本気で考える、脱メール

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IBM コラボレーション・ソリューション・スペシャリスト

大川 宗之

3.11 以降、ソーシャルに注目

携帯はだめだったけど、Twitter はつながった

歩きながらTwitterで励まされた！

Twitterで 災害情報が 得られた！

3.11 IBM社内でのコラボレーション

地震直後 チャットでお互いの生存確認

Web会議システムで緊急ミーティング

次の日から

タイムラインで自分の状況シェア

ポータルで全社員へ情報提供

メールで上司が部下へ指示

一週間後から

コミュニティで支援活動の議論

グループウェアで義援金募集アプリ

メールは１つの手段に過ぎなかった

3.11 IBM社内でのコラボレーション

今の世の中のメール

現在のメールの使われ方と問題点

お知らせ

•全社通達 •事務処理の期限案内 •新しい資料更新の案内 •新製品発表 •メールマガジン •etc

× 不要な情報増加

× 保存メール増加 × 後から来た人は知ることができない

現在のメールの使われ方と問題点

ディスカッション

•問題への対応方法検討 •提案書ドラフトの意見交換 •製品仕様に関するQ&A •調査内容のレビュー •etc

× 話の流れが追えない × 同様のメールが沢山溜まる

× 後から参加しにくい

× 外から見えない

現在のメールの使われ方と問題点

調整作業

•仕事の依頼 •ファイル編集 •スケジュール調整 •プロジェクトメンバー集め •専門家の紹介依頼 •etc

× スピードが遅い

× 進捗の把握が困難 × ファイルのバージョン管理が困難

そもそもメールとは

特定の相手へ

非同期で送る

通知の仕組み

特定の相手へ

非同期で送る

通知の仕組み

合わない場合

要オープン

要スピード

要共有

特定の相手へ

非同期で送る

通知の仕組み

お知らせ

要オープン

○

○

特定の相手へ

非同期で送る

通知の仕組み

ディスカッション

要オープン

○

要共有

特定の相手へ

非同期で送る

通知の仕組み

調整作業

○

要スピード

要共有

大量メールは怖いのです・・・

“大半の人は電子メールの受信後、6秒以内に何らか のリアクションを行う。これは、電話がかかってきたときの平均的な反応秒数とほぼ同じである。”

⁃ ラフバラー大学による研究 (2002年) より

Q. 人は一度集中力が途切れると元の集中力に戻るのに何分必要とするでしょう?

A. 15分

“電子メールを使う人は、スクリーンを通常の2倍の頻度で切り替え、心拍数も「非常事態」レベルに高まって いた。彼らを5日間、電子メールを使わない環境に置くと、心拍数はより自然なものへと落ち着いていった。”

⁃ カリフォルニア大学アーバイン校と米国陸軍による“電子メール休暇”の 効果に関する共同研究（2012年）より

メール依存症は根深い …

ではどうすればいい？

まずはメール機能の活用

色付きメール

色付きメール

三日月メール あなただけ

まずはメール機能の活用

色付きメール

三日月メール

通知しない

まずはメール機能の活用

根本解決方法

間違ったツールの使用

Discussion DB

Bulletin Board

Social Network Service

Social Bookmark

Blog RSS

Wiki

Twitter

Instant

Messaging

Web Conference

File share

Tagging

最適なツールを利用する

道具は使い分け

ツールは統合して利用活性化

Gartner社 第4世代コラボレーション

Gen4コラボレーションは、新たなテクノロジというよりは既存のコラボレーション・サービスを再パッケージしたものに近い。

Gen4コラボレーションを採用する企業は、競争優位を獲得する可能性が高い。

PIM

メール、カレンダー、

アドレス帳、ToDo

オフィスソフト

表計算、ワープロ、

プレゼンテーション

インスタントメッセージ

チャット、在席確認

ソーシャルネットワーク

ブログ、コラボレーション

スペース、ソーシャルブッ

クマーク、プロフィール ファイル共有

サイドバー

RSSフィード、ウィ

ジェット、ライブテキス

ト

ビジネスアプリケーション

メールと他のツールのシームレスな統合

グループウェアの利用

「ツールを変えればメールは 激減しますよ」

共有しなきゃダメ

Collaboration Communication

在席確認・チャットの利用

利用自由度

レスポンスの早さ

対面会議

メール

電話

リアルタイム コラボレーション

リアルタイム・コラボレーションの必要性

1時間

1時間

1時間

1時間

1時間

合計 5時間

10秒

10秒

10秒

10秒

10秒

合計 50秒

メール チャット

メール チャット

メール洪水 メール削減

ソーシャルウェアの利用

サイロからオープンへ

ソーシャル提案ならいい資料あります。

http://www.hogehoge.com/hogehoge

ABC社様向けソーシャル提案書作成中なう。

お、その情報いただきです！

大阪出張でお薦めホテルはありますか？

今年の部門方針はどうも納得できないなぁ。

本町ならAAAホテルが小奇麗でいいですよ。

マイクロブログでオープンな

コミュニケーション

クローズ

秘密裏に仕事を進められる

複雑な文書を送付可能

メール

ボード

オープン

他者の知見を得られる

簡単な文章でスピード重視

ボードでのコラボレーション実例

お探しの情報ありましたよ

別の視点の情報を下さい

すみません、ありません

さんのボード

確かその情報ありますよ

リンクはこれです

メールでは 発生しなかった コラボレーション

日程調整をオープンにすると…

案件ミーティングに、ソリューションを持っている営業が来てくれた

勉強会に、思ってもいない人が参加してくれた

送別会に、本当に送別したいと思っている他部門の人が参加できた

社員自身がコミュニティ・スペースを作成 社員個人の判断でコミュニティに参加 コミュニティからの脱会は自由 参加、脱会を繰り返しながら、コミュニティの目的に会う人達が残る

公開を前提としたゆるいセキュリティ

システム管理者がチーム・スペースを作成 社員はチーム管理者により追加される 離任時にチーム管理者がメンバーを削除する チームメンバーのみが参加する チーム内に閉じた高いセキュリティ

コミュニティ・スペース チーム・スペース

≠

コミュニティをオープンにする

フォローで情報Pushをオープンにする

ファイル コミュニティ タグ 専門家 ブログ・Wiki

フォロー

フォロー

フォロー

フォロー

フォロー

“Problem is filter failure, not info overload” （情報爆発が問題なのではなく、フィルターが問題なのだ）

- Clay Shirky

まとめ

ツールは使い分けて生産性アップ

メールとツールの統合が効果的

ソーシャルウェアで次のレベルへ

2012年12月12日は

“NO EMAIL DAY”

Thank You