV-kontoret er gjennomført for prosjektleder, NAV-kontorets IKT-kontakt og kommunens IKT-ansvarlig ihht lokal IKT-plan.

Uttak av medarbeidere til kompetansetiltak er basert på kompetansekartleggingen og gjennomføres ihht lokal kompetanseplan for kontoret.

Kompetansetiltakene bør gjennomføres i samarbeid med fagavdelinger innenfor opplæring og kompetanse i kommunen, fylkesmannen og statlig fylkesledd.

Innholdet i kompetansetiltakene bør være diskutert med lokalt brukerutvalg, lokale samarbeidspartnere og næringsliv slik at deres behov for kompetanse i NAV-kontoret blir ivaretatt.

NAV-kontoret må iverksette egne tiltak for overføring av kompetanse mellom medarbeidere i kontoret, f eks skulder til skulder-opplæring.



kapittel Kultur- og kompetanseutvikling Sentral kompetanseplan for NAV-kontor (må utarbeides) Basiskompetanse (versjon 2.0) Mal lokal kompetansekartlegging (må utarbeides) Mal for lokal kompetanseplan (må utarbeides)

8.3 Planlegge og gjennomføre tiltak for kulturbygging

Delaktiviteten skal sikre at det skapes en felles kultur som bygger på en levende verdiplattform med tydelig visjon, verdier og løfter for arbeidet i NAV-kontoret for alle ansatte. Kulturbyggingen i NAV-kontoret skjer gjennom samarbeid på tvers av tidligere faggrenser i hele etableringsprosessen.

27


Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Medarbeiderne har felles forståelse for

målene med NAV-reformen. Medarbeidere har felles forståelse for de tre

sentrale verdiene i NAV-reformen. Medarbeiderne har felles forståelse for

sentrale begreper. Medarbeiderne har felles forståelse for

målsettinger og arbeidsprosesser i NAV-kontoret.

Ved å jobbe-skulder-til skulder på tvers av tidligere faggrenser skapes en felles kultur.

Arbeidet med kulturbygging bør foregå gjennom arbeidet med å utvikle målsettinger, tjenestetilbud, arbeidsprosesser, rollebeskrivelser og kompetanse i NAV-kontoret.

Arbeidet med kulturbygging bør foregå i samarbeid med lokalt brukerutvalg, samarbeidspartnere og næringsliv.

Arbeid med kulturbygging i sammenslåtte virksomheter har en lang tidshorisont. Arbeidet må ha et kontinuerlig fokus i NAV-kontoret og strekke seg over flere år etter at kontoret er åpnet. Tiden som brukes til å skape en felles kultur kan reduseres dersom man i alle deler av etableringsprosessen tar utgangspunkt i NAV-kontorets lokale mål og har fokus på hvilke arbeidsprosesser som skal ligge til grunn for at kontoret skal nå disse målene.



kapittel Kultur- og kompetanseutvikling Noen verdidilemmaer – et verdiverksted for ansatte ved NAV-kontoret Verktøy for kulturbygging

28


9. Fysisk utforming, IKT og telefoniHensikten med aktiviteten er å sikre at kontoret er fysisk klargjort for åpning. Videre gir aktiviteten veiledning om den fysiske etableringsprosessen og arbeidet med å få på plass formelle rutiner knyttet til HMS, informasjonssikkerhet, mv.

9.1 Inngå avtaler om fordeling av utgifter og drift av NAV-kontoret

Delaktiviteten skal sikre at husleieavtale og andre avtaler som er nødvendige for ombygging, annen tilpassing og drift av bygget er på plass i god tid før planlagt åpning.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Husleieavtale er på plass. Avtaler om fordeling av utgifter for felles

lokaler og drift er etablert.

Veileder til lokal samarbeidsavtale er et utgangspunkt for inngåelse av konkrete avtaler om kostnadsdeling og drift av NAV-kontoret.

Enighet om fordeling av utgifter og drift av NAV-kontoret bør være på plass minimum seks måneder før NAV-kontoret skal åpne.

Relevante dokumenter og maler Navet: // Forsiden // Om NAV // Etablering av NAV-kontor // Fysisk utforming, IKT og

telefoni Kommunenavet: http://kommune.nav.no link om etablering av NAV-kontor,

kapittel Fysisk utforming, IKT og telefoni Kommunens retningslinjer for eiendomsforvaltning, el lign Kommunens retningslinjer for kostnadsfordeling, el lign Veileder til lokal samarbeidsavtale Samtalepakke 5: Overordnet modell og føringer for lokaler i NAV Retningslinjer for eiendomsforvaltning i NAV

o Del 1: Overordnet dokument o Del 2: Inngåelse, drift og avslutning av et leieforholdo Del 3: Veileder til standard husleiekontrakto Vedlegg:

Standard husleiekontrakt Standard kravspesifikasjon Standard vedlikeholdsplan Mal for samarbeidsavtale med kommunen om drift og forvaltning av

eiendom

9.2 Detaljering av kontorløsning og klargjøring av lokaler

Delaktiviteten skal sikre at ledere og ansatte velger en fysisk utforming for NAV-kontoret som understøtter de nye arbeidsmetodene, rollene og innholdet i kontoret. Den fysiske utformingen skal understøtte målene med reformen, kontoret skal være brukervennlig og innby til aktivitet. I prosessen med fysisk utforming av NAV-kontoret er det også viktig å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø og en stimulerende arbeidsplass for de ansatte.

29


Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Kravspesifikasjon for fysisk utforming av

NAV-kontoret er utarbeidet og på plass i god tid før fysiske endringer igangsettes.

Ferdigstilte lokaler skal tilfredsstille krav til universell utforming og tilgjengelighet.

Lokalene er fysisk klargjort for installasjon av publikumsnett senest 1 uke før installasjonen (D-dag minus 5 uker).

Lokalene er fysisk klargjort for installasjon av IKT senest 1 uke før installasjonen (D-dag minus 5 uker).

Lokalene er fysisk klargjort for installasjon av telefoni senest 1 uke før installasjonen (D-dag minus 7 uker).

Lokalene er klargjort for åpning senest 1 uke før åpningen (D-dag minus 1 uke) (inklusive ekstern og intern skilting).


Arbeid med aktiviteten bør foregå i tett samarbeid med lokalt brukerutvalg/ lokale brukerorganisasjoner.

Arbeidet med aktiviteten må skje i parallell med arbeid med rutiner for HMS-, informasjonssikkerhet og beredskap.

Kontorets fysisk utforming må være basert på tjenestetilbudet i kontoret. Utformingen av kontoret skal sikre at det skapes arenaer for samhandling rundt brukere på tvers av tidligere faggrenser.

Kravspesifikasjonen for fysisk utforming av kontoret skal sørge for at kontoret er lett tilgjengelig, lagt til rette for egenaktivitet og bruk av selvbetjeningsløsninger samt lagt til rette for rask og god veiledning av brukerne.

NAV-kontorene står fritt til å benytte enten statlige eller kommunale rammeavtaler for anskaffelse av bl a møbler, inventar, etc.

Arkitekter/interiørarkitekter, møbelleverandører kan være behjelpelige med utforming og innredning. Intern ekspertise fra f eks Hjelpemiddelsentralen vil også kunne bidra i utforming og innredning av kontoret.



kapittel Fysisk utforming, IKT og telefoni Kommunens retningslinjer for utforming av lokaler, el lign Kommunens HMS, sikkerhets- og beredskapsrutiner, el lign Kommunens rammeavtaler for kjøp av møbler og inventar Fysisk utforming av NAV-kontor: Retningslinjer, anbefalinger og erfaringer Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap

1. Styringsdokument2. Mal for lokal beredskapsplan3. Mal for lokal sikkerhetsinstruks

En veileder for deg som leder: Om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS) i NAV.

Veiledningspakke for HMS Overordnede HMS-rutiner Samtalepakke 5: Overordnet modell og føringer for lokaler i NAV

30


Retningslinjer for eiendomsforvaltning i NAVo Vedlegg:

Standard kravspesifikasjon Etatens spesielle krav (tilgjengelighetskrav) Standard romprogram

Rammeavtale med EFG HOV + DOKKA AS for kjøp av møbler

9.3 Detaljering av kontorløsning og klargjøring av lokaler

Delaktiviteten skal sikre at telefoni og nødvendig IKT-verktøy er operative i NAV-kontoret.

Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Råd for gjennomføring Valg av lokal IKT-/telefoniløsning for stat

og kommune er godkjent bestemt senest 5 måneder før åpning

NAV-kontorets IKT-kontakt er oppnevnt senest 5 måneder før åpning

Opplæring i metode for implementering av IKT i NAV-kontoret er gjennomført for prosjektleder, NAV-kontorets IKT-kontakt og kommunens IKT-ansvarlig ihht lokal IKT-plan.

Installasjon av publikumsnett er gjort senest 4 uker før åpning

Installasjon av IKT er gjort senest 4 uker før åpning.

Installasjon av telefoni er gjort senest 6 uker før åpning.

Linjeorganisasjonene i stat og kommune må sette av tid til å gå igjennom og forstå hverandres IKT-løsninger og -behov.

Funksjonalitet i NAV IKT basisløsning må veies opp mot de samlede behov man har i kontoret, og alternative (manuelle) rutiner må utarbeides dersom denne ikke dekker alle behov.

Elektronisk planverktøy for implementering av IKT brukes til å styre implementeringen. Prosjektleder, NAV-kontorets IKT-kontakt og kommunens IKT-ansvarlig bør ha tilgang til verktøyet.

Det må sørges for at det er en god dialog mellom prosjektleder, NAV-kontorets IKT-kontakt, kommunens IKT-ansvarlig og fylkesleddets IKT-koordinator.

Fremdriftsplan for implementering av IKT og telefoni finnes i det elektroniske planverktøyet.



kapittel Fysisk utforming, IKT og telefoni Krav til lokale statlige og kommunale forberedelser ved etablering av NAV IKT

basisløsningen (må utarbeides) Plan for implementering av IKT og telefoni Elektronisk planverktøy for implementering av IKT og telefoni Oppkoblingsavtale for IKT mellom kommune og stat

31

HÅNDBOK FOR ETABLERING AV NAV-KONTOR

Håndboken vil bli revidert i løpet av 1. kvartal 2007.

Hvis du ønsker å bidra til at håndboken skal bli bedre så kan du ta kontakt med redaksjonsrådet direkte eller du kan formidle dine kommentarer til fylkesprosjektleder i

ditt fylke.

Redaksjonsrådet: [email protected]@nav.no

[email protected]@nav.no

Fylkesprosjektledere: Finnmark: [email protected]: [email protected]

Nordland: [email protected]øndelag: [email protected]

Sør-Trøndelag: [email protected]øre og Romsdal: [email protected]

Sogn og Fjordane: [email protected]: [email protected]

Rogaland: [email protected]: [email protected]

Aust-Agder: [email protected]: [email protected]

Vestfold: [email protected]: [email protected]

Oppland: [email protected]: [email protected]

Østfold: [email protected]: [email protected]

Oslo: [email protected]

håndbok for etablering av nav-kontor med … · web viewen veileder for deg som leder: om...

Documents